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1、 第一局部第一局部 商务信函的根底知识商务信函的根底知识 一、掌握商务书信的书写格式和一、掌握商务书信的书写格式和构成构成二、了解商务书信的写作原那么二、了解商务书信的写作原那么商务书信的书写格式商务书信的书写格式齐头式齐头式 斜排式缩行式斜排式缩行式 改进式混排式改进式混排式 齐头式齐头式(Block style)商业英文书信，一般都要求用打字机或商业英文书信，一般都要求用打字机或电脑整齐地打印，左边各行开头垂直的，电脑整齐地打印，左边各行开头垂直的，称为垂直式或齐头式，美国常用这种格称为垂直式或齐头式，美国常用这种格式；式； 这种排列的要领在于每个要素都从左边这种排列的要领在于每个要素都从
2、左边开始排列，每一行都不向右缩入，因而开始排列，每一行都不向右缩入，因而整封信的左边成一垂直线，右边参差不整封信的左边成一垂直线，右边参差不齐。这种形式虽然打字时方便省事，不齐。这种形式虽然打字时方便省事，不需考虑左边缩入，但不匀称美观需考虑左边缩入，但不匀称美观 缩行式缩行式Indented Form这种排列的要领在于信头、结束语、签这种排列的要领在于信头、结束语、签名和发信人姓名都靠右或偏右，而封内名和发信人姓名都靠右或偏右，而封内地址和称呼那么在左边，如果以上任一地址和称呼那么在左边，如果以上任一要素要分行排列时，后行要比前行缩入要素要分行排列时，后行要比前行缩入两个或三个英文字母；正文
3、每段开两个或三个英文字母；正文每段开始要缩入五个英文字母，段与段之间要始要缩入五个英文字母，段与段之间要空一行。这种形式讲究匀称美观，是传空一行。这种形式讲究匀称美观，是传统的排列范式，目前只有少数英国人喜统的排列范式，目前只有少数英国人喜欢用欢用 改进式改进式Modified Form 这种排列集上述两种形式之所长，信头、这种排列集上述两种形式之所长，信头、结束语、签名和发信人姓名排在右边，结束语、签名和发信人姓名排在右边，封内地址和称呼排在左边，但每个要素封内地址和称呼排在左边，但每个要素分行时每行都不向右缩入；正文每段开分行时每行都不向右缩入；正文每段开始缩入五个英文字母，而段与段之间可
4、始缩入五个英文字母，而段与段之间可不空行。这种形式兼顾及方便省事与匀不空行。这种形式兼顾及方便省事与匀称美观，因此，它是目前极为流行的英称美观，因此，它是目前极为流行的英文书信范式文书信范式商务信函的构成商务信函的构成信头、编号和日期、封内地址、信头、编号和日期、封内地址、称呼、事由、信文、结尾敬语、称呼、事由、信文、结尾敬语、签署、附件、附言签署、附件、附言 信头信头Heading 指发信人的姓名单位名称指发信人的姓名单位名称、地址和日期，一般写在信纸、地址和日期，一般写在信纸的右上角。一般公函或商业信函的右上角。一般公函或商业信函的信纸上都印有单位或公司的名的信纸上都印有单位或公司的名称、
5、地址、称、地址、 号码等，因此就只号码等，因此就只需在信头下面的右边写上写信日需在信头下面的右边写上写信日期就可以了期就可以了英文地址的写法与中文完全不同，地址英文地址的写法与中文完全不同，地址的名称按从小到大的顺序：第一行写门的名称按从小到大的顺序：第一行写门牌号码和街名；第二行写县、市、省、牌号码和街名；第二行写县、市、省、州、州、 、国名；然后再写日期。标点符、国名；然后再写日期。标点符号一般在每一行的末尾都不用，但在每号一般在每一行的末尾都不用，但在每一行的之间，该用的还要用，例如在写一行的之间，该用的还要用，例如在写日期的时候。日期的时候。 日期的写法，如日期的写法，如1997年年7
6、月月30日，英文日，英文为：为：July 30，1997最为普遍；最为普遍； July 30th，1997；30th July，1997等。等。1997不可写成不可写成97。 信内地址信内地址Inside Address 在一般的社交信中，信内收信人在一般的社交信中，信内收信人的地址通常省略，但是在公务信的地址通常省略，但是在公务信函中不能。将收信人的姓名、地函中不能。将收信人的姓名、地址等写在信头日期下方的左角上，址等写在信头日期下方的左角上，要求与对信头的要求一样，不必要求与对信头的要求一样，不必再写日期。再写日期。 称呼称呼Salutation 是写信人对收信人的称呼用语。位置在信内是写
7、信人对收信人的称呼用语。位置在信内地址下方一、二行的地方，从该行的顶格写地址下方一、二行的地方，从该行的顶格写起，在称呼后面一般用逗号英国式，也起，在称呼后面一般用逗号英国式，也可以用冒号美国式。可以用冒号美国式。 写给公务上的信函用写给公务上的信函用Dear Madam，Dear Sir或或GentlemanGentlemen。注意：。注意：Dear纯属公务上往来的客气形式。纯属公务上往来的客气形式。Gentlemen总是以复数形式出现，前不加总是以复数形式出现，前不加Dear，是，是Dear Sir的复数形式。的复数形式。 写给收信人的信，也可用头衔、职位、职称、写给收信人的信，也可用头衔
8、、职位、职称、学位等再加姓氏或姓氏和名字。例如：学位等再加姓氏或姓氏和名字。例如：Dear Prof. Tim Scales, Dear Dr.John Smith。 事事 由由 在公务信函中，通常在称呼与正在公务信函中，通常在称呼与正文之间有文之间有Re：或：或Subject：事：事由字样。一般在信纸的中间，由字样。一般在信纸的中间，也可与也可与“称呼对齐。还应在底称呼对齐。还应在底下加横线，以引起读信人的注意，下加横线，以引起读信人的注意，使收信人便于在读信之前就可了使收信人便于在读信之前就可了解信中的主要内容。解信中的主要内容。 正文正文Body of the Letter 位置在下面称
9、呼语隔一行，是信位置在下面称呼语隔一行，是信的核心局部。因此要求正文层次的核心局部。因此要求正文层次清楚、简单易懂清楚、简单易懂 结束语结束语 Complimentary Close在正文下面的一、二行处，从信纸在正文下面的一、二行处，从信纸的中间偏右处开始，第一个词开头的中间偏右处开始，第一个词开头要大写，句末用逗号。不同的对象，要大写，句末用逗号。不同的对象，结束语的写法也不同。结束语的写法也不同。 写业务信函一般用写业务信函一般用Truely yoursYours truely，Faithfully yoursYours faithfully等等 签名签名Signature 低于结束语一
10、至二行，从信纸低于结束语一至二行，从信纸中间偏右的地方开始，在结束语中间偏右的地方开始，在结束语的正下方，在签完名字的下面还的正下方，在签完名字的下面还要有用打字机打出的名字，以便要有用打字机打出的名字，以便识别。职务、职称可打在名字的识别。职务、职称可打在名字的下面。下面。 附言附言Postscript 一封信写完了，突然又想起遗一封信写完了，突然又想起遗漏的事情，这时用漏的事情，这时用P.S.表示，再表示，再写上遗漏的话即可，要长话短说。写上遗漏的话即可，要长话短说。通常在信末签名下面几行的左方，通常在信末签名下面几行的左方，应于正文齐头。应于正文齐头。 注意：在正式的信函中，应防止注意：
11、在正式的信函中，应防止使用附言使用附言 附件附件Enclosure 信件如果有附件，可在信纸的左信件如果有附件，可在信纸的左下角，注上下角，注上Encl：或：或Enc：，例：，例如：如： Encl：2 photos 内附两张照片内附两张照片 如果附如果附件不止一项，应写成件不止一项，应写成Enc l：或：或Encs。范文范文20 May 2003 Date LineKee & Co., Ltd 34 Regent Street London, UK Inside AddressDear Sirs: Salutation We have We look forward to your y rep
12、ly. BodyYours faithfully Complimentary CloseTony Smith Signature BlockEnc. Enclosure Notation 函电书写根本原那么函电书写根本原那么Consideration 体贴体贴 Correctness 正确正确 Completeness 完整完整 Concreteness 具体具体 Conciseness 简练简练 Clarity 清楚清楚 Courtesy 谦恭谦恭 ConsiderationTry to put yourself in his or her place to give considerati
13、on to his or her wishes , demands, interests and difficulties. Find the best way to express your better understanding and present the message. That enables a request to be refused without killing all hope of business or allows a refusal to do favor to be made without harming friendship. CorrectnessC
14、orrectness means not only proper expressions with correct grammar , punctuation and spelling, but also appropriate tone which is a help to achieve the purpose. It is likely to convey the real message in a way that will not cause offence even if it is a complaint or an answer to such a letter. Correc
15、tnessBusiness letters must be factual information accurate figures and exact terms in particular, for they involve the right, the duties and the interest of both sides often as the base of all kinds of documents. CorrectnessTherefore we should not understate nor overstate as understatement might lea
16、d to less confidence and hold up the trade development. While overstatement throws you into an awkward position Completeness As you work hard for completeness, keep the following guidelines in mind: Why do you write the letter, what are the facts supporting the reasons, whether you have answered all
17、 the questions asked or not and what the reader is expected to do Concreteness What the letter comes to should be specific, definite rather than vague, abstract and general. Take, for example, some qualities or characters of goods that should be shown with exact figures and avoid words like short, l
18、ong or good. Give specific time (with date ,month, year and even offer hour, minute if necessary). But avoid expressions such as yesterday, next month , immediately and etc. Conciseness Conciseness means complete message but briefest expression with no sacrificing clarity or courtesy. A good busines
19、s letter should be precise and to the point. Single words are more efficient than phrases. Wordy languages and redundancy require more time and money to type and to read. They are not what modern business people want. Clarity Keep constantly in mind what you want to say in your letter. It is welcome
20、d if you express yourself clearly and directly in the simplest language. Plain, simple words are more easily understood. A properly paragraphed message is required for the purpose of clarity. For instance ,we use semimonthly instead of bimonthly for two times a moth., because bimonthly may mean both two times a month and once every two month. Courtesy Courtesy means to show tactfully in your letters the honest friendship, thoughtful appreciation, sincere politeness, considerate understanding and heartfelt respect.
