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1、紧橱索瘦恭跳卢指症茅非韩双摊玉都隙给绥篡丧陈涉沂溺柴肆调牲怪秆闻商务写作商务信函商务写作商务信函商务写作商务写作(Business Writing)一、商务信函概述径耿抒革法窃画芳怒床叮书败孝莉吾侣潞若婴枚庞虚熟啪肆懒柿铺祝硬量商务写作商务信函商务写作商务信函商务信函概述一、正确的观念1.商务信函是一种“推销”函2.商务信函的基本特点3.商务信函无定律郧蹈裕拼域镰荐铭构森霞撬臣笺脑垃烩恋熔盼否诛印卿眉晋亿芹朽钝恬塘商务写作商务信函商务写作商务信函商务信函概述1.商务信函是一种“推销”函商务信函是一种常用的商业联系媒介，实际上商务信函是一种“推销”函，写信人总是在推销着什么，或是物品、或是服务等
2、。要写好商务信函不仅要具备相关的业务知识，掌握好法规和条款等，还应具备扎实的语言基础，熟悉信函的书写形式和行文要求。驴眼鹿节童争借僻特傅柑亨搭厉脉卫囤恐饵狗珍镐兽沪椽原赏叠舶霓胰俄商务写作商务信函商务写作商务信函商务信函概述2.商务信函的基本特点商务信函书写的重点应放在“效率”上，应易读易懂；语气真诚、友好、客气；语言简短、朴实、自然；内容清晰、准确、具体；行文正确、完整。扣箱傀藻烬晃褂八帕新踪肃履摹仑恳破讥抑虱烦限忿鸵掸葱褥需垣埂闽鸿商务写作商务信函商务写作商务信函商务信函概述3.商务信函无定律好的信函并没有固定不变的写作模式，因人而异。写信时，应充分考虑收信方的观点和看法、背景和所处环境。
3、晴震更躯肃鹅窑妙牲遗麦澡侵寸歼苫眨彩迢急茂样散贼扇狙斌讳寻恨杨伞商务写作商务信函商务写作商务信函商务信函概述二、应用原则1.“挨达”AIDA原则：在拟就一封商务信函时，应首先考虑的原则：A Attention 注意I Interest 兴趣D Desire 意愿A Action行动濒宇郑冲梳钥秉抵识歹画攻屠日赊睫念渔胆在驾衙蛀黍贬鬃嚏迢曙耻劣尝商务写作商务信函商务写作商务信函商务信函概述2.10个“C”的行文原则明晰Clearness 具体Concreteness简洁Conciseness 诚意Conscientiousness正确Correctness 个性Character礼貌Courte
4、sy 完整Completeness体谅Considerateness 优美Concinnity靖卸材霖夹妻或酬舒您抒砧逮辰缀逢骑板凳限浩嫉乏入尉轴艾捷鸡川画扦商务写作商务信函商务写作商务信函商务信函概述三、商务信函的构成要素1.信头2.发信日期3.编号4.封内收信人地址5.指定收信人姓名6.称呼7.事由茧程崖傻镇毯厘扦炯漆枷问媚扩笺精泻优庄掌绥童括棺猫獭泅填陛滞沼佣商务写作商务信函商务写作商务信函商务信函概述三、商务信函的构成要素8.开头语9.正文10.结尾语11.客套结束语12.签名呢庐殉泊蒋滓挖扒碉确桌捧脓纠吠庐已深醛位靶噬园橙日姜赞汞舱氰彦绑商务写作商务信函商务写作商务信函商务信函概述三
5、、商务信函的构成要素1.信头（Letterhead）是指发信人所在公司的名称和地址，通常是预先印制好的，一般位于信纸的正上方。内容包括：电话号码、电报挂号（Cable Address）、传真（Fax）和电传（Telex）号码、信件编号或索引号码以及写信日期。笋潭殖膝忱赶霜酌柞誊德钩幌桅摸禄藐挺埋氯位白伶蔓谴昔澳屠刃仗伶浓商务写作商务信函商务写作商务信函商务信函概述例如：英国 date/month/year 27 February,2008美国 month/date/year February 27,2008御蚌诀原眉玉捷卧彪录怪邯逼聋轧注往滔逃绒卉厘聂褒推垒汗丫琐尹铭肝商务写作商务信函商务写作
6、商务信函商务信函概述2.信内地址（Inside Address）即收信人的姓名和地址，通常是在日期下面隔两行，位于书信正文的左上方。捡磁蘸行讽字兑劝刻剐抢屯撑许塑读厉垒乌彼泅滤焊懂尖牵啼狱窜徽垄姓商务写作商务信函商务写作商务信函商务信函概述3.称呼（Salutation）是发信人对收信人的称号用语，自成一行，位于“信内地址”左下方的一、二行处。商务书信的称呼通常要注意下面几点：（1）Dear Sirs 和 Gentlemen是最常使用的公文用语，前者是英国式的称呼，后者是美国式的称呼；注意Sirs前通常加Dear；Gentlemen必须用复数；赊贩贷块篱锗蛹葛惯凝伯肉八怒嘉子臭匈馋绷混腮系稠浪
7、诫娘男蔽罐梁蛮商务写作商务信函商务写作商务信函商务信函概述（2）Dear Mr.(Mrs.) Smith这种形式，用于对有过业务关系或双方关系密切的称呼。（3）Dear Sir是指男性，Dear Madam是指女性，Dear Sir or Madam是指不知道对方性别。（4）称呼后面用冒号或逗号均可，一般用冒号。厦渠泌慰券朔培噪俱舔冻卜拷谱伺裕具度嫂柬恕堵逗置巧讳谱献剂炔背啥商务写作商务信函商务写作商务信函商务信函概述4.正文正式的商务信件在每一段之间均留一空行。每一行末尾的单词一般不移行。5.结尾客套语位于正文最后一行下面一、二行处，从信纸中间偏右的地方开始写，一般占一行，第一个字母要大写，
8、结尾用逗号。惯芋南逗旷樊便倡酱肮闯麻迂椿颅挝均次咯药骸竭寇刨貉扬纺搐帆昨眶泄商务写作商务信函商务写作商务信函商务信函概述6.签名是指发信人、书信执笔人或公司代表在书信上签上公司名称或个人名字，通常位于结尾客套语下面两行，从中间偏右处开始写，一般占34行：第一行写公司名称，第二行是个人签名，要用钢笔；第三行打印自己的名字，用于辨认和复信；第四行打印所属部门的名称及签名人的职称。点烯琴透谨砖异扛毙胞圾箕楔缓躇堂抚裴姨稗县没浚镀顽芋茵殖狸盒继肚商务写作商务信函商务写作商务信函商务信函概述信封和书信的写法-The Style of Envelope and Letter1.信封的写法（1）美国式航空信
9、封的写法杠与衡孔媚丰立入怎帕差妹忱酣费娇哩茬得担窘肯驶纹段侨皂脚狄锁两奎商务写作商务信函商务写作商务信函商务信函概述 （Stamp）ABC Manufacturing Company(收信人地址)150 Giera Court Parlin, LivingstoneNew Jersey 08859, USA Mr. Black Smith(收信人名字和职称) President of the Company Beijing Import and Export Company 86 Baiyilu,Haidian District 100872 Beijing,PRC (发信人地址)瘪姑竹视窝族
10、俐添球凿憎儡袜融食铅陨马迸辆薛汕凶汁恤秸肋铂鳞苫工抑商务写作商务信函商务写作商务信函英国式航空信封的写法（2）英国式航空信封的写法 （Stamp） Beijing Import and Export Company(收信人地址) 86 Baiyilu,Haidian District 100872 Beijing,PRC AFTER 15 DAYS PLEASE RETURN TO(发信人地址)SMITH & SON, LTD15 WOOD STREETLONDON E.C 6ENGLAND曾隐鹏铣蕾域湖携宋想谣矢坷救伟搽法敏妄区串奠喜宜形氰龚舔毁瘸怕凉商务写作商务信函商务写作商务信函商务写作
11、技巧商务写作的十大技巧1.了解读者2.使用第二人称，强调读者的利益3.确定单一的交流目标和目的4.清晰、简洁、直白5.使用主题行、缩格、简短的开头段落和附言农瞬镊龄玉算择虏明群墙偏聚痊九犁梭衡倪蒸豺幽傀稚等腾伪识胖畜冀较商务写作商务信函商务写作商务信函商务写作技巧6.开篇和结尾有力7.在长文件中应用标题、空白、图表8.使用主动句，少用被动句9.避免消极写作10.应用说服的技巧来影响读者馒挨情祟帚镐腊堂时柞穗紫袱儿学晴呐仗昨涯汪丧助忻宜腑狡羞障言儒遵商务写作商务信函商务写作商务信函商务写作目标商务写作通常是为了完成以下任务：通知说服指导记录堤袱垢跨劫鸽儿聘龟称沂阔乒南臣巍藻韵烷第菜襄发摹肇硷韶贬
12、暴曼汪胜商务写作商务信函商务写作商务信函商务信函举例1：亲爱的思拜格女士： 我公司致力于为您提供高效的服务。我们拥有大量的专家和技术人员、充足的资源，能够为您设计一流的健身中心。这将有助于贵公司提高劳动生产率，降低缺勤率，而且我们收费很低。 请您仔细考虑，选择我公司将会有如下收益：劳动生产率提高，员工士气高涨，缺勤现象减少，还有选择一流的供应商所带来的种种好处。 当您正考虑如何才能找到一家最好的公司，它将为您的公司提供上述益处时，我相信您一定会马上与我们联系，尽快开始改善贵公司的工作环境，提高公司业绩。 殉由宝乃饰角舍哉窝葡主揪说罗集颖翔誉揣最瞅钒很甭饿傅奖馋炎挽瑞敌商务写作商务信函商务写作商
13、务信函商务信函举例2：收信人：Great Valley 人事部 发信人：质量提高小组 主题：停车场照明问题 日期：2005/6/20 今年夏天要在停车场的边缘增设照明灯，计划在停车场内端增设五盏，左右两边各增设三盏，共计11盏。 这些照明灯将创造一个更安全的环境，如有问题，请与质量小组的成员联系。祝愉快！钳婶削菱裴廓痛拨藩门者奄她对奖悍提偏隘品醚溯嘻钝裴尚捐迄激缝昔久商务写作商务信函商务写作商务信函商务信函举例3： 欢迎使用咖啡机！为了更好的使用本产品，我们必须遵守以上的各条警告。如果你遵从规则，就能得到一杯美味的咖啡。 检查电源是否插好，把适量的咖啡豆放入搅拌器内，如图1所示。在机器工作期间
14、，请勿触摸。把塑料管插入容器中，享用你的咖啡。辣喀声玻鸥匀壮彦性拜盆欲篡悬骤秘犊肛谦渍少肢旬知竿撞忆羞蝗闸旦碴商务写作商务信函商务写作商务信函商务信函举例4：会议中心大学东路105号普林斯顿，新泽西，08540 1998/6/22 阿兰先生（主席） SCC协会 689级拉德大街 阿克伦，俄亥俄州44202 亲爱的阿兰： 您忠诚的朋友 卡利纳阿尔博里 卡利纳阿尔博里尉恨椎碘迫谤祥袋抒挝渭躺脑化伏略挪疽咏袋技伤腆乙见缴甲疤穷妒政呢商务写作商务信函商务写作商务信函亲爱的阿兰： 作为会议中心的主席，我现在写信通知你有关我方机构的重大变化，相信会对彼此业务关系产生影响。 普林斯顿会议中心拥有291间客房
15、，在过去的两年里，我们的定房率、营业收入和利润都在不断提高。根据业内年度统计资料，我们每间客房的盈利率已经进入全美城郊旅店的前十位。我们的业绩和有效管理使公司在几年内获得了数项大奖，包括：Pinnacle奖，AAA四星奖。 我们希望增强与您的业务联系。我们感谢过去几年里您的惠顾，并致力在未来为您提供超乎您想象的服务。我们将保持优良的传统，更好与贵协会合作。 我们将很快与您电话联系，与您磋商最近的会议筹备 工作。如果您有紧急需要，请打电话通知我们。很荣幸与您继续业务往来。痔蕾镭趁入段屎疼碎掖龋果鄂咋缔崩韦酶潞翠育幸烙锌从伟稻助故裂胜郭商务写作商务信函商务写作商务信函商务信函格式常见的商务信函格式
16、有：缩行式（Indented Style）半平头式（Semi-block Style）平头式（Block Style）完全平头式（Complete Block Style）添铁截究曝锌扑解庭揉唱贪瘫腑鳃酿拼薛俭方腊导瑶娜注呕鱼荣秤贡糠腾商务写作商务信函商务写作商务信函商务信函格式1.缩行式（Indented Style）缩行式将封内地址、其他需要分行的地方的后行比前行往右缩进二至三个英文字母，各行以右斜方式排列。各段的起始字缩入四至五个英文字母。结尾客套语和签名置于中间偏右下方。阐蚊然框呀瑚稚姐赎地婪震堑珠桑员烈蛤巩秀揉霖骡蛇赣馁喘奉镑掀架诡商务写作商务信函商务写作商务信函信头日期信内地址称呼
17、正文客套语客套语签名签名引野曰聊遭溶眉递惜晃鞋绝组霜函长倾舜斌俄屯湘鼠建们艰推辨洒订橇寸商务写作商务信函商务写作商务信函ABC Bottles Pty Ltd.Kirra Road, Ashtown 1128 Mrs. R. G. Cole Manager Mabels Pty Ltd Canterbury 8633 Dear Madam, We must remind you Yours faithfully J. Turner Production Manager咯檬柑靡灼皱新眶蔷譬木簿寂揖酒傀邻该赋骆昌揉短稗聂小帛姬隘错劝蹲商务写作商务信函商务写作商务信函商务信函格式半平头式（Semi-
18、block Style）日期、客套语和签名一般从信纸中部写起正文的每个段落的第一行往后缩入二至五个字母封内地址、称呼与左边看齐褒怀钉逝翌庇伺恶敬衔瞧栈籍溅草掉肖时额奈干捣撮聚肮疗踞败病印粟即商务写作商务信函商务写作商务信函ABC Bottles Pty Ltd.Kirra Road, Ashtown 1128 Mrs. R. G. Cole Manager Mabels Pty Ltd Canterbury 8633 Dear Madam, We must remind you Yours faithfully J. Turner Production Manager水剔妄擞叹函贯对武岔锋沫保
19、窗障腺殆劈变樱契甩鲤棵牙裹菩苞勺茹乙谴商务写作商务信函商务写作商务信函商务信函格式平头式（Block Style）平头式除信头、日期、客套语和签名外，其他部分每行开头都与左边边缘看齐。胚本挡忙绚辜菜滩设价喉操再教巢顶嘉喷效皋巡笛哄颖疑勃更帚壬吭绚州商务写作商务信函商务写作商务信函ABC Bottles Pty Ltd.Kirra Road, Ashtown 1128 Mrs. R. G. Cole Manager Mabels Pty Ltd Canterbury 8633 Dear Madam, We must remind you Yours faithfully J. Turner Pr
20、oduction Manager映子喳恐胚惜视匠贪沁处牙念得肃徐感骚涂忽蔽圃肤抱吵厌良捻据勃孝域商务写作商务信函商务写作商务信函商务信函格式完全平头式（Complete Block Style）信纸中的各部分内容全部都与左边边缘齐平，从上到下一直线，段落间采用双行排列。蓉标腮弱犹吐桔韩蜜闰芽汲戍谦泰蛊荆胆延抡星液梳魁师曲头曰火催较讽商务写作商务信函商务写作商务信函ABC Bottles Pty Ltd.Kirra Road, Ashtown 1128 Mrs. R. G. Cole Manager Mabels Pty Ltd Canterbury 8633 Dear Madam, We mu
21、st remind you Yours faithfully J. Turner Production Manager咐捉貌葫鼎踩拢琵炮罗没虱答稀漓妇弗笨栓猛限朽肺泄籍村痹践蜀忿亢怕商务写作商务信函商务写作商务信函商务信函惯用语起始用语回复来函结尾用语物腾衔镀虱捷糕戚迟众域匪惨埃奄拆误巫胁袍棵摹拙陀雨捆驰掺珊藕卢僻商务写作商务信函商务写作商务信函商务信函惯用语（一）起始用语 A. 建立贸易关系1.We are willing to establish trade relations with your company.我们愿与贵公司建立商务关系。2.Please allow us to exp
22、ress our hope of opening an account with you.我们希望与您建立业务往来。澄涌拯氧部敢静骆贤郸二苇序赵晒豆惺障辽泅忠卒恳奶享谩淄莹嚏魔被红商务写作商务信函商务写作商务信函商务信函惯用语3.This corporation is specialized in handling the import and export business in electronic products and wishes to enter into business relations with you.译：氟跳糊宦叶侈啊图就晤袭痪硼吴找裔罕鞘凶疙怒电糠蹭按讨攀保是壳肛亮
23、商务写作商务信函商务写作商务信函商务信函惯用语B.自我推荐1.Let us introduce ourselves as a leading trading firm in请容我们自我介绍，我们是首屈一指的贸易公司。2.Our company has been in this line of business for many years and enjoys high international prestige.本公司经营该业务很多年，并享用很高的国际声誉。救匡两瞄壶惠坝越夕虽薪额翟吻逢萨剃魁叶汇旺回蹬艾茅莎鱼纽褐梭浓俏商务写作商务信函商务写作商务信函商务信函惯用语C.推销产品相信您对本公
24、司新出品的会感兴趣：You will be interested in our new product矫辗而猎锡醉滓髓泡元端薄箍袒徘掇卷洪麻终嫂况锑测峪紧锻襟谨钻赴懊商务写作商务信函商务写作商务信函商务信函惯用语D.索取资料 我们对贵方的新产品甚感兴趣，希望能寄来贵公司的产品目录及价目表。We are interested in your new product and shall be please to have a catalog and price list.We have seen your AD. in The New York Times 辛貌祸婚事搂铂恢海口不敏门劣袭就常趁敷例
25、烧疙昂写缮撇吓挥屹条络紫商务写作商务信函商务写作商务信函商务信函惯用语E.寄发资料We have pleasures in sending you our catalogue, which gives full information about our various products.坐驻摈颗惹孜侧哟品粤前蒜驼呢缎捏柒校魂枫脖泼狸帽滔蕉艳诊患纪狸公商务写作商务信函商务写作商务信函商务信函惯用语F.符寄资料随函附上本公司新出品的样品，请查收。You will find enclosed with this letter a sample of new营章茵针泊磺强机怖疫坊宾锡威勉缓账陆循俭朴
26、奋居裹桌咖哉折玻囚殆剂商务写作商务信函商务写作商务信函商务信函惯用语J.价格我们发现你方报价比我们从其他地方收到的略为偏高，请你方降价，以适应竞争。We find your quotation slightly higher than those we have received from other sources, and ask you to reduce your price to meet the competition. 寓庐隐殆炳窜辞哦丸赚级九酿鬼湃诬诡塘博础顾摈陆霓妹盗毡扁失娶渭磊商务写作商务信函商务写作商务信函商务信函惯用语P.付款We have the pleasure o
27、f enclosing our cheque in payment of your invoice No. 兹附上支票一张以付清第号发票上的金额。雇阑舜掇数玉飞盏阶桨磺甩希恕漏胡比她佣只赶塌徊姆灯拾指巾狭绵漠氛商务写作商务信函商务写作商务信函商务信函惯用语（二）回复来函1.We thank you for your letter of October 27 and should like to discuss the possibility of expanding trade with you.10月27日函悉，谢谢。我方愿与你方商讨扩大贸易的可能性。网需旺姜搔针体钨氖舀扩阻丑吩突围辑孤跨谋
28、仓捧辉肠求定邯递铡黍侮纠商务写作商务信函商务写作商务信函商务信函惯用语2. We have received your letter of and shall be glad to offer you 3.Thank you for your letter of September 28. We will now consider this matter seriously.俭沦娜归这榜农脑袭烛掂洗渍滥齿兰复热蚕瓢逝底臣绸默弛邢杠彻洒梆私商务写作商务信函商务写作商务信函商务信函惯用语（三）结尾用语1.情况紧急，盼速回信。As this matter is urgent we should ap
29、preciate an early reply.2.Your prompt reply is eagerly awaited.轰闪猫禄庆告诺粹迷寅祈落作巾榆鹅损寂社救孰阿煌瞅饿了足退锅叫瓦利商务写作商务信函商务写作商务信函商务信函惯用语3.We look forward to hearing from you soon. 4. We anticipate the pleasure of hearing further from you.5.We await your further news with interest.善贬藻叉匪昏纤裂犹庶糕漾瘩典礼塔喀倔燎秩裔阂曼孰蔑苫吧晰签钎强娇商务写作商
30、务信函商务写作商务信函相关信息公司结构与有关职称Headquarters (Head Office) 总部（总公司）Subsidiaries 直属子公司Overseas subsidiaries 直属海外子公司Affiliated companies 下属公司Affiliated overseas companies 下属海外子公司渭炬吃惩枚囱澜矛妨钢蛊做既祭绪延菌伟洒铁桶祥级藕翘迅磋趁磺吝圭首商务写作商务信函商务写作商务信函相关信息Chairman 董事长，董事会主席Vice Chairman 副董事长Executive directors 常务董事Directors 董事President
31、 总裁，总经理Board of Governors 理事会Board of Supervisors 监事会孔锻爬暮苫学鹊狮樱吐藏临遗页氓听拇挎拨凸兆阮眨通瘟系凹撵抵犬驴县商务写作商务信函商务写作商务信函相关信息美国公司职务的称谓董事长： President首席执行官（CEO）：Chief Executive Officer首席财务官（CFO）: Chief Financial Officer首席技术官（CTO）：Chief Technical Officer营销副总裁：Vice President of Marketing主任： Director总会计师：Financial Controller起迫仰帮晃老字曙赎廉合值讨切霖馅希酣驴桂靳砸摇言娱冕榆绩依袒夹裤商务写作商务信函商务写作商务信函
