高效会议管理研究课件

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1、1高高 效效 会会 议议 管管 理理（商务版）（商务版）孙业利孙业利 博士博士上海圣博华康投资管理有限公司上海圣博华康投资管理有限公司2倾听和关注倾听和关注会议是管理最综合最直接的表现会议是管理最综合最直接的表现3效用效用功效功效效应效应效力效力效果效果时效时效绩效绩效高效会议结构原则高效会议结构原则效益评价效益评价效率实施效率实施41.效用效用目标和方向目标和方向目标和方向目标和方向几何困境几何困境几何困境几何困境存在价值存在价值存在价值存在价值会议板块会议板块会议板块会议板块会议类型会议类型会议类型会议类型开会政策开会政策开会政策开会政策会议成功要素会议成功要素会议成功要素会议成功要素不开

2、会的理由不开会的理由不开会的理由不开会的理由会议文化会议文化会议文化会议文化5 会议几何困境会议几何困境会议几何困境会议几何困境1.效用效用目标和方向目标和方向目标和方向目标和方向平均一生中平均一生中9000小时的会议小时的会议每年企业中每年企业中30%在开会在开会中层管理人员开会时间超过中层管理人员开会时间超过35%高层管理人员开会时间超过高层管理人员开会时间超过50%全美每天开会人数超过全美每天开会人数超过1000万万年人事费用的年人事费用的7%-15%无效会议损失人均无效会议损失人均800美元美元/ 年年（会议复原综合症）会议复原综合症）6会议几何困境会议几何困境会议几何困境会议几何困境

3、24162561.效用效用目标和方向目标和方向目标和方向目标和方向2222员员 工工决策层决策层管理层管理层基基 层层7 会议几何困境会议几何困境会议几何困境会议几何困境1.效用效用目标和方向目标和方向目标和方向目标和方向 波纹波纹波纹波纹效应效应效应效应波纹效应波纹效应 (ripple effect)15人会议人会议 影响影响300人人持续一周以上持续一周以上8 意义意义意义意义表现存在价值表现存在价值表现存在价值表现存在价值1.效用效用目标和方向目标和方向目标和方向目标和方向 阶阶阶阶 层层层层 和和和和 资资资资 源源源源组组组组织织织织和和和和部部部部门门门门权威和领导权威和领导权威和

4、领导权威和领导能力和方法能力和方法能力和方法能力和方法9 意义意义意义意义表现存在价值表现存在价值表现存在价值表现存在价值1.效用效用目标和方向目标和方向目标和方向目标和方向群体决策的水平型组织群体决策的水平型组织群体决策的水平型组织群体决策的水平型组织层次决策的等级制组织层次决策的等级制组织10会会会会 议议议议 板板板板 块块块块1.效用效用目标和方向目标和方向目标和方向目标和方向董事会董事会代表会代表会商务谈判商务谈判人事安排人事安排财务财务 计划计划 ? 报告、动员和布置报告、动员和布置生产会生产会 务虚会务虚会商务会谈商务会谈计划准备计划准备研讨、论坛研讨、论坛 和学习和学习社会活动

5、组织社会活动组织 ?信信信信 息息息息 传传传传 递递递递决决决决 议议议议 决决决决 策策策策11规模：大会、中会、小会、小组会、一对一规模：大会、中会、小会、小组会、一对一手段：电话会、广播会、网络会、视频会、现场会手段：电话会、广播会、网络会、视频会、现场会内容：讨论会、专题会、报告会、技术会、业务会、内容：讨论会、专题会、报告会、技术会、业务会、对象：内部、外部、国际、层次对象：内部、外部、国际、层次时间：例会时间：例会 年会、季度、周会、晨会、临时会年会、季度、周会、晨会、临时会1.效用效用目标和方向目标和方向目标和方向目标和方向会会会会 议议议议 类类类类 型型型型12会议管理机制

6、和机构会议管理机制和机构更有效的解决办法更有效的解决办法参与者了解目的性参与者了解目的性合适的人员合适的人员准点准点 时间和地点时间和地点议题到位议题到位合会与分会合会与分会不要怕取消不要怕取消1.效用效用目标和方向目标和方向目标和方向目标和方向会会会会 议议议议 政策政策政策政策131.效用效用目标和方向目标和方向目标和方向目标和方向成功会议基本要素成功会议基本要素成功会议基本要素成功会议基本要素共同内容注意点共同内容注意点共同过程注意点共同过程注意点维护开放和平衡的会议环境维护开放和平衡的会议环境保护参与者不受人身攻击保护参与者不受人身攻击明确角色分配明确角色分配141.效用效用目标和方向

7、目标和方向目标和方向目标和方向成功会议基本要素成功会议基本要素成功会议基本要素成功会议基本要素“多头怪物多头怪物” 案例案例梁先生是一个行业协会会员部主任，他召集王科长、钟小姐、金秘书一个会议。梁先生是一个行业协会会员部主任，他召集王科长、钟小姐、金秘书一个会议。梁（不容反对地）：我很清楚，问题是需要增加梁（不容反对地）：我很清楚，问题是需要增加100元的年会员费。元的年会员费。王（咄咄逼人地）：如果这样，会员会减少。事实上我们需要改个好听的名字，王（咄咄逼人地）：如果这样，会员会减少。事实上我们需要改个好听的名字，以适合实际需要。以适合实际需要。梁（口气缓和）：年费只增加梁（口气缓和）：年费

8、只增加50元怎么样。元怎么样。钟小姐（以希望的口吻）：我们可以请一个好一点的集资人员，我认识这样一钟小姐（以希望的口吻）：我们可以请一个好一点的集资人员，我认识这样一个人的。个人的。王（得意地）：把王（得意地）：把“协会协会”改成改成“俱乐部俱乐部”怎么样？这听起来更加有时代感！怎么样？这听起来更加有时代感！金（第一次插话）：你就知道赶时髦，难道我们不能将预算削减一些吗？我知金（第一次插话）：你就知道赶时髦，难道我们不能将预算削减一些吗？我知道现在有人乱报销。至少可以减一点儿。道现在有人乱报销。至少可以减一点儿。15准备不足准备不足结局渺茫结局渺茫更优的替代方法：更优的替代方法：自己解决自己解

9、决单独交谈单独交谈通知和告示通知和告示问卷调查问卷调查电话信函电话信函口头传达口头传达重复和已经达成一致重复和已经达成一致1.效用效用目标和方向目标和方向目标和方向目标和方向不开会的理由不开会的理由不开会的理由不开会的理由16 杨经理刚上任，发现部门里的员工工作时特别缺少积极性，经杨经理刚上任，发现部门里的员工工作时特别缺少积极性，经理很想了解其中的原因，于是首先召开了一次会议，但在会议上，理很想了解其中的原因，于是首先召开了一次会议，但在会议上，他发现员工们并不承认自己工作缺乏积极性，并且回避原因所在，他发现员工们并不承认自己工作缺乏积极性，并且回避原因所在，似乎是有些顾虑。似乎是有些顾虑。

10、 于是杨经理决定改变方法，他先找到了比较敢说的小刘私下面于是杨经理决定改变方法，他先找到了比较敢说的小刘私下面谈，了解到问题可能出自两名员工身上，他们是副总经理的亲戚，谈，了解到问题可能出自两名员工身上，他们是副总经理的亲戚，副总经理的权势造成了这两人在部门内虽然无所作为，但却总是多副总经理的权势造成了这两人在部门内虽然无所作为，但却总是多得很多利益。得很多利益。 杨经理又通过不记名调查问卷的形式向大家了解了进一步的情杨经理又通过不记名调查问卷的形式向大家了解了进一步的情况，找到了问题的根源所在。于是直接向董事会反映，董事会将以况，找到了问题的根源所在。于是直接向董事会反映，董事会将以权谋私的

11、副总经理降职，并将他的两位亲戚解聘。之后，杨经理又权谋私的副总经理降职，并将他的两位亲戚解聘。之后，杨经理又发了一个通知，要求大家调整心态，提高工作积极性。发了一个通知，要求大家调整心态，提高工作积极性。 虽然再没有召开一次会议，但部门风气却迅速成功好转了。部虽然再没有召开一次会议，但部门风气却迅速成功好转了。部门的效益也随之上升。门的效益也随之上升。1.效用效用目标和方向目标和方向目标和方向目标和方向小小小小 案案案案 例例例例171 1，公司需要制定新的员工规范，关系到每个员工的行为准则。公司需要制定新的员工规范，关系到每个员工的行为准则。2，国家刚对税制进行了调整，企业所得税和增值税的税

12、率都有不同幅度的变，国家刚对税制进行了调整，企业所得税和增值税的税率都有不同幅度的变 化，需要让相关的人员都能深入了解。化，需要让相关的人员都能深入了解。3，员工们在周五都计划着自己的周未活动，但经理想安排周五的晚些时间了，员工们在周五都计划着自己的周未活动，但经理想安排周五的晚些时间了 解一下大家的工作情况。解一下大家的工作情况。4 4，李主任上任一个月，很希望了解一下下属对自己的评价，并且希望从基层李主任上任一个月，很希望了解一下下属对自己的评价，并且希望从基层 得到进一步改进自己工作的建议。得到进一步改进自己工作的建议。5，上半年公司利润下滑，总经理很生气，于是打算将各个部门经理召集起来

13、，上半年公司利润下滑，总经理很生气，于是打算将各个部门经理召集起来 研究情况，但是谁都知道销售经理和广告经理很对立，他们一定会在会上研究情况，但是谁都知道销售经理和广告经理很对立，他们一定会在会上 彼此大加指责。彼此大加指责。1.效用效用目标和方向目标和方向目标和方向目标和方向判断是否开会判断是否开会判断是否开会判断是否开会18 资源的准备资源的准备 管理的过程管理的过程 生产的产品生产的产品 团队的载体团队的载体一个团队的目标应该和整个组织的任务相关联，并对之提供支持。一个团队的目标应该和整个组织的任务相关联，并对之提供支持。 卡尔卡尔. 哈会曼哈会曼 团队合作团队合作1.效用效用目标和方向

14、目标和方向目标和方向目标和方向会会会会 议议议议 文文文文 化化化化192.效力效力敬业和专业敬业和专业敬业和专业敬业和专业准备开会准备开会准备开会准备开会组织和组织者组织和组织者组织和组织者组织和组织者专题会筹备组专题会筹备组专题会筹备组专题会筹备组场外功夫场外功夫场外功夫场外功夫休哈特循环休哈特循环休哈特循环休哈特循环议程设计议程设计议程设计议程设计对象和人数对象和人数对象和人数对象和人数开会形式开会形式开会形式开会形式程序程序程序程序临时会议小组临时会议小组临时会议小组临时会议小组VIPVIP管理管理管理管理会议成本会议成本会议成本会议成本20 准准准准 备备备备 开开开开 会会会会笔记

15、本、电脑、笔、手、桌子、椅子、黑板笔记本、电脑、笔、手、桌子、椅子、黑板还缺少什么？还缺少什么？讨论讨论讨论讨论研究研究研究研究2.效力效力敬业和专业敬业和专业敬业和专业敬业和专业21 组织和组织者组织和组织者组织和组织者组织和组织者 机构：机构： 个人个人 小组小组 常设机构常设机构 责任：制定主题、组织开会、目标管理责任：制定主题、组织开会、目标管理 重点：合适的组织者重点：合适的组织者 在员工会议上，主管负责人应该是一个领导者、观察者、稽查员、在员工会议上，主管负责人应该是一个领导者、观察者、稽查员、提问者和决策者，请注意在这其中不包括说教者。一个主管人员决不能提问者和决策者，请注意在这

16、其中不包括说教者。一个主管人员决不能利用员工会议来自以为是地宣讲道理。利用员工会议来自以为是地宣讲道理。 英特尔公司执行总裁英特尔公司执行总裁 安迪安迪.格罗夫格罗夫2.效力效力敬业和专业敬业和专业敬业和专业敬业和专业22专专专专 题题题题 会会会会 筹筹筹筹 备备备备 组组组组领导小组领导小组执行委员会执行委员会秘书组秘书组保障组保障组专家组专家组商业组商业组支持单位支持单位2.效力效力敬业和专业敬业和专业敬业和专业敬业和专业23场外功夫场外功夫场外功夫场外功夫 休哈特循环休哈特循环休哈特循环休哈特循环 沟通：全面、完整、对称、及时、通路沟通：全面、完整、对称、及时、通路 协调：主次协调：主

17、次 先后先后 调整调整 精心：用文案来表达精心：用文案来表达2.效力效力敬业和专业敬业和专业敬业和专业敬业和专业Act PlanAct PlanCheck Do Check Do 24议议议议 程程程程 设设设设 计计计计主题与目标：清晰并达成决定主题与目标：清晰并达成决定选择开会形式选择开会形式开会对象开会对象时间和地点时间和地点主持人选择主持人选择发言者发言者可能的结论可能的结论文件准备和发放文件准备和发放工作分配落实工作分配落实2.效力效力敬业和专业敬业和专业敬业和专业敬业和专业25对象和人数对象和人数对象和人数对象和人数直接部门直接部门 关联部门关联部门 合适人员合适人员讨论会讨论会

18、报告会报告会生产和技术分析会的平均人数生产和技术分析会的平均人数项目项目 17行政行政 18销售销售 15人事人事 15研发研发 132.效力效力敬业和专业敬业和专业敬业和专业敬业和专业26选择参会对象记录选择参会对象记录选择参会对象记录选择参会对象记录2.效力效力敬业和专业敬业和专业敬业和专业敬业和专业会议时间会议时间会议议题会议议题与与会会者者姓名职务按照筛选标准评价在实际会议中作用自己若召集时有无必要选择有利议题的讨论有利会议进行有利召集者意愿表达会议结果会议结果YNYNYY NNNYYNYNYYNNNYYNYNYYNNNYYNYNYYNNNY27开会形式：组织间会议开会形式：组织间会议

19、开会形式：组织间会议开会形式：组织间会议2.效力效力敬业和专业敬业和专业敬业和专业敬业和专业一个组织内部的统一一个组织内部的统一内部配合和默契内部配合和默契收集与会组织和代表信息收集与会组织和代表信息事先的沟通事先的沟通瓦解和中融瓦解和中融28组织间会议作业组织间会议作业组织间会议作业组织间会议作业2.效力效力敬业和专业敬业和专业敬业和专业敬业和专业利用将参加的一次组织间会议进行记录利用将参加的一次组织间会议进行记录1，此次会议的议题是，此次会议的议题是_-，在会议召开之前，已方的意见（已经，在会议召开之前，已方的意见（已经/ 还未）还未） 达成统一，于是我们（要达成统一，于是我们（要/不）召

20、开已方的事先预备会。预备会后（达成不）召开已方的事先预备会。预备会后（达成/ 没有没有 达成）的统一。达成）的统一。2，此次组织间会共有，此次组织间会共有_方参加，分别是方参加，分别是_。3，他们的情况有，他们的情况有_在这些组织中，有一些人值得注在这些组织中，有一些人值得注 意，他们是意，他们是_。4，这些人的特点是，这些人的特点是_。5，还有一些可能有用的信息，包括，还有一些可能有用的信息，包括_。6，对于将召开的会议，已方（有，对于将召开的会议，已方（有/ 没有）会议领队，他们是没有）会议领队，他们是_。 其它人（有其它人（有/ 没有）明确分工，包括没有）明确分工，包括_负责负责_。7，

21、另外，已方还安排了一些可能需要的行动，是，另外，已方还安排了一些可能需要的行动，是_。 此次会议最后（取得了此次会议最后（取得了/ 没取得）成功。没取得）成功。292.效力效力 敬业和专业敬业和专业敬业和专业敬业和专业特殊会议形式特殊会议形式特殊会议形式特殊会议形式单独谈判单独谈判大型会务大型会务新闻发布会新闻发布会网络会议网络会议会议阴谋会议阴谋302.效力效力敬业和专业敬业和专业敬业和专业敬业和专业一对一会议一对一会议一对一会议一对一会议正方正方做好充分准备做好充分准备提建议和施加压力提建议和施加压力会前拜访会前拜访选择合适的场所选择合适的场所定下基调定下基调反方反方发现优势发现优势 掌握

22、信息掌握信息保守秘密保守秘密适当压力适当压力守住底线守住底线 后发制人后发制人故意误解故意误解312.效力效力敬业和专业敬业和专业敬业和专业敬业和专业听证会案例听证会案例听证会案例听证会案例上海居民用户排水收费标准拟由现行的0.70元/立方米调整为1.00元/立方米，同时拟将居民和非居民用户的收费标准适当拉开差距。昨天下午，（5月13日）市物价局就调价方案举行了公开听证，21名公开聘请的代表和10名旁听市民参加听证会，对调价幅度基本认可。提交听证会申请方案为：方案一：按居民与非居民用方案一：按居民与非居民用户区区别收收费排水收费标准由现行统一的0.70元/立方米分别调整为：居民1.00元/立方

23、米；非居民1.20元/立方米。方案二：按排放方案二：按排放污（废）水性）水性质分分类计价价为体现“按污染程度收费”原则，并为逐步建立“按质计价”的收费机制创造条件，拟对非居民排水户按其排放污（废）水性质采取分类计价，适当拉开收费差距。排水收费标准分为四档。会上，多数与会代表原则上同意第二方案。代表李中亮先生说：“此次听证会提出的调价理由还是从纯粹的经济角度，作为价格调整听证会，目的还不够明确。望能促望能促进企企业合理用水：合理用水：参与听证会的一位浴场老板表示，目前浴场水费是5元/吨，排水费是0.7元/吨，如果排水费调整到1.4元/吨，浴场压力很大。排水企排水企业应探索探索“增效降本增效降本”

24、：上海社会科学院王先生说：“水价分为刚性部分和弹性部分。每个人每天都必须喝一定的水，这是刚性的。而超出必须使用水的部分是弹性的，排水费调整应该在弹性部分合理调整。”他认为，排水费调整的关键，应该是通过价格调整来提高社会节水意识，但价格杠杆不是万能的，不能一刀切。另外，排水企业今后要努力探索“增效降本”，如污泥的再利用问题等。同时对企业用户收费也要适当考虑，因为企业用户会把这些成本摊到产品中，无形中又把这些费用摊到市民身上。目前来看，污水处理设施运行缺少一定的资金，适当调价是合理的。市物价局表示将认真梳理代表意见，提出基本方案后，提交市政府常务会议公布实施。32敬业和专业敬业和专业敬业和专业敬业

25、和专业网络视频会议网络视频会议网络视频会议网络视频会议网络视频电子系统网络视频电子系统适用的时间、内容和对象适用的时间、内容和对象控制会议中的发言和文件传输控制会议中的发言和文件传输丰富的数据量和个性化表达丰富的数据量和个性化表达2.效力效力33程程程程 序序序序会议要点和注意事项会议要点和注意事项介绍与会者介绍与会者请主持人请主持人介绍会议议程介绍会议议程致辞致辞主题发言主题发言评论和交流评论和交流提问和讨论提问和讨论小结和布置小结和布置2.效力效力敬业和专业敬业和专业敬业和专业敬业和专业34临时会议小组临时会议小组临时会议小组临时会议小组TCGTCG小组关系只限于会议期间小组关系只限于会议

26、期间人员组织与召集人员组织与召集不同主题和兴趣不同主题和兴趣2.效力效力敬业和专业敬业和专业敬业和专业敬业和专业35V I P V I P 管管管管 理理理理谁来决定谁是贵宾谁来决定谁是贵宾专人负责联络专人负责联络到会与离开到会与离开保密措施和安全措施保密措施和安全措施贵宾就坐和发言安排贵宾就坐和发言安排贵宾文件礼品贵宾文件礼品结伴和随从安排结伴和随从安排2.效力效力敬业和专业敬业和专业敬业和专业敬业和专业362.效力效力敬业和专业敬业和专业敬业和专业敬业和专业直接成本：所有费用和支出直接成本：所有费用和支出时间成本：与会者时薪时间成本：与会者时薪*时间时间*人数人数效率成本：开会耽误的收益效

27、率成本：开会耽误的收益*此收益可能性此收益可能性伍德法：实际工作日每分钟薪水（伍德法：实际工作日每分钟薪水（1+0.3）*时间时间*人数人数会会会会 议议议议 成成成成 本本本本373.效应效应环境和艺术环境和艺术环境和艺术环境和艺术问题在哪里问题在哪里问题在哪里问题在哪里开会时机开会时机开会时机开会时机选址要素选址要素选址要素选址要素会场环境会场环境会场环境会场环境会场排坐会场排坐会场排坐会场排坐会议材料会议材料会议材料会议材料主持人主持人主持人主持人发言者沟通发言者沟通发言者沟通发言者沟通会议互动会议互动会议互动会议互动引发讨论引发讨论引发讨论引发讨论决策决策决策决策“ “德菲尔法德菲尔法

28、德菲尔法德菲尔法” ”演示工具演示工具演示工具演示工具PPTPPT技巧技巧技巧技巧与会议有关的色彩与会议有关的色彩与会议有关的色彩与会议有关的色彩厌会情结的处方厌会情结的处方厌会情结的处方厌会情结的处方会议虫药剂会议虫药剂会议虫药剂会议虫药剂化解冲突的方法化解冲突的方法化解冲突的方法化解冲突的方法会议病的理疗会议病的理疗会议病的理疗会议病的理疗38问题在哪里问题在哪里问题在哪里问题在哪里打瞌睡打瞌睡 讲话、争执、无主题、接电话讲话、争执、无主题、接电话迟到和早退迟到和早退无反馈意见无反馈意见50%睡过，睡过，10%一半时间以上在睡一半时间以上在睡 3.效应效应环境和艺术环境和艺术环境和艺术环境

29、和艺术39开开开开 会会会会 时时时时 机机机机例会例会临时会临时会报告会报告会董事会董事会最佳开会时间、时季、时段、时隔最佳开会时间、时季、时段、时隔3.效应效应环境和艺术环境和艺术环境和艺术环境和艺术40开会时间的案例开会时间的案例开会时间的案例开会时间的案例3.效应效应环境和艺术环境和艺术环境和艺术环境和艺术 据美国哈瑞森顾问公司在据美国哈瑞森顾问公司在1992年的调查结果显示，被调查的年的调查结果显示，被调查的4397家美国公司共家美国公司共13462次会议中，有次会议中，有43%的会议都存在着时间安的会议都存在着时间安排不合适的情况，其中排不合适的情况，其中73%的会议导致了与会者的

30、缺席或不满，从的会议导致了与会者的缺席或不满，从而造成了效率的损失。于是哈瑞森公司向被而造成了效率的损失。于是哈瑞森公司向被 调查公司中的调查公司中的1458家适家适当安排会议时间的建议，根据这些建议，这些公司在其后的当安排会议时间的建议，根据这些建议，这些公司在其后的2个月个月内对召开会议的时间进行了特别的安排，随后的调查结果显示，适内对召开会议的时间进行了特别的安排，随后的调查结果显示，适当的会议时间安排可以减少当的会议时间安排可以减少77%的与会者的缺席和不满，从而大大的与会者的缺席和不满，从而大大提高会议的效率和质量。提高会议的效率和质量。41 选选选选 址址址址 要要要要 素素素素远

31、近远近气候气候相关设施距离相关设施距离场所功能和历史场所功能和历史交通交通安全安全3.效应效应环境和艺术环境和艺术环境和艺术环境和艺术配套服务设施配套服务设施住宿住宿标识标识周围环境周围环境费用费用与其它活动冲突与其它活动冲突42 会会会会 场场场场 环环环环 境境境境空间形态、大小、相关会所形态空间形态、大小、相关会所形态设施：影视音响、同传、屏幕、网线、空调设施：影视音响、同传、屏幕、网线、空调布置：标识、会标、广告、灯光、桌椅布置：标识、会标、广告、灯光、桌椅会场：位置、数量、间距、主席台、接待席、贵宾席会场：位置、数量、间距、主席台、接待席、贵宾席摆设：鲜花、果品、背景音乐摆设：鲜花、

32、果品、背景音乐用具：纸、笔、资料、文件夹用具：纸、笔、资料、文件夹配套：餐饮、茶水、吸烟、交通、衣帽间、卫生间配套：餐饮、茶水、吸烟、交通、衣帽间、卫生间周围影响：监控、安全通道周围影响：监控、安全通道3.效应效应环境和艺术环境和艺术环境和艺术环境和艺术43会场安排案例会场安排案例会场安排案例会场安排案例3.效应效应环境和艺术环境和艺术环境和艺术环境和艺术如果希望会议的内容尽量保密，那黑漆漆但有着如果希望会议的内容尽量保密，那黑漆漆但有着 柔和音乐的洒吧间十会值得考虑柔和音乐的洒吧间十会值得考虑如果与会者的各个都充满朝气，那有着室内游泳如果与会者的各个都充满朝气，那有着室内游泳 池、灯光明亮的

33、大厅则是最佳选择池、灯光明亮的大厅则是最佳选择如果您希望轻松地和少量的几个会议参与者交换如果您希望轻松地和少量的几个会议参与者交换 意见，那么可以选择某个参与者的办公室意见，那么可以选择某个参与者的办公室如果是要显示您的权威性，不管您最后的会议地如果是要显示您的权威性，不管您最后的会议地 点选择如何，让自己感到舒服自在是重要的考虑点选择如何，让自己感到舒服自在是重要的考虑44会会会会 场场场场 排排排排 坐坐坐坐U、T、E、V、O矩型矩型 执导型执导型 园桌型园桌型PPPM3.效应效应环境和艺术环境和艺术环境和艺术环境和艺术453.效应效应环境和艺术环境和艺术环境和艺术环境和艺术会会会会 议议

34、议议 材材材材 料料料料发言稿发言稿公开资料公开资料对外新闻稿对外新闻稿46选择性主持人选择性主持人司仪、召集人等司仪、召集人等基本要求：基本要求：了解会议背景和程序了解会议背景和程序表达力和表现力表达力和表现力防止权力乱用防止权力乱用引导警察，应急处理方法引导警察，应急处理方法3.效应效应环境和艺术环境和艺术环境和艺术环境和艺术权力与过程权力与过程传统的经理传统的经理权力权力经理或主席经理或主席+过程过程主持人主持人主持人（主持人（主持人（主持人（1 1）47主主主主 持持持持 人（人（人（人（2 2）当然主持人选择当然主持人选择会议召集者会议召集者 负责负责 超然超然参与会议的最高领导参与

35、会议的最高领导 决策决策 权威权威与议题关系紧密与议题关系紧密 信息信息 量大量大现场控制力强现场控制力强 评审评审 维和维和各方面都能接受者各方面都能接受者 中立中立 协调协调3.效应效应环境和艺术环境和艺术环境和艺术环境和艺术48发言者的沟通发言者的沟通发言者的沟通发言者的沟通眼神眼神手势手势双臂双臂体态体态道具道具故事故事兴趣点兴趣点3.效应效应环境和艺术环境和艺术环境和艺术环境和艺术49听听听听 会和会和会和会和 倾倾倾倾 听听听听3.效应效应环境和艺术环境和艺术环境和艺术环境和艺术开会交流时会注意别人的表情吗开会交流时会注意别人的表情吗你会表现出极大兴趣吗你会表现出极大兴趣吗是否保持

36、祖视线的接触是否保持祖视线的接触是否对其它人的话做出反应是否对其它人的话做出反应尽量避免不打断别人的话尽量避免不打断别人的话是否保持一段距离是否保持一段距离简单复述你所听到的，以检查是否听明白了简单复述你所听到的，以检查是否听明白了是否能理解别人的是否能理解别人的“弦外之音弦外之音”当别人还没有讲完是，是否会替别人说完当别人还没有讲完是，是否会替别人说完对不同观点者，是否表现出尊重对不同观点者，是否表现出尊重50会议互动会议互动会议互动会议互动头脑风暴头脑风暴鱼骨图和决策树鱼骨图和决策树拍脑袋拍脑袋主题主题主题主题品牌品牌品牌品牌品质基础品质基础 文化依托文化依托 形象效果形象效果人才企业历史

37、广告求诉点基础设施价值观形态规划服务观念政策与体制投入费用效率与信息管理模式投入时机服务灵魂服务灵魂 管理保障管理保障 推广手段推广手段3.效应效应环境和艺术环境和艺术环境和艺术环境和艺术51引引引引 发发发发 讨讨讨讨 论论论论激怒的七项本领激怒的七项本领怀柔怀柔激进激进狂热狂热诘问诘问耐心耐心愠怒愠怒收兵收兵3.效应效应环境和艺术环境和艺术环境和艺术环境和艺术52决策决策决策决策“ “德菲尔法德菲尔法德菲尔法德菲尔法” ”匿名预测匿名预测 设计分发问卷设计分发问卷 初步处理初步处理 第二轮调查第二轮调查 第三轮调查第三轮调查 结论性调查结论性调查3.效应效应环境和艺术环境和艺术环境和艺术环

38、境和艺术53演演演演 示示示示 工工工工 具具具具图表展示图表展示书面文件书面文件实物展示实物展示影视文件影视文件现场模拟现场模拟创造力使我们总是可以为旧东西找到新用途。创造力使我们总是可以为旧东西找到新用途。3.效应效应环境和艺术环境和艺术环境和艺术环境和艺术543.效应效应环境和艺术环境和艺术环境和艺术环境和艺术P P T P P T 技技技技 巧巧巧巧目标目标主题撑控主题撑控逻辑逻辑有说服力有说服力风格风格易被记忆易被记忆色彩色彩互动和重点互动和重点工具工具积累好的表达积累好的表达布局布局平衡感平衡感过程过程故事情节故事情节55与会议有关的色彩与会议有关的色彩与会议有关的色彩与会议有关的

39、色彩3.效应效应环境和艺术环境和艺术环境和艺术环境和艺术红色红色 对会议提供的前景、挑战和机遇感到兴奋对会议提供的前景、挑战和机遇感到兴奋绿色绿色 持积极态度，并会帮助他人克服疑虑持积极态度，并会帮助他人克服疑虑蓝色蓝色 对会议的责任持冷静、清醒、镇定的态度对会议的责任持冷静、清醒、镇定的态度紫色紫色 热切希望完成会议提出的任务热切希望完成会议提出的任务黑色黑色 通常有着多年开会经验的人，对待会议态度严肃通常有着多年开会经验的人，对待会议态度严肃白色白色 直抒已见，但是以支持的姿态来表达直抒已见，但是以支持的姿态来表达橙色橙色 乐观主义者乐观主义者黄色黄色 主张在做决定时要谨慎主张在做决定时要

40、谨慎褐色褐色 在会议上倾向于实话实说在会议上倾向于实话实说谈色谈色 对开会者的感觉与实现会议目标有同样的担心对开会者的感觉与实现会议目标有同样的担心56厌会情结的处方厌会情结的处方厌会情结的处方厌会情结的处方偏题与偏题与7的记忆规律的记忆规律环境环境 空间空间 造型造型 布置布置 空气空气 色彩色彩路程与目的路程与目的烟与糖烟与糖时间影响时间影响 时机时机 时段时段 时续时续气氛和主持人气氛和主持人秘方：让厌会者远离会场秘方：让厌会者远离会场3.效应效应环境和艺术环境和艺术环境和艺术环境和艺术57会议虫药剂会议虫药剂会议虫药剂会议虫药剂频频询问频频询问观点亮相观点亮相无所不知无所不知数据说话数

41、据说话讨好上司讨好上司？嘀嘀咕咕嘀嘀咕咕目光关注目光关注沉默寡言沉默寡言参与拉拢参与拉拢对立为荣对立为荣微笑制胜微笑制胜心不在焉心不在焉任务委任任务委任3.效应效应环境和艺术环境和艺术环境和艺术环境和艺术58化解冲突六法化解冲突六法化解冲突六法化解冲突六法3.效应效应环境和艺术环境和艺术环境和艺术环境和艺术冲突是正常的冲突是正常的不攻击人身不攻击人身休休 会会会前排除会前排除重申会议目标重申会议目标多解求证多解求证跳议法跳议法59会议病的理疗会议病的理疗会议病的理疗会议病的理疗3.效应效应环境和艺术环境和艺术环境和艺术环境和艺术缺失的拼图缺失的拼图缺失的拼图缺失的拼图3030秒电梯法则秒电梯法

42、则秒电梯法则秒电梯法则 马斯洛破坚冰马斯洛破坚冰马斯洛破坚冰马斯洛破坚冰5 54 43 32 21 160会议着装会议着装会议着装会议着装正装正装便装便装职业装职业装3.效应效应环境和艺术环境和艺术环境和艺术环境和艺术61无奈的小动作无奈的小动作无奈的小动作无奈的小动作懒洋洋地坐在椅子上懒洋洋地坐在椅子上用手指敲桌子用手指敲桌子不停看表或者手机不停看表或者手机清嗓子、咳嗽清嗓子、咳嗽无趣地涂鸦无趣地涂鸦不停拉领带、脱鞋、卷裤脚不停拉领带、脱鞋、卷裤脚打哈欠、扣鼻子、剔指甲打哈欠、扣鼻子、剔指甲茫然地看着一个地方发呆茫然地看着一个地方发呆闭上眼睛睡觉闭上眼睛睡觉3.效应效应环境和艺术环境和艺术环

43、境和艺术环境和艺术624.效果效果反馈和实施反馈和实施反馈和实施反馈和实施会后功会后功会后功会后功评估工具评估工具评估工具评估工具责任评估责任评估责任评估责任评估摩氏评测表摩氏评测表摩氏评测表摩氏评测表思考思考思考思考效益面和效率点效益面和效率点效益面和效率点效益面和效率点63会议成功的标准会议成功的标准会议成功的标准会议成功的标准会议基本目标会议基本目标达成共识达成共识时间地点人员落实时间地点人员落实感受感受最终决定最终决定决定和决议决定和决议执行文件执行文件4.效果效果实施和反馈实施和反馈实施和反馈实施和反馈效率控制效率控制预算和成本预算和成本有效的时间有效的时间执行的可能性执行的可能性外

44、界反映外界反映64会会会会 后后后后 功功功功文件归档文件归档家庭作业家庭作业纪要和信息发布纪要和信息发布执行决议和补充资料执行决议和补充资料保密保密会议的会议会议的会议评估评估第三方顾问第三方顾问4.效果效果实施和反馈实施和反馈实施和反馈实施和反馈65评评评评 估估估估 工工工工 具具具具评估从准备就开始评估从准备就开始评估组织和评估参与评估组织和评估参与对组织者表彰对组织者表彰类似会议的对比分析类似会议的对比分析问卷和反馈表问卷和反馈表支出结算支出结算改进意见改进意见4.效果效果实施和反馈实施和反馈实施和反馈实施和反馈66责责责责 任任任任 评评评评 估估估估4.效果效果实施和反馈实施和反

45、馈实施和反馈实施和反馈还有哪些事情还有哪些事情尚未完成尚未完成进一步的行动进一步的行动由谁负责由谁负责依据文件资料依据文件资料慎重准备慎重准备记下开会地点记下开会地点时期和时间时期和时间与会议主席与会议主席密切合作密切合作会后检查需要会后检查需要回答的问题回答的问题会中需要会中需要担负的责任担负的责任会前需要会前需要担负的责任担负的责任为什么要为什么要出席此会议出席此会议在会上尽量在会上尽量表达的心理准备表达的心理准备根据个人观点根据个人观点研究问题研究问题倾听他人的观点倾听他人的观点积极发表积极发表自己的见解自己的见解关注正在关注正在讨论的事项讨论的事项这次会达成了这次会达成了什么结果什么结

46、果67 摩氏评测表摩氏评测表摩氏评测表摩氏评测表4.效果效果实施和反馈实施和反馈实施和反馈实施和反馈A.发言频率发言频率B.发言长度发言长度C.论据质量和数量论据质量和数量D.意见之清楚程度意见之清楚程度E.对他人意见的批评对他人意见的批评F.表达能力表达能力G.与会态度与会态度H.与团队互动状况与团队互动状况I.推理能力推理能力J.对议事程序的配合度对议事程序的配合度K.积极态度积极态度1 太少太少 2 3 刚好刚好 4 5 频繁频繁 1 太短太短 2 3 恰到好处恰到好处 4 5 过度影响过度影响 1 不好不好 2 3 二者正好二者正好 4 5 偏重某一方面偏重某一方面 1 令人困惑令人困

47、惑 2 3 非常清楚非常清楚 4 5 过于强调过于强调 1 批评无价值批评无价值 2 3 适度批语适度批语 4 5 过于严厉过于严厉 1 太软弱太软弱 2 3 清楚具有感染力清楚具有感染力 4 5 太大声太大声 1缺少正面回应缺少正面回应 2 3 回应态度恬当回应态度恬当 4 5 回应但态度不良回应但态度不良1 敌对不合作敌对不合作 2 3 合作意愿高合作意愿高 4 5 听从听从 随从随从 1 缺乏逻辑缺乏逻辑 2 3 批判性思考批判性思考 4 5 批判但无解决方案批判但无解决方案 1 缺少贡献缺少贡献 2 3 积极贡献积极贡献 4 5 不按程序不按程序 1软弱，受干扰软弱，受干扰 2 3 坚

48、定、尊重他人坚定、尊重他人 4 5 固执，限制别人固执，限制别人 积极与会者积极与会者积极与会者积极与会者随从或过激随从或过激随从或过激随从或过激思维混乱思维混乱思维混乱思维混乱68 思思思思 考考考考太多主题和无主题太多主题和无主题不要指望一次会解决所有问题不要指望一次会解决所有问题忌自我眩耀忌自我眩耀忌独角戏忌独角戏引导与引导与 误导误导4.效果效果实施和反馈实施和反馈实施和反馈实施和反馈69效用效用信息通报信息通报组织者组织者主题主题功效功效效应效应主持人主持人形式形式环境环境技术技术效力效力会议议程会议议程时间时间材料材料效果效果纪要纪要实施实施时效时效绩效绩效实施和反馈实施和反馈实施

49、和反馈实施和反馈效益面和效率点效益面和效率点效益面和效率点效益面和效率点4.效果效果705.小结小结会议组织流程会议组织流程会议组织流程会议组织流程开会的趋势开会的趋势开会的趋势开会的趋势推荐读物推荐读物推荐读物推荐读物71会议组织流程会议组织流程会议组织流程会议组织流程会务准备会议实施开会方法内容对象时间地点费用会务提出问题应急性信息性决策性议程和程序各项会务文件内容执行策略保障控制工具效果归档纪要发布编制预算分工落实后续工作策划方案批准会议设计和布置设施环境评估反馈补充会议预算执行场所配套第三方顾问会议制度和文化专家咨询领导和机构组织保障者结算5.小结小结会议管理机构72开会的趋势开会的趋

50、势开会的趋势开会的趋势5.小结小结越来越多的主题会越来越多的主题会 小会小会随时随地的会议随时随地的会议技术手段被强化技术手段被强化开会是生产的过程开会是生产的过程会议的品牌价值会议的品牌价值会议经济会议经济73 推荐读物推荐读物推荐读物推荐读物成功的会议管理：从策划到评估成功的会议管理：从策划到评估 伦纳德等伦纳德等 机械工业出版社机械工业出版社 2003年年如何进行会议管理如何进行会议管理 龙龙 泽等泽等 北京大学出版社北京大学出版社 2004年年高效会议高效会议经理必读经理必读 苏伟伦苏伟伦 南方日报出版社南方日报出版社2004年年高效经理人的高效经理人的8个思维原则个思维原则 戴戴 夫

51、等夫等 机械工业出版社机械工业出版社2003年年21世纪领导全书世纪领导全书-领导会议艺术卷领导会议艺术卷 张张 诚等诚等 中国大地出版社中国大地出版社 2000年年5.小结小结人有了知识，就会具备各种分析能力，人有了知识，就会具备各种分析能力，人有了知识，就会具备各种分析能力，人有了知识，就会具备各种分析能力，明辨是非的能力。明辨是非的能力。明辨是非的能力。明辨是非的能力。所以我们要勤恳读书，广泛阅读，所以我们要勤恳读书，广泛阅读，所以我们要勤恳读书，广泛阅读，所以我们要勤恳读书，广泛阅读，古人说古人说古人说古人说“ “书中自有黄金屋。书中自有黄金屋。书中自有黄金屋。书中自有黄金屋。” ”通

52、过阅读科技书籍，我们能丰富知识，通过阅读科技书籍，我们能丰富知识，通过阅读科技书籍，我们能丰富知识，通过阅读科技书籍，我们能丰富知识，培养逻辑思维能力；培养逻辑思维能力；培养逻辑思维能力；培养逻辑思维能力；通过阅读文学作品，我们能提高文学鉴赏水平，通过阅读文学作品，我们能提高文学鉴赏水平，通过阅读文学作品，我们能提高文学鉴赏水平，通过阅读文学作品，我们能提高文学鉴赏水平，培养文学情趣；培养文学情趣；培养文学情趣；培养文学情趣；通过阅读报刊，我们能增长见识，扩大自己的知识面。通过阅读报刊，我们能增长见识，扩大自己的知识面。通过阅读报刊，我们能增长见识，扩大自己的知识面。通过阅读报刊，我们能增长见识，扩大自己的知识面。有许多书籍还能培养我们的道德情操，有许多书籍还能培养我们的道德情操，有许多书籍还能培养我们的道德情操，有许多书籍还能培养我们的道德情操，给我们巨大的精神力量，给我们巨大的精神力量，给我们巨大的精神力量，给我们巨大的精神力量，鼓舞我们前进鼓舞我们前进鼓舞我们前进鼓舞我们前进。