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1、讲师：赖加堂讲师：赖加堂2011年年4月月13日日如何编写管理制度文件？如何编写管理制度文件？课程内容简介课程内容简介一、制度定义一、制度定义二、制度种类二、制度种类三、管理制度定义三、管理制度定义四、管理制度特点四、管理制度特点五、管理制度编制五、管理制度编制制度定义制度定义1、要求成员共同遵守的，按一定程序办事的规程或行动准、要求成员共同遵守的，按一定程序办事的规程或行动准则。如：工作制度则。如：工作制度2、在一定历史条件下形成的政治、经济、文化等各方面的、在一定历史条件下形成的政治、经济、文化等各方面的体系。如：社会主义制度体系。如：社会主义制度3、旧指政治上的规模法度。、旧指政治上的规
2、模法度。制度定义制度定义行政学定义：行政学定义： 制制度度，也也称称规规章章制制度度。是是国国家家机机关关、社社会会团团体体、企企事事业业单单位位，为为了了维维护护正正常常的的工工作作、劳劳动动、学学习习、生生活活的的秩秩序序，保保证证国国家家各各项项政政策策的的顺顺利利执执行行和和各各项项工工作作的的正正常常开开展展，依依照照法法律律、法法令令、政政策策而而制制订订的的具具有有法法规规性性或或指指导导性性与与约约束束力的应用文，是各种行政法规、章程、制度、公约的总称。力的应用文，是各种行政法规、章程、制度、公约的总称。制度种类制度种类一、行政法规类一、行政法规类三、制度类三、制度类二、章程二
3、、章程四、公约四、公约是组织的是组织的纲领性纲领性文件，描述组织的文件，描述组织的宗旨、性质、组织原则、机构设置、宗旨、性质、组织原则、机构设置、职责范围等。如：公司章程职责范围等。如：公司章程是为了维护是为了维护公共秩序公共秩序，人民群众或，人民群众或社团商议制订的共同遵守的准则。社团商议制订的共同遵守的准则。行政法规类行政法规类1、条例、条例2、规定、规定4、细则、细则3、办法、办法法律性质，一般由国家最高权利机法律性质，一般由国家最高权利机关、行政机关发布。关、行政机关发布。是对局部的具体规定。是对局部的具体规定。是可行的实施措施。是可行的实施措施。作详细、具体或补充的规定。作详细、具体
4、或补充的规定。制度类制度类1、制度、制度2、规定、规定4、守则、守则3、规程、规程共同遵守的准则。共同遵守的准则。5、须知、须知工作原则、方法、手续等工作原则、方法、手续等条规。条规。工作、试验或工作、试验或生产适用。生产适用。行为准则、行为、行为准则、行为、品德规范。品德规范。为搞好某项具体活为搞好某项具体活动须遵守的守则。动须遵守的守则。公司为何会有公司为何会有手册、流程、作业指导书手册、流程、作业指导书的文种？的文种？ 因推行因推行ISO9000后延用。后延用。管理制度定义管理制度定义管管理理制制度度是是指指企企业业根根据据法法律律法法规规及及董董事事会会命命令令、决决定定，在在其其权权
5、限限范范围围内内制制定定的的、规规范范组组织织及及其其成成员员共共同同遵遵守守的的、具具有约束力的、按一定程序办事的规程或行动准则。有约束力的、按一定程序办事的规程或行动准则。就就其其本本质质而而言言，企企业业管管理理制制度度实实际际上上是是管管理理者者管管理理思思想想与与理念、管理方法与技巧的具体表现方式之一。理念、管理方法与技巧的具体表现方式之一。每一个管理制度都有一个中心思想。每一个管理制度都有一个中心思想。管理制度特点管理制度特点指导性和约束性；指导性和约束性；鞭策性和激励性；鞭策性和激励性；规范性和程序性。规范性和程序性。管理制度编制管理制度编制1、基本心态；、基本心态；2、基本思路
6、；、基本思路；3、基本要求；、基本要求；4、制度结构；、制度结构；5、文稿拟写要求。、文稿拟写要求。基本心态基本心态 就就具具体体编编写写某某个个制制度度而而言言，就就是是要要把把所所涉涉及及的的事事项项如如何何正正确确运运作作、运运作作成成什什么么样样子子、形形成成什什么么记记录录等等等等一一些些思思想想理理论论、方方法法技技巧巧融融入入到到管管理理制制度度中中去去，表明管理的理念和要求。表明管理的理念和要求。基本思路基本思路5W1Hwhywhat whowhenwherehow为什么做为什么做？做什么？做什么？谁做？谁做？什么时间什么时间做？做？什么地方什么地方做？做？怎么做？怎么做？目的
7、目的范围范围权责权责内容、流程内容、流程基本要求基本要求合法合法完整完整准确准确统一统一适用适用贯彻国家有关政府法规；遵守公司基本法；与同级制度相协调；下级制度与上贯彻国家有关政府法规；遵守公司基本法；与同级制度相协调；下级制度与上级制度的内容不相抵触。级制度的内容不相抵触。通常一个管理制度只针对一个管理事项，所界定的管理范围力求完整。通常一个管理制度只针对一个管理事项，所界定的管理范围力求完整。文字准确、数据准确、逻辑严谨、结构合理、条理清楚、重点突出，把握分寸，文字准确、数据准确、逻辑严谨、结构合理、条理清楚、重点突出，把握分寸，处理好具体规定与原则规定的比例。多一些标准，少一些概念；多一
8、些定量，处理好具体规定与原则规定的比例。多一些标准，少一些概念；多一些定量，少一些定性。少一些定性。概念、术语、符合、代号等在同一制度表述要统一，与公司其他制度也要统一。概念、术语、符合、代号等在同一制度表述要统一，与公司其他制度也要统一。应符合公司的实情和基本政策，要合理、先进，具有可操作性。应符合公司的实情和基本政策，要合理、先进，具有可操作性。制度结构制度结构标题标题目的目的范围范围职责职责定义定义内容和要求内容和要求相关文件相关文件和表单和表单附则附则履历说明履历说明注：注：本结构为新怡固有结构，本结构为新怡固有结构，标标 的为必要项，其它为选要的为必要项，其它为选要项，根据制度需要而
9、决定取舍。项，根据制度需要而决定取舍。制度拟写要求制度拟写要求标题标题 一一般般而而言言，用用于于管管理理制制度度标标题题的的有有一一些些这这样样的的词词语语：制制度度、规规定定、规规范范、规规程程、办办法法、细细则则、流流程程、指指导导书书等等等等。如如文文件件管管理理制制度度、办公用品管理办法办公用品管理办法。目的目的 表表达达管管理理制制度度所所要要达达到到的的目目标标，是是对对管管理理制制度度应应该该起起到到作作用用的的一一种种目目标标性性的的描描述述。如如：为为了。，特制定该制度文件。了。，特制定该制度文件。范围范围 一一是是制制度度的的适适用用范范围围，或或实实施施范范围围；二二是
10、是制制度度的的内内容容范范围围。如如：本本制制度度适适用用于于集集团团总总部部各各部门及下属各单位。部门及下属各单位。职责职责 当当管管理理制制度度中中的的事事项项需需要要两两个个或或两两个个以以上上部部门门参参与与完完成成且且需需要要界界定定他他们们的的职职责责时时，应应明明确确说说明明部部门门职职责责；当当制制度度事事项项只只需需一一个个部部门门完完成成但但有多个人参与完成的，也可说明职责。有多个人参与完成的，也可说明职责。定义定义 当当管管理理制制度度中中某某些些关关键键词词语语暂暂未未普普遍遍使使用用，或或有有可可能能影影响响制制度度理理解解的的，宜宜对对这这些些词词语语加加以以解解释
11、说明。释说明。内容与要求内容与要求 管管理理内内容容和和要要求求是是管管理理制制度度的的主主体体，可可用用一一章章或或若若干干章章节节表表述述，本本培培训训所所指指的的“内内容容与与要要求求”非非该该章章节节的的固固有有标标题题。如如管管理理内内容容、作作业业内内容容、工工作作流流程程等等均均可可作作用用该该章章节节标标题题，原原则则上上，制度标题要与本章节标题相呼应。制度标题要与本章节标题相呼应。内容与要求内容与要求的写法的写法2、并列条文法、并列条文法1、程序法、程序法3、条文、程序结合法、条文、程序结合法适用于描述权责、标准、规范、规定类，适用于描述权责、标准、规范、规定类，或对逻辑顺序
12、无须特别要求的制度，条文或对逻辑顺序无须特别要求的制度，条文内容属于并列地位。内容属于并列地位。适用于描述办事程序的适用于描述办事程序的制度。凡涉及办事程序制度。凡涉及办事程序的，通常可附的，通常可附流程图流程图。是程序法与并列条文法的结合运用，适用于既要规定是程序法与并列条文法的结合运用，适用于既要规定办事程序，又有并列条文要求的制度。现普遍采用。办事程序，又有并列条文要求的制度。现普遍采用。示例：示例：集团总部主集团总部主 要权责管理规定要权责管理规定示例：示例：文件控制文件控制 流程流程示例：示例：本公司暂无。本公司暂无。如到某机关办事的流如到某机关办事的流程，通常会有张贴一张程，通常会
13、有张贴一张流程说明表或图。流程说明表或图。制度拟写制度拟写思维思维备注：普遍适用于条文、程序结合法的应用。备注：普遍适用于条文、程序结合法的应用。1、确定制度、确定制度执行目标执行目标2、先拟、先拟流程图流程图3、分析现状，、分析现状，找出差距找出差距4、分析关键、分析关键控制点控制点5、找准对象、找准对象沟通与交流沟通与交流6、分配主要、分配主要职责职责7、预定各流程目、预定各流程目标、要求和成果标、要求和成果8、选择写法、选择写法相关文件和表单相关文件和表单 与与该该管管理理制制度度相相关关联联的的或或该该制制度度引引用用的的上上、下下级级或或同同级级制制度度文文件件，以以及及该该管管理理
14、制制度度涉涉及及的的表表单单，应应明明确确罗罗列列出出来来，便便于于制制度度的的理理解解和和执执行行。凡凡制制度度中中所所涉涉及及的的表表单单，原原则则上上与与制制度度一一并并编编制制出台。出台。附则附则 管管理理制制度度还还需需要要特特别别说说明明之之处处。如如解解释释权权说明；制度有效期说明（暂行的制度）。说明；制度有效期说明（暂行的制度）。履历说明履历说明 包包括括管管理理制制度度编编写写人人、审审核核/审审批批人人、阅阅文文批批示示人人、传传阅阅人人、编编制制/生生效效日日期期和和次次数数等等内内容容，是新怡特定格式。是新怡特定格式。制度格式要求制度格式要求 管管理理制制度度的的格格式式、评评审审模模式式等等参参见见集团集团文件控制流程文件控制流程，在此不做说明。，在此不做说明。“编写管理制度文件编写管理制度文件”课程培训结束课程培训结束
