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1、2024年代维文员岗位职责第1篇:货代单证员岗位职责 货代单证员岗位职责 上海泽吉纺织品有限公司 单证部岗位责任 1、接到业务员订舱邮件通知,负责联系货代租船订舱并确认运价。 与业务员和跟单员沟通,确定工厂完货时间,并及时与货代联系(如有指定货代,就与指定货代联系;如没有指定货代,就联系我们自己的货代)定舱,了解截关和开船日期,及时拿到进仓通知,督促工厂按时将货物进仓。如是整柜出货,在比较好拖柜的价格后,确定最终的拖柜运送方式,并通知业务员和工厂准确装柜时间和进港箱单数据的填写。 对于业务员提供的订舱资料,如有不完整或是有疑问的地方,需及时向业务员提出,沟通并确认无误后方可订舱。如因单证人员疏
2、忽造成有误或是损失,所有的损失则由单证员个人承担;反之,则由业务员个人承担。 2、定舱确认后,根据要求准备报关所需单据并寄给货代,按照客人要求确认提单和制作客人清关所需的其他资料。 正常情况下,按照客人要求确认提单;但对于有特殊规定或是初次合作的客户,可以将提单确认件发给业务员,让其协助发给客户核对,确保提单内容的正确性。对于客户要求的其他所需的清关文件,操作也是如此。 3、船开以后,要催促货代及时将正本提单寄给我司。并在收到提单后及时发一份客人单据副本给业务员(也可以让货代在寄出前先扫描一份给我们),以便业务员可以及时催促客户支付货款。4、负责货代开具运费发票的核对和付款工作。 5、确认收到
3、客户所有货款后,把全套清关用文件给业务员安排寄给客户;如是信用证交单,在收到货代寄出正本提单后,把全套单据交给银行。 信用证制单和所需的文件,需要全部按照信用证的要求来操作。如有问题,应在收到国外开立信用证三天之内反馈给业务员,让业务员及时与客户沟通,并做出正确的判断。如是因为工厂交期需要延期,而且可能会超出信用证的最晚交期,需 至少在信用证最晚交期前10天提醒业务员,并协助业务员与客户沟通更改信用证,以确保我们的利益。单证部人员工作需谨慎,对待本职工作不得有任何的推委,审核单据一定要仔细,不能有任何的疏忽和失误,否则将有可能给公司带来巨大损失。如是个人疏忽或是不细心造成的失误,所有的损失由个
4、人全部承担;如是需要多个部门共同完成的,将追究相关人员的责任,承担相应的损失。 6、出货后40天,及时向货代索取报关单、场站收据等单据,及时交给财务部,以便于退税。同时,负责退税单据的备案整理工作(出口货物明细表,收购合同,提单复印件,场站收据复印件等),并将上述单证交给财务部门。 为了确保所有单据的有效性、合法性、真实性,收购合同原则上要求提供最初的实际工厂合同(即业务员下单给工厂的合同),特殊情况我们再单据做一份合同给工厂协助填好并加盖公章寄回。 要求提供的原始合同,请相关的业务员负责与工厂联系,并要求工厂加盖公章,在开具增票时一同寄回。 7、与财务部沟通,并根据要求开立五联发票。 8、负
5、责银行付款的支付、现金的报销和工厂通知开票工作。 9、负责领导临时交办的其他工作。 附:1、岗位绩效考核(自评)。 对于具体工作及相应的表格要求请按如下时间执行: 1、工作周报 在工作周报内,记录的是出货计划和跟进情况。工作周报每周五交给fanny。如没有及时交,每次需扣10元;如果只是为了应付,随意简单的写每次扣5元。2、出运清单 这是针对实际出运的汇总,以及收到工厂开具增票和是否支付货款的记录。出运清单每周五下班之前交给fanny。如没有及时交,每次需扣10元。 3、银行清单和现金清单 这是针对银行和现金进出账的登记记录。银行清单和现金清单每周五下班之前交给fanny。如没有及时交,每次需
6、扣10元。4、自评 这是给大家针对自己的工作、配合、积极主动性等方面做的一个自我评分,这个表格每周五 下班之前交给fanny。如没有及时交,每次需扣10元。5、工作计划 在工作计划内,主要是计划当周需要做或计划要做的工作,帮助大家合理利用时间,避免盲目或不知该干什么在耗费时间,也避免处于被动的状态。到周五写工作总结的时候也可以针对计划完成的工作进行总结。工作计划每周一中午午饭前交给fanny。如没有及时交,每次需扣10元。6、其它 我们应按岗位要求,确保按质、按量、及时高效的完成工作。请大家自觉遵守,如未按照规定,需做如下处罚: 邮件未及时回复扣10元; 进仓通知或是拖柜时间未及时通知工厂,或
7、是漏发给工厂,导致工厂来查问,扣10元; 上周拖拉未做工作,每件扣款10元;(每周一需将上周开具的机打发票明细报送文件发给财务,没有开具发票也需要发,确保财务可以及时报税) 关于我们的快乐基金,请大家注意,以后不再重复。凡是需要缴纳的快乐基金,需当天完成,不要给统计工作带来麻烦。如果是延迟不交到月底统一扣款的,按照双倍扣款处理。 个人的办公桌位臵及堆放样品间区域的个人样品等,必须在当天下班前整理干净,如遇特殊情况(当天加班到晚上九十点),可于次日早上九点前收拾干净。否则,按照制定的规章制度处罚,罚款5元;经提醒一次仍不及时整理干净,需扣2分。 为了维护公司形象和提倡文明用语,收到投诉者,扣1分
8、。 发扬团队精神,提倡互帮互助,但前提必须保证个人的工作及时完成,且不能以聊天扎堆的形式在工作。否则需扣1分。 工作期间外出办事,一个人独立能完成的指派一个人去完成;如果需要2人以上共同完成,需要提出申请;否则,擅自工作期间出去者,扣2分,同时扣除外出时间的工资。 为了更好的统计快递费用和对应的信息资料,所有寄出的快递需要写申请单,如果没有写,一次扣1分;同时还需要协助行政部同事做好补登记录。 公司下达的工作任务需由团队来合作完成的,应确保完成;如未完成,队员扣1分,队长扣2分。 公司鼓励工作应积极向上,勇于主动承担责任,带领大家进步和分享的行为。每次组织一个主题,对于主动承担责任,自告奋勇成
9、为带领人,并最终确认为带领人的员工,每次可以加2分;如是被动的推选为带领人或者被指派为带领人,每次可以加1分;实施主题活动中,如按照既定的目标完成任务,领队人每次可以加2分,其余积极配合的人员每人加1分;如未完成既定的任务,领队人每次需扣2分,不积极配合的人员每人扣1分。对于自己应该承担的责任,却推卸责任,需扣2分。 外贸单证员岗位职责说明书 岗位名称:单证员所在部门:业务部 直接上级:业务部经理业务代理人:无 直接下级:无代理权限:无 职位描述 负责公司进出口合同的核销归档工作及外汇核销归档工作,协助公司进出口合同的申报工作,负责公司进出口商品出货对账工作。 职责与内容 1、负责公司进出口商
10、品相关合同的核销归档工作及外汇核销归档工作 (1)负责公司商品相关合同、外汇台帐的建立及记录。 (2)负责相关单据及海关单证的保管及文书处理 (3)负责相关合同的平衡测算及业务处理 (4)负责根据业务要求制作、审核各种外贸单证 (5)负责外贸进出口货物的运输、报送等物流工作 2、协助公司进出口合同的申报工作 (1)配合相关部门进出口合同申报资料的提供 (2)协助财务部门相关合同执行的税务处理 (3)配合相关部门对境外政府机构的工作关系协调 3、负责公司进出口商品出货对账工作 (1)负责公司商品出货手续的办理及商品工作的安排 (2)配合业务人员涉外事务的处理 (3)负责广化寺商品出货运输安排及跟
11、进 工作权限 1、外贸工作规划参与权 2、市场推广方案、调研方案参与权 3、选择货代、船务公司的建议权 4、其他经经理批准赋予的权限 协作关系 内部协作关系:本部门及相关部门 外部协作关系:各政府机关、海关、运输等部门 单证员职责: 1.做好基本资料归档工作,要求对客户资料、报价单、订单合同(包含出口合同下的一切单据备份)进行清晰的分类,作为后来做客户跟踪、查询、统计的有效资料; 2.配合业务组缮制和准备相关出口单据:出口报关单、代理报关委托书、核销单、产地证、保险单、发票、装箱单、质检单、船证明、提单、汇票、银行交单申请书等必备单据; 3.及时跟踪已完成订单的银行结汇情况,反馈给业务组;已结
12、汇的订单,及时取得水单等相关单据交财务部签收进行出口核销和退税工作,如有支付国外佣金的订单,还要进行佣金的支付工作; 4.协助业务组处理相关办公室工作,如:业务组人员不在接听电话留口讯,接发传真,叮嘱发货,邮寄样品,查询等工作。 * 岗位名称 单证储运 岗位编号 所在部门 国贸部 岗位分析日期 2004年10月 8 g% q.u9 p1 a9 n.u.x7 u# p 直接上级 国贸部经理 职务代理人 无(v6 v8 j!8 q/ i y0 w 直接下级 无 代理权限 无 g n2 ): y/ o 职 位 描 述 负责公司进出口合同的核销归档工作及外汇核销归档工作,协助公司进出口合同的申报工作,
13、负责公司进出口商品出货对帐工作。 职责与任务 一、职责表述: 负责公司进出口合同的核销归档工作及外汇核销归档工作 工作任务: 1、负责公司商品相关合同、外汇台帐的建立及记录。2、负责相关单据及海关单证的保管及文书处理。3、负责相关合同的平衡测算及关务处理。4、负责根据业务要求制作、审核各种外贸单证。5、负责外贸进出口货物的运输、报送等物流工作。 二、职责表述:协助公司进出口合同的申报工作 工作任务:1、配合相关部门进出口合同申报资料的提供。2、协助财务部门相关合同执行的税务处理。3、配合相关部门对外政府机构的工作关系协调。 三、职责表述:负责公司进出口商品出货对帐工作 工作任务: 1、负责公司
14、商品出货手续的办理及商控工作的安排。2、配合业务人员涉外事务的处理。3、负责公司商品出货运输安排及跟进。 五、职责表述: 其它 工作任务:其它国贸部经理交办事项 工 作 权 限 1、外贸工作规划参与权 2、市场推广方案、调研方案参与权 3、选择货运、船务公司的建议权 4、其它经部门经理批准赋予的权限 协 作 关 系 内部协调关系: 本部门及相关各部门 外部协调关系: 各政府机关、海关、运输等部门 任 职 资 格 教育水平:中专及以上学历专业:国际贸易、管理和其他相关专业经验:5年以上工作经验,2年以上本行业或相近行业营销管理经历培训经历:单证员培训、公共关系培训知识:精通海 关事务处理流程,通晓国际贸易、公共关系、法律等知识。技能技巧:熟练使用word,excel等办公软件和单证员资格证,具备基本的网络知识,具备熟练的英语应用及对话能力个人素质:具有判断与决策能力、人际交往能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力 考 核 指 标 kpi指标:合同申报及资料的准确及时性、合同用料核销的平衡、商检合格率及货运协调性。边际指标:预算控制情况、部门合作满意度 能力指标:判断与决策能力、人际能力、沟通能力、