公文管理演示文稿课件

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1、 一、公文与公文工作概念 二、公文的分类及文种 三、公文的格式及行文制度 四、公文的处理 五、公文的管理与保密 六、公文的立卷归档 所谓公文的字面意识就是公务文书。行政机关公文就是行政机关在行使法定职权、处理日常事务时使用的一种具有规范体式的文字材料。 公文管理就是公文形成、运转处理和存贮检索以及对其所从事的规划、组织、监督控制和提供服务的全部活动。 因此，了解和掌握有关公文的基本知识，是进行公文写作、公文处理和公文管理的必要前提。 公文，公文，必须有“文”，要靠文字表达，在一定意义上，文字表达能力是公文处理工作人员的基本能力的体现，这也就是我们说的公文写作。 公文处理是指在机关单位内部公文运

2、转一系列过程中，公文的制发和接收过程的各个环节的工作。它包括公文拟制、办理、管理、立卷、归档在内的一系列衔接有序的工作。 我们要做好公文管理工作，就应该了解什么是公文、什么公文工作 、公文的分类及文种、公文的格式及形文制度、公文的起草、公 文办理、公文立卷归档等等一系列基本知识。 下面，我们就从公文与公文工作、公文的分类及文种、公文的格式及形文制度、公文的处理、公文管理与保密、公文立卷归档等同大家一起来学习。 第一章 公文与公文工作第一节 公文概说一、公文的概念 什么是公文 公文，即公务文书，它是一个国家的统治阶级在管理国家、处理各种公务时形成和使用的具有法定效力和规范式的一种文书。 公文有广

3、义和狭义之分 广义的公文，泛指所有在处理公共事务过程中形成的文书。涵盖了全部通用公文和专用公文(后面介绍)。 狭义的公文，是指国务院发布的国家行政机关公文处理办法中规定的13种行政机关公文。(国务院2000年8月24日发布) 公文有行政机关公文和党的机关的公文。 行政机关公文是行政机关在长期行政管理过程中形成的具有法定 效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重工具。 党的机关的公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。中国共产党机关公文处条例14种党的机关公文 (经中共

4、中央批准中共中央办公厅1996年5月3日印发) 国家行政机关公文处理办法分总则、公文种类、公文格式、行文规则、发文处理、收文办理、公文归档、公文管理、附则共九章。 中国共产党机关公文处理条例分总则、公文种类、公文格式、行文规则、公文起草、公文校核、公文签发、公文办理和传递公文管理、公文立卷归档、公文保密共十一章。 公文与文件、文书的关系 在公文工作中，公文、文件、文书是三个最常见的术语，那么它们之间是什么关系呢？ 文件是组织或个人在各种活动中，为了相互联系和处理事务等实际需要，运用语言、文字、图像、信号等方式直接记录下来的信息材料。而文书则是一种书面方式的文件，它包括公务文书(如决定、通知、报

5、告、请示等)和私人文书(如信函、日记、自传、手稿等)。 公文是文书(或文件)的一种类型，公文是指在公务活动中形成的文书或文件。 文件包含了文书和公文的全部内容，而文书包含了公文内容(即公务文书和私人文书)，而公文只包含公务文书。 习惯上，党的系统常称“文件”，如：传达学习中央“文件”，而不传达学习中央“公文”。行政机关多以“公文”相称，国家行政机关公文处理办法中就称“公文”而不是说“文件”。学术界和外交界则多用“文书”。 这里需要说明的是，目前社会上对“文件”与“文书”概念有不同的意见，但总的认为“文件”与“文件”所表达的是完全相同的概念，两词所表达的内涵是完全相同的，仅仅是一种称谓习惯。人们

6、习惯称历史上的文件为“文书”，现代的为“文件”。 一般来说，文件的外延最大，它不仅包容了文书和公文的全部内容，而且还弥补了文书的缺陷。文件不仅有以文字方式记录在纸张上的书面文件(文书)，而且还包括了以录音、录像等光电技术方式记录在非纸质载体上的其他文件(如：声像文件、光盘文件、电子文件等)。 文书的外延小于文件。 公文的外延最小(它不包括文书中的私人文书部分)。 公文就是公务文书，即机关相互往来联系事务的文件。二、公文的特点 公文必须由法定的作者制发。 具有法定的权威性。 具有特定的现实效用。 具有规范的体式(一个是条例、一个是办法)。 具有特定的处理程序。 具有特定的读者和阅读范围。 具有特

7、殊的处置方式。三、公文的属性 公文作为一种社会现象，具有三个重要属性，即信息性(记录性传递性、时效性、共享性)、真实性、工具性。第二节 公文的功能和作用第三节 公文的形成和发展规律 文字出现形成文书出现国家形成公务文书(即公文)第四节 公文工作概念一、公文工作的内容 公文工作是各级各类社会组织的一项日常工作，其工作内容是围绕着公文的形成、办理和管理而展开的。 公文的形成也就是公文的草拟（起草）。 公文的办理（处理）也就是收文和发文处理。 公文的管理也就是保存调用、归档整理、鉴定和销毁。二、公文工作的性质 政治性 服务性 机要性 时效性 技术性三、公文工作的作用四、公文工作的原则与要求 1996

8、年5月3日中共中央办公厅发布的中国共产党机关公文处理条例就是党的机关公文处理工作的基本准则。2000年8月24日 经国务院发布的国家行政机关公文处理办法就是行政机关公文处理的基本准则。都具体规定了公文的种类、公文格式与行文规则公文起草、公文校核、公文办理公文传递、公文管理与保密、公文立卷归档。第五节 公文工作的组织管理一、公文工作的机构设置及组织形式 公文工作的机构设置类型(中心机构、专门机构、分支机构) 公文工作的组织形式二、公文工作的组织管理体制三、公文工作人员 公文工作人员是指公文工作的从业人员，它包括中心机构、专门机构、分支机构的专、兼职公文工作人员，甚至可以是从事公文承办、签发等环节

9、的有关业务人员和领导者。公文工作人员可以划分为三个层次。 控制层：它主要是指对公文工作承担领导责任的中心机构的负责人。如办公厅（室）主任、秘书处处长等。 执行层：是指对公文处理程序各环节承担组织和管理责任的专机构负责人。如文印室、机要室、收发室的主任。 操作层：是指直接承担公文工作具体任务（收发、传递、承办催办、缮印）的人员。如机要员、收发员、打字员。第二章 公文的分类及文种第一节 公文的一般分类一、按公文的适用范围分类 公文，按其适用范围的大小，可以分为通用公文和专用公文。 通用公文是各级机关、党派、团体、企事业单位等社会组织均共同使用的公务文书。通用公文又可以分为法定正式公文和非法定正式公

10、文文。 法定正式公文，是指在有关公文处理的规范性文件中明确规定了的种类名称(即“文种”)。如国家行政机关公文处理办法规定的命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等十三种。中国共产党机关公文处理条例 规定的决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等十四种。 非法定正式公文，是指虽然在社会组织的日常行政事务管理活动中广泛应用，但并未为国家有关公文处理规范性文件所明确规定的 公务文件，如：计划、总结、简报、介绍信、证明等。 专用公文是某一业务系统、某一行业根据专门工作的特殊需要而使用的，具有该业务系统或该行业特定内容

11、和规定格式的公文。如外交公文、司法文书、军事公文、会计报表、会计凭证等。二、按公文的物质载体分类 纸质公文、磁介质公文、感光介质公文、电子公文三、按公文的内容与作用性质分类 可分为规范类公文、领导与指导类公文、呈请类公文、商洽类公文、契约类公文、会议类公文、公关礼仪类公文。四、从公文的来源状况分类 可分类收文公文和发文公文五、从公文的行文方向分类 可分为上行文公文、平行文公文、下行文公文六、从公文的涉密程度及阅知范围上分类 可分为绝密、机密、秘密、内部、国内公开、国外公开六类公文七、按公文的办理时限要求分类 可分为特急、急件、平件三类八、从公文的具体处理要求分类 可分为需办理性公文、阅知性公文

12、九、按公文的适用行业领域分类 可分为政治类、军事类、文化教育类、农业类、金融类、外交类科技类、新闻类等第二节 公文文种 公文文种：所谓文种就是将若干在内容性质、作用、特征、使用范围以及反映社会组织之间特定工作关系等方面具有共性的具体公文归为一类并赋予统一、规范的特定称呼。如通知、决定、指示、报告等 公文文种它分为法定通用公文文种和非法定通用公文文种。一、法定类通用公文文种 所谓法定通用公文文种是指各级各类机关、党派、团体、企事业单位等社会组织均共同使用的文种。 国家行政机关公文处理办法规定的文种有13种。 中国共产党机关公文处理条例规定的文种有14种。我们可以把它分为： 第一种到第四种，即决议

13、、决定、指示、意见，是带有指导性的公文，多为作出部署或发出指示，主要用于上级机关对下级机关作出的带有执行性的文件。 第二种到第七种，即通知、通报、公报，带有告知和周知性质，除了传达指示外，还可以传达重要情况或发布重要决定和事件。 第八种到第九种，即报告、请示，主要用于下级向上级的汇报和请求指示。 第十种，批复，是上级机关用于答复下级机关的请示的文种。 第十一种到第十二种，即条例、规定，带有法规性质，党内法规多用于这些文种。 第十三种，函，用于机关之间的一般公务来往。 第十四种，公议纪要，带有记载性质的公文。二、非法定通用公文文种 非法定通用公文种是指未被有关公文处理规范明确规定，但却为各级各类

14、社会组织共同使用的非法定通用公文文种。它包括日常事务类文种、信息类文种、公关礼仪类文种。 如：计划、总结、述职报告、调查报告、简报、邀请书、介绍信、开幕词、闭幕词、贺信、请柬、悼词等 公文的行文制度 各级社会组织在其政治活动和经济建设中，根据工作需要，将一定的工作意图形成公文，发给有关组织和人员阅办，这种社会组织之间的公文来往，就是行文。社会组织的行文，是根据国家体制组织系统、本组织的职权、本组织与其他社会组织间工作关系而进行的。 任何个人是没权利行文，且任何社会组织行文，都必须依据行文条件、按照规定的行文关系、选择适当的行文方式，遵守行文规则来行文，否则，就容易导致行文混乱。 所以说，公文的

15、行文制度包括：行文条件、行文关系、行文方式和行文规则四个方面。 一、行文条件 行文是各社会组织解决问题和办理公务的一种手段，需要具备一些必要的条件。不是随便哪个组织都可以行文，也不是随便什么问题都可以制作公文下发。 一般地，社会组织的内部业务部门不能对下级组织、单位行文。涉及方针政策性，全面综合性和对外重要联系等问题而向上级组织的请示、报告和向下级组织、单位的指示、批复等，应以本组织的名义行文。对上级组织和下级组织、单位的业务对口部门，就一般业务问题的联系和对外联系具体的业务事务，可以部门名义行文。在不需要以社会组织名义也不能用部门名义行文的情况下，可以用办公厅(室)的名义行文，因为办公厅(室

16、)是社会组织的中心机构起着承上启下的作用，它可以根据领导授权代表组织对行文。 如果不必行文或不该行文的而行文，往往起不到好的作用，只会是上级机关凡事必发文，工作都依赖发文，下级机关则层层转发。于是产生不少“通知的通知的通知”，形成“文山文海”。 二、行文关系 行文关系是根据社会组织间的工作关系和职权范围来定的。它分为领导关系、指导关系、平行关系、不相隶属关系。 处于领导地位的社会组织的业务部门或处室没有指挥职能，其职责仅是主管某方面的业务工作，与下级组织及其业务部门是指导与被指导关系，因此没有下命令、做指示的权利。只能发通知和规划协调、指导、检查主管业务工作，它可以根据本级社会组织的授权或关规

17、定答复下一级组织请示的有关业务问题。同样，下级组织业务部门或处室也不能直接向上一级社会组织行文请示或联系业务，只能向上级对口业务部门行文。 三、行文方式 行文方式有：上行文、平行文、下行文。 办法中规定，行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。同样，条例中规定，不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题，因特殊情况必须越级行文时，应当同抄送被越过的上级机关。为此，如果没有特殊原因，下级组织越级行文是不妥当的。 这里有一点，就是平行文，社会组织、部门之间只要因工作需要都可以相互行文，它们可以是一些通知、通报和其他抄件，但一般不能互发指令性公文，更不能互相“请示、批复”，最常

18、用的文种应是“函”。但日常工作中，并不是这样。(如：向财政厅要经费) 在上行文里，下级组织发给上级组织的报告和请示，一定要坚持主送单一的原则，以免造成责任不明，延误处理，尤其受双重领导的下级组织向上行文时更应注明主送与抄送。 四、行文规则 行文规则又叫行文原则，指的是在执行行文制度时应该遵循的准则。条例和办法对行文规则都作了相应的规定。 行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精，而不是“文山文海”不应产生“通知的通知的通知”；发文要少、公文要短而精。 行文应坚持党政分开的原则。行政机关不能直接向党的组织发布指示、命令、规定等指令性公文，同样，上级党委不宜直接向政府部门发指示，行政机关也不能直接向

19、党的组织报告工作或请求指示批准。 属党委工作范围内的事项，应向上级党委组织报告或请示，属政府工作范围内的事项，应向上级政府组织报告或请示。特殊的，政府及其工作部门送给上级党委的请示、报告，可以政府及工作部门党委(党组)的名义行文。 另外，特别是请示的行文。 请示是向有隶属关系的上级组织请求批准或指示的一种最常用的上行文。请示的行文要求比较严格。 一是不要矛盾上交，在本部门职权范围内可以解决的问题也要向上级请示。 二是一个请示内容不要涉及多个问题、多个部门，增加办理难度影响办理的效率。 三是在报告中不要夹带请示事项。 四是涉及几个部门的事项，未取得一致意见，就请示上级机关。 五是不要越级请示。

20、六是请示不经公文处理程序直接送领导，形成公文倒流。 七是主送、抄送机关不明确。 八是在上报领导机关的同时就下发。 第三章 公文的格式一、什么是公文格式 所谓公文格式，就是指公文各构成项目在特定幅面的公文页面上的规范化组合形式，其具体内容包括：公文页面规格、公文的构成要素、公文各构成在页面上的规定（这里所指的是通用公文格式)。 我国1999年12月正式批准发布的国家行政机关公文格式于2000年1月1日开始实施。国标（GB/T9704-1999） 另外，各种专用公文（会计报告、司法工作的各类诉讼文书、税务工作中的各种表格、审计报告、公证书等）的格式又分别做了具体、严格的要求。二、公文用纸要求和页面

21、规格 公文用纸：以前用16开纸，为了和国际统一标准现都采用A4纸（也就是：210mm297mm)。 页面规格： 公文用纸天头（上白边）为：371 公文用纸订口（左白边）为：281 版心尺寸为：156225（不含页码）三、公文各构成要素 公文的构成要素在公文的页面上分为眉首、主体、版记三大部分 眉首包括：公文份数序号、秘密等级（保密期限）、紧急程度、发文机关标识（版头）、发文字号、签发人。 主体包括：公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、印章、特殊情况说明、附注。 版记包括：主题词、抄送、印发机关、印发时间。四、公文排版的规格要求（标识规则） 公文份数序号：用阿拉伯数码顶格标识在版心左上

22、角第1行。 秘密等级和紧急程度：用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行和第2行上。 发文机关：由发文机全称和规范简称后面加“文件”或“文种”组成用红色宋体字标识，如是联合下文，主办机关名称在前。 发文字号：由发文机关代字、年份、序号组成，发文机关标识下空2行，用3号仿宋字，居中排布。 签发人：上报公文需标识签发人。这时发文字号居左空1字排布签发人用3号仿宋字居右空1字加冒号后，用3号楷体字标识签发人姓名。 公文标题：它是由发文机关名称、公文主题(事由)和文种三部分组织，在红色反线下空2行，用2号宋体字，可分一行或多行居中排布，一般不用标点符号(书引号除外)。 主送机关：标题下空1行，左则顶格用

23、3号仿宋字加冒号标识。 公文正文：主送机关下一行，用3号仿宋字，一般每页排22行，每行排28个字（A4纸）。（16开纸为20行、25个字） 附件：公文有附件时，在正文完后下一行左空2字用3号仿宋字标识附件。 公文生效标识(印章)：单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间，加盖印章(居中下压成文时间)。当联合行文需要加盖两个印章时，主办机关印章在前，两个印章均压成文时间。 作为党的机关公文，需要注意的是，凡有主送单位的公文必须有落款，即发文机关署名，不能以标题中的发文机关代替落款，一般以机关名方署名。印章要盖在发文日期中间偏上位置，做到上不压正文，下不压日期。 另外，在党的机关

24、公文中，对正文来讲，一般首页要有2行以上正文，末页若无正文，只有落款，为维护公文的完整性，应在末页第2行注明“(此页无正文)”。 作为国家行政机关公文，新国标中规定，当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决 主题词：“主题词”用3号黑体居左顶格标识，后标注冒号，词目用3号小宋体字，词目间空1字。 抄送：在主题词下一行，左空1字用3号仿宋字标识“抄送”后标识冒号，再拟写抄送单位。 印发机关和印发时间：位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之)占一行位，用3号仿宋字，印发机关左空中1字，印发时间左空1字

25、。 页码：用4号半角白体阿拉伯数字标识。 第四章 公文处理第一节 公文处理概述一、公文处理的意义 公文处理是指在机关单位内部公文运转一系列过程中，公文的制发和接收过程的各个环节的工作。公文处理工作，是各机关单位工作的一个重要组成部分，是各机关办理一切公务的重要形式。二、公文处理的原则 公文处理的原则就是要做到：准确、及时、安全、保密。三、公文处理的基本要求 公文处理的基本要求就是要做到：规范化、制度化、科学化。第二节 收文处理 收文处理是指对上级或其他机关、部门发来的文件收到后，组 织文件运行，直至完成文件的办理过程。 收文处理程序包括：签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等环节。 作为公

26、文处理可以分为两大类：一是阅件，二是办理件。 阅件是指必须送给一定范围领导和有关部门阅识的公文。这部份公文：一是可能不需要办理，只是领导和相关部门知道内容就行二是由领导阅后，批示还需相关部门办理（办理件）两种情况。 阅件办理程序是：签收、登记、拟定分送范围、分送、传阅、归档。 阅件应根据阅件内容来确定，做到不漏送、不错送、不扩大范围送。 办理件是指需要回答、批复、汇报、反馈结果的公文。办理件可以分为：一类是上级领导机关和上级领导交办的文件；二类就是本单位各部门和下级各部门上报的请示。 办理件的基本办理程序是：签收、登记、拟办、批办、分送、承办、催办、批复、归档。 这里请大家要注意拟办、批办和承

27、办 拟办是负责文件处理的秘书人员对文提出初步的处理意见，供领导在批办时参考的过程。(现在有些单位的部门在收到文件时，往往不送负责文件处理的部门登记，由文件处理的秘书人员提出拟办意见后，送领导批办后再办理，而是直接送领导批办，这是不符合文件处理规范的) 批办是指主管领导对收文处理所作的批示意见。它是收文过程中的一个重环节。 承办就是按照领导的批办意见，由具体承办部门办理公文。第三节 发文处理 发文处理是指本机关单位向外发出文件的整个运行过程。它包括：草拟、审核、签发、复核、缮印（打印）、用印、登记、分发等程序。 注意一点：用印上，用印是对要发出的公文加盖公章，这是公文生效的凭证得标志。我们往往不

28、注意盖公章这一环节，加盖公章要做到：即上不压正文，下不压日期。 联合发文时，要做好会签工作，发文字号要用主签发单位的字号，加盖公章时，主签单位的公章在前。第五章 公文的管理与保密 加强公文管理，保证公文的安全、保密和及时提供利用，是级秘书部门的一项重要职责，也是发挥秘书部门参谋助手作用的重要内容。 公文管理包括：公文管理的原则、公文的印发、传达范围、公开发布、复制、汇编、公文的清退、销毁等问题。 一、公文管理的原则 就是要做到即方便工作，又要利于保密。公文除了管理还应做到很好的利用，这里应注意两点：一是不要片面强调公文的利用，而忽视了管理和保密；二是不要单纯为了保密，将公文置于保险柜内，不进行

29、利用。 二、公文的印发：应当做到准确、及时、规范、安全、保密。 三、公文的传阅、传达范围 公文应做到不要任意扩大阅读传达范围，不该看的也给看了，不该让知道的也传达让其知道了。一般来说，秘密程度越高，传达阅读的范围就越小。单位应该建立健全阅文管理制度，防止文件丢失和泄密。 四、公文的复制 公文的复制包括翻印和复印。复制文件一定要经发文单位批准未经批准，任何单位和个人均不得擅自翻印或复印公文。复制公文应当与正式公文同样管理。复制公文阅办完后，按规定立卷、归档或清退、销毁。 五、公文的汇编 公文的汇编主要是便于查找，对公文起到很好的利用价值，但不经批准或授权不得将秘密公文汇编成册。 六、公文的清退和

30、销毁 秘密公文的清退指按规定清理退回文件。清退文件的原则：一是时限，无论是定期清退，还是随时清退，都应在要求的时限内完成清退工作；二是齐全，即需要清退的文件，一份不能少，件件完整无损。 对清退整理过的文件，经鉴定确实没有保存价值的公文，资料按规定予以销毁，销毁公文应交保密部门统一销毁，个人不得私自销毁文件。 七、公文的保密 公文必须严格遵守中华人民共和国保守国家秘密法及有关保密法规，遵守党的保密纪律，确保党和国家秘密的安全。任何单位和个人不得向外提供、出卖党和国家秘密。对于绝密级文件，应当由秘书部门部门指定专人管理。 谢谢大家！000001 密级 特急中共XXX省委办公厅文件XXX20071号

31、中共XXX省委办公厅关于XX通 知 XXX ： XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。 附件：1、XXXXXXXX 2、XXXXXXXX 中共XXX省委办公厅 二00七年X月X日主题词：XXX XXX 中共XXX省委办公厅 2007年X月X日印发 （共印XXX份） 密级 贵州省档案局（文件）XXX20071号 签发人：XXX贵州省档案局关于XX请 示 XXX ： XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXX。 附件：1、XXXXXXXXX 2、XXXXXXXXX 二00七年X月X日 主题词：XXX XXX XXX XXX 抄送：XXXX XXX 贵州省档案局办公室 2007年X月X日印发 （共印XXX份） 密级 贵州省档案局（文件）XXX20071号 贵州省档案局关于XX通 知 XXX ： XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXX。 附件：1、XXXXXXXXX 2、XXXXXXXXX 二00七年X月X日 主题词：XXX XXX XXX XXX 抄送：XXXX XXX 贵州省档案局办公室 2007年X月X日印发 （共印XXX份）