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1、案例案例105称职的称职的“管家婆管家婆” 韩静是永恒公司的办公室秘书，由于她为人忠厚老实，踏实肯干，总经理决定公司的公章由她保管，介绍信由她出具。但也叮嘱她一定要保管好公章，不能丢失，使用公章和出具介绍信时一定要遵守公司的相关规定，要严守把关。韩秘书掌管公章后，同事们都戏称她为“管家婆”，大权在握，不得了啦！韩秘书可不这么想，她觉得责任重大，领导信任她，她一定要当个称职的“管家婆”。 为了规范用印制度，韩秘书制作了用印申请表和用印登记表，不管是个人还是部门来盖章，韩秘书都严格审查，确认是否已经过公司领导签字批准，否则，一律不给盖章。用印完毕，及时进行详细的登记。平时不用印的时候，韩秘书都把公
2、章锁在保险柜里，用印的时候也是用完之后马上放回锁起来。 韩 韩秘书对介绍信的管理也很严格，跟公章锁在一起，从来不把介绍信乱放。在出具介绍信时，她也都根据领导的签字，并在存根上加以记载，按照介绍信编号顺序详细地填写完介绍信和存根的内容后，小心地盖好骑缝章和文末落款章。 有一天，销售科的张副科长来找韩秘书，请她给开个介绍信并加盖公章，说他要到深圳出差，洽谈一笔业务。韩秘书请他出示领导的签字，张副科长说：“你知道，老总出国了，两天后回来，可我明天就要出发，飞机票都订好了，要不，你就破例一次吧。”韩秘书坚决地说：“公司有规定，我也不敢破坏，要不，老总就该炒我鱿鱼了。”张副科长说：“那你说则么办？我这可
3、是公事，一大笔买卖，要是耽误了，谁也负不起这责任。”韩秘书想了想，说：“那你去找刘副总签字吧，总经理说过，他不在的时候，刘副总签字就也可以。”过了一会张副科长拿着刘副总签字的用印申请单回来了，韩秘书核对过签字后，按程序给张副科长出具了介绍信。 在年终的总结表彰会上，总经理点名表扬了韩秘书认真负责的态度。 分析与评论 印章盒介绍信是各级各类组织对外联系的标志和行驶职权的凭证，严格按规定使用是秘书部门和秘书人员的重要职责。秘书人员使用印章和介绍信时，应该经本单位领导批准，办理签批手续，秘书人员不得擅自做主。不能违章用印，以印谋私，杜绝滥用印、私用印、空用印，以及不经领导同意私自将印章带出办公室。秘
4、书人员应该严格执行监印制度，对不合法或不合手续使用印章、介绍信的，有权拒绝盖印或提出异议，而不能违反规定“有求必应”。再者，秘书要妥善保管印章盒介绍信，牢固加锁，随用随开，用毕锁好，以防被盗、丢失，给自己和公司带来无法挽回的损失。本案例中，韩秘书可称为称职的“管家婆”。思辨题思辨题1.人们习惯把印章称为“印把子”，把它比作权利的象征，为什么这么说呢？ 2.秘书人员应该怎样才能成为称职的“管家婆”？ 3.怎样制定规范的用印申请和用印登记表? 4.怎样写好介绍信？1.人们习惯把印章称为“印把子”，把它比作权利的象征，为什么这么说呢？ 机关、单位的印章是机关、单位权力的象征和职能的标志，具有一定的权
5、威性。这种权威性来自机关单位及其领导人的法定性。各级各类国家机关都是按有关的组织法和编制法建制的，社会团体和企事业单位业经注册登记后也具有法定地位；领导人也都是经过法定程序产生的，担任一定的职务，具有某种权威。而印章就是机关、单位及领导人的职责权限的象征。一份文件，一经盖上机关、单位或单位领导人的印章，就表示已经受到该机关、单位的认可并正式生效。印章的主要作用 (1)标志作用标志作用。任何一个机关或单位的印章，都要标明这个机关或单位的法定全称，使人一目了然地看出其性质、级别和职权范围。 (2)权威作用权威作用。任何一个机关或单值及负责干部的印章、手迹都有一定的权威性。加盖印章后，在其职权范围内
6、所发布的命令、指示、规定、制度等，就会发挥效力，所属单位和人员就要服从、执行、照办。 (3)证明作用证明作用。各种各样的文凭证据，只有加盖公章后才能生效，才能表明某个机关或单位对此负有责任，人们才会相信它的效力。如任命书不盖印，任何职务的任命都是无效的；毕业证书不盖印，就无人承认其学历：现金支票不盖印，就不能取出现金；等等。22.秘书人员应该怎样才能成为称职的“管家婆”？ 秘书人员使用印章和介绍信时，应该经本单位领导批准，办理签批手续，秘书人员不得擅自做主。不能违章用印，以印谋私，杜绝滥用印、私用印、空用印，以及不经领导同意私自将印章带出办公室。秘书人员应该严格执行监印制度，对不合法或不合手续
7、使用印章、介绍信的，有权拒绝盖印或提出异议，而不能违反规定“有求必应”。再者，秘书要妥善保管印章盒介绍信，牢固加锁，随用随开，用毕锁好，以防被盗、丢失，给自己和公司带来无法挽回的损失。这样秘书人员才能成为称职的“管家婆”3.怎样制定规范的用印申请和用印登记表怎样制定规范的用印申请和用印登记表?4.怎样写好介绍信？怎样写好介绍信？介绍信的概念 介绍信是用来介绍被派遣人员的姓名、年龄、身份、政治面貌、接洽事项等情况的一种专用书信。现在的介绍信是各机关、团体必备的具有介绍、证明作用的书信。持介绍信的人，可以凭借此信同有关单位或个人联系、商洽某些事项。收信者从对方的介绍信中，就可以了解陌生的来者是什么
8、人，任什么职务，要办什么事情，有什么具体希望和要求等等，所以介绍信不仅有联系双方的作用，还有证明身份的作用。在日常工作中，它是不可缺少的专用书信。各单位应根据本单位、本部门的具体业务情况，备有必要的介绍信，以便随时应用。介绍信通常有两种形式: (一、普通介绍信.用公文纸书写: 1.在公文纸正中的地方写介绍信三个字,字要比正文大些. 2.联系单位或个人的称呼. 3.被介绍人的姓名,身份,人数(派出人数较多,可写成等人). 4.接洽事项和向接洽单位或个人提出的希望.最后可写上请接洽,请予协助,此致敬礼等语. 5.本单位名称和写信日期,加盖公章. 二、带存根的印刷介绍信.有规定格式,使用只须填上有关内容1.存根部分简填,以便日后查考. 2.本文部分要填写详细些. 3.派人联系办理重要或保密事情,要注明被派人员的政治面貌,职务. 4.重要的介绍信要经领导过目或在存根上签字,有的还要限制有效期. 5.除本文部分需加盖公章外,存根与本文的虚线正中亦要加盖公章. 谢谢观赏
