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1、Essential Skills for Executive Secretary 行政秘书技能培训行政秘书技能培训祟冲栖婉孪沂伙吼巷人腑氰罗蜕穷轰如钱皇媳浙日币邱嵌节滥痹箍忽咏很优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默行政秘书技能培训行政秘书技能培训 秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理沟通与协调沟通与协调秘书时间管理秘书商务礼仪秘书商务礼仪秘书的角色秘书的角色秘书的角色秘书的角色 工作工作 自信自信 成长成长燕梦浚耳它齐倾十单葡纬膊昧锑搞碴胃阔由孩宁弗蕉撮廊岛江暂冉抓嘉忘优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行
2、政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默The Role of the Executive Secretary 第一章第一章: : 行政秘书的角色行政秘书的角色Chapter 1:巩延含怕菜难磨往搀崖罗环摔渣扼很笼紧甩人塔泣矣辈抢癣瞒蹲沿训钢钒优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默1 1 秘书的类别秘书的类别2 2 秘书的职业特征秘书的职业特征3 3 秘书工作的性质与特点秘书工作的性质与特点4 4 秘书的作用秘书的作用第一章第一章: : 秘书的角色秘书
3、的角色躁绷加轰斡族帧压郭弘旗萝借米炼蹋焊抵歌埋渡藐懂僳洛心跟阔计霸策辉优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默w秘书人员由其所服务的单位性质不同而有大体的分类。秘书人员由其所服务的单位性质不同而有大体的分类。如服务于政府机关的统称为如服务于政府机关的统称为“机关秘书机关秘书”，眼务于工，眼务于工矿企业的统称为矿企业的统称为“企业秘书企业秘书”，服务于私人的则统称，服务于私人的则统称为为“私人秘书私人秘书”，此外，还有，此外，还有“商业秘书商业秘书”、“涉外涉外秘书秘书”等等。等等。w同在政府机关和某种企事业
4、单位的秘书，则又因其工同在政府机关和某种企事业单位的秘书，则又因其工作的内容或专业不同而有更细的划分。如在政府机关作的内容或专业不同而有更细的划分。如在政府机关中主要从事日常行政工作的被称为中主要从事日常行政工作的被称为“行政秘书行政秘书”，主，主要管理机密文件的被称为要管理机密文件的被称为“机要秘书机要秘书”，主要从事撰，主要从事撰文拟稿的被称为文拟稿的被称为“文字秘书文字秘书”，高等院校的院、系则，高等院校的院、系则有有“教学秘书教学秘书”“科研秘书科研秘书”和和“行政秘书行政秘书”之分。之分。1 1 秘书的类别秘书的类别漾腻液餐虑涩监鲁丑翠揽薪校轨硒邢爹粘鳃统士造技修枕卤浦笛档责惫逃优秀
5、的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默1 1 秘书的类别秘书的类别A 行政秘书行政秘书 他们在机关或企事业单位内处理函件，收集资料，管理档案，接待来访，办理会务，编制工作程序表；管理办公室设备、器材、用品和小额现金，购置办公物品；办理上司交办事项，安排上司的会晤差旅事宜等等。 厄秤田哈慌饰晨景板撅惫芬戌豹概公掀稀孪妈仇挺贯醚灌肝嘎调苏帖袭昔优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默B 公司秘书公司秘书 又称“董事会秘书”、“
6、执行秘书”。他们执行董事会决议或董事会指示，监督并管理公司财务人事对外联络事务；与公司总经理及各部门经理保持公务联系，做好协调工作；组织董事会，向董事会汇报公司财务、人事等情况，答复董事质询等。 1 1 秘书的类别秘书的类别抵蒜琶绦黑筒默画阂釉烽允后减闲柞仇脏祖醉肘关鳃恐回坦旱棠史赁岔顽优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默C 通讯秘书通讯秘书 他们普遍服务于政府机关、社会团体和大中型企业。其职责是负责办公室电话电报、电传、信件等通讯事务；文件的起草打字、誊印编排、校对；记录上司口述或会议情况，整理录音，
7、传递上司口头指示和书面指令等等。1 1 秘书的类别秘书的类别黔琢秃骗调暴愧忠肛淫萝兆猩财宾肚饶烦际赞估草膜倡鼓仁筷阐菲沤赴车优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默 d 技术秘书技术秘书 这类秘书人员服务于政府技术部门或工程技术公司。他们从事记录编写技术资料、文件、科技合同，绘制图表，编制技术项目预算；保管技术性文稿、图纸表格等。 1 1 秘书的类别秘书的类别屋氓嘘搁实谁羌查晋多讳绊挤昨盂哩猴芋纽惶娥习躇旷介指扒栅揉拓辖鹰优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训
8、行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默E 医学秘书医学秘书 这类秘书人员服务于医院或私人诊疗所。他们负责与病人约定诊疗时间、挂号、收费，办理住院手续；打印病史资料和医疗护理记录；帮助配药、送药；负责订购药品、医疗器材和办公用品等。1 1 秘书的类别秘书的类别钨隅啦购梳氖振搪药骗食拆羽后笺笋宙肯槽茂赔蔷酉磋峙歪顽孔扭艺樟蛀优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默 f 法律秘书法律秘书 这是指服务于法院、企业及社团律师或私人律师事务所的秘书人员。他们负责接待或随同律师访问当事人，记录、整理当事人口述，起草、
9、打印法律文件；安排法律事务处理程序；保管法律文件或证明材料；执行律师交办的其他事务等。1 1 秘书的类别秘书的类别斑鲁碌欢热曲如制托征铸吹巾郑硒赋蛙级宾诲承尘渡株程猩坤祝鸥堰汉锣优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默w服务的直接性服务的直接性A 秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么秘书也做什么；B 秘书做工作几乎都是领导亲自指派直接安排的，秘书也是直接向领导请示、汇报的；C 秘书做工作是直接对领导负责的，其结果成败与领导直接有关。2 2 秘书的职业特征秘书的职业特征放裹铃撅赋烟皂馋巡站措厢苫岁槽
10、骂鼻撮羹铰除付敢村幅穴疆破扔桨必县优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默w服务的稳定性服务的稳定性 很多职业的服务都有其“业缘性”和“偶然性”。比如营业员与顾客之间，一次商品交易完成了，其关系就结束。医生给病人治疗，病人治愈或不 治身亡，其关系也就随之断绝。而秘书与其服务对象之间却有相对的固定 性。可能是几天几个月，也可能长达几年甚至几十年，要到秘书自己辞职或被解聘才告结束。2 2 秘书的职业特征秘书的职业特征脏鬃洪眨绸灌吵雾昨绊宙溪疤砖酞佃准开罢藐骇照灭眨煽糟棱硬芋庆橡件优秀的行政秘书技能培训月日优秀的
11、行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默w知识化知识化 秘书以处理书面信息为主要工作内容，以办公室或称“写字间”为主要工作地点，以笔墨打印机、复印机、电话电脑等现代工具设备为主要工作手段。秘书必须具有中等以上文化和专业知识为基础。秘书属于知识分子，属于办公人员，属于“白领”阶层。中高级秘书还被称为参谋、顾问， 属于智囊型人物。2 2 秘书的职业特征秘书的职业特征滔碎羞先蓝契卸缺批缕肥交莱腑肘灼硒妖栋耕判徊谍具喝吼决泻肚聚罗落优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培
12、训 陈默陈默w年轻化年轻化 w从世界范围采看，秘书队伍比较年轻，平均年龄为26岁左右，一般为20岁至35岁。w客观上讲，秘书工作繁忙，对脑力、体力要求都较高，尤其是记忆力、灵敏度、准确性等，这些都是年轻人的优势。因此，秘书的职业年龄比较短，“新陈代谢”也较快。但少数高级秘书秘书官员或私人秘书除外。2 2 秘书的职业特征秘书的职业特征弓刁寇奥托亦懂等延釉蜡瘪醋戌胸尿仓症严慧丽打碑储圾削霄哗郴戊泻漂优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默w女性化女性化 从世界范围来看，女性秘书在人数上占绝对优势。这是由女性的心
13、理素质决定的。西方国家的中、初级秘书女性达到90,而高级秘书侧重于调查研究出谋划策，侧重于逻辑思维和高科技，工作富于变动和挑战性，因此男性较多。欧美国家大多数女性秘书是初级秘书，是“文员”，被称为“Office girl”。2 2 秘书的职业特征秘书的职业特征啊蓉番强焊笛脖宣蚂麦献钞候哉屯协菌窑乓询咎室侮摈码舰朽救酝伎发请优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默w无论是政府机关、企事业单位无论是政府机关、企事业单位或是私人秘书，也无论秘书或是私人秘书，也无论秘书人员的类别或层次，其工作人员的类别或层次，其工
14、作性质与特征是大体相同的，性质与特征是大体相同的，具有某些共性，或可以说是具有某些共性，或可以说是职业特点职业特点3 3 秘书工作的性质与特点秘书工作的性质与特点立丢缄六志睦栽课选锄惦结鞘触感至域崇声柔脚毕叮拿筹貌攒兽颂抿逝吞优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默w辅助性辅助性 “辅助”是相对于“主导”而言的。辅助，既非主导的，又是与主导密切相关，相对于主导而存在的。辅助，是指在主导的领导、指挥控制之下，又是从旁帮助主导完成共同的目标。秘书人员就是处于助手的地位，它的工作就是帮助上司或雇主完成其规定的任务
15、，实现其预定的目标。3 3 秘书工作的性质与特点秘书工作的性质与特点奖力萝阴狼如物淖甄置伴栏甘舶伶胞勺叠剖蕴渍涎宾羽征征撩林纬眩漆逻优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默w综合性综合性 所谓综合，就是指不同类型不同性质的事物聚合在一起。秘书工作就明显地具有综合的性质。秘书既有日常的、程序性较强的例行性工作，又有临时的、突发性工作；既有操作简易的工作，又有操作复杂的工作。门类众多、内容复杂。3 3 秘书工作的性质与特点秘书工作的性质与特点枯嘲艘跋严可遵妇糯秆些幕抵鼓润蛹惮茨绣肚陨躇注丘钟寐蛮丫搭艾慧狱优秀的
16、行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默w机密性机密性 秘书，最初是“秘藏图书”和“秘密文书”，是指物，后来发展为指人，即“秘密文书工作者”。到了近代，秘书才有了更为丰富更为确切的涵义。但至今仍有人戏言：秘书秘书，姓“秘”名“书”，一离不开秘密，二离不开文书。不管是机关企业私人的秘书，其工作内容都或多或少地涉及到机要和秘密，或者是个人的隐私。所以，善于保守秘密就成为秘书人员的首要职业道德。3 3 秘书工作的性质与特点秘书工作的性质与特点泉或橡捻察桥柏画酌困恳殉红糊踏醇奴紧啼铂编嫁教加聂钓革迁憨驱茄储优秀的行政秘书
17、技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默w服务性服务性a 1文书撰写(上司口述或会议记录、整理，文件起草修改、润色等)； 2文书制作(打字、复印、编排、装订等)； 3文书处理(收发、传递、办理飞保管立卷等)； 4档案管理(归档、鉴定、管理、提供等)； 5会议组织(准备、记录、文件、善后等)；3 3 秘书工作的性质与特点秘书工作的性质与特点私阴呵拦交变副异腻马哟测鸥溶胆判苹郑惹猾皿蛆向药龟民布低汞尽详蹈优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈
18、默陈默w服务性服务性b 6调查研究(计划、实施、分析、研究等)； 7信息资料工作(收集、整理、提供、储存等)； 8信访工作(群众来信来访或顾客投诉处理等)； 9，接待工作(日常来访与计划来访接待安排、服务等)； 10协调工作(政策工作、地区、部门、人际关系等)；3 3 秘书工作的性质与特点秘书工作的性质与特点陀而割珐亮舰森赃坑苛轻梁段咸焙尖涂腹跳仪桥楞肢血广裙侩圣丑襄卞脖优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默服务性服务性c 11督查工作(政策推行或决议实施的督促、检查等)； 12日程安排(为上司安排工作日
19、程、会晤及差旅事宜等)； 13日常事务(通讯联络、值班、生活、管理等)； 14办公室管理(环境、设备、经费等)； 15其他临时交办事项。3 3 秘书工作的性质与特点秘书工作的性质与特点廷牢思田易腑窃矛耳乾吓悯忆多拾枷港贸摧滨哈规杖笑驳皑综欣囊升丹夺优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默w助手作用助手作用秘书作为上司的直接工作助手，起着无可置疑的秘书作为上司的直接工作助手，起着无可置疑的助手作用。这种助手作用还包括在某些方面秘助手作用。这种助手作用还包括在某些方面秘书应为上司把关，譬如上司会见来访者的把关，
20、书应为上司把关，譬如上司会见来访者的把关，接听电话的把关，发出文件信函的把关，接接听电话的把关，发出文件信函的把关，接待会议以及办公室费用开支的把关等等。董待会议以及办公室费用开支的把关等等。董事会或公司总裁的秘书，作为高级助手，对公事会或公司总裁的秘书，作为高级助手，对公司和下属人员还有着司和下属人员还有着监理监理作用。作用。 4 4 秘书的作用秘书的作用哄整布把遭屿剁稚营人斗挠携俗唉未性贸抿拌肺督稀疯瞥常厘蘑概吊仁鸟优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默w参谋作用参谋作用 中、高级秘书具有参谋作用。他
21、们为上司调查中、高级秘书具有参谋作用。他们为上司调查研究收集和提供信息、提供咨询，他们辅助研究收集和提供信息、提供咨询，他们辅助上司决策，为上司草拟计划或实施方案，或组上司决策，为上司草拟计划或实施方案，或组织专家论证、选定最佳方案。高级秘书还能充织专家论证、选定最佳方案。高级秘书还能充当领导人的当领导人的“顾问顾问”和和“智囊智囊”，解决领导的，解决领导的疑难问题，为领导主动出谋划策。疑难问题，为领导主动出谋划策。4 4 秘书的作用秘书的作用避航辙仗数未哄激赦箍丧贱石讹诞框椒丝延敦伟惹彼下奇忱面琵骄申毛佳优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行
22、政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默w协调作用协调作用 秘书的协调作用是由秘书的工作任务、工作地秘书的协调作用是由秘书的工作任务、工作地位和工作方式决定的。秘书常常代表上司传位和工作方式决定的。秘书常常代表上司传达上司的指令或收集上司所需要的情况，与其达上司的指令或收集上司所需要的情况，与其他部门、人员有着广泛的接触，也容易产生矛他部门、人员有着广泛的接触，也容易产生矛盾，需要及时协商、沟通、调解。盾，需要及时协商、沟通、调解。 秘书的地秘书的地位又往往是在位又往往是在“一人之下，众人之上一人之下，众人之上”，又处，又处于工作网络的于工作网络的“结点结点”，上下左右的工作与人，上下左右的工
23、作与人际关系都要求秘书去调处，力争达到平衡和统际关系都要求秘书去调处，力争达到平衡和统一。一。4 4 秘书的作用秘书的作用若婴昌藩泡仆迈源卷呵播矩题仔优摧药挟奇蛔劈旭鼎湃可肋仰琳募矫总府优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默w信息、枢纽作用信息、枢纽作用 以往的秘书最主要的工作就是处理书面信以往的秘书最主要的工作就是处理书面信息。现代秘书则又从接待、联络调研息。现代秘书则又从接待、联络调研电话等工作中接触大量的口头信息。电话等工作中接触大量的口头信息。秘书的办公室可以说是机关公司的信秘书的办公室可以说是机
24、关公司的信息集散地。秘书为上司和整个机关公息集散地。秘书为上司和整个机关公司起着信息的提供反馈传递等枢纽司起着信息的提供反馈传递等枢纽 作用。作用。4 4 秘书的作用秘书的作用坯让撮绍尼药剐垒吨堤兹销煞苫励求芜礁涟价详弹甭饥俞溉溺订脆恬德肛优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默w公共关系作用公共关系作用 秘书工作中有秘书工作中有“对外联络内部协调对外联络内部协调”等等内容，理应起着内容，理应起着“内求团结，外求发展内求团结，外求发展”的公共关系作用。企业秘书人员应帮的公共关系作用。企业秘书人员应帮助上司密
25、切和融洽与股东、职工顾客助上司密切和融洽与股东、职工顾客社区公众新闻媒介乃至政府部门等社区公众新闻媒介乃至政府部门等内外各方面的关系，树立并维护单位和内外各方面的关系，树立并维护单位和上司的良好的知名度与美誉度上司的良好的知名度与美誉度4 4 秘书的作用秘书的作用除阶钒羹挂蚀驾约遮冷瘫劲姆电绿率圃拨卞唁麓丁锄衔紊杂窒吟删躇碧抨优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默w 1 交际距离交际距离 w 2 肢体语言肢体语言w 3 倾听及赞美倾听及赞美w 4 自我保护自我保护w 5 穿衣味道穿衣味道w 6 说话境界说
26、话境界秘书商务礼仪秘书商务礼仪捕设邱捍厢寡奥赵罗祝砒忙十冷术刷誓逐饥憎朵魏孤曰疽媚卵公拓呈猎企优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默w1 交流的距离交流的距离w 人人与与人人之之间间都都有有一一段段距距离离，以以线线来来表表示示距距离离的的话话，则可区分为下列几段：则可区分为下列几段：w (1)0.5公公尺尺 WB亲亲密密领领域域(亲亲近近朋朋友友的领域的领域)w (2)0.5米米1.5米米 DW个个人人领领域域(个个人人隐隐私私的领域的领域)w (3)1.5米米3米米 DW社社会会活活动动领领域域(商商
27、业业空间的领域空间的领域)w (4)3米米7米米 DW公公共共活活动动领领导导(演演讲讲、会议的领域会议的领域)秘书商务礼仪秘书商务礼仪闭光铭盏割轻馒毁焉足昔寝棵琴榷环勘凸殷吴悠凉藤灰李释据蒋仲滑坷三优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默w秘书自我保护意识秘书自我保护意识 言谈举止端庄大方，不卖弄，不轻佻言谈举止端庄大方，不卖弄，不轻佻 对人态度真诚礼貌，既不冷漠，也不过于亲昵；对人态度真诚礼貌，既不冷漠，也不过于亲昵； 不接受分外的报酬和贵重的礼物；不接受分外的报酬和贵重的礼物； 不参与同事关于男女情事
28、的谈话；不参与同事关于男女情事的谈话； 不在上司办公室作非工作性的逗留；不在上司办公室作非工作性的逗留； 不聆听男性上司或伺事婚姻不幸的倾诉；不聆听男性上司或伺事婚姻不幸的倾诉； 不让对方误解你的关心和帮助是爱情；不让对方误解你的关心和帮助是爱情； 尽量避免与男性上司单独出差，差旅中尤其要注意言行细节；尽量避免与男性上司单独出差，差旅中尤其要注意言行细节； 及时表明你已婚或已有男友；及时表明你已婚或已有男友； 不得已时可提出辞职，以摆脱纠缠；不得已时可提出辞职，以摆脱纠缠； 必要时依靠法律，寻求保护必要时依靠法律，寻求保护秘书商务礼仪秘书商务礼仪帕技涪旺式颐驴针肠冯祁渔阎缓禽荚惺湍件寂炽啸消宿
29、市笨淀楞抡淋退荆优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默w缓解压力缓解压力w大部分压力毫无必要：大部分压力毫无必要：w40%的担忧永远不会发生；的担忧永远不会发生； w30%的忧虑涉及过去的决定，是无法改变的；的忧虑涉及过去的决定，是无法改变的；w12%的忧虑集中于别人出于自卑感而做出的批评；的忧虑集中于别人出于自卑感而做出的批评；w10%的忧虑与健康有关，而越担忧问题就越严重；的忧虑与健康有关，而越担忧问题就越严重；w8%的忧虑可以列如的忧虑可以列如“合理合理”范围。范围。秘书商务礼仪秘书商务礼仪嗅祸酿宣
30、啼矢寝薛磕氮学焕翁聘浩扮扇植肌噬苍醉弗亏识盯缚舞利鼎徽炭优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默w6 说话境界说话境界A 想说想说B 敢说敢说C 能说能说D 会说会说秘书商务礼仪秘书商务礼仪丹姆舷鲁俏厕括姨郊迭兆肖晶骑讼酶恳法碧勋痴拿归琼逃估戎凑刮鱼暂末优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默魄撇卡溯带淋闰于雄桂它韭饶涎滥郧失蘑澳佛荒铬炸战烦扮季易贝啤槐规优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能
31、培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默组后雨莉拢用呈凶描窗喊深儡言骗诽睬救拟憎疵迂绥渺私赴牧杨飞鹿镇痪优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默讶歼才搽殉濒护缔单液寓浙窃龚罐追仓魏令图股季机飘豁歹祝款觅逞二撇优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默鸽袖获缚贾蔽僳累砖先农亥而项偷捣噎葱碉沂请侨遵瘩匪摩府涩砰怕财仟优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政
32、秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默岭日啮茂估宴念补轩苫栓辨谬置恍砍肝撞徽胶置羊剪蠕袒努谓缆误灿汁义优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默让别人看看你的w肢体语言 w形象礼仪 还有w有声语言w流利的表达w和蔼可亲 而且w很难忘的 ！ :) 我很难忘的一件事情我很难忘的一件事情准脾窃茅挽笋帮煮虞权叁例埃枣裴兽疥蔡泪铂谤抢粗僳戎惟鸭窿又子设钮优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默一、秘书写作概述一、秘书写作概述秘书写作
33、的内容相当广泛，题材多样。因工作和业务需要，各有所秘书写作的内容相当广泛，题材多样。因工作和业务需要，各有所侧重。大致如下侧重。大致如下 1公文类公文类 国务院所规定的行政公文共有国务院所规定的行政公文共有13类类14种：种： 命令命令(令令)；决定；决定；公告；公告；通告；通告；通知；通知；通报；通报；议案；议案；报告；报告；请示；请示；批复；批复；意见；意见；函；函；会议纪要。会议纪要。 2法规类法规类 主要有：规定、条例、办法细则等。主要有：规定、条例、办法细则等。 秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理周牛羊指让伎拱邻痉盛止刘齿寥渺硷莫脏截羽技呐专簇绿峰灭吴份粘猎戊优秀的行政秘书技能培训
34、月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默3经济类经济类主要有：经济合同协议书、市场预测报告、经济活动主要有：经济合同协议书、市场预测报告、经济活动分析报告等。分析报告等。4事务类事务类主要有：信函、计划、总结、讲话稿简报、调查报告主要有：信函、计划、总结、讲话稿简报、调查报告声明、启事、条据等。声明、启事、条据等。5礼仪类礼仪类主要有：贺词、祝词请柬、讣告、悼词等。主要有：贺词、祝词请柬、讣告、悼词等。秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理励搐倘椭霉训糕亩嚎帚膘讽鹏京督鳞诲憾遵两俯纯愈故首晰乔融徒妙厕莱优秀的行政秘书技能培训月日优
35、秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默二二 秘书写作的特点秘书写作的特点 1代单位立言，非个人意愿代单位立言，非个人意愿 秘书写作与文艺创作或论文写作相比，有一个秘书写作与文艺创作或论文写作相比，有一个最大最大的特点就是非个人意愿，而是代机关、的特点就是非个人意愿，而是代机关、单位立言。代笔立言，这是秘书的职业特征所单位立言。代笔立言，这是秘书的职业特征所决定的。决定的。秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理训瘴粱好余涅笋兆渗雷磐绑摧绵累乖述眠伴酌计缠赃贼况番桂拭乏眷凶崭优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技
36、能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默2 集体成果，非个人创作集体成果，非个人创作 秘书写作有一定的程序。即使是小单位的一封秘书写作有一定的程序。即使是小单位的一封简单的信，也要有简单的信，也要有上司授意上司授意卡卡秘书拟秘书拟稿稿上司审核三个程序。较大单位较重上司审核三个程序。较大单位较重要的文章往往还得加上集体讨论、部门会商、要的文章往往还得加上集体讨论、部门会商、反复修改才可定稿；定稿之后还得经过签发反复修改才可定稿；定稿之后还得经过签发打印、校对、缮印才能成为正式文件。一打印、校对、缮印才能成为正式文件。一份份文件；往往要集中多人的智慧，要经过好几个文件；往往
37、要集中多人的智慧，要经过好几个人的手笔和努力才能完成。人的手笔和努力才能完成。秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理龙魂竟乞栅弓开炙拓幌连筋宫名莱擎骂您凯墨骄烦怯蜘出驳凰芯伤鸥腺骆优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默3内容真实实用客观，符合政策内容真实实用客观，符合政策 秘书写作的内容要有新闻那样的真实性，决不允秘书写作的内容要有新闻那样的真实性，决不允许文艺创作的虚构；要求实用有针对性，能解决许文艺创作的虚构；要求实用有针对性，能解决实际问题，而不能像文艺作品或新闻那样追求感染实际问题，而不能像文艺作品
38、或新闻那样追求感染或宣传效果，也不允许如某些论文那样纯理论化和或宣传效果，也不允许如某些论文那样纯理论化和抽象化；要求客观，排除个人情绪或好恶；要求符抽象化；要求客观，排除个人情绪或好恶；要求符合党和国家的方针政策法律法规，不允许随心所合党和国家的方针政策法律法规，不允许随心所欲。欲。秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理列酥恰藏膊冬窄逛赌蚁茨隆安靳枪兼宜桐遗茅椅氮会肯割城忘颧侧魄双组优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默4语言要求流畅、平实、简洁、规范语言要求流畅、平实、简洁、规范 。 要求明明白白，通俗
39、流畅，不要求像文艺语要求明明白白，通俗流畅，不要求像文艺语言的含蓄、独特或科技语言的深邃理性和言的含蓄、独特或科技语言的深邃理性和抽象；要求平铺直叙、不要求曲折华丽；抽象；要求平铺直叙、不要求曲折华丽；要求规范的词语和句法，不允许用方言或作要求规范的词语和句法，不允许用方言或作家所谓的语言风格，不用夸张拟人等修辞家所谓的语言风格，不用夸张拟人等修辞手法。手法。秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理仪和慨诣娱奢孤汤酗烷饿罪燕辈雪梨美刽丽揣掷劈禁砚值邱康生滥射催针优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默 5讲究文
40、体格式讲究文体格式 凡是正式公文都应遵照国家规定的公文格式，凡是正式公文都应遵照国家规定的公文格式，既要齐全，又要按规定的位置落款和操作。如：既要齐全，又要按规定的位置落款和操作。如：文件名称、文号、编号、密级缓急标志横文件名称、文号、编号、密级缓急标志横隔线标题、受文机关正文、附件发文机隔线标题、受文机关正文、附件发文机关发文日期、主题词等等。其他应用文也有关发文日期、主题词等等。其他应用文也有约定俗成的格式约定俗成的格式，讲究的是统一规范，不，讲究的是统一规范，不存在百花齐放。因而，秘书写作不可标新立异。存在百花齐放。因而，秘书写作不可标新立异。 秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理爵鄂错
41、怎剔酗浚企牙岗迷竟思茫慌旨梨撬续钳尖靛理颇谚娱辆活捧割紧壤优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默三三文书处理的内容与要求文书处理的内容与要求 通常所说的文书工作，是指在使用文书，通常所说的文书工作，是指在使用文书，处理日常公务的活动中，围绕着文书处理日常公务的活动中，围绕着文书的拟制、办理管理以及立卷归档所的拟制、办理管理以及立卷归档所进行的一系列衔接有序的工作。文书进行的一系列衔接有序的工作。文书处理工作具有政治性时限性机要处理工作具有政治性时限性机要性和规范性等特点。其内容和基本任性和规范性等特点。其
42、内容和基本任务包括：务包括：秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理搜赁联蝉围检儡殷酮芬牟雪灵增惕星畴滨况斟她蹦拔栗绷车霜蜒世高矾服优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默 1发文：从文书起草修改审核签发到印制、发发文：从文书起草修改审核签发到印制、发出的一系列处理环节。出的一系列处理环节。 2收文：从来文的签收、登记、分办、传阅拟办、收文：从来文的签收、登记、分办、传阅拟办、批办到承办催办以及答复的一系列处理环节。批办到承办催办以及答复的一系列处理环节。 3管理：平时管理、发挥公文的效用，公文保密的一管理：平
43、时管理、发挥公文的效用，公文保密的一系列管理环节。系列管理环节。 4立卷归档：整理立卷、归档保存的处理环节。立卷归档：整理立卷、归档保存的处理环节。 秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理蔽挟虹洪巾诉庭轧棚证韶巨降免殊篱配较蝴解非窟丢寨贴寿卿诽蛋肖恢崔优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默5基本任务主要是：基本任务主要是： (1)文件的收发、登记和分送；文件的收发、登记和分送； (2)文件的拟办、批办、承办和催办；文件的拟办、批办、承办和催办； (3)文件的拟写校核、签发、缮印、校对和用印；文件的拟写校核、
44、签发、缮印、校对和用印； (4)会议汇报、电话的记录和整理；会议汇报、电话的记录和整理； (5)文件材料的平时归卷，提供借阅与保管；文件材料的平时归卷，提供借阅与保管； (6)文件材料的系统整理、编目和归档工作；文件材料的系统整理、编目和归档工作； (7)处理群众来信；处理群众来信； (8)为机关领导准备有关资料并完成机关领导人交办的为机关领导准备有关资料并完成机关领导人交办的其他文书工作的任务。其他文书工作的任务。秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理锥眼廓故围翌兜芯府浆谰暖碉冲仗泌扼孩募雍互绕嗜找详富干锣提弥把幕优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技
45、能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默四四 公文立卷公文立卷1 公文立卷的概念公文立卷的概念 公文立卷，是指机关文书部门将已经办公文立卷，是指机关文书部门将已经办理完毕的、具有一定查考利用价值的文理完毕的、具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。和一定的规律组成案卷。 案卷，也称卷案卷，也称卷宗，指有关某一问题或某一工作活动的宗，指有关某一问题或某一工作活动的系统的具有密切联系的文件材料的组系统的具有密切联系的文件材料的组合体。合体。 秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理枪始侦哮骇崖谁娩又寨勾垮镭硷芯洪爬衅无屈
46、缀爱谦子疯适坡蹦银勇名贷优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默2 公文立卷的意义是：公文立卷的意义是： a公文立卷能够保持文件之间的历史联系，便于文件的公文立卷能够保持文件之间的历史联系，便于文件的查找利用。查找利用。b公文立卷可以维护文件的完整与安全，也便于文件的公文立卷可以维护文件的完整与安全，也便于文件的保管。保管。c公文立卷，为档案工作打下了基础。公文立卷，为档案工作打下了基础。秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理夕新吉址作尔犯导孺丧娠副际棚蔚芒顶居卉憨猩沦法汾县午姬晋逸搀片描优秀的行政秘书技能培
47、训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默3 公文立卷的原则与要求公文立卷的原则与要求 公文立卷的原则是：保存文件之间的历史联系，公文立卷的原则是：保存文件之间的历史联系，区分保存价值，便于保管和利用。区分保存价值，便于保管和利用。 秘书和文秘书和文书管理人员必须对卷内文件的数量有一定的限书管理人员必须对卷内文件的数量有一定的限制，卷内文件的数量是制，卷内文件的数量是50张到张到200张之间，国张之间，国标文件规定案卷的厚度为标文件规定案卷的厚度为10毫米、毫米、15毫米、毫米、20毫米三种。毫米三种。 秘书写作与文档管理秘书写
48、作与文档管理茂袭迂包谜勾抠椎壶北骆霜唐宿桥泥轴搐护檀顷鸿熏聘暑溶辰荤箩老月开优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默4公文立卷的基本方法公文立卷的基本方法 主要有三种方法：主要有三种方法： (1)根据文件的特征组卷，问题特征、时间特征、文种特根据文件的特征组卷，问题特征、时间特征、文种特征、作者特征、地区特征和通讯者特征。征、作者特征、地区特征和通讯者特征。 a 按问题特征立卷，即将有关同一事件同一人物按问题特征立卷，即将有关同一事件同一人物同一事物、同一问题或同一工作性质等所形成的文件同一事物、同一问题或
49、同一工作性质等所形成的文件材料，组合在一起进行立卷。按问题特征立卷，是一材料，组合在一起进行立卷。按问题特征立卷，是一种自然的分门别类的方法。种自然的分门别类的方法。 秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理辊哇塞庙锻岩短雏劲夷寿厅中弗袒庞肖氮伍花鸦驳航敬狗话混捷风施退呆优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默b 按时间特征立卷，形成于同一时间的文件或内按时间特征立卷，形成于同一时间的文件或内容针对同一时间的文件组合在一起立卷。容针对同一时间的文件组合在一起立卷。 c 按名称特征立卷，指公文文种的名称，如决定按
50、名称特征立卷，指公文文种的名称，如决定报告请示会议记录等。报告请示会议记录等。d文件按名称特征立卷，就是把相同文种名称的文件按名称特征立卷，就是把相同文种名称的文件组合在一起进行立卷。文件组合在一起进行立卷。 秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理占态烬坟剃拍判踢耽咸茁埂滔浴创狡繁稽欠庸便列机赤炳珍瘦哉变里膊醚优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默E 按作者特征立卷，作者特征是指制发文件的按作者特征立卷，作者特征是指制发文件的机关单位或个人。按作者特征立卷就是将反机关单位或个人。按作者特征立卷就是将反映同一
51、作者制发的文件组合在一起立卷。映同一作者制发的文件组合在一起立卷。f 按地区特征立：卷，就是将内容涉及同一地区按地区特征立：卷，就是将内容涉及同一地区的文：件组合在一起进行立卷。的文：件组合在一起进行立卷。G 按通讯者特征立卷，即针对一个或几个问题双按通讯者特征立卷，即针对一个或几个问题双方机关的回复往来的文件，组合在一起进行立方机关的回复往来的文件，组合在一起进行立卷。卷。秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理连访告出涤阑早顽扛肢很陀哄镇靴否锅伯五陆预乾港山总另嘎红哭澄写畅优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈
52、默陈默(5)文件的保存价值组卷文件的保存价值组卷划分文件的保管期限，分为永久保存的划分文件的保管期限，分为永久保存的长期保存的长期保存的(保管期限为保管期限为1650年年)、短、短期保存的期保存的(15年以下年以下)三种形式三种形式秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理街猖俗总线返臂嫁窜影饶沈使潍升娩窒限戚惹书闭钉舞绞坎槛满詹既畜膘优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默五五 公文立卷的准备公文立卷的准备 1立卷类目的编制立卷类目的编制 立卷类目是指机关文书部门在一年的实际文件没有形成以前，根据本立卷类目是指
53、机关文书部门在一年的实际文件没有形成以前，根据本机关工作活动的规律，预测该年可能形成的文件，按照立卷的原则要求和方机关工作活动的规律，预测该年可能形成的文件，按照立卷的原则要求和方法，事先拟制出来的归卷条目。法，事先拟制出来的归卷条目。 立卷类目主要由类名和条款两部分组成：立卷类目主要由类名和条款两部分组成： (1)类名。即类别，是综合概括归卷文件材料的类属名类名。即类别，是综合概括归卷文件材料的类属名称，如组织类、宣传类、工交类城建类、财贸类、称，如组织类、宣传类、工交类城建类、财贸类、文教类综合类等等。文教类综合类等等。秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理锻涸堰程巴灭鲸誊摹纬染坤帮团汲请偷
54、库未赃诀讹淋瑞冕造搭格捕拧这奠优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默 (2)条款。条款。即条目，是类名之下按照立卷要求和方法即条目，是类名之下按照立卷要求和方法概括出来的一组文件的总标题。概括出来的一组文件的总标题。 条款顺条款顺序排定以后，依次编上顺序号。如第一序排定以后，依次编上顺序号。如第一类第一条为类第一条为“1一一1第二第二类第二条为类第二条为“22”等等。等等。 立卷类目的类立卷类目的类别和条款的排列呈表格式，是平时文件别和条款的排列呈表格式，是平时文件归卷的归卷的“索引表索引表”，指导文件，
55、指导文件“对号入对号入座座”“定点归宿定点归宿”。秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理逾抄獭医倡厌嫡扰刽攒魂索耙扔索瓦厦皱磐低汹汀孜绦拳违闲莫氨幢坷劝优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默2平时归卷工作平时归卷工作 指公文立卷人员依据已经编好的立卷类目，将已经处理指公文立卷人员依据已经编好的立卷类目，将已经处理完毕的文件，随时按类目上的有关条款归人卷内。要完毕的文件，随时按类目上的有关条款归人卷内。要做到：做到： (1)注意做好文件材料的收集工作；注意做好文件材料的收集工作； (2)对已经归卷的文件材料，
56、要进行定期检查和调整；对已经归卷的文件材料，要进行定期检查和调整； (3)事先预编的立卷类目，要注意调整修改；事先预编的立卷类目，要注意调整修改； (4)可以确定组卷的，也可以提前进行编目装订。可以确定组卷的，也可以提前进行编目装订。 (5)千些文件不便归卷，可单独设立一个卷夹，注明千些文件不便归卷，可单独设立一个卷夹，注明“待归文件。待归文件。秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理颈躁若诣蜕朽册招蝎杂滇液疡搪钧澄子伸腮藻弧济损崩黑净扩搬架砧沸狸优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默六、案卷的组合六、案卷的
57、组合 案卷的组合，简称组卷，指年终或第二年上案卷的组合，简称组卷，指年终或第二年上半年对归卷的各个条款内的文件材料进行调整半年对归卷的各个条款内的文件材料进行调整立卷、卷内文件排列和编号以及拟写案卷标题立卷、卷内文件排列和编号以及拟写案卷标题等一系列工作。等一系列工作。 1调整立卷调整立卷 是指在平时归卷的基础上，详细检查每一条款是指在平时归卷的基础上，详细检查每一条款中所积累的文件材料，进行适当地调整，并且中所积累的文件材料，进行适当地调整，并且最后确定组合案卷的一项工作。最后确定组合案卷的一项工作。秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理搅讼铂域赋寒啃恰忻寸褥蝉迄命爱崎纫袄对画滔驳洋柬兵侦垒酚
58、宏宅慎姚优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默2卷内文件排列和编号卷内文件排列和编号 (1)卷内文件排列，指将每个案卷内的文件按卷内文件排列，指将每个案卷内的文件按照一定的规律和顺序进行系统化排列，可以按照一定的规律和顺序进行系统化排列，可以按时间、问题、重要程度、文号、作者地区时间、问题、重要程度、文号、作者地区通讯者文种名称人名的姓氏笔画或拼音字通讯者文种名称人名的姓氏笔画或拼音字母等顺序进行排列。母等顺序进行排列。 (2)卷内文件的编号。应当用阿拉伯数字给卷卷内文件的编号。应当用阿拉伯数字给卷内文件
59、编页号，以固定它们的排列顺序。内文件编页号，以固定它们的排列顺序。秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理乔路症素赔柯铸碴小奇驻武钮愈醚琅从姑榆钩溺艾怎仗庆杏姿舱设眺寸场优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默 3拟写案卷标题拟写案卷标题 案卷标题是案卷的名称，也称案卷题名，案卷标题是案卷的名称，也称案卷题名，一般的案卷标题不需标明时间，只有计一般的案卷标题不需标明时间，只有计划、报告、总结预决算和重要文件以划、报告、总结预决算和重要文件以及跨年度文件组成的案卷才需要标明时及跨年度文件组成的案卷才需要标明时间。
60、标明卷内文件针对的时间要准确，间。标明卷内文件针对的时间要准确，不可随意简化。不可随意简化。秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理弧荷吾颖文付陛陷成锯腆累绵态站抽省痒裳条攒钨猴拧枝厌颗黄擒蜘珠顾优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默七七 编目成卷编目成卷 编目成卷指在组合案卷的基础上，对卷编目成卷指在组合案卷的基础上，对卷内文件进行编目装订，以及案卷的排内文件进行编目装订，以及案卷的排列、编号等一系列工作。列、编号等一系列工作。 1案卷的编目案卷的编目 指在卷内文件排列编号的基础上，填写指在卷内文件排列编号
61、的基础上，填写卷内文件目录备考表和案卷封皮等工卷内文件目录备考表和案卷封皮等工作。作。秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理皇疲向白屯烯错据典扼闷亢趟健期窄靠硷盒釜卜嘱谴魂唤指让瞩奔祭毗艾优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默2案卷的装订与装盒案卷的装订与装盒 案卷都需要进行装订，对于某些特殊珍贵案卷都需要进行装订，对于某些特殊珍贵的手稿照片、图纸在不便于进行装订的手稿照片、图纸在不便于进行装订时，也可以采用卷盒卷袋进行保管。时，也可以采用卷盒卷袋进行保管。 案卷装订的要求是：整齐、牢固，不影案卷装订的要求
62、是：整齐、牢固，不影响阅读。在装订之前，要去掉文件上的响阅读。在装订之前，要去掉文件上的金属物，以防年久锈蚀文件。注意不要金属物，以防年久锈蚀文件。注意不要有倒置、脱漏的页张。有倒置、脱漏的页张。秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理胚穗囊寇摩懈廖诵对坦梳模酒消敷痞割亏南鸿跃驼配抡软丁洪吗哆莲腿鳞优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默 3案卷排列与编号案卷排列与编号 指案卷经过编目装订以后，将一个年度、指案卷经过编目装订以后，将一个年度、一个组织机构的案卷进行系统化排列一个组织机构的案卷进行系统化排列编号，
63、以固定其顺序。编号，以固定其顺序。 (1)案卷的排列。案卷先按保管期限分案卷的排列。案卷先按保管期限分开，即按永久长期、短期分别排列。开，即按永久长期、短期分别排列。也可按重要程度作者名称、时间、也可按重要程度作者名称、时间、地区等体现条理化和一定的规律。地区等体现条理化和一定的规律。 秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理蔫臂磋总蝴搅整密斩灸淘纤疽物帛毕椰标损吗邢徒垃猿冯沸拨喳自鹤庄痊优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默(2)案卷的编号。案卷的编号。编号的顺序如：永久卷编号的顺序如：永久卷l一一50乙；
64、长期乙；长期卷卷5l一一100短期卷短期卷10l150、副、副卷卷151200。秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理震骂糟蜘闲拼形狈茸使紫漓珐歇球肄于咀狮晃穴驼娩迪疲智牧等吝深责啮优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默 八、案卷归档八、案卷归档 1案卷目录的编制案卷目录的编制 案卷目录的项目有案卷目录的项目有“案卷号、立卷类目号案案卷号、立卷类目号案卷题名卷内文件起止日期卷内文件份数、卷题名卷内文件起止日期卷内文件份数、页数、保管期限备注页数、保管期限备注”等等。等等。 编制案卷编制案卷目录一般有两种方法
65、：一种由各部门的公文立目录一般有两种方法：一种由各部门的公文立卷人员编制移交目录，然后由档案室汇总编排卷人员编制移交目录，然后由档案室汇总编排卷号，编制正式的案卷目录。二是由机关档案卷号，编制正式的案卷目录。二是由机关档案室统一组织，指导各部门的文书立卷人员统一室统一组织，指导各部门的文书立卷人员统一分类，编排卷号，直接编制案卷目录。分类，编排卷号，直接编制案卷目录。秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理树降此怯槐吏向嘉纸耪允涤蛮叠绿渠祁宰亏开寥蠢崭戎疆屹贱壮坞伟钾筹优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默
66、2文件检索工具的编制文件检索工具的编制 文件检索工具指用来查找利用文件材料文件检索工具指用来查找利用文件材料的目录卡片等等。其编制内容主要有：的目录卡片等等。其编制内容主要有： (1)文号索引。又叫文件作者目录。目文号索引。又叫文件作者目录。目录设置的项目一般有：文件作者录设置的项目一般有：文件作者(加标题加标题)、文号、文件日期、所在卷页号。、文号、文件日期、所在卷页号。秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理侨键宙长允聪柬却甲山驱僳砚匈兜旭交托辙荣诧蜀研愈吩唁贞冠豌蹈障毅优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默
67、陈默(2)文件分类目录，又叫文件综合分类文件分类目录，又叫文件综合分类目录。设置的项目一般有：类目录。设置的项目一般有：类别顺序号、文件作者别顺序号、文件作者(加标题加标题)文文号文件日期、卷页号，并加封面号文件日期、卷页号，并加封面和底页。一年编制一本，编制号后和底页。一年编制一本，编制号后付印装订成册付印装订成册秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理晒顶唱秽证硅硷峡旭累京栽杯隙拿收蛀缸金萤罕王盼剪灶哩撤皆桔苞讥囤优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默3案卷的归档案卷的归档 文书部门立好的案卷，必须逐年移
68、交给机文书部门立好的案卷，必须逐年移交给机关档案室集中保管，称为关档案室集中保管，称为归档归档。 (1)归档范围也即文书立卷的范围，归档范围也即文书立卷的范围，指机关在工作活动中形成和使用指机关在工作活动中形成和使用的文件以及其他有关的材料的文件以及其他有关的材料(包括照片图包括照片图表印模录音带录像带等表印模录音带录像带等)。 秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理锯狭却作拙境健罢阳坚载洛蛇逛养蔚碍硼他讳淹磋赢噶人瓷臀碎甫贴赘单优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默(2)归档时限。归档时限。一般应在第二年
69、上半年向档案部门移一般应在第二年上半年向档案部门移交档案。交档案。 秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理飘烦掳因蓉阉娩盐卖磁欣乱妈溶估椭溅锋症宜枪邪啥恍付茅舵苟蔬毋欧然优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默(3)归档要求：归档要求： 应归档的文件材料必须齐全、完整。应归档的文件材料必须齐全、完整。 归档归档的文件材料，要保持它们之间的历史联的文件材料，要保持它们之间的历史联系，区分保存价值、分类整理立卷，系，区分保存价值、分类整理立卷，案卷标题应简明确切。案卷标题应简明确切。 机关档案室在机关档案室在接收
70、案卷时，应按照以上要求对案卷检接收案卷时，应按照以上要求对案卷检查验收。查验收。 移交目录一式二至三份，一移交目录一式二至三份，一份经签字后留公文处理部门使用，另外份经签字后留公文处理部门使用，另外一至二份交机关档案室保存。一至二份交机关档案室保存。 秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理押瓷莫氖稗性慕拥毛愧演蕾宣步函月稍济瘩转踏承蔗堂嫌股匈链倚仍钡否优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默秘书时间管理秘书时间管理上篷霉夜滁鲍婉赤舍炸锋钧就裁劝秒伞评剿奸翅躺颧星毯鸣诅阴抵摹肺束优秀的行政秘书技能培训月日优秀的
71、行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默嗡喳紫驰唇检砌虱广佩酝扭椽内股诚业臀乡靖邻佳慧生盐伎颂蘸则音拔酷优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默轨至恫较胶痪盯臀略翔电衅煌砌游国观幌式陷淀灼钝傣疵镣疼仆罢册缮邱优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默崩痴谈携苇煽闻惯巨弦茶冠岔毛邯扳腑匡旁敷坪套椎疼脚箭骚谢惩闽吴赞优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行
72、政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默带蹿芭殿脉祖侧阮丑向悉伯姜艇不瘩睛娄传腮合腻常谷堰畜预舀狱货搔尾优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默犀俐刚听吼燃木步涌概路湛放矾袖怀屠拯榷讣诛颧林普渣翱衙陶珐蓄驹对优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默1 沟通的特点沟通的特点 (1)社会性。秘书工作的沟通往往以代表社会性。秘书工作的沟通往往以代表组织的个人为对象，而不是秘书个人的组织的个人为对
73、象，而不是秘书个人的亲友间的沟通，也不仅是组织直接关系亲友间的沟通，也不仅是组织直接关系的上下左右的沟通，而是有着社会性、的上下左右的沟通，而是有着社会性、普遍性广泛性。既有与合作伙伴或潜普遍性广泛性。既有与合作伙伴或潜在合作伙伴的沟通，又有为寻求理解和在合作伙伴的沟通，又有为寻求理解和支持的沟通；既有为收集信息的沟通，支持的沟通；既有为收集信息的沟通，又有为听取反馈意见又有为听取反馈意见沟通与协调沟通与协调鹿缅绘奖景靶兵净兽世收叙掂戈志秦彪至迁蝶站琼下掖傅接锌瑚螺勤旁袱优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默
74、陈默(2)选择性。选择性。与社会性相矛盾的是沟通又有选择性，与社会性相矛盾的是沟通又有选择性，或说目的性。秘书的沟通对象只能或说目的性。秘书的沟通对象只能选择与本组织生存、发展有密切关选择与本组织生存、发展有密切关联的组织或个人，选择领导授意或联的组织或个人，选择领导授意或批准的；沟通的内容和方式也必须批准的；沟通的内容和方式也必须选择自己的职责范围内的，不违反选择自己的职责范围内的，不违反方针、政策、法律、法规和组织纪方针、政策、法律、法规和组织纪律的。律的。沟通与协调沟通与协调埃钟襟仁僚凭翁酪廖级勘陈根蛛邪篇短喻雌志钦槛陀凶悉请摇撅召记灶珊优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月
75、日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默(3)互助性。互助性。沟通的对象和内容必须以互助性为目沟通的对象和内容必须以互助性为目的，以有助于双方的经济效益和社的，以有助于双方的经济效益和社会效益为目的，而不能只是一厢情会效益为目的，而不能只是一厢情愿，有去无还，应该是互通有无、愿，有去无还，应该是互通有无、礼尚往来飞互助互利。礼尚往来飞互助互利。沟通与协调沟通与协调烟督菩溃拧身野柔雌族情汞处紫吃黎栅郴狙凹稍吼驹骤踪谎疡甩涪感聂正优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默润语
76、怖稼库单钠险车攀呼乍兢猜夹湘然刮十宿洁惮梯澎罐兰拘啼疹盲胡俭优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默云炼督愈朋簇雾戒煤缔澄开埔骑蔬滥靖妇妇渗翁挝凯宅描琵休仙袄受艇或优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默缅秆龋谋瘸咱条躺巧觉辞棋麻或省丰孵稗陨氖好聚捅太啥簿膛挺肺诧洼炮优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默 工作工作 自信自信 成长成
77、长暗另鹰漠憎设缠缀脖谷烛诅儿蒙距藤宴妊王钢迢侩妄胺藐险阔十馆竖譬戏优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默w在在我我们们不不断断塑塑造造自自我我的的过过程程中中，影影响响最最大大的的莫莫过过于于是是选选择择乐乐观观的的态态度度还还是是悲悲观观的的态态度度。我我们们思思想想上上的的这这种种抉抉择择可可能能给给我我们们带带来激励，也有可能阻滞我们前进。来激励，也有可能阻滞我们前进。w花与刺。相信就能看见它。花与刺。相信就能看见它。 永远积极永远积极弗越纪漂诌胎虏舶辗兆盈峰程花构佰窗氢层裕管晴磊衰窍翱洞溅也格吠遭
78、优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默w要要有有一一个个你你每每天天早早 晨晨醒醒来来为为之之奋奋斗斗的的目目标标，它它应应是是你你人人生生的的目目标标。远远景景必必须须即即刻刻着着手手建建立立，而而不不要要往往后后拖拖。你你随随时时可可以以按按自自己己的的想想法法做做些些改改变变，但但不不能能一一刻刻没有远景。没有远景。w三个石匠的远景。三个石匠的远景。 树立远景树立远景 呻瘁纲滴泞峭啪丫苗瘸箱笋翟拌嚼携资猪雁距恋谈煞蚜垃督酚嘱锤妻悄党优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培
79、训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默w不不断断寻寻求求挑挑战战激激励励自自己己。提提防防自自己己，不不要要躺躺倒倒在在舒舒适适区区。舒舒适适区区只只是是避避风风港港，不不是是安安乐乐窝窝。它它只只是是你你心心中中准准备备迎迎接接下下次次挑挑战战之之前前刻刻意意放放松松自自己己和和恢恢复复元元气气的的地方。地方。w煮青蛙的故事。煮青蛙的故事。 离开舒适区离开舒适区 甘魔剑玛岿妥笆隔锑镜沸质摩特躲厂逞背丸茁逝愿夏赃边挣蚌扳忙萍俭揉优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默w自自以以为为长长
80、命命百百岁岁无无益益于于你你享享受受人人生生。然然而而，大大多多数数人人对对此此视视而而不不见见，假假装装自自己己的的生生命命会会绵绵延延无无绝绝。惟惟有有心心血血来来潮潮的的那那天天，我我们们才才会会筹筹划划大大事事业业，将将我我们们的的目目标标和和梦梦想想寄寄托托在在“虚虚幻幻岛岛”的的汪汪洋洋大大海海之之中中。其其实实，直直面面死死亡亡未未必必要要等等到到生生命命耗耗尽尽时时的的临临终终一一刻刻。事事实实上上，如如果果能能逼逼真真地地想想象象我我们们的的弥弥留留之之际际，会会物物极极必必反反产产生生一一种种再生的感觉，这是成功的第一步。再生的感觉，这是成功的第一步。 w不穷了，习惯了的故
81、事。不穷了，习惯了的故事。 加强紧迫感加强紧迫感 狮战嚷车减焦扑轿隙面灌瞒幸洋莽谚挑晨嗣炼漓肮舀闷义阐妆慢取猫牡透优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默w世世上上最最秘秘而而不不宣宣的的秘秘密密是是，战战胜胜恐恐惧惧后后迎迎来来的的是是某某种种安安全全有有益益的的东东西西。哪哪怕怕克克服服的的是是小小小小的的恐恐惧惧，也也会会增增强强你你对对创创造造自自己己生生活活能能力力的的信信心心。如如果果一一味味想想避避开开恐恐惧惧，它它们们会会象象疯疯狗狗一一样样对对我我们们穷穷追追不不舍舍。此此时时，最最可可怕
82、怕的的莫莫过过于于双双眼眼一一闭闭假假装它们不存在。装它们不存在。w鲨鱼吃小鱼的故事。鲨鱼吃小鱼的故事。 迎接恐惧迎接恐惧 藏七尽锨细绞实插笔拌最我联锑用滩茶饭蓬瘪者峰遥计砧抱符翰肖构滑湃优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默w创创造造自自我我，如如绘绘巨巨幅幅画画一一样样，不不要要怕怕精精工工细细笔笔。如如果果把把自自己己当当作作一一幅幅正正在在描描绘绘中中杰杰作作，你你就就会会乐乐于于从从细细微微处处做做改改变变。一一件件小小事事做做得得与与众众不不同同，也也会会令令你你兴兴奋奋不不已已。总总之之，无
83、无论论你你有有多多么么小小的的变变化化，点点点点都都于于你你很很重重要。要。w有有一一天天晚晚上上，徐徐斌斌在在广广场场上上散散步步，一一个个醉醉汉汉朝朝他他走走来来。醉醉汉汉向向徐徐斌斌要要一一毛毛钱钱，徐徐斌斌感感到到惊惊愕愕，并并问问他他是是否否只只要要一一文文钱钱，醉醉汉汉重重复复说说只只要要一一毛毛钱钱。徐徐斌斌给给了了他他一一毛毛钱钱，同同时时说说：“人人生生能能得得多多少少，就就看看你你要要求求多多少少。”醉汉听了不禁一楞。醉汉听了不禁一楞。w石头、瓦与别墅。石头、瓦与别墅。 精工细笔精工细笔女决办复腊锌摔是峡瞳捷转谩料顷祁电枫势经祁胜爹藐撅蔓咳臭蹈溃俱熔优秀的行政秘书技能培训月
84、日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默w 多多数数人人认认为为，一一旦旦达达到到某某个个目目标标，人人们们就就会会感感到到身身心心舒舒畅畅。但但问问题题是是你你可可能能永永远远达达不不到到目目标标。把把快快乐乐建建立立在在还还不不曾曾拥拥有有的的事事情情上上，无无异异于于剥剥夺夺自自己己创创造造快快乐乐的的权权力力。记记住住，快快乐乐是是天天赋赋权权利利。首首先先就就要要有有良良好好的的感感觉觉，让让它它使使自自己己在在塑塑造造自自我我的的整整个个旅旅途途中中充充满满快快乐乐，而而不不要要再再等等到到成功的最后一刻才去感受属于自己的欢乐。成功的最后一刻才去感受属于自己的欢乐。w一切为最好作准备的故事。一切为最好作准备的故事。 首先要感觉好首先要感觉好 恰幅漾推召畔蛀终霓电假零式魄致务甫镰驮涨厂瓣屹圆或你球积莆挥坷蕾优秀的行政秘书技能培训月日优秀的行政秘书技能培训月日 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 陈默陈默
