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1、管理体系文件编写体系文件编写管理体系文件编写体系文件编写（一）体系文件的作用（二）体系文件的结构（三）体系文件的基本要求（四）手册的编写（五）程序文件的编写（六）作业指导书的编写（七）记录表格（一）体系文件的作用一）体系文件的作用1. 建立正规管理体系及认证的需要,也是标准要求2. 通过编制文件改进和完善管理体系l明确工作规程,规范管理l明确工作职责,培养工作意识l合理化改进工作流程,改善部门间沟通l使管理过程严谨,减少出错机会l控制关键质量、环境、安全等管理过程3. 体现组织管理层及全体员工对质量/环境/安全的重视4. 向外界证实组织具有提供合格产品或良好的环境管理、安全卫生管理的能力 (二
2、) 管理体系文件的结构 体系文件是规定管理活动的一整套系统文件,由四个层次构成:程序文件作业指导书记录表格手 册规定管理方针和描述管理体系的文件规定体系有关活动的方法和步骤规定进行具体工作的方法和技巧体系运行的证据，用来记录运行的情况及结果 (三)体系文件的基本要求1.系统性l全面反映相关方、管理层、标准对管理的要求l各层次文件相互支持l同一管理层相互引用2.逻辑性l各文件规定之间无矛盾l按工作次序及流程编号3.适用性l结合实际编制文件（针对实际过程、实际环境因素、安全危害等）l文件简明、清晰l保证实际可操作性，对不适用部分及时修改 （四）手册的编写l手册的性质l手册的作用l手册的要求l手册的
3、编写步骤l手册的内容l例子（四）手册的编写手册的性质：l是阐述公司的有关管理体系方针并描述其管理体系的文件l是体系文件中最高层次的文件（程序和作业指导不能与之矛盾）l是纲领性文件，规定管理的政策和原则我们要做什么l不具备可操作性（四）手册的编写手册的作用：l通过编写手册对公司内影响质量的活动或环境管理活动或职业安全卫生管理活动进行全面策划及管理l提交给认证机构的体系审核依据文件，证明证明体系符合选定的标准l建立文件化的体系，贯彻公司的管理方针l环境改变时，保证体系及其要求的连续性l对外介绍体系（四）手册的编写手册的要求：1 对公司所采用的体系标准（ISO9001/ISO14001/OHSAS1
4、8001的所有适用要素事实原则进行规定，与体系有关的，标准中没有涉及的，也可加入手册或引用参考）2 对选定的标准中不适用的体系要求应作出（删减）说明3 要引用支持手册的程序4 至少包括（a）质量/环境/职业安全卫生方针 （b）管理体系的组织机构及人员职责、权限和相互关系 （c）各要素的规定或说明 （d）手册的控制规定（四）手册的编写手册的编写步骤：l确定方针l确定有关管理的组织机构及职责、权限（体系范围）l收集整理与标准有关要素相对应的现行做法及有关部门记录资料、文件，并对现有文件分类l依据标准的要求，确定要改进的地方l确定编制手册的格式和结构l形成手册草案l讨论定稿（四）手册的编写手册的内容
5、：l封面l手册目录l手册的编制说明l修订页l手册发放控制页l介绍本组织及手册的前言l方针和目标l管理组织机构、职责和权限描述l体系要素的描述和体系程序文件的引用l支持性资料附录（视需要）（四）手册的编写手册封面：l公司名称和标志（如需要）l手册标题及手册发行版号l拟制/审核/批准签字l生效日期l受控文件编号l受控文件标识（四）手册的编写l手册编制说明：l所采用的体系标准及范围l手册的编制、审批、发放控制、修订方法（四）手册的编写组织简介：l公司性质、历史和规模、业务情况、质量/环境/安全卫生管理的历史、公司的名称、地址、通讯方法等（四）手册的编写管理（质量/环境/安全卫生）方针：管理方针与组织
6、宗旨相适应包括对持续改进的承诺（污染预防的承诺）遵守法律、法规的承诺为目标制订提供框架描述此方针如何为所有员工熟悉和理解最高管理层者的批准签名持续适应性方面得到评审（四）手册的编写 组织机构、职责和权限描述：l组织机构图l职责、权限及相互关系的说明（四）手册的编写体系的要素描述和体系程序文件的引用：l分章描述对所采用的体系标准每一要素的控制， 对每一要素的控制应覆盖或超出标准要求l合理的划分章节：1.按标准要素划分 (较多采用) 2.按实际业务过程划分l各章节保持一致的格式,一般包括: 1. 对本要素的控制规定 2. 支持文件(列出控制程序名称)（四）手册的编写支持性资料附录（视需要）：l生产
7、工艺流程图或业务过程流程图l标准条款与部门职责对照表l程序/作业指导书清单l其它资料（五）程序文件的编写1. 程序文件的性质2. 程序文件的作用3. 程序文件的要求4. 程序文件的基本内容5. 程序文件的编写步骤6. 例子（五）程序文件的编写1. 程序文件的性质:l程序文件是文件化的运作程序,是对完成或管理活动所规定的方法l是体系文件中第二层次的文件,也是手册的基础及支持l规定管理工作的程序:为什么做(why)、何时做(when)、做什么(what)、由谁去做(who)、怎样去做(how)、作的记录是什么l具有可操作性，且包含体系标准中适用的要素l可能需要作业指导书的支持（五）程序文件的编写2
8、. 程序文件的作用:l明确控制活动有关部门人员的职责、权限、相互关系l规定控制活动的依据及方式： a. 控制要求和依据 b. 如何进行控制l执行、验证和评审活动的依据: a. 实际活动是否按规定程序进行 b. 执行程序是否留下证据/记录 c. 执行的效果是否达到（五）程序文件的编写3. 程序文件的要求:l逻辑性(按管理活动的顺序)l协调性: a.与手册无矛盾,相互支持 b.程序文件之间无矛盾 C.与其它管理规定无矛盾l与实际运作结合,具有可操作性: a .责任明确 b. 步骤清晰 c. 语言准确、明了、措辞严谨、执行不应引起混淆 d.规定相应质量记录，便于监督、检查l要引用支持程序文件的作业指
9、导书l封面及正文部分构成（五）程序文件的编写3. 程序文件的要求: 封面包括:l 组织的标志、名称l文件名称、编号l文件版本/修改状态l编制、批准人签名及生效日期l修改记录l受控标记及发放编号（五）程序文件的编写3. 程序文件的要求: 正文包括:l目的l适用范围l职责l程序l相关/支持性文件l记录（五）程序文件的编写4. 程序文件的基本内容: 1)目的: 说明为什么开展该项活动(why) 2)适用范围: 该项控制涉及哪些部门或哪些活动 3)职责: 说明由哪个部门、哪个岗位的人员负责实施该项活动,实施人员的责任和权限(与下文的程序一致) （五）程序文件的编写4. 程序文件的基本内容： 4）程序：
10、l 按活动顺序列出开展活动的细节l 规定应做什么l 由谁执行l 何时做l 在何地做l 如何做（五）程序文件的编写l此项活动使用的材料、设备、文件、防护用品等l此项活动如何进行、如何控制l此项活动进行的记录l例外特殊情况（五）程序文件的编写4. 程序文件的基本内容： 5）相关文件及记录：l该文件中涉及的其它文件l该文件中应做的记录（五）程序文件的编写5. 程序文件编写步骤: 1)拟定程序文件清单:l 确定过程/重大环境因素l 整理现有文件l 按标准要求列出需编写的程序 2)确定文件编写格式,统一名称、术语、称呼、 代号 3)确定编写人员,制定编写计划（五）程序文件的编写4)编写人员收集先现行有关
11、部门资料及记录表格5)按标准要求提出修改现行做法的方案,组织讨论并确定新运作流程/重大环境因素的控制方法6)确定资料文件编写形式:l流程图式l叙述式l混合式7)形式程序文件草案8)讨论、修改草案9)审批（五）程序文件的编写6. 例子 (六) 作业指导书的编写1. 作业指导书的性质2. 作业指导书的作用3. 作业指导书的编写范围及要求4. 作业指导书的种类5. 作业指导书的内容6. 作业指导书的编写步骤7. 例子(六) 作业指导书的编写1.作业指导书性质:l为保证具体产品/具体作业活动符合要求而制订的程序l是体系文件中第三层次的文件,是程序文件的支持性文件,也是指导和保证过程/活动的最基础的指导
12、l为开展具体管理、操作活动提供指导l极具操作性(六) 作业指导书的编写2.作业指导书的作用:l描述程序文件中所提及,但未具体描述的操作性文件l对具体产品或岗位作业活动的方法、内容及要求等的说明l用于指导执行具体操作的人员,以确保该项操作的结果符合要求(六) 作业指导书的编写3.作业指导书的编写范围及要求:l没有作业指导书就不能保证过程/活动/产品符合要求时,则须编写.应考虑培训效果l没有固定的格式要求,可用不同方法表达:相片、图表、样本、录像等l应使用科学有效的方法l良好的可操作性(六) 作业指导书的编写l用于指导具体管理工作的各种工作细则/规章/操作规程/规范安全工作规程(六) 作业指导书的
13、编写l用于生产/包装操作的作业指导书l用于检验/测试的作业指导书及检验计划l用于设备的操作/保养作业指导书l用于指导具体管理工作的各种工作细则/规章(六) 作业指导书的编写服务业：l用于具体服务过程的作业指导，包括服务规范、服务提供规范、服务检验规范等（如：清洁、绿化、客房服务、维修服务、医疗护理服务等）l用于服务硬件的操作/保养作业指导（如：供电、供水、消防设备、医疗设备、建筑物等）l用于指导具体管理工作的各种细则/规章（如：仓库管理制度）(六) 作业指导书的编写5.作业指导书的内容: (1)标题l作业指导书名称及编号l相关部门、过程(视需要)l相关操作及生产的名称 (2)批准、发行与更改记
14、录l制订/批准人l版本/生效日期/更改记录l受控标记(六) 作业指导书的编写5.作业指导书的内容: (3)具体操作l操作、服务步骤或检测方法、项目、步骤l使用工具、设备、防护用品及设定条件l使用材料l质量、环境、安全要求或控制标准l注意事项及工作环境控制l图示l参考资料l标准工时(六) 作业指导书的编写6.作业指导书的编写步骤l 明确编写步骤和内容l 草拟文件l 审查l 审批发布 (七) 记录表格的制订1 记录的性质2 记录的作用3 记录的种类4 记录的形式5 记录的要求6 记录表格的制订步骤7 例子(七) 记录表格的制订1 记录的性质:l为已完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件l是体系文
15、件中最基础的文件l记录的制订填写和管理对体系的运行会产生重大影响l具有可操作性、可检查性、可追溯性、可见证性、系统性(七) 记录表格的制订2 记录的作用l为体系运行的有效性提供客观证据l证明产品/过程/活动满足要求l以便于对产品/过程/活动的追溯及控制l便于对出现的问题采取纠正及预防措施(七) 记录表格的制订3 记录的种类l产品、项目、合同、服务、过程、活动形成的记录l产品实现过程形成的记录l产品/过程验证产生的记录l不合格处置的记录l目标、指标、方案完成情况的记录l顾客对产品/服务质量的满意程度记录l体系评审和改进记录l趋势分析的记录l纠正和预防措施的记录l顾客、供方沟通的记录l人员教育、培
16、训、技能和经验的记录(七) 记录表格的制订4 记录形成的形式： 记录的形式多种多样，可以是书面的，也可是贮存在任何媒体上（微缩胶卷、光盘、录音、录像、磁盘、电脑等）(七) 记录表格的制订5 记录的要求：l记录表格内容完整，反映需记录的重要项目（如时间、责任人、地点等），确保记录的有效性和可追溯性l表格标准化，表格通用化，便于填写、统计分析及控制，符合管理要求l确保准确性和真实性(七) 记录表格的制订6 记录表格的制订步骤：l收集现有使用表格l根据标准及文件需求、修改/增删表格l试用表格l根据试用结果修改表格，确保填写方便、内容清楚l表格正式印刷使用ISO14000与与ISO9000的关系的关系
17、l技术要求：技术要求： ISO9000-顾客的需求（产品质量标准）顾客的需求（产品质量标准） ISO14000-法律、法规及其他要求法律、法规及其他要求l是组织管理体系的是组织管理体系的 组成部分组成部分l具有相同的管理思想具有相同的管理思想 -过程控制过程控制 -文件化文件化ISO14001和ISO9001联系l都是自愿性的国际标准l遵循相同的管理系统原理，要求文件化体系l通过体系建立、运行和改进实现方针和目标l体系结构和模式接近，PDCA循环实现改进l部分要素相同l都可能成为贸易的条件，消除贸易壁垒ISO14001和ISO9001区别l适用对象和目的不同ISO14004 环境因素 改善环境
18、表现ISO9001 产品 提高产品质量l相同要素内容差别不大l体系的结构要素并不一一对应l满足不同相关方的要求ISO14001 众多相关方ISO9001 顾客EMS与QMS的兼容l必要性一体化减少工作量，重复和矛盾，提高管理效能同时审核降低审核成本，提高企业申请积极性为新的管理体系提供兼容经验，实现一体化管理l可行性符合企业愿望和要求符合TC207和TC176指导思想和ISO14000标准思路国内外已经有这样做的企业和认证机构ISO正在制定共同的审核标准ISO9000标准2000版在许多方面向ISO14000靠拢职责职责方针和目标方针和目标培训、意识、能力培训、意识、能力文件管理文件管理内部审
19、核内部审核纠正与预防纠正与预防管理评审管理评审沟通与交流沟通与交流记录管理记录管理ISO9001ISO14001品质和环境管理体系的整合品质和环境管理体系的整合品质和环境管理体系的整合品质和环境管理体系的整合系统整合的优点系统整合的优点系统整合的优点系统整合的优点n角色权责明确划分角色权责明确划分n单一系统较易被员工接受单一系统较易被员工接受n使用共通程序，简化作业使用共通程序，简化作业n共用系统资源，提高效率共用系统资源，提高效率n整合验证，节省认证时间与经费整合验证，节省认证时间与经费文件编写要求l手册：按不同的管理体系要求分别编写l程序：共同的要素控制程序合并编写识别管理过程、识别重大环境因素，制订过程控制程序时考虑对过程中环境因素的控制要求l作业指导书：具体操作方法、标准要考虑质量及环境的要求l记录：质量及环境的记录尽可能一体化
