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1、第第6 6章章 电子表格电子表格 Excel 2003 Excel 2003 基本操基本操作作colorzh16.1 Excel 20036.1 Excel 2003的基础知识的基础知识l6.1.1Excel2003的工作界面l6.1.2Excel2003的基本概念2Excel 2003工作界面除了具有与Word 2003相同的标题栏、菜单栏、工具栏等组成部分外，还具有其特有的组成部分。下面分别进行介绍。图5.1.1Excel2003工作界面6.1 Excel 20036.1 Excel 2003的工作界面的工作界面31名称框名称框位于工具栏的下方，用于显示工作表中光标所在单元格的名称。2编辑
2、栏编辑栏用于显示活动单元格的数据和公式。3工作表工作表是用来存放数据的表格。4工作表标签工作表标签用来标识工作簿中不同的工作表。单击工作表标签，即可迅速切换至相应的工作表中。4二、工作簿、工作表和单元格二、工作簿、工作表和单元格使用Excel 2003之前，首先介绍一些基本概念，如工作簿、工作表、单元格及它们之间的区别。6.1.2 Excel 20036.1.2 Excel 2003的基本概念的基本概念51工作簿Excel 2003工作簿是计算和存储数据的文件，每一个工作簿都由多张工作表组成，用户可以在单个文件中管理各种不同类型的信息，默认情况下，一个工作簿包含3张工作表，分别为Sheet1，
3、Sheet2和Sheet3。一个工作薄最多包含255张工作表。62工作表用户利用工作表可以对数据进行组织和分析，也可以同时在多张工作表中输入或编辑数据，还可以对不同工作表中的数据进行汇总计算。工作表由单元格组成，横向为行，分别以数字命名，如1，2，3，4；纵向为列，分别以字母命名，如A，B，C，D。73单元格Excel 2003工作簿最基本的核心就是单元格，它也是Excel工作簿的最小组成单位。单元格可以记录简单的字符或数据，从Excel 2000版本起，就可以记录多达32 000个字符的信息。一个单元格记录数据信息的长短，可以根据用户的需要进行改变。单元格是由行号和列号标识的，如A1，B3，
4、D8，F5等。 每张工作表包括每张工作表包括256256列和列和256*256=65536256*256=65536行。行。8l4、单元格区域l是一组被选中的相邻或不相邻的单元格。所选范围内的单元格都会以高亮显示，取消时又恢复原样。在工作表所选区域外单击鼠标即可取消选择单元格区域。96.2 Excel 20036.2 Excel 2003的基本操作的基本操作l6.2.1工作薄l6.2.2工作表l6.2.3数据的输入和自动填充l6.2.4编辑工作表l6.2.5自动套用格式106.2.1 6.2.1 工作薄工作薄l1、创建工作薄l2、保存工作薄l3、打开工作薄l4、关闭工作薄116.2.2 6.2
5、.2 工作表工作表l1、重命名工作表l2、插入和删除工作表l3、复制和移动工作表l4、隐藏和恢复工作表126.2.3 6.2.3 数据的输入和自动填充数据的输入和自动填充l注意各种数据类型的数据输入方式差异。l可以自动填充相同的数据或顺序数据。提高输入效率和准确性。13输入数据输入数据数据类型不同，其相应的输入方法也不同。Excel 2003中包含有4种类型的数据，下面将分别介绍其输入方法。141输入文本文本包括汉字、英文字母、数字、空格以及其他键盘能输入的符号，可在单元格中输入32 000个字符，且字符型数据通常不参与计算。输入文本型数据时，只要将单元格选中，直接在其中输入文本，按回车键即可
6、。如果用户输入的文本内容超过单元格的列宽，则该数据就要占用相邻的单元格。如果相邻的单元格中有数据，则该单元格中的内容就会截断显示。15如果用户输入的数据全部由数字组成，在输入时必须先输入“”，然后再输入数字，这样，系统才会将输入的数字当作文本，并使它们在单元格中左对齐。2输入数值型数据数值型数据是指包括0，1，2，以及正号（+）、负号（）、小数点（.）、分号（;）、百分号（%）等在内的数据，这类数据能以整数、小数、分数、百分数以及科学记数形式输入到单元格中。输入数值输入数值型数据时，要注意以下事项：型数据时，要注意以下事项：16（1）如果要输入分数，如3/5，应先输入“0”和一个空格，然后再输
7、入“3/5”，否则系统会将该数据作为日期处理。（2）输入负数时，可分别用“”或“（）”来表示。例如，8可以用“8”或“（8）”来表示。（3）如果用户输入的数字其有效位超过单元格列宽，在单元格中无法全部显示时，Excel将自动显示出若干个号，用户可通过调整列宽以将所有数据显示出来。173输入日期日期也是数字，但它们有特定的格式，输入时必须按照特定的格式才能正确输入。输入日期时，应按照yyyy/mm/dd的格式输入，即先输入年份，再输入月份，最后输入日，如2010/04/21。如果用户要输入当前日期，按“Ctrl+；”组合键即可。184输入时间输入时间时，小时、分、秒之间用冒号分开，如10:30:
8、25。如果输入时间后输入时间后不输入AM或PM，Excel会认为使用的是24小时制，且输入时要在时间和AM/PM标记之间输入一个空格。如果用户要输入当前的时间，按“Ctrl+Shift+；”组合键即可。19输入批量数据输入批量数据在制作电子表格时，通常要在其中输入批量数据。如果一个一个地输入，这将十分麻烦且浪费时间，因此，用户可采取特定的方法来输入大批量的数据，以提高工作效率。1输入相同数据如果要输入批量相同数据，可按照以下操作步骤进行:（1）在某个单元格中输入初始数据。（2）选中包括该初始数据在内的一个单元格区域。20（3）激活编辑区，按“Ctrl+Enter”快捷键即可。2输入可扩充数据序
9、列Excel 2003中提供了一些可扩展序列，相邻单元格中的数据将按序列递增的方法进行填充，具体操作步骤如下：（1）在某个单元格中输入序列的初始值。（2）按住“Ctrl”键的同时用鼠标指针单击该单元格右下角的填充柄并沿着水平或垂直方向进行拖动。（3）到达目标位置后释放鼠标左键，被鼠标拖过的区域将会自动按递增的方式进行填充。213输入等差序列等差序列是指单元格中相邻数据之间差值相等的数据序列。在Excel 2003中，输入等差序列的具体操作步骤如下：（1）在两个单元格中输入等差序列的前两个数。（2）选中包括这两个数在内的单元格区域。（3）单击并拖动其右下角的填充柄沿着水平或垂直方向拖动，到达目标
10、位置后释放鼠标左键，被鼠标拖过的区域将会按照前两个数的差值自动进行填充。224输入等比序列等比序列是指单元格中相邻数据之间比值相等的数据序列。在Excel 2003中，输入等比序列的具体操作步骤如下：（1）在单元格中输入等比序列的初始值。（2）选择“编辑”“填充”“序列”命令，弹出“序列”对话框，如图5.2.2所示。23（3）在“序列产生在”选项区中选择序列产生的位置；在“类型”选项区中选中“等比序列”单选按钮；在“步长值：”文本框中输入等比序列的步长；在“终止值”文本框中输入等比序列的终止值。（4）设置完成后，单击“确定”按钮即可。24图5.2.2“序列”对话框256.2.4 6.2.4 编
11、辑工作表编辑工作表l1、选定单元格l2、插入和删除单元格l3、复制和移动单元格l4、调整行高和列宽l5、设置单元格格式266.2.5 6.2.5 自动套用格式自动套用格式l选择格式，自动套用格式，弹出自动套用格式对话框，选择需要的格式。276.3 6.3 公式和函数的使用公式和函数的使用l6.3.1使用公式l6.3.2自动求和l6.3.3使用函数286.3.1 6.3.1 使用公式使用公式l1、四则运算和乘方运算+-*/l2、插入公式:编辑栏中输入“=”+公式内容l3、隐藏公式：格式单元格保护隐藏l隐藏后需要选择“工具”“保护”“保护工作表”(作用是打开者无法知道其中的运算法则，只能看到结果)
12、296.3.2 6.3.2 自动求和自动求和l单击“常用”工具栏中的“自动求和”按钮，Excel将自动出现求和函数sum以及求和的数据区域。306.3.3 6.3.3 使用函数使用函数l1、直接输入函数l2、插入函数31绝对引用和相对引用绝对引用和相对引用l何为绝对引用？l何为相对引用？（本工作表、跨工作表、跨工作薄）（sheet2!C5表示引用工作表sheet2中的C5单元格， Book2Sheet1! A1 表示跨工作薄的引用）326.4 6.4 管理和分析数据管理和分析数据l6.4.1建立数据清单l6.4.2数据的排序l6.4.3数据的筛选l6.4.4创建数据图表336.4.1 6.4.
13、1 建立数据清单建立数据清单l1、数据清单建立准则一张表只能建一张数据清单工作表中的数据清单要与其他数据之间至少留出一个空白行或空白列数据清单中不能出现空白行或空白列一些比较重要的数据不应放在数据清单的两侧，避免在筛选数据清单时候被自动隐藏l2、使用记录单346.4.2 6.4.2 数据的排序数据的排序l制作好一个电子表格后，常常需要将数据按照一定的顺序进行排序，以便对这些数据进行分析和研究l排序的步骤356.4.3 6.4.3 数据筛选数据筛选l1、自动筛选：数据清单的列标题右侧出现下三角按钮l2、高级筛选：多条件筛选数据366.4.4 6.4.4 创建数据图表创建数据图表l用户可以在工作表
14、中创建数据图表，图表具有良好的视觉效果，可以方便用户查看数据的差异和预测趋势。l注意步骤和具体应用。注意步骤和具体应用。（特别注意自定义图表的建立，自己会选择数据区域、建立序列，分类标识等）376.5 6.5 打印工作表打印工作表l6.5.1页面设置l6.5.2打印预览l6.5.3打印386.6 6.6 数据透视表的使用数据透视表的使用l如何创建数据透视表？l和分类汇总的区别？396.7 6.7 应用实例应用实例l1、(如何知道打印的区域，编辑时显示页码？)打开菜单打开菜单“视图视图”，点，点“分页预览分页预览”，可见上述效果。，可见上述效果。如视图页面太小，可通过如视图页面太小，可通过“视图
15、视图”-“”-“显示比例显示比例”调节页面视图效调节页面视图效果大小。果大小。 l打印时如何显示页码？打印时如何显示页码？l2、窗口的拆分有什么作用？l3、如何实现冻结的效果l4、排序（排名）的实现？(rank()函数，已讲)l5、如何实现上次实验中按收入多少进行扣税处理？（if()函数的嵌套）406.8 6.8 高级应用高级应用l技巧1导入外部数据l技巧2offset()函数的使用：lOFFSET函数是EXCEL常用函数中有趣而又实用的一个，它以指定的引用为参照系，通过给定偏移量得到新的引用。其语法如下： OFFSET(reference,rows,cols,height,width)l 参
16、数reference为函数引用基点，它必须是单元格引用，而不能是常量数组。l 函数返回的结果最终为一个单元格引用或单元格区域引用。l=OFFSET(C3,2,3,1,1)显示单元格F5中的值(0)l=SUM(OFFSET(C3:E5,-1,0,3,3)对数据区域C2:E4求和(0)l=OFFSET(C3:E5,0,-3,3,3)返回错误值#REF!，因为引用区域不在工作表中416.8 6.8 高级应用（续）高级应用（续）l技巧3制作Excel斜线表头l在报表里面制作斜线表头是中国人特有的习惯，遗憾的是Excel并没有直接提供对这一样式的良好支持。l另外工具-选项-网格线，可以不让工作表显示网格
17、426.8 6.8 高级应用（续）高级应用（续）l技巧4计算制定间隔的日期lExcel的日期是数字的一种特殊显示格式，因此用户能够以天为单位对日期值进行加减运算，并设置单元格格式为所需日期格式。计算指定间隔后的日期；(用日期加数字)436.8 6.8 高级应用（续）高级应用（续）l技巧5在Excel单元格中创建下拉列表l有许多读者在工作中第一次见到如本例所示的工作表时，会惊奇于单元格中是如何能够做出下拉列表的。本例工作表中，如果选定B2单元格，就会在单元格右侧出现一个倒三角的箭头，单击箭头，会出现一个下拉列表，单击其中的任何一项，该项的内容就被输入到B2单元格中。l数据-有效性-设置允许（序列
18、）在值中写你要建立的序列446.8 6.8 高级应用（续）高级应用（续）l技巧6只能录入某种特征的Excel数据l在许多场合中，用户需要大量录入带有某种特征的数据，并且限制为只能录入符合特征的数据，此时利用数据有效性就能够较好地处理这样的需求。如果数据的特征较为复杂，就必须使用“自定义”条件，通过编写公式来实现。 456.8 6.8 高级应用（续）高级应用（续）l技巧7在Excel页眉或页脚增加分隔线l在Microsoft Office Word里面，当用户在文档中设置了页眉以后，页眉内容与正文之间，会自动出现一条分隔线，使整篇文档的布局显得更加专业。在Excel中，虽然在默认情况下，设置页眉
19、后也不会有同样的分隔线，但是用户仍然可以手动添加一条。466.8 6.8 高级应用（续）高级应用（续）l技巧8在Excel报表的每一页上打印公司Logol在使用Excel制作报表时，为了能让打印效果显得更加精美和专业，在每一页加入公司的Logo是一个很好的方法。 476.8 6.8 高级应用（续）高级应用（续）l技巧9利用Excel数据有效性多级选择录入l在许多信息系统的单据录入界面中，都有多级选择的功能，即先选择录入某大项，然后选择录入属于此大项的小项。这是非常实用的功能，能够有效避免串项和项目混乱。在Excel中，利用数据有效性能够很容易地实现单级的选择录入，如果配合名称与公式，也能够实现
20、两级和两级以上的选择性录入效果。486.8 6.8 高级应用（续）高级应用（续）l技巧10利用Excel函数批量生成工资条l人事部门经常根据工作表生成指定格式的工资条。在Excel中完成这项任务的方法有很多，本例介绍了一个利用函数来实现的技巧。（itat职业竞赛题目中有此题，要求综合运用函数if(),mod(),round(),offset（）等的使用，如何实现？）496.8 6.8 高级应用（续）高级应用（续）l技巧11用二维表创建Excel数据透视表l数据列表是以列表形式存在的数据表格，它是一维的表格。而在实际工作中，用户的数据往往是以二维表格的形式存在的。对于这样的数据表，用户无法以它为数据源创建数据透视表，只有将二维的数据表格进行转换，才能成为数据透视表的数据源。 50关于数组公式关于数组公式l数组公式必须按Ctrl+Shift+Enter组合键结束输入，Excel自动在公式前后显示大括号 ，以区别普通公式。当编辑栏活动时，大括号 “ ” 自动消失。l加它就是数组公式，不加它就是普通公式（注意：这个大括号不是手工加上去的，而是在编辑状态下、在公式的任意位置按Ctrl+Shift+Enter组合键后，系统自动加上去的。）l数组公式若不按Ctrl+Shift+Enter合键结束输入，则得不到正确的结果51
