财务处关于借款和报销的具体规定

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1、关于关于财务报账的的相关相关规定定 2017.10.17中国科学院南海海洋研究所中国科学院南海海洋研究所资产财务处一、发票的注意事项一、发票的注意事项二、二、财务报账流程财务报账流程三、借款与报销的具体要求三、借款与报销的具体要求四、四、资产业务资产业务(1)可接收正可接收正规发票的种票的种类：国税增：国税增值税普通税普通发票、国税票、国税增增值税税专用用发票、国税通用（手工票、国税通用（手工/机打机打/定定额/税税务代代开）开）发票、国税印票、国税印发的行的行业或公司或公司专票等；地税票等；地税发票票2016年年8月月31日停用日停用(2)发票票应合法合合法合规，开具的抬，开具的抬头、时间、

2、内容、金、内容、金额、开票人填写开票人填写齐全明全明细(3)有注明有注明“付款付款单位位”的的发票，其抬票，其抬头均均应开具开具单位全位全称称 -“中国科学院南海海洋研究所中国科学院南海海洋研究所”(4)发票中收款票中收款单位盖的位盖的发票票专用章用章应清晰易辨清晰易辨一、发票的注意事项一、发票的注意事项(5)发票只能票只能报销发票票联，且不得涂改、挖，且不得涂改、挖补。发现发票票有有错误的，的，应由开出由开出单位重开或更正，更正位重开或更正，更正处加盖开加盖开出出单位位发票票专用章用章 (6)由于假由于假发票不予票不予报销，科研人，科研人员要学会辨要学会辨别发票真票真伪，避免个人造成不必要的

3、避免个人造成不必要的损失，失，发票真票真伪可登可登陆归属地属地的税的税务网站网站查询广广东省国家税省国家税务局的局的查询网址：网址：http:/portal.gd-n- 、收款方的、收款方的营业执照照或身份或身份证复印件，款复印件，款项需需经财务汇款到款到单位或个人位或个人(14)粘粘贴发票按不同票按不同费用分用分类、大小金、大小金额排序来排序来贴单，贴好的好的单据（包括据（包括A4纸大小的附件）粘大小的附件）粘贴折叠后不超出折叠后不超出报销面面单的范的范围(15)每每张发票背面需要票背面需要课题负责人和人和经办人人签字字(16)电子子发票需在票需在ARP网网报系系统中逐一中逐一录入入电子子发

4、票号票号码一、发票的注意事项一、发票的注意事项二、二、财务报账流程之特殊日子流程之特殊日子(1)每季度末每季度末15日日报销保健保健费，需，需经人事人事处审批批(2)每季度末每季度末15日日报销托儿托儿费，单职工工报销单月保教月保教费发票，每票，每张发票票报销金金额为30元元(3)每月每月25日日报销门诊医医疗费，当天停止其他，当天停止其他对外外业务(一一般每年的般每年的1-2月份，因月份，因财务部部门要年要年终结算，所以此期算，所以此期间暂停此停此业务），住院），住院费报销不受限不受限“25日日” PS:以上以上时间与法定与法定节假日冲突假日冲突时，报销时间顺延。延。(4)每月每月24日接收

5、出海相关日接收出海相关费用及用及补助助报销单，遇，遇节假日假日时提前至上一工作日。提前至上一工作日。(5)每周一、四每周一、四办理理课题项目到位目到位经费查询及入及入账二、二、财务报账流程之交流程之交单l登录登录ARPARP网上报销系统网上报销系统(https:/210.77.90.30/por/login_psw.csp?)(https:/210.77.90.30/por/login_psw.csp?)填写和打印借款、报销单，并网上填写和打印借款、报销单，并网上“提交财务提交财务”； 原则上财务原则上财务接收接收30003000元以上的报销单，请尽量合并提交元以上的报销单，请尽量合并提交l借

6、款单、报销单、发票和相关审批表需进行经手人借款单、报销单、发票和相关审批表需进行经手人/ /领款人、相领款人、相关业务权限审批人关业务权限审批人本人签字本人签字l工作日工作日上午上午1010点前点前，将整理好的单据和课题卡送至资产财务处报，将整理好的单据和课题卡送至资产财务处报账大厅的账大厅的新单接收篮新单接收篮排队候审（材料、固定资产需先提交资产部排队候审（材料、固定资产需先提交资产部门入库审核）门入库审核）l经会计审核，如通过经会计审核，如通过“票据查验票据查验- -打卡打卡- -网审网审”流程，查询网上报流程，查询网上报销单据状态为已审核的，单据则进入结算处理流程（见后页）。销单据状态为

7、已审核的，单据则进入结算处理流程（见后页）。l如单据状态一直为待审核，请自行到报账大厅查找有问题的单据，如单据状态一直为待审核，请自行到报账大厅查找有问题的单据，驳回修正后不需重新排队，可交原会计处理驳回修正后不需重新排队，可交原会计处理l新进人员可到报账大厅登记手机信息，以便接收财务业务短信新进人员可到报账大厅登记手机信息，以便接收财务业务短信二、二、财务报账流程之流程之结算方式及算方式及ARP处理理 结算处理方式可查阅所网结算处理方式可查阅所网财务模块财务模块财务报账结算等重要事财务报账结算等重要事项说明的通知项说明的通知报销现金报销现金特别说明：特别说明：一般通过网银划转银行卡方式结算，

8、一般通过网银划转银行卡方式结算，不区分课题经费来源，报销不区分课题经费来源，报销现金的单据务必统一按下述操作。现金的单据务必统一按下述操作。 “结算方式结算方式”栏目统一选择为栏目统一选择为 支票支票 ； “账户名账户名”栏目准确填写栏目准确填写 收款人名字收款人名字 ； “单位账号单位账号”栏目准确无误填写栏目准确无误填写 中行公务卡卡号中行公务卡卡号 或或 收款人收款人银行储蓄卡号银行储蓄卡号 提醒提醒: :不要填写不要填写【银行卡号银行卡号】栏目，避免卡号屏蔽，无法汇栏目，避免卡号屏蔽，无法汇款将款将 视为有问题单据退回重新排队视为有问题单据退回重新排队 “开户行开户行”栏目填写栏目填写

9、 XXXX银行银行XXXXXXXX网点网点 公务卡财务还款公务卡财务还款 “结算方式结算方式”栏目统一选择为栏目统一选择为 公务卡公务卡 ； “账户名账户名”栏目准确填写栏目准确填写 刷卡人名字刷卡人名字 ； “银行卡号银行卡号”栏目填写栏目填写 公务卡卡号公务卡卡号 提醒：由于系统自动屏蔽部分卡号，财务还款按照提醒：由于系统自动屏蔽部分卡号，财务还款按照公务卡公务卡POSPOS单报单报 销明细表销明细表填写一致的完整公务卡号汇款；填写一致的完整公务卡号汇款； “开户行开户行”栏目填写栏目填写 XXXX银行银行 特别说明：特别说明：国家级项目刷了公务卡的款项，必须经由财务划转入公务卡；国家级项

10、目刷了公务卡的款项，必须经由财务划转入公务卡；其他项目其他项目若已自行还款，无需财务汇款至公务卡的报销单应选择若已自行还款，无需财务汇款至公务卡的报销单应选择“支票支票”的结算方式的结算方式差旅报销单差旅报销单的结算方式处理方法的结算方式处理方法： 既有公务卡结算、报销现金又有转账机票代理商，填单时转账代理商填既有公务卡结算、报销现金又有转账机票代理商，填单时转账代理商填 写一行写一行“汇款汇款”结算方式，剩余公务卡和报销现金部分合并金额填写一行结算方式，剩余公务卡和报销现金部分合并金额填写一行“公务卡公务卡”结算方式。（结算方式。（使用院经费卡本并刷的是使用院经费卡本并刷的是建行公务卡建行公

11、务卡，结算方式，结算方式可可不遵循此方法）不遵循此方法）二、二、财务报账流程之流程之结算方式及算方式及ARP处理理单位转账单位转账 “结算方式结算方式”栏目统一选择为栏目统一选择为 汇款汇款 ； “账户名账户名”栏目准确填写栏目准确填写 采购或服务单位全称采购或服务单位全称 ； “单位账号单位账号”栏目准确无误填写栏目准确无误填写 采购或服务单位银行账号采购或服务单位银行账号 “开户行开户行”栏目填写栏目填写 XXXX银行银行XXXXXXXX网点网点 特别说明：单位转账报销单除非不可抗因素，请不要与报销现金混合特别说明：单位转账报销单除非不可抗因素，请不要与报销现金混合 做单；尽量避免一个报销

12、单超过五个单位的转账做单；尽量避免一个报销单超过五个单位的转账现金结算现金结算 一般情况下结算均通过网银方式汇入银行卡，一般情况下结算均通过网银方式汇入银行卡，可查询网审状态，如显可查询网审状态，如显示示 则可到出纳处领现。原则上两百元则可到出纳处领现。原则上两百元以下才领取现金，如遇特殊情况请与出纳协商提现。以下才领取现金，如遇特殊情况请与出纳协商提现。二、二、财务报账流程之流程之结算方式及算方式及ARP处理理二、二、财务报账流程之流程之业务审批批（1 1）经办人填单后由课题负责人与学科组长审批；）经办人填单后由课题负责人与学科组长审批；学科组长本人、无学科组人员的业务由所在业务部学科组长本

13、人、无学科组人员的业务由所在业务部门审批；门审批；（2 2）管理部门审批；）管理部门审批；（3 3）财务审核；）财务审核；（4 4）需所领导审批的事项在完成业务部门、）需所领导审批的事项在完成业务部门、 管理部管理部门审核后，由资产财务处统一送呈所领导审批。门审核后，由资产财务处统一送呈所领导审批。 备注：具体权限审批规定见文件备注：具体权限审批规定见文件项目经费审批流程项目经费审批流程及审批权限管理规定（试行）及审批权限管理规定（试行） 借款借款报销业务审批批权限限规定定简表表本本PPT提及的表格可从海洋所网提及的表格可从海洋所网资产财务处模模块自行下自行下载，填表，填表时间务必早于必早于业

14、务发生生时间一般科研业务一般科研业务外拨经费外拨经费设备购置设备购置材料采购材料采购小型基建维修小型基建维修业务部门 （含室、中心）招待、会议费必批必批管理部门 （含科规、院地处） 1万 或会议、租车船、劳务、外事、无线网络费必批必批 1千 仪器部门主批 2千 仪器部门主批基建部门主批分管所领导5万 10万10万5万1万财务所领导30万30万50万10万3万所长50万50万80万20万10万*填写填写报销单前，前，请先核先核实准准备报销的的课题经费任任务书是否有具体是否有具体预算，如有算，如有预算的，算的，务必按照必按照预算中列明的算中列明的类别及金及金额执行行预算，避免算，避免项目目结题决算

15、决算时出出现超支超支问题无法通无法通过验收。收。三、借款与三、借款与报销的具体要求的具体要求借款借款业务的具体要求填的具体要求填报方式方式按照借款方式分按照借款方式分为：l通通过网上网上报销ARP系系统填写的金填写的金额已知已知定定额借款借款单l手工填写的定手工填写的定额借款借款单（适用于网上（适用于网上报销系系统暂停使用的停使用的紧急借款和所内人急借款和所内人员住院住院费借借款）款）借款借款业务的具体要求的具体要求 ARP借款借款类别借款借款类别按照借款具体用途分按照借款具体用途分为：1、材料、材料费借款借款2、设备采采购借款借款3、会、会议费借款借款 4、差旅、差旅费借款（国内、国外差旅借

16、款（国内、国外差旅费及及签证费）5、办公公费借款借款 6、外、外拨协作作费借款借款 7、维修改造修改造费借款借款 8、版面、版面费借款借款 9、住院、住院费借款借款10、其他借款、其他借款借款借款业务的具体要求的具体要求 ARP借款借款单填写填写借款借款单填写的具体填写的具体规定：定：1、借款事由、借款事由请填写清楚明晰，填写清楚明晰，应考考虑冲冲销借款借款时的的报销内容与借款内容与借款类别相一致，事由可填写：相一致，事由可填写： “某某某某”借借“相关用途相关用途”费2、借款金、借款金额填写准确填写准确3、借款、借款类别选择与用途相匹配的种与用途相匹配的种类4、子、子课题号号选择课题卡本上卡

17、本上标注的注的10位位ARP号，若无号，若无ARP号号则选代代码为“0000000000”、名称、名称“*”“*”5、审批人、批人、经手人手人签名完整，不可自己名完整，不可自己审批自己批自己借款借款业务的具体要求的具体要求 ARP借款借款单填写填写借款借款单填写的具体填写的具体规定：定：6、支付方式、支付方式选择正确（正确（汇款、支票、款、支票、现金等）金等）7、若支付方式、若支付方式为汇款，收款人款，收款人账户名（全称）、开名（全称）、开户行行名称、名称、银行行账号号应填写准确，另需附上填写准确，另需附上账户信息的核信息的核对资料（要求料（要求电脑打印打印纸质件），以保件），以保证汇款的准确

18、款的准确性。性。8、借款、借款单填写完整并保存成功后填写完整并保存成功后应点点击“提交提交财务”待待审借款借款业务的具体要求的具体要求附件附件9、特殊用途的借款、特殊用途的借款处理：理：万元万元以上材料以上材料费，附，附协议和和低低值易耗品材料申易耗品材料申购审批表批表万元以上万元以上设备附附协议，如超，如超5万万元的元的设备另附另附5万万元元仪器申器申购审批表批表差旅差旅费，附差旅，附差旅审批表批表出海出海业务，附出海，附出海备案表案表会会议费，附会，附会议审批表批表外外拨协作作费，附，附经费转拨审批表、批表、经费任任务书或或协议（内容要包括：封面、金（内容要包括：封面、金额、参与、参与单位

19、盖章位盖章页）借款借款业务的具体要求的具体要求 借款手工借款手工单填写填写填写的具体填写的具体规定：定：l1、需填写、需填写收支通用收支通用单和和借款借款单l2、日期用阿拉伯数字准确填写、日期用阿拉伯数字准确填写l3、借款内容摘要填写清楚明晰、借款内容摘要填写清楚明晰l4、借款金、借款金额大小写必大小写必须一致，大写一致，大写书写参照如下：写参照如下：壹壹贰叁肆伍肆伍陆柒捌玖拾佰仟万，小写柒捌玖拾佰仟万，小写为“￥”后面后面加阿拉伯数字，不用写加阿拉伯数字，不用写“元元”字，如￥字，如￥30,000.00l5、借款人（必、借款人（必须为所内在所内在编人人员并并标明明ARP编号）号）、审批人批人

20、签名完整名完整l6、付款方式勾、付款方式勾选正确（付正确（付现金、金、银行支付等）行支付等）报销业务的具体要求的具体要求ARP网上网上报销单类别按照按照报销具体用途分具体用途分为： 1、差旅、差旅费报销单 2、普通、普通报销单、材料消耗品、材料消耗品费报销单 3、固定、固定资产报销单 报销业务的具体要求差旅的具体要求差旅单注意事注意事项1、差旅、差旅费报销单之一之一l差旅差旅费实行事前行事前审批，出差前需填批，出差前需填国内差旅事前国内差旅事前审批表批表l差旅差旅费报销单只填只填报国内差旅国内差旅费l报销单事由可填写事由可填写“某人某人”报“*“*地点地点”开会开会/培培训/项目目调查等差旅等

21、差旅费l填写填写单据据张数数应与所附与所附报销单据据张数一致数一致l往返票据必往返票据必须齐全，填写的往返起止全，填写的往返起止时间应与与报销凭凭据相符据相符报销业务的具体要求差旅的具体要求差旅单注意事注意事项1、差旅、差旅费报销单之一之一l同一次差旅填同一次差旅填报一行一行单据行，同行几人出差可在据行，同行几人出差可在“出出差人差人”框内注明出差人名，不同次的差旅框内注明出差人名，不同次的差旅发票不能混票不能混合合贴单l学科学科组长或无学科或无学科组科研人科研人员报销自己的旅自己的旅费的（如的（如机票、火机票、火车票的旅客姓名票的旅客姓名为本人），本人），报销单须经研究研究室室负责人或人或职

22、能部能部门负责人人审批批l人人员级别为中中级及以下人及以下人员乘坐乘坐飞机机须在在国内差旅国内差旅事前事前审批表批表中中“中初中初级人人员乘坐乘坐飞机申机申请”栏目目经学科学科组长/部部门负责人人审批同意批同意报销业务的具体要求差旅的具体要求差旅单注意事注意事项1、差旅、差旅费报销单之二之二“交通交通费”包含城市包含城市间飞机票、火机票、火车票、客运汽票、客运汽车票票（1）乘坐）乘坐飞机必机必须政府采政府采购飞机票并刷公机票并刷公务卡或卡或汇款，款，电子客子客票背面粘票背面粘贴该次航班的登次航班的登记牌，政府采牌，政府采购细节可参考所网通可参考所网通知知（2）报销交通包干交通包干费用（用（ 8

23、0元元/人人/天），如乘坐天），如乘坐飞机的，出差机的，出差人人员可凭票可凭票报销的士票，但不再重复的士票，但不再重复发放当天的市内交通包放当天的市内交通包干干费用用（3）每）每张机票只可匹配机票只可匹配报销一次一次该航班的意外保航班的意外保险单（金（金额30元及以下）元及以下）（4）客运汽）客运汽车票票(IC专用乘用乘车凭凭证不作不作报销凭凭证)背面背面应出差人出差人本人本人签名名报销业务的具体要求差旅的具体要求差旅单注意事注意事项1、差旅、差旅费报销单之三之三l“住宿住宿费”每晚每晚标准准请参考所网参考所网财务模模块中中中央中央和国家机关工作人和国家机关工作人员赴地方差旅住宿赴地方差旅住宿

24、费标准明准明细表表的不同的不同级别不同地点相不同地点相应标准准执行行l市内交通包干市内交通包干费用用标准（准（ 80元元/人人/天）天）l伙食伙食补助助标准（准（100元元/人人/天）天）l差旅中的会差旅中的会务费、会、会议注册注册费填入填入杂费，超，超过千元千元应对公公转账或刷公或刷公务卡，卡，报销时需附上会需附上会议通知通知报销业务的具体要求差旅的具体要求差旅单注意事注意事项1、差旅、差旅费报销单之四之四l培培训费等其他等其他费用，用，应按按类别另填普通另填普通报销单同同时报销。l几人同行的差旅几人同行的差旅报销，领取差旅取差旅补助的各人均需助的各人均需本人本人在在“领款人款人”处签字字l

25、邀邀请专家的交通家的交通费住宿住宿费： 填填国内差旅事前国内差旅事前审批表批表，写来，写来访专家的名字、家的名字、单位、起止位、起止时间、来、来访内容内容l子子课题号号选择课题卡本上卡本上标注的注的10位位ARP号，若无号，若无ARP号号则选代代码“0000000000”名称名称“*”“*”报销业务的具体要求差旅的具体要求差旅单注意事注意事项1、差旅、差旅费报销单之五之五野外科学考察野外科学考察遵循遵循野外科学考察等特殊科研活动经费支出管理暂行办法野外科学考察等特殊科研活动经费支出管理暂行办法规定规定野外科学考察活动：野外科学考察活动：科考人员离开单位驻地赴野外（食宿条件比科考人员离开单位驻地

26、赴野外（食宿条件比较艰苦、流动性大的县级或县级以下地区）进行观测、采集、发较艰苦、流动性大的县级或县级以下地区）进行观测、采集、发掘、测量、试验等野外工作，进行农业基本原材料、动植物和矿掘、测量、试验等野外工作，进行农业基本原材料、动植物和矿产标本等的采购产标本等的采购。事前编制事前编制野外科学考察出差计划野外科学考察出差计划申请表申请表报销时应当提供野外科学考察出差计划申请表、野外科学考察费报销时应当提供野外科学考察出差计划申请表、野外科学考察费用补助汇总表、原材料采购费用报销原始凭证、往返城市间交通用补助汇总表、原材料采购费用报销原始凭证、往返城市间交通费、住宿费、野外科考日志等相关材料费

27、、住宿费、野外科考日志等相关材料，补贴标准参照暂行办法，补贴标准参照暂行办法执行执行另外，另外，基层驻点人员基层驻点人员和和台站驻站工作人员台站驻站工作人员补贴参照暂行办法中的补贴参照暂行办法中的标准标准报销业务的具体要求普通的具体要求普通报销单注意事注意事项2、普通、普通报销单ARP填填单细节l事由填写清楚明晰，如事由填写清楚明晰，如“某人某人”报*费、*费等等l单据据张数与所附数与所附报销单据据张数一致数一致l按按报销种种类增加增加单据行据行分行填列分行填列报销事由：事由：办公公费、版面印刷版面印刷费、材料、材料费、水、水费、电费、咨、咨询费、邮电费、业务招待招待费、维修修费、市内交通、市

28、内交通费、路、路桥费、燃油、燃油费、出国出国费、外事招待、外事招待费、会、会议费、住宿、住宿费、劳务费、培、培训费、租船、租船费、租、租车费、出海、出海补贴、分析、分析费、转拨*单位款等位款等l子子课题号号选择课题卡本上卡本上标注的注的10位位ARP号，若无号，若无ARP号号则选代代码“0000000000”名称名称“*”“*”报销业务的具体要求普通的具体要求普通单各各类注意事注意事项2、普通、普通报销单各各类费用的注意事用的注意事项(1)办公公费：超市、百：超市、百货、药店、网上采店、网上采购的物品的物品须提供提供购物物清清单小票方可小票方可报销， 863、973、先、先导专项、国家支撑、国

29、家支撑、国家重大国家重大计划等划等专项项目从目从严控制控制(2)材料材料费：批量采：批量采购2千元以上不填普通千元以上不填普通报销单，需填，需填“材材料消耗品料消耗品费报销单”并到并到资产部部门进行行验收登收登记；万元以；万元以上必上必须附合同附合同协议、低低值易耗品材料申易耗品材料申购审批表批表(3)邮电费：其中数据：其中数据传输费需任需任务书中明确中明确标示，并示，并经管理管理部部门签批，其他个人手机充批，其他个人手机充值费用不可用不可报销报销业务的具体要求普通的具体要求普通单各各类注意事注意事项2、普通、普通报销单各各类费用的注意事用的注意事项(4)业务招待招待费：需填：需填公公务接待工

30、作接待工作审批表批表，消，消费时必必须刷公刷公务卡。卡。纵向向课题经研究室研究室负责人人审批扣批扣额度，横向度，横向课题经院地合作院地合作处或工程中心或工程中心领导审批扣批扣额度方可度方可报销， 863、973 、先、先导专项、国家基金、国家支撑、国家重大、国家基金、国家支撑、国家重大计划、所划、所拨青年青年领域前沿域前沿领域等域等专项项目不可目不可报销此此类(5)维修修费：实验室的基建室的基建维修改造、大型的修改造、大型的仪器修器修缮的的报销应按基建和按基建和资产部部门要求附上合同要求附上合同协议、小型基建小型基建维修、修、改造、装改造、装饰工程工程审核表核表和和小型基建工程竣工小型基建工程

31、竣工验收收报告告等；除所公等；除所公务车以外的汽以外的汽车维修修费不可不可报销(6)测试加工加工费：万元以上附：万元以上附测试合同合同协议报销业务的具体要求普通的具体要求普通单各各类注意事注意事项2、普通、普通报销单各各类费用的注意事用的注意事项(7)市内交通市内交通费：公：公务打的打的发票票应按按时间先后先后顺序序贴单，同，同车牌或牌或连号号发票不可票不可报销；发票背面未票背面未经课题负责人和人和经手人手人签字可以另附字可以另附市内出差市内出差费报销单汇总填填报签批批(8)燃油燃油费：除所公：除所公务车外，外，2016年年7月月5日起广州市内燃日起广州市内燃油油费停止停止报销(9)出国出国费

32、/外事招待外事招待费：到科研：到科研规划划处外事外事组核定核定审批批(10)培培训费：报销需附培需附培训通知或内容，千元及以上需通知或内容，千元及以上需转账或刷公或刷公务卡卡报销业务的具体要求普通的具体要求普通单各各类注意事注意事项2、普通、普通报销单各各类费用的注意事用的注意事项(11)会会议费：主：主办和和协办会会议属此属此类，办会地点会地点应选择国国家家规定的定点定的定点饭店，可登店，可登陆“党政机关出差会党政机关出差会议定点定点饭店店查询网网”()查询，举办会会议的款的款项需以需以转账或公或公务卡卡方式付方式付给承承办单位（从位（从严控制）控制）会会议费用定用定额标准控制在每人每天准控

33、制在每人每天550元（不元（不包括包括专家往返旅家往返旅费、咨、咨询费），），报销时需附上需附上会会议审批表批表(召开会召开会议前到所前到所办公室公室备案案)、会、会议通知、会通知、会议日程、人日程、人员签到表、到表、会会议费用明用明细表表报销业务的具体要求普通的具体要求普通单各各类注意事注意事项2、普通、普通报销单各各类费用的注意事用的注意事项(13)劳务费-所需的所需的资料料： 普通普通报销单报销业务的具体要求普通的具体要求普通单各各类注意事注意事项2、普通、普通报销单各各类费用的注意事用的注意事项(13)劳务费-所需的所需的资料料： 国税局开具的增国税局开具的增值税普通税普通发票票 国税

34、税收完税国税税收完税证明明报销业务的具体要求普通的具体要求普通单各各类注意事注意事项2、普通、普通报销单(13)劳务费-所需的所需的资料料： 地税税收地税税收缴款款书劳务人人员身份身份证复印件一份复印件一份劳务费用必用必须经财务直接直接汇款至款至劳务人人员银行行账户。劳务协议，专家家评审费及及专家家讲课费需附会需附会议通知等。通知等。南海所代南海所代缴劳务税税费操作流程操作流程具体具体详见劳务费报销须知知报销业务的具体要求普通的具体要求普通单各各类注意事注意事项2、普通、普通报销单各各类费用的注意事用的注意事项(14)(14)租船费：除税务机关代开发票的相关规定外，另须填租船费：除税务机关代开

35、发票的相关规定外，另须填出海业务登记备案表出海业务登记备案表并附上船舶行驶许可证复印件、并附上船舶行驶许可证复印件、公司营业执照或船主身份证复印件、租船承包合同，模公司营业执照或船主身份证复印件、租船承包合同，模版可参考所网表格。若合作方为个人，报销时应由财务版可参考所网表格。若合作方为个人，报销时应由财务直接付款给船主直接付款给船主(15)(15)租车费：除税务机关代开发票的相关规定外，另须填租车费：除税务机关代开发票的相关规定外，另须填租车费报销审核表租车费报销审核表并附上车辆行驶证复印件、车主并附上车辆行驶证复印件、车主身份证复印件、租车协议（协议模板见身份证复印件、租车协议（协议模板见

36、承包运输合同承包运输合同（车辆）（车辆）；广州市内科研业务租用车辆需遵循）；广州市内科研业务租用车辆需遵循广广州市内科研业务用车管理暂行规定州市内科研业务用车管理暂行规定填相应表格审批。填相应表格审批。若合作方为个人，报销时应由财务直接付款给驾驶员若合作方为个人，报销时应由财务直接付款给驾驶员报销业务的具体要求普通的具体要求普通单各各类注意事注意事项2、普通、普通报销单各各类费用的注意事用的注意事项(16)出海及潜水出海及潜水补助：遵循助：遵循科学考察出海及潜水作科学考察出海及潜水作业补贴管理管理办法法，附出海、潜水，附出海、潜水证明材料与相关出海明材料与相关出海费用同用同时报销，并填写，并填

37、写出海（潜水）出海（潜水）补贴表格表格及及出海出海补贴发放放汇总表表，签名名审批完整后复印一份加批完整后复印一份加电子文档交子文档交财务存档存档(17)转拨款：附合同款：附合同协议或任或任务书（内容要包括：封面、金（内容要包括：封面、金额、参与、参与单位盖章位盖章页），如），如为纵向向课题，则须附收款附收款单位位已收到款已收到款项的的银行行单据复印件（加盖据复印件（加盖财务章）章）(18)国外国外汇款：款：办理国外版面理国外版面费等涉及外等涉及外币汇款的款的业务，请参考所网参考所网财务模模块涉及外涉及外币费用用报销的注意事的注意事项报销业务的具体要求固定的具体要求固定资产单注意事注意事项3、固

38、定、固定资产报销单之一之一l需需带签批完整的固定批完整的固定资产报销单、三、三联入入库单、发票、采票、采购协议、5万元以上万元以上仪器器设备申申购审批表批表等等资料到料到资产财务处资产部部门入入库审核后，送核后，送财务排排队报销l固定固定资产的的发票票应区分于其他耗材，区分于其他耗材，单独开具独开具发票票l单价或价或批量批量采采购千元以上的移千元以上的移动硬硬盘需填此需填此单入入库l采采购进口口设备前必前必须提前向提前向资产部部门备案并案并办理相关理相关审批批手手续l购入符合保密工作要求的信息入符合保密工作要求的信息设备，需到各部，需到各部门保密保密联络员处建立台建立台账信息，并附信息，并附报

39、销单中中报销业务的具体要求固定的具体要求固定资产单注意事注意事项3、固定、固定资产报销单之二之二l报销单的的报销事由可填事由可填:某人某人报*（家具（家具/设备/仪器等器等实物名称）物名称）l单据据张数与所附数与所附报销单据据张数一致数一致l增加增加单据行据行选择固定固定资产种种类，“* *”标注注项为必填必填项，可按采可按采购协议和和资产实际情况情况录入完整入完整l可点可点击增加增加“子子课题”和和“分分摊金金额”填写各填写各课题分分摊报销资产的比例，分的比例，分摊金金额的的总计数数应与与设备总值一致一致l资产的数量的数量应与增加的与增加的“责任人任人”个数一个数一样l可添加多行可添加多行单

40、据行以据行以报销多多项仪器器设备报销业务的具体要求的具体要求结算方式与借款冲算方式与借款冲销l完成各完成各类报销单的的录入后，入后，结算方式算方式应根据根据实际情况情况选择正确（如正确（如汇款、支票、款、支票、现金等），金等），“结算方式算方式”总计金金额应与与“单据行据行”的的总计金金额相等，相等，单据方可保存成功据方可保存成功l如需核如需核销借款，在借款，在“借款冲借款冲销”栏选择对应借款的借款的记录，将将原借款金原借款金额填填进“本次核本次核销金金额”框，框，一次必一次必须冲冲销一整笔借款一整笔借款，可一次冲，可一次冲销多笔，冲多笔，冲销后的后的结算方式算方式金金额应等于等于单据行据行金

41、金额减去冲减去冲销借款借款总数，若是数，若是负数，即数，即为应退回退回财务的金的金额（还钱）l若若结算方式算方式为汇款的，收款人款的，收款人账户名、开名、开户行名称、行名称、银行行帐号填写准确、完整，需附上号填写准确、完整，需附上账户信息的核信息的核对资料（要料（要求求电脑打印）打印）l报销单保存成功后保存成功后应点点击“提交提交财务”待待审报销业务的具体的具体要求要求手工手工录入入单手工手工录入入报销单（1）所内人）所内人员住院住院费报销需填写需填写收支通用收支通用单，并，并标明明冲冲销借款金借款金额和日期和日期（2）安家）安家费、住房、住房货币补贴领取，取，请按所网按所网财务模模块安家安家

42、费领取流程取流程、住房住房货币补贴须知知要求填要求填单ARP授授权子子课题l进入入财务系系统”模模块点点击“授授权代理代理” 选择“授授权子子课题”点点击“增加增加”l填写填写“受受权人人”、授、授权期期间（当天需启用的（当天需启用的话开始日开始日期期设早一天）早一天）l点点击“增加增加”添加需要授添加需要授权给受受权人的子人的子课题号号点点击“保存保存”政府采购1234采购规定免税进口资产管理四、资产业务中央行政单位通用办公设备配置标准表中央行政单位通用办公设备配置标准表资产品目资产品目数量上限（台）数量上限（台）价格价格上限（元）上限（元）最低使最低使用年限用年限（年）（年）性能性能要求要

43、求台式计算机台式计算机（含预装正版操作系统软件）（含预装正版操作系统软件）结合单位办公网络布置以及保密管理的规定合理配置。涉密单位台式计算机配置数量上限为单位编制内实有人数的150%；非涉密单位台式计算机配置数量上限为单位编制内实有人数的100%。5,0006 按照中华人民共和国政府采购法的规定，配置具有较强安全性、稳定性、兼容性，且能耗低、维修便利的设备，不得配置高端设备便携式计算机便携式计算机（含预装正版操作系统软件）（含预装正版操作系统软件）便携式计算机配置数量上限为单位编制内实有人数的50%。外勤单位可增加便携式计算机数量，同时酌情减少相应数量的台式计算机。7,0006 打印机打印机A

44、4黑白 单位A3和A4打印机的配置数量上限按单位编制内实有人数的80%计算，由单位根据工作需要选择配置A3或A4打印机。其中， A3打印机配置数量上限按单位编制内实有人数的15%计算。原则上不配备彩色打印机，确有需要的，经单位资产管理部门负责人同意后根据工作需要合理配置，配置数量上限按单位编制内实有人数的3%计算。1,2006 彩色2,000A3黑白7,6006 彩色15,0006 票据打印机根据机构职能和工作需要合理配置3,0006 复印机复印机编制内实有人数在100人以内的单位，每20人可以配置1台复印机，不足20人的按20人计算；编制内实有人数在100人以上的单位，超出100人的部分每3

45、0人可以配置1台复印机，不足30人的按30人计算。35,0006年或复印30万张纸一体机一体机/传真机传真机配置数量上限按单位编制内实有人数的30%计算3,0006 扫描仪扫描仪配置数量上限按单位编制内实有人数的5%计算4,0006 碎纸机碎纸机配置数量上限按单位编制内实有人数的5%计算1,0006 投影仪投影仪编制内实有人数在100人以内的单位，每20人可以配置1台投影仪，不足20人的按20人计算；编制内实有人数在100人以上的单位，超出100人的部分每30人可以配置1台投影仪，不足30人的按30人计算。10,0006 注：价格上限中的价格指单台设备的价格。资产品目资产品目数量上限（套、件、

46、组）数量上限（套、件、组）价格上限（元）价格上限（元）最低使用年最低使用年限（年）限（年）性能性能要求要求办公桌办公桌1套/人司局级：4,500；处级及以下：3,00015充分考虑办公布局，符合简朴实用、经典耐用要求，不得配置豪华家具，不得使用名贵木材办公椅办公椅司局级：1,500；处级及以下：800沙发沙发三人沙发 视办公室使用面积，每个处级及以下办公室可以配置1个三人沙发或2个单人沙发，司局级办公室可以配置1个三人沙发和2个单人沙发3,00015 单人沙发1,500茶几茶几大茶几视办公室使用面积，每个办公室可以选择配置1个大茶几或者1个小茶几1,00015 小茶几800桌前椅桌前椅1个/办

47、公室80015 书柜书柜司局级：2组/人2,00015 处级及以下：1组/人1,20015 文件柜文件柜1组/人司局级：2,000；处级及以下：1,00020 更衣柜更衣柜1组/办公室司局级：2,000；处级及以下：1,00015 保密柜保密柜根据保密规定和工作需要合理配置3,00020 茶水柜茶水柜1组/办公室1,50020 会议桌会议桌视会议室使用面积情况配置会议室使用面积在50（含）平方米以下：1600元/平方米；50-100（含）平方米：1200元/平方米；100平方米以上：1000元/平方米20 会议椅会议椅视会议室使用面积情况配置80015 备注备注 1.配置具有组合功能的办公家具

48、，价格不得高于各单项资产的价格之和。配置具有组合功能的办公家具，价格不得高于各单项资产的价格之和。 2.价格上限中的价格指单件家具的价格。价格上限中的价格指单件家具的价格。中央行政单位通用办公家具配置标准表 政府采购（必须报政府采购预算，预算下达后开始执行）1（1）50万元以上的采购项目（单价或批量）万元以上的采购项目（单价或批量）（2）60万元以上的建设万元以上的建设工程项目工程项目（3）经常性）经常性商品购置项目商品购置项目台式台式计算机（不包括图形工作站）计算机（不包括图形工作站）便携式便携式计算机（不包括移动工作站）计算机（不包括移动工作站）服务器（服务器（10万以上系统集成项目）万以

49、上系统集成项目）复印机复印机多功能一体机多功能一体机打印机打印机传真机传真机扫描仪扫描仪投影机投影机空调机空调机政府采购品目政府采购品目禁止自行购买！禁止自行购买！政府采购1具体采购形式空调机便携式计算机打印机台式计算机批量集中采购空调机按季报计划，其余按月报计划，逐级汇总后，由财政部统一招标，统一发货。品牌型号无法选择，周期较长，需2-3个月。复印机传真机扫描仪多功能一体机电商（不能自己下单）京东、苏宁或国美等电商。具体咨询资财处具体咨询资财处投影机采购规定2单单价价或或批批量量 超超 过过 5 5万万元元的的固固定定资资产产采采购购或或者者超超 过过 1 1万万 元元的的材材料料消消耗耗品

50、品采采购购必必须须提提前前填填写写申申购审批表。购审批表。 采购前审批采购规定21 1、单项或批量采购金额在单项或批量采购金额在人民币人民币2020万元以下万元以下的仪器设备可自行采购；的仪器设备可自行采购；2 2、单单项项或或批批量量采采购购金金额额在在人人民民币币2020万万元元（含含）以以上上、5050万万元元以以下下的的仪仪器器设设备备，采采取取询询价价采采购购方方式式采采购购，应应选选择择3 3家家或或3 3家家以以上上单单位位进进行行比比质质比比价价，条条件件相相近近时时，优先考虑有本地售后服务店、本地代理商的供货商优先考虑有本地售后服务店、本地代理商的供货商；3 3、单单项项或或

51、批批量量采采购购金金额额在在人人民民币币5050万万元元（含含）以以上上的的仪仪器器设设备备，必必须须采采购购公公开开招招标标方方式式采采购购，如如需需变变更更采采购购方方式式，应应提提前前按按财财政政部部及及中中科科院院有有关关规规定定办办理理政政府采购方式变更申报工作，在获得财政部批准后，按照批准的采购方式采购。府采购方式变更申报工作，在获得财政部批准后，按照批准的采购方式采购。4 4、特殊情况下，申购人提出申请并说明原因，可采取单一来源采购方式进行。、特殊情况下，申购人提出申请并说明原因，可采取单一来源采购方式进行。固定资产采购规定21 1、单项或批量采购金额在人民币、单项或批量采购金额

52、在人民币5 5万元以下万元以下的可自行采购。的可自行采购。2 2、单单项项或或批批量量采采购购金金额额在在人人民民币币5 5万万元元（含含）以以上上、5050万万元元以以下下的的，采采取取询询价价采采购购方方式式，应应选选择择3 3家家或或3 3家家以以上上单单位位进进行行比比质质比比价价，条条件件相相近近时时，优优先先考考虑虑有有本本地售后服务店、本地代理商的供货商。地售后服务店、本地代理商的供货商。3 3、单单项项或或批批量量采采购购金金额额在在人人民民币币5050万万元元（含含）以以上上的的试试剂剂耗耗材材采采购购，必必须须采采购购公公开开招招标标方方式式采采购购，如如需需变变更更采采购

53、购方方式式，必必须须经经资资产产部部门门组组织织专专家家组组进进行行论论证证确定，严禁将必须进行招标的项目化整为零或者以其他任何方式规避招标。确定，严禁将必须进行招标的项目化整为零或者以其他任何方式规避招标。4 4、特殊情况下，申购人提出申请并说明原因，可采取单一来源采购方式进行。、特殊情况下，申购人提出申请并说明原因，可采取单一来源采购方式进行。 材料消耗品采购规定（易制毒化学品）2购买该类化学品前先与供应商签订合同，再联系资产处上报广州市易制毒化学品管理系统，获得批文后方可购买。免税进口31适用范围用于科研用途的整套仪器设备进口可以办理免税2备品备件耗材（1）单独进口备品备件作为所里某台已

54、办理过免税进口的仪器设备的补充件，可以办理免税进口；（2）试剂耗材类可以办理进口，但是不能免税。3合同要求因办理免税进口会产生报关费、仓储费、运输费和外贸代理手续费等相关费用，因此签订合同需明确这部分费用是买方还是卖方出4周期仪器设备不用特别订制生产的情况下，从合同签订到到货，约2个月左右。资产管理（入库要求）4（一）凡购进的一般设备，单价在1,000.001,000.00元元（含含）以上、使用年限一年以上、基本保持实物形态的，要到器材部门验收入库，并列入固定资产（一般设备）管理；凡购进科研仪器设备，单价在1,500.001,500.00元元（含含）以以上上、使用年限在一年以上、基本保持实物形

55、态的，要到资产财务处验收入库，并列入固定资产（专用设备）管理。（二）凡购进办公家具等，单价或者批量在500.00500.00元元（含含）以以上上、使用年限在一年以上、基本保持实物形态的，要到资产财务处验收入库并列作固定资产（家具用具）管理。（三）凡购进的软件不构成相关硬件不可缺少组成部分，不不设设价价值值标标准准，均作为无形资产入账管理。（四）凡购进单位价值1000.001000.00元元以上，使用时间超过1年（不含1年）的动植物，以及纳入所标本馆管理的标本应该作为固定资产入库；资产管理（入库要求）4（五）凡购进的图书、期刊、资料，符合固定资产标准的要作固定资产管理，实物管理及验收由海洋信息服

56、务中心图书管理部门负责，并到资产财务处办理ARP入库手续。（六）房屋建筑物的管理，凡新建完工交付使用的，由基建部门做好“基建完工移交表”交资产财务处列作增加固定资产管理；凡房屋建筑物的清理报废，资产财务处房屋管理部门应及时书面通知财务部门作减少固定资产管理，并到所资产财务处办理ARP相关手续。（七）凡购进的交通运输工具，一律要到器材部门办理验收入库手续，并列作固定资产管理。（八）单单位位价价值值虽虽不不足足规规定定标标准准，但但耐耐用用时时间间在在一一年年以以上上的的大大批批同同类类物物资资，按按固固定定资产管理。资产管理。（九）其它固定资产。指未能包括在上述各项内的固定资产。资产管理（资产处

57、置）4资产品目资产品目最低使用年限最低使用年限（年）（年）资产品目资产品目最低使用年限最低使用年限（年）（年）台式计算机台式计算机6 6 沙发沙发15 15 便携式计算机便携式计算机6 6 茶几茶几15 15 打印机打印机6 6桌前椅桌前椅15 15 复印机复印机6 6年或复印年或复印3030万张纸万张纸书柜书柜1515一体机一体机/ /传真机传真机6 6 文件柜文件柜20 20 扫描仪扫描仪6 6 更衣柜更衣柜15 15 碎纸机碎纸机6 6 保密柜保密柜20 20 投影仪投影仪6 6茶水柜茶水柜20 20 办公桌办公桌1515会议桌会议桌20 20 办公椅办公椅1515会议椅会议椅15 15

58、 最低使用年限2016年6月最新规定资产管理（处置要求）41 1、达到报废年限的固定资产，如可以正常使用应继续使用，、达到报废年限的固定资产，如可以正常使用应继续使用，不存在不存在自动报废的情况！自动报废的情况！ 2 2、单台件单台件200200万元以上的或者批量万元以上的或者批量800800万元以上的固定资产，经单位万元以上的固定资产，经单位主管领导批准后报院审核，再报财政部审批。主管领导批准后报院审核，再报财政部审批。 3 3、处置固定资产，、处置固定资产，需交回实物！需交回实物！我我们资产财务处全体工作人全体工作人员将竭将竭诚为大家提供大家提供优质高效的服高效的服务。谢谢大家！谢谢大家！