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1、L/O/G/O采购、支付核算与管理子系统采购、支付核算与管理子系统采购、支付核算与管理子系统采购、支付核算与管理子系统管理科学与工程管理科学与工程 庞夫星庞夫星 概概述述 业务处理流程理流程 信息需求分析模型信息需求分析模型123目目录45 信息信息结构构模型模型功能功能结构构模型模型与与实现方法方法一、采购与支付业务的特点一、采购与支付业务的特点二、采购、支付核与管理子系统设计目标二、采购、支付核与管理子系统设计目标第一节第一节第一节第一节 概述概述概述概述企业为了能及时给客户提供优质的产品与服务，必须确企业为了能及时给客户提供优质的产品与服务，必须确定在合适的时间内准确的定在合适的时间内准
2、确的采购采购企业生产所需的、适用的、企业生产所需的、适用的、价格合理、质量合格的价格合理、质量合格的生产资料生产资料，以保障生产和服务活，以保障生产和服务活动的正常进行。同时，企业还要考虑如何动的正常进行。同时，企业还要考虑如何筹措资金筹措资金以用以用于于支付货款支付货款。企业的企业的采购流程采购流程包括订货、购买、验收、支付现金一系包括订货、购买、验收、支付现金一系列业务活动，它与企业的列业务活动，它与企业的销售流程销售流程、生产流程生产流程、库存流库存流程程、货款支付过程货款支付过程紧密相关，并通过信息流程连接在一紧密相关，并通过信息流程连接在一起。起。一、采购与支付业务的特点一、采购与支
3、付业务的特点支付与采购流程有如下特点：支付与采购流程有如下特点： 1. 1.采购计划与销售、生产计划信息集成采购计划与销售、生产计划信息集成 2.2.反映企业资金流出与采购成本、采购质量信息反映企业资金流出与采购成本、采购质量信息 3.3.通过财务与业务信息反馈机制，规避采购风险通过财务与业务信息反馈机制，规避采购风险 能与企业的销售、库存、生产、会计信息系统能与企业的销售、库存、生产、会计信息系统建立无缝的连接，及时、准确进行采购与支付活动的数据建立无缝的连接，及时、准确进行采购与支付活动的数据处理，正确计算采购成本，反映与监督采购合同的执行情处理，正确计算采购成本，反映与监督采购合同的执行
4、情况，现金支出与应付情况，及时提供资金需求报告，能有况，现金支出与应付情况，及时提供资金需求报告，能有效支持信息使用者进行以下价值活动：效支持信息使用者进行以下价值活动： 1. 1.供应商的价值评价与选择。供应商的价值评价与选择。 2. 2.物料的采购与生产、销售活动保持协调一致，物料的采购与生产、销售活动保持协调一致，当企业生产需要购入资源时，能适时提供这些物料最经济当企业生产需要购入资源时，能适时提供这些物料最经济的采购成本的信息。的采购成本的信息。 3. 3.以最合理的价格向可靠地供应商购买质量合以最合理的价格向可靠地供应商购买质量合格的物料。格的物料。 4. 4.将内部控制规则与程序嵌
5、入会计信息系统内将内部控制规则与程序嵌入会计信息系统内部，规范业务流程、数据处理程序与授权规则。部，规范业务流程、数据处理程序与授权规则。 5. 5.适时进行会计核算与管理，及时提供采购过适时进行会计核算与管理，及时提供采购过程，支付过程的各类成本信息、应付账款信息，为企业管程，支付过程的各类成本信息、应付账款信息，为企业管理者的采购决策、财务决策提供正确的会计信息。理者的采购决策、财务决策提供正确的会计信息。二、采购、支付核与管理子系统设计目标二、采购、支付核与管理子系统设计目标二、采购、支付核与管理子系统设计目标二、采购、支付核与管理子系统设计目标第二节第二节 业务流程处理业务流程处理 典
6、型的采购、支付业务循环包括采购申请、采购典型的采购、支付业务循环包括采购申请、采购订货、订货、 进料检验、仓库收料、购货发票处理、支付货款进料检验、仓库收料、购货发票处理、支付货款活动，涉及采购订货、入库、货款结算全过程的核算与管活动，涉及采购订货、入库、货款结算全过程的核算与管理。理。 一、采购与支付活动的作业流程一、采购与支付活动的作业流程 二、采购、支付业务的管理与控制活动二、采购、支付业务的管理与控制活动一、采购与支付活动的作业流程一、采购与支付活动的作业流程（一）采购申请（一）采购申请（二）订货活动（二）订货活动（三）货物验收与保管活动（三）货物验收与保管活动（四）付款活动（四）付款
7、活动（五）会计核算活动（五）会计核算活动二、采购、支付业务的管理与控制活动二、采购、支付业务的管理与控制活动（一）采购管理活动（一）采购管理活动（二）采购、支付活动的风险（二）采购、支付活动的风险（三）采购、支付风险控制（三）采购、支付风险控制（一）采购管理活动（一）采购管理活动物料采购成本将物料采购成本将直接影响企业市场竞争能力。直接影响企业市场竞争能力。 在企业价值链中，通过购买行为获得的竞争优势是建立在在企业价值链中，通过购买行为获得的竞争优势是建立在良好的供应商关系良好的供应商关系基础上。基础上。 如何如何对物料的购买价格进行决策对物料的购买价格进行决策是采购管理一项重要活动。是采购管
8、理一项重要活动。 采购活动最终将导致采购活动最终将导致企业负债企业负债增加或资金流出。增加或资金流出。 （二）采购、支付活动的风险（二）采购、支付活动的风险1.1.采购申请活动的风险采购申请活动的风险2.2.订货活动的风险订货活动的风险 3.3.验收与保管活动的风险验收与保管活动的风险 4.4.付款活动的风险付款活动的风险 （三）采购、支付风险控制（三）采购、支付风险控制 1 1建立采购申请核准档案。建立采购申请核准档案。 2 2建立已核准的供应商档案。建立已核准的供应商档案。 3 3申请采购结果传回请购部门。申请采购结果传回请购部门。 4 4供应商选择的核准。供应商选择的核准。 5. 5.
9、独立的核准付款。独立的核准付款。 6. 6. 供应商发票有效性验证。供应商发票有效性验证。 7. 7. 供应商发票金额的验收。供应商发票金额的验收。第三节第三节 信息需求分析模型信息需求分析模型一、采购与支付子系统信息处理的特点一、采购与支付子系统信息处理的特点二、采购、支付过程的信息需求分析二、采购、支付过程的信息需求分析三、采购与支付子系统的逻辑结构模型三、采购与支付子系统的逻辑结构模型一、采购与支付子系统信息处理的特点一、采购与支付子系统信息处理的特点 1. 1.数据量大。数据量大。 主要是企业采购物料品种、批次较多。当前有主要是企业采购物料品种、批次较多。当前有些企业多采用些企业多采用
10、少量多进少量多进的方式。的方式。 2. 2.日常数据处理频繁且实时性要求高。日常数据处理频繁且实时性要求高。 企业的采购、支付是企业的采购、支付是经常性的业务活动经常性的业务活动，每天，每天都要及时进行数据处理，为后续处理提供会计信息。都要及时进行数据处理，为后续处理提供会计信息。 3. 3.业务处理复杂且可靠性要求高。业务处理复杂且可靠性要求高。 采购业务按采购业务按采购地点采购地点可分为同城采购和异地采可分为同城采购和异地采购。购。货物的交接方式货物的交接方式可分为提货制、送货制、发货制。可分为提货制、送货制、发货制。付付款方式款方式有钱货两清、延期付款、分期付款等。有钱货两清、延期付款、
11、分期付款等。采购过程采购过程有有票先到货后到、货先到票后到、票货同道等票先到货后到、货先到票后到、票货同道等. .4.4.与企业其他信息子系统有较多的数据联系。与企业其他信息子系统有较多的数据联系。 采购、支付的业务处理流程涉及多个部门的业务采购、支付的业务处理流程涉及多个部门的业务活动和管理控制活动。它与企业活动和管理控制活动。它与企业销售销售、生产生产、存货存货、账务账务处理处理的数据处理有密切的联系。销售计划驱动企业生产计的数据处理有密切的联系。销售计划驱动企业生产计划、生产计划驱动物料需求计划、物料需求计划驱动采购划、生产计划驱动物料需求计划、物料需求计划驱动采购计划和采购资金预算计划
12、。计划和采购资金预算计划。二、采购、支付过程的信息需求分析二、采购、支付过程的信息需求分析（一）高层主管所需要的决策支持信息（一）高层主管所需要的决策支持信息 高层主管需要通过采购、支付过程的信息来高层主管需要通过采购、支付过程的信息来评价评价业务活动的有效性业务活动的有效性。例如：。例如： 供应能否有效的保障生产的进行；供应能否有效的保障生产的进行； 采购的物料成本在企业产品或服务成本所占的比采购的物料成本在企业产品或服务成本所占的比例；例； 上游的供应商所提供的物料品质、供货方式、采上游的供应商所提供的物料品质、供货方式、采购费用能否满足企业竞争战略需求；购费用能否满足企业竞争战略需求；
13、采购资金的使用效率等等。采购资金的使用效率等等。二、采购、支付过程的信息需求分析二、采购、支付过程的信息需求分析（二）采购主管与采购人员所需要的决策支持信息（二）采购主管与采购人员所需要的决策支持信息 采购主管采购主管与与业务人员业务人员需要了解各期采购申请单需要了解各期采购申请单购买的物料数量和需用时间、汇总的需求信息、每批的订购买的物料数量和需用时间、汇总的需求信息、每批的订货费用信息以及购货折扣信息，以便进行经济定货量决策。货费用信息以及购货折扣信息，以便进行经济定货量决策。 采购人员采购人员需要获取有关供应商的资料，如服务需要获取有关供应商的资料，如服务质量、价格以及履约方向的信息，以
14、评估选择企业的供应质量、价格以及履约方向的信息，以评估选择企业的供应商；同时还要了解当期已批准并执行的订单、还未执行的商；同时还要了解当期已批准并执行的订单、还未执行的订单的信息以及付款的情况。订单的信息以及付款的情况。二、采购、支付过程的信息需求分析二、采购、支付过程的信息需求分析（三）验收与保管人员所需的决策支持信息（三）验收与保管人员所需的决策支持信息 验收人员验收人员需要有关订货的明细信息，以避免收需要有关订货的明细信息，以避免收到非订购的、品质有问题、数量有差异的物料，便于登记到非订购的、品质有问题、数量有差异的物料，便于登记入库资料，对存货进行有效管理。入库资料，对存货进行有效管理
15、。（四）财务会计人员所需的决策信息（四）财务会计人员所需的决策信息 财务人员财务人员需要物料采购信息，以决定采购预算需要物料采购信息，以决定采购预算编制，计划筹措现金。编制，计划筹措现金。 会计人员会计人员需要采购、支付过程形成的各种原始需要采购、支付过程形成的各种原始数据编制会计凭证，核算各项成本。数据编制会计凭证，核算各项成本。三、采购与支付子系统的逻辑结构模型三、采购与支付子系统的逻辑结构模型三、采购与支付子系统的逻辑结构模型三、采购与支付子系统的逻辑结构模型三、采购与支付子系统的逻辑结构模型三、采购与支付子系统的逻辑结构模型（一）采购订单的输入（一）采购订单的输入 采购订单数据可以从材
16、料采购订单数据可以从材料请购单文件请购单文件获取，然获取，然后与存货文件中的最高库存量和最低库存量进行比较，生后与存货文件中的最高库存量和最低库存量进行比较，生成订单。业务人员审核采购订单是否合理，如果合理，则成订单。业务人员审核采购订单是否合理，如果合理，则批准这项采购。批准这项采购。 另一种方法是另一种方法是直接输入采购订单直接输入采购订单，经审核后，经审核后，形成正式的采购订单，存入采购订单文件。形成正式的采购订单，存入采购订单文件。三、采购与支付子系统的逻辑结构模型三、采购与支付子系统的逻辑结构模型（二）入库处理（二）入库处理 当供应商的货物到达企业后，可以根据当供应商的货物到达企业后
17、，可以根据采购订采购订单单或者或者发票发票编制入库单，编好后的编制入库单，编好后的入库单入库单传递到传递到库存管理库存管理系统系统进行核对，登记存货明细账。进行核对，登记存货明细账。（三）发票输入（三）发票输入 当采购子系统或者财会部门收到供应商发票时，当采购子系统或者财会部门收到供应商发票时，将这些发票记录在将这些发票记录在发票文件发票文件内。内。（四）采购结算（四）采购结算 系统根据采购订单、入库单的关联关系，选择系统根据采购订单、入库单的关联关系，选择与发票相关的入库单进行核对，进行采购结算，并将结算与发票相关的入库单进行核对，进行采购结算，并将结算结果记录在结果记录在结算单文件结算单文
18、件。三、采购与支付子系统的逻辑结构模型三、采购与支付子系统的逻辑结构模型（五）付款处理（五）付款处理 当付款期限已到，财务会计人员进行付款处理当付款期限已到，财务会计人员进行付款处理输入付款单输入付款单，并与相关的发票、应付单结算并与相关的发票、应付单结算，生成付，生成付款结算单，修改应付账款明细账。款结算单，修改应付账款明细账。（六）会计凭证生成（六）会计凭证生成 根据根据付款单付款单、发票发票生成会计凭证，并将这些会生成会计凭证，并将这些会计凭证传递到账务系统。计凭证传递到账务系统。（七）帐表输出（七）帐表输出 信息使用者可以按自己的访问权限查询采购、信息使用者可以按自己的访问权限查询采购
19、、支付核算与管理子系统的账簿文件，进行各类数据的分类支付核算与管理子系统的账簿文件，进行各类数据的分类汇总操作。汇总操作。第四节第四节 信息结构模型信息结构模型 一、采购与支付子系统的一、采购与支付子系统的REALREAL模型模型 二、采购与支付子系统的数据结构模型二、采购与支付子系统的数据结构模型 三、记录采购与支付业务活动事件的数据结构三、记录采购与支付业务活动事件的数据结构 四、会计凭证生成四、会计凭证生成 一、采购与支付子系统的一、采购与支付子系统的REALREAL模型模型 在采购、支付核算与管理子系统的业务处理流程中，在采购、支付核算与管理子系统的业务处理流程中，涉及的资源涉及的资源
20、主要包括企业采购的生产资料、支付这些物料主要包括企业采购的生产资料、支付这些物料的资金。的资金。业务活动事件业务活动事件包括采购申请、订货、货物验收、包括采购申请、订货、货物验收、保管、支付货款。保管、支付货款。活动的参与者活动的参与者是上游的供应商、有关的是上游的供应商、有关的企业内部人员。企业内部人员。它们之间的关系如下图：它们之间的关系如下图：二、采购与支付子系统的数据结构模型二、采购与支付子系统的数据结构模型（一）存货资源、参与者的数据结构描述（一）存货资源、参与者的数据结构描述 1. 1.存货的数据结构描述存货的数据结构描述 企业存货包括企业存货包括外购的材料外购的材料、自制的半成品
21、自制的半成品与与产成产成品品。 在会计信息系统中，为进行存货的核算与管理，在会计信息系统中，为进行存货的核算与管理，所有存货名单记录在存货档案文件，它是采购与支付、销所有存货名单记录在存货档案文件，它是采购与支付、销售与应收、存货管理与核算等处理模块的售与应收、存货管理与核算等处理模块的共享数据文件共享数据文件。 首先，对企业的所有存货进行分类，首先，对企业的所有存货进行分类，存货分类文存货分类文件件数据结构描述如下：数据结构描述如下：其次描述企业各类存货的物理属性、价值属性、控制属性其次描述企业各类存货的物理属性、价值属性、控制属性特征，形成存货档案文件。特征，形成存货档案文件。存货档案文件
22、存货档案文件如下：如下：2.2.供应商的数据结构描述供应商的数据结构描述 如果企业需要对供应商进行分类管理，可建立如果企业需要对供应商进行分类管理，可建立供应商供应商的分类文件的分类文件。供应商文件如下：。供应商文件如下：供应商特性的数据结构描述如下，文件记录企业所有的供供应商特性的数据结构描述如下，文件记录企业所有的供应商资料，并要根据实际情况及时更新。应商资料，并要根据实际情况及时更新。供应商档案文件供应商档案文件如下：如下：3.3.员工的数据结构描述员工的数据结构描述 员工归属于企业的某一具体部门，一般要先定义企业部员工归属于企业的某一具体部门，一般要先定义企业部门的数据结构，然后定义员
23、工档案文件。门的数据结构，然后定义员工档案文件。员工档案文件员工档案文件如下：如下：（二）业务类别的数据结构（二）业务类别的数据结构 1.1.采购分类的数据结构采购分类的数据结构 企业采购可分为企业采购可分为生产采购生产采购、委托加工采购委托加工采购、其它其它采购采购等，为了统计分析不同采购业务，通常要对采购进行等，为了统计分析不同采购业务，通常要对采购进行分类，记录采购的数据文件结构。分类，记录采购的数据文件结构。采购类型文件采购类型文件如下：如下： 2. 2.结算方式结算方式 结算方式的设置是用来为管理企业在采购过程中结算方式的设置是用来为管理企业在采购过程中涉及的结算类型。涉及的结算类型
24、。结算方式文件结算方式文件如下：如下： 3.3.付款条件付款条件三、记录采购与支付业务活动事件的数据结构三、记录采购与支付业务活动事件的数据结构 1. 1.采购申请采购申请 采购申请由使用部门提出。采购申请由使用部门提出。采购申请表采购申请表记录有记录有关材料采购的申请事项，数据结构描述如下：关材料采购的申请事项，数据结构描述如下：2.2.采购订单采购订单 记录采购订货业务事件的是采购订单文件，从记录采购订货业务事件的是采购订单文件，从数据规范角度，将其分解为主文件与子文件，数据结构如数据规范角度，将其分解为主文件与子文件，数据结构如下：下： 采购订单主文件采购订单主文件：采购订单子文件如下采
25、购订单子文件如下：3.3.材料验收入库材料验收入库 入库单记录购买的材料入库事件，同样从数据入库单记录购买的材料入库事件，同样从数据规范角度，将它分解为主从文件。规范角度，将它分解为主从文件。 入库单主文件入库单主文件：入库单子文件入库单子文件如下：如下：4.4.采购发票采购发票 记录采购入库材料的采购成本。记录采购入库材料的采购成本。采购发票主文件采购发票主文件如下：如下：5.5.采购结算采购结算 采购结算单文件采购结算单文件如下：如下：6.6.其他应付单其他应付单 其他应付单是指除了采购发票外的需付款凭证，其他应付单是指除了采购发票外的需付款凭证，数据结构与采购发票相似。数据结构与采购发票
26、相似。7.7.付款事件付款事件 付款事件是指由付款文件记录的企业的付款事件是指由付款文件记录的企业的支付货款支付货款事件事件。付款文件付款文件如下：如下：8.8.付款结算付款结算 购货单位在收到供货单位的发票并且付款后，购货单位在收到供货单位的发票并且付款后，对所对应的采购发票进行结算，并将结果登记在付款结算对所对应的采购发票进行结算，并将结果登记在付款结算文件。文件。付款结算文件付款结算文件如下：如下：9.9.票据记录票据记录 如果企业以如果企业以商业汇票商业汇票或者或者银行汇票银行汇票方式进行材方式进行材料采购，需要记录这些票据，当票据到期，支付货款后形料采购，需要记录这些票据，当票据到期
27、，支付货款后形成付款单据。成付款单据。 票据文件票据文件如下：如下：四、会计凭证生成四、会计凭证生成 首先，在系统中建立反映首先，在系统中建立反映业务类型与会计科目业务类型与会计科目之间的之间的对应关系对应关系的的数据描述文件数据描述文件。 其次，将业务事件到会计事件的转化，依据业务类型其次，将业务事件到会计事件的转化，依据业务类型与会计科目之间对应关系文件中描述的关系，将入库单、与会计科目之间对应关系文件中描述的关系，将入库单、付款单等付款单等记录业务事件记录业务事件的的经济数据经济数据变换为变换为会计凭证会计凭证。会计。会计凭证文件的数据结构域账务子系统一致。凭证文件的数据结构域账务子系统
28、一致。 业务类型与会计科目之间对应关系的文件如下：业务类型与会计科目之间对应关系的文件如下： 第五节第五节 功能结构模型与实现方法功能结构模型与实现方法一、采购功能模块结构与实现方法一、采购功能模块结构与实现方法二、支付子系统模块结构与实现方法二、支付子系统模块结构与实现方法一、采购功能模块结构与实现方法一、采购功能模块结构与实现方法 在一般的应用软件设计中，采购与支付是两个信息子系在一般的应用软件设计中，采购与支付是两个信息子系统组成的，它们通过对企业数据库进行数据处理，共同实现对统组成的，它们通过对企业数据库进行数据处理，共同实现对采购管理与现金支付核算功能。采购管理与现金支付核算功能。
29、采购管理的功能结构模块图，如下：采购管理的功能结构模块图，如下： （一）代码设计（一）代码设计 采购与应付子系统的编码主要有采购与应付子系统的编码主要有供应商编码供应商编码和和业务业务事件编码事件编码。供应商代码是对每一个供应商标识符号。有了供。供应商代码是对每一个供应商标识符号。有了供应商代码就可以快速、方便的输入、查询和修改每一供应商应商代码就可以快速、方便的输入、查询和修改每一供应商数据。数据。 （二）实现方法（二）实现方法 1 1采购业务所涉及参与者、资源的数据录入采购业务所涉及参与者、资源的数据录入 （1 1）供应商分类）供应商分类 建立供应商分类、供应商所在地区分类信息，建立供应商
30、分类、供应商所在地区分类信息，并将其输入到供应商分类文件与地区分类文件，供应商分并将其输入到供应商分类文件与地区分类文件，供应商分类的数据输入如图类的数据输入如图: : (2) (2)供应商档案资料输入供应商档案资料输入 录入项目包括：供应商编号、供应商名称、分录入项目包括：供应商编号、供应商名称、分类码、地区码、所属行业、税号、开户银行、银行帐户、类码、地区码、所属行业、税号、开户银行、银行帐户、地址、电话、联系人供应商档案资料文件。地址、电话、联系人供应商档案资料文件。 （3 3）供应部门经办业务人员资料）供应部门经办业务人员资料 供应部门的经办业务人员的资料输入到供应部门的经办业务人员的
31、资料输入到员工文件员工文件中，输入记录的项目包括员工代码、姓名、部门代码、职中，输入记录的项目包括员工代码、姓名、部门代码、职务务 。（4 4）采购类型设置）采购类型设置 采购类型设置的功能对企业采购事件进行进一步采购类型设置的功能对企业采购事件进行进一步分类。分类。（5 5）付款条件）付款条件 付款条件即付款条件即现金折扣现金折扣，指企业为了鼓励客户偿还，指企业为了鼓励客户偿还贷款而允逽在一定时期给予的折扣优惠。贷款而允逽在一定时期给予的折扣优惠。 例如：例如：5/10,5/10,它它的意思是客户在的意思是客户在1010天内偿还货款可得到天内偿还货款可得到5 5的折扣，只付的折扣，只付原价的
32、原价的9595的货款。的货款。 （6 6）结算方式）结算方式 结算方式输入模块的功能是用来建立和管理企业结算方式输入模块的功能是用来建立和管理企业在经济活动中涉及到的结算方式，为付款业务提供信息，在经济活动中涉及到的结算方式，为付款业务提供信息，典型的结算方式如下：典型的结算方式如下： 2. 2.业务处理业务处理 （1 1）请购单生成）请购单生成 企业购买物料要求录入请购单。企业购买物料要求录入请购单。 一种方式是一种方式是手手工工从计算机终端输入采购申请单，另一种方式是物料部门从计算机终端输入采购申请单，另一种方式是物料部门输入物料需求，系统根据产品结构文件、存货子系统中存输入物料需求，系统
33、根据产品结构文件、存货子系统中存货库存情况货库存情况自动生成自动生成采购请购单采购请购单 。 负责审核采购请购单的主管人对请购单进行负责审核采购请购单的主管人对请购单进行审核审核，去，去而请购单的请购数据十分合理，如果请求合理，则批准采而请购单的请购数据十分合理，如果请求合理，则批准采购，形成采购计划。购，形成采购计划。（2 2）采购订单）采购订单 采购订单是记录企业与供应商之间的一种协议，采购订单是记录企业与供应商之间的一种协议，主要包括采购货物的品种、数量、采购加工、供应商、到主要包括采购货物的品种、数量、采购加工、供应商、到货时间、运输方式、运费等项目。货时间、运输方式、运费等项目。 采
34、购订单管理模块的采购订单管理模块的主要功能主要功能包括编制采购订单、包括编制采购订单、修订和审核采购订单，关闭采购订单等，编制采购订单的修订和审核采购订单，关闭采购订单等，编制采购订单的典型输入格式如下图：典型输入格式如下图： （3 3）采购入库单）采购入库单 采购入库单是根据采购到货签发的实收数量填制采购入库单是根据采购到货签发的实收数量填制的单据。入库单据类型按的单据。入库单据类型按进出仓库方向进出仓库方向分为入库单、退货分为入库单、退货单，按单，按业务类型业务类型分为普通业务入库单、受托带销入库单。分为普通业务入库单、受托带销入库单。采购入库单采购入库单录入方式录入方式可以直接录入，也可
35、以由采购订单或可以直接录入，也可以由采购订单或发票自动生成。发票自动生成。 （4 4）采购发票）采购发票 采购发票是核算采购成本的重要依据。采购发票编采购发票是核算采购成本的重要依据。采购发票编制的功能包括制的功能包括输入输入和和核算发票核算发票，并将结果记录在，并将结果记录在采购发票文采购发票文件件。 采购发票的采购发票的类型类型分为专用发票、普通发票、运费发分为专用发票、普通发票、运费发票，按票，按业务性质业务性质分为蓝字发票和红字发票。发票的数据的分为蓝字发票和红字发票。发票的数据的录录入方式入方式分为直接录入与间接录入。当企业收到供货单位的发分为直接录入与间接录入。当企业收到供货单位的
36、发票后，如果没有收到供货单位的货物，可以对发票进行票后，如果没有收到供货单位的货物，可以对发票进行压单压单处理处理，待货物到后再将发票输入到采购文件做采购结算处理。，待货物到后再将发票输入到采购文件做采购结算处理。（5 5）采购结算）采购结算 当所购买的货物入库并以此项业务相关的发票都当所购买的货物入库并以此项业务相关的发票都到后，就可进行采购的结算以确认采购成本。到后，就可进行采购的结算以确认采购成本。 结算方式有两种方式，一种是结算方式有两种方式，一种是自动结算自动结算，由系统，由系统根据采购订单号从与此相关联的入库单、采购发票进行核根据采购订单号从与此相关联的入库单、采购发票进行核算，如
37、果核对结果相符，生成结算结算数据并存入到采购算，如果核对结果相符，生成结算结算数据并存入到采购结算文件内，并对订单、发票、入库单做结算标准。另外结算文件内，并对订单、发票、入库单做结算标准。另外也可以采用也可以采用手工手工的方式选择入库单据预采购发票进行采购的方式选择入库单据预采购发票进行采购结算。结算后的入库单可作为存货核算的原始凭证。结算。结算后的入库单可作为存货核算的原始凭证。3 3采购管理子系统的报表输采购管理子系统的报表输 根据企业业务于管理控制的要求，对上述的数根据企业业务于管理控制的要求，对上述的数据库文件中听取数据，并对其作进一步的处理，形成信息据库文件中听取数据，并对其作进一
38、步的处理，形成信息使用者所需的信息。一种输出的方式是由使用者所需的信息。一种输出的方式是由用户自行定义报用户自行定义报表的格式表的格式以及以及表中单元的取数表达式表中单元的取数表达式，由，由计算机系统生成计算机系统生成用户所需的报表用户所需的报表。另一种方式是。另一种方式是系统将定义常用的采购查系统将定义常用的采购查询模块询模块，运行这些模块运行这些模块就立即就立即输出所要查询的信息输出所要查询的信息。常见的报表如采购订单执行表、采购明细帐、以及按客户、常见的报表如采购订单执行表、采购明细帐、以及按客户、按采购对象统计输出。这些输出处理主要是对按采购对象统计输出。这些输出处理主要是对, ,记录
39、在数记录在数据库中的采购事件的数据以及对应的资源、参与者资料的据库中的采购事件的数据以及对应的资源、参与者资料的数据文件，按用户的查询要求进行组织，生成用户视图，数据文件，按用户的查询要求进行组织，生成用户视图，对数据提炼后输出用户所需信息。例如采购明细表如图对数据提炼后输出用户所需信息。例如采购明细表如图8 81212所示所示二应付子系统模块结构与实现方法二应付子系统模块结构与实现方法（一）应付子系统的功能模块结构（一）应付子系统的功能模块结构 在信息集成环境下，应付子系统与采购是连接在一起的，在信息集成环境下，应付子系统与采购是连接在一起的，应付子系统主要处理应付子系统主要处理采购系统传递
40、过来的发票等数据采购系统传递过来的发票等数据，记记录支付票据与货款过程录支付票据与货款过程，并进行会计的核算与管理并进行会计的核算与管理。 应付子系统功能模块如图：应付子系统功能模块如图：（二）实现方法（二）实现方法 1 1初始设置初始设置 在支付子系统的初始设置中，除了一些已在公共在支付子系统的初始设置中，除了一些已在公共模块进行基础设置外，增加了建立模块进行基础设置外，增加了建立基本科目与业务关系基本科目与业务关系的的设置。设置。除此之外还要进行除此之外还要进行帐龄区间设置帐龄区间设置、报警级别设置报警级别设置等等操作。操作。 初次使用支付子系统（应付款子系统），需要输入期初初次使用支付子
41、系统（应付款子系统），需要输入期初数据，将企业未处理的所有供应商的应付帐款、预付帐款、数据，将企业未处理的所有供应商的应付帐款、预付帐款、应付票据等数据录入。应付票据等数据录入。 2 2业务处理业务处理 （1 1）录入应付单）录入应付单 采购发票采购发票与与应付单据应付单据是应付款子系统日常核算的是应付款子系统日常核算的单据。单据。 应付款子系统只对采购业务的资金流进行会计核应付款子系统只对采购业务的资金流进行会计核算，而其相对应的物流的核算在采购系统的算，而其相对应的物流的核算在采购系统的采购发票采购发票与与入入库单库单核销明确了采购成本后，传递到核销明确了采购成本后，传递到存货核算子系统存
42、货核算子系统进行进行会计核算。会计核算。（2 2）付款单）付款单 企业给供应商付款后，录入付款单的具体数据，企业给供应商付款后，录入付款单的具体数据，与该供应商对应的没核销的单据将列表在输入窗口供用户与该供应商对应的没核销的单据将列表在输入窗口供用户进行核销。这些数据存放在进行核销。这些数据存放在付款单文件付款单文件。例如典型的付款。例如典型的付款单如下图示单如下图示: :（3 3）票据管理）票据管理 企业一般情况下都有企业一般情况下都有应收票据应收票据，票据管理的功能，票据管理的功能主要是对主要是对银行承兑汇票银行承兑汇票、商业银行承兑汇票商业银行承兑汇票进行管理，记进行管理，记录票据的详细
43、情况，记录票据处理情况，包括票据的贴现、录票据的详细情况，记录票据处理情况，包括票据的贴现、背书、结算、转出等情况。背书、结算、转出等情况。（4 4）会计凭证生成）会计凭证生成 当企业上述的的单据录入并经过审核后，就可以当企业上述的的单据录入并经过审核后，就可以进行会计凭证的制作。会计凭证的生成有两种方式，一种进行会计凭证的制作。会计凭证的生成有两种方式，一种是在是在对单据审核后就可以立即进行制单对单据审核后就可以立即进行制单，还有一种方式是，还有一种方式是在在期末成批进行制单期末成批进行制单。系统根据初始设置中业务类型与会。系统根据初始设置中业务类型与会计科目的关系，将业务单据的数据自动分类
44、汇总生成会计计科目的关系，将业务单据的数据自动分类汇总生成会计凭证。传递到帐务系统作进一步进行审核，登记凭证。传递到帐务系统作进一步进行审核，登记会计明细会计明细帐帐、总帐总帐。3 3账表的统计查询输出账表的统计查询输出 应收帐款的统计查询功能主要包括应收帐款的统计查询功能主要包括单据查询单据查询、业务账表查询业务账表查询、业务分析业务分析和和会计科目账表会计科目账表的查询输出。的查询输出。（1 1）单据的查询包括发票、应付单、结算单和会计凭证的）单据的查询包括发票、应付单、结算单和会计凭证的查询，用户只要输入查询条件，计算机就从这些数据库文查询，用户只要输入查询条件，计算机就从这些数据库文件
45、中查找满足这些条件的记录，并以一定的输出格式在屏件中查找满足这些条件的记录，并以一定的输出格式在屏幕或再打印机上打印出来。幕或再打印机上打印出来。（2 2）业务账表的查询）业务账表的查询 业务帐表的查询包括业务总帐、明细帐、余额表业务帐表的查询包括业务总帐、明细帐、余额表和对帐单的查询，并可以实现帐表数据与单据的联查。和对帐单的查询，并可以实现帐表数据与单据的联查。（3 3）业务分析）业务分析 业务分析功能包括应付帐龄分析、应付款帐龄分业务分析功能包括应付帐龄分析、应付款帐龄分析、欠款分析。析、欠款分析。（4 4）科目账表查询）科目账表查询 科目帐表查询包括科目余额表和明细表的查询，科目帐表查询包括科目余额表和明细表的查询，例如应付帐款查询结果如图例如应付帐款查询结果如图8 82121示示 可以通过一个可以通过一个“总帐总帐”与与“明细帐明细帐”的切换命令的切换命令按键切换进行，实现总帐与明细帐、会计凭证的联查。按键切换进行，实现总帐与明细帐、会计凭证的联查。 L/O/G/OThank youThank you！
