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1、维修资金使用流程及范围维修资金使用流程及范围 2012年4月一、维修资金基础定义定义定义：住宅专项维修资金，是指专项用于住宅共用部位、共用设施设备保修期满后的维修和更新、改造的资金。 A、住宅共用部位包括：住宅的基础、承重墙体、柱、梁、楼板、屋顶以及户外的墙面、门厅、楼梯间、走廊通道等；B、共用设施设备包括：电梯、天线、照明、消防设施、绿地、道路、路灯、沟渠、池、井、非经营性车场车库、公益性文体设施和共用设施设备使用的房屋等。二、维修资金使用A、使用分摊方法：、使用分摊方法：1）商品住宅之间或者商品住宅与非住宅之间共用部位、共用设施设备的维修和更新、改造费用，由相关业主按照各自拥有物业建筑面积
2、的比例分摊；2）住宅共用部位、共用设施设备维修和更新、改造，涉及尚未售出的商品住宅、非住宅，开发建设单位应当按照尚未售出商品住宅的建筑面积，分摊维修和更新、改造费用； B、住宅专项维修资金划转业主大会管理前，程序办理流程：1）物业服务企业根据维修和更新、改造项目提出使用建议 ；2）住宅专项维修资金列支范围内专有部分占建筑物总面积三分之二以上的业主且占总人数三分之二以上的业主讨论通过使用建议；3）物业服务企业组织实施使用方案 ；4）物业服务企业持有关材料，向所在地直辖市、市、县人民政府建设（房地产）主管部门申请列支； 5）负责管理公有住房住宅专项维修资金的部门审核同意后，向专户管理银行发出划转住
3、宅专项维修资金的通知；6）专户管理银行将所需住宅专项维修资金划转至维修单位 。二、维修资金使用C、住宅专项维修资金划转业主大会管理后 ，程序办理流程： 1）物业服务企业提出使用方案，包括：拟维修和更新、改造的项目、费用预算、列支范围、发生危及房屋安全等紧急情况以及其他需临时使用住宅专项维修资金的情况的处置办法等；2）业主大会依法通过使用方案；3）物业服务企业组织实施使用方案；4）物业服务企业持有关材料向业主委员会提出列支住宅专项维修资金；5）业主委员会依据使用方案审核同意，并报直辖市、市、县人民政府建设（房地产）主管部门备案；6）业主委员会、负责管理公有住房住宅专项维修资金的部门向专户管理银行
4、发出划转住宅专项维修资金的通知； 7）专户管理银行将所需住宅专项维修资金划转至维修单位。 三、维修资金申请程序（商品房）A、业委会应会同物业管理企业对维修项目进行现场察看，确认属于维修资金使用的范围；B、按照规定格式对申请维修资金使用情况在物管区域醒目位置及主要出入口进行公示，公示期为一周;C、维修费用超过伍万伍万元项目,业委会应在公示期内电话通知市物业办，由物业办对公示内容进行现场拍照留存。三、维修资金申请程序（商品房）（一）（一）首款申请时首款申请时需提供以下需提供以下材料材料：1、南京市物业维修资金使用申请表；2、物业管理单位与施工单位签订的维修工程合同书（业主委员会鉴证并盖章）；3、施
5、工单位按定额标准编制规范的工程预算书；4、相关业主签字同意的维修资金申请使用业主确认签字表和维修资金交纳和票权统计确认书（根据物权法规定：维修资金使用应当经专有部分占建筑物总面积三分之二以上的业主且占总人数三分之二以上业主的同意）；5、业主委员会公示（由物业办印制示范文本）；6、委托工程造价咨询单位进行项目审价的合同书。备注：申请单位将以上材料准备齐交件后，7个工作日内审核完毕并按核定预算经费的70%预拨费用。三、维修资金申请程序（商品房）（二）（二）尾款申请时尾款申请时需提供以需提供以下下材料材料：维修工程项目竣工后，申请单位凭以下资料办理余额划拨手续（7个工作日内审核完毕）：1、业主意见反
6、馈表；2、维修工程项目费用结算发票（含复印件）；3、工程项目经过审价需应提供工程决（结）算审核报告和发票（含复印件）。注：由物业管理单位申请时，需经当地街道物业服务中心出具项目管理证明。一一般般项项目、目、急急修修项项目目操操作作流流程程四、维修资金二级账户开设程序1、业委会或物业管理企业经办人，凭业主委员会介绍信、电脑U盘查询和拷贝本物管区域缴交维修资金业主名册，然后核对业主信息的准确性，修正误差； 2、按目前小区自然楼幢、单元、室号重新排列，同时对未列入名册的业主进一步上门核对，确认未交者插入在小区全体清册内，一起打印后加盖业主委员会章及物业管理单位章，与整理后的电子清册文件一并报送南京维
7、修资金办公室；四、维修资金二级账户开设程序开设二级账户需提供开设二级账户需提供资料资料如下：如下：1、业主委员会开户申请书（由物业办印制示范文本）；2、业主委员会成立登记确认表复印件（原件业委会成立时由所在区、街道物业管理行政主管部门签发）；3、经过修正后已交和未交维修资金业主清册（清册上加盖业委会章）；4、物业管理服务合同（合同到期的应及时向市物业办提供新签合同）；5、物业区域基本信息表业委会凭市物业办开具的开户通知函、业委会公章、业委会维修资金财务专用章和业委会正、副主任印鉴到指定银行办理开户手续。印章应统一按如下内容刻制：业委会维修资金财务专用章名称为“XX业主委员会维修资金财务专用章”
8、，印章尺寸为2.4厘米2.4厘米；正、副主任印鉴尺寸为1.7厘米1.7厘米；字体均为正楷。聚福园聚福园项目目2012年度改造需年度改造需项目清目清单序号序号项目名称目名称具体内容描述具体内容描述项目完成后目完成后希望达到的效果希望达到的效果资金来源金来源 备注注资金金额123、25栋的单元厅下沉恢复原有功能彻底解决安全保证地产集团1.5万2主污水管不通改造修复聚东污水管彻底解决维修资金可动用20万3绿化用水管网改造以喷灌为主节约水资源维修资金 可动用5万更换电梯钢丝绳调速电机9部电梯安全性能提高维修资金可动用15万五、可用维修资金的改造（维修资金办确认）五、可用维修资金的改造（维修资金办确认）
9、 御道家园御道家园项目目2012年度需公司支持年度需公司支持项目清目清单序号项目名称具体内容描述项目完成后希望完成时间紧迫度资金来源资金来源备注备注希望达到的效果1更换部分监控探头无法分辨监控图像上的人或车辆能清晰地观察人或物4月份一般维修资金可动用2更换3号岗监控电脑主机 无法时时监控车库进出的车辆时时监控进出车辆6月份一般维修资金可动用3客服中心卫生间改造雨天雨水倒灌至客服中心和资料室雨水不倒灌4月份一般成本4周界报警系统更换围墙失控正常使用6月份一般维修资金可动用5封闭汽车库入口外来人员可自由进出晚间可以关闭，减少人员4月份一般成本6调整人行道电动门陌生人跟随业主进入小区短时间关闭，减少
10、尾随人员5月份一般成本可动用7调整门岗探头位置无法看清进出的人员和车辆能正面看到出入的人员6月份一般成本可动用8更换景观凉亭木方掉落伤人避免脱落5月份一般维修资金可动用9提供及时有效的法律支持不能及时提供法律援助及时有效地提供法律援助2月份很急10维护、维修门禁对讲系统与业主核实陌生人受阻,6栋可视对讲至今未解决故障率低于每周报修2月份很急维修资金可动用11电梯维护业主投诉障率较多，关人故障率低于每月报修3月份一般维修资金可动用12木桥冬季结霜容易滑倒人安全通行3月份一般维修资金可动用13如何有效地管理宠物不拴养，引发矛盾不引发矛盾4月份一般14避雷系统雨季影响智能化和监控系统不影响智能化和监
11、控系统4月份一般维修资金可动用15企业文化的灌输每年不少于2次员工集体活动（分两批）让员工了解公司，员工了解员工，能感受到公司对员工的关注关心关怀4月份一般五、可用维修资金的改造（维修资金办确认）五台花园五台花园项目目2012年度需公司支持年度需公司支持项目清目清单序号序号项目名称项目名称问题问题达到的效果达到的效果资金来源资金来源备注备注1五台花园三幢大厅单元门及地下室门禁损坏，目前是敞开状态实行刷卡进入可动用2五台花园8部电梯三方通话不了,线路老化正常运行可动用3五台花园监控室多处黑屏正常运行可动用4五台花园三幢高层屋面渗漏无渗漏维修资金可动用5五台花园高层生活备用泵无法运行正常运行维修资
12、金可动用, 6五台花园三幢高层住户对讲无法使用监控，门岗，门厅与住户通话维修资金可动用7五台花园一期管网渗水无渗漏可动用8五台花园物业费价格调整前期准备工作顺利调整价格9五台花园各项工作标准落实公司内统一标准,员工易执行10五台花园犬类与非机动车的管理规范、文明11五台花园业主活动室的改造满足中老年业主需求五、可用维修资金的改造（维修资金办确认）银城城东苑苑项目目2012年度需公司支持年度需公司支持项目清目清单序号项目名称具体内容描述项目完成后希望达到的效果希望完成时间项目紧迫度（很急，一般）资金来源备注1储藏室受淹地下储藏室受淹236户，至今仍有35户强烈要求给予赔偿，已经提出金额要求的累计
13、已达到20万。需要公司给予方案2012.05很急2车库受淹7.18车辆受淹128户，至今仍有40户未签协议，且涉及金额较大无法达成一致。需要公司给予方案2012.05很急3会所噪音DL4-101、201、301、601因健身会馆噪音等问题，自2007年至2010年四年拒缴物业费，要求和地产高管面谈与业主达成协议，并结清物业费201204很急4拆迁钉子户ZJ4-702、1303因紫荆园钉子户问题拒缴2年物业费结清物业费2012.04很急5门禁多数单元负一楼通往门厅的门禁系统瘫痪业主凭门禁刷卡自由进出，杜绝安全隐患的发生20128月前很急 成本预算 可动用6市政排水东苑路的市政排水不畅，对小区的汽
14、车库、储藏室、道路造成严重影响和财产损失排水畅通，正常20124月前很急五、可用维修资金的改造（维修资金办确认）7游乐场儿童游乐场地垫多处破损严重恢复平整、美观2012. 03一般成本预算可动用8道闸门禁道闸系统和门禁系统反复故障、做门禁卡耗时耗人力恢复正常，同时建议将ID卡换成IC卡2012.7月前很急成本预算可动用9小溪渗漏原售楼处小溪池底渗漏修补、加固20126月前一般成本预算10标识牌宣传栏锈蚀、标识牌字迹脱落恢复原状2012.7月前一般成本预算11玻璃非机动车库和汽车库出入口防雨玻璃破裂数量为62块更换损坏玻璃2012.03很急成本预算12电表3号配电房因7.18淹水，计量表损坏6个
15、，我方支付材料费，供电局修复2012.03很急成本预算银城城东苑苑项目目2012年度需公司支持年度需公司支持项目清目清单五、可用维修资金的改造（维修资金办确认）13排水管紫荆园和西华园的排水出墙管由于设计缺陷无法检修、疏通便于检修2012.3月前很急地产集团14消防联动消防联动故障，和监控室不能联网恢复完好2012.6月前很急成本预算可动用15增设门禁西门、北门、揽翠小门目前是人工开门，不利于车辆管理，业主满意度低。增设自动刷卡控制系统（车辆），提高业主满意度2012.4月前很急成本预算16周界报警小区周界瘫痪安装电子围栏2012.04很急成本预算可动用17显示器监控室显示器老化，多次维修重复
16、出现问题，不能正常运行更换显示设备，利于防范安全隐患20124月前很急成本预算可动用18围栏小区围栏锈蚀严重锈蚀部分恢复完好2012.5月前一般成本预算可动用19下水管网紫荆园室外保洁用水池排水管堵塞，无法疏通（涉及问题，管径太小）增大管径2012.7月前一般地产集团可动用六、维修资金是否可先行垫付？请参考： 三、三、“维修资金申请程序维修资金申请程序”中中（一）（一）首款申请时首款申请时需提供以下材料：需提供以下材料：6、委托工程造价咨询单位进行项目、委托工程造价咨询单位进行项目审价审价的合同书。的合同书。（二）（二）尾款申请时尾款申请时需提供以下材料：需提供以下材料：3、工程项目经过、工程
17、项目经过审价审价需应提供工程需应提供工程决（结）算审核报告和发票（含复印决（结）算审核报告和发票（含复印件）。件）。六、维修资金是否可先行垫付？项目案例分享：1.宝船听涛小区去年对小区一共用部位的改造使用了维修资金，整个维修资金申请流程进展顺利，去年五月份制定费用预算，施工单位正常进场施工；2、此项改造费用由我公司财务先行垫付，施工改造完工临近今年春节；3、按维修资金使用流程，在尾款结算环节出现争议：A、完工的工程项目经过维修资金办指定的审价机构进行审价，比施工单位实际费用少1.52万左右，施工单位不愿接受，按此价该施工单位亏损；B、究其原因：因初预算为去年五月份完成，实际施工期间人工工资、材
18、料上涨等原因，实际发生费用有所调整；审价机构按原预算进行审核，维修资金办通过审价的费用进行维修资金的拨款；六、维修资金是否可先行垫付？4、通过此案例： A、各客服中心项目共用部位或者设施改造需动用维修资金，因费用申请周期的原因，部分项目先行用公司财务进行垫付，有可能造成资金垫付因多种不确定原因而无法如数回款；（个人建议：不提倡公司财务先行垫付费用） B、 通过内部优化，有效缩短维修资金申请流程； 1）每项维修资金的使用，都需要专有部分占建筑物总面积三分之二以上的业主且占总人数三分之二以上的业主讨论通过使用建议方可使用，征集业主通过的意见为申请流程中最为耗时的环节； 2)建议：各客服中心在年底将明年需要改造并动用维修资金的项目列出，统一与业委会沟通，并统一做此相关业主的意见征集工作，具体改造时间可分轻重缓急顺序逐一实施。
