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1、办公室主任的角色与办公室执行力的提升总总目目录录一、办公室主任的职责与角色一、办公室主任的职责与角色二、办公室主任的新素质模型二、办公室主任的新素质模型三、档案管理与信息管理三、档案管理与信息管理四、提升办公室工作的执行力四、提升办公室工作的执行力1 1、办公室主任的核心职能、办公室主任的核心职能管理事务管理事务日常的事务性的工作日常的事务性的工作企业资源管理企业资源管理搞好服务搞好服务迎来送往接待工作迎来送往接待工作人际关系协调人际关系协调参与政务参与政务出谋划策出谋划策建立制度建立制度 一、办公室主任的职责与角色一、办公室主任的职责与角色2 2、角色定位的三个维度之一、角色定位的三个维度之
2、一 角色定位：下级角色定位：下级 一、办公室主任的职责与角色一、办公室主任的职责与角色3 3、角色定位的三个维度之二、角色定位的三个维度之二同事的同事的角色定位角色定位内部客户内部客户 有人说：有人说：“客户是我们的衣食父母，咱得小心客户是我们的衣食父母，咱得小心侍候，同事就不一样了，都是公司职员，你搞好侍候，同事就不一样了，都是公司职员，你搞好工作是你的本份，是你应该履行的责任。工作是你的本份，是你应该履行的责任。”你怎样判断和理解这句话？你怎样判断和理解这句话？一、办公室主任的职责与角色一、办公室主任的职责与角色4 4、角色定位的三个维度之三、角色定位的三个维度之三上级的角色：领导上级的角
3、色：领导领导者、决策者和培训师领导者、决策者和培训师授权者、控制者和监督者授权者、控制者和监督者游戏规则的制定者和维护者游戏规则的制定者和维护者5 5、作为领导常见的角色错位、作为领导常见的角色错位 心态错位：心态错位：高人一等的高人一等的“官官” ” 行为错位：向下错位行为错位：向下错位 一、办公室主任的职责与角色一、办公室主任的职责与角色性性气质气质性格特征、承压、逆境性格特征、承压、逆境 性格天成，与生俱来性格天成，与生俱来 性格没有好坏之分性格没有好坏之分品品道德道德仁、善、正直、职业道德仁、善、正直、职业道德人生之初，品性如何？人生之初，品性如何？ 现代人的品德修养现代人的品德修养智
4、智智商智商知识、文化、思考力、决策知识、文化、思考力、决策 二、二、办公室主任的新素质模型办公室主任的新素质模型1 1、“五字五字”新素质模型（综合分析）新素质模型（综合分析）2 2、素质、修养与能力（分类）、素质、修养与能力（分类）行政管理专业修养行政管理专业修养相关行业知识修养相关行业知识修养办办公公室室主主任任素质素质思想素质思想素质心理素质心理素质文化素质文化素质身体素质身体素质修养修养理论修养理论修养知识修养知识修养其他社会常识修养其他社会常识修养品质修养品质修养性格修养性格修养艺术修养艺术修养文秘技术能力文秘技术能力逻辑思维能力逻辑思维能力执行能力执行能力 能力能力口头表达能力口头
5、表达能力 交际能力（协调人际关系）交际能力（协调人际关系） OAINTERNET办事办会办事办会公文写作公文写作文档管理文档管理口头口头文字文字学习能力学习能力 二、二、办公室主任的新素质模型办公室主任的新素质模型4 4、新素质模型的内在关系、新素质模型的内在关系二、二、办公室主任的新素质模型办公室主任的新素质模型 ？表现出来表现出来的人的语的人的语言和思想言和思想表现出来表现出来的人的行的人的行为和成果为和成果1 1、档案管理：基本概念、档案管理：基本概念档案的概念档案的概念档案是作为历史记录保存起来以备查考的档案是作为历史记录保存起来以备查考的 文字、图象、声音及其其他各种方式和载文字、图
6、象、声音及其其他各种方式和载 体的文件材料体的文件材料档案是历史的真实凭证档案是历史的真实凭证档案的作用档案的作用档案可作为单位工作查考的依据档案可作为单位工作查考的依据档案可作为生产活动的依据和参考档案可作为生产活动的依据和参考档案可为科学研究提供必要的资料档案可为科学研究提供必要的资料 三、档案管理与信息管理三、档案管理与信息管理2 2、档案管理：内容和原则、档案管理：内容和原则档案工作的内容档案工作的内容档案的收集档案的收集 档案的整理档案的整理档案的鉴定档案的鉴定 档案的保管档案的保管统计和提供利用统计和提供利用 档案工作的基本原则档案工作的基本原则集中统一集中统一维护档案的完整与安全
7、维护档案的完整与安全便于各项工作的利用便于各项工作的利用 三、档案管理与信息管理三、档案管理与信息管理3 3、档案管理：档案的分类、档案管理：档案的分类分类分类人力资源档案人力资源档案（员工资料、人才数据库）（员工资料、人才数据库）行政文秘档案行政文秘档案 （行政文件、制度规范、公司发展历史记录）（行政文件、制度规范、公司发展历史记录）财务档案财务档案（帐务、票据、金融）（帐务、票据、金融）技术档案技术档案（工艺设计图纸、新技术开发等）（工艺设计图纸、新技术开发等）产品档案产品档案（生产系统的其它文件）（生产系统的其它文件）市场客户档案市场客户档案（供应商、销售商、直接用户）（供应商、销售商、
8、直接用户）三、档案管理与信息管理三、档案管理与信息管理4 4、档案管理、档案管理档案管理档案管理组织机构和工作人员组织机构和工作人员 （大企业有专门的机构，小企业由办公室管理）（大企业有专门的机构，小企业由办公室管理）制定相关管理制度制定相关管理制度经常性档案工作经常性档案工作 （资料收集、分类清理、登记造册）（资料收集、分类清理、登记造册）用活档案用活档案保密制度保密制度案例案例三、档案管理与信息管理三、档案管理与信息管理4 4、档案管理、档案管理档案管理档案管理组织机构和工作人员组织机构和工作人员 （大企业有专门的机构，小企业由办公室管理）（大企业有专门的机构，小企业由办公室管理）制定相关
9、管理制度制定相关管理制度经常性档案工作经常性档案工作 （资料收集、分类清理、登记造册）（资料收集、分类清理、登记造册）用活档案用活档案保密制度保密制度案例案例三、档案管理与信息管理三、档案管理与信息管理 案例：案例： 某公司保密工作十某公司保密工作十“不不”守则守则1 1、不该说的机密，绝对不说；、不该说的机密，绝对不说；2 2、不该问的机密，绝对不问；、不该问的机密，绝对不问；3 3、不该看的机密，绝对不看；、不该看的机密，绝对不看；4 4、不该记录机密，绝对不记录；、不该记录机密，绝对不记录；5 5、不在非保密本上记录机密；、不在非保密本上记录机密；6 6、不在私人通信中涉及机密；、不在私
10、人通信中涉及机密；7 7、不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密；、不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密；8 8、不在不利于保密的地方存放机密文件和资料；、不在不利于保密的地方存放机密文件和资料；9 9、不在普通电话、明码电报、普通邮局传递机密事项；、不在普通电话、明码电报、普通邮局传递机密事项；1010、不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公、不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。共场所。三、档案管理与信息管理三、档案管理与信息管理5 5、信息管理、信息管理信息的基本概念信息的基本概念信息是客观事物的特征和变化的最新反映信息是客观事物的特征和变化的最新反映自然信
11、息、社会信息自然信息、社会信息信息在秘书工作中的作用信息在秘书工作中的作用辅助领导科学决策必须依靠信息辅助领导科学决策必须依靠信息正常管理必须依靠信息正常管理必须依靠信息业务工作更离不开信息业务工作更离不开信息三、档案管理与信息管理三、档案管理与信息管理5 5、信息管理、信息管理工作原则工作原则追踪、超前、选优追踪、超前、选优秘书信息工作的基本要求秘书信息工作的基本要求准确、及时、全面、适用准确、及时、全面、适用信息收集整理信息收集整理信息资料的科学贮存信息资料的科学贮存分类、著录、建立贮存检索系统、保管分类、著录、建立贮存检索系统、保管信息资料的传递信息资料的传递三、档案管理与信息管理三、档
12、案管理与信息管理 1 1、什么是执行力、什么是执行力 执行执行组织行为学的三种形态组织行为学的三种形态 A A、执行是个人完成任务的行为？执行是个人完成任务的行为？ B B、执行是团队达成目标的过程？执行是团队达成目标的过程？ C C、执行是组织决策、运营、操作的系统集成执行是组织决策、运营、操作的系统集成执行执行是一门学问是一门学问四、提升办公室工作的执行力四、提升办公室工作的执行力 麦肯锡七个麦肯锡七个S S示意图示意图2 2、管理是一个系统工程、管理是一个系统工程四、提升办公室工作的执行力四、提升办公室工作的执行力3 3、影响执行力的若干因素、影响执行力的若干因素四、提升办公室工作的执行
13、力四、提升办公室工作的执行力 个人个人因素因素综合素质综合素质责任感是第一执行力 组织组织因素因素综合评价综合评价组织执行力是团队的核心竞争力同样的天时为什么企业千差万别？ 社会社会因素因素综合评价综合评价 4 4、提升执行力、提升执行力五个关键点五个关键点四、提升办公室工作的执行力四、提升办公室工作的执行力执行力执行力提升提升四、提升办公室工作的执行力四、提升办公室工作的执行力5 5、组织执行力提升的五大法则、组织执行力提升的五大法则 6 6、办公室工作的特质与服从服务意识、办公室工作的特质与服从服务意识办公室工作的特质办公室工作的特质从属性、被动性、服务性、事务性、灵活性从属性、被动性、服务性、事务性、灵活性责任感是第一执行力责任感是第一执行力忠诚、敬业与用心工作忠诚、敬业与用心工作重提纪律与服从意识重提纪律与服从意识美国的西点军校美国的西点军校向解放军学习向解放军学习四、提升办公室工作的执行力四、提升办公室工作的执行力
