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1、筹办重大会议、活动注意事项一、规范流程:需要政府办公室协调的重大会议、活动,责任部门主要负责人，在向分管领导汇报的同时，要向区政府办公室程主任汇报有关情况，秘书仅对分管区长、办公室主任负责；对分管领导安排的难以协调的事务 ,要婉转的表明态度，建议领导安排相关责任部门承办， 或是建议召开筹备会议明确分工，避免工作事无巨细，大包大揽.二、文字材料：1、文件材料。尤其对领导会议、活动上所用的讲话、材料,各位秘书应注意多携带 1 份,以备不时之需。2、 活动小册子.一般情况下， 应包括当天天气、 内容目录、领导名单、路线图、汇报材料、项目简介，视情况可增加就餐表.3、 需制作 PPT 等课件。 建议领
2、导安排相关责任部门制作。三、会务筹备（一)通知的起草、下发。1、确定参加人员：出席的区级领导，由区委办、政府办主要负责人申请有关领导确定。其中，对上级的检查、调研活动,按照对口的原则,确定我区的对口单位参加；岳书记、吴区长出席参与活动的,与会部门应为各单位主要负责人。2、确定集合地点：一般情况下，区委书记参加的活动，- 1 -在区委集合;区长为主的活动，在区政府集合；其他活动，按“区委、人大、政府、政协”的排序原则,确定集合地点。3、下发活动通知：一般情况下，政府系统部门、单位由政府办负责通知;区级领导、区委部门由区委办负责通知.4、迎接上级检查:应确定准确的迎接地点和人员。(二)现场的准备。
3、1、现场简介、现场介绍人和现场引导人；2、展牌设置；4、视察现场的环境卫生整治及沿线环境卫生整治；5、重点路段应通知相关责任单位及公安、交警、城市执法等部门部署人员维持秩序， 秘书应提前把确定的路线图发至有关单位;6、视察现场的踩点工作,建议有关领导确定引导人员，一般情况下，部门负责人承担引领任务.7、在视察过程中，应在车队引导的基础上,安排专人，提前查看视察的路况、现场准备情况，对遇到的特殊情况，及时督导责任单位及时整改,并告知车队引导人员。（三）其他准备事宜。1、活动车辆的准备。包括：前导警车、领导乘车 ,必要时,打印乘车表、车牌号。2、辅助设备的准备。包括：扩音、录音设备等，注意提前充电，检查运行效果。- 2 -
