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1、商务秘书知识点意向、协议文书意向书意向书是双方当事人通过初步洽商，就各自的意愿达成一致认识而签定的书面文件，是双方进行实质性谈判的依据，是签订协议（合同）的前奏。格式：1、开始写双方单位名称，代表人姓名、身份、洽商时间、地点及洽谈的主要事项。2、主体：写双方的意图冀达到一致认识的条款。3、各方代表签名、时间。协议书 协议是指当事人双方对设立企业或进行经济合作的某些要点、原则达成一致意见，确定双方权利、义务及违约仲裁的书面文件，与合同同样有法律约束力。格式：企业各方的名称、性质。企业经营范围（项目、产品）。各方出资额、出资方式、比例。企业的组织机构，各方席位安排。产品销售（各方比例）。技术引进（
2、补偿办法）。利润分配方式。违约、仲裁。合作期限。各方代表签字、时间、地点。意向书厂（甲方）公司（乙方）双方于年月日在地，对建立合资企业事宜进行了初步协商，达成意向如下：一、甲、乙两方愿以合资或合作的形式建立合资企业，暂定名为有限公司。建设期为年，即从年年全部建成。双方意向书签订后，即向各方有关上级申请批准，批准的时限为个月，即年月日年月日完成。然后由厂办理合资企业开业申请。二、总投资万（人民币），折万（美元）。部分投资万（折万）；部分投资万（折万）。甲方投资万（以工厂现有厂房、水电设施现有设备等折款投入）；乙方投资万（以折美元投入，购买设备）。三、利润分配：各方按投资比例或协商比例分配。四、合
3、资企业生产能力：五、合资企业自营出口或委托有关进出口公司代理出口，价格由合资企业定。六、合资年限为年，即年月年月。七、合资企业其他事宜按中外合资法有关规定执行。八、双方将在各方上级批准后，再行具体协商有关合资事宜。本意向书一式两份。作为备忘录，各执一份备查。厂（甲方）公司（乙方）代表：代表： 年月日协议书实例中国黑龙江国际经济技术合作公司（甲方）香港金桥金属有限公司（乙方）双方于年月日至日在哈尔滨市经验丰富友好协商，在平等互利的原则下，就合作投资创办出租汽车公司事宜，达成如下协议：一、合营企业定名为北方出租汽车公司。经营大、小车辆。其中：西德奔驰轿车辆（为二手车，行车里程不超过公里，外表呈新）
4、、日产丰田轿车辆（其中：辆含里程、金额记数表、空调、步话机等）、面包车辆。二、合营企业为有限公司。双方投资比例为：，即甲方占，乙方占。总投资万美元，其中：甲方万美元（含库房等公用设施），乙方万美元。合作期限定为年。三、公司设董事会，人数为人，甲方人，乙方人。董事长人由甲方担任，副董事长人由乙方担任。正、副总经理由甲、乙双方分别担任。四、合营企业所得毛利润，按国家税法照章纳税，并扣除各项基金和职工福利等，净利润根据双方投资比例进行分配。五、乙方所得纯利润可以人民币计收。合作期内，乙方纯利润所得达到乙方投资额（合括本意）后，企业资产即归甲方所有。六、双方共同遵守我国政府制定的外汇、税收、合资经营以
5、及劳动等法规。七、双方商定，在适当的时间，就有关事项进一步洽商，提出具体实施方案。甲方代表乙方代表拟订意向书实例拟订意向书的操作步骤操作步骤明确该意向书的内容确定标题的写法个拟写正文的导语拟写正丈的主体、结尾+拟写尾部。通威厂(甲方)与大西洋公司(乙方)愿以合资或合作的形式建立合资企业，暂定名为大通有限公司。建设期为3年，即从2004年5月至2007年5月全部建成。总投资人民币39万元(货币单位下同，略)。其中：厂房部分投资10万元，设备部分投资24万元，其他项目投资5万元。通威厂投资8万元(以工厂现有厂房、水电设施现有设备等折款投入)，大西洋公司投资31万元(主要用于购买设备)。双方按协商比
6、例进行利润分配。合资年限为20年，即2004年1月至2024年1月。你是通威厂的秘书，请拟订这份合作意向书。拟订意向书步骤步骤步骤11明确该意向书的内容充分了解通威厂和大西洋公司在合作中的意图和目的，根据洽谈时所形成的初步设想来安排。特别提示：特别提示：该设想为初步设想，是一种意向性意见；要忠实于洽谈内容。步骤步骤22确定标题的写法将标题确定为“项目名称文种”的写法，即“合资建立大通有限公司意向书”。特别提示：特别提示：也可以直接用“意向书”作标题。步骤步骤33拟写正文中的导语通威厂(以下简称甲方)与大西洋公司(以下简称乙方)于2003年7月20日对建立合资企业事宜进行了初步协商，达成初步意向
7、如下。特别提示：特别提示：导语部分要写明合作双方当事人单位的全称，简洁明了地交代达成该意向书的目的。拟订意向书步骤步骤步骤44拟写正文中的主体、结尾(正文范例)一、甲、乙两方愿以合资或合作的形式建立合资企业，暂定名为“大通有限公司”。建设期为3年，即从2004年5月至2007年5月全部建成。双方意向书签订后，即向各方有关上级申请批准，然后由通威厂办理合资企业开业申请。二、总投资39万元人民币，其中：厂房部分投资10万元人民币，设备部分投资24万元人民币，其他项目投资5万元人民币。甲方投资8万元人民币(以工厂现有厂房、水电设施现有设备等折款投入)，乙方投资31万元人民币(主要用于购买设备)。三、
8、利润分配：双方按协商比例分配。四、合资企业自营出口或委托有关进出口公司代理出口，价格由合资企业定。五、合资年限为20年，即2004年1月1日至2024年1月1日。六、合资企业其他事宜按中外合资法有关规定执行。七、未尽事宜，在签订正式合同或协议书时再予以补充。特别提示：特别提示：分条款写明达成的意向性意见，可参照合同或协议的条款排列；语言要准确，表达要清楚。“未尽事宜，在签订正式合同或协议书时再予以补充”是正文中的结尾部分，这样写的目的是为了留有余地，体现了意向书的灵活性。拟订意向书步骤步骤步骤55拟写尾部甲方：通威厂(公章)乙方：大西洋公司(公章)代表：(签名)代表：(签名)2003年7月28
9、日特别提示：特别提示：写明通威厂和大西洋公司的名称、代表人姓名，将甲方排列在左边，乙方在右边。并加盖公章、私章。如有变更或补充，应在正式签订协议、合同前进行。要将意向书中需要变更或补充的条款进行变更或补充，然后重新拟写意向书。意向书拟定训练大应市现代科技培训中心(甲方)与海峡出版社(乙方)经讨论协商，拟合作举办一期编辑、校对技术短期培训班。初步意向如下：一、培训期3个月。2004年2月1日开班，4月30日结业。二、培训学员15名。由乙方选送30岁以下、具有大专以上文化程度的人员。三、培训费2万元，由乙方在开班前支付给甲方。四、甲方提供培训场地、师资、教材，负责教学与管理，并发放结业证书。你作为
10、大应市现代科技培训中心的秘书，请根据以上内容，拟写一份合作培训意向书。意向书拟定训练基本操作步骤描述明确该意向书的内容确定标题的写法拟写正文的导语拟写正文的主体、结尾拟写尾部意向书范文大应市现代科技培训中心(甲方)与海峡出版社(乙方)经讨论协商，拟合作举办一期编辑、校对技术短期培训班。初步意向如下：一、培训期3个月。2004年2月1日开班，4月30日结业。二、培训学员15名。由乙方选送30岁以下、具有大专以上文化程度的人员。三、甲方提供培训场地、师资、教材，负责教学与管理，并发放结业证书。四、培训费2万元，由乙方在开班前支付给甲方。五、未尽事宜，在签订正式合同或协议书时再予以补充。甲方：大应市
11、现代科技培训中心(公章)乙方：海峡出版社(公章)代表：(签名)代表：(签名)2004年1月8日重要考核点横向沟通纵向沟通处理冲突进行安全检查拟定商务旅行计划准备出国商务旅行拟定会议记录做好会议记录编制值班表收发文处理横向沟通横向沟通训练训练：为加强公司内部凝聚力，大光明公司总经理秘书方尚准备为公司拟制一个横向沟通计划，请你帮助他进行。横向沟通步骤基本操作步骤了解横向沟通的主要障碍根据公司情况选择合适的方式促进横向沟通拟制横向沟通计划横向沟通步骤步骤步骤11了解横向沟通的主要障碍方尚通过调查研究，了解到公司在横向沟通方面存在以下障碍：部门“本位主义”，性格冲突。调查显示，公司员工普遍希望公司兴旺
12、发达，各部门对公司布置的任务能认真完成，但部门之间的合作协调不够，员工之间经常因为性格不合而发生冲突，绝大多数员工对目前的工作环境感到不满意，希望能有所转变。特别提示：特别提示：横向沟通常见的障碍有：本位主义、先入为主、性格冲突、猜疑、威胁和恐惧等。横向沟通障碍的根源在于缺乏开放意识和彼此信任，在沟通中要极力克服。造成横向沟通障碍有制度的原因，也与个人主体性格有关。横向沟通障碍往往表现为部门之间的敌视与不合作。横向沟通障碍是导致横向沟通的一个原因。横向沟通步骤步骤步骤22根据公司情况选择合适的方式促进横向沟通横向沟通的基本策略主要有：选择针对性的沟通形式；树立“内部客户”理念；耐心倾听；换位思
13、考。针对公司的实际情况，可以这样做：寻找沟通的平衡点。公司的整体利益是各部门全体员工共同努力的方向，可以作为横向沟通的平衡点。采用恰当方式实施横向沟通。举行一个公司发展大讨论，引导各部门和全体员工针对公司现状的改善，实现公司的大发展等方面展开讨论，以统一思想、提高认识，在讨论中，有意识地引导全体员工注意倾听别人的不同意见；在此基础上拟制一个必须各部门共同协作才能完成的工作目标，使各部门在完成目标的过程中养成协作意识。特别提示：特别提示：正确的思维方式是横向沟通顺利实现的前提，横向沟通中，沟通双方不存在直接的上下级关系，因此营造平等、宽松的氛围至关重要。横向沟通策略的应用基础是对双方情况的了解，
14、实现横向沟通可以通过个别谈心、座谈、会议、协作活动等多种方式来实现，沟通过程中要注意反馈和引导，确保信息的高实现值。沟通意味着对现状的某种改变，因此要从前景、大局出发，倾注热情、理解、耐心方能顺利实现。可以从众多部门中发掘一两个合作意识较好的部门作为典型展开此项工作。横向沟通步骤步骤3拟制横向沟通计划大光明公司横向沟通计划最近一段时间，公司运行态势平稳、效益较好，但也存在一些不利于公司发展的因素，如部门之间合作意识不强，员工之间个性冲突也时有发生，为了更好地理顺关系，营造良好的工作和发展环境，有必要加强横向沟通，根据公司的实际情况，特制定计划如下：一、目标通过横向沟通，进一步树立大局意识、协作
15、意识，使部门之间加强协作，杜绝工作互相推诿、相互拆台的现象，员工之间能够进行换位思考，达到相互理解，融洽协作的目的，从而为公司的发展营造良好的环境氛围。二、方式拟在3月份采用宣传和工作相结合的方式，通过一系列的活动实现以上目标。具体将开展的活动见下表(仅供参考)。特别提示：活动期间要加强宣传报道工作，使活动的目的意义深入人心，并保证工作进度的协调一致。横向沟通训练今年1月29日，正理公司发生了一起公司现金失窃案，失窃现金2万元，由于案件正在调查之中，所以公司里议论纷纷，疑云重重，工作环境遭到破坏。你是正理公司的秘书刘柳，请你设计两个通过横向沟通改善环境的方案供上司参考。横向沟通训练基本操作步骤
16、了解横向沟通的主要障碍根据公司情况选择合适的方式促进横向沟通拟制横向沟通计划。横向沟通训练特别提示：方案一：分析2万元现金失窃案造成的现状，公司目前存在的横向沟通障碍是猜疑。为有效地消除猜疑，在继续加紧调查的同时，可以各部门为单位，通过个别谈话、座谈、信件、电话反馈等形式广泛收集员工们议论的主要问题及基本观点，经整理后由相关部门进行针对性澄清，并在公司大会上交流。这样可以使一些无根据的传言及其消极影响得以化解。横向沟通训练方案二：在充分调查和广泛征求意见的基础上，要对捏造事实制造混乱者进行批评教育乃至处罚，同时要通过讨论加强大局意识和奉献精神的教育。注意：横向沟通中，沟通双方不存在直接的上下级
17、关系，因此营造平等、宽松的氛围至关重要；及时澄清有关事实；找准突破口。纵向沟通纵向沟通训练一通达公司经理李飞让秘书傅赫为公司拟制一份保障政令畅通的工作方案。傅赫该怎么办?纵向沟通步骤基本操作步骤了解通达公司纵向沟通的主要障碍掌握纵向沟通的基本策略拟制通达公司纵向沟通方案纵向沟通步骤步骤步骤11了解通达公司纵向沟通的主要障碍傅赫应了解清楚通达公司在纵向沟通方面是否存在以下障碍：员工理解力的差异；沟通者对传播效果的顾虑；员工不善倾听；员工理解偏颇；员工草率评判；语义方面存在歧义。调查得知，公司员工责任感都很强，工作态度端正，但由于学历层次，普遍不高，存在不能正确理解公司意图的情况。特别提示：特别提
18、示：对沟通双方而言，要力求客观、简洁，注重反馈；对沟通发出者而言，要努力提高沟通技能，做到因人而异地采用恰当的沟通方式；对沟通接收者，而言，要善于避免先入为主、草率评判，做到准确获取信息。纵向沟通步骤步骤2掌握纵向沟通的基本策略下行沟通策略：制定计划，减少环节，提倡简约，重视反馈，多介质组合。上行沟通策略：建立信任，服从管理，内部一致。特别提示：秘书在纵向沟通中不能超越上司授权范围；尽量利用自身的能力使各方面服从疏导、取得结果认同；自上而下的沟通是纵向沟通的主体。纵向沟通步骤步聚步聚33拟制通达公司纵向沟通方案根据通达公司纵向沟通存在的主要障碍，有针对性地运用纵向沟通策略拟制出方案。根据李经理
19、的要求，该方案应该属于下行性沟通方案，由于该公司存在的主要沟通障碍是员工理解能力的问题，因此可以通过加大宣传和组织培训的方式实现政令的畅通。沟通方案范例如下。纵向沟通方案一一、目标一、目标通过宣传，使员工理解公司的制度规定；通过培训，使员工的素质得到提高。二、拟实施的措施二、拟实施的措施1举行为期一周的公司规章制度宣传周(时间为6月5日-6月11日)。具体由宣传科负责组织实施，各部门可采用讲座、座谈等多种形式宣传贯彻，使公司规章制度深入人心。2组织培训班，聘请有关专家对全体员工进行业务能力和基本素质培训，具体事宜由培训部规划落实。三、保障措施三、保障措施1秘书科负责进行指导、协调，督促落实；总
20、务科负责后勤保障工作。2财务科负责活动经费预算和使用监督。特别提示：特别提示：政令畅通属于下行沟通，应按下行沟通策略来制定方案；沟通方案应切合通达公司实际，针对性、操作性要强。纵向沟通训练二东福矿山机械制造公司为打破“大锅饭”，解放生产力，决定实施人事分配制主改革，消息传开以后，群众议论纷纷，赞成者拍手称快，反对者聚众闹事，为稳定局面，公司经理要秘书李蔚尽快调查有关情况，拿出一个解决方案。请你设计一个纵向沟通方案。纵向沟通步骤基本操作步骤了解东福矿山机械制造公司纵向沟通的主要障碍掌握纵向沟通的基本策略拟制东福矿山机械制造公司纵向沟通方案。纵向沟通方案二一、目标一、目标通过纵向沟通缓解矛盾，为人
21、事分配制度改革营造良好的环境。二、拟实施的措施二、拟实施的措施1通过座谈会、谈心、接待来信来访等方式，广泛收集群众的意见。2召开公司各部门负责人会议，分析形势，尤其要分析有意见的职工的困难及其解决办法，拿出促使职工解决思想问题的办法。3加强思想工作，做好典型人物的引导工作。4召开公司全体员工会议，进一步宣传改革的意义，通过典型人物现身说法促进群众的思想转变，并辅之以可行性的配套措施，以保障改革的顺利实施。注意：注意：沟通中要全面、准确地掌握群众意见；及时沟通、缓解矛盾有利于冲突的解决；汇报要客观真实，具有建设性。纵向沟通训练三东福矿山机械制造公司最近组织了一个干部、职工学习“三个代表”重要思想
22、的理论学习班。学习结束后，秘书李蔚向党委汇报干部、职工的理论学习情况时，有这样一段叙述：“最近，干部、职工通过对三个代表重要思想的学习和讨论，对全面建设小康社会的宏伟蓝图有了更进一步的认识，思想更加解放了，觉悟更提高了，主人翁的责任感增强了，焕发了大家的工作积极性，更有信心地支持公司的深化改革我想，最近，全公司的生产进度一定会有大幅度的提高。”“提高多少？”党委书记马上问了一句。秘书李蔚支吾回答：“这个吗，还说不具体。”“说不具体怎么知道有大幅度的提高？”书记不满意地说。试分析党委书记不满意的原因和李蔚汇报的失误之处。纵向沟通步骤基本操作步骤了解汇报的主要情况，弄清纵向沟通的主要障碍掌握纵向沟
23、通的基本策略分析李蔚失误的主要原因纵向沟通方案三汇报是把工作中听到、看到的有关情况向领导报告，包括工作动态、活动安排、实发事实、文件摘要等。对于一项工作或活动，在进行之前的准备阶段、进行当中以及完成之后，都要及时汇报。汇报要注意把握客观性、概括性和具体、准确性。李蔚的失误在于他在汇报时把事实与个人推断混为一谈了。处理冲突处理冲突近日，总经理秘书艾霓被派往一向以矛盾纠纷多而出名的九曲分公司挂职锻炼，担任分公司副经理，分管宣传教育工作，并负责理顺公司的人事关系。他应该怎样做才能减少分公司内部的冲突，不辱使命?处理冲突步骤基本操作步骤识别冲突发生的征兆分析冲突产生的原因采取适当方式解决冲突处理冲突步
24、骤步骤步骤11识别冲突发生的征兆艾霓到九曲公司任职后，应特别注意公司是否存在以下冲突发生的征兆：氛围人员情绪、士气低下，时有消极言论出现；同事关系相互防备或不愿交谈；工作交往交谈减少，会议纪要、电子邮件、备忘录数量明显增加。特别提示：特别提示：冲突往往表现为公开和隐蔽两种，后者具有更大的破坏性；解决冲突要从征兆入手，发现征兆，及时分析，制定方案，迅速解决，以降低负面影响。步骤步骤22分析冲突产生的原因艾霓应弄清楚九曲公司矛盾纠纷多的原因主要有哪些，以便对症下药，提出解决方案。冲突产生的主要原因有：信息传达不够准确、完整；职责不明，、缺乏效率；目标不合；存在抵触或敌对情绪等。特别提示：特别提示：
25、冲突产生有一定的渐进性，加上引发冲突的原因很多，范围很广，因此应分析情况，区别对待。处理冲突步骤步聚步聚33采取适当方式解决冲突艾霓应根据九曲公司的实际情况采取相应的解决方式。在初期暂时采用按兵不动方式，搜集公司内的资料，争取分公司内部主要力量的支持，同时运用粉饰太平方式：凝聚有共同观点的人员；在获得了主要力量的认同后，用订定规则、和平共存的方式，淡化公司内部矛盾，协调人员关系，用携手合作方式争取公司内部运作平稳。特别提示：特别提示：解决冲突的主要方式有：按兵不动；粉饰太平；铁令如山；订定规则；和平共存；讨价还价；弃子投降；全力支持；携手合作等。冲突的累进性和产生冲突原因的综合性决定了冲突处理
26、的针对性和求同性；不同的策略有不同的适用情况，实际操作时应区别对待。处理冲突训练一最近，大红保健晶集团为了弘扬正气，激励先进，决定组织本集团先进工作者100多人去某风景区休养所疗养，通知已经发出：决定7月15日在市文化广场集合，由集团人事部派人带队乘火车去休养地。15日清晨，100多名先进工作者手拿通知高高兴兴地从市区、郊区赶到集合地点集中，却不见具体组织者集团人事部有关人员的影子，当万般无奈的先进工作者赶到集团总部去询问时，才得知因接待单位有紧急任务，经协商后，集团决定延期前去休养，而且延期通知事先已经发出。先进工作者们你问我，我问你，都说没有接到。经集团领导调查，原来，具体经办此事的赵秘书
27、粗心大意，居然把通知改期的事给忘记了，造成了事故，使得一件很好的事情却得到一个很坏的结果，弄得先进工作者们心情很不愉快。你是集团公司总经理秘书艾霓，请你为集团办公室设计一套解决此冲突的方案。处理冲突步骤基本操作步骤识别冲突发生的征兆分析冲突产生的原因采取适当方式解决冲突处理冲突方案一 大红保健品集团先进工作者疗养纠纷解决方案大红保健品集团先进工作者疗养纠纷解决方案一、目标一、目标通过协调化解由于工作失误而造成的消极影响，同时进一步规范秘书工作。二、拟采取的措施二、拟采取的措施1及时向先进工作者们解释有关情况，就工作失误造成的不便向他们致歉，以稳定相关人员的情绪；2召开公司相关人员会议，研究补救
28、措施及对相关责任人员的处理办法；3以文件形式将公司决定下发。注意：注意：认清冲突产生的原因是秘书的失职导致的信息沟通不畅；当务之急是稳定先进工作者的情绪；从有利于工作的前提出发，研究一个切实可行的处理办法，报领导批准后下发。处理冲突训练二大红保健品集团最新研制生产出一种补血口服液，推出市场后销售很好。但有一天，某地报纸报道，说某人服用了大红保健品厂的补血口服液后吐血身亡。消费者纷纷要求退货并给予赔偿，有些地方还发生了消费者与代理商之间的打架伤人事件。公司总经理要办公室立刻拿出一个解决方案，办公室主任把拟订解决方案的任务交给了秘书艾霓。请为艾霓拟订出解决方案。处理冲突步骤基本操作步骤识别冲突发生
29、的征兆分析冲突产生的原因采取适当方式解决冲突处理冲突方案二 大红保健品集团产品报道冲突解决方案大红保健品集团产品报道冲突解决方案一、目标一、目标通过协调，化解报道失真给公司造成的消极影响。二、拟采取的措施二、拟采取的措施1通过法律手段及时与相关报社进行交涉，查清问题的症结，协商解决办法。2及时解决消费者与代理商之间的冲突，防止事态恶化。3通过新闻媒体及时向社会公众澄清事实真相。4如果协商不行，可通过司法程序解决。注意：注意：冲突产生的原因是由于信息传达不完整、不精确以致消费者产生抵触情绪和行为；要尽快与新闻媒体携手合作，弄清楚死者死亡的真实原因并及时告知消费者；在沟通中要以为消费者利益高度负责
30、的态度来进行处理。进行安全检查进行安全检查4月16日，又到了金鹿公司规定的一周一次的办公室常规安全检查时间，秘书安妮照例应该怎么做?进行安全检查步骤基本操作步骤检查并发现隐患处理隐患填写隐患记录及处理表进行安全检查步骤步骤步骤11检查并发现隐患安妮要按规范操作程序进行检查，检查侧重在设施是否齐备，及现有设施是否安全运转发现安全隐患要准确记录。经过检查，安妮将有关情况记录如下：金鹿公司办公室4月份安全检查记录1设备短缺情况：碎纸机一台。2设备安全运转情况：复印机卡纸；办公室A计算机B网络线路故障。特别提示：特别提示：应对所有设备进行全面检查。进行安全检查步骤步骤步骤22处理安全隐患将有关情况及时
31、报告办公室张主任，并根据张主任的意见，按照问题的轻重缓急分项归口处理：由办公室秘书李俊拟写一份碎纸机采购报告申请，提交后勤科；办公室固定资产管理员晓冬联系复印机销售商，约定时间维修复印机；办公室网络安全员甄碧联系公司网络管理员，及时排除网络线路故障，并做好相关记录。特别提示：特别提示：遵循在职责范围内排除隐患，减少危险的原则；职责范围内无法排除的危险，有责任和义务报告。进行安全检查步骤步骤步骤33填写隐患记录及处理表特别提示：特别提示：内容包括隐患的发现、报告、处理情况；填写要及时、准确、客观；如有必要，可根据检查情况提出工作环境的改进意见。进行安全检查训练作为某学校办公室的秘书，李元的职责中
32、包括对全校的安全检查，该校近期正在进行实验大楼的兴建工作，请为李元设计一份每周一次的学校安全检查工作安排表，并设计相关登记表。进行安全检查步骤基本操作步骤检查并发现隐患处理隐患填写隐患记录及处理表进行安全检查方案安全检查工作安排表学校安全检查工作安排表说明：本表安排每月一个轮次，由相关人员轮流实施。注意：注意：安全检查的重点部位包括：教学大楼、办公大楼、图书馆、食堂、学生宿舍以及正在修建中的实验大楼；工作安排要体现分工负责的原则，明确责任人；工作安排表应提出检查内容和要求，防止遗漏。拟订商务旅行计划拟订商务旅行计划得力办公设备制造公司陈总下星期一要到广州出差。星期一：陈总12:00要与广州的经
33、销商李先生在南方大酒店进行午餐聚会，15:00他将在文具制造商张先生公司所在地银海大厦四楼会见张先生。星期二：陈总9:00还要和嘉华电子有限公司的王总见面，商讨合作事宜，下午还要到公司驻广州办事处检查工作，预计他于17:00离开广州返回北京。陈总要在广州度过一个晚上，你还要为他选择一个至少四星级的宾馆，房间不要临街。你是陈总秘书蔡燕，请为陈总安排这次商务旅行。拟订商务旅行计划步骤基本操作步骤基本操作步骤明确商务旅行计划的基本内容拟订商务旅行计划制作旅程表拟写发言提纲拟订商务旅行计划步骤步骤步骤11明确商务旅行计划的基本内容商务旅行计划至少应包括以下8项内容：确定出差的时间、启程及返程日期，接站
34、安排；预定出差的路线、终点及途经地点和住宿安排；选择适当的交通工具（如飞机、火车、汽车，任选其一)，选择飞机要列明飞机客舱种类及停留地的交通安排；准备需要携带的必要资料(如谈判合同、协议书、科技或产品资料、演讲稿和与会地的指南等)；征询上司或接待人的特别要求；查明上司旅行区域的天气状况；安排会晤计划，包括约会、会议计划(人员、时间、地点)，同时准备会晤人员的名单背景，会晤主题；准备差旅费用，即预借现金、兑换外币、办理旅行支票。特别提示：特别提示：商务旅行计划的内容要完整，语言要简明，通常用表格形式。拟订商务旅行计划步骤步骤步骤22拟订商务旅行计划旅行计划（陈力总经理）拟订商务旅行计划步骤特别提
35、示：特别提示：拟订计划前要先对本公司差旅费用、交通、食宿等级标准范围的有关规定及程序等清楚明了；计划拟订完后，要向上司报告，依其指示决定旅程。拟订时应注意：要明确上司旅行的意图、目的地、旅行时间、到达目的地后的商务活动计划；了解上司对交通工具及食宿的要求，熟悉本单位对出差的有关规定；需要中转时，尽量选择衔接时间在2-4小时之间的班机，将时间的浪费降至最低；旅行计划要按时间顺序编排，做到简单明了；要考虑上司的身体状况，时间上留有余地；多拟订几个旅行方案，供上司参考，最后选定最佳方案。拟订商务旅行计划步骤步骤步骤33制作旅程表按照预定的日程表和陈总经理的计划要求、意见而制作旅程表。陈力总经理的行程
36、拟订商务旅行计划步骤特别提示：特别提示：旅程表的内容一般比旅行计划更详细；安排日程时，在时间上要适当留有余地；要将每日的日程表打印在纸上，并按时间顺序进行编号，供上司使用；旅程表应一式三份(或几份)，一份存档，一份给上司及其家属，秘书存留一份。拟订商务旅行计划步骤步骤步骤44拟写发言提纲 发 言 提 纲一、感谢嘉华电子有限公司的热忱接待。二、介绍本公司的组织结构、产品特点、发展计划及实力。三、阐述公司对与嘉华电子有限公司实力的肯定。四、展望双方合作的前景。特别提示：特别提示：要根据上司发言的不同场合来拟写发言提纲。拟订商务旅行计划特别提示：特别提示：旅程表的内容一般比旅行计划更详细；安排日程时
37、，在时间上要适当留有余地；要将每日的日程表打印在纸上，并按时间顺序进行编号，供上司使用；旅程表应一式三份(或几份)，一份存档，一份给上司及其家属，秘书存留一份。拟订商务旅行计划训练天乙公司是奔极公司新收购的一个下属公司，总公司的管理模式、经营理念在天乙公司遭到了中层管理者的反对，天乙公司经理无奈之下希望总公司的许总能出面帮助他解决这一问题。于是，在许总下班前的两个小时，求助电话打到了秘书王灿那里。许总得知此事后，决定第二天前去天乙公司看看，预定停留两天，并把具体安排的任务交给了王灿。离下班只有一个半小时了，在如此短的时间里，王灿该如何拟订许总的商务旅行计划。拟订商务旅行计划步骤基本操作步骤基本
38、操作步骤明确商务旅行计划的基本内容拟订商务旅行计划制作旅程表拟写发言提纲拟订商务旅行计划步骤特别提示：特别提示：在日程安排上应考虑许总与天乙公司中层管理者的见面会，可安排许总在天乙公司全体员工大会上发言。要为许总拟写好在天乙公司员工大会上的发言稿，重点阐述公司管理模式和经营理念的由来、特点与优势等，以打消天乙公司中层管理者及其他员工的顾虑。拟订商务旅行计划方案以下是秘书王灿为许总制作的旅程表，请分析一份周密的旅程表应该包括哪些内容。许海总经理出差旅程表拟订商务旅行计划方案特别提示：特别提示：一份周密的旅程表主要包括以下六项内容：日期：指某月、某日、星期几。时间：出发及返回的时间，包括目的地的抵
39、离时间和中转时间；开展各项活动的时间；就餐、休息的时间等。地点：上司本次出差的目的地(包括中转地点)；旅行过程中开展各项活动的地点；食宿地点等。交通工具：出发、返回时使用的交通工具；停留地的交通安排等。具体事项：商务活动内容，如访问、洽谈、会议、宴请娱乐活动以及私人事务活动等。备注：记载提醒上司注意的事项，如抵达目的地需要中转的中转站或中转机场，休息时间、飞机起飞时间，以及某地为旅客提供的特殊服务；在当地需要注意的一些风俗习惯和利益等。旅程表除行动计划外，还应将必要的信息尽量详细地写入：旅馆名、所在地、电话号码；当地的联系人姓名、地址、电话号码；会晤者姓名、企业名、所在地及电话号码；海外出差时
40、当地的中国大使馆所在地及电话号码。可见，王灿制作的这份出差旅程表还不很完善。准备出国商务旅行准备出国商务旅行应一家美国公司的邀请，你的上司张经理将于2003年3月带领公司3名部门主管到美国的一家公司参观考察，你应该在近期为他的出国旅行做好哪些准备工作?准备出国商务旅行步骤基本操作步骤撰写出国申请办理护照办理签证办理“黄皮书”办理出境登记卡+订购机票(船票、车票)办理保险做好出行前的准备。准备出国商务旅行步骤步骤步骤11撰写出国申请出国申请应包括以下内容：出国事由，出国路线(外国公司所在国名称)，出国日程安排、包括出国时间，在国外活动时间、地点，回国时间等，出国组团的人数。特别提示：申请文书后面
41、要附出国人员名单和外国公司所发的邀请函(副单)，出国人员名单要写清姓名、年龄、性别、职务、职称等内容。步骤步骤22办理护照携带主管部门的出国任务书，出国人员政审批件，美国公司的邀请书，张经理等4人的2寸正面免冠半身照片等，到外交部或其授权的机关办理，认真填写有关卡片和申请表。拿到护照后，应检查姓名、出生年月、地点等是否填写正确，并在签字格上签名。准备出国商务旅行步骤基本操作步骤撰写出国申请办理护照办理签证办理“黄皮书”办理出境登记卡+订购机票(船票、车票)办理保险做好出行前的准备。准备出国商务旅行步骤步骤步骤33办理签证张经理等人是因公出国，因此要到前往国驻我国大使馆或领事馆直接联系申办签证，
42、办理签证要上交护照并填写一份签证表，取得签证后，检查签证的有效期及是否签字盖章。特别提示：特别提示：我国政府规定，因公出国的中国公民出入国境凭有效护照，可不办理签证，而持因私普通护照出入国境的中国公民必须办理有关的签证。因公出国的人员也可以委托权威的可靠的签证代办机构(如中国旅行社总社签证代办处)代办，也可以委托前往国家洽商的公司到前往国家的使(领)馆办理。准备出国商务旅行步骤步骤步骤44办理“黄皮书”在办理了有效护照和签证后，应持公司的介绍信到所在地卫生检疫部门进行卫生检疫和预防接种，并取得“黄皮书”。当拿到“黄皮书”后，要对填写的内容、医生的签字、检疫机关的盖章、应该接种的项目等内容进行认
43、真查验。步骤步骤55办理出境登记卡在办妥了上述各项手续后，再携带张经理等4人的护照、户口簿、居民身份证办理临时出国登记手续。准备出国商务旅行步骤步骤步骤66订购机票(船票、车票)在国内各航空公司及其售票代理点办理购票手续，购买国际机票必须出示护照。拿到机票后必须对票面进行查验。查验的程序一般是：查验姓名的拼音是否与本人护照或其他有效证件中的拼音相符；全部航程的每班航班是否都有乘机联，每一联的黑粗线框内是否与原旅行计划相一致；每个航班起飞和降落的时间、机场名称；是否在定座栏内填好“0K”；是否有涂改或填写不清楚的地方，是否盖有公章。特别提示：特别提示：机票也可以在外国航空公司驻我国的办事处购买。
44、步骤步骤77办理保险通过代理人直接由保险公司为张经理等人办理出国保险手续，适用于意外事故，如医疗及行李丢失等。准备出国商务旅行步骤步骤步骤88做好出行前的准备编制旅程方案兑换美元准备文件资料检查证件。收集所到国的背景资料。旅程方案应准备几套供张经理选择，选定最佳方案后，将其打印成文。了解外汇信息，办理兑换外币。根据这次旅行主要是以参观考察为目的，应为张经理准备必须携带的演讲稿以及目的地指南等，同时还要为张经理提供有关美国的风土人情及各种礼节，使张经理的商务活动圆满顺利。令出行前要认真检查张经理等人的护照、签证、“黄皮书”、国际机票、外文名片(切不可忘记)、外币以及其他必需的出国文件、证件等是否
45、齐全。在国际交往中，无论是出国考察或商贸洽谈，都会遇到各种不同情况，掌握美国的文化、习俗、礼节等常识是非常有必要的。准备出国商务旅行训练一两天后，你公司总经理许海将带着公司的产品到法国参加博览会。请问：你应该为许总的出行做好哪些准备?准备出国商务旅行步骤基本操作步骤基本操作步骤撰写出国申请办理护照办理签证办理“黄皮书”办理出境登记卡订购机票(船票、车票)办理保险做好出行前的准备准备出国商务旅行方案一特别提示：特别提示：应持法国博览会的邀请函办理护照、签证等有关出国手续；应根据法国博览会的议程安排来制定具体的商务旅行计划；应收集并向总经理介绍有关法国的气候、风土人情等知识和博览会的有关情况。准备
46、出国商务旅行训练二你是白塔集团公司秘书秦溪，你的上司王总要去日本东京出差，与A商社的佐佐木先生商议商品代理权的问题，时间大约3天。这期间，王总除了此事之外，还要拜会与公司有业务联系的几家商社，同时还要看望公司驻东京办事处的人员。请根据以上材料，为王总编制一份出国商务旅行旅程表。准备出国商务旅行步骤基本操作步骤基本操作步骤撰写出国申请办理护照办理签证办理“黄皮书”办理出境登记卡订购机票(船票、车票)办理保险做好出行前的准备准备出国商务旅行方案二特别提示：特别提示：出差旅程表王林总经理出差旅程表拟订会议议程拟订会议议程天海公司将召开季度销售总结会，会议的主要内容是进行本季度销售情况的总结与分析，商
47、讨下一季度销售目标及销售策略，并且讨论销售人员的招聘和培训事宜。你是天海公司秘书周仪，请拟订本次会议的议程表。拟订会议议程步骤基本操作步骤明确会议的各项议题确定各项议题的顺序拟写会议议程表的标题拟写会议议程表的开头拟写会议议程表的主体拟订会议议程步骤步骤步骤11明确会议的各项议题在编制会议议程表前，请公司徐总经理、销售部杨经理提出会议议题。公司销售部杨经理把会议议程具体化为以下9项：本季度实际销售情况与预测的比较。本季度重要工作列举。新季度行动计划。新季度目标预测。风险预测和对策。新季度资源需求。销售人员招聘和培训计划。新季度的最高目标及目标分析。新季度的最低目标及目标分析。特别提示：特别提示
48、：根据主管领导提出的会议目标和要求，征求与会者的意见后提出，报主管领导审定。拟订会议议程步骤步骤步骤22确定各项议题的顺序第一项是宣布议程，再安排本次季度销售总结会将要讨论的9个问题。这9个议题的顺序可安排为：124893567。特别提示：特别提示：注意议题所涉及的各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定；尽量将同类性质的问题集中排列在一起；保密性较强的议题，一般放在后面。步骤步骤33拟写会议议程表的标题按照“会议名称+议程表”的格式，将写成“天海公司季度销售会议总结会议程表”。步骤步骤44拟写会议议程表的开头天海公司季度销售总结会将于7月5日上午9点在公司一会议室召开。特
49、别提示：特别提示：开头部分必须交代会议日期、时间和地点。拟订会议议程步骤步骤步骤55拟写会议议程表的主体会议议程表一、宣布议程。二、本季度实际销售情况与预测的比较。三、本季度重要工作列举。四、新季度目标预测。五、新季度的最高目标及目标分析。六、新季度的最低目标及目标分析。七、新季度行动计划。八、风险预测和对策。九、新季度资源需求。十、销售人员招聘和培训计划。特别提示：特别提示：将各议题冠以序号清楚地表达出来。拟订会议议程训练一天海公司召开职工代表大会，秘书在起草大会开幕式议程时列出了“奏国歌”这一项议题。大会负责人在审稿时，准备把这项内容放在会议闭幕式进行，于是把这项议题删掉了。后来公司主管领
50、导在审定该会议议程时，又把这个议题给圈了回来。会务组人员并不清楚这一变化，因此没有做好“奏国歌”的音响准备。当大会主持人在开幕式上宣布“奏国歌”时，没有任何回应，一时形成冷场。幸好会议秘书长急中生智，立即上台指挥领唱，这样才圆了场。尽管这件事得到了及时补救，但会后会议组织负责人仍然受到了公司主管领导的批评。请分析造成失误的原因，并说明正确的做法。拟订会议议程步骤基本操作步骤明确会议的各项议题确定各项议题的顺序拟写会议议程表的标题拟写会议议程表的开头拟写会议议程表的主体拟订会议议程方案一特别提示：特别提示： 该公司之所以在大会开幕式议程安排上出现失误，主要在于议程表反复修改后没有及时通知相关人员
51、，使得会议准备上出现了纰漏。正确的做法是会议议程表应在会前确定，并发给与会者。会议的议程表拟订后，必须经主管领导审核方可实施。会议议程一旦确定，就不宜更改。拟订会议议程训练二5月10日，天海公司将举行公司成立40周年庆典，你是公司秘书张扬，拟订庆典大会议程的任务交由你来完成。你应该如何拟订庆典大会议程?拟订会议议程步骤基本操作步骤明确会议的各项议题确定各项议题的顺序拟写会议议程表的标题拟写会议议程表的开头拟写会议议程表的主体拟订会议议程方案二特别提示：特别提示：庆典大会议程 天海公司庆典大会议程天海公司庆典大会议程一、宣布大会开始。二、介绍到场嘉宾，宣读贺信贺电。三、放和平鸽、氢气球。四、公司
52、总经理林国强讲话。五、嘉宾市外贸局王伟局长致辞。六、嘉宾宏达公司总经理李学东致辞。七、公司员工代表赵丰发言。八、宣布会议结束。拟订会议议程方案二注意：注意：庆典大会一般要邀请有关领导或其他来宾讲话，在拟订大会议程时应注意根据领导或其他来宾的身份排列先后顺序；庆典大会一般要安排奏乐、放飞信鸽或气球、表演等活动，通常要把奏乐、放飞信鸽或气球等项目安排在大会开始，把表演类活动安排在讲话之后进行；大会议程确定后，一般不要变动。但在拟订时应考虑到领导或其他来宾届时不能到会的应变办法。拟订会议日程表1月5日，环球集团公司将召开一次销售经验交流会，会议的主题是“产品销售经验交流，进一步拓展市场”。与会的各分
53、公司的销售经理将在会上交流各自的销售经验，并确定一系列销售策略。会议时间为一天，上午安排余总经理发言，各分公司经理发言；下午进行讨论，余总经理最后作总结。你是环球集团公司秘书李月明，请根据会议内容拟订出一份会议日程表。拟订会议日程表步骤基本操作步骤掌握会议日程表的基本格式确定会议的具体安排拟订会议日程表拟订会议日程表步骤步聚步聚1 1掌握会议日程表的基本格式会议日程表包括时间、地点、内容三个部分，一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，将会议的议题具体化。步骤步骤22确定会议的具体安排明确本次会议在一天内的具体安排，上午安排余总经理发言，各分公司经理发言
54、；下午进行讨论，余总经理最后作总结。特别提示：特别提示：会议的日程安排必须与会议议程的安排相一致。拟订会议日程表步骤步骤步骤33拟订会议日程表环球集团公司销售经验交流会日程表特别提示：特别提示：表中的备注主要是对需要说明的情况加以说明；会议日程在时间、地点、人员等问题上，如遇到一些变化，可相应调整；会议的日程表制定后，必须经主管领导审核方可实施。拟订会议日程表训练一华夏集团公司将召开新产品展示会，会议安排在3月11日、12日两天。会议时间确定在每天的上午、下午两个时段里，主要内容是介绍公司和公司产品和新产品演示。公司秘书邹林负责安排这次展示会的日程，经仔细考虑，他觉得会议内容并不多，两天可以安
55、排相同的内容，上午先介绍公司和公司产品，播放相关录像，然后由公司技术研发部介绍新产品，下午进行新产品演示。请拟订出公司新产品展示会的日程安排。拟订会议日程表步骤基本操作步骤掌握会议日程表的基本格式确定会议的具体安排拟订会议日程表拟订会议日程表方案一特别提示：会议日程表华夏集团公司新产品展示会日程表拟订会议日程表训练二环球集团公司将召开各分公司销售情况汇报会，汇报总结各分公司近期的销售情况，分析产品滞销的原因，商讨应对办法，确定下一步的销售策略。会期为一天，安排在上午、下午、晚上三个时段，上午、下午分别有10min的会间休息，中午午餐及午休共两小时，晚餐一个小时。你是环球公司秘书艾琳，请确定会议
56、的议题，并设计成具体的会议日程表。拟订会议日程表步骤基本操作步骤掌握会议日程表的基本格式确定会议的具体安排拟订会议日程表拟订会议日程表步骤特别提示：特别提示：会议日程表环球集团公司销售情况汇报会日程表选择会议地址金叶广告公司受环球集团公司委托，为其策划做一大型广告。3月25日，该广告公司将与环球公司举行一次小型的洽谈会，由公司策划部李经理、文案策划小刘和小叶与环球公司的总经理及行政部、公关部和销售部三个部门主管讨论广告策划方案，并在会上展示方案的视听材料。现在有三个地方可以作为这次会议的会址，一是公司的会议室，二是一家邻近环球公司而且有会议设备的饭店，三是环球公司的会议室。你是广告公司的秘书汪
57、洋，请问：该会议地址应选择在哪里为好?选择会议地址步骤基本操作步骤基本操作步骤考虑交通是否便利考虑会场的大小考虑场地的设备配置考虑会场有无外界干扰考虑有无停车场所考虑场地的租借成本确定恰当的会议地址选择会议地址步骤步骤步骤11考虑交通是否便利饭店是三个备选会址里交通最便利的地方，便于环球公司和广告公司与会人员的前往。为了表示对客户的尊重，可以选择饭店或环球公司的会议室。特别提示：特别提示：大城市中心地段比较适合大多数与会者，并且交通比较方便，但是租借成本较高。步骤步骤22考虑会场的大小参加会议的一共是7人，会场不宜太大，可选择一个小型会议室。特别提示：特别提示：一般来说，每人平均有2-3m2比
58、较适宜；同时应考虑会议时间的长短，如果会议时间较长，可以选择略大一些的场地。选择会议地址步骤步骤步骤33考虑场地的设备配置备选的三个会议室都有以下设备：会议桌、椅子等家具，有空调并保证能正常运作，照明光线明暗适度，要有麦克风、扩音、录音等音响设备。此外，它们都有无演示板、电子白板、计算机、投影仪等设备，可以用来展示广告策划方案的视听材料，都符合会议对设备的要求。特别提示：特别提示：会议桌最好大一点儿，椅子要舒适，灯光不宜太强，要给人以柔和、平静的感觉，室内温度冷热、通风好坏都会对与会者的情绪和实际合适效率构成影响。选择会议地址步骤步骤步骤44考虑会场有无外界干扰三个备选会址环境的安静基本能够保
59、证。特别提示：特别提示：一般来说，会场应尽量避开闹市区，场地不受外界干扰；外界干扰也包括室外的各种噪声，打进会场的电话、呼机，以及访客参观等；必要时，可以在场外挂起“会议正在进行中，谢绝参观”的牌子，并要求关闭所有的手机、寻呼机；会场内部也应有良好的隔音设备。步骤步骤55考虑有无停车场所三个地点都有汽车、摩托车、单车的停放处。选择会议地址步骤步骤步骤66考虑场地的租借成本从场地的租借成本看，租借饭店的会议室的成本高，而选择洽谈双方的会议室就没有租借成本。步骤步骤77确定恰当的会议地址综合考虑以上6个因素，最后选定环球公司的小型会议室。特别提示：特别提示：会址确定之后，还要在正式开会之前到会场检
60、查，确保会议的效果。选择会议地址训练一阳光软件公司将设计开发几款游戏软件，为此，公司将举行为期四天的研究和开发会议。公司设计部的主要设计人员大约6人将参加这次封闭开发会议。你作为公司秘书，请考虑选择一个合适的会议地点。选择会议地址步骤基本操作步骤基本操作步骤考虑交通是否便利考虑会场的大小考虑场地的设备配置考虑会场有无外界干扰考虑有无停车场所考虑场地的租借成本确定恰当的会议地址选择会议地址方案一特别提示：特别提示：此类会议需要有利于沉思默想、灵感涌现的环境。因此要尽量避开闹市区，场地应不受外界干扰。必要时可以在场外悬挂“请勿打扰”之类的警示牌子，并要求关闭所有手机、呼机。会场内部也应具有良好的隔
61、音设备，以保证会议能在安静的环境中顺利进行。场地要有良好的设备配置。桌椅家具、通风设备、照明设备、空调设备、音像设备要尽量齐全，同时应根据软件开发会议的需要检查有无需要租用的特殊设备，如演示板、电子白板、放映设备、投影仪、计算机、话筒等。选择会议地址训练二环球集团公司将召开高层管理人员会议，总公司各部门经理和来自全国各地的各分公司总经理共25人参加会议，会期两天。请问：如果你是环球集团公司的秘书，你该如何选择会议地址?选择会议地址步骤基本操作步骤基本操作步骤考虑交通是否便利考虑会场的大小考虑场地的设备配置考虑会场有无外界干扰考虑有无停车场所考虑场地的租借成本确定恰当的会议地址选择会议地址方案二
62、特别提示：特别提示：超过一天的会议，会场要尽量离与会者的住所近一点。因为与会者来自全国各地，会议还要安排住宿，会议场所应该同时具有开会和住宿的设施，具有开会、用餐、通讯、卫生等条件，所以最好选择能安排会议服务的酒店。要考虑财务预算，租借成本要合理。做好会议记录做好会议记录2004年3月7日，星海公司将召开项目会议，讨论公司的新产品OSA系列软件是否投入开发以及如何开展前期工作等问题。公司的各部门经理都将参加这次会议，会议由总经理王勇刚主持，公司的秘书谈小艳负责会议记录，请问她该如何做好这一工作?做好会议记录步骤基本操作步骤做好准备工作记录修改保管做好会议记录步骤步骤步骤11做好准备工作准备足够
63、的钢笔、铅笔、笔记本和记录用纸；准备好录音机和足够的磁带来补充手工记录；要备有一份会议议程表和其他相关资料和文件，供需要核对相关数据和事实时随时使用；提前到达会场，了解与会人员的座位图，便于识别会议上的发言者；在利用录音机的同时，必须手工记录，以避免录音机中途出故障而漏记内容。特别提示：特别提示：为了记录准确，要了解公司的业务情况，掌握专业领域的基本术语；通常情况下，运用速记手段可以提高会议记录的速度。做好会议记录步骤步骤步骤22记录星海公司项目会议记录时间：2004年3月7日地点：公司会议室与会者姓名：王勇刚、林、郭、张、方、李、陈、吴、谈小艳会议内容：1主持人讲话(内容略)2发言(1)市场
64、部朱经理发言(内容略)(2)技术部郭经理发言(内容略)3决议(内容略)主持人(签名)：王勇刚记录人(签名)：谈小艳特别提示：特别提示：按在会上进行的顺序进行记录，应做到真实、准确、完整、简洁；决议应包括会议上的确切措辞。做好会议记录步骤步骤步骤33修改在定稿打字之前，向王勇刚总经理提交一份草稿经他签字批准，会议记录一经签名，任何地方都不能再作改动。特别提示：如果某一个成员指出会议记录中的错误，经会议批准，主席或秘书可以在会议记录中改正这一错误。步骤步骤44保管会议记录原件要由公司指定专人负责保管。特别提示：会议记录原稿应统一编号，以便于装订和复制。拟写会议记录大洋公司为提高员工素质，特邀请财经
65、大学的叶龙教授给公司员工做了一场题为广告宣传在企业营销战略中的地位和作用的学术报告会，报告会由公司营销总监主持。营销总监在主持会议时强调了报告会的重要意义，并要求各部门会后组织讨论。你是大洋公司秘书艾琳，总经理要你做好会议记录，以便印发给各部门讨论和应用。拟写会议记录步骤基本操作步骤基本操作步骤拟写标题拟写正文拟写结尾拟写会议记录步骤步骤步骤11拟写标题标题可用“大洋公司会议记录”或“叶龙教授学术报告会记录”。步骤步骤22拟写正文正文部分主要包括会议的概况和主要内容，会议概况包括时间、地点、参加人员、主持人等项目。会议的主要内容为叶龙教授的报告内容，可按时间先后安排材料。可视情况根据领导要求进
66、行详记或略记。特别提示：特别提示：会议概况应在主持人宣布会议开始前填好；记录速度要快，书写要清楚，便于辨认，记录内容要真实、完整、准确。拟写会议记录步骤步骤步骤33拟写结尾主要包括记录人和主持人的签名。除秘书艾琳应在“记录人”处签名外，要提醒营销总监在“主持人”处签名。特别提示：特别提示：会后要及时整理，根据录音、学术报告文本等把会议记录的内容补充完整。做好会议记录训练一金太阳公司将召开年度销售总结会，你是金太阳公司的秘书，负责本次会议的记录工作，你应该如何做好准备工作?做好会议记录步骤基本操作步骤做好准备工作记录修改保管做好会议记录方案一特别提示：特别提示：准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和记录
67、用纸。准备好录音机和足够的磁带来补充手工记录。要备有一份会议议程表和其他相关资料和文件，供需要核对相关数据和事实时随时使用。提前到达会场，了解与会人员的座位图，便于识别会议上的发言者。在利用录音机的同时，必须手工记录，以避免录音机中途故障造成内容漏记。做好会议记录训练二金太阳公司召开年度股东代表大会，你承担了本次会议的记录工作。在会上，你没有认真听取与会代表的发言，而是在想自己的心事。如此一来，与会者的发言、会上的决议，你听得断断续续、零零散散，会议记录也记得乱七八糟，字迹潦草，内容不完整，甚至有些内容是自己想当然乱编乱写的。会后，你受到了行政经理严厉地批评。请问：你本来应该如何工作，才能做好
68、会议记录呢?做好会议记录步骤基本操作步骤做好准备工作记录修改保管做好会议记录方案二特别提示：特别提示：认真听取会议代表的发言，将主要讨论的观点、决议、决定、结论等内容一字不漏地记录下来，而其他内容可简要概括地记录。对提出意见、建议的人，要把他的姓名记录下来。按在会上进行的顺序记录，应做到条理清楚，内容表述要准确无误，不能含糊，更不能有任何内容错误。漏记的内容，可事先作出记号，然后对照录音磁带进行修改，也可提示会议主持人请发言者重复内容或对某一术语作出简要的解释。会议期间的信息沟通工作大字集团公司将召开管理经验交流会，其目的，是让大家相互学习、互相促进，保持信息交流畅通，建立起公司的集团优势，获
69、得长期的竞争优势，使公司在激烈的竞争中立于不败之地。由于这是该公司第一次举办的规模较大的会议，因此公司领导要求妥善安排会议。会议的组织工作由集团公司秘书艾琳负责。请问：艾琳该如何做好会议期间的信息沟通工作。会议期间的信息沟通工作步骤基本操作步骤基本操作步骤收集信息加工信息传递信息反馈信息对外宣传会议期间的信息沟通工作步骤步骤步骤11收集信息在会议期间，多深入会议，尽可能掌握第一手资料，多听、多记、多想、多算、多跑，比较全面地收集信息。特别提示：会议信息收集力求全面、真实、及时、适用、重点突出；要狠抓会议反馈信息的收集。步骤步骤22加工信息常见的信息加工方法有综合加工、提炼加工、推导加工。综合运
70、用以上方法对会议信息进行加工提炼，编写成篇幅简短的文字，供总经理、与会者和新闻媒体使用。会议期间的信息沟通工作步骤步骤步骤33传递信息要采取各种信息传递方式，通过各种途径准确、及时地传递信息。特别提示：信息传递的方式有口头传递、影像传递、电子系统传递和专人传递。步骤步骤44反馈信息对已传递的信息进行跟踪调查，同时要建立起信息反馈网络，全面收集反馈信息。特别提示：特别提示：反馈信息要注重时效，反应敏捷。会议期间的信息沟通工作步骤步骤步骤55对外宣传在会议结束后，要为召开记者招待会提供必需的信息资料，使会议领导者能更好地向新闻媒体介绍会议情况，回答记者的提问。特别提示：特别提示：妥善处理与新闻媒体
71、的关系，与新闻媒体沟通要以礼相待、以诚相待、平等相待、迅速及时；注意内外有别，严守单位秘密。会议期间的信息沟通工作训练一羽豪服装集团公司将组团参加第十五届服装博览会，公司总经理要求公司秘书马娅广泛收集市场信息，在会议期间做好信息沟通工作。请问：她该如何做好会议期间的信息沟通工作?会议期间的信息沟通工作步骤基本操作步骤基本操作步骤收集信息加工信息传递信息反馈信息对外宣传会议期间的信息沟通工作方案一特别提示：特别提示：要多听、多记、多想、多算、多跑，才能比较全面地收集信息。要深入实际，才能掌握第一手资料。要进行信息的加工提炼，形成使上司、与会者、新闻媒体都能方便利用的成果。采取各种信息传递方式、通
72、过各种途径进行会议期间的信息传递。会议期间的信息沟通工作训练二大宇集团公司将召开下属各分公司管理经验交流会，总公司的各部门经理和各分公司总经理都将参加会议。目的是让大家相互学习、互相促进，保持信息交流畅通，建立起公司的集团优势，获得长期的竞争优势，使公司在激烈的竞争中立于不败之地。这次会议的组织工作由秘书艾琳负责，请问：艾琳该如何做好会议期间的对外宣传工作?会议期间的信息沟通工作步骤基本操作步骤基本操作步骤收集信息加工信息传递信息反馈信息对外宣传会议期间的信息沟通工作方案二特别提示：特别提示：在会议结束后，要为召开记者招待会提供必需的信息资料，使会议领导者能更好地向新闻媒体介绍会议情况，回答记
73、者的提问。在传递方式和内容选择上应本着对象、效果、时效、费用的原则综合考虑。要随时注意收集外界舆论和新闻媒体对会议的报道，为领导提供参考。编制值班表编制值班表为了增强行政管理效能，正大集团最近为各部门都配备了一名经理助理，主要承担文秘工作，总经理要他的秘书安妮给这些部门经理助理介绍一下值班表的编制流程。安妮应如何介绍?编制值班表步骤基本操作步骤基本操作步骤确定值班时间确定值班人员确定值班工作主要内容编制值班表提请领导审定编制值班表步骤步骤步骤11确定值班时间值班时间包括值班期间和每天的起止时间。特别提示：值班时间的确定要区分临时值班、节假日值班和突发事件值班等情况。步骤步骤22确定值班人员值班
74、人员指与值班工作有关的人员。确定值班人员时要做到：部门齐全、人员准确。特别提示：特别提示：对于节假日和突发事件值班，一般要安排领导带班；确定好值班人员后，要及时统计有关人员的联系方式。编制值班表步骤步骤步骤33确定值班工作主要内容包括常规工作和特殊工作。常规工作包括接听电话，收发信件、传真，接待来访，日常安全检查，填写值班记录等。特殊工作包括突发事件的处理、领导临时交办的工作等。特别提示：特别提示：值班工作主要内容应以文字的形式写清楚，以明确职责。编制值班表步骤步骤步骤44编制值班表(样例如下) 正大集团五一假期值班表编制值班表步骤说明：说明：1总值班室值班时间为：9：0011：00，15：0
75、017：00。2值班工作任务：常规工作包括接听电话，收发信件、传真，接待来访，日常安全检查，填写值班记录等。特殊工作包括突发事件的处理、领导临时交办的工作等。3各部门值班时间及值班任务可参照公司规定根据情况自行确定。特别提示：特别提示：编制之前要广泛征求有关人员意见：以减少重复工作。编制值班表步骤步骤步骤55提请领导审定将拟制好的值班表提请领导审定，并根据领导审定意见及时作出调整。特别提示：特别提示：如需领导带班的，要事先征求有关领导意见。收发文处理收发文处理大方公司办公室在周一(2月16日)收到一份上级部门(市工商局)传真，要求在本周内开展安全大检查，并用公文报告检查结果。请说出办文过程。收
76、发文处理步骤基本操作步骤描述弄清要求事项提出拟办意见，报上司批示按上司批示办理督办、催办汇报结果上行公文立卷归档收发文处理步骤步聚1弄清要求事项上级传真要求进行安全大检查。特别提示：特别要注意工作目标、时间要求等；根据本公司情况确定该项工作的具体要求。步骤2提出拟办意见，报上司批示应交由公司安全保卫部门具体承办。收发文处理步骤拟办意见为加强公司员工安全意识，杜绝安全隐患，完成上级交办的工作任务，建议由公司保卫部牵头组成一个安全检查小组，对公司重点部位安全情况进行排查，人员及有关安排见下表：说明：说明：各部门可结合自身情况按要求进行自查。特别提示：特别提示：公司安全保卫部门是主办部门，办公室及其
77、他部门应协作参与；注意把时间、内容、办理部门等方面的事项说清楚；根据时间要求及时提交拟办意见，可设计几个方案供领导选择；文件交领导审核之前，要反复推敲，避免文字或语法错误。收发文处理步骤步骤步骤33按上司批示办理章杰总经理批示：同意拟办意见，由保卫部负责组织实施。特别提示：特别提示：秘书应根据上司批示意见交办；在交办时应向承办部门交代清楚办理要求。步骤步骤44督办、催办根据时间要求和领导批示及时进行催办、督办，重点放在检查进度、落实程度以及安全隐患的处理上。在催办、督办过程中，要做好综合协调工作。特别提示：特别提示：可根据情况采取电话、口头等方式进行催办。收发文处理步骤步骤步骤55汇报结果在文
78、件办理的过程中要及时汇报进展情况、存在的问题等。办理完结后，要及时向上司汇报。特别提示特别提示：汇报可视情况采用书面、电话和口头等形式。收发文处理步骤步骤步骤66上行公文草拟公文大方公司安全检查报告市工商局：我公司在接到通知以后，立即组成了安全检查小组，对公司进行了全面排查，现将有关情况报告如下。(内容略)特此报告。大方公司(印)二三年二月二十二日报上司签发。在上级要求的时间内，由办公室行文给上级报告检查结果。特别提示：特别提示：汇报检查结果的公文可由主办部门起草，但办公室应对草拟稿进行审核。收发文处理步骤步骤步骤77立卷归档按时间将市工商局来文归入收文卷中的上级来文中，将公司提交的安全检查报告归人发文卷中的报告类中。特别提示：特别提示：组卷时，要注意鉴定区分保管期限，案卷分类要合理，以便于归档查询；归档时手续要清楚。
