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1、党群、行政类档案的整理党群、行政类档案的整理uu一、实施学校归档文件整理的前提条件uu 运用计算机和优秀档案管理软件（广州市学校执行归档文件整理规则实施细则第2条，以下简称“细则”）。uu二、实施范围uu 适用于市属各级各类学校、幼儿园党群类、行政类档案的整理工作。（细则第3条）党群行政类档案的整理党群行政类档案的整理三、“基本保管单位”概念的改变uu现在改“卷”“件”uu 注意：归档文件的整理单位，一般以自然件为一件，具体情形：（细则4.3）uu 1、单份文件，一份文件为一件；uu 2、套性材料（会议记录、会议纪要、刊物等）；uu 3、来文复文。 党群行政类档案的整理党群行政类档案的整理四、
2、整理原则uu与立卷整理原则相同：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分年度、问题和不同价值，便于保管和利用。（细则第5条）党群行政类档案的整理党群行政类档案的整理五、归档文件整理程序uu（一）分类：将不同类别的档案材料分开，采用“年度类别（一级类目）保管期限的方法进行分类。uu （二）分年度：在同一类别中将不同年度的材料分开。uu（三）分保管期限：在同一年度中将材料按不同的保存价值分开（永久、长期、短期）。党群行政类档案的整理党群行政类档案的整理五、归档文件整理程序uu例：2003- DQ11永1、2、3 -DQ12永4、5、6、 uu 2003- DQ11长1、2、3- DQ12长
3、4、5、6、7 uu 2003- DQ11短1、2、3、4- DQ12短5、6、7 、8党群行政类档案的整理党群行政类档案的整理五、归档文件整理程序uu 第二年才整理归档的，以件为单位，同一保管期限的文件：uu 1、同一事由的文件集中排，成套性文件排在一起，可放最后的有刊物、会议记录。uu 2、按文件形成时间的先后顺序排，形成文件日期在前排前，日期在后排后。uu 3、未及时归档的文件，排在相应类别、相应保管期限的最后。 党群行政类档案的整理党群行政类档案的整理五、归档文件整理程序uu（五）归档文件的技术处理：（五）归档文件的技术处理：uu 主要包括：拆钉、装订、修裱，虽然不立卷了，但这主要包括
4、：拆钉、装订、修裱，虽然不立卷了，但这些必要的技术处理还要做。些必要的技术处理还要做。uu 1 1、拆钉、拆钉 uu 2 2、文件的修整、文件的修整uu （1 1）对文件进行托裱、修复（破损、小于）对文件进行托裱、修复（破损、小于B5B5）uu （2 2）对字迹模糊或易退变的文件应予以复制）对字迹模糊或易退变的文件应予以复制. .uu （3 3）超大纸折叠（按）超大纸折叠（按A4A4规格折叠）规格折叠）uu 3 3、装订、装订uu 已不需同软封面一起装订已不需同软封面一起装订uu （1 1）薄的文件用不锈钢钉或胶水；）薄的文件用不锈钢钉或胶水；uu （2 2）厚的文件用棉线三孔一线；）厚的文件
5、用棉线三孔一线；党群行政类档案的整理党群行政类档案的整理五、归档文件整理程序uu（六）编号uu 1、档号=年度号+分类号+件号uu 2、档号在实体上通过归档章来表示，包括：全宗号、年度、保管期限、件号（馆编件号、室编件号）、类别。uu 3、加盖归档章，归档章盖在文件首页上端的空白位置处。党群行政类档案的整理党群行政类档案的整理五、归档文件整理程序6767200620062020XZXZ长期长期党群行政类档案的整理党群行政类档案的整理五、归档文件整理程序uu（七）编目（七）编目uu 编目应依据分类方法和室编件号顺序编写归编目应依据分类方法和室编件号顺序编写归档文件目录。档文件目录。uu 原则：以
6、件为单位进行。内容包括：原则：以件为单位进行。内容包括：uu 1 1、年度号、年度号uu 2 2、分类号、分类号uu 3 3、件号、件号uu 4 4、责任者、责任者 uu 5 5、文号、文号 ：一般由机关代字、年度、顺序号：一般由机关代字、年度、顺序号组成。组成。uu 例：例：“ “穗档字穗档字2001820018号号” ” 党群行政类档案的整理党群行政类档案的整理五、归档文件整理程序uu6 6、题名：文件标题、题名：文件标题uu （1 1）一般情况下，文件只有一个题名，应照）一般情况下，文件只有一个题名，应照实抄录，实抄录，uu （2 2）有的文件有副题名或并列题名，正题名）有的文件有副题名
7、或并列题名，正题名能反映文件内容时，副题名无需抄录；不能反映能反映文件内容时，副题名无需抄录；不能反映文件内容时，正题名后破折号后抄副题名。文件内容时，正题名后破折号后抄副题名。uu （3 3）有的文件没有标题或不规范，不能揭示）有的文件没有标题或不规范，不能揭示文件内容的，要自拟标题，用文件内容的，要自拟标题，用“ “ ” ”方括号。方括号。uu （4 4）会议记录拟题名时，应写明会议时间和）会议记录拟题名时，应写明会议时间和主要内容。主要内容。党群行政类档案的整理党群行政类档案的整理五、归档文件整理程序uu （5 5）附件内容重要，需要反映时，可在正件）附件内容重要，需要反映时，可在正件题
8、名后抄录附件题名，外加题名后抄录附件题名，外加“ “（ ）” ”uu 7 7、日期、日期 文件的形成时间，填写时可分为两文件的形成时间，填写时可分为两行。行。 uu 8 8、页数、页数uu （1 1）每一件归档文件的总页数。）每一件归档文件的总页数。uu （2 2）不须像立卷时每页打页码。）不须像立卷时每页打页码。uu （3 3）构成该件的各份文件页数相加。）构成该件的各份文件页数相加。uu 9 9、备注、备注uu 填写归档文件需要补充说明的情况。填写归档文件需要补充说明的情况。党群行政类档案的整理党群行政类档案的整理五、归档文件整理程序uu年度号年度号uu分类号分类号uu保管期限保管期限uu
9、件号件号uu责任者责任者 uu文号文号 uu题名题名 uu日期日期 uu页数页数uu备注备注党群行政类档案的整理党群行政类档案的整理五、归档文件整理程序uu（八）归档文件目录的构成与装订（八）归档文件目录的构成与装订uu 1 1、构成：目录夹、归档文件整理说明、归、构成：目录夹、归档文件整理说明、归档文件目录表格。档文件目录表格。uu 2 2、撰写归档文件整理说明：、撰写归档文件整理说明：uu * *立档单位名称、成立时间；立档单位名称、成立时间；uu * *本年度内设机构及党政主要领导人变化情本年度内设机构及党政主要领导人变化情况；况；uu * *本年度学校主要工作情况；本年度学校主要工作情
10、况；uu * *本年度党群行政类档案归档情况。本年度党群行政类档案归档情况。uu 3 3、目录夹封面和背脊的填写：、目录夹封面和背脊的填写：党群行政类档案的整理党群行政类档案的整理五、归档文件整理程序党群行政类档案的整理党群行政类档案的整理五、归档文件整理程序uu4 4、装订、装订uu 可与分类方案一致。按保管期限分别装订党可与分类方案一致。按保管期限分别装订党群、行政类档案目录，永久和长期的目录须一式群、行政类档案目录，永久和长期的目录须一式三份，短期的目录一式两份。三份，短期的目录一式两份。uu（九）装盒（九）装盒 uu 1 1、将归档文件按照室编件号先后顺序装入档、将归档文件按照室编件号
11、先后顺序装入档案盒，与归档文件目录的顺序相一致。盒内不须案盒，与归档文件目录的顺序相一致。盒内不须放置归档文件目录。放置归档文件目录。uu 2 2、档案盒的填写：盒面须填写全宗名称，盒、档案盒的填写：盒面须填写全宗名称，盒脊背须填写档号和保管期限。脊背须填写档号和保管期限。党群行政类档案的整理党群行政类档案的整理五、归档文件整理程序党群行政类档案的整理党群行政类档案的整理五、归档文件整理程序党群行政类档案的整理党群行政类档案的整理uu 教育教学类档案（教师业务类除外）教育教学类档案（教师业务类除外）、幼儿园卫生保健类档案的整理方法与党、幼儿园卫生保健类档案的整理方法与党群、行政类档案的整理方法相同，但不须群、行政类档案的整理方法相同，但不须编写归档文件整理说明。编写归档文件整理说明。党群行政类档案的整理党群行政类档案的整理
