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1、2024年公司文件管理制度(通用)公司文件管理制度1一、总则第一条、为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据有关规定，结合企业实际情况，特制订本制度。第二条、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文、同级函、电、来文、企业上报下发的各种文件、资料。二、收文的管理第三条、公文的签收1、凡接收公文均由秘书登记签收后分别转交相关部门，在签收和拆封时，秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。2、对政府部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告有关部门，
2、并登记差错文件的文号。第四条、公文的阅批与分转1、凡正式文件均需由秘书根据文件内容和性质阅签后分送承办部门阅办，重要文件应呈送总经理亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。2、一般函、电单据等，由秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。3、为加速文件运转，秘书应在当天或第二天将文件送到总经理办公室，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天。第五条、文件的传阅与催办1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人阅看。对尚未传达的文
3、件不得向外泄露内容。2、阅读文件应抓紧时间，当天阅读完后应在下班前将文件交秘书处，阅批文件一般不得超过两天，阅后签名以示负责。如有总经理“批示”、“拟办意见”，秘书应责成有关部门和人员按文件所提要求和总经理批示办理有关事宜。3、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。4、文件阅完后应送交秘书，切忌横传。5、行政秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放或分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得秘书同意予以复印或摘抄，原件应及时周转归档。三、文件借阅和清退第六条、各部门有关人员因工作
4、需要借阅一般文件，需经本部门主管签写便条，对有密级的文件须秘书同意后方可借阅。第七条、借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾画等。第八条、各部门应具体指定责任心强的主管负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。四、文件的立卷与归档第九条、文件的归档范围凡下列文件统一由行政秘书归档：1、企业领导发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和经营工作的各类计划、统计、季度、年度报表等。2、各种专业例会记录。3、企业召开重要会议所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等。4、有保存价值的客户资料及处理结
5、果。5、企业日志和大事记。第十条、立卷要求1、文件的立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。五、文件的销毁第十一条、对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，秘书应定期清理造册并按行政有关规定，办理申请销毁手续。六、附则第十二条、本制度解释权归行政部。第十三条、本制度自公布之日起执行。公司文件管理制度21目的规范分公司档案资料的管理工作。2适用范围适用于分公司所有档案资料的管理工作。3职责3.1
6、行政部负责分公司的文件、资料的打印、归类、发放及登记工作,并保存分公司在管理服务活动中形成的各类档案。3.2各部门负责管理本部门在管理服务活动中形成的各类档案。3.3分公司总经理负责上报分公司文件、对外公开文件的发放审批工作。3.4分公司总经理负责审批已过保存期档案资料的销毁工作。4实施程序4.1归档保存的文件4.1.1分公司在管理服务或公务活动中形成的工作计划、外来文件、报告、质量记录及与工作有关的图表、统计资料等。4.1.2在工作中形成的图纸、操作说明书等技术档案。4.1.3在专门业务活动中形成的.各种档案,如:会议纪要、声像档案、工作记录等专项档案。4.2文件、资料归档的要求。4.2.1
7、归档的文件资料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家标准。4.2.2归档的文件材料要完整齐全。4.2.3每类建设工程竣工必须有兼职资料档案管理员参加,对其文件材料(含有关图纸等)完整性、准确性、系统性进行鉴定和验收。4.2.4保持归档文件材料之间的历史联系,并进行科学分类、立卷和编号。4.2.5案卷题名应确切反映卷内文件内容,并区分保管期限。4.3档案资料的保管。4.3.1所有档案资料均由资料管理员管理。4.3.2存放档案必须有专用柜架,在排列上架时,应按照类别和保管部门的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。4.3.3底图除修改、送晒外,不得外借。修改后的底图入库时,要认真检查
8、其修改、补充情况,并在档案资料盒内的面层上注明修改情况。4.3.4存入胶片、照片、录像带、软盘、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒,按编号顺序排列在胶片柜或防火资料柜内。必要时采取复制、拷贝。4.3.5每年一季度,对上一年度的各种资料档案进行归档,并对库藏档案进行清理核对和质量检查工作,做到完好、齐全。对破损或载体变质档案,要及时进行修补和复制,发现档案发霉或虫害要及时消杀。4.3.6档案资料柜需做好防盗等设施。4.3.7质量记录保存期为二年。4.4档案资料借阅管理。4.4.1分公司所有人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。4.4.2分公司员工查阅档案资料,必须办理登记手续。4.4.3在借阅档
9、案资料时,应做到以下几点:4.4.3.1按规定办理登记手续,定期归还;4.4.3.2要爱护档案资料,不得丢失;4.4.3.3所借档案不得随意折叠和拆散,不得对档案随意更改、涂写;4.4.4借出和归还档案时,应办理清点手续,由资料档案员和借阅者当面核对清楚。4.4.5档案如有丢失、损坏或泄密,要立即追究当事者责任。4.4.6调离或辞职的人员,必须办理文档移交后方可办理调离手续。4.5档案鉴定和销毁4.5.1档案鉴定工作由档案鉴定小组负责进行,鉴定小组由分公司总经理、各部门经理、资料档案员和有关业务管理人员组成,日常的鉴定工作由行政部资料档案员负责。4.5.2档案鉴定小组的任务:4.5.2.1负责
10、制订档案保管期限表;4.5.2.2对到期档案提出存、毁意见。4.5.3确定保管期限原则4.5.3.1对有长远利用价值(如技术图纸、操作说明书等),并能反映分公司职能活动和历史面貌的档案应永久保存。4.5.3.2凡是在一定时间有利用价值的档案分别为长期或短期保存。4.5.4鉴定工作应该每年进行一次,由资料管理员在每年1月初提出。4.5.5鉴定中发现档案不准确、不完整,应及时责成有关人员负责修改和补充。4.5.6销毁档案的程序包括:4.5.6.1鉴定小组应列出需销毁档案的清单和撰写销毁报告分公司总经理审批,销毁清单及报告要保存。4.5.6.2档案销毁时,由行政部经理进行监销并在销毁清册上签名。4.
11、5.7销毁档案资料时,要严格执行保密规定,对在销毁档案过程中出现失密或对分公司造成损失的,将根据有关规定进行处理。5相关文件和质量记录表格5.1档案管理制度5.2保密规定5.3文件发放登记表5.4文件借阅登记表公司文件管理制度3第一条 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据区建设局关于文书处理的有关规定，结合我单的实际情况，特制订本制度。第二条 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件、资料。第三条 按照党政分工的原则，本单位各类文件(党支部和行政)统一由办公室归口管理。(二)收文的管理第四条 公文的签收1.单
12、位所有文件(除领导订启的外)均由收发员(文书)登记签收、拆封(由上级或邮电局机要通讯员直送的机要文件除外)。在签收和拆封时，收发员(文书)需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因。2.对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。第五条 公文的编号保管1. 收发员(文书) 拆封和签收后应及时附上文件处理传阅单，作分类登记编号、保管。2.本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收发员(文书)进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。第六条 公文的阅批与分转1.凡正式文件均需由办公室主任(或副
13、主任)根据文件内容和性质阅签后，由收发员(文书)分送领导和承办部门阅办，重要文件或急作应立刻呈送领导(或分管领导)阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。2.一般性质的函、电、单据等，可由办公室直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同各单位联系后再分转处理。3.为加速文件运转，收发员(文书)应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。第七条 文件的传阅与催办。1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向
14、外泄露内容。2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交收发员(文书)，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导批示、拟办意见办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。4.文件阅完后，应交收发员(文书)，切忌横传。5.办公室对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。6.按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由办公室通知到单位阅文。(三)发文的管理第八条 发文的规定1.单位上报下发正式文件的.权力分别集中党支部和行政办公室，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。2.各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党支部、行政办公室提出发文申请，并将文件底稿分别交党支部、行政办公室审核。党支部、行政办公室同意发文，方可按党、政机构设置与业务分工统一归口以党字、政字发文。群众团体文件由党支部批转。3.对单位影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，须经领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。第九
