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1、第六章第六章公文格式公文格式重点与难点：重点与难点：公文格式的含义公文格式的含义公文的发文字号公文的发文字号公文的标题公文的标题公文的正文公文的正文为了使国家行政机关的公文处理工作为了使国家行政机关的公文处理工作不断适应改革开放的新形势，由国务院办不断适应改革开放的新形势，由国务院办公厅秘书局和国家质量技术监督局所属中公厅秘书局和国家质量技术监督局所属中国标准研究中心修订完成的国家标准国标准研究中心修订完成的国家标准?国家国家行政机关公文格式行政机关公文格式?GB/T9704-1999已已由国家质量技术监督局于由国家质量技术监督局于1999年年12月月27日日正式发布，并已于正式发布，并已于2
2、000年年1月月1日起实施。日起实施。2000年年8月月24日，国务院发布了日，国务院发布了?国家行政国家行政机关公文处理方法机关公文处理方法?，并规定从，并规定从2001年年1月月l日起施行。日起施行。第一节第一节公文格式概述公文格式概述一、一、公文格式的含义公文格式的含义公文的格式，主要是指公文构成要素公文的格式，主要是指公文构成要素的书面表现形式，即的书面表现形式，即文面格式文面格式。格式与结构同中有异。格式与结构同中有异。公文格式在文面上的排列有严格规定。公文格式在文面上的排列有严格规定。因此，公文格式具有很强的标准性。这些因此，公文格式具有很强的标准性。这些标准性主要包括对文面的规格
3、尺寸、文面标准性主要包括对文面的规格尺寸、文面的区域划分、公文的各构成要素的排列次的区域划分、公文的各构成要素的排列次序与编排式样、文字符号的形体及尺寸等序与编排式样、文字符号的形体及尺寸等等。在公文撰写和印制过程中，公文格式等。在公文撰写和印制过程中，公文格式的各个组成局部的标注编排均需遵循一定的各个组成局部的标注编排均需遵循一定的标准性要求。的标准性要求。二、公文格式的内容中华人民共和国国家标准?国家行政机关公文格式?GB/T9704-1999将组成公文的各个要素划分为眉首、主体、版记三个局部。在三个局部中，共含有公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、
4、标题、主送机关、正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等工程。第二节第二节公文的眉首公文的眉首公文的眉首局部又称文头局部，主要标识公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。从文面来看，公文首页上的红线叫作“反线，一般又称“间隔线，反线以上局部的内容，就是眉首局部。一、公文份数序号一、公文份数序号公文份数序号是将同一文稿印制假设公文份数序号是将同一文稿印制假设干份时每份公文的顺序编号。如果需要标干份时每份公文的顺序编号。如果需要标识公文份数序号，就用阿拉伯数码顶格标识公文份数序号，就用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第
5、识在版心左上角第1行。行。编制份数序号用阿拉伯数码，对编几编制份数序号用阿拉伯数码，对编几位未作硬性规定。一般来说，应根据公文位未作硬性规定。一般来说，应根据公文的份数来决定编几位，但是至少应该不少的份数来决定编几位，但是至少应该不少于两位，即于两位，即“1编为编为“01，如果单编，如果单编“1，会使人不知其意，以为是误印上去，会使人不知其意，以为是误印上去的。的。二、秘密等级和保密期限二、秘密等级和保密期限一秘密等级一秘密等级按照有无保密要求的不同，可将公文按照有无保密要求的不同，可将公文分为无保密要求的普通文件和有保密要求分为无保密要求的普通文件和有保密要求的保密文件两类。涉及国家秘密的公
6、文应的保密文件两类。涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及其密级具体范围的规定当按照国家秘密及其密级具体范围的规定分别标明分别标明“绝密、绝密、“机密和机密和“秘密。秘密。“绝密是最重要的国家秘密，泄露会使国家的平安和利益遭受特别严重的损害；“机密是重要的国家秘密，泄露会使国家的平安和利益遭受严重的损害；“秘密是一般的国家秘密，泄露会使国家的平安和利益遭受损害。标识秘密等级时，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。二保密期限二保密期限保密期限是对公文密级的时效加以规定保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。如果公文制发机关能够知道保密的说明。如果公文制发机关能够知道保密期限
7、，可按照国家保密局的要求在密级程期限，可按照国家保密局的要求在密级程度后标注保密期限，在秘密等级和保密期度后标注保密期限，在秘密等级和保密期限间用限间用“隔开。隔开。具体标识方法具体标识方法,例如：绝密例如：绝密3个月，个月，意味着该公文属于绝密等级，保密的期限意味着该公文属于绝密等级，保密的期限为为3个月，过期即可解密。个月，过期即可解密。三、紧急程度三、紧急程度紧急程度是对公文送达时限的要求。公紧急程度是对公文送达时限的要求。公文按照紧急程度的不同，可分为紧急公文文按照紧急程度的不同，可分为紧急公文和普通公文。和普通公文。紧急文件又可分为紧急文件又可分为“特急特急和和“急件两种。急件两种。
8、紧急程度的标识位置居于版心右上角紧急程度的标识位置居于版心右上角顶格第顶格第l行。如果需要同时标识秘密等级与行。如果需要同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角行，紧急程度顶格标识在版心右上角第第2行。行。凡电报都应按规定在指定的位置，分别凡电报都应按规定在指定的位置，分别标明标明“特提、特提、“特急、特急、“加急、加急、“平急四种紧急程度。平急四种紧急程度。四、发文机关标识四、发文机关标识发文机关标识除明电外，用红色标识，发文机关标识除明电外，用红色标识，即人们通常所称的即人们通常所称的“红头，又称公
9、文版红头，又称公文版头。发文机关标识由发文机关全称或标准头。发文机关标识由发文机关全称或标准化简称和化简称和“文件二字组成，例如：文件二字组成，例如：省地方税务局文件省地方税务局文件联合行文时，主办机关名称排列在前，联合行文时，主办机关名称排列在前，“文件二字置于发文机关名称右侧，上文件二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。下居中排布。五、发文字号五、发文字号发文字号简称文号，又称公文编号，是发文字号简称文号，又称公文编号，是发文机关同一年度公文排列的顺序号，由发文机关同一年度公文排列的顺序号，由发文机关代字、年份、发文序号组成，如发文机关代字、年份、发文序号组成，如:府发府发200612号
10、号“府发指发文机关代字，府发指发文机关代字，“2006指指年份，年份，“12号指发文序号。号指发文序号。机关代字一般可由两个层次组成。第一机关代字一般可由两个层次组成。第一个层次是发文机关代字，第二个层次是发个层次是发文机关代字，第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字。文机关主办文件的部门的代字。地税人发地税人发200628号号联合行文，只标明主办机关发文字号。联合行文，只标明主办机关发文字号。国家开展改革委国家开展改革委财政部财政部海关总署海关总署国家税务总局国家税务总局公告公告开展改革委开展改革委200564号号六、六、签发人签发人上报的公文需标识签发人姓名上报的公文需标识签发人姓名，平
11、行排列于发文字号右侧。发文字号平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空居左空1 1字，签发人姓名居右空字，签发人姓名居右空l l字；字；签发人用签发人用3 3号仿宋体字，签发人后标全号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用角冒号，冒号后用3 3号楷体字标识签发号楷体字标识签发人姓名。人姓名。如果联合上报的公文有多个签发如果联合上报的公文有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第人，主办单位签发人姓名置于第1行，行，其他签发人从第其他签发人从第2行起在与主办单位签行起在与主办单位签发人姓名对齐处按发文机关顺序依次发人姓名对齐处按发文机关顺序依次顺排，同时，使发文字号与最后一个顺排，同时，使发文字号与最
12、后一个签发人姓名同处一行，并下移红色反签发人姓名同处一行，并下移红色反线，使红色反线与发文字号继续保持线，使红色反线与发文字号继续保持为为4mm。第三节第三节公文的主体公文的主体公文的主体局部又称行文局部，公文的主体局部又称行文局部，主要标识公文标题、主送机关、正主要标识公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、发文机关印文、附件、成文日期、发文机关印章、附注等要素。章、附注等要素。从文面来看，主体局部在反线从文面来看，主体局部在反线以下，主题词不含主题词以上。以下，主题词不含主题词以上。一、公文标题一、公文标题完整的公文标题一般由制发公文机关名称、完整的公文标题一般由制发公文机关名称、事由和
13、公文种类组成。它们又称为公文标题事由和公文种类组成。它们又称为公文标题的三要素。另外，通过介词结构的三要素。另外，通过介词结构“关于关于的将制发公文机关名称、事由和公文种类的将制发公文机关名称、事由和公文种类这三要素连接起来成为一个句子。这三要素连接起来成为一个句子。例如：例如：国务院办公厅国务院办公厅关于成立国家信息化工作领导小组的通知关于成立国家信息化工作领导小组的通知公文标题有以下四种形式：公文标题有以下四种形式：一制发公文机关名称、事由和公文一制发公文机关名称、事由和公文种类三个要素全部具备的公文标题。例如种类三个要素全部具备的公文标题。例如:市地方税务局市地方税务局关于开展印花税纳税
14、检查的通知关于开展印花税纳税检查的通知二事由和公文种类两个要素构成的二事由和公文种类两个要素构成的公文标题。版头本身就有发文机关标识，公文标题。版头本身就有发文机关标识，可以省略发文机关。例如可以省略发文机关。例如:2005年全国出口退税工作会议纪要年全国出口退税工作会议纪要三由制发公文机关名称和公文种类三由制发公文机关名称和公文种类两个要素构成的公文标题。公告性、权威两个要素构成的公文标题。公告性、权威性公文，可以省略事由。性公文，可以省略事由。例如例如:中华人民共和国财政部公告中华人民共和国财政部公告四只标明文种的公文标题。主要是四只标明文种的公文标题。主要是公告性的公文，泛行文。公告性的
15、公文，泛行文。例如例如:公告公告公文标题中除了法规、规章或转公文标题中除了法规、规章或转发的标准化文件标题名称加书名号之发的标准化文件标题名称加书名号之外，一般不使用标点符号。例如外，一般不使用标点符号。例如:国家税务总局国家税务总局关于印发关于印发?钻石交易增值税征收管理方法钻石交易增值税征收管理方法?的通知的通知转发上级机关的公文，不能引用上级机关公文的发文字号代替标题内容，如其标题过长，可以根据主要事由自拟标题。例如：国家税务总局关于转发?国家开展改革委关于降低增值税防伪税控系统专用产品价格的通知?的通知联合发文，发文机关比较多，应该遵联合发文，发文机关比较多，应该遵行主办机关排列在前的
16、根本规定。此时，行主办机关排列在前的根本规定。此时，公文标题排列要讲究形式美。公文标题排列要讲究形式美。?全国税务机关公文处理实施方法全国税务机关公文处理实施方法?规定，规定，上报的公文和联合行文，一般不标明发文上报的公文和联合行文，一般不标明发文机关。机关。例如例如:关于血液制品增值税政策的请示关于血液制品增值税政策的请示二、主送机关二、主送机关主送机关指公文主要受理机关，是负有主送机关指公文主要受理机关，是负有公文处理责任的受文机关。公文一般应当公文处理责任的受文机关。公文一般应当标明主送机关。书写时在标题下面空标明主送机关。书写时在标题下面空l行，行，左侧顶格，使用主送机关全称或标准化简
17、左侧顶格，使用主送机关全称或标准化简称、同类型机关的统称。称、同类型机关的统称。某些不具特指性，而具有广泛的公告某些不具特指性，而具有广泛的公告性、知照性公文，如性、知照性公文，如“公告、公告、“通告，通告，也可不写主送机关。也可不写主送机关。?全国税务机关公文处理实施方法?规定:在主送和抄送中，税务机关的名称应当使用“国家税务局、地方税务局，不得使用简称。三、正文三、正文公文正文标识在主送机关名称下一行，公文正文标识在主送机关名称下一行，每自然段左空每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份字，回行顶格。数字、年份不能回行。不能回行。在一份比较复杂的公文中，正文一般包在一份比较复杂的公文中，正文
18、一般包括开头、主体、结尾三个局部。括开头、主体、结尾三个局部。一开头一开头公文正文的开头方式有许多种，常见的公文正文的开头方式有许多种，常见的有：目的式。用表示目的的介词有：目的式。用表示目的的介词“为为、“为了为了等领起下文。根据式。用介词等领起下文。根据式。用介词“根据根据、“遵照遵照、“按照按照、“依照依照等领起下文。缘由式。缘等领起下文。缘由式。缘由式也叫原因式，即通过情况的介绍、问题由式也叫原因式，即通过情况的介绍、问题的提出或意义的明确，使受文者了解行文的的提出或意义的明确，使受文者了解行文的缘由，从而引起受文者对公文内容的重视。缘由，从而引起受文者对公文内容的重视。二主体二主体公
19、文正文的主体局部是公文的核心，公文正文的主体局部是公文的核心，公文的主要事项或根本内容都是在这一局公文的主要事项或根本内容都是在这一局部中被表述的。如果需要引用公文，一般部中被表述的。如果需要引用公文，一般应先引标题，后引发文字号。例如应先引标题，后引发文字号。例如:你局你局?关于股权转让取得违约金收入如关于股权转让取得违约金收入如何征收个人所得税问题的请示何征收个人所得税问题的请示?(川地税发川地税发200648号号)收悉。经研究，批复如下：收悉。经研究，批复如下：公文的主体局部写作要求是：内容充实，公文的主体局部写作要求是：内容充实，中心突出，表意明确，条理清楚。中心突出，表意明确，条理清
20、楚。三结尾三结尾公文正文结尾的写法不尽相同，一般公文正文结尾的写法不尽相同，一般都要用该文种的习惯性结束语作结尾。例都要用该文种的习惯性结束语作结尾。例如：如：国家税务总局国家税务总局关于国家税务局代地方税务局征收关于国家税务局代地方税务局征收城市维护建设税和教育费附加票据使用问题城市维护建设税和教育费附加票据使用问题的通知的通知国税发国税发200518号文件中的有关规号文件中的有关规定与本通知不符的，以本通知为准。定与本通知不符的，以本通知为准。特此通知。特此通知。二二六年八月二十九日六年八月二十九日以下几种结尾方式用得比较多：以下几种结尾方式用得比较多：归结式归结式今年初召开的市十二届三次
21、人代会上，韩正今年初召开的市十二届三次人代会上，韩正市长代表市政府明确提出，要拓宽政府信息公开市长代表市政府明确提出，要拓宽政府信息公开的范围，加快建立监督、评议制度，完善便民利的范围，加快建立监督、评议制度，完善便民利民的公开渠道，进一步完善政府部门新闻发言人民的公开渠道，进一步完善政府部门新闻发言人制度，继续推动政府信息公开全面标准、健康有制度，继续推动政府信息公开全面标准、健康有序地开展。这项工作也是贯彻落实国务院发布的序地开展。这项工作也是贯彻落实国务院发布的?全面推进依法行政实施纲要全面推进依法行政实施纲要?的重要抓手。各部门、的重要抓手。各部门、各单位要按照韩正市长的要求和市政府信
22、息公开各单位要按照韩正市长的要求和市政府信息公开联席会议制订的联席会议制订的?2005年上海市政府信息公开工作年上海市政府信息公开工作要点要点?，进一步坚决信心，提高认识，完善制度，进一步坚决信心，提高认识，完善制度，使本市政府信息公开工作深入推进，取得更大成使本市政府信息公开工作深入推进，取得更大成效。效。说明式说明式上述以清包工形式提供的装饰劳务是指，上述以清包工形式提供的装饰劳务是指，工程所需的主要原材料和设备由客户自行工程所需的主要原材料和设备由客户自行采购，纳税人只向客户收取人工费、管理采购，纳税人只向客户收取人工费、管理费及辅助材料费等费用的装饰劳务。费及辅助材料费等费用的装饰劳务
23、。申明式申明式资源综合利用是我国经济和社会开展中资源综合利用是我国经济和社会开展中一项长远的战略方针，也是一项重大的技一项长远的战略方针，也是一项重大的技术经济政策，对提高资源利用效率，开展术经济政策，对提高资源利用效率，开展循环经济，建设节约型社会具有十分重要循环经济，建设节约型社会具有十分重要的意义。各地要加强对资源综合利用认定的意义。各地要加强对资源综合利用认定工作的管理，落实好国家对资源综合利用工作的管理，落实好国家对资源综合利用的鼓励和扶持政策，促进资源综合利用事的鼓励和扶持政策，促进资源综合利用事业健康开展。在执行中有何意见和建议，业健康开展。在执行中有何意见和建议，请及时报告我们
24、。请及时报告我们。祈请式祈请式经研究决定，自经研究决定，自2006年年9月月1日起，将日起，将你省煤炭资源税适用税额标准统一提高至你省煤炭资源税适用税额标准统一提高至每吨每吨2.5元。元。请遵照执行。请遵照执行。期望式期望式本次升级过程中，如有问题，请及时向本次升级过程中，如有问题，请及时向总局信息中心反映。总局信息中心反映。四、四、附件附件附件是附在主件之后，对公文内附件是附在主件之后，对公文内容起说明和补充作用的文字材料，主容起说明和补充作用的文字材料，主要包括随文转发、报送的文件，随文要包括随文转发、报送的文件，随文颁发的规章、制度，以及文件中的报颁发的规章、制度，以及文件中的报表、统计
25、数字、人员名单等等。表、统计数字、人员名单等等。公文如有附件，标识在正文下一行左空公文如有附件，标识在正文下一行左空2字，后用冒号，再标附件名称。例如：字，后用冒号，再标附件名称。例如：附件：消费税纳税申报表附件：消费税纳税申报表公文附件如有序号，用阿拉伯数码，名公文附件如有序号，用阿拉伯数码，名称后不用标点符号。例如：称后不用标点符号。例如：附件：附件：1.出口合同备案受理回执出口合同备案受理回执2.出口合同备案审核结果回执出口合同备案审核结果回执3.出口合同备案申报审核系统升级设计方案出口合同备案申报审核系统升级设计方案五、成文日期五、成文日期公文的成文日期以机关负责人签发的日公文的成文日
26、期以机关负责人签发的日期为准。联合行文以最后签发机关负责人期为准。联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。经会议批准的公文以会的签发日期为准。经会议批准的公文以会议通过日期为准。法规性公文以通过或者议通过日期为准。法规性公文以通过或者批准日期为准。电报以发出日期为准。成批准日期为准。电报以发出日期为准。成文日期需要完整写出年、月、日，而且必文日期需要完整写出年、月、日，而且必须用汉字书写，其中须用汉字书写，其中“零写作零写作“。六、六、公文生效标识公文生效标识公文生效标识即发文机关印章。公文公文生效标识即发文机关印章。公文除了会议纪要和以电报形式发出的加盖发除了会议纪要和以电报形式发出的加
27、盖发报专用章外，其它公文一律加盖印章。报专用章外，其它公文一律加盖印章。单一机关制发的公文在落款处不署发单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，盖印的位置一般应上距正文文机关名称，盖印的位置一般应上距正文2mm4mm。，以端正、居中、下压成文。，以端正、居中、下压成文时间为标准。联合上报的公文，应由主办时间为标准。联合上报的公文，应由主办机关加盖印章；联合下发的公文，联合发机关加盖印章；联合下发的公文，联合发文机关都应加盖印章。文机关都应加盖印章。七、附注七、附注附注一般是对公文的发放范围、使用附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明，如时需注意的事项加以说明，如“此件发至此
28、件发至县团级、县团级、“此件可见报等，不是对公此件可见报等，不是对公文的内容作出解释或注释。对公文的注释文的内容作出解释或注释。对公文的注释或解释一般在公文正文中采取句内括号或或解释一般在公文正文中采取句内括号或句外括号的方式解决。公文如有附注，用句外括号的方式解决。公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成字加圆括号标识在成文日期的下一行，版记之上。文日期的下一行，版记之上。第四节第四节公文的版记公文的版记公文的版记局部又称文尾局部，主要公文的版记局部又称文尾局部，主要标识主题词、抄送机关、印发机关和印发标识主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等要素。时间等要
29、素。从文面来看，版记中的各要素之间均应从文面来看，版记中的各要素之间均应加上一条反线，宽度同版心。加上一条反线，宽度同版心。一、主题词一、主题词主题词是用标准的词或词组来标引公文的主主题词是用标准的词或词组来标引公文的主要内容，是进行文献标引、存储、检索等工作的要内容，是进行文献标引、存储、检索等工作的工具，位于附注之下，抄送机关之上。工具，位于附注之下，抄送机关之上。一般排列次序为：第一个词表示公文内容的一般排列次序为：第一个词表示公文内容的类别；中间的词用表示公文关键内容的类属词，类别；中间的词用表示公文关键内容的类属词，提示公文最关键的内容；最后一个词表示公文的提示公文最关键的内容；最后
30、一个词表示公文的种类。一份公文的主题词一般为种类。一份公文的主题词一般为3至至5个词，最多个词，最多不超过不超过6个词。每个主题词一般为个词。每个主题词一般为2字，最多不超字，最多不超过过4字。字。例如:?国务院关于加强水土保持工作的通知?，先标类别词“农业，再标类属词“水土保持，最后标上“通知。主题词：农业水土保持通知2006年，国家税务总局下发了年，国家税务总局下发了?关于税关于税务系统内部停止使用公文主题词的通知务系统内部停止使用公文主题词的通知?国国税函税函200614号，认为号，认为:随着计算机技术的开展，公文存贮和检随着计算机技术的开展，公文存贮和检索手段日益丰富，公文主题词已失去
31、原有意索手段日益丰富，公文主题词已失去原有意义。为适应形势开展需要，提高公文处理的义。为适应形势开展需要，提高公文处理的效率，决定自效率，决定自2006年年1月月1日起，日起，1税务税务系统内发送的公文，不再使用税务公文主题系统内发送的公文，不再使用税务公文主题词。词。2各级税务机关上报税务系统外的上各级税务机关上报税务系统外的上行文，是否填写公文主题词，应按上级机关行文，是否填写公文主题词，应按上级机关的有关规定执行。的有关规定执行。二、二、抄送机关抄送机关抄送机关是指除了主送机关之外抄送机关是指除了主送机关之外需要协办或者了解、掌握公文事项的需要协办或者了解、掌握公文事项的其他机关。其他机
32、关。公文如有抄送，在主题词下一行，公文如有抄送，在主题词下一行，左空左空1字用字用3号仿宋体字标识，后标全号仿宋体字标识，后标全角冒号。抄送机关之间用逗号隔开，角冒号。抄送机关之间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐。在回行时与冒号后的抄送机关对齐。在最后一个抄送机关后标句号。最后一个抄送机关后标句号。标识抄送机关，应当使用该机关全称标识抄送机关，应当使用该机关全称或标准化简称、统称。抄送机关按上级机或标准化简称、统称。抄送机关按上级机关、平级机关、下级机关次序排列；机关关、平级机关、下级机关次序排列；机关之间一般按照党、人大、政府、政协、军之间一般按照党、人大、政府、政协、军队、法院、检察院、人民团体、民主党派队、法院、检察院、人民团体、民主党派等次序排列。等次序排列。三、印发机关和印发时间三、印发机关和印发时间印发机关和印发时间位于抄送机关印发机关和印发时间位于抄送机关之下无抄送机关在主题词之下占之下无抄送机关在主题词之下占1行位行位置，用置，用3号仿宋体字。印发机关左空号仿宋体字。印发机关左空1字，字，印发时间右空印发时间右空1字。印发时间以公文付印的字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。日期为准，用阿拉伯数码标识。
