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1、第四章第四章 协调工作协调工作 o第一节 协调的基本原理和作用o第二节 协调的原则和方法o第三节 协调的内容和过程第一节 协调的基本原理和作用协调的内涵o就一般意义而言，协调是主客体之间为实现一个共同的目的而相互沟通，寻找共同点，从而实现某种平衡，达到某种默契的一种行为方式。o简而言之，协调就是使工作中的有关各方同心协力，适当配合，从而减少摩擦，增加效益。 一、协调的基本原理协调的原理以系统论为理论基础。协调具有目的性、整体性、层次性等特征，协调不等于统一或同步，协调的唯一标准是使相关方面配合得当。 根据这一原理，协调由协调主体 、协调对象 、协调背景 、协调目标 组成。主体客体背 景 目 标
2、出发点归宿方 法二、协调的作用 1协调是管理的一项重要职能2协调是文秘管理部门的一项特殊职责和基本任务从文秘管理部门所处的位置来看，文秘管理部门是组织的综合部门，它与其他部门相比处于一个中心枢纽的地位，文秘管理部门特殊的位置决定了它应该，也最适合肩负重要的协调职责，承担繁重的协调任务。 从文秘管理的内容来看，它的任务就是为领导服务、为下属部门服务和为广大群众服务。协调是领导工作的客观规律和必然要求，是赋予文秘管理部门的特殊职责，它在整个机关中起着举足轻重的作用。 第二节 协调的原则和方法o文秘部门协调的特点：n从属性n广泛性n非直接性和非权威性 一、协调的原则1尊重客观事实2服从全局利益3注重
3、说服教育4坚持分级负责案例：处在矛盾点上的姚主任o县粮食局办公室收到了县政府办公室转来的一封控告信，是本县最边远的河口镇乡民写来的。信的内容是说，县粮食局所辖种籽公司，卖给当地农民的杂交水稻种是假冒伪劣品种。眼看播种即至，要求县长“为民作主。”同时，县政府办公室打来的电话；根据县长指示，要求粮食局和种籽公司各派一人，其中一人必须是种籽技术员，同县政府办公室主任火速赶往事发地点调查情况，解决问题。 o县政府办公室李主任，三十出头，办事雷厉风行；粮食局办公室姚主任经验丰富，老成稳重；种籽公司技术员胡香芬，朝气蓬勃，年仅二十。在李主任率领下，三人星夜赶到河口镇。第二天上午，三人分头深入农户，了解情况
4、。中午，回到住处时，李主任便同胡香芬发生了激烈争执。o原来，李主任找到写信的农民，并查看了稻种和该农民试验的种籽，出芽率仅为20%左右，回到驻地，他一见胡香芬，便劈头盖脸斥责起来：“你们种子公司为一己之利，昧着良心，竟干出这种坑农的事来”胡香芬正哼着流行歌曲，她心里很不高兴，因为她察看的几户农户的种子都很正常。年轻气盛的她，便梗着脖子与李主任吵起来，随后便冲出住所。o过了一会儿，姚主任回来了，见李主任一声不吭地抽闷烟，他觉得气氛有些不对。o你认为李主任的做法是否妥当？如果你是姚主任，该怎么办？ 二、协调方法从形式上划分：1公文协调2会议协调3电话或E-mail协调4面谈协调思考：这几种方法的实
5、质是什么？某县新华街改造协调会议o开工第一天，新华街改造工程协调领导小组办公室进入了紧张工作状态，县政府办公室机关支部书记、协调领导小组办公室主任张开鹏同志主持召开会议，研究新华街改造的有关具体问题。规划和建设局局长何修德、副局长吴学毅、县公安局党委委员杜久坤、县城管局局长张玉芳、县安监局副局长杨志刚、江口镇副镇长丁和刚、县交警大队副大队长赵勇湘、县运管所所长杨健、县环卫所所长张东明、协调领导小组办公室有关人员参加了会议。会议研究了施工期间的交通组织、垃圾清运、经营秩序、行人安全等问题。 协调的方法从特点上看，文秘管理部门的协调方法主要有：1规范式协调2沟通式协调3疏导式协调4平衡式协调5人缘
6、式协调协调应注意的问题（技巧）1寻找最佳时机把握协调的起始时间和持续时间；2坚持原则，适当让步原则性与灵活性相结合；3多用心理协调，少用命令训斥4公开与背靠背结合案例o一天早晨，某山区F县县长罗某要赶到市里参加一个会议，但他平时乘坐的汽车因机械故障无法开动。罗县长立即找县政府办公室调另一辆车。县政府办公室杨副主任情急之下将常务副县长方某乘坐的丰田轿车临时调给罗县长使用，他想：方副县长最近也不外出，先给县长用几天吧。没想到，这次调车竟捅了马蜂窝。杨副主任送走县长，刚回到办公室，正与冯主任研究当天的工作，就听到楼下院子里传来一阵斥责声：“为什么用我的车！是谁决定的？” 杨副主任一听，是方副县长的声
7、音。 “这车我不坐，我不去了！”方副县长在大声嚷嚷。 冯、杨二位主任正欲下楼了解是怎么回事，秘书小沈匆匆跑来报告。原来方副县长不巧今天也要到省城开扶贫工作会。头天晚上他没有告诉办公室，今早一到政府小车班，听说他乘坐的车临时调给了县长，很不高兴，发了脾气，并拒绝乘坐给他改派的汽车，说省城的扶贫会他不参加了。 想一想：在这样的情况下，你们会怎么办？ 冯主任一听，感到问题严重，立即起身要去找方副县长解释，杨副主任拦住了他说：“要去我先去，你是办公室的第一把手，不宜首先出面，我先去向他解释，你随后晚一点来。”说完他先走了。 约过了10分钟，冯主任慢慢走到方副县长的办公室，听到杨副主任正与方副县长解释。
8、 “我们头天晚上不知道您要去省城开会，今早上罗县长要车又很急，所以 冯主任推门而入，看到坐在椅子上的方副县长的脸部表情已缓和了许多，知道杨副主任的工作已经秦效，就趁势再加一把火，来了一番自我批评：“方副县长，是我们的工作失误，影响了领导的工作，首先是这个主任要受批评，这个教训我们一定认真吸取。刚才临时调换的车如果您觉得不合适，我们再想法调，还可以到别的部门借，直到领导满意为止，您看” 这么一来，方副县长倒有些不好意思了。 “行了，就坐这辆车去吧，这件事也不能全怪你们。”听了方副县长这句话，冯、杨二人才松了一口气。 结果，方副县长还是坐着政府办公室给他调换的车到省城开会去了。第三节 协调的内容和
9、过程一、协调的内容 领导机关或领导者协调工作的内容大体可分为计划协调、人事协调、财务协调、经济协调、政策协调、关系协调、工作部署协调、社会协调八种。文秘部门的协调内容主要是： 1政策协调 2关系协调领导成员之间的协调、上下关系的协调 、左右关系的协调 、人际关系的协调 3工作部署协调 4社会协调上级机关 决策层政府部门职能部门 文秘部门职能部门 客户 执行层协作单位上级机关 决策层政府部门职能部门 文秘部门职能部门 客户 执行层协作单位案例：夹缝中的王秘书o某商业公司赵副总经理因一项对外业务工作，与焦总经理争执起来。后来，赵经理在与王秘书外出乘车中，埋怨焦总经理主观，武断，不尊重他的意见，导致
10、决策失误，给公司经营造成了损失。王秘书知道总经理与副总经理因工作意见不同，有些分歧。总经理是一位有能力，有魄力，办事雷厉风行的人，但不太注意方法，工作中得罪了不少人，职员中对他这一点也颇有意见。副总经理考虑问题周到，群众关系好，也关心别人，但决断能力差些。从心底讲，王秘书个人感情上更倾向副总经理。今天，副总经理谈起他与焦总的分歧，明明是想争得秘书对他的支持和同情。o王秘书此时应怎么办？o投其所好，表示对赵副总的支持和同情，并对总经理的缺陷颇有微词。o维护每一把手的权威，指出总经理为公司发展作出的种种努力，取得的累累成效。o直言相谏，指出副总经理把领导之间分歧讲给下级听，这样不利于领导班子团结，
11、也弄得下级无所适从。o保持沉默，对副总的话不表态，或转移话题，谈其他事情。o耐心解释，说好话不说闲话，以弥合领导间的裂痕。你同意哪种做法？为什么？二、协调的过程1准备阶段2协调阶段3反馈阶段 4终结阶段准备阶段o准备阶段需要做好四项工作：调查研究、掌握政策、制定协调目标与计划。协调阶段 协调阶段就是贯彻领导决策阶段，这一阶段应该注意以下几个环节： 严格按照政策、法规办事； 告知协调计划，帮助执行； 执行协调计划； 按期完成协调目标与协调计划。反馈阶段o反馈阶段应做好督促检查工作。终结阶段o终结阶段需要做好总结经验和探索规律两项工作。案例分析（一）o有一天，党委书记把工会秘书小张叫到办公室，问道
12、：听办公室的同志说，就差你们工会的学习计划没有报上来。刚才打电话找你们的工会主席也找不到，上次常委扩大会议工会主席也没有出席，你们工会这样拖拖拉拉的作风要改一改。o小张心想，工会主席最近因为儿子出差，小孙子患病住院，没有参加上次会议，也没有及时报学习计划。小张在书记面前不便解释，只好回去向工会主席汇报：党委书记批评我们工作拖拉，还说上次没有参加会议，计划也没交。工会主席听了以后心中十分不快：我小孙子住院一个多星期的，我也向党委办公室老李同志请了假，怎么党委书记迄今还不知道？他太官僚了！o请你分析秘书小张的做法是否合适？如果是你，你会怎么做？ 案例分析（二）o南方冶金设计院张院长与王副院长，长期
13、以来因工作上的矛盾，两人之间隔阂越来越大。院长办公室李秘书看在眼里急在心里，总想方设法在其间进行协调，但收效甚微，分歧与矛盾依然存在，双方都认为，是对方故意给自己过不去。o有一天张院长病了，住进了医院，李秘书长认为调解的机会到来了。当天李秘书就到医院看望张院长，他把带来的礼品放在张院长的床头：我是代表王副院长来看你的，今天听说你生病了，王副院长就约我和他一齐来看望你，谁知在半路上被科技处的刘处长叫去了，省科技厅的领导要他们去汇报一个攻关的项目。临别前，王副院长再三叮咛要你好好休息，单位上的事情他会妥善处理，处理不了的他会给你联系，一定请你放心。张院长听了以后十分感动。过了一段时间，王副院长的爱人病了，李秘书到医院看望，又买了礼品放到床头，而后对王副院的爱人说：我是受张院长委托来的，张院长原来决定下班后与我一齐来医院看望你，临时人事部门有个急事，硬把他拉走了。张院长要我转达他对你的问候，并祝愿你早日恢复健康！事后王副院长十分感动，责怪自己过去错怪了张院长。经过李秘书从中协调，两位院长之间的矛盾终于逐渐解决，现在他们已经和好如初。o李秘书的做法你是否赞同？o作业：1、谈谈协调有哪些方法？ 2、谈谈文秘部门协调工作的内容。
