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1、时间管理清明神定气定神间游刃有余举重若轻123456目 录1.时间管理的要义2. 时间管理的基础3. 时间管理的架构及注意点4. 时间管理的注意点5. 时间管理之工作效率的提高以邮件为例6. 时间管理之（计划-目标-执行力-情绪）掌握自己的时间时间管理就是自我管理自我管理即是改变习惯, 以令自己更富绩效, 更富效能把事情很快地做完把事情很快地做完, 叫做效率叫做效率把事情很快又很对地做完把事情很快又很对地做完, 叫做效能叫做效能时间管理就是事前的规划或长期的计划请架设一座桥,使A至B距离最短, 但是桥不可歪斜100 公尺300 公尺BA你可知道为何会画不出来?因为你跳不出原来的思维习惯时间管理
2、管理者有效性的基础2. 管理时间 -以周为时间段，做系统的分析管理3.统一安排可以自己支配的时间-大多数采购特别是中高层的自已支配时间不超过整体工作时间的1/41.记录时间-每位参会者都有一个笔记本采购的时间管理要点1.避免浪费自己的时间2.避免浪费别人的时间3.擅用“授权”-把“别人”的工作交给别人4.善用供应商的时间时间管理浪费时间的活动1.找出缺乏制度或远见而产生的时间浪费，-四处“扑火”变为预防及例行的作业2. 控制有效参与的人员3. 组织不健全，会议过多4.信息功能不健全或表达方式不当中层管理者的纬度上级同级及支持部门部门内部战略领悟-战术执行与供应商有效沟通基于某项工作的推进，必须
3、花大量的时间来沟通，组织越大，需要协调沟通的时间越多必须着眼于整个组织的成果和绩效时间要短，控制时间简明一定要达到的目的时间管理架构 紧迫的事不紧迫的事重要的事1 st 急2 nd重不重要的事3 rd轻4 th缓请排出正确的行事优先级紧迫的事不紧迫的事重要的事出货停摆伤人事故员工产生肢体冲突顾客严重投诉政府检查计划之研拟技能之提升公关之促进问题之调查不重要的事有些电话、邮件有些不速之客到访有些会议之出列席有些无谓的聊天有些临时的邀请有些交际应酬有些文件之处理监督部门内之工作自我干拢个人嗜好注意点一 时间的配置消极响应 vs 积极掌握危机就是转机规划重于做事最好的控制是预防预防胜于处理 不合理的
4、时间配置I.45%处理危机II5%IV15%II.35%明智的时间配置IIII1.1.重要的事情着重在重要的事情着重在 PlanPlan Plan Plan 着重在着重在 DoDo Do Do 着重在着重在 CheckCheck Check Check 着重在着重在 ActionAction2.2.重要的事情要逐重要的事情要逐渐渐地交给地交给 信任的信任的部属部属, , 这叫这叫 “灌能灌能”注意点二: 拖延除了第四项以外, 其它的做起来都不太愉快不急的事情一拖延之后往往变成紧急的事情紧迫的事不紧迫的事重要的事1 st 2 nd不重要的事3 rd4 th克服1.成本/效益分析法成本.好处.克服
5、2.思维习惯的改变这件事令人感到为难, 但是它非做不可, 因此我将立即做完它, 以便尽早忘掉它.养成速战速决的习惯将事情切成好几块小块任务, 快速地完成每一块的任务完成最关键的部份, 让事情看起来像做完 80% 一般注意点三:事必亲躬韩非子.八经下君下君,尽已之能尽已之能中君中君,尽人之力尽人之力上君上君,尽人之智尽人之智诸葛亮凡事必亲躬, 后来过劳而死. 为何事必亲躬?因为怕部属取代因为怕部属取代不放心部属不放心部属, 不信任部属不信任部属要求标准过高要求标准过高注意点四: 有求必应会花太多时间, 时间不够会牺第二项受人尊敬重要, 还是受人欢迎重要不好意思拒绝请托的原因接纳请托比拒绝请托容易
6、担心触怒请托者想要做广受爱戴之好人不知如何拒绝他人之请托每个人都有一个好朋友, 叫 “施小惠”, 可以适当地拒绝.Conclusions: 时间管理架构工作效率的提高对每天的工作时间进行分配早、中、下对每周的工作时间进行分配周一二、三四五、六有效管理Emal和即时通讯工具不要被分割自己的时间1.你一天花多少时间在看 QQ?2.你看 QQ会不会看新闻或是微信&微博?3.你看QQ的时间是连续的, 还是片断的?4.你的QQ有没有做分类?5.你回复时是边看边回, 还是分类后集中回复?6.你进 Email 信箱, 是先看信还是先发信?正确提高 Email 的处理效率一进信箱第一个动作就是把所有信件的主题
7、浏览一遍, 然后做分类的动作养成习惯, 一天只有三个时段看 Email除了急件以外, 集中时段回信展开你的计划一日之计在昨天下班前一日之计在昨天下班前一周之计在于周一一周之计在于周一一月之计在于月底一月之计在于月底花时间在计划上才是最节省时间的作法80/20法则花最少的力气, 获得最多的效益古训-“四两拨千斤”你所完成的工作里, 80%的成果,来自于20%的时间=也就是说80%的努力是与成果无关的80/20原理意示图80% 时间20%时间80% 成效20%成效重要的少数事物琐碎的多数事物目标金字塔长程目标年目标季目标月目标周目标日目标“执行力”军队的战斗力取决于对命令的执行Just Do It
8、奉备忘录的 To Do-Check List 如圣旨行动才是企划的开始把掌控着力焦点集中在计划最紧要的20%时间管理的利器: to-do List 紧急的事情1.老板今天交待2.临时状况重要的事情1.工作计划2.人生规划3.家庭,健康,财富Schedule List1.Meeting2.行事历3.纪念日执行能力的强化Routine Work1.日常工作2.定期约会备忘录备忘录执行的速度: 兵贵速战速决养兵千日, 用在一时 (资源珍贵)时机稍纵即逝将变量降至最低生米已煮成熟饭型 (老公,来不及了)自废武功型 (成绩已经贴出去了)客户的感受加速度, 势如破竹. 执行的技巧: Key Success
9、 Factor灵活如庖丁的刀,在牛的关节中游走(游刃有余). 分解完毕牛尚不自知已经被解体由计划阶段时即被简单勾勒出来做对的事情, 并不会耗费太大的力气. 反而做不对的事情, 才需花时间东补西补.监督执行的法宝：week plan关注细节运用专业知识，做出指导进程跟进周计划良好工作习惯的养成兵贵速战速决养成做备忘录的习惯可以早上做完的事,决不拖到下午完成可以一天做完的事,决不分成两天完成每天至少完成一件事情, 特别是在工作情绪低潮时兵贵速战速决的时机并不是每一件事情都需要兵贵速战速决#1 是项目的要径任务或是一群人要等你的决策之后方能动作 (丢球)#2 重要事件的关键任务. 通常要完成此关键任务只占全部项目时间的 20%.#3 时机稍纵即逝的机会. 有时候机会的有效性仅限于某段时间, 甚至短到几分钟而已.处理好情绪低潮每天至少完成一件事情完成事情的定义 -完整的 -相关的 -善后的 -记录的文件通常完成一完整任务就会有力气再做第二件事情时间管理结语清明神定气定神间游刃有余举重若轻
