中文Office教程[3]

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1、第第2章章 Word 2003的基本操作的基本操作 本章主要介绍本章主要介绍Word 2003的基本操作，包括文字和的基本操作，包括文字和段落的格式设置、表格和图片的基本编辑、查找和段落的格式设置、表格和图片的基本编辑、查找和替换功能、自动编号和项目符号列表、分栏、艺术替换功能、自动编号和项目符号列表、分栏、艺术字、模板和向导，以及邮件合并功能等等。字、模板和向导，以及邮件合并功能等等。 本章要点本章要点l 2.1 编写入团申请书编写入团申请书 l 2.2 制作产品宣传单制作产品宣传单 l2.3 制制 作作 名名 片片 l2.4 制作新年酒会通知制作新年酒会通知 l习题习题 22.1 编写入团

2、申请书编写入团申请书上一章介绍了最简单的文字编辑方法，本节将全面介绍如何设置文字和段落的格式，使得整个文档结构清晰、重点突出。例如：改变文字的字体、大小和颜色，给文字加粗，段落居中等。图2-1-1所示为编写好的入团申请书。 图2-1-1入团申请书图2-1-2“字体”对话框的“字体”选项卡2.1 编写入团申请书编写入团申请书2.1.1 设置文字格式设置文字格式1使用“字体”对话框设置文字格式在文档中，用户可以通过“字体”对话框来设置文字的格式，例如设置文字的字体、大小、颜色等属性。操作步骤如下。（1）选中要设置格式的文字，然后单击“格式”“字体”菜单命令，调出“字体”对话框，选中“字体”选项卡，

3、如图2-1-2所示。（2）在“中文字体”下拉列表框中，选择汉字的字体。在“西文字体”下拉列表框中，选择英文字母的字体。在“字形”列表中，选择文字的外形。在“字号”列表中，选择文字的大小。有两种字号系统，中文字号是数字越小文字越大；阿拉伯数字字号是以磅为单位，数字越大文字越大。（3）在“字体颜色”下拉列表框中，选择文字的显示颜色。在“下划线线型”下拉列表框中，选择文字下划线的形式。在“下划线颜色”下拉列表框中，选择文字下划线的显示颜色。在“着重号”下拉列表框中，选择是否添加着重号。（4）在“效果”栏中，可以选中其中的复选框给文字添加特殊的效果。在“预览”栏中，用户可以查看设置后的文字效果。2.1

4、 编写入团申请书编写入团申请书（5）在“字体”对话框中，选中“字符间距”选项卡，如图2-1-3所示。在“缩放”下拉列表框中，可以设置字符横向的伸缩度。在“间距”下拉列表框中，可以设置每个字符之间的距离。在“位置”下拉列表框中，可以设置选中文字在其所在行中与基线的垂直距离。（6）在“字体”对话框中，选中“文字效果”选项卡，如图2-1-4所示。在“动态效果”列表中，选择文字的动态效果。动态效果只能在“页面”视图中进行欣赏，不能打印出来。（7）完成设置后，单击“确定”按钮。2.1 编写入团申请书编写入团申请书 图2-1-3 “字体”对话框的“字符间距”选项卡 图2-1-4 “字体”对话框的“文字效果

5、”选项卡2.1 编写入团申请书编写入团申请书2使用“格式”工具栏设置文字格式除了使用“字体”对话框外，还可以使用“格式”工具栏来设置文字的格式。虽然“格式”工具栏没有“字体”对话框的功能全面，但是其操作简便、快捷，而且具有最基本、最常用的设置文字格式功能。如果文档中没有显示“格式”工具栏，可以单击“视图”“工具栏”“格式”菜单命令，调出“格式”工具栏，如图2-1-5所示。下面依次介绍“格式”工具栏中与设置文字格式相关的按钮及其功能。“字体”下拉列表框：在“字体”下拉列表框中，可以选择所需的字体。下拉列表框中显示的字体为当前应用的字体，如图2-1-6所示。Word2003提供了近百种字体，其中包

6、括20多种中文字体。“字体”下拉列表框的功能相当于“字体”对话框中的“中文字体”下拉列表框和“西文字体”下拉列表框。图2-1-5“格式”工具栏2.1 编写入团申请书编写入团申请书“字号”下拉列表框：在“字号”下拉列表框中，可以选择所需文字的大小，如图2-1-7所示。“字号”下拉列表框的功能相当于“字体”对话框中的“字号”列表。 图2-1-6“字体”下拉列表框图2-1-7“字号”下拉列表框2.1 编写入团申请书编写入团申请书“加粗”按钮：按钮成被按下状态，表示选中文字被加粗，如图2-1-8所示。如果按钮成抬起状态，则表示选中文字没有被加粗。“倾斜”按钮：按钮成被按下状态，表示选中文字被倾斜，如图

7、2-1-8所示。如果按钮成抬起状态，则表示选中文字没有被倾斜。“下划线”按钮：按钮成被按下状态，表示选中文字被添加下划线，如图2-1-8所示。单击“下划线”按钮右边的箭头按钮，可以选择下划线的形状和颜色。“字符边框”按钮：按钮成被按下状态，表示选中文字被添加边框，如图2-1-8所示。“字符底纹”按钮：按钮成被按下状态，表示选中文字被添加底纹，如图2-1-8所示。图2-1-8使用“格式”工具栏设置文字格式“字符缩放”按钮：按下“字符缩放”按钮后，调整选中的文字水平方向的宽窄，从而可以显示瘦形文字或宽形文字，如图2-1-8所示。单击其右边的箭头按钮可以选择字符缩放的比例。“突出显示”按钮：按下“突

8、出显示”按钮后，改变选中文字的底纹颜色，以便突出文字内容，如图2-1-8所示。单击其右边的箭头按钮，可以选择底纹颜色。按钮图标中的颜色条表示当前底纹颜色。“字体颜色”按钮：单击“字体颜色”按钮，改变选中文字的颜色，以便突出文字内容，如图2-1-8所示。单击其右边的箭头按钮可以选择文字颜色。按钮图标中的颜色条表示当前设置的颜色。2.1 编写入团申请书编写入团申请书2.1.2 设置段落格式设置段落格式段落是由一个或多个连续的句子组成的。将一个段落作为编辑对象进行处理时，段落可以看成是两个段落标记之间的内容。设置段落格式的方法有3种：“段落”对话框、“格式”工具栏和水平标尺，分别介绍如下。1使用“段

9、落”对话框设置段落格式使用“段落”对话框，可以全面、精确地设置段落的格式，操作步骤如下。（1）将光标移动到要设置格式的段落，或者选中要设置格式的多个段落，然后单击“格式”“段落”菜单命令，调出“段落”对话框，选中“缩进和间距”选项卡，如图2-1-9所示。图2-1-9“段落”对话框的“缩进和间距”选项卡（2）在“常规”栏的“对齐方式”下拉列表框中，可以设置段落的对齐方式。在“大纲级别”下拉列表框中，选择段落所对应的大纲级别。（3）在“缩进”栏的“左”和“右”数值选择框中，输入段落与左右页边距的缩进量。在“特殊格式”下拉列表框中，选择是“无”、“首行缩进”或者“悬挂缩进”的段落格式。如果选中后两者

10、中的一项，则可以在“度量值”数值选择框中输入缩进值。（4）在“间距”栏的“段前”和“段后”数值选择框中，输入选中段落与其前后段落之间的间距。在“行距”下拉列表框中，选择段落每行之间的距离。如果选中“固定值”项，则可以在“设置值”数值选择框中设定距离值。2.1 编写入团申请书编写入团申请书图2-1-9“段落”对话框的“缩进和间距”选项卡2.1 编写入团申请书编写入团申请书（5）在“预览”区中，查看设置的效果。（6）单击“确定”按钮，完成段落格式设置。2使用“格式”工具栏设置段落格式使用“格式”工具栏除了可以设置文字格式外，还可以简单地设置段落格式。“格式”工具栏中与设置段落格式相关的按钮及其功能

11、如表2-1-1所示。3使用水平标尺设置段落格式分别拖曳水平标尺上的4个标记可以直接调整段落左边或者右边的缩进量。按住Alt键拖曳标记可以进行微调。4个标记的作用如下。“首行缩进”标记：拖曳“首行缩进”标记，改变光标所在段落首行的左缩进量，如图2-1-10所示。图2-1-10首行缩进2.1 编写入团申请书编写入团申请书“悬挂缩进”标记：拖曳“悬挂缩进”标记，改变光标所在段落除首行外所有文本行的左缩进量，如图2-1-11所示。图2-1-11悬挂缩进“左缩进”标记：拖曳“左缩进”标记，改变光标所在段落所有文本行的左缩进量，如图2-1-12所示。图2-1-12左缩进2.1 编写入团申请书编写入团申请书

12、“右缩进”标记：拖曳“右缩进”标记，改变光标所在段落所有文本行的右缩进量，如图2-1-13所示。图2-1-13右缩进2.1 编写入团申请书编写入团申请书2.1.3 复制格式复制格式文字和段落的格式也可以复制。对于要求同样格式、不同文字或者段落的文本，用户不需要一一设置格式，使用格式刷一刷即可。1使用“格式刷”按钮复制文字格式利用“常用”工具栏中的“格式刷”按钮，能将一部分文字按另一部分文字的格式进行自动修改，操作步骤如下。（1）选中具有所需格式的源文字内容，单击“格式刷”按钮，则鼠标指针变为一个刷子形状。（2）将鼠标指针移动到目标文字，拖曳要更改格式的文字，则目标文字的格式会被源文字的格式取代

13、。（3）如果双击“格式刷”按钮，则鼠标指针将保持刷子形状，使得用户可以在多个目标文字处复制格式。完成复制后，再次单击“格式刷”按钮才可以取消“格式刷”复制格式的作用。按Ctrl+Shift+Z组合键，可取消选中文字复制的格式，还原为原始格式，同时取消“格式刷”复制格式的作用。2.1 编写入团申请书编写入团申请书2使用“格式刷”按钮复制段落格式复制段落格式的操作方法与复制文字格式的方法类似，也是利用“常用”工具栏中的“格式刷”按钮，将选中段落的格式快速应用到其他段落中。一般来说，段落的文字比较长，如果要全部选中在操作上很不方便。事实上，只要复制每段的段落标记，就可以达到基本相同的效果，操作方法如

14、下。（1）如果在文档中看不到段落标记，单击“视图”“显示段落标记”菜单命令。（2）选中具有所需段落格式的段落标记，单击“格式刷”按钮，则鼠标指针变为一个刷子形状。（3）将鼠标指针移动到目标段落的段落标记上，拖曳该段落标记，则目标段落的格式会被源段落的格式取代。（4）如果双击“格式刷”按钮，则鼠标指针将保持刷子形状，使得用户可以在多个目标段落处复制格式。完成复制后，再次单击“格式刷”按钮才可以取消“格式刷”复制格式的作用。按Ctrl+Shift+Z组合键，可取消选中段落复制的格式，还原为原始格式，同时取消“格式刷”复制格式的作用。2.1 编写入团申请书编写入团申请书2.1.4 项目符号和编号项目

15、符号和编号在编写文章的过程中，经常需要给某些段落编号或添加特殊的符号，以便于他人阅读和理解。因此，Word2003为用户提供了项目符号和编号功能。1使用“格式”工具栏创建项目符号和编号创建项目符号最简单的方法是使用“格式”工具栏中的相关按钮，操作步骤如下。（1）将光标移至要创建项目符号或者编号的位置，也可以选中要使用项目符号或者编号的段落。（2）单击“格式”工具栏中的“编号”按钮，则可以给选中的段落添加编号；单击“项目符号”按钮，则可以给选中的段落添加特殊的符号。（3）再次单击“编号”按钮或者“项目符号”按钮，可以删除被选中段落的编号或者项目符号，使其成为普通段落。2使用键盘创建项目符号和编号

16、如果用户对使用“格式”工具栏创建的项目符号或者编号的形式不满意，也可以使用键盘自行创建所需的项目符号和编号，操作步骤如下。（1）在第一个要添加项目符号或者编号的位置上，键入所需的符号或者起始编号，例如（1）、%、1等。2.1 编写入团申请书编写入团申请书（2）再键入一个空格后，继续键入该段所需的文字。（3）按Enter键后，Word2003会按照用户键入的符号或者起始编号自动对新产生的段落添加相应的符号或者编号。（4）如果不需要给新段落添加符号或者编号，可以使用Backspace键删除新段落的项目符号或编号，使其成为普通段落。3使用“项目符号和编号”对话框创建项目符号使用“项目符号和编号”对话

17、框，用户可以精确创建项目符号，并且可以自己定义更多形式的项目符号，操作步骤如下。（1）将光标移至要创建项目符号的位置，或者选中要添加项目符号的段落。（2）单击“格式”“项目符号和编号”菜单命令，调出“项目符号和编号”对话框，选中“项目符号”选项卡，如图2-1-14所示。（3）用户可以从“项目符号”选项卡所给的7种项目符号中任选一种。如果要删除项目符号，则选择“无”选项。（4）如果需要选择更多形式的项目符号，可以先单击选中要替换的选项，再单击“自定义”按钮，调出“自定义项目符号列表”对话框，如图2-1-15所示。2.1 编写入团申请书编写入团申请书 图2-1-14“项目符号”选项卡图2-1-15

18、“自定义项目符号列表”对话框2.1 编写入团申请书编写入团申请书（5）在“自定义项目符号列表”对话框的“项目符号字符”栏中，可以选择所需的项目符号。单击“字体”按钮，调出“字体”对话框，可以自行设置项目符号的大小、颜色等属性。（6）单击“字符”按钮，调出“符号”对话框，如图2-1-16所示。在列表中选择所需的符号，单击“确定”按钮，返回“自定义项目符号列表”对话框。选中的项目符号会代替原有的项目符号显示在“项目符号字符”栏中。（7）单击“图片”按钮，调出“图片项目符号”对话框，如图2-1-17所示。在列表中选择所需的图片作为符号，或者单击“导入”按钮，导入其他图片作为符号。单击“确定”按钮，返

19、回“自定义项目符号列表”对话框。选中的图片项目符号会代替原有的项目符号显示在“项目符号字符”栏中。图2-1-16“符号”对话框图2-1-17“图片项目符号”对话框（8）在“自定义项目符号列表”对话框的“缩进位置”数值选择框中输入数字，设置项目符号的缩进量。在“文字位置”栏的“制表位位置”和“缩进位置”数值选择框中分别输入数字，可以设置制表位和文字与项目符号的间距。在“预览”栏中，可以查看项目符号的整体效果。（9）设置完毕，单击“确定”按钮，返回“项目符号和编号”对话框，选中的项目符号会代替原有的项目符号显示在列表中。（10）单击“确定”按钮，给选中的段落添加项目符号。2.1 编写入团申请书编写

20、入团申请书 图2-1-16“符号”对话框图2-1-17“图片项目符号”对话框2.1 编写入团申请书编写入团申请书4使用“项目符号和编号”对话框创建编号使用“项目符号和编号”对话框，用户可以精确创建编号，并且可以自己定义更多形式的编号，操作步骤如下。（1）将光标移至要创建编号的位置，或者选中要添加编号的段落。（2）单击“格式”“项目符号和编号”菜单命令，调出“项目符号和编号”对话框，选中“编号”选项卡，如图2-1-18所示。（3）用户可以从“编号”选项卡所给的7种编号中任选一种。如果要删除编号，则选择“无”选项。（4）如果需要选择更多形式的编号，可以先单击选中要替换的选项，再单击“自定义”按钮，

21、调出“自定义编号列表”对话框，如图2-1-19所示。（5）在“编号格式”文本框中，可以键入所需编号的格式。单击“字体”按钮，调出“字体”对话框，可以自行设置编号的大小、颜色等属性。在“编号样式”下拉列表框中选择所需的样式。在“起始编号”数值选择框内设置起始编号。在“编号位置”栏的下拉列表框中，选择编号的对齐方式，在“对齐位置”数值选择框中，设置编号对齐的位置。在“文字位置”栏的“制表位位置”和“缩进位置”数值选择框中分别输入数字，可以设置制表位和文字与编号的间距。在“预览”栏中，可以查看编号的整体效果。2.1 编写入团申请书编写入团申请书 图2-1-18“编号”选项卡图2-1-19“自定义编号

22、列表”对话框2.1 编写入团申请书编写入团申请书（6）设置完毕，单击“确定”按钮，返回“项目符号和编号”对话框，选中的编号会代替原有的编号显示在列表中。（7）单击“确定”按钮，给选中的段落添加编号。2.2 制作产品宣传单制作产品宣传单Word2003不仅具有强大的文字编辑功能，而且还具有编辑图片、边框和底纹等功能。利用这些功能可以制作出颜色鲜艳、形式活泼、图文并茂的文档。本节将介绍如何插入剪贴画和图片，以及编辑图片、边框和底纹的方法，图2-2-1所示为使用Word2003制作的牛初乳产品宣传单。图2-2-1牛初乳产品宣传单2.2 制作产品宣传单制作产品宣传单2.2.1 插入剪贴画和图片插入剪贴

23、画和图片1插入剪贴画所谓剪贴画是指Word2003提供的各种类型的图片。这些剪贴画都可以插入到Word文档中，使文档形式更加活泼。插入剪贴画的操作步骤如下。（1）将光标移动到要插入剪贴画的位置。（2）单击“插入”“图片”“剪贴画”菜单命令，调出“剪贴画”任务窗格，如图2-2-2左图所示。（3）在“剪贴画”任务窗格中的“搜索文字”文本框中输入剪贴画的名称。如果不输入任何文字，则在任务窗格的列表中列出所有剪贴画。（4）在“搜索范围”下拉列表框中，选择搜索剪贴画的范围。（5）在“结果类型”下拉列表框中，只选中“剪贴画”复选框，如图2-2-2左图所示。（6）单击“搜索”按钮，“剪贴画”任务窗格的列表中

24、会列出所有找到的剪贴画，如图2-2-2右图所示。（7）在列表中，单击需要插入的剪贴画，就可以在文档的光标位置插入该剪贴画。2.2 制作产品宣传单制作产品宣传单2插入图片文件除了使用Word2003提供的剪贴画图片外，用户还可以把各种格式的图片文件插入到Word文档中，例如bmp、gif、jpeg等格式的图片。操作步骤如下。（1）将光标移动到要插入图片文件的位置。（2）单击“插入”“图片”“来自文件”菜单命令，调出“插入图片”对话框，如图2-2-3所示。（3）在“查找范围”下拉列表框中，选择图片文件所在文件夹的位置。在“文件类型”下拉列表框中，选择要显示的文件类型。（4）在列表中选中要插入的图片

25、，再单击“插入”按钮，或者双击要插入的图片，就可以在文档的光标位置插入该图片。插入图片后，它就变成了文档的一部分，即使源图片文件被删除，文档中的图片还是会被保留。2.2 制作产品宣传单制作产品宣传单 图2-2-2“剪贴画”任务窗格图2-2-3“插入图片”对话框2.2 制作产品宣传单制作产品宣传单2.2.2 编辑剪贴画和图片编辑剪贴画和图片1编辑剪贴画在文档中插入剪贴画后，可以对它的大小和位置做出调整，操作方法如下。（1）单击剪贴画，选中剪贴画。此时，剪贴画的四周被黑框围起来，并且有8个尺寸控点（黑色小正方形）置于剪贴画的4个角和4个边的中点。如图2-2-4所示。（2）将鼠标移到尺寸控点上，拖曳

26、鼠标，虚线表示调整后的大小。如图2-2-4所示。（3）松开鼠标左键，剪贴画的大小调整到虚线表示的位置。（4）如果要移动剪贴画，选中剪贴画后，使用鼠标将其拖曳到新的位置。如图2-2-5中所示，鼠标指针的位置为剪贴画移动后的位置。（5）如果要删除剪贴画，则选中该剪贴画，按Delete键即可。2.2 制作产品宣传单制作产品宣传单 图2-2-4调整剪贴画的大小图2-2-5调整剪贴画的位置2.2 制作产品宣传单制作产品宣传单2编辑图片调整图片的大小和位置的方法与调整剪贴画的操作方法一样，除此之外，还可以使用“图片”工具栏对图片进行更复杂的操作。单击“视图”“工具栏”“图片”菜单命令，或者选中要编辑的图片

27、，均可调出“图片”工具栏，如图2-2-6所示。下面依次介绍“图片”工具栏中各个按钮的功能。图2-2-6“图片”工具栏2.2 制作产品宣传单制作产品宣传单“插入图片”按钮：单击此按钮，可以调出“插入图片”对话框，用来插入新的图片文件。图2-2-7“黑白”选项效果“颜色”按钮：单击此按钮，调出菜单，可以改变图片的颜色效果，如图2-2-7所示，为选中“黑白”选项的效果。图2-2-7“黑白”选项效果2.2 制作产品宣传单制作产品宣传单“增加对比度”按钮：单击此按钮可以增加选中图片颜色的饱和度和明暗度。对比度越高，颜色灰色越少。每单击一次该按钮，则在前一次基础上增加对比度。“降低对比度”按钮：单击此按钮

28、可以降低选中图片颜色的饱和度和明暗度。对比度越低，颜色灰色越多。每单击一次该按钮，则在前一次基础上降低对比度。“增加亮度”按钮：单击此按钮可以增加选中图片颜色的亮度，亮度越高，白色越多。每单击一次该按钮，则在前一次基础上增加亮度。“降低亮度”按钮：单击此按钮可以降低选中图片颜色的亮度，亮度越低，白色越少。每单击一次该按钮，则在前一次基础上降低亮度。“裁剪”按钮：单击此按钮，鼠标指针变成。将鼠标移动到选中图片的控点处，拖曳鼠标，如图2-2-8左图所示。松开鼠标左键，裁减图片，图2-2-8右图所示为裁减后的图片。2.2 制作产品宣传单制作产品宣传单 图2-2-8裁剪图片2.2 制作产品宣传单制作产

29、品宣传单“向左旋转90”按钮：单击此按钮把选中的图片向左旋转90。“线型”按钮：单击此按钮可以选择线条的粗细。“压缩图片”按钮：单击此按钮，调出“压缩图片”对话框，可设置压缩图片的范围和分辨率等。“文字环绕”按钮：单击此按钮，在其下拉菜单中可以设置图片与文字之间的层次关系和位置关系。图2-2-9所示为选中“衬于文字下方”选项的效果，图2-2-10所示为选中“上下型环绕”选项的效果。“设置图片格式”按钮：单击此按钮，调出“设置图片格式”对话框，设置选中图片的线条、颜色、填充和图案、大小、位置及其他属性。“设置透明色”按钮：单击此按钮，鼠标指针变成，再单击选中的图片可以改变图片的透明色。“重设图片

30、”按钮：单击此按钮可以恢复图片插入时的位置、大小和颜色等属性。此外，用户还可以任意角度旋转图片。选中要旋转的图片，然后将鼠标移动到图片正上方的绿色控点处，拖曳鼠标可旋转图片。图2-2-11中的虚线为图片旋转后的位置。2.2 制作产品宣传单制作产品宣传单 图图2-2-9 “衬于文字下方衬于文字下方”选项效果选项效果 图图2-2-10 “上下型环绕上下型环绕”选项效果选项效果 图图2-2-11 任意角度旋转图片任意角度旋转图片2.2 制作产品宣传单制作产品宣传单2.2.3 插入特殊字符和分栏插入特殊字符和分栏1插入特殊字符Word2003提供了大量符号，基本上囊括了用户有可能使用到的所有符号。输入

31、这些符号的方法非常简便，操作步骤如下。（1）将光标移动到要插入符号的位置，单击“插入”“符号”菜单命令，调出“符号”对话框，选中“符号”选项卡，如图2-2-12所示。（2）在“字体”下拉列表框中选择符号的字体类型，在列表中选中要插入的符号。（3）双击所需的符号或者单击“插入”按钮，即可把选中的符号插入到文档的光标位置。（4）单击“符号”对话框中的“特殊字符”选项卡，如图2-2-13所示。（5）在“字符”列表中，选中所需的特殊符号。（6）单击“插入”按钮，即可把选中的特殊符号插入到文档的光标位置。（7）单击“关闭”按钮，关闭“符号”对话框。2.2 制作产品宣传单制作产品宣传单 图2-2-12“符

32、号”选项卡图2-2-13“特殊字符”选项卡2.2 制作产品宣传单制作产品宣传单2分栏所谓分栏就是将一段文字分成并排的几栏，文字内容只有当填满第一栏后才移到下一栏。分栏广泛应用于报纸、杂志等排版中。分栏完成后，只有在“页面”视图方式下才能真实地显示分栏效果，所以在分栏前要切换到“页面”视图。操作步骤如下。图2-2-14“分栏”对话框（1）选中要进行分栏的文字内容，否则Word默认将整个文档内容进行分栏。（2）单击“格式”“分栏”菜单命令，调出“分栏”对话框，如图2-2-14所示。图2-2-14“分栏”对话框2.2 制作产品宣传单制作产品宣传单（3）在“预设”栏中，选择分栏的方式。如果选中“一栏”

33、选项，则表示取消原有的分栏效果，恢复到普通的段落格式。在“栏数”数值选择框中，选择要分成的栏数。如果选中“栏宽相等”复选框，则Word会根据页面的宽度自行设定平均分配栏的宽度。如果不选中“栏宽相等”复选框，用户可以在“宽度和间距”栏中，自行设置每栏的宽度和栏与栏之间的距离。选中“分隔线”复选框，可以在栏与栏之间添加线段。（4）在“预览”栏中，可以查看设置的效果。在“应用于”下拉列表框中，可以选择“整篇文档”或者“插入点之后”选项。如果在打开对话框之前已选定了文档内容，此操作可省略。（5）设置完成后，单击“确定”按钮。如图2-2-15所示为分4栏的文字效果。图2-2-15分4栏的文字效果2.2

34、制作产品宣传单制作产品宣传单2.2.4 边框和底纹边框和底纹1添加边框Word2003可以为选中的文字、段落添加边框，其操作步骤如下。（1）选中需要添加边框的文字或者段落，然后单击“格式”“边框和底纹”菜单命令，调出“边框和底纹”对话框，选中“边框”选项卡，如图2-2-16所示。图2-2-16“边框和底纹”对话框的“边框”选项卡2.2 制作产品宣传单制作产品宣传单（2）在“设置”栏中，选择一种边框样式。在“线型”列表中，选择边框线的线型。在“颜色”下拉列表框中，选择边框线的颜色。在“宽度”下拉列表框中，选择边框线的宽度。（3）在“预览”栏中，可以查看设置的效果。在“应用于”下拉列表框中，可以选

35、择“文字”或者“段落”选项。如果在打开对话框之前已选定了文档内容，此操作可省略。（4）设置完成后，单击“确定”按钮。2添加底纹Word2003可以为选中的文字、段落添加底纹，其操作步骤如下。（1）选中需要添加底纹的文字或者段落，然后单击“格式”“边框和底纹”菜单命令，调出“边框和底纹”对话框，选中“底纹”选项卡，如图2-2-17所示。（2）在“填充”栏中，单击选择所需的色块。如果没有合适的颜色，用户可以单击“其他颜色”按钮，调出“颜色”对话框，自行设置所需的颜色。（3）在“样式”下拉列表框中，选择底纹的填充样式。在“颜色”下拉列表框中，选择底纹图案中线和点的颜色。（4）在“预览”栏中，可以查看

36、设置的效果。在“应用于”下拉列表框中，可以选择“文字”或者“段落”选项。如果在打开对话框之前已选定了文档内容，此操作可省略。（5）设置完成后，单击“确定”按钮。2.2 制作产品宣传单制作产品宣传单图2-2-17“边框和底纹”对话框的“底纹”选项卡2.3 制制 作作 名名 片片在实际工作中，我们经常会接触到名片、商业信函和传真等等，这类印刷品都具有使用频繁、格式设置大同小异的特点。Word2003将这类文档制成模板，用户只需要填写具体内容，不必再为设置文档格式消耗时间。事实上，任何Word文档都是以模板为基础的，模板决定文档的基本结构和文档设置，例如字体、快捷键指定方案、菜单、页面设置、特殊格式

37、和样式等。向导是Word2003为简化用户工作所提供的另一项功能。所谓向导是指Word提出问题，然后根据用户的答案创建文档、表单、网页或者完成某项工作。图2-3-1所示为使用名片制作向导创建的一个名片。图2-3-1名片2.3 制制 作作 名名 片片2.3.1 模板模板1使用模板创建备忘录使用Word2003的备忘录模板，可以制作出精美且外观专业化的备忘录，对所创建的每一个备忘录都可进行设置，操作步骤如下。（1）单击“文件”“新建”菜单命令，调出“新建文档”任务窗格，如图2-3-2所示。（2）在“新建文档”任务窗格中，单击“模板”栏中的“本机上的模板”选项，调出“模板”对话框，再选中“备忘录”选

38、项卡，如图2-3-3所示。2.3 制制 作作 名名 片片 图2-3-2 “新建文档新建文档”任任务窗格窗格 图2-3-3 “模板模板”对话框的框的“备忘忘录”选项卡卡2.3 制制 作作 名名 片片（3）单击选中对话框中的“现代型备忘录”选项，并在“新建”栏中选中“文档”单选钮。单击“确定”按钮，创建备忘录文档，如图2-3-4所示。图2-3-4现代型备忘录2.3 制制 作作 名名 片片（4）单击选中文档中“收件人”右边的“单击此处键入姓名”文本，按Delete键删除该文本，并输入收件人的名称。（5）使用同样的方法修改文档中的其他内容，包括抄送人姓名、发件人姓名和备忘录的主题等等。（6）删除横线下

39、面的文字，然后键入备忘录的内容。（7）将文档命名并保存。如果对模板创建的文档不满意，可以随意进行修改，例如：修改字体、颜色、字号和段落格式等。2使用模板创建传真使用Word2003的传真模板，可以制作出精美且外观专业化的传真封面，操作步骤如下。（1）单击“文件”“新建”菜单命令，调出“新建文档”任务窗格。（2）在“新建文档”任务窗格中，单击“模板”栏中的“本机上的模板”选项，调出“模板”对话框，再选中“信函和传真”选项卡，如图2-3-5所示。2.3 制制 作作 名名 片片图2-3-5“模板”对话框的“信函和传真”选项卡2.3 制制 作作 名名 片片（3）单击选中对话框中的“现代型传真”选项，并

40、在“新建”栏中选中“文档”单选钮。单击“确定”按钮，创建传真封面文档，如图2-3-6所示。图2-3-6现代型传真2.3 制制 作作 名名 片片（4）选中文档最上方的“单击此处键入地址”文本，删除该文本，并输入公司的地址。（5）使用同样的方法修改文档中的内容，包括收件人姓名、发件人姓名、传真主题、抄送人姓名、传真号码和传真页数等等。（6）文档中还有5个表示传真重要程度和传真目的的复选框，双击所需复选框前面的小方格，会出现对勾标记。（7）删除“附注”的原内容，输入传真的详细说明。（8）将文档命名并保存。（9）如果用户的传真机与计算机相连接，则可以通过Word直接将文档发送给对方，不需要把文档打印出

41、来。单击“文件”“发送”“传真收件人”菜单命令，调出“传真向导”对话框，然后按照“传真向导”的提示发送传真。2.3 制制 作作 名名 片片2.3.2 向导向导1信函向导使用信函向导可以快速创建标准的商业信函，操作步骤如下。（1）单击“文件”“新建”菜单命令，调出“新建文档”任务窗格。单击“模板”栏中的“本机上的模板”选项，调出“模板”对话框，再选中“信函和传真”选项卡，双击“信函向导”选项，创建一个信函文档，并且调出“英文信函向导”对话框，如图2-3-7所示。（2）选中“发送信函”单选钮，单击“确定”按钮，调出“英文信函向导”对话框的“信函格式”选项卡，如图2-3-8所示。2.3 制制 作作

42、名名 片片 图2-3-7“英文信函向导”对话框图2-3-8“信函格式”选项卡2.3 制制 作作 名名 片片（3）选中“日期行”复选框，可以在其右边的下拉列表框中选择日期的显示格式。在“请选择一种信函风格”下拉列表框中，选中“局部区域”选项，该选项最近似于中文信函风格。选中“预先打印好的信头”复选框，留出打印公司信头的位置。在“信头在页面上的位置”下拉列表框中，选择公司信头的位置。在“信头所占空间”数值选择框中，选择信头的长度。单击“下一步”按钮，调出“英文信函向导”对话框的“收信人信息”选项卡，如图2-3-9所示。（4）在“收信人姓名”下拉列表框中，键入收信人姓名。在“收信人地址”文本框中，键

43、入收信人地址。在“称呼”栏中，选择信函开头称呼的形式。单击“下一步”按钮，调出“英文信函向导”对话框的“其他内容”选项卡，如图2-3-10所示。2.3 制制 作作 名名 片片 图2-3-9“收信人信息”选项卡图2-3-10“其他内容”选项卡2.3 制制 作作 名名 片片（5）在“包括”栏中，选择信函的其他说明。选中“参考行”复选框，可以在其右边的下拉列表框中选择或者键入参考信息。选中“邮寄说明”复选框，可以在其右边的下拉列表框中选择或者键入邮寄方式。选中“注意”复选框，可以在其右边的下拉列表框中选择或者键入注意事项。选中“主题”复选框，可以在其右边的下拉列表框中选择或者键入信函的主题。在“抄送

44、”文本框中，键入抄送人的信息。单击“下一步”按钮，调出“英文信函向导”对话框的“寄信人信息”选项卡，如图2-3-11所示。（6）在“寄信人姓名”下拉列表框中，键入寄信人姓名。在“寄信人地址”文本框中，键入寄信人地址。在“落款”栏中，设置寄信人的职务和单位。单击“完成”按钮，创建的信函效果如图2-3-12所示。2.3 制制 作作 名名 片片 图2-3-11“寄信人信息”选项卡图2-3-12信函2.3 制制 作作 名名 片片（7）编辑信函内容，并对信函格式进行适当调整，最后将文档命名并保存。2简历向导使用简历向导可以快速创建各种形式的简历，操作步骤如下。（1）单击“文件”“新建”菜单命令，调出“新

45、建文档”任务窗格。单击“模板”栏中的“本机上的模板”选项，调出“模板”对话框，再选中“其他文档”选项卡，双击“简历向导”选项，调出“简历向导”对话框。（2）单击“下一步”按钮，调出简历向导的“样式”对话框，选择简历的样式，如图2-3-13所示。（3）单击“下一步”按钮，调出简历向导的“类型”对话框，选择简历的类型，如图2-3-14所示。2.3 制制 作作 名名 片片 图2-3-13“样式”对话框图2-3-14“类型”对话框2.3 制制 作作 名名 片片（4）单击“下一步”按钮，调出简历向导的“地址”对话框，如图2-3-15所示。分别在各个文本框中键入相关信息。（5）单击“下一步”按钮，调出简历

46、向导的“标准标题”对话框，如图2-3-16所示。选中需要在简历中涉及的个人信息复选框。 图2-3-15“地址”对话框图2-3-16“标准标题”对话框2.3 制制 作作 名名 片片（6）单击“下一步”按钮，调出简历向导的“可选标题”对话框，如图2-3-17所示。选中需要在简历中涉及的其他信息复选框。（7）单击“下一步”按钮，调出简历向导的“添加/排序标题”对话框，如图2-3-18所示。在该对话框中，可以添加之前没有涉及的信息标题，并且可以调整所有选中的标题的前后次序。在“以下是您简历包含的标题”列表中，选中要调整位置的标题。如果要上移一个位置，则单击“上移”按钮，如果要下移一个位置，则单击“下移

47、”按钮。（8）单击“完成”按钮，结束向导，创建简历文档。对简历内容进行适当调整，最后将文档命名并保存。在使用向导时，每完成一步后，单击“下一步”按钮进入下一个画面。如果需要修改，则单击“上一步”按钮返回上一个画面。在任何阶段都可以单击“取消”按钮终止向导。一般来说，Word中的向导可以分成开始、中间过程和完成三大部分。2.3 制制 作作 名名 片片 图2-3-17“可选标题”对话框图2-3-18“添加/排序标题”对话框2.3 制制 作作 名名 片片（1）开始部分：开始部分一般是向导的第一个对话框，它整体介绍向导的作用并且列出所有步骤的名称。所有步骤都会在对话框的左侧列出来，对话框右侧为向导的名

48、称、作用和特点的简介。对话框下方为4个进程控制按钮。单击“取消”按钮表示取消使用向导，单击“上一步”和“下一步”按钮可以转换当前要操作的对话框，单击“完成”按钮，Word将按用户当前的设置，完成向导进程，创建文档。（2）中间过程部分：在对话框左侧，步骤名称前的正方形的颜色用来标识步骤状态，深灰色表示已经设置的步骤，绿色表示当前步骤，浅灰色表示未设置的步骤，红色表示设置完成。在对话框的右侧是设置区域，用户在此根据向导的各种要求设置自己所需的数据。（3）完成部分：完成部分一般是向导的最后一个对话框。提示用户向导设置完成，单击“完成”按钮，Word将创建文档，用户可以对文档进行更详细的编辑。2.4

49、制作新年酒会通知制作新年酒会通知在日常工作和生活中，经常需要编写数量较多但内容大同小异的信件，例如：会议通知、客户感谢信、结婚请帖等等。这类文档可以采用手工输入文字内容，然后再复制的方法完成。但是如果公司客户众多，或者是经常需要发送这类信件，那么对秘书而言是一个不小的工作量。此外，寄给每个客户的信件都要创建一个文档，占用的存储空间太多而且也不利于文件的管理。使用Word2003提供的邮件合并功能可以完全解决上述问题，快捷地制作出所需的大量信件，并且将客户的信息保存创建数据源，以便今后重复使用。而且同样内容的信件只需要建立一个主文档，相应数据源内的所有条目共同分享文档中的文本内容。主文档是指所含

50、文本和图形对合并文档的每个版本都相同的文档。制作如图2-4-1所示的收件人姓名和购房地址不同，但是信函内容基本相同的新年酒会通知文档并且依次打印出所有的通知。2.4 制作新年酒会通知制作新年酒会通知 图2-4-1新年酒会通知2.4 制作新年酒会通知制作新年酒会通知2.4.1 “邮件合并邮件合并”功能功能1“邮件合并”任务窗格使用Word2003提供的邮件合并功能可以快捷地制作出大量的商务信函，并且将客户的信息保存创建数据源，以便今后重复使用。操作方法如下。（1）单击“常用”工具栏中的“新建”按钮，创建一个空白文档，也就是主文档。（2）单击“工具”“信函与邮件”“邮件合并”菜单命令，调出“邮件合

51、并”任务窗格，如图2-4-2所示。（3）在“选择文档类型”栏中，可以选择要创建的主文档的类型，共有信函、信封、标签和目录4种类型。单击单选钮选中相对应的选项，任务窗格内会给出该选项的提示信息。单击“下一步：正在启动文档”链接，调出“邮件合并”任务窗格步骤2，如图2-4-3所示。（4）在“选择开始文档”栏中，可以选择要使用的主文档。用户可以使用当前文档、模板或者其他Word文档作为主文档。单击单选钮选中相对应的选项，任务窗格内会给出该选项的提示信息。单击“下一步：选取收件人”链接，调出“邮件合并”任务窗格步骤3，如图2-4-4所示。2.4 制作新年酒会通知制作新年酒会通知 图2-4-2步骤1图2

52、-4-3步骤2图2-4-4步骤32.4 制作新年酒会通知制作新年酒会通知（5）在“选择收件人”栏中，选择收件人信息的来源，可以使用现有的列表、Outlook中的地址簿或者单击“创建”链接创建新的列表。单击单选钮选中相对应的选项，任务窗格内会给出该选项的提示信息。单击“下一步：撰写信函”链接，调出“邮件合并”任务窗格步骤4，如图2-4-5所示。（6）在“撰写信函”栏中，可以单击链接，调出相应的对话框，然后在文档中插入相应内容的合并域。单击“下一步：预览信函”链接，调出“邮件合并”任务窗格步骤5，如图2-4-6所示。（7）单击“预览信函”栏中的和按钮，Word会自动用收件人列表中相应的信息替代合并

53、域，在给每一个收件人的信函中进行切换。单击“下一步：完成合并”链接，调出“邮件合并”任务窗格步骤6，如图2-4-7所示。（8）在“合并”栏中，可以选择打印正在编辑的文档，也可以结束邮件合并，继续对文档进行编辑。2.4 制作新年酒会通知制作新年酒会通知 图2-4-5步骤4图2-4-6步骤5图2-4-7步骤62.4 制作新年酒会通知制作新年酒会通知上面所讲述的内容会因所选文档类型不同而略有不同，但是基本操作都一样。2“邮件合并”工具栏当用户熟悉邮件合并功能或者不希望使用向导时，可以使用“邮件合并”工具栏。单击“视图”“工具栏”“邮件合并”菜单命令，调出“邮件合并”工具栏，如图2-4-8所示。“邮件

54、合并”工具栏中常用按钮的功能如表2-4-1所示。图2-4-8“邮件合并”工具栏2.4 制作新年酒会通知制作新年酒会通知3什么是Word域域是在Word文档中插入的文字、图形、页码和其他资料的一组代码，使用它可以实现数据的自动更新和文档自动化，还可以制作一些特殊的效果，例如：自动更新日期、表格计算等。邮件合并中使用的“插入合并域”对话框输入的内容也都是域。事实上，只要符合语法，用户可以随意在文档中插入所需的Word域。将光标移到要插入Word域的位置，单击“插入”“域”菜单命令，调出“域”对话框，如图2-4-9所示。在“类别”下拉列表框中选择域的种类，在“域名”列表中选择所需的域。对话框右侧会根

55、据用户所选中的域，显示相应的设置项目。设置完成后，单击“确定”按钮，插入Word域。2.4 制作新年酒会通知制作新年酒会通知图2-4-9“域”对话框2.4 制作新年酒会通知制作新年酒会通知2.4.2 视图类型视图类型Word2003提供了多种方式来查看当前的文档。如果采用了正确的查看方式，可以方便阅读和编辑文档，从而提高工作效率。使用“视图”菜单或者位于窗口左下部的5个视图按钮都可以切换视图。1普通视图切换方式：单击“视图”“普通”菜单命令，或者单击文档窗口左下角“普通视图”按钮，都可以切换到普通视图。特点：作为标准的工作视图，普通视图主要是为了提高输入和编辑文本的速度而设计的。缺点：只有文档

56、中正文的内容被连续显示，页眉和页脚等非正文内容不会被显示出来。2Web版式视图切换方式：单击“视图”“Web版式”菜单命令，或者单击文档窗口左下角的“Web版式视图”按钮，都可以切换到Web版式视图。特点：Web版式视图主要是为联机阅读文档和网页编辑而设计的。缺点：虽然视图中所有内容在位置上与用户的设置保持一致，但是字体大小、行宽以及列宽等会有所改变。2.4 制作新年酒会通知制作新年酒会通知3页面视图切换方式：单击“视图”“页面”菜单命令，或者单击文档窗口左下角的“页面视图”按钮，都可以切换到页面视图。特点：页面视图可以真实地显示文档的外观和最终的打印效果，精确显示文档中文字的格式、图片的位置

57、、栏的排列和页面页脚等。如果不想显示每页之间的空白和页面页脚，可以将鼠标移动到文档中任意两个页面间的空白处，鼠标指针变成，单击鼠标左键即可。如果需要显示每页之间的空白和页面页脚，可以将鼠标移动到文档中任意两个页面间的横线上，鼠标指针变成，单击鼠标左键即可。缺点：不能显示文档整体的内容结构。4大纲视图切换方式：单击“视图”“大纲”菜单命令，或者单击文档窗口左下角的“大纲视图”按钮，都可以切换到大纲视图。特点：大纲视图以大纲的形式显示用户的文档。文档内容的段落格式决定其大纲级别，一般情况下，Word2003标准的标题样式与大纲级别是对应的。例如，标题1对应级别1，标题2对应级别2，依此类推。其他的

58、段落格式被作为普通正文处理。用户可以在开始输入文档内容之前，采用大纲视图组织文档主题，也可以用大纲视图来重新组织已经存在的文档。2.4 制作新年酒会通知制作新年酒会通知缺点：页眉和页脚等非正文内容不会被显示出来。5阅读版式切换方式：单击“视图”“阅读版式”菜单命令，或者单击文档窗口左下角的“阅读版式”按钮，都可以切换到阅读版式。特点：作为Word2003独有的文档视图，阅读版式中显示的页面设计为适合计算机屏幕，这样可以优化阅读，增加可读性。缺点：不适合编辑文档内容。2.4.3 制作信封和标签制作信封和标签1制作信封使用Word制作信封的操作步骤如下。（1）单击“工具”“信函与邮件”“信封和标签

59、”菜单命令，调出“信封和标签”对话框，选中“信封”选项卡，如图2-4-10所示。（2）在“收信人地址”文本框中，输入收信人的信息；在“寄信人地址”文本框中，输入寄信人的信息；单击“选项”按钮，调出“信封选项”对话框，如图2-4-11所示。2.4 制作新年酒会通知制作新年酒会通知 图2-4-10 “信封和标签”对话框的“信封”选项卡图2-4-11 “信封选项”对话框2.4 制作新年酒会通知制作新年酒会通知（3）在“信封选项”选项卡中，可以设置信封的尺寸、收信人信息的文本格式和在信封中的位置以及寄信人信息的文本格式和在信封中的位置；在“打印选项”选项卡中，可以设置打印时送纸的方式。设置完成后，单击

60、“确定”按钮，返回“信封和标签”对话框。（4）在“预览”栏中，查看信封的效果。在“送纸”栏中，查看送纸方式。单击“添加到文档”按钮，文本框中的内容显示在文档中，用户可以进行进一步的编辑。如果不需要进行编辑，可以单击“打印”按钮，开始打印信封。2制作标签使用Word制作标签的操作步骤如下。（1）单击“工具”“信函与邮件”“信封和标签”菜单命令，调出“信封和标签”对话框，选中“标签”选项卡，如图2-4-12所示。（2）在“地址”文本框中输入标签内容。单击“新建文档”按钮，Word2003会创建文档，并显示刚才输入的标签内容。单击“常用”工具栏中的“保存”按钮，给文档命名并保存文档。在“打印”栏中，可以选择打印多个标签，还是打印单个标签。（3）单击“选项”按钮，调出“标签选项”对话框如图2-4-13所示。在“打印机信息”栏中，选择打印机的类型；在“标签产品”下拉列表框中，选择标签的类型；在“产品编号”列表中，选择具体的标签样式。单击“确定”按钮，返回“信封和标签”对话框。（4）在“预览”栏中，查看标签的效果。单击“打印”按钮，开始打印标签。2.4 制作新年酒会通知制作新年酒会通知 图2-4-12 “信封和标签”对话框的“标签”选项卡图2-4-13 “标签选项”对话框2.4 制作新年酒会通知制作新年酒会通知