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1、备忘录备忘录一、关于备忘录一、关于备忘录 Memo是是memorandum(备忘录备忘录)的缩写，的缩写，是机关或公司处理日常事务时广泛使用的一种是机关或公司处理日常事务时广泛使用的一种形式。其用途通常有：上传下达、提出意见或形式。其用途通常有：上传下达、提出意见或建议反馈；各部门之间相互沟通、交流信息、建议反馈；各部门之间相互沟通、交流信息、公布或通知事项；来函回复和成绩评估等。备公布或通知事项；来函回复和成绩评估等。备忘录可长可短，根据所需传递的信息量的多少忘录可长可短，根据所需传递的信息量的多少而而 定。行文要简明扼要、重点突出、准确清晰，定。行文要简明扼要、重点突出、准确清晰，不能引起
2、歧义，切忌拖泥带水。许多公司都有不能引起歧义，切忌拖泥带水。许多公司都有自己专用的备忘录信纸，上面印有诸如自己专用的备忘录信纸，上面印有诸如“致某致某某某”、“来自某某来自某某”、“主旨是什么主旨是什么”以及日以及日期等项。期等项。英文备忘录的写作要注意如下几点：英文备忘录的写作要注意如下几点： (1)备忘录通常用来作为内部信息交流的手段；备忘录通常用来作为内部信息交流的手段； (2)备忘录上端应标明：备忘录上端应标明：To(收件人收件人)From(寄件人寄件人)Subject(主题主题)Date(日期日期)等项；等项； 3)文字简短，一般只涵盖相关的信息；文字简短，一般只涵盖相关的信息； 4
3、)要点的排列顺序要合理，内容较多的备忘要点的排列顺序要合理，内容较多的备忘录通常用数字编号；录通常用数字编号； 5)行文有正式、非正式和中性三种；行文有正式、非正式和中性三种； 6)结尾处多用姓名的词首大写字母，用签名结尾处多用姓名的词首大写字母，用签名的情况比较少见的情况比较少见。 二二范文举例范文举例 1范文一：通报信息范文一：通报信息 公司各办公室之间的信息传递通常采用备公司各办公室之间的信息传递通常采用备忘录来进行，其长短依信息量的多少而定。此忘录来进行，其长短依信息量的多少而定。此外，备忘录也是公司所有员工、同行或有业务外，备忘录也是公司所有员工、同行或有业务往来的人士之间进行联系的
4、常用方式，具有往来的人士之间进行联系的常用方式，具有“通知通知”的功能。当同一件事需要通知到几个甚的功能。当同一件事需要通知到几个甚至几十个人时，就不必写几十封信，而只需发至几十个人时，就不必写几十封信，而只需发一个备忘录即可。一个备忘录即可。2009年年5月月15日，天河对外日，天河对外贸易学校外事办主任宣告给本部门所有员工发贸易学校外事办主任宣告给本部门所有员工发出一份备忘录，就美国客人来访一事做了安排，出一份备忘录，就美国客人来访一事做了安排，要求他们各司其职。要求他们各司其职。MEMORANDUMTo:AllstaffmembersFrom:DirectorofForeignAffai
5、rsRe:VisitofVIPsfromU.S.A.Date:May15,2009PleaseletmeknowyouravailabilityformeetingourU.S.A.groupattheairportonthe18th.Theywillbearrivingat10:00a.m.andwillneedtobepickedup,takentotheirhotel,andhelpedwithanytransportationarrangementstheymayneed.Aninterpreterwillaccompanythem.Pleasemakeyourcalendarfort
6、hatevening.Wewillbehostinganafter-workcocktailpartyforthem,andIexpectallofyoutoattend.D.H.Extension4062范文二：来访安排范文二：来访安排 美国大通机器制造公司的总经理帕特里夏美国大通机器制造公司的总经理帕特里夏华华盛顿女士，用备忘录的形式通知各部门经理有关德盛顿女士，用备忘录的形式通知各部门经理有关德国市场营销代理来公司总部参观的事宜及安排。这国市场营销代理来公司总部参观的事宜及安排。这一备忘录与一备忘录与“范文一范文一”的格式和行文基本一致，但的格式和行文基本一致，但条理更清楚。条理更清楚。
7、INTEROFFICEMEMORANDUMTo:AlldepartmentheadsFrom:PatriciaWashington,GeneralManagerSubject:VisitofGermanAgentDate:April16,2009PleasenotethatKatySchmidt,ourGermanagent,willbevisitingthecompanyonFriday,April26.Therewillbeameetingonthatdayat11:30a.m.intheBoardroom,whichyoushouldallattend.MsSchmidtwillbepr
8、esentinghermarketingplanforexpandingsalesintheGermanmarket.Ifyouwishtojoinusforlunchatalocalrestaurant,pleaseletmeknowassoonaspossible.P.W.3范文三：确认范文三：确认 泰达网络技术开发公司的销售培训部泰达网络技术开发公司的销售培训部(theSalesTrainingDepartment)是一个很重要的部门，由市场营销是一个很重要的部门，由市场营销部经理展宏图直接领导。最近，培训部主任张洪向展经理部经理展宏图直接领导。最近，培训部主任张洪向展经理汇报工作，并与
9、他商讨培训部机制改革的问题。展经理基汇报工作，并与他商讨培训部机制改革的问题。展经理基本上同意他提出的方案。张洪为了进一步确认销售培训部本上同意他提出的方案。张洪为了进一步确认销售培训部新的组织机构，起草了下份备忘录新的组织机构，起草了下份备忘录ACONFIRMATIONMEMORANDUMTo:ZhanHongtuFrom:ZhangHongSubject:ChangesintheSalesTrainingDepartmentDate:July7,2009ThiswillconfirmourdiscussioninyourofficeonThursdayinwhichweagreedonth
10、efollowing.1.Iamauthorizedtohiretwoadditionalpeople:aninstructorandanaudiovisualspecialist,effectiveAugust1,atatotalannualsalarynottoexceed￥58,000.ImayallocatethisamountasIseefit,dependingonthequalificationsofthepeoplehired.IamtotalkwithLiuLiyingtodiscussmyneedsandgetinformationaboutherdepartmentsap
11、plicationsonfile.2.Twoadditionalmodularofficeunitsaretobeinstalledonthefourthfloor,andIamauthorizedtoordertheseunitsandtheequipmentthatwillberequiredbythetwonewemployees.Weagreedonatotalexpenditureof￥12,600fortheseunitsandequipment,andIamtopreparethepurchaseordersforyoursignature.3.HuKaiistobepromot
12、edtothepositionofCoordinatorofTrainingMaterials,alsoeffectiveAugust1,ata15-percentincreaseoverhispresentsalary.Iwillprepareamemorandumforyoursignature,announcingHuKaispromotion,whichwillbesenttoDistributionListsBandC.Ifyouhaveanyquestionsorreservationsaboutthesepoints,pleaseletmeknow.Otherwise,Iwill
13、assumethatweareinagreementoneverythingmentioned. 4范文四：业绩考评范文四：业绩考评 梅里尔汽车保险公司梅里尔汽车保险公司(MerrillCarInsuranceCompany)每年都要对每个员工的工作业绩进行评定每年都要对每个员工的工作业绩进行评定(meritratings)，为其晋级、加薪提供佐证。但主管和经，为其晋级、加薪提供佐证。但主管和经理们在执行过程中存在一些问题，引起了执行副总经理詹理们在执行过程中存在一些问题，引起了执行副总经理詹妮弗妮弗布什的不满。为此，她给这些主管和经理发了一份备布什的不满。为此，她给这些主管和经理发了一份备忘
14、录。忘录。REVIEWINGTHEIMPORTANCEOFMERITRATINGSTo:AllManagersandSupervisorsFrom:JenniferBushSubject:MeritRatingsDate:December18,2009Eachofyouwillreceivethisyearmeritratingformsfortheemployeesunderyoursupervision.Ithinkitisappropriatetopointoutthattheseratingsshouldnotbetakenlightly.Asyouknow,theyplayamajo
15、rroleinemployeepromotion,salaryincreases,andopportunitiesforadvancement.Iamsureyouknowthatyouareexpectedtorateeachemployeewithcompletehonesty;yetsomepeopleinsistongivinganoutstandingratinginallcategories.Itshardformetobelievethattherearenoaverageorbelow-averageemployeesinthiscompany.Certainlytherear
16、enumerousemployeeswhowillbegiventhehighestratingspossible,yetwhensomeoneputsallhisorherratingsinthiscategory,Isuspecttherateristakingtheeasywayout.Remember,itisyourobligationtodiscusswitheachemployeetheratingyougiveherorhim,pointingouttactfullywhatyouconsidertobestrongandweakpointsandsuggestinghowth
17、eemployeecanimproveattitudes,jobperformance,dependability,andsoon.Iintendtodoarandomsamplingofthecompletedmeritratingseachofyouturnsin,andyoucanexpecttohearfrommeifIthinkyourratingsareunrealistic.5范文五：申请参加会议范文五：申请参加会议海伦海伦亨特是恒通美国有限公司亨特是恒通美国有限公司(HuntAmericaInc)办公办公室的培训主管，为了获得最新信息和最新技术的培训方法，室的培训主管，为了获得
18、最新信息和最新技术的培训方法，她希望参加美国经理培训协会她希望参加美国经理培训协会(AmericanSocietyofTrainingDirectorsASTD)举办的全国性主题年会。为举办的全国性主题年会。为此，她用备忘录的方式向上一级主管提出申请，请求批准此，她用备忘录的方式向上一级主管提出申请，请求批准她去参加这次会议。她去参加这次会议。EMPLOYEEREQUESTTOATTENDACONVENTIONTo:AdamC.ZhangFrom:HelenHunterSubject:ASTDConventioninNewOrleansDate:February23,2009MayIhavey
19、ourpermissiontoattendthenationalconventionoftheASTDinNewOrleansonMarch12-15? ThisyearsthemeisTheElectronicClassroom(seeprogramattached).Asyouwillnote,therewillbevariouspresentationsontheusesofthecomputerandotherelectronicequipment.OfparticularinteresttomeisthepanelTheUsageofMultimediainTraining.Equa
20、llyfascinatingwillbethefortyexhibitsfeaturinghardwareandsoftwaresuppliedbymostoftheleadingelectronicsdistributors.Iestimatethatmyexpenseswouldamountto$400,fortravel,hotel,meals,etc.Ihonestlythinkitwillbeworththatamountifwecangetadeeperinsightintotheapplicationsofelectronicstoourtrainingprogram.Cordi
21、ally,Helen6范文六：新设岗位范文六：新设岗位 马丽萍是一家公司的人事部经理，长期以来，她一直觉马丽萍是一家公司的人事部经理，长期以来，她一直觉得为本公司员工提供服务的工作需要改进，因此，她建议在人得为本公司员工提供服务的工作需要改进，因此，她建议在人事部设立一个新的部门，专门负责为本公司员工提供咨询、休事部设立一个新的部门，专门负责为本公司员工提供咨询、休闲娱乐和学习培训等服务。她用书信体格式向老板提交了一份闲娱乐和学习培训等服务。她用书信体格式向老板提交了一份备忘录，请求老板授权她采取这一步骤。备忘录，请求老板授权她采取这一步骤。REQUESTINGPERMISSIONTOESTA
22、BLISHANEWPOSITIONTo:ElisabethTaylorFrom:MaLipingSubject:EstablishinganEmployeeServicesDepartmentDate:February17,2009DearElisabeth,WhenItalkedwithyoulastweek,youagreedwithmysuggestiontocreateanewEmployeeServicesDepartmentinthePersonnelDivision,andyouaskedmeformyrecommendationofanindividualinthecompan
23、ywhomightfillthisposition.Aftercarefulstudyandobservation,IhavecometotheconclusionthatPengTielin,nowsupervisorofrecruitmentandplacement,couldhandlethispositionverycapably.PengTielinhasbeenamemberofthePersonnelstaffforfiveyearsandhasservedinvariouscapacities.Ineachpositionheshowedimagination,enthusia
24、sm,andenergy.Heiswelllikedbyhisco-workers,andIamconfidenthewouldhaveeveryonessupportinthisnewassignment.AmyLi,assistantsupervisorofrecruitmentandplacement,wouldfillPengTielinspresentposition.AttachedisarevisedjobdescriptionforPengTielin,whichincorporatesthesuggestionyoumadewhenwemet.7范文七：旧物再利用范文七：旧物
25、再利用 一个大公司通常会有一些闲置或未充分利用的物品，一个大公司通常会有一些闲置或未充分利用的物品，如桌子、椅子、计算机、打字机、书架及其他办公用品，如桌子、椅子、计算机、打字机、书架及其他办公用品，一些讲究效率、懂得开源节流的管理者当然不会无视它们一些讲究效率、懂得开源节流的管理者当然不会无视它们的价值。长寿保险公司也有不少类似的二手物品。公司总的价值。长寿保险公司也有不少类似的二手物品。公司总经理伊恩经理伊恩马克斯给各部门经理和主管发了一份备忘录，要马克斯给各部门经理和主管发了一份备忘录，要求他们在订购新的办公用品之前，仔细检查核对公司是否求他们在订购新的办公用品之前，仔细检查核对公司是否
26、已经购置这些用品，避免浪费。这篇备忘录行文随意，带已经购置这些用品，避免浪费。这篇备忘录行文随意，带有上司对下属说话的语气。有上司对下属说话的语气。ABOUTAGRABBAGOFVALUABLELEFTOVERSTo:AllManagersandSupervisorsFrom:lanMaxSubject:ValuableGrabBagofLeftoversDate:July12,2009HaveyouvisitedWarehouseBlately?Ifyouranswerisno,Ithinkyouwillbesurprisedatthequantityofgoodiesthere.Filin
27、gcabinet?Wehave16ofthoseinverygoodcondition.Desks?Wehave22ofthose.Setteesanddivans?Youllfindanevendozenofthese-someinfirst-classcondition.Wantacomputer?SixIBMcomputers,allinusablecondition,areavailable.Chairs.Bookcases.Lamps.Pictures.Andsoon.Iwontbelabortheprint.Butremember,ifyoullcheckWarehouseBbef
28、oreorderingsomethingnew,youmaygetanearlyfreeride.Ivealreadyaskedourdirectorofpurchasing,BetsyBrown,tocheckallrequisitionstoseeifshemightfindexactlywhatyouwantinourgrabbag.Andwithimmediatedelivery!8范文八：意见与建议范文八：意见与建议晶华大酒店人事部经理黎志靖向所有员工发出信函，请他晶华大酒店人事部经理黎志靖向所有员工发出信函，请他们就酒店内部发行的刊物们就酒店内部发行的刊物职工之家职工之家提出意见和
29、建议。提出意见和建议。酒店会计刘跃林按照黎经理的要求写了一份备忘录，提出酒店会计刘跃林按照黎经理的要求写了一份备忘录，提出了自己关于如何办好了自己关于如何办好职工之家职工之家的想法。的想法。SUGGESTIONSFORIMPROVINGTHECOMPANYHOUSEORGANTheOpinionMemoTo:LiZhijingFrom:LiuYuelinSubject:SuggestionsforStaffClubDate:September26,2009IampleasedtorespondtoyourinvitationtooffersuggestionsforStaff Club,the
30、companyshouseorgan. First,letmesaythattherearemanygoodthingsaboutStaffClubthatIlike,suchastheinformalstyle,theeditorialquality,theShopandSwapcolumn,theWhatsNew?feature,andmanyotherthings.ButIknowyouwantsuggestionsratherthanpraise,andminefollow.TITLEAlthoughanewtitleforthemagazinehasbeensuggested,Ibe
31、lieveitwouldbeamistaketochangeit.EveryonerecognizesthepublicationbythenameStaff Club,anditstillseemtometobeentirelyappropriate.DESIGNAnewmastheadwouldhelp,andIwouldliketoseeusengageaprofessionaldesignertodoone.Indeed,thisdesignermightbeaskedtogiveanewlooktotheentiremagazine.PHOTOGRAPHSMorephotograph
32、swouldhelp-photographsofemployeescelebratinganniversaries,participatinginathleticsandhobbies,receivingspecialrecognition,andsoon.FEATURES1.ALetterstotheEditorcolumnwouldbeespeciallypopular.Itwouldhavegoodreadershipand,atthesametime,giveemployeesachancetosoundoffontheirpetlikesanddislikes.2.Afterstud
33、yingtheissuesforthepastyear,Ifeelthatwehavetoomanymanagementstoriesandtoofewstoriesaboutthetypicalworker.Itseemstomethatthisshouldbeprincipallyapublicationforandaboutemployees-notamanagementmagazine.3.IrecommendthatthemagazineestablishanEmployeeoftheMonthAward.Acommitteeofemployeeswouldselectthisper
34、sononthebasisofrecommendationsofsupervisorsanddepartmentheads.Youmightruntheemployeespicturewithabriefbiographicalsketchandstoryaboutthatpersonsspecialrecognition.4.Finally,Isuggestthatamonthlygossipcolumnbeadded.Thiscolumnwouldbelightandwhimsical-nothingscandalous,ofcourse,butfuntoreadandlaughabout
35、.Ifyouwish,Idbegladtodiscusstheserecommendationsfurtherwithyou.Certainly,Staff Clubisanexcellentinstrumentforcommunicatingwithemployees,andImallforexperimentingwithideasthatwillhelptomakeitevenbetter.9范文九：借用设备范文九：借用设备 公司有的员工因为工作需要或有临时安排，要求借用其他部门闲置的办公司有的员工因为工作需要或有临时安排，要求借用其他部门闲置的办公设备，如办公桌、电脑、打印机、文件柜等
36、，通常要事先写一份备忘录，公设备，如办公桌、电脑、打印机、文件柜等，通常要事先写一份备忘录，发送给有关部门，说明自己借用的理由。这种备忘录不限长短，陈述清楚发送给有关部门，说明自己借用的理由。这种备忘录不限长短，陈述清楚即可。即可。AMEMOTOAMANAGERTo:MarkNelsonFrom:AlanSpeakerSubject:WorkSpaceDate:April12,2009Asyouknow,Iamabouttobeginworkonanewproject.Thisprojectisveryimportanttothecompany,andIwanttodoagoodjob.For
37、thisreason,Ineedmorespacetodomywork.Mydeskisverysmallandold.Thereisnotenoughroomforpapersandothersupplies.Ithasonlytwodrawersontherightsideformyfiles.Ithinkthatthereisasparedeskintheofficedownthehall.IhopeitispossibletogetitbeforeIbeginworkontheproject.10范文十：请假条范文十：请假条 公司的员工可能遇到突发事件，无法按照原定计划完成工作，这样就
38、需公司的员工可能遇到突发事件，无法按照原定计划完成工作，这样就需要以书面形式向上级主管请假。在要以书面形式向上级主管请假。在“请假条请假条中，该员工已对自己离岗中，该员工已对自己离岗期间的工作做出了适当安排，推荐其他人接替自己的工作。期间的工作做出了适当安排，推荐其他人接替自己的工作。INTEROFFICEMEMORANDUMTo:Mr.JohnChengFrom:MarshaSunSubject:ChristmasPartyDate:December18,2009IamsorrytosaythatIamunabletohelpyouwitharrangementsfortheannualCh
39、ristmasparty.Mymotherissick,soIhavetoreturnhomeassoonaspossible.Fortunately,CherryJiangintheDesignDepartmenthasagreedtohelpyou.Shehasarrangedsuchapartybeforeforanothercompany.Hertelephoneextensionis4667.Iexpecttobeabletohelpyouagainnextyear.Thankyou.11范文十一：人事任命范文十一：人事任命 泛美商用设备公司的计算机销售市场日益扩泛美商用设备公司的计
40、算机销售市场日益扩大，总经理梅森先生需要一个助理来负责新员工大，总经理梅森先生需要一个助理来负责新员工的培训，并协助总经理管理办公室事务。经过一的培训，并协助总经理管理办公室事务。经过一段时间的考察，梅森先生认为埃伦段时间的考察，梅森先生认为埃伦费拉罗女士是费拉罗女士是一个合适的人选。于是，他给她发了一份备忘录，一个合适的人选。于是，他给她发了一份备忘录，简明扼要地说明了任命理由、工作责任、办公条简明扼要地说明了任命理由、工作责任、办公条件以及正式上任的日期。这种带有任命书性质的件以及正式上任的日期。这种带有任命书性质的备忘录，通常文字简练，语气果决。备忘录，通常文字简练，语气果决。INTER
41、OFFICEMEMORANDUMTo:Ms.EllenFerraroFrom:Mr.MasonSubject:PositionofAssistantManagerDate:January3,2009 Asyouknow,ourcomputersalesaregrowingrapidlythesedays.Wewillhireseveralnewemployeessoonandneedsomeonetotrainthem.Thispersonwillalsohelpmetomanagetheofficestaff.Iwouldlikeyoutobecomeournewassistantmanag
42、er.Youwillberesponsiblefortrainingthenewemployees.Youwillhaveyourownsecretaryandanewofficeanddesk.Iwantyoutobeginyourdutiesinabout4weeks.Iamcertainthatyouwillenjoyyournewresponsibilities.Pleasetalktomesoonaboutthearrangements.12范文十二：工作回顾和设想范文十二：工作回顾和设想 备忘录还可以用来回顾一定阶段的工作，并备忘录还可以用来回顾一定阶段的工作，并就下一步工作提出设
43、想。培训部经理宋大川应行就下一步工作提出设想。培训部经理宋大川应行政管理委员会的要求，就过去政管理委员会的要求，就过去5年来公司提供的行年来公司提供的行政秘书培训计划做了一个回顾，并通过调查同一政秘书培训计划做了一个回顾，并通过调查同一区域内相同企业开展培训工作的情况，综合比较区域内相同企业开展培训工作的情况，综合比较和细致分析了调查所得的数据，向行政管理委员和细致分析了调查所得的数据，向行政管理委员会提出了新的设想。他提出，职业秘书资格考试会提出了新的设想。他提出，职业秘书资格考试这种新的培训模式最适应本公司的需要，最好的这种新的培训模式最适应本公司的需要，最好的培训计划是开设考试所需的科目
44、。这份报告以备培训计划是开设考试所需的科目。这份报告以备忘录的形式发送给了行政管理委员会的每一个成忘录的形式发送给了行政管理委员会的每一个成员。备忘录末尾的员。备忘录末尾的“PB”为为“printby”的缩写，的缩写，意为意为“打印者打印者”；“Enc”为为“enclosed”的缩写，的缩写，指随这份备忘录发送的附件；指随这份备忘录发送的附件；“cc”为为“carboncopy的缩写，即的缩写，即“抄送抄送”之意。之意。 MEMOOFATRAININGPLANTo:ExecutiveManagementCommitteeFrom:SongDachuan,TrainingManagerSubje
45、ct:TrainingProgramforAdministrativeSecretariesDate:July3,2009AsyourequestedinyourmemoofJune15,Ihaveinvestigatedanumberofalternativeprogramsfortrainingouradministrativesecretaries.Thefirststepwastoreviewthetrainingprogramsthathavebeenofferedtoouradministrativesecretariesduringthepastfiveyears.ThenIsu
46、rveyedalladministrativesecretariesandtheexecutivestowhomtheyreporttodeterminethetrainingneedstheyperceived.IthentelephonedthetrainingmanagersoftencompaniesinChangshawhichhavetrainingdepartmentscomparabletooars.Ialsocontactedfiveorganizationsthatemployconsultantswhospecializeinsecretarialtraining.All
47、thedatawereassembledandanalyzedcarefully.Theneedsexpressedbytheadministrativesecretariesandbytheirexecutivesweresummarized.Alistoftheneedsperceivedbyeachgroupisattachedtothisreport.Theneedscommontobothgroupsaremarkedwithasterisk.Notethatthetwolistsarealmostidentical. Thetrainingprogramsofferedbyothe
48、rcompaniesandbyconsultantswerebasicallythesametypesofprogramsthatwehaveofferedforthepastfiveyears.Oneinnovativeprogramwasdiscovered.ThatprogramisdesignedtopreparesecretariestopasstheCertifiedProfessionalSecretaryexamination.Theexaminationincludessixparts:BehavioralScienceinBusiness,BusinessLaw,Econo
49、miesandManagement,Accounting,OfficeAdministrationandCommunication,andOfficeTechnology.Thematerialcoveredinthetrainingprogrammatchestheneedsperceivedbyoursecretariesandexecutives.Therefore,tconcludethatatrainingprogrammodeledontheCPSprogramisourbestalternative.Anoutlineoftheprogramisattached.Irecomme
50、ndthatweimplementitimmediately.SongDachuanPB:CLEnc.2c.c.AllCommitteemembers13范文十三：裁员建议范文十三：裁员建议经济波动通常会导致企业雇员的增减，这些举措经济波动通常会导致企业雇员的增减，这些举措是企业在商场搏击中谋零生存发展的法宝。当经是企业在商场搏击中谋零生存发展的法宝。当经济不景气时，许多公司，尤其是服务行业的机构。济不景气时，许多公司，尤其是服务行业的机构。首先采取的对策就是裁员。首先采取的对策就是裁员。2001年年9月月11日，美国日，美国惨遭恐怖主义袭击之后，美国航空业受到重创，惨遭恐怖主义袭击之后，美国
51、航空业受到重创，许多航空公司业务清淡，不得不裁员。许多航空公司业务清淡，不得不裁员。“911事事件件”后第六天，美国第六大航空公司后第六天，美国第六大航空公司(USAirways)就宣布压缩就宣布压缩23的业务，裁减雇员的业务，裁减雇员11,000人。菲利普斯人。菲利普斯金斯利所在的公司规模不算大，金斯利所在的公司规模不算大，但长期的经济低迷、市场疲软导致公司举步维艰。但长期的经济低迷、市场疲软导致公司举步维艰。为了紧缩开支，菲利普斯为了紧缩开支，菲利普斯金斯利以备忘录的形式金斯利以备忘录的形式向公司董事会建议裁员。他对裁员的岗位进行了向公司董事会建议裁员。他对裁员的岗位进行了分析，并做出了具
52、体的安排。全篇条理清楚，文分析，并做出了具体的安排。全篇条理清楚，文字简洁，让人一目了然。字简洁，让人一目了然。MEMOOFREDUCINGSTAFFTo:JamesMadison,DirectorFrom:PhilipsKingsleySubject:ReducingStaffDate:July20;2002Ihaveseveralproposalsforcuttingdownonofficestaff.First,Isuggestthatweeliminatethefull-timepositionoforderclerk,sincethereisnotenoughworktooccupy
53、himthroughoutthemonth.Ordersandrequestsforsalesinformationareheaviestattheendofthemonth;incontrast,thereislittletodoforthefirsttwoweeksofeachmonth.Therefore,Irecommendthatwehiretemporaryhelpforthelasttwoweeksofeachmonthandgivetheordersfromthefirstofthemonthtothesalesdepartmenttoprocess.Second,nowtha
54、toursystemsarecompletelycomputerizedwenolongerneedacomputerprogrammeronstaff.Itstrue,wewillneedcomputerprogrammingservicesoccasionallyinfuture,forinstance,whenwereviseourbillingsystem.Insuchcases,however,wecanhireafreelanceprogrammer.Third,IsuggestthatIsharemysecretarywiththeassistantofficemanager,t
55、huseliminatingonesecretarialposition.Althoughthiswillincreasethemanagerialworkload,Ifeelwecanhandleit.Moreover,wecanalwayshiretemporaryhelptogetusthroughparticularlybusyperiods.Ifthesesuggestionsarefollowed,weshouldbeabletosaveapproximately$26,000inthecomingyearinsalariesalone.So,Ibelievethesechange
56、swillresultingreaterworkefficiency.P.Kingsley14范文十四：婉拒范文十四：婉拒 对一个有上进心的员工来说，带薪进修是一条获取知对一个有上进心的员工来说，带薪进修是一条获取知识、争取更大晋升机会的途径。但企业往往会对这种学习识、争取更大晋升机会的途径。但企业往往会对这种学习的机会进行限制，要求进修者所学专业必须符合工作的需的机会进行限制，要求进修者所学专业必须符合工作的需要，否则不予支持。在更多的情况下，公司鼓励员工通过要，否则不予支持。在更多的情况下，公司鼓励员工通过不脱产学习来提高自身素质和知识技能水平。彩虹电子商不脱产学习来提高自身素质和知识技能
57、水平。彩虹电子商务公司的年轻雇员常家华向公司提出带薪进修的请求，但务公司的年轻雇员常家华向公司提出带薪进修的请求，但没有得到公司主管彭浙的批准。彭浙在回函中简明扼要地没有得到公司主管彭浙的批准。彭浙在回函中简明扼要地说明，公司的规章制度不允许他请假一年带薪进修。文中说明，公司的规章制度不允许他请假一年带薪进修。文中用语委婉，以理服人，处处闪现社交技巧，不会使常家华用语委婉，以理服人，处处闪现社交技巧，不会使常家华感到彭浙是在故意为难他。感到彭浙是在故意为难他。MEMOOFANANSWERTOASTAFFTo:ChangJiahuaFrom:PengZheSubject:RequestforPa
58、idEducationLeaveDate:April30,2009Inresponsetoyourrequestforoneyearofpaideducationleavetotakeadegreeinliterature,Ihavetoinformy0athatwecannotauthorizethisleave.Whileweappreciateyourdesiretoimproveyourknowledge,wefeelthatliteratureisnotdirectlyrelatedtoyourpresentpositionandtothegoalsofthisorganizatio
59、n.ThePersonnelAdministrationAct,Article26,isveryspecificandstatesthatpaideducationleavemustbegrantedonlywhentherequiredtrainingisdirectlyrelatedtothejoborwouldfacilitatepromotionofanemployee.Iamawareofyourgreatinterestinliterature,andIwouldliketopointoutthatyoucouldgainadvantagetoapplyforleavewithou
60、tpay.Furthermore,thisbranchoffersfinancialhelpforemployeeswhotakeeveningcourses.Ifyouneedadditionalinformationontheabove,donothesitatetocontactmeatanytime.P.Zhe15范文十五：员工考勤范文十五：员工考勤 工作时间和效率应该是成正比的，一个公司工作时间和效率应该是成正比的，一个公司要保证工作效率，往往会注重员工考勤，于是考要保证工作效率，往往会注重员工考勤，于是考勤机应运而生。考勤机采用记时钟在考勤卡上打勤机应运而生。考勤机采用记时钟在考勤
61、卡上打印上下班时间，这样就能准确无误地记录每一个印上下班时间，这样就能准确无误地记录每一个员工上下班的具体时间。但是，明智的管理者认员工上下班的具体时间。但是，明智的管理者认为，更有效的办法是建立激励员工为，更有效的办法是建立激励员工的机制，使他们在保证工作时间的基础上，从根的机制，使他们在保证工作时间的基础上，从根本上提高工作效率。本上提高工作效率。MEMOOFTHEPUNCHINSYSTEMTo:HongFeng,ProductionManagerFrom:GraceWang,PersonnelManagerSubject:CommentsonthePunchinSystemDate:Ju
62、ne16,2009 ThisisfurthertoyourmemodatedMay30,inwhichyouproposedthatemployeesadoptthepunchinsystem.Ifullyagreewithyouthatwemustincreaseproductivityandthatwewouldhaveatightercontrolifthepunchinsystemisadopted.However,Ihonestlydonotthinkthatadoptingatightercontrolwouldincreaseproductivity.Ipersonallythi
63、nkthat,toaccomplishthis,weshouldgivetheemployeesmoreincentivestoworkfaster.Ifeelthatifwecouldholdameetingtodiscussdifferentpossibilitiestocreatesuchincentiveness.Yourconsiderationofthissuggestionwouldbeappreciated.G.W.16范文十六：工作安排范文十六：工作安排 宁功宏先生是正德办公家具公司销售部的经宁功宏先生是正德办公家具公司销售部的经理。他通知有关人员，高等设计有限公司的总裁理。
64、他通知有关人员，高等设计有限公司的总裁弗雷德曼森先生将于弗雷德曼森先生将于2003年年2月月22日来公司参观，日来公司参观，同时会购买一定数量的桌、椅、文件柜和电脑桌。同时会购买一定数量的桌、椅、文件柜和电脑桌。他要求张丽丽女士做好准备，在洽谈会上对产品他要求张丽丽女士做好准备，在洽谈会上对产品进行介绍，建议她向买方陈列本公司最好的家具进行介绍，建议她向买方陈列本公司最好的家具样品，并要她准备好有关这些家具价格的资料。样品，并要她准备好有关这些家具价格的资料。宁功宏在备忘录中还提到，焦小雨以前做过类似宁功宏在备忘录中还提到，焦小雨以前做过类似工作，他正好有空可以帮她。工作，他正好有空可以帮她。
65、INTEROFFICEMEMORANDUMTo:Ms.ZhangLiliFrom:NingGonghongSubject:SalesPresentationonFebruary22Date:February16,2009NextweekMr.FredManson,PresidentofSuperiorDesign,Inc.,willvisitouroffice.Mr.Mansonneedsover100desksandchairs,aswellasfilecabinetsandcomputerstands,forhisnewofficebuilding.Iwouldlikeyoutoprepa
66、rethesalespresentation.Weneedtohavesamplesofourfurniture.Thesemodelsmustbeourbestpiecesoffurniture.Alsohaveinformationonthepricesofthefurniture.Ifyouneedhelpwiththis,JiaoXiaoyuhassomefreetime.HedidthesalespresentationlastyearforWestsideAppliances.UnitEightNotices(告示文书告示文书)告示文书是政府、团体或个人向大众、团体或个人告示文书是
67、政府、团体或个人向大众、团体或个人公开传递信公开传递信息的应用性文书。息的应用性文书。随着我国社会经济市场的进一步开放，涉外活动随着我国社会经济市场的进一步开放，涉外活动日益频繁，各种活动安排需要事先将信息公布于众，日益频繁，各种活动安排需要事先将信息公布于众，因此离不开各种告示文书。通知、告示、启事、海报因此离不开各种告示文书。通知、告示、启事、海报均为公告性应用文，常被张贴在布告栏、公共橱窗等均为公告性应用文，常被张贴在布告栏、公共橱窗等公共场所，将各种与公众有关的信息公布出来。有时公共场所，将各种与公众有关的信息公布出来。有时还被登在报纸上，以便更广泛地传递信息。还被登在报纸上，以便更广
68、泛地传递信息。告示文书虽然种类繁多，形式各异，但都要求行文告示文书虽然种类繁多，形式各异，但都要求行文简洁，语言精练，以将事项交待清楚为度。简洁，语言精练，以将事项交待清楚为度。SectionOneNotices(通知通知)通知是上级部门或组织机构对其成员布置工作、传达信息、通知是上级部门或组织机构对其成员布置工作、传达信息、单位内部进行事务安排或召开会议的一种应用文体。它可以布单位内部进行事务安排或召开会议的一种应用文体。它可以布告或书信的形式将事情告知有关人员。告或书信的形式将事情告知有关人员。通知由标题、正文和落款三部分组成；通知由标题、正文和落款三部分组成；标题中通常写标题中通常写“通
69、知通知”二字。接受通知的机关单位或个人，二字。接受通知的机关单位或个人，一般写在正文的第一行，顶格，一般以第三人称称呼。但在公一般写在正文的第一行，顶格，一般以第三人称称呼。但在公共通知中，称呼通常被省略。共通知中，称呼通常被省略。正文部分一般由缘由和事项组成。缘由部分是正文的开头，正文部分一般由缘由和事项组成。缘由部分是正文的开头，要简明地介绍发这个通知的原因和目的。在介绍事项时，要将要简明地介绍发这个通知的原因和目的。在介绍事项时，要将事项内容逐条分段，写得明确而具体，以便被通知方能清楚地事项内容逐条分段，写得明确而具体，以便被通知方能清楚地了解。了解。通知的落款包括通知日期和通知发出者两
70、部分。单位名称应通知的落款包括通知日期和通知发出者两部分。单位名称应放在通知的左下角。日期应位于名称之下，但位于右下角。正放在通知的左下角。日期应位于名称之下，但位于右下角。正文和标文和标题之间、正文和署名之间至少空一行。题之间、正文和署名之间至少空一行。通知的语言要简明朴实、清楚明了。通知的语言要简明朴实、清楚明了。通知有两种：布告式通知和书信式通知。通知有两种：布告式通知和书信式通知。一、布告式通知一、布告式通知布告式通知，是张贴于布告栏，或写在黑板上，或布告式通知，是张贴于布告栏，或写在黑板上，或登在报纸上的通知形式。由于它所涉及的被通知的对登在报纸上的通知形式。由于它所涉及的被通知的对
71、象范围较广，所以常被用于单位中向整个单位或部门象范围较广，所以常被用于单位中向整个单位或部门的员工传达信息。的员工传达信息。二、书信式通知二、书信式通知书信式通知以书信的形式将有关事宜通知给个人或单书信式通知以书信的形式将有关事宜通知给个人或单位。位。1录用通知录用通知录用通知是录用单位发给被录用者的书信，须将被录录用通知是录用单位发给被录用者的书信，须将被录用者的岗位、职务等内容介绍清楚。有时还须讲明工用者的岗位、职务等内容介绍清楚。有时还须讲明工资待遇。资待遇。2辞退通知辞退通知辞退通知的语言要委婉，不要伤害被辞退者的自尊。辞退通知的语言要委婉，不要伤害被辞退者的自尊。NoticeAlld
72、epartmentalmanagersarerequestedtomeetattheConferenceRoomat9:00a.m.onNov.5todiscussthenewsalesprogramsfornextyear.TheGeneralManagersOfficeNov.3rd,2009NoticeAmeetingaboutthecompanysnewmarketingstrategiesisgoingtobeheldat2:00p.m.tomorrowintheManagersOffice.AllthestaffsintheMarketingDepartmentarerequest
73、edtobepresentontime.TheManagersOfficeOct.18thNoticeOwingtothecutofelectricityonWednesdayevening,themeetingwhichwasscheduledtostartat7:30p.m.isnowpostponeduntil7:30p.m.Friday.Allarerequestedtobethereontime.DepartmentofPersonnelOfficeJuly3rdNoticeAvisithasbeenarrangedbytheTradeUniontoMazuIslandoffthes
74、eainShantoutocelebrateLabourDay.ThosewhowouldliketogopleaseregisterwithMr.LiHuaintheofficebeforeApril25.TheTradeUnionApril23rdNoticeThereisanexhibitiononelectricalproductsinChineseExportCommoditiesFairbetweenJuly7andJuly14.Representativesofenterpriseshavecomewiththeirlatestproducts.Thosewhowishtogop
75、leasecollectticketswithMr.LiHua.Acoachwillleaveat8:30onJuly8thattheMainGateofourcompany.TheGeneralManagerJuly3rdrsOfficeNoticeofEmploymentMay30,2010DearMr.Brown,ItisagreatpleasuretoinformyouthatthePersonnelDepartmenthasdecidedtoappointyouassistantmanagerinBusinessDepartmentEight.PleasecometothePerso
76、nnelDepartmentbeforeJune6thforregistrationuponreceiptofthisnotice.Trulyyours,(Signature)MaryPullinManagerThePersonnelDepartmentNoticeJune1st,2010ToWhomItMayConcern,Itishereproclaimedthat,approvedbytheBoardofDirectors,Mr.PeterLeehasbeenreappointedViceChancelloroftheUniversityofDerbyshireforfouryearsf
77、romJuly2010toJuly2014.OfficeoftheBoardofDirectorsFebruary2,2010DearMr.MingZhang,Wearesorrytoinformyouthat,aftertherecentmeetingoftheBoardofDirectors,DepartmentTwohasbeencancelledduetothepresenteconomicdepressionandunfortunately,youareamongthestaffwhowouldconsequentlyhavetofindanewjob.Withyourworking
78、experiencewebelieveyouwillsoonhaveabetterjob,andwesincerelyhopeyouwill.Trulyyours,RoseSmithSecretaryoftheBoardofDirectorsSectionTwoProclamation&PublicNotice(告示告示)告示包括公告和通告，是政府或部门对内或对外发布的信息告示包括公告和通告，是政府或部门对内或对外发布的信息性文献。性文献。一、公告一、公告公告是国家最高权力机关、行政部门向国内外宣布重要事项公告是国家最高权力机关、行政部门向国内外宣布重要事项时使用的应用文体。现在很多社会团体，
79、企事业单位也用这种文时使用的应用文体。现在很多社会团体，企事业单位也用这种文体向有关方面或大众宣布重要事项。体向有关方面或大众宣布重要事项。公告的写作分为标题、正文和落款三部分：公告的写作分为标题、正文和落款三部分：1)公告的标题可以由发文机关、事项加上公告的标题可以由发文机关、事项加上“公告公告”二字；也可以由发二字；也可以由发文机关名称加上文机关名称加上“公告公告二字，还可直接用文种二字，还可直接用文种“公告公告”。2)公告的正文一般包括事由公告的正文一般包括事由(出公告的原因和目的出公告的原因和目的)、事项、事项(公公告的决定和要求告的决定和要求)两项内容，须将它们明确地写清楚。两项内容
80、，须将它们明确地写清楚。3)落款中发文机关名称一般位于正文的左下角，日期在下一行，常在落款中发文机关名称一般位于正文的左下角，日期在下一行，常在右下角。右下角。由于公告是政府机关及各部门、各团体传达重要信息的文体，由于公告是政府机关及各部门、各团体传达重要信息的文体，因此行文要规范、庄重，语言要简洁、准确，句型要完整。因此行文要规范、庄重，语言要简洁、准确，句型要完整。1任职公告任职公告任职公告中要写明被任职人的名字，新任命的职位。任职公告中要写明被任职人的名字，新任命的职位。有时还写出提名者和选举日期。有时还写出提名者和选举日期。ProclamationofAppointmentNomina
81、tedbyMr.HuJintao,PresidentofthePeoplesRepublicofChina,attheFirstSessionoftheTenthNationalPeoplesCongressonMarch16,2010,Mr.WenJiabaoistobeappointedPremieroftheStateCouncilofthePeoplesRepublicofChina.TheFirstSessionoftheTenthNationalPeoplesCongressofthePeoplesRepublicofChinaMarch16,2010ProclamationIti
82、sherebyproclaimedthatProfessorWangXinwaselectedonJuly28,2009todeaneryoftheCollegeofEngineeringoftheHuazhongUniversityofScience&Technology.PersonnelOfficeHuazhongUniversityofScience&TechnologyJuly28,20092事务公告事务公告事务公告要介绍清楚事项和其具体内容，常采用事务公告要介绍清楚事项和其具体内容，常采用分条列述的方法。分条列述的方法。200913thChinaInternationalCommu
83、nication&ComputerNetworkFairTime:15th-18thDecember,2009Add:GroundfloorofGuangzhouChinaExportCommoditiesFairOrganizer:ChinaElectronicSocietySupporter:DepartmentofScience&Technology,MinistryofInformationIndustryTypeofProducts:I.Productsforcommunications1.Spareparts2.Communicationequipment3.Broadcastin
84、gequipmentII.Computerandnetworkproducts1.Computersandpartsofcomputers:2.Computingsystemanditshardware3.Computerinput&outputequipment4.Monitors5.PCsandnotebookcomputers6.Technologicalapplicationstothefieldoffinanceandcommerce7.Software8.Networkanditsequipment9.Multi-mediaproductsandnetworktechnology1
85、0.ComputercasesExpense:1.Standardbooth:33=92.RMB5000/boothforstate-ownedenterprise3.RMB1500/boothforjointventuresFairOffice:GuangdongDuorenxingFairCo.Ltd.Add.:Room911,YalanHotel,116YuehuaRoad,GuangzhouPostalCode:510030Tel.:2083391409Fax:2083391409 二、通告二、通告通告是政府部门、社会团体、企业单位广泛宣布信息守则通告是政府部门、社会团体、企业单位广泛
86、宣布信息守则事项时所使用的公开文告。通告所包括的内容广泛，既可事项时所使用的公开文告。通告所包括的内容广泛，既可公布生活中的某些重要信息，又可公布某些需要了解并遵公布生活中的某些重要信息，又可公布某些需要了解并遵守的具体事项。通告可以登报、张贴或上电视。守的具体事项。通告可以登报、张贴或上电视。通告的写作由标题、正文和落款三部分组成。通告的写作由标题、正文和落款三部分组成。1通告的标题写法和公告的标题写法相类似。通告的标题写法和公告的标题写法相类似。2通告的正文包括事由通告的正文包括事由(通告的理由和依据通告的理由和依据)和事项和事项(通告通告的内容的内容)。要分条列述事项，将各种要求和规定写
87、清楚。要分条列述事项，将各种要求和规定写清楚。3落款要写明发文机关的名称和发文日期。落款中发文机关落款要写明发文机关的名称和发文日期。落款中发文机关的名称位于正文左下角。发文日期在下一行，常在右下角。的名称位于正文左下角。发文日期在下一行，常在右下角。通告的语言要严谨规范，内容要具体明确。通告的语言要严谨规范，内容要具体明确。GuangzhouUrbanReconstructionBureauNoticeNoticeisherebygiventhatZhongshanRoadSection7isclosedtovehiculartrafficforsevendaysfromMay3toMay9
88、inclusiveduetothesubwayconstruction.April25NoticeofRelocationBecauseoftheneedoftheurbanconstructionproject,allresidentswholivealongShubaiRoad(within20metersonbothsides)shouldremovetothetemporaryresidentialareabeforeSeptember30,2009.GuangzhouUrbanConstructionBureauJuly30,2009NoticeAudio-videoproducts
89、includingtapesforcassetterecorders,video-tapes,CD,VCD,LD,computersoftware,etc.,canbepostedwithanapprovalbytheculturalcouncilatorabovethecountylevel.JingtaiPostOfficeJune26,2009SectionThreeNotice（启事）（启事）启事是为公开说明某事而在报纸上登载或在公共场合张贴的告启事是为公开说明某事而在报纸上登载或在公共场合张贴的告知性文书。目的是为了请公众协助或响应，一般用于失物招领、知性文书。目的是为了请公众协助或
90、响应，一般用于失物招领、寻人、征稿等。为了开展工作和业务，也有将某事项公之于众以寻人、征稿等。为了开展工作和业务，也有将某事项公之于众以便众人知晓并协助的周知类启事；还有登报声明类启事，声明某便众人知晓并协助的周知类启事；还有登报声明类启事，声明某事项经登报后，对其引起的事端不再承担法律责任，以此完成法事项经登报后，对其引起的事端不再承担法律责任，以此完成法律程序。律程序。启事的写作格式除包含标题、正文、署名夕卜还包括联系地址启事的写作格式除包含标题、正文、署名夕卜还包括联系地址或联系人电话。或联系人电话。启事的标题要求醒目，引人注意。既可用直接标题，如：启事的标题要求醒目，引人注意。既可用直
91、接标题，如：Found(招领启事招领启事，Lost(寻物启事寻物启事)；也可自定标题。；也可自定标题。启事的正文具体概括地说明所要公开声明的内容。要求简明扼启事的正文具体概括地说明所要公开声明的内容。要求简明扼要，篇幅不宜过长。要，篇幅不宜过长。启事的落款或署名位于正文的左下角，启事撰写者署名在上，启事的落款或署名位于正文的左下角，启事撰写者署名在上，撰写日期在撰写者名称之下。启事的联系地址或电话一般在正文撰写日期在撰写者名称之下。启事的联系地址或电话一般在正文的右下角。的右下角。启事篇幅短小，语言力求简洁明了，准确具体，切忌空泛。启事篇幅短小，语言力求简洁明了，准确具体，切忌空泛。启事的一大
92、语言特点是动词被动形式用得较多。启事的一大语言特点是动词被动形式用得较多。一、寻物启事一、寻物启事寻物启事要把所丢失物品的特点，包括形寻物启事要把所丢失物品的特点，包括形状、大小、色彩等描述出来，以供拾得者确认。状、大小、色彩等描述出来，以供拾得者确认。还须留下联系地址，使失物得以奉还。还须留下联系地址，使失物得以奉还。LostAnotebookcomputerwaslostonthemorningofOct.28atCheckingDeskNo.6intheloungeofBaiyunAirport.ItisagreyIntel,aboutthesizeofabook.Wouldthefin
93、derpleasecontactRoom11onthethirdflooroftheGardenHotel？Tel:83624113.Thankyou.AHandbagLostAhandbagwithmyIDcardandsomemoneywaslostinthecoffeebaronthe2ndflooryesterdayevening.FinderpleaseinformtheownerinRoom10.Thankyou.MaryAug.8二、招领启事二、招领启事招领启事要写明失物和领失物的地点或联系招领启事要写明失物和领失物的地点或联系电话。但不需具体描写失物的特点。电话。但不需具体描写
94、失物的特点。FoundAsuitcasewasfoundinHall4ofChinaExportCommoditiesFair.ClaimantsarerequestedtocontacttheAdministrationOfficeinRoom8ofBuilding2.AdministrationOfficeOct.21,2009FoundApassport(No.14467316)wasfoundonthecorridorofthethirdfloor.WhoeverlostitmaycontactRoomService.RoomServiceJune3rd三、开业启事三、开业启事开业启事
95、要写明开业时间、业务特点、具体地开业启事要写明开业时间、业务特点、具体地址和联系电话。址和联系电话。HongtianHotelCozyAtmosphere&ExcellentServiceDuetoopenonandfromOct.1stAsathree-starhotel,itisagenuinelycozyplacetolivein,witharestaurantandarecreationroomtoensureapleasantexperienceinGuangzhou.Pleasefindusat:42TianheRoadTel:85115333四、授权启事四、授权启事公司或企业在单
96、位内部公开声明某人负责具公司或企业在单位内部公开声明某人负责具体某项事务时，通常使用这类启事。签署此类体某项事务时，通常使用这类启事。签署此类启事的负责人通常为单位第一负责人。启事的负责人通常为单位第一负责人。AnnouncementByMartinCranePresidentofCraneHardwareCo.Ltd.June5,2009WetakepleasureinannouncingthatMr.ZhenWang,DeputyManagerofthecompany,hasbeenauthorizedtosignperprocurationwitheffectfromJuly1,2009
97、.五、人事变更启事五、人事变更启事为防止员工离职后继续以单位的名义与客户做生为防止员工离职后继续以单位的名义与客户做生意，因此要登报声明，从法律上了结该员工与单位意，因此要登报声明，从法律上了结该员工与单位的关系。这样的启事叫做人事变更启事。的关系。这样的启事叫做人事变更启事。NoticeMr.QianJianisnotanemployeeofCraneHardwareCo.Ltd.ThiscompanywillnotberesponsibleforwhathedoesonandafterJanuary1,2010.ThePersonnelOfficeCraneHardwareCo.Ltd.D
98、ec.20.2009六、遗失声明启事六、遗失声明启事这类声明要将支票面额、开票银行、开票日期写清楚，这类声明要将支票面额、开票银行、开票日期写清楚，并要在结尾声明作废，确定支付无效。并要在结尾声明作废，确定支付无效。Lost,onecheckNo.11423forthesumoffifteenthousandandthreehundredU.S.dollars(US$15300)drawnonBankofChina,NewYork,datedAugust13th,2009.Paymenthasbeenstoppedandthecheckdeclarednullandvoid.Guangzhou
99、TextileImportandExportCo.Nov.28,2009七、迁址启事七、迁址启事在迁址启事中，须说明搬迁的原因、搬迁后的具体地址在迁址启事中，须说明搬迁的原因、搬迁后的具体地址和搬迁的具体时间。这类启事常登在报纸上。和搬迁的具体时间。这类启事常登在报纸上。RelocationWetakepleasuretoannouncethatwearegoingtomovetoNo.130TianheRoadduetorapidexpansionofourbusiness.WebegtoadviseyoutomeetusthereonandafterMarch30,2010,whenyou
100、willfinditamorepleasantandspaciousplace.LiMingGeneralManagerIdealComputerCo.March20,2010Mr.andMrs.JohnBrownhavethepleasureofannouncingthechangeoftheirresidenceasfromAugust30,2009tothefollowingaddress:133EustonRoadLondonTel:171.232968SectionFourPosters(海报海报)海报是张贴在各种公共场合的宣传形式，有时带有装饰性。海报是张贴在各种公共场合的宣传形式
101、，有时带有装饰性。海报的内容通常是大众喜闻乐见的消息，如电影、戏曲、球赛海报的内容通常是大众喜闻乐见的消息，如电影、戏曲、球赛活动、电视节目及商品消息等。海报中要写明活动的内容、主活动、电视节目及商品消息等。海报中要写明活动的内容、主办单位、时间、地点等。语言要简洁明了，形式要美观且引人办单位、时间、地点等。语言要简洁明了，形式要美观且引人注目。注目。海报通常由标题、正文和落款三部分组成。海报通常由标题、正文和落款三部分组成。标题要简明、新颖、醒目。也可直接用标题要简明、新颖、醒目。也可直接用POSTER为题目。为题目。海报的中心部分是正文，须具体描述与标题有关的内容。海报的中心部分是正文，须
102、具体描述与标题有关的内容。海报落款位于海报正文的下方，其中要写明主办单位及撰写海报落款位于海报正文的下方，其中要写明主办单位及撰写日期。通常主办单位位于日期之上，在左下角；日期在单位下日期。通常主办单位位于日期之上，在左下角；日期在单位下一行，位于右下角。一行，位于右下角。海报的语言要简明生动，实事求是，但具有鼓动性。海报的语言要简明生动，实事求是，但具有鼓动性。海报的形式多样，可以极富装饰性的色彩与图样设计形式出海报的形式多样，可以极富装饰性的色彩与图样设计形式出现，也可用文字介绍的形式出现。本节着重介绍文字形式的海现，也可用文字介绍的形式出现。本节着重介绍文字形式的海报。报。一、活动海报一
103、、活动海报这类海报中要介绍活动内容、时间、地点和活动的这类海报中要介绍活动内容、时间、地点和活动的举办者。举办者。PosterTheSixthOralEnglishCompetitionistobeheldat7:30p.m.onOctober26inthefilmhall.Allarewelcome.DeansOffice,GuangdongUniversityOfForeignStudiesOct.23,2009StudyInCanadaUndertheauspicesofTheCenterofCanadianEducationandTheGuangdongAssociationofInt
104、ernationalEducationExchange,theFirstCanadianEducationFairisduetobeheldfrom13:30to20:30onOct.12,2009,attheInternationalConferenceCenterinWhiteSwanHotel,wheremorethan25Canadiancollegesanduniversitieswillbeintroducingthemselves.CometostudyinCanada!Pleasedial86666888-2808forinquiry.TheCenterofCanadianEd
105、ucationGuangdongAssociationofInternationalEducationExchangeOct.3rd,2009二、体育赛事海报二、体育赛事海报这类海报要写明主办单位、时间、地点、参赛球队和售这类海报要写明主办单位、时间、地点、参赛球队和售票处、票价等。票处、票价等。FOOTBALLMATCHShenhuaTeamV.BaiyunshanTeamTime:7:30p.m.,Dec.26Place:TianheStadiumTicketOffice:TianheStadiumTicketOfficeTel:87172314Fansshouldbequick.Tick
106、etsarelimited.TianheStadiumDec.20,2009BasketballMatchUndertheauspicesoftheStudentsUnion,afriendlybasketballmatchwillbeheldbetweenthebasketballteamoftheEnglishDepartmentandthatoftheEasternLanguagesDepartmentonthebasketballcourtat4:30p.m.onFriday,Oct.14,2009.Comeandcheerforthem!StudentsUnionOct.10,200
107、9三、讲座海报三、讲座海报讲座海报应说明讲座内容、主讲人、主办讲座单位、聆听讲座海报应说明讲座内容、主讲人、主办讲座单位、聆听讲座对象及讲座的时间和地点。讲座对象及讲座的时间和地点。LectureUndertheauspicesoftheDepartmentofEconomics,alecturewillbegivenontheTendencyintheDevelopmentofWorldEconomybyVisitingProfessorJohnBrownfromtheUniversityofCaliforniainLectureHallBat6:30p.m.onTuesday,Januar
108、y8th.Allarewelcome!DepartmentofEconomicsJanuary3rd,2010四、影讯和舞蹈海报四、影讯和舞蹈海报影讯中要说明影片名、放映时间、地点、票价等事宜。影讯中要说明影片名、放映时间、地点、票价等事宜。舞蹈海报中除了介绍上述内容之外，要介绍主要演员阵容舞蹈海报中除了介绍上述内容之外，要介绍主要演员阵容等。这两种海报通常采用分项说明的形式。等。这两种海报通常采用分项说明的形式。FilmThisWeekendName:NottingHillTime:6:00p.m.,8:30p.m.,Friday,Nov.28Place:TheFilmHallFare:8y
109、uanBoxOffice:Room201,Audio-videoCenter(availableduringofficetime)TheFilmClubTheSwanLakePerformedbytheChineseCentralBalletFeaturingGuoYinghongandZhangXiaornanAt7:30p.m.onMay16th,17thand18thAtFriendshipTheatre.Fare:100yuan,200yuan,300yuanBoxOffice:FriendshipTheatre,openalldayfrom8a.m.to6p.m.Tel:848392
110、27五、娱乐活动海报五、娱乐活动海报这类海报通常介绍活动内容、时间、地点等。语言可这类海报通常介绍活动内容、时间、地点等。语言可以生动活泼，体现娱乐的特点。以生动活泼，体现娱乐的特点。FancyDressBallOntheNewYearsEveTocreateanewimageforyouinthecomingnewyear!Time:9p.m.onDec.31Place:RecreationHallComewithyournewimage!StudentUnionFireworksEveningTocelebratethesixtiethanniversaryofThePeoplesRepu
111、blicofChina,adisplayoffireworksistobegivenatZhujiangNewResidenceat9p.m.onOct.1,2009.Allarecordiallywelcome.TheGuangzhouMunicipalGovernmentSept.28,2009UnitNineMiscellaneous(其他文书其他文书)SectionOneIOUandReceiptForms(条据条据)条据是开票一方跟对方发生钱、物关系时写给对方作为凭证条据是开票一方跟对方发生钱、物关系时写给对方作为凭证的条子。借据和收据是常见的涉及双方钱财、物品的借、收凭的条子。借据
112、和收据是常见的涉及双方钱财、物品的借、收凭证。另外，订阅单是订阅报纸、杂志时作为凭证的条子。由于证。另外，订阅单是订阅报纸、杂志时作为凭证的条子。由于这几种条据牵涉到有关各方的经济利益，因此写条据时用语一这几种条据牵涉到有关各方的经济利益，因此写条据时用语一定要精确，并按一定的格式，力求符合规范。定要精确，并按一定的格式，力求符合规范。一、借据一、借据用以证明一方向另一方借现款和借物的书面文字凭证称为借用以证明一方向另一方借现款和借物的书面文字凭证称为借据或借条。英文条据据或借条。英文条据(借、收条借、收条)的日期写在右上角；正文主要的日期写在右上角；正文主要说明是说明是“借借”还是还是“收到
113、收到”款项或某物，并写明款项或某物，并写明“借借”或或“还还”的钱或物的名称和数量；立据人写于右下角。的钱或物的名称和数量；立据人写于右下角。April15,2010TotheFinanceOfficeoftheUniversityIOUtwothousandtwohundredandfiftydollars($2,250)only.LisaMaApril15,2010ThreemonthsafterdateIpromisetopaytheFinanceOfficeoftheUniversitythesumoftwothousandtwohundredandfiftydollars,forva
114、luereceived.Oct.20,2009BorrowedfromthePhoneticsLaboftheEnglishFacultythefollowingthings:OnetaperecorderTwocassettesoftapeDavidLi二、收据二、收据写明收到对方一笔款项或一批物件的凭证为收据写明收到对方一笔款项或一批物件的凭证为收据或收条。单位开出的收条应由开收据的人签字并盖或收条。单位开出的收条应由开收据的人签字并盖上公章方生效。上公章方生效。July15,2009ReceivedofMissLisaMatwothousandtwohundredandfiftydoll
115、ars($2,250)borrowed.LiLiFortheFinanceOfficeoftheUniversitySept.1,2009ReceivedfromMr.Hudsononethousandfivehundreddollars($1500)fortuition.LiLiFortheFinanceOfficeoftheUniversityNov.16,2009ReceivedfromMissLouiseonetypewriter.LindaLinFortheEnglishDepartmentSubscriptionFormPleaseentermynameasasubscribert
116、oTheTimesforoneyearbeginningwithJanuaryissueof2000.Name:KATHYWUAddress:45ShanghaiRoad,Beijing,ChinaEnclosedpleasefindamoneyorderintheamountoffifty-fivedollars($55).SectionTwo请假条请假条(WrittenRequestsforLeave)在日常工作和学习中，因病、因事不能出勤在日常工作和学习中，因病、因事不能出勤工作或学习时，就需要履行请假手续。请假条是工作或学习时，就需要履行请假手续。请假条是以一种非正式的便条形式书写而成
117、，以一种非正式的便条形式书写而成，一般分为病假条、事假条、续假条三种。请假一般分为病假条、事假条、续假条三种。请假条应该包括日期、称呼、正文、署名等最基本的条应该包括日期、称呼、正文、署名等最基本的组成部分。写请假条应当将请假的理由或原因、组成部分。写请假条应当将请假的理由或原因、请假时间交代清楚，倘若有某种证明材料，如医请假时间交代清楚，倘若有某种证明材料，如医生开的病假单、刚收到的电报等等，应当附上。生开的病假单、刚收到的电报等等，应当附上。English4thYearMay25,2010DearMr.Zhang,Onaccountofanattackofthefluwithasevere
118、headache,Ishallbeunabletoattendclassestoday,forwhichIsubmitherewithamedicalcertificateissuedbyourclinic.Yourkindpermissionwillbegreatlyappreciated.Yoursrespectfully,YangYuMarch6,2010DearMr.Zhang,PleaseexcuseMarysabsencefromclasstodayowingtoasevereattackofflubeginningyesterdayevening.Sheisstillsuffer
119、ingfromtheillnessandcannotattendclassestoday.SoIamwritingtoaskyoutoallowhertostayinbedforoneortwodayssickleaveandletherresumeclasswhenshefeelsbetter.Yoursfaithfully,RuthEnglish4thYearJune6,2010ToDean,EnglishDepartmentDearMr.Ning,Ibegtoapplyfor4daysleaveofabsencefromthe7thtothe10thinstant,bothdaysinc
120、lusive,forIllreturnhometoseemymother,whoisbadlyillnow.Tosupportmyapplication,Iherewithsubmitatelegramfrommyfather.Ishouldbeverymuchobligedifyougrantmeyourpermission.Asregardsthelessonstobemissedduringmyabsence,IwilltrytomakethemupassoonasIgetbackfromleave.Iamawaitingyourinstructions.Yoursrespectfull
121、y,WangQingMondayDearManager,Iamstilllyinginbedwiththebadcoldandunabletogetup.ThedoctorwascalledinthismorningandsheadvisedarestofthreemoredaysbeforeIshallbeabletoresumemywork.Pleasegivemeanextensionofleaveforseveraldays.Yourssincerely,LiPingSectionThreeNotes(便条便条)便条实际上就是简单的书信，其内容要简练扼要，文字便条实际上就是简单的书信，
122、其内容要简练扼要，文字要求简明紧凑，准确无误。便条上往往只需用几句要求简明紧凑，准确无误。便条上往往只需用几句(甚甚至一两句至一两句)话，称呼、格式等也可以大大简化，尤其写话，称呼、格式等也可以大大简化，尤其写个人便条时可以不用全名。个人便条时可以不用全名。一、个人便条一、个人便条由于便条多半是临时写的，所谈的往往是一两天以内由于便条多半是临时写的，所谈的往往是一两天以内的事，因此日期往往可不写，只写星期几，或星期几上的事，因此日期往往可不写，只写星期几，或星期几上午、下午、晚上，有时只写上钟点。午、下午、晚上，有时只写上钟点。便条多用于熟悉的朋友或经常见面或同一机构单位便条多用于熟悉的朋友或
123、经常见面或同一机构单位的同事之间，所以写条人的地址、结束语等都可以省略的同事之间，所以写条人的地址、结束语等都可以省略或简化。在熟悉的同事或朋友之间，可只用彼此熟悉的或简化。在熟悉的同事或朋友之间，可只用彼此熟悉的称呼，例如只写上称呼，例如只写上Zhang或或XiaoFan等即可。等即可。FridayafternoonJohn,JustalinetoinformyouthatIamleavingforShanghaitoattendameetingtomorrowinsteadofonSundayasItoldyoutheotherday.Illwritetoyousoon.Yours,Fra
124、nkThursdaymorningDearMr.Craig,HerewithisthecompositiondueonTuesday.AsIhavebeenabsentfromclassesduringthepasttwodaysonsickleave,Ihopeyouwillexcusemeforhandingitinafewdayslate,andthatthedelaywillnotcauseyoutoomuchinconvenience.Respectfully,ChenWei二、工作便条二、工作便条便条不仅限于个人与个人之间，有时也可用便条便条不仅限于个人与个人之间，有时也可用便条的
125、方式联系工作。工作上所用的便条又叫做备忘录的方式联系工作。工作上所用的便条又叫做备忘录(Memorandum/Memo)一种用于政府、机构、一种用于政府、机构、单位或部门之间的文书形式，其作用通常是就某个单位或部门之间的文书形式，其作用通常是就某个问题表明观点，或把某些有关事项通知对方。不论问题表明观点，或把某些有关事项通知对方。不论是公事或个人之间的便条，文字都应简练明确。工是公事或个人之间的便条，文字都应简练明确。工作便条的文体一般是半正式，即比个人便条正式些，作便条的文体一般是半正式，即比个人便条正式些，但不必像业务信件那样正式。例如，便条末尾的署但不必像业务信件那样正式。例如，便条末尾
126、的署名可签上本人惯用的签名即可，也就是说，可以不名可签上本人惯用的签名即可，也就是说，可以不把自己的姓名用印刷体写出或打印机打出。把自己的姓名用印刷体写出或打印机打出。MEMOOct.25To:Dr.P.K.Wang,directorBureauofAgricultureProvincialGovernmentFr:G.H.Tang,SeniorAgriculturalEconomistTropicalCropsResearchInstituteSubject:JointventureforraisingavocadosforexportSir,Mr.SolomonDickson,anAmer
127、icaninMexico,cametoexplorethepossibilityofraisingavocadosforexporttoAmericafromthesouthwesternareasofourprovincewhereclimateconditionsaresimilartothoseofMexico.AforumwasheldattheScience&TechnologyInstituteonOct.24withagroupofagriculturalscientistsincludingtwofromtheTropicalCropsResearchCenter.Itwasl
128、earnedfromMr.Dicksonthatthetreescouldbegraftedandbearfruitin3years.Allattendantswereenthusiasticaboutsuchapossibility.Mr.Dicksonisinterestedinleasingapieceoflandwithallconditionsconducivetoavocadoproductionfor10yearsasajointventure.HewantsarulingfromtheProvincialGovernmentifsuchaleasecouldbegranteda
129、sapolicydecisionbeforeafeasibilitysurveyismade.Wearewaitingforyourdecision.Sincerely,G.H.TangEnglishTeachingandResearchOfficeSept.20DearXiaoWang,Weshallbemostgratefulifyouwilllendustwocomputersfor3daysbeginningweshallneedthemforsomeveryurgentwork.Thanksalot.Verysincerely,ChenWeiSectionFourNotesLeft(
130、留言条留言条)留言条其实也是一种便条，通常用于拜访某人不遇或留言条其实也是一种便条，通常用于拜访某人不遇或不能按时约见对方。留言条的书写格式更为随便，一般不能按时约见对方。留言条的书写格式更为随便，一般用手写即可。留言条大多用于熟人、好友之间，因此语用手写即可。留言条大多用于熟人、好友之间，因此语言可直截了当，无需使用太多的客套语。言可直截了当，无需使用太多的客套语。5p.m.SaturdayDearJim,Sorrytohavemissedyou.Iwonderifyouwouldbekindenoughtospareanhourortwocorrectingtheattachedartic
131、lewhichIintendtocontributetoChinaDaily.IshallcallforitTuesdayevening.Thanksalot.Hastily,DaMing1:50p.m.MondayXiaoWen,Mr.ZhangofTVUniversityhasjustrungup,sayingthatheissosorryhewontbeabletocomeoverthisafternoon.Hehopestoseeyouatninetomorrowmorning.Pleasewaitforhiminyourhomethen,orringhimbackifthetimed
132、oesntsuit.XiaoMingMay6DearBill,YouhappenedtobeoutwhenIcalledonyou.Ivesomethingurgenttoconsultyou.Ishallbeobligedifyougivemeacallatthesightofthisnote.Yoursuggestionsareneededinmypreparationforthelecturetobegivennextweek.DickMarch15MissRose,ThefollowingcopiesofbooksborrowedfromtheCollegeLibraryonJan.5arenowoverdue.Wontyoupleasereturnthematonce?Booksborrowed:APracticalEnglishGrammarPrideandPrejudiceADreamofRedMansionVol.2CirculationRoomCollegeLibrary
