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1、2024年代维文员岗位职责第1篇：货代单证员岗位职责 货代单证员岗位职责 上海泽吉纺织品有限公司 单证部岗位责任 1、接到业务员订舱邮件通知，负责联系货代租船订舱并确认运价。 与业务员和跟单员沟通，确定工厂完货时间，并及时与货代联系（如有指定货代，就与指定货代联系；如没有指定货代，就联系我们自己的货代）定舱，了解截关和开船日期，及时拿到进仓通知，督促工厂按时将货物进仓。如是整柜出货，在比较好拖柜的价格后，确定最终的拖柜运送方式，并通知业务员和工厂准确装柜时间和进港箱单数据的填写。 对于业务员提供的订舱资料，如有不完整或是有疑问的地方，需及时向业务员提出，沟通并确认无误后方可订舱。如因单证人员疏
2、忽造成有误或是损失，所有的损失则由单证员个人承担；反之，则由业务员个人承担。 2、定舱确认后，根据要求准备报关所需单据并寄给货代，按照客人要求确认提单和制作客人清关所需的其他资料。 正常情况下，按照客人要求确认提单；但对于有特殊规定或是初次合作的客户，可以将提单确认件发给业务员，让其协助发给客户核对，确保提单内容的正确性。对于客户要求的其他所需的清关文件，操作也是如此。 3、船开以后，要催促货代及时将正本提单寄给我司。并在收到提单后及时发一份客人单据副本给业务员（也可以让货代在寄出前先扫描一份给我们），以便业务员可以及时催促客户支付货款。4、负责货代开具运费发票的核对和付款工作。 5、确认收到
3、客户所有货款后，把全套清关用文件给业务员安排寄给客户；如是信用证交单，在收到货代寄出正本提单后，把全套单据交给银行。 信用证制单和所需的文件，需要全部按照信用证的要求来操作。如有问题，应在收到国外开立信用证三天之内反馈给业务员，让业务员及时与客户沟通，并做出正确的判断。如是因为工厂交期需要延期，而且可能会超出信用证的最晚交期，需 至少在信用证最晚交期前10天提醒业务员，并协助业务员与客户沟通更改信用证，以确保我们的利益。单证部人员工作需谨慎，对待本职工作不得有任何的推委，审核单据一定要仔细，不能有任何的疏忽和失误，否则将有可能给公司带来巨大损失。如是个人疏忽或是不细心造成的失误，所有的损失由个
4、人全部承担；如是需要多个部门共同完成的，将追究相关人员的责任，承担相应的损失。 6、出货后40天，及时向货代索取报关单、场站收据等单据，及时交给财务部，以便于退税。同时，负责退税单据的备案整理工作（出口货物明细表，收购合同，提单复印件，场站收据复印件等），并将上述单证交给财务部门。 为了确保所有单据的有效性、合法性、真实性，收购合同原则上要求提供最初的实际工厂合同（即业务员下单给工厂的合同），特殊情况我们再单据做一份合同给工厂协助填好并加盖公章寄回。 要求提供的原始合同，请相关的业务员负责与工厂联系，并要求工厂加盖公章，在开具增票时一同寄回。 7、与财务部沟通，并根据要求开立五联发票。 8、负
5、责银行付款的支付、现金的报销和工厂通知开票工作。 9、负责领导临时交办的其他工作。 附：1、岗位绩效考核（自评）。 对于具体工作及相应的表格要求请按如下时间执行： 1、工作周报 在工作周报内，记录的是出货计划和跟进情况。工作周报每周五交给fanny。如没有及时交，每次需扣10元；如果只是为了应付，随意简单的写每次扣5元。2、出运清单 这是针对实际出运的汇总，以及收到工厂开具增票和是否支付货款的记录。出运清单每周五下班之前交给fanny。如没有及时交，每次需扣10元。 3、银行清单和现金清单 这是针对银行和现金进出账的登记记录。银行清单和现金清单每周五下班之前交给fanny。如没有及时交，每次需
6、扣10元。4、自评 这是给大家针对自己的工作、配合、积极主动性等方面做的一个自我评分，这个表格每周五 下班之前交给fanny。如没有及时交，每次需扣10元。5、工作计划 在工作计划内，主要是计划当周需要做或计划要做的工作，帮助大家合理利用时间，避免盲目或不知该干什么在耗费时间，也避免处于被动的状态。到周五写工作总结的时候也可以针对计划完成的工作进行总结。工作计划每周一中午午饭前交给fanny。如没有及时交，每次需扣10元。6、其它 我们应按岗位要求，确保按质、按量、及时高效的完成工作。请大家自觉遵守，如未按照规定，需做如下处罚： 邮件未及时回复扣10元； 进仓通知或是拖柜时间未及时通知工厂，或
7、是漏发给工厂，导致工厂来查问，扣10元； 上周拖拉未做工作，每件扣款10元；（每周一需将上周开具的机打发票明细报送文件发给财务，没有开具发票也需要发，确保财务可以及时报税） 关于我们的快乐基金，请大家注意，以后不再重复。凡是需要缴纳的快乐基金，需当天完成，不要给统计工作带来麻烦。如果是延迟不交到月底统一扣款的，按照双倍扣款处理。 个人的办公桌位臵及堆放样品间区域的个人样品等，必须在当天下班前整理干净，如遇特殊情况（当天加班到晚上九十点），可于次日早上九点前收拾干净。否则，按照制定的规章制度处罚，罚款5元；经提醒一次仍不及时整理干净，需扣2分。 为了维护公司形象和提倡文明用语，收到投诉者，扣1分
8、。 发扬团队精神，提倡互帮互助，但前提必须保证个人的工作及时完成，且不能以聊天扎堆的形式在工作。否则需扣1分。 工作期间外出办事，一个人独立能完成的指派一个人去完成；如果需要2人以上共同完成，需要提出申请；否则，擅自工作期间出去者，扣2分，同时扣除外出时间的工资。 为了更好的统计快递费用和对应的信息资料，所有寄出的快递需要写申请单，如果没有写，一次扣1分；同时还需要协助行政部同事做好补登记录。 公司下达的工作任务需由团队来合作完成的，应确保完成；如未完成，队员扣1分，队长扣2分。 公司鼓励工作应积极向上，勇于主动承担责任，带领大家进步和分享的行为。每次组织一个主题，对于主动承担责任，自告奋勇成
9、为带领人，并最终确认为带领人的员工，每次可以加2分；如是被动的推选为带领人或者被指派为带领人，每次可以加1分；实施主题活动中，如按照既定的目标完成任务，领队人每次可以加2分，其余积极配合的人员每人加1分；如未完成既定的任务，领队人每次需扣2分，不积极配合的人员每人扣1分。对于自己应该承担的责任，却推卸责任，需扣2分。 外贸单证员岗位职责说明书 岗位名称：单证员所在部门：业务部 直接上级：业务部经理业务代理人：无 直接下级：无代理权限：无 职位描述 负责公司进出口合同的核销归档工作及外汇核销归档工作，协助公司进出口合同的申报工作，负责公司进出口商品出货对账工作。 职责与内容 1、负责公司进出口商
10、品相关合同的核销归档工作及外汇核销归档工作 （1）负责公司商品相关合同、外汇台帐的建立及记录。 （2）负责相关单据及海关单证的保管及文书处理 （3）负责相关合同的平衡测算及业务处理 （4）负责根据业务要求制作、审核各种外贸单证 （5）负责外贸进出口货物的运输、报送等物流工作 2、协助公司进出口合同的申报工作 （1）配合相关部门进出口合同申报资料的提供 （2）协助财务部门相关合同执行的税务处理 （3）配合相关部门对境外政府机构的工作关系协调 3、负责公司进出口商品出货对账工作 （1）负责公司商品出货手续的办理及商品工作的安排 （2）配合业务人员涉外事务的处理 （3）负责广化寺商品出货运输安排及跟
11、进 工作权限 1、外贸工作规划参与权 2、市场推广方案、调研方案参与权 3、选择货代、船务公司的建议权 4、其他经经理批准赋予的权限 协作关系 内部协作关系：本部门及相关部门 外部协作关系：各政府机关、海关、运输等部门 单证员职责： 1.做好基本资料归档工作，要求对客户资料、报价单、订单合同（包含出口合同下的一切单据备份）进行清晰的分类，作为后来做客户跟踪、查询、统计的有效资料； 2.配合业务组缮制和准备相关出口单据：出口报关单、代理报关委托书、核销单、产地证、保险单、发票、装箱单、质检单、船证明、提单、汇票、银行交单申请书等必备单据； 3.及时跟踪已完成订单的银行结汇情况，反馈给业务组；已结
12、汇的订单，及时取得水单等相关单据交财务部签收进行出口核销和退税工作，如有支付国外佣金的订单，还要进行佣金的支付工作； 4.协助业务组处理相关办公室工作，如：业务组人员不在接听电话留口讯，接发传真，叮嘱发货，邮寄样品，查询等工作。 * 岗位名称 单证储运 岗位编号 所在部门 国贸部 岗位分析日期 2004年10月 8 g% q.u9 p1 a9 n.u.x7 u# p 直接上级 国贸部经理 职务代理人 无(v6 v8 j!8 q/ i y0 w 直接下级 无 代理权限 无 g n2 ): y/ o 职 位 描 述 负责公司进出口合同的核销归档工作及外汇核销归档工作，协助公司进出口合同的申报工作，
13、负责公司进出口商品出货对帐工作。 职责与任务 一、职责表述： 负责公司进出口合同的核销归档工作及外汇核销归档工作 工作任务： 1、负责公司商品相关合同、外汇台帐的建立及记录。2、负责相关单据及海关单证的保管及文书处理。3、负责相关合同的平衡测算及关务处理。4、负责根据业务要求制作、审核各种外贸单证。5、负责外贸进出口货物的运输、报送等物流工作。 二、职责表述：协助公司进出口合同的申报工作 工作任务：1、配合相关部门进出口合同申报资料的提供。2、协助财务部门相关合同执行的税务处理。3、配合相关部门对外政府机构的工作关系协调。 三、职责表述：负责公司进出口商品出货对帐工作 工作任务： 1、负责公司
14、商品出货手续的办理及商控工作的安排。2、配合业务人员涉外事务的处理。3、负责公司商品出货运输安排及跟进。 五、职责表述： 其它 工作任务：其它国贸部经理交办事项 工 作 权 限 1、外贸工作规划参与权 2、市场推广方案、调研方案参与权 3、选择货运、船务公司的建议权 4、其它经部门经理批准赋予的权限 协 作 关 系 内部协调关系： 本部门及相关各部门 外部协调关系： 各政府机关、海关、运输等部门 任 职 资 格 教育水平：中专及以上学历专业：国际贸易、管理和其他相关专业经验：5年以上工作经验，2年以上本行业或相近行业营销管理经历培训经历：单证员培训、公共关系培训知识：精通海 关事务处理流程，通晓国际贸易、公共关系、法律等知识。技能技巧：熟练使用word,excel等办公软件和单证员资格证，具备基本的网络知识，具备熟练的英语应用及对话能力个人素质：具有判断与决策能力、人际交往能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力 考 核 指 标 kpi指标：合同申报及资料的准确及时性、合同用料核销的平衡、商检合格率及货运协调性。边际指标：预算控制情况、部门合作满意度 能力指标：判断与决策能力、人际能力、沟通能力、
