《EXCEL数据处理第06章课件》由会员分享，可在线阅读，更多相关《EXCEL数据处理第06章课件（25页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、第第 6 6 章章数据的排序与筛选数据的排序与筛选EXCEL数据处理电子教案1EXCEL数据处理-第06章【本章知识点】nExcel数据库表格样式与特点数据库表格样式与特点nExcel数据库功能及其局限性数据库功能及其局限性nExcel中多关键字的排序操作中多关键字的排序操作n定义自定义排序次序定义自定义排序次序n三个排序函数的应用三个排序函数的应用n自动筛选的功能实现自动筛选的功能实现n高级筛选及条件区域设置高级筛选及条件区域设置EXCEL数据处理电子教案2EXCEL数据处理-第06章本章目录6.1 EXCEL数据库表格及其功能说明6.2数据的排序6.3数据排序操作的应用技巧6.4数据的筛选
2、小结习题EXCEL数据处理电子教案3EXCEL数据处理-第06章6.1 数据库表格及其功能n所谓数据库就是与特定主题和目标相联系的信息集合。n在Excel中，可以用非常简便的方法，快速创建与其它数据库管理系统建立的类似关系性数据库表格，并可对这种数据库表格进行数据排序、筛选、数据透视、汇总分析等数据处理和数据分析操作。EXCEL数据处理电子教案4EXCEL数据处理-第06章6.1.1 Excel数据库表格样式及其特点Excel中的数据库实际上就是工作表中的一个二维表。EXCEL数据处理电子教案5EXCEL数据处理-第06章6.1.2 Excel数据库表格遵循的准则在建立和使用Excel数据库表
3、格时，用户必须遵循以下的基本准则： （1） 一个数据库最好单独占据一个工作表，避免将多个数据库放到一个工作表上。（2）数据记录紧接在字段名下面，不要使用空白行将字段名和第一条记录数据分开。（3）避免在数据库中间放置空白行或空白列，任意两行的内容不能完全相同。（4）避免将关键数据放到数据库左右两侧，防止数据筛选时这些数据被隐藏。（5）字段名的字体、对齐方式、格式、边框等样式，应当与其他数据的格式相区别。（6）条件区域不要放在数据库的数据区域下方。因为用记录单添加数据时，Excel会在原数据库的下边添加数据记录，如果数据库的下边非空，就不能利用记录单添加数据。EXCEL数据处理电子教案6EXCEL
4、数据处理-第06章6.1.3 Excel的数据库功能及其局限性n应用Excel数据库表格，可以进行简单的数据组织和管理工作，比如排序、筛选、分类、汇总、查询、数据透视等操作。在数据量不大，数据种类不多，企业规模不大时，用Excel进行数据的组织和管理功能会给数据处理工作带来许多方便，它能简化工作步骤，提高工作效率。n另外，Excel具有相当强大的数据计算功能，提供了许多有用的函数和数据分析工具，如财务函数、统计函数、图表分析等，这些功能恰好是某些专业数据库较弱的地方。n然而，Excel并不能取代真正意义上的数据库系统，也不能用于建立较为复杂的管理信息系统。在数据量很大，数据的种类较多，数据的关
5、系比较复杂时，用户用它来建立数据库管理信息系统时，很难处理好数据之间的各种关系。 EXCEL数据处理电子教案7EXCEL数据处理-第06章6.2数据的排序6.2.1 排序的规则排序有升序或降序两种方式。所谓升序就是按从小到大的顺序排列，降序反之。排序时，必须首先确定排序的依据。以按升序排序为例， Excel 使用如下排序规则：（1）数字按从最小的负数到最大的正数排序；（2）字母按照英文字母AZ和az的先后顺序排序。（3）在对文本进行排序时，Excel 从左到右一个字符一个字符地进行排序比较。（4）特殊符号以及包含数字的文本，升序按如下排列：09（空格） ! # $ % & ( ) * , .
6、/ : ; ? _ | + AZ az（5）在逻辑值中，FALSE （相当于0）排在 TRUE （相当于1）之前；（6）所有错误值的优先级等效；（7）空格总是排在最后；（8）汉字的排序可以按笔画，也可按汉语拼音的字典顺序。EXCEL数据处理电子教案8EXCEL数据处理-第06章6.2.2 采用工具按钮法对单个数字关键字段排序n按单个关键字排序就是根据数据表中某一列的内容进行排序，包括“升序”和“降序”两种方式。n其功能实现的最好方法就是采用工具按钮法，操作时，只要将光标置于待排序的列中；然后单击常用工具栏上“升序”按钮或“降序”按钮即可。n说明：说明：按某一列数据作为关键字排序时，只需单击该列
7、中任一单元格，而不用全选该列数据。这样排序之后，主要关键字所在的列数据是按照顺序排列的，每条记录的内容全部都按照关键字的顺序而调整；而当操作者全选该列数据时，本列顺序虽然可以按照要求进行了排列，但其余各列的内容会保持不动，这将造成“张冠李戴”的问题出现。EXCEL数据处理电子教案9EXCEL数据处理-第06章6.2.3 利用菜单法对汉字进行按笔画排序nExcel中对数据库中数据排序的第二种方法就是“菜单法”，操作时，选择 “数据”/“排序” 命令，然后在随之出现的对话框中进行选项设计即可。n汉字与数值不同，数值有大小可比，而汉字本身没有。为了处理的方便，人们按照一定的规则（按照字母顺序、按照笔
8、画顺序）确定汉字的“大小”次序。n默认为按照字母顺序，要想按照笔画顺序，可以在对话框中进行设置。EXCEL数据处理电子教案10EXCEL数据处理-第06章6.2.4 自定义次序排序n在管理实践中，有时数据处理需要进行的排序工作可能要求非常特殊，既不是按照数值的大小排序，也不是按照汉字的字母顺序或笔画顺序排序，而是按一种特殊次序进行排列。n这种例子并不少见，如常见的月份排序、星期排序、季度排序、日期排序，以及某些约定俗成的排序方式（如国务院下属各部委的约定排名，总是国防部、外交部在最前）。n自定义次序排序是通过设置“自定义序列”进行的。EXCEL数据处理电子教案11EXCEL数据处理-第06章6
9、.2.5 多关键字排序n所谓多关键字排序，就是对数据表中的数据按两个或两个以上的关键字段进行排序。进行多关键字的排序，可使数据在主要关键字段相同的情况下，再按次要关键字段排序；在主要关键字、次要关键字段都相同的情况下，数据仍可按第三关键字段有序。EXCEL数据处理电子教案12EXCEL数据处理-第06章6.3数据排序操作的应用技巧6.3.16.3.1实现排序后仍能快速返回原来的顺序实现排序后仍能快速返回原来的顺序实现排序后仍能快速返回原来的顺序实现排序后仍能快速返回原来的顺序n数据清单排序后，原来的数据顺序将被打乱，而有时候还想让它能够恢复到原来的顺序。对于该问题，如果是以下两种情况，还比较好
10、处理：n第一种情形：操作只是刚刚发生过，这很好办直接按下【Ctrl+Z】撤消操作即可；n第二种情形：如果原来的表格本身已经有了一个排序索引字段（如学号、职工编号，日期型数），只要按照原来那个排序索引字段再重新排序一次即可。n但是，如果不是上述两种情况，则需要采用引入辅助引入辅助引入辅助引入辅助列的方法列的方法列的方法列的方法通过以下步骤来实现。EXCEL数据处理电子教案13EXCEL数据处理-第06章6.3.2排序函数应用:RANK、LARGE和SMALL1 1 RANK RANK函数及其应用函数及其应用函数及其应用函数及其应用nRANK函数用来返回一个数值在一组数值中的排位，其语法格式为：
11、RANK(number,ref,order) n该函数共包括三个参数，其中：nNumber 为需要找到排位的数字；Ref 为包含一组数字的数组或引用； Order为一数字，指明排位的方式，为 0 或省略，按降序排列排位，不为零，按升序排列进行排位。2 2 LARGELARGE和和和和SMALLSMALL函数及其应用函数及其应用函数及其应用函数及其应用nLARGE函数和SMALL函数的功能分别是用来返回一个数据集中第k个最大值和第k个最小值，它们语法格式分别为： LARGE(array,k) 和和SMALL(array,k) 。EXCEL数据处理电子教案14EXCEL数据处理-第06章6.3.3
12、隐藏部分数据使其不参与排序n在Excel中，默认情况下排序都是针对数据区域中所有数据，但在实际数据处理中，有时不想让一些数据参与排序。n此时一种可行的方法就是先将不需要排序的数据行隐藏。n 数据隐藏是针对整行（或列）的，所以不要只选取包含有内容的数据区域。n说明：选取包括所有隐藏行的整个区域，然后单击右键菜单中的“取消隐藏”，则隐藏的所有行将一下次全部显示。EXCEL数据处理电子教案15EXCEL数据处理-第06章6.3.4使用数据排序法删除数据区域内的空行n有时候，处于数据分区显示或者错误操作等原因，数据区域中可能包含很多空行。这些空行的存在，会影响到对数据的分析。对这些空行如果一行一行地操
13、作，非常费时。n利用“数据排序时，空格总是排在最后”这一排序规则，则可以通过数据排序的方法删除数据区域中的所有空行，并且不打乱数据区域中各行数据的顺序。EXCEL数据处理电子教案16EXCEL数据处理-第06章6.4数据的筛选n当数据库表格制作好之后，有时还需要根据指定条件从众多数据中筛选特定的记录。nExcel中提供了两种筛选方法：“自动筛选”和“高级筛选”，它们可以将那些符合条件的记录显示在工作表中，而将其他不满足条件的记录隐藏起来；或者将筛选出来的记录送到指定位置存放，而原数据表不动。 EXCEL数据处理电子教案17EXCEL数据处理-第06章6.4.1自动筛选的操作n执行“数据”/“筛
14、选”/“自动筛选”命令，使“自动筛选”项为选中状态（打上对号），即可进行自动筛选。n在该菜单中，选择“升序排列”和“降序排列”，则筛选结果将按照指定顺序排列；选择具体学历名称，将只显示对应学历的记录；单击“全部”显示所有记录；单击“前10个”可以显示最高或最低的一些（默认10个，可以自行设置）记录。EXCEL数据处理电子教案18EXCEL数据处理-第06章6.4.2 高级筛选的操作n自动筛选非常方便，通过它可以实现以下的筛选操作：n对某一字段筛选出符合某特定值的记录单击需要筛选字段的筛选器箭头，从下拉菜单中直接选择某特定值即可。n对同一字段进行“与”运算和“或”运算单击需要筛选字段的筛选器箭头
15、，从下拉菜单中选择“自定义”，在弹出对话框中进行设置即可。n对不同字段之间进行“与”运算只要通过多次进行自动筛选即可。n可以筛选出最大最小的若干个若干百分比）记录只要单击需要筛选字段的筛选器箭头，从下拉菜单中选择“前10个”即可。n但是，自动筛选无法实现多个字段之间的“或”运算，这时就需要使用高级筛选n要进行高级筛选，必须首先设置筛选条件区域。 EXCEL数据处理电子教案19EXCEL数据处理-第06章条件区域的设置实例及其图形化解释 EXCEL数据处理电子教案20EXCEL数据处理-第06章EXCEL数据处理电子教案21EXCEL数据处理-第06章6.4.3 将公式结果用于高级筛选的条件区域
16、n在高级筛选的条件区域中，可以将公式的计算结果作为条件使用。例如，找出成绩表中高于平均分的学生记录，找出工资表中高于或低于平均收入的职工档案，找出人员档案表中超过平均年龄10岁以上的人员的信息等。此时，因为平均成绩、平均收入和平均年龄都不是一个常数条件，它们全部都是需要根据工作表计算的结果。n在Excel中，可以创建计算条件的条件区域，用计算条件进行高级筛选。计算条件是包括任何测试而不是一个简单的字段名同常量相比较的条件。 EXCEL数据处理电子教案22EXCEL数据处理-第06章6.4.4 高级筛选时的注意事项（1）高级筛选必须指定一个条件区域，它可以与数据库表格在一张工作表上；也可以与数据
17、库表格不在一张工作表上。（2）条件区域中的字段名必须与数据库中的完全一样。（3）如果“条件区域”与数据库表格在一张工作表上，在筛选之前，最好把光标放置到数据库中某一单元格上。（4）执行“将筛选结果复制到其他位置”时，在“复制到”文本框中输入或选取将来要放置位置的左上角单元格即可，不要指定某区域。（5）条件区域可以定义多个条件，以便用来筛选符合多个条件的记录。 （6）在将公式结果作为条件进行高级筛选时，用作条件的公式必须使用相对引用；公式中的其他引用必须是绝对引用。（7）在高级筛选条件区域中都可以使用通配符“*”和“？”。EXCEL数据处理电子教案23EXCEL数据处理-第06章小小 结结n本章
18、介绍数据排序和筛选操作。熟练使用这些操作，可以方便地对Excel数据表中的数据进行重新组织和管理。nExcel可以进行单关键字排序，多关键字排序;甚至通过进行多次多关键字排序,还可以实现排序的关键字段突破 “排序”对话框给出的仅有三个条件的设置；另外，通过在 “排序选项”对话框中进行选择，可以实现对汉字按照笔画排序，通过设置“自定义序列”可以实现按照自己指定的特殊次序排序。n数据筛选可以从一个工作表中过滤出需要的数据，筛选分为高级筛选和自动筛选。n通过本章学习，读者应能熟练地掌握数据排序和筛选操作，特别要熟悉如何对中文姓名按照姓氏笔画排序，如何对超过3个关键字段的数据排序，如何进行高级筛选。EXCEL数据处理电子教案24EXCEL数据处理-第06章习习 题题1Excel中数据排序有哪两种方式？汉字排序的规则有哪些？2在Excel中，如何实现对会议代表名单数据库表格按照代表的姓氏笔画排序？3Excel的筛选方式有哪几种？ 自动筛选具有什么作用？4进行高级筛选时需要注意什么问题？ 5如何将公式结果用于高级筛选的条件区域？ 6上机自行将本章的所有实例操作一遍。711 上机练习习题 -具体要求详见教材和本书素材EXCEL数据处理电子教案25EXCEL数据处理-第06章
