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1、项目档案管理与整理项目档案管理与整理 刘刘 燕（六盘水市档案局燕（六盘水市档案局）二九年八月二九年八月 1项目档案管理与整理项目档案管理与整理一、项目档案的定义一、项目档案的定义二、项目档案管理的特殊性二、项目档案管理的特殊性 三、建设单位的档案职责三、建设单位的档案职责 四、项目文件的收集工作四、项目文件的收集工作五、项目档案整理前的鉴定五、项目档案整理前的鉴定六、项目档案的分类六、项目档案的分类 七、项目档案的整理七、项目档案的整理2一、项目档案的定义一、项目档案的定义项目档案是指经过鉴定、整理并归档立卷的项项目档案是指经过鉴定、整理并归档立卷的项目文件。目文件。项目文件是指建设项目在立项
2、、审批、招投标、项目文件是指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。包括项目前期文件、项目竣工文件、项目竣工包括项目前期文件、项目竣工文件、项目竣工验收文件。验收文件。项目前期文件是指工程开工以前在立项、审批、项目前期文件是指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。的文件。项目竣工文件是指项目竣工时形成的反映施工项目竣工文件是指项目竣工时形成的反映施工（建筑、安装）过程和项
3、目真实面貌的文件，（建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成。组成。3项目施工文件是指项目施工过程中形成的反项目施工文件是指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。映项目建筑、安装情况的文件。项目竣工图是指项目竣工后按照工程实际情项目竣工图是指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。况所绘制的图纸。项目监理文件是指监理单位对项目工程质量、项目监理文件是指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。进度和建设资金使用等进行控制的文件。项目竣工验收文件是指项目竣工后试运行中项目竣工验收文件是
4、指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。以及项目竣工验收时形成的文件。建设项目是指建筑、安装等活动中，按照一建设项目是指建筑、安装等活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。统一管理的单位。4二、项目档案的特殊性项目档案的特殊性 项目档案的管理不仅仅是建设单位单方面的项目档案的管理不仅仅是建设单位单方面的工作，项目档案从形成、收集、整理、审核工作，项目档案从形成、收集、整理、审核到移交，需要建设、设计、施工、监理、设到移交，需要建设、设计、施工、
5、监理、设备供应与安装等参建单位共同来完成，是一备供应与安装等参建单位共同来完成，是一项需要密切配合的工作，所以参建的各单位项需要密切配合的工作，所以参建的各单位在项目档案管理上应是一种互动的关系，既在项目档案管理上应是一种互动的关系，既分工明确，各施其职，又密切配合，通力合分工明确，各施其职，又密切配合，通力合作。作。 5三、建设单位的档案职责三、建设单位的档案职责 档案业务监督、指导职责档案业务监督、指导职责 将项目档案工作纳入工程质量行政领导人将项目档案工作纳入工程质量行政领导人责任制，将项目文件的收集、管理纳入工程责任制，将项目文件的收集、管理纳入工程建设计划，纳入各承办机构和有关部门的
6、职建设计划，纳入各承办机构和有关部门的职责范围和岗位责任制，并制订相应的检查、责范围和岗位责任制，并制订相应的检查、考核措施。考核措施。 6建立档案管理网络，配备专、兼职档案工作建立档案管理网络，配备专、兼职档案工作人员，落实项目档案工作的组织保证体系。人员，落实项目档案工作的组织保证体系。 建立健全项目档案管理的各项规章制度、标建立健全项目档案管理的各项规章制度、标准和规范，使项目档案工作有章可循。准和规范，使项目档案工作有章可循。 配备保证档案工作正常开展的设备、设施，配备保证档案工作正常开展的设备、设施，以及实行现代化管理的必要条件。以及实行现代化管理的必要条件。7将项目档案管理纳入合同
7、管理，明确规将项目档案管理纳入合同管理，明确规定各参建单位对项目文件的责任及完成标定各参建单位对项目文件的责任及完成标准，明确监理单位对项目文件的监督和审准，明确监理单位对项目文件的监督和审查责任。查责任。8监督、指导各参建单位将项目档案工作与工监督、指导各参建单位将项目档案工作与工程建设同步进行。程建设同步进行。 从建设项目的提出一开始，建档工作即应开始从建设项目的提出一开始，建档工作即应开始 在项目建设各阶段中，档案的形成、收集、整在项目建设各阶段中，档案的形成、收集、整理要与项目建设同步理要与项目建设同步 工程项目验收前，项目档案的收集、整理、编工程项目验收前，项目档案的收集、整理、编号
8、、审定工作要与工程竣工验收准备工作同步进号、审定工作要与工程竣工验收准备工作同步进行行 工程项目验收时，提交合格的项目档案与竣工工程项目验收时，提交合格的项目档案与竣工验收同步进行验收同步进行 9组织项目档案的阶段验收和自检。组织项目档案的阶段验收和自检。10项目文件的收集、整理、移交职责项目文件的收集、整理、移交职责 11四、项目文件的收集工作四、项目文件的收集工作 项目建设各阶段文件的收集及其责任项目建设各阶段文件的收集及其责任项目准备阶段项目准备阶段项目施工阶段项目施工阶段项目试运行阶段项目试运行阶段项目竣工验收阶段项目竣工验收阶段12项目建设文件的收集范围和时间项目建设文件的收集范围和
9、时间收集范围收集范围 收集时间收集时间 13（三）项目文件质量要求（三）项目文件质量要求字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字认可手续字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字认可手续完备。完备。需永久、长期保存的文件不应用易退色的书写材需永久、长期保存的文件不应用易退色的书写材料书写、绘制。料书写、绘制。复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。录音、录像文件应保证载体的有效性。录音、录像文件应保证载体的有效性。长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。长期存储的电子文件应使用不可擦除型光
10、盘。 14（四）项目文件的收集方式（四）项目文件的收集方式定期接收和现场收集定期接收和现场收集集中收集和随时收集集中收集和随时收集抓住重要环节和关键阶段进行收集抓住重要环节和关键阶段进行收集15“三纳入三纳入”n档案工作纳入科研、生产、建设工作计划档案工作纳入科研、生产、建设工作计划n档案工作纳入科研、生产、建设工作程序档案工作纳入科研、生产、建设工作程序n档案工作纳入有关部门和人员的岗位职责档案工作纳入有关部门和人员的岗位职责16做到做到“四参加四参加” 参加项目立项工作参加项目立项工作参加项目验收参加项目验收 参加设备开箱验收参加设备开箱验收 参加科研项目鉴定参加科研项目鉴定 17五、项目
11、档案整理前的鉴定五、项目档案整理前的鉴定完整性鉴定完整性鉴定准确性鉴定准确性鉴定属性鉴定属性鉴定密级鉴定密级鉴定保存价值和保管期限鉴定保存价值和保管期限鉴定18竣工图章编制单位竣工图编制人技术负责人编制日期监理单位监理人19六、项目档案的分类六、项目档案的分类 项目档案分类的基本要求项目档案分类的基本要求在一个项目内所有项目档案的分类标准要在一个项目内所有项目档案的分类标准要一致。一致。分类的层次类目要简明，不宜过多过繁分类的层次类目要简明，不宜过多过繁分类应力求按照专业系统实现标准化分类应力求按照专业系统实现标准化20项目档案分类方案的编制规则项目档案分类方案的编制规则 分类方案类目体系的可
12、包容性分类方案类目体系的可包容性分类方案类目体系的严整性分类方案类目体系的严整性分类方案类目体系的相对稳定性分类方案类目体系的相对稳定性21项目档案分类方案的编制项目档案分类方案的编制按照确定的分类标准和分类方法，进行类系展开，按照确定的分类标准和分类方法，进行类系展开，设置相应的上位类和下位类，形成不同的类别层次，设置相应的上位类和下位类，形成不同的类别层次，构成一个完整的类系。构成一个完整的类系。给每一个类目以固定的代字或代号。给每一个类目以固定的代字或代号。将形成的类目体系用文字叙述或图表的形式表达将形成的类目体系用文字叙述或图表的形式表达出来。出来。撰写说明，指出分类方案的编制依据、分
13、类标准、撰写说明，指出分类方案的编制依据、分类标准、类目代字和代号的使用方法。类目代字和代号的使用方法。 22例1Zh-5-1 zh-5-2 zh-5-3Zh即中井煤矿的代码为一级类目5在分类体系中第5大类代表项目施工类，为二级类目1代表施工类里的建筑施工小类，为三级类目23项目档案的分类方法项目档案的分类方法 工程子项目分类法工程子项目分类法 专业分类法专业分类法 24例2格目底项目文件分类表类别 名称归档文件保管期限Zh-1可行性研究、任务书项目建议书及批报文件永久项目选址意见书及其批报文件可行性研究报告及其评估、批报文件项目评估（包括借贷承诺评估）、论证文件环境预测、调查报告、环境影响报
14、告书和批复设计任务书、计划任务书、报批文件25类别 名称归档文件保管期限zh-2设计基础文件工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明永久地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观察记录水文、气象、地震等其它设计基础资料26例3zh1-可行性研究报批文件可行性研究报批文件Zh2-设计基础文件设计基础文件Zh3-设计文件设计文件Zh4-项目管理文件项目管理文件Zh5-施工文件（建筑施工、设备管线安装、电气仪表安装）施工文件（建筑施工、设备管线安装、电气仪表安装）Zh6-监理文件监理文件Zh7-工艺设备文件工艺设备文件Zh8-附属
15、工程（办公楼、宿舍、食堂、医院、公路等附属工程（办公楼、宿舍、食堂、医院、公路等)27七、项目档案的整理七、项目档案的整理 项目文件的组卷项目文件的组卷 什么是案卷什么是案卷案卷，是由互相联系的若干文件组合而成的一种档案卷，是由互相联系的若干文件组合而成的一种档案保管单位。案保管单位。组卷的原则和要求：遵循项目文件的形成规律和组卷的原则和要求：遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备；符合档案管理要组卷合理；法律性文件手续齐备；符合档案管理要求，便于保管和利用。求，便于保管和利用。 28组卷
16、的具体做法：项目施工文件按单项工程、单组卷的具体做法：项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷；项目竣工位工程或装置、阶段、结构、专业组卷；项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷；设备文件按专业、台件组卷；管理性等顺序组卷；设备文件按专业、台件组卷；管理性文件按问题、时间或项目依据件、基础性、竣工验文件按问题、时间或项目依据件、基础性、竣工验收文件组卷；监理文件按文种组卷；原材料试验按收文件组卷；监理文件按文种组卷；原材料试验按单项工程、单位工程组卷。单项工程、单位工程组卷。 29案卷及卷内文件的排列案卷及
17、卷内文件的排列 管理性文件按问题、时间或重要程度排列；管理性文件按问题、时间或重要程度排列；施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列；记录、评定、验收排列；设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列；调试和运行维修等顺序排列；竣工图按专业、图号排列；竣工图按专业、图号排列；卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。在后。 30项目档
18、案的编目项目档案的编目 卷内文件页号的编写卷内文件页号的编写 页号编写的位置：单面书写文件在右下角；双面书页号编写的位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角、背面在左下角。图样页号写文件，正面在右下角、背面在左下角。图样页号编写在右下角，或标题栏外右下方；成套图样或印编写在右下角，或标题栏外右下方；成套图样或印刷成册文件，不必再重新编写页号。刷成册文件，不必再重新编写页号。编写页号的方法：如果案卷装订，以每卷为单位按编写页号的方法：如果案卷装订，以每卷为单位按顺序编写项目文件的页号；如果案卷不装订，先编顺序编写项目文件的页号；如果案卷不装订，先编案卷内每份文件的件号，然后再以每份
19、文件为单位案卷内每份文件的件号，然后再以每份文件为单位按顺序编写页号。按顺序编写页号。 31例:档 号序号Zh-1-41档号章样式 单位统一为mm3515101032卷内目录的编制卷内目录的编制序号序号文件编号文件编号责任者责任者文件材料题名文件材料题名日期日期页号页号备注备注1市档发(2008)13号六盘水市档案局 关于印发六盘水市档案馆新建项目招标方案的通知200811031-5此件为复印件2Tj3_2水城钢铁厂设计院 六盘水市体育局看台土建施工图198061523Tj3_7水城钢铁厂设计院 运动员出入口平立面图198606158卷卷 内内 文文 件件 目目 录录档号：档号：33填写卷内备
20、考表填写卷内备考表 说明：填写案卷内项目文件的件数、页数，不同说明：填写案卷内项目文件的件数、页数，不同载体文件的数量，以及在组卷和案卷提供使用过程载体文件的数量，以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。中需要说明的问题。例：本卷共有文字材料例：本卷共有文字材料20件，件，100页，照片页，照片10张，张，附图附图1张。张。本卷共有文字材料本卷共有文字材料10件，件，50页，图纸页，图纸5张。张。本卷共有图纸本卷共有图纸10张。张。 本本 卷共有文件15件，130页。34互见号：填写反映同一内容而形式不同且另行保互见号：填写反映同一内容而形式不同且另行保管有档案保管单位的档号。档号后应注
21、明档案载体管有档案保管单位的档号。档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。形式，并用括号括起。例例1：H101-8043-01（照片）表示探伤记录与照片（照片）表示探伤记录与照片档案中的档案中的H101-8043-02卷内容有关联。卷内容有关联。 例例2：zh1-4(纸质）中井煤矿环境预测调查与纸质）中井煤矿环境预测调查与zh1-5卷类文件有关联卷类文件有关联 立卷人及检查人的姓名和时间。立卷人及检查人的姓名和时间。35案卷的装订案卷的装订 案卷可采用装订和不装订两种形式。案卷可采用装订和不装订两种形式。(不装订是相不装订是相对整个案卷内所有文件材料装订在一起而言的一种对整个案卷内所有文件材料
22、装订在一起而言的一种装订方式，实际操作时就是单份文件装订，并在卷装订方式，实际操作时就是单份文件装订，并在卷内每份文件首页右上方加盖、填写内每份文件首页右上方加盖、填写档号章档号章。)案卷内不同尺寸的科技文件要折叠成统一幅面，案卷内不同尺寸的科技文件要折叠成统一幅面，破损的要先修复，一般以破损的要先修复，一般以A4图幅为标准（图幅为标准（260mm x 210mm ）。图样折叠时标题露在右下角。）。图样折叠时标题露在右下角。凡归档保存的文件材料装订时必须去掉金属物。凡归档保存的文件材料装订时必须去掉金属物。36案卷案卷封面封面和脊背的编制和脊背的编制案卷题名，即案卷标题，要求应简明、完整、准案
23、卷题名，即案卷标题，要求应简明、完整、准确揭示卷内科技文件的内容。主要由三部分组成：确揭示卷内科技文件的内容。主要由三部分组成：项目的名称或代字、代号；项目的名称或代字、代号；项目的专业、阶段项目的专业、阶段的名称、代号；的名称、代号；项目文件的名称。项目文件的名称。例例1：金狮子水电站引水道布置图、结构图：金狮子水电站引水道布置图、结构图 例例2：洪家渡水电站：洪家渡水电站2002年年1月至月至2003年年4月钢筋出月钢筋出厂证明及试验报告厂证明及试验报告例例3：格目底中井煤矿总体规划设计：格目底中井煤矿总体规划设计37立卷单位：填写文件组卷部门或项目负责部门。立卷单位：填写文件组卷部门或项
24、目负责部门。 起止日期：填写案卷内项目文件形成的起止日期。起止日期：填写案卷内项目文件形成的起止日期。 保管期限：填写组卷时依据有关规定划定的保管保管期限：填写组卷时依据有关规定划定的保管期限。期限。 密级：填写依据保密规定确定的卷内文件的最高密级：填写依据保密规定确定的卷内文件的最高密级，如无保密文件，则不填写。密级，如无保密文件，则不填写。 38档号：档号： 档号的构成：档号的构成：项目档案的档号项目代号分类代号案卷流水号项目档案的档号项目代号分类代号案卷流水号 例：例：zh-5-36（zh为中井煤矿的代号，为中井煤矿的代号，5是类目代号代是类目代号代表矿井建设，表矿井建设，36代表第代表
25、第36号案卷）号案卷）档号的编制填写：档号的编制填写：档号的编制是和编制项目档案分类方案同时进行的，档号的编制是和编制项目档案分类方案同时进行的，而具体地为每一个保管单位编制和填写档号，则是在而具体地为每一个保管单位编制和填写档号，则是在项目档案分类和排列之后进行。即此卷档号是什么就项目档案分类和排列之后进行。即此卷档号是什么就填什么。填什么。 39检索工具的编制检索工具的编制分类目录分类目录全引目录全引目录40分类目录的编制分分 类类 目目 录录类别：可行性研究序号题 名档号责任者日 期保管期限备注1格目底中井煤矿项目建议书、报批文件Zh-1-1格目底有限责任公司20080516永久2格目底中井煤矿项目选址意见书、报批文件Zh-1-2格目底有限责任公司20080616永久3格目底中井煤矿项目评估论证文件Zh-1-3格目底有限责任公司20080616永久41谢谢大家！谢谢大家！42
