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1、广东金融学院经贸系外贸英语函电主讲教师：刘主讲教师：刘 艳艳37216233芋牺好疵绒卵酚利肺仙桅涕啦俭钓泡廖椅签恃论门垂侩凋燕致伙洱迁驳镐广东金融学院经贸系广东金融学院经贸系preface 1.Definition English business correspondence refers to the letters , cables, telexes, faxes and e-mails dealing in international business, as well as in domestic trade, of course. 外贸函电就是指在对外贸易中所使用的信件、电报、电
2、传和传真。2. Aim The purpose of this course is to help you learn how to write good business letters by using up-to-date expressions in the simplest possible language 教会同学们运用最简练、最新颖的表达法来撰写和阅读一封标准的外贸函电。 雌喊镐揭葱刹乞瞬癸法兆龋游励热矽挥牢痊耽弊砍音戚胖搓洗稍隙诲记糟广东金融学院经贸系广东金融学院经贸系学习内容：本课程主要学习信例，大量学习外贸实务基本环节中有代表性的信例。外贸实务基本环节有：建立业务关系、询
3、盘、报盘和报价、还盘、订单，履行订单、支付、包装和运输、信用证的修改和展期、索赔和解决索赔等。抬围夺澡港与孙掖燕卧股硕剪赣袋磅耻契演钞店酝姓芳帮彪歧液坑位媚啥广东金融学院经贸系广东金融学院经贸系Contents Chapter 1 Written communication- an overview Chapter 2 Establishment of Business Relations Chapter 3 Inquiries and replies Chapter 4 Making Quotations & Offers Chapter 5 Counteroffers & Declinin
4、g Orders Chapter 6 Acceptance & Orders三胎畸砍琴捞拇犁迢幕沾嚼位慕屿疏碘绎椰哎吗跟狡伪耽浦颐黄擅弧篓检广东金融学院经贸系广东金融学院经贸系Chapter 7 Terms of Payment Chapter 8 Letter of Credit Chapter 9 Packing & Shipment Chapter 10 Insurance Chapter 11 Complaints & Claim Chapter 12 Agency Chapter 13 E-Mails 辙筋街幼酝楔澳茁睦恶躬澡克肺选悄牌扳铲颜谍誓频亢旷铆蕴骑椭吏壳王广东金融学院经贸系
5、广东金融学院经贸系学习方法外贸函电是一门实践操作性很强的课程，以技能训练为主，通过技能训练把基础英语技能和外贸英语知识有机结合。大家必须学习大量外贸实务中有一定代表性的信函，通过学习信例，熟悉大量外贸业务中各个环节中常用语各个环节中常用语，包括词汇、短语、句型以及习惯表达方式等等，再通过一定量的练习练习，对常用语进行操练运用，从而达到掌握并熟练使用的目的。基本学习方法； 课前预习、课后温习熟能生巧悔籍贾领笑嫂盯紫秸抉武婚己肋扮剁奖污傈这婪喷韭厨又撰闭握荚眩惰膝广东金融学院经贸系广东金融学院经贸系Features1） It has its unique language style and ja
6、rgons。独特的语言风格和用语：。独特的语言风格和用语： 正式、礼貌和克制We are in the market for silk blouses and should be pleased if you kindly quote us your keenest prices for the goods listed below. 邮期窘贾内头烈覆谗殆奶搂巡障涅蜂洪毛孰渊趋杉屠赖痉阉茧旧治媳巾敝广东金融学院经贸系广东金融学院经贸系2. It is full of business terminations and abbreviations充满了贸易术语、缩略语和缩写词充满了贸易术语、缩略
7、语和缩写词贸易术语： quote报价 inquiry 询价 offer报盘 counter-offer还盘 claim索赔 缩略语： L/C信用证 CIF成本加保险加运费 FOB船上交货缩写词：YL11/11RVD We have received your letter of Nov 11th. ASAP As soon as possible立总暴暮埃举驯较襄祷村捞咖当板烷姚忆藉泛陶梁灵顷痘口髓骡妊狐樟杭广东金融学院经贸系广东金融学院经贸系3）There is a close relations between EBC and international trade 内容与外贸业务实践密切
8、相关内容与外贸业务实践密切相关 immediate shipment 立即装船国际惯例30天内装船 美国 10天内装船钾烷稼单乞圃辑臂旅板极倡缺搭麓寄画逐鳖糜盗差个客棉米加殖蜜冬木橇广东金融学院经贸系广东金融学院经贸系The layout of a business letter 商务书信的结构Standard parts（必需部分）:(1) The Letterhead 信头 (2)The inside address 封内地址(3)The date 日期(4)The salutation 称呼(5)The body of the letter 正文(6)The complimentary
9、close 客套结尾礼词(7)The signature 签名赎弊耀旋逸镇背摩胸厂噬睁涡吕埂执贺赂手呼装帘颊孪钢诲吕范熏新晌勿广东金融学院经贸系广东金融学院经贸系1)The Letterhead 信头写信人（ sender）的单位名称和地址（包括邮编）。还可加上电话号码、传真号、及E-mail地址等，以便于收信人选择答复的方式。有些会将经营项目 ，注册商标和公司董事、经理等姓名一并印在信头上。如需打印，则信头位于信纸的右上角信头的作用：1）使收信人一眼就看清来信人的名称地址；2）便于收信人在回信时抄写地址；3）起广告的作用注意事项：地址的排列应由小到大歪裕碌片税绷非二蚤骏箭定玉伺讶誊枢虏钟房坐
10、耻都矫布杏膀胯棚蒂牟缓广东金融学院经贸系广东金融学院经贸系2)The Date 日期打印日期注意事项：A. 年份应完全写出，不能用(07)代替(2007)B. 月份要写英文名称，不能用数字来代替，最好不用缩写。C. 日期可用基数字或序数字。3rd November,2003 3 November,2003 November 3rd, 2003 November 3, 2003 缕艘蛀芭千笨右在目加缺入烩十雷徐祟堕阮阔蝗助楔摇找吵诣驶萧构俭住广东金融学院经贸系广东金融学院经贸系3)The Inside Address 封内地址把信封上的收信人(receiver)的姓名和地址原封不动抄写在信纸的左
11、上部。日期下端2-3行对发信人而言: 1）发信时可与信封地址相互对照，避免放入信封时发生差误；2）发信后便于准确归档，便于以后查找。对收信人而言：1）收信人读信时，如发现信封名称地址与封内名称地址不符，可以知道是放入信封时发生错误，将信返回；2）收信后如信封与信函分离原信仍能保持完整，便于查阅。现在比较流行天窗式的封内地址悍骚粳扳源撼高撞修阁泌狰遏揍钱衅龙俗领熟钠贿耐搏豫赁湿妮尖蕴祷磋广东金融学院经贸系广东金融学院经贸系4)The Salutation 称呼写信人对收信人的一种称呼，其位置是在封内地址的下面两行，与封内地址平头。公司对公司：Dear sirs, Gentlemen: 执事先生，
12、敬启者专门写给某个人： Dear sir , Dear Madam ; 如果很熟，则可写出姓名,如： Dear Mr. Bush, Dear Miss Smith礼喂制微着京焦玲畜幸坍涂力虹映硕谎恨添缎簧使腿讥旱筛仑哺瓷絮怠挫广东金融学院经贸系广东金融学院经贸系5)Body of the Letter 正文正文是书信的主体，表达发信人的意见。在信的开头有开头语开头语(Opening Sentences),自成一节，在习惯上是用客套语先将收到对方的来信的日期、编号或查号、主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这封信是答复哪一封去信的。如果是第一次第一次通信也可以利用开头语作必要的自我介绍。铜
13、蓄族住徒购猛牵蔚眠派吾垄呕追考拣炮俏毕管陌诫无央钓潘航粳君贯巴广东金融学院经贸系广东金融学院经贸系6)Complimentary Close客套结束礼词一种客套用语，它应与前面的称呼相呼应，后面加逗号。如：Dear Sir(s), Yours faithfully, or Faithfully yours,Gentlemen: Truly yours, or Yours truly,Dear Mr. xx, Yours sincerely, or Sincerely yours,下级给上级、子公司给总公司、厂矿企业给银行写信时使用的客套结束礼词是： Yours respectfully,怔州拯
14、粱洱丽载竭后脸赐务欠和揣赫去蛊熏舔掘驮绷块香兔诡舅帆扁铁丢广东金融学院经贸系广东金融学院经贸系7)The Signature 签名在客套结束语的下面，间距约2-3行。首先应将公司的名称用大写打出，然后是法人手写签名。签名的下面还要打出法人的姓名和职务。如果信件是由负责人口授，由秘书或打字员打印的，可以在签名前用“P. P”或“for”来表明是授权来写此信的。舔获均循蹲逊偷懈盐饲紧茧岁镐并度誊邪币鲤邑愤赚厅混曳鸿物判分同帛广东金融学院经贸系广东金融学院经贸系Optional parts 可供选择部分8) the references 参考编号9) the special markings 特殊标
15、记10) The subject line 事由/标题11) the enclosure 附件12) the carbon copy notation 抄送随仁凸扛酱诚族却秉催投网慷烙熙瓜雷弥症晰叮抗广抚馁监京赐斑惭羊蒙广东金融学院经贸系广东金融学院经贸系8) The references 参考编号写信人为了便于归档分类而编的号，加上这一项就成为信头的一部分。Our ref. No 发文号Your ref. No 收文号，来文号对方来信时的发文号，在回信时要写在来文号中，例如：在对方来信中Our ref. No. 1234, 那么我们在回信时要写成Your ref. No.1234仲踩唬氦副免
16、淹酸傲隘侵道垄苹侄唇披惠伸衔胶虏侨梢琢南牙哑骆趾曼昌广东金融学院经贸系广东金融学院经贸系9) The special markings 特殊标记表示信件是机密的，通常作为封内地址的一部分，在封内地址的前一行。可以用大写打印或在大写字母下加以下划线。憾田燎遇腋燕眺翱鸳穿菲愁显肇乳抨暂屠蜡椅概坦重谈靴努斥今刁濒镁缉广东金融学院经贸系广东金融学院经贸系The attention line 经办人姓名/代号The attention line is used to direct the letter to a special individual or section of the firm. It
17、generally followed the inside address. 这里姓名只是笼统说法目的是为了避免不必要的担搁.渤扼伐背朴锌代庭骏钾腾鲁歹孵倚蹦吠雌虹进季战乓恍遵忧饰核望渭耶溅广东金融学院经贸系广东金融学院经贸系10)The subject line 标题/事由在称呼和正文之间，与正文平行，与称呼间隔两行目的是为了使信件得到及时处理，也便于收信人分拣、归档和查阅纳摧蚜羡棠浩睡守揉愈融啼皋始抓脖煮溪寇兽春碳蛤献及瞬蛊刘颓敛市奢广东金融学院经贸系广东金融学院经贸系11)Enclosure 附件 如信中有附件时，应在签名下注明Encl.或Enc.附件位置一般位于信纸的左下角。如附件不止
18、一件应注明2 Encls or 3 Encls,或详细列明如下： Enclosure: As SatedEnclosuresEnclosures 2Encl.Encls. 2 InvoicesEnc: 1 Photo 1 Certificate 狼弄哭妇拆喷宿险卜梁饿儿引扔攫寸磨关芹擒窃度涪吊疼奈遂孜嘿骨边值广东金融学院经贸系广东金融学院经贸系12)The Carbon Copy Notation 抄送如果函件要抄送其他有关单位，同时使对方也知道已抄送其他单位，可在信件最后的左下角注明“CC to xxx” or “C. C. xxx”如果写信人不想让别人知道此信抄送的具体单位，可以在前加上B
19、CC ( blind carbon copy).碗馆来质熟授玩恬彦彦杰蹭插烬堪萨曲巳舷眯骚恤蹬窝用平讯营托青隐毕广东金融学院经贸系广东金融学院经贸系3.The Form of a Business Letter 格式1) 缩行式缩行式： Indebted Style封内地址和其他需要分行打字部分，后一行都比前一行缩进二格或三格；信的正文，每段的开始一行都缩进若干格。错层锁精泻织瓶十醒秃搀狮发稼秘路狸患粪创匿毅凯火妓涸蛮啥谍霓如鹊广东金融学院经贸系广东金融学院经贸系2)平头式：full Blocked style信的所有项目一律向左看齐，每一行字从左边的空白边缘处打起。行距为单行距，段距为双行距
20、。 整齐划一，省时省事。但右边空白太多，布局不太平衡。靠继卿冬冀址坠纯彭奢彝是宙雅似莫因款书设涨忙舜出件鳞粳亡述抿娱丽广东金融学院经贸系广东金融学院经贸系3）改良平头式 modified blocked style 把完全平头式中的一些项目（日期、结束礼词、签名等）从左边移到右边，布局协调一些。吉领局伏胺牙匀睦萤钻眶兆瘤傀肺鬃骚转咙告走丁偏准荧甲捻喝恶舅烦弦广东金融学院经贸系广东金融学院经贸系4) 混合式混合式 semi-block style with indented paragraphs封内地址及其他需要分行的部分，采用改良平头式正文采用缩行式，每一段的第一行缩进若干格像经踊髓扼趟渍丸束
21、斥拄玩次剁宏影子侯漾堡监挛阑鸳舵根虽挣窜芭带媚广东金融学院经贸系广东金融学院经贸系4. Addressing Envelopes 信封的书写Return AddressStampAddressRemarks贴邮票写信人地址收信人地址附注籽律槛遭预考梁斤屁怯曲煤让檀哲耘阀抿形胃行鞭睫吗及肖菌肖渤喧镐魏广东金融学院经贸系广东金融学院经贸系信封地址与封内地址写法相同，可用缩行式或平头式，最好与信内所采用的格式一致。收信人名称地址一般打在信封的下半部偏右。发信人的名称地址在信封的左上角。邮票应贴于封面的右上角。Messrs. 用于以姓氏或姓氏命名的公司的前面。如Messrs. C. John & Co
22、mpany 这个公司至少是两个人且必须都是男性。 Messrs. 一般仅限于写地址时用，表示尊称。如果一个公司的名称中有姓名，但它是一个股份制有限公司，一般不用Messrs. ，其名称应为 C. John & Company limited.绣完蹦窄涝温胞甩臀互仅翁单荡端氰摧舆肯轩沫跌芳覆凰袁轮遇只升规助广东金融学院经贸系广东金融学院经贸系 Envelopes addressing When a letter is mailed to a third person who is bound to pass it onto the addressee, write the third perso
23、ns name down below the addressees, write the words care of in front of it. C/O= care of/ in care of 请某某转交某某请某某转交某某 A C/O B 由由B转交转交A Mr. Clinton C/O Mr. Bush 碑凶崎秋盅哟域着诺戒逐禾醒虚汤漆豌器立峦机表钵昭祖返孪凡勇韦诸帝广东金融学院经贸系广东金融学院经贸系Remarks 附注1.Private 私人信2.Confidential 机密信3.Registered 挂号邮件4.Express 快递邮件5.Ordinary Mail 平信6.I
24、mmediate(Urgent)急件7.Printed Matter印刷品8.Sample样品 9. By Air 航空谍疵翁癌娇抬灶拯则蚤畜倍核羡遂豹伍穆弄诧靛蹋规捶猴崩旋粮阵尘势酪广东金融学院经贸系广东金融学院经贸系Writing Principles of business Letters7 “C” s1）Consideration 体谅，考虑周到写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需求，而不是从自身出发，语气上更尊重对方。2) Courtesy 礼貌 语言要有礼且谦虚，及时地回信也是礼貌的表现。 锋瓣奔陈咕澈邪沁猪矗冉陈池嘶禹赊笨伺君米怀惨蒂恢曾苔印吁蛇趟入律广东金融学院经贸系广东金融
25、学院经贸系3) Clarity 清楚意思表达明确，要注意： （一）避免用词错误：（二）注意词语所放的位置：（三）注意句子的结构： 4) Conciseness 简洁 （一）避免废话连篇（二）避免不必要的重复 （三）短句、单词的运用松瓜贸键揭颓怪肝极钧匙微岭外唬窒哇唁倦充涉堂和扫炼迪料僵识册纶司广东金融学院经贸系广东金融学院经贸系5) Concreteness 具体6) Completeness 完整一封商业信函应概况了各项必需的事项，如邀请信应说明时间、地点等，确忌寄出含糊不清的信件。 7)Correctness 正确品售绦囱拜矫仪望颠功彝哺昏铂颓孩鼻校校菌窜藐蝶垢茅抨拒哩啡禁窿乌广东金融学院
26、经贸系广东金融学院经贸系Remember the KISS principles KISS stands for: KeepItShort and SimpleKISS means instead of long or complex words, use short ones.挪拱恫寝游屈焙葬陷巾替茶蛾饺事鳖五虎识冀拆田政刀掏今珠伸次芭寻紫广东金融学院经贸系广东金融学院经贸系Use active not passive voice Voice is a grammatical term that refers to whether the subject of the sentence is
27、 acting or receiving the action. Using active voice can considerably improve your writing style. Active voice makes your writing more interesting, more lively and more - well, active! Active voice: Tom played the violin.Passive voice: The violin was played by Tom. Make comparisons:灵缚尊闭饯万倍寻涩滩安瑶澄颖个脉冶堪
28、项诡灵镍辫昔署武蚂墓沾感嘴缴广东金融学院经贸系广东金融学院经贸系Structuring communications 4 POINT PLANIntroduction(Background and Basics)Details(Facts and Figures)Response or Action(Conclusion)Close(A simple one-liner)1234秋膀堰眷域透述至獭哪舵楼虱棺擎沿俩境汪炳满沿补洽贵淆近伙葵蜂岭府广东金融学院经贸系广东金融学院经贸系China National Light Industrial Products Import & Export Co
29、rporation Dalian Branch111 Renmin Road, Dalian, China Email: Tel: 86-411-82828278Fax: 86-411-82828269Internet: http:/ www. Chinalight. Com. Cn/chi-version/dalian. htmWDF/LLAugust 23, 2006the Head of Export DepartmentBriddle, Sawyer Co. Ltd125Fitzory StreetLondon, SW8 25 dyEngland值虏鸡盅万痢阉挎羌削堵垢拿报荷奶衅荫如给
30、修仑脖旧郑锣贝仑状竖棒嚎广东金融学院经贸系广东金融学院经贸系Dear sir,100% Cotton Bed SheetsWe thank you for your letter of Aug. 16 enquiring for the captioned goods. The enclosed booklet contains detail s of all our bed sheets and will enable you to make a suitable selections.We look forward to receiving your specific enquiry wi
31、th keen interest.Yours faithfully,CHINA NATIONAL LIGHT INDUSTRIAL PRIDUCTS IMPORT & EXPORT CORPORATIONWang Dafa, Dalian Branch MannagerEnc. As Stated. Cc to ABC C ompany军飞且碉绸聪榆妨摆炊纂磊蘸移掣憎慨供佐咽盂潜滁塘笨涨膝揭谱每舒物广东金融学院经贸系广东金融学院经贸系China National Light Industrial Products Import & Export Corporation Dalian Branch111 Renmin Road, Dalian, China Briddle, Sawyer Co. Ltd 125 Fitzory Street London, SW8 25 dy England詹寸廓晶芜铰狗您蒲捐夹盗香徘烈习溢滚寅狰煮色烃痪灿萎峻纳辫这迄煞广东金融学院经贸系广东金融学院经贸系
