时间管理李建红

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1、内部资料内部资料 版权所有版权所有时时 间间 管管 理理李建红李建红1内部资料内部资料 版权所有版权所有主要内容主要内容1 1时间管理概述时间管理概述 2 2个人时间管理个人时间管理3 3组织时间管理组织时间管理2内部资料内部资料 版权所有版权所有一、时间管理概述一、时间管理概述1. 什么事消耗了你的时间什么事消耗了你的时间2. 关于时间的数据关于时间的数据3. 时间管理的目的和定义时间管理的目的和定义4. 时间管理的原则时间管理的原则3内部资料内部资料 版权所有版权所有1.1.什么事消耗了你的时间什么事消耗了你的时间你是否感到时间总是不够用？你是否感到时间总是不够用？你是否整天忙但却事倍功半

2、？你是否整天忙但却事倍功半？请大家写下来你的主要时间占用，看看能不能通请大家写下来你的主要时间占用，看看能不能通过本课程得到解决、改进的思路过本课程得到解决、改进的思路4内部资料内部资料 版权所有版权所有时间就是这样消失的时间就是这样消失的电话干扰电话干扰会议没有计划和控制会议没有计划和控制上司召见太随意上司召见太随意下属不断请示汇报下属不断请示汇报不放心下属工作，帮不放心下属工作，帮下属做事下属做事事必亲躬事必亲躬工作没有程序工作没有程序做事没有主次和轻重做事没有主次和轻重缓急缓急不知道如何说不知道如何说“不不”对喜欢和熟悉的事尽对喜欢和熟悉的事尽快做完，对棘手的事一快做完，对棘手的事一拖再

3、拖拖再拖不授权，下属闲，自不授权，下属闲，自己忙己忙5内部资料内部资料 版权所有版权所有2.2.关于时间的数据关于时间的数据假如你有80岁生命1-20岁、60-80岁忽略不计，余40年，1年为1寸项目每天耗时（时）40年耗时（年）结余（寸）睡眠81327三餐2.5423交通1.52.520.5电话11.519看电视11.517.5娱乐11.516学习0.5115个人卫生11.513.5找东西等0.5112.5假期/白日梦/闹情绪/错失机会60天/年6.56剪时间尺游戏6内部资料内部资料 版权所有版权所有你的时间价值每天/每小时/每分钟?元年收入万年收入万元元年工作时年工作时间（天）间（天）日工

4、作时间日工作时间（小时）（小时）每天价值每天价值（元）（元）每每小时价值小时价值（元）（元）每分钟价值每分钟价值（元）（元）125084050.082250880100.1632508120150.2552508200250.42102508400500.83时间的测量单位是金钱：一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴7内部资料内部资料 版权所有版权所有 时间管理：时间本身不能够被管理，时间管理说到底是对单位时间内事件的管理3 .3 .时间管理的定义及目的时间管理的定义及目的 不能管理时间，便什么都不能管理德鲁克 8内部资料内部资料 版权所有版权所有效果效果效率效率确定的期待结果以最小的代价或花费获得

5、最佳的期待结果以最小的代价或花费获得结果效能效能 时间管理的目的：就是将时间投入与你的目标相关的工作，达到“三效”，即效果、效率、效能。9内部资料内部资料 版权所有版权所有4. 4. 有效的时间管理原则有效的时间管理原则（1）有效计划（2）优先管理（3）80/20原则10内部资料内部资料 版权所有版权所有(1) (1) 成功在开始成功在开始有效计划有效计划确立目标；确立目标；寻求达到目标的各种方案；寻求达到目标的各种方案；选择最佳方案；选择最佳方案；将最佳方案转化为每周、每日的工作事项；将最佳方案转化为每周、每日的工作事项；列出每周、每日的工作次序并具体执行；列出每周、每日的工作次序并具体执行

6、；定期检查目标可行性程度，根据实际情况完善计划。定期检查目标可行性程度，根据实际情况完善计划。凡事预则立，不预则废 礼记中庸工作计划-11内部资料内部资料 版权所有版权所有(2) (2) 选择重点选择重点优先管理优先管理为什么有人忙忙碌碌却做不出成绩为什么有人忙忙碌碌却做不出成绩, ,享受不到快乐；享受不到快乐；为什么有的人悠闲自在却能在关键时刻做出几件为什么有的人悠闲自在却能在关键时刻做出几件“漂亮漂亮”事，令事，令人刮目相看；人刮目相看；能否搞好时间管理，取决于你的人生态度，取决于你对事件的取能否搞好时间管理，取决于你的人生态度，取决于你对事件的取舍舍。工作计划-12内部资料内部资料 版权

7、所有版权所有 不重要不重要时间矩阵图长期规划长期规划发现问题与预防发现问题与预防人际关系建立等人际关系建立等自我表现培养与提高自我表现培养与提高危机危机急迫的问题急迫的问题有期限的压力计划有期限的压力计划繁琐的工作繁琐的工作某些信件、电话某些信件、电话浪费时间之事浪费时间之事有趣的活动有趣的活动不速之客不速之客某些电话、会议某些电话、会议信件与报告信件与报告必要而不重要的事等必要而不重要的事等重重重重要要要要不不不不重重重重要要要要不紧急不紧急 紧紧 急急重要的事：对个人工作生活会产生重大影响的事情。紧迫的事：此刻不做就会给我们带来麻烦的事情。 紧迫的事情不一定是重要的事情。13内部资料内部资

8、料 版权所有版权所有 不重要不重要压力压力筋疲力尽筋疲力尽危机处理危机处理忙于收拾残局忙于收拾残局全无全无责任感责任感工作不保工作不保依赖他人或社会机构维生依赖他人或社会机构维生短视近短视近利利危机处理危机处理缺乏自制力缺乏自制力轻视目标与计划轻视目标与计划人际关系浮躁人际关系浮躁有有远见远见平衡平衡纪律、自制纪律、自制少有危机少有危机重重要要不不重重要要不紧急不紧急 紧急紧急14内部资料内部资料 版权所有版权所有DiarizeDiarize（定出做的定出做的时间）时间）变为变为 Do it Do it latterlatter（等会做）等会做）Do it now！（马上就做）马上就做）Del

9、egate授权别人去做授权别人去做Dont do it！（别去做了）别去做了）4D4D原则原则重重要要不不重重要要不紧急不紧急 紧急紧急15内部资料内部资料 版权所有版权所有投入时间的投入时间的80%80%(“(“次要的多数次要的多数”问问题题) )投入时间的投入时间的20%20%(“(“重要的少数重要的少数”问问题题) )产出的20%产出的80%造成(3) (3) 如何分出轻重如何分出轻重80/2080/20原则原则16内部资料内部资料 版权所有版权所有 在企业里重要的事情都是围绕组织目标的实在企业里重要的事情都是围绕组织目标的实现而展开的，找出围绕目标和为目标创造条件的现而展开的，找出围绕

10、目标和为目标创造条件的事情，就掌握了重点。事情，就掌握了重点。 能否做到居安思危能否做到居安思危, ,安排时间预防未来可能安排时间预防未来可能出现的危机，多做重要不紧急的事情，是衡量一出现的危机，多做重要不紧急的事情，是衡量一个人是否有战略眼光的标志。个人是否有战略眼光的标志。17内部资料内部资料 版权所有版权所有主要内容主要内容1 1时间管理概述时间管理概述 2 2个人时间管理个人时间管理3 3组织时间管理组织时间管理18内部资料内部资料 版权所有版权所有二、个人时间管理二、个人时间管理1. 时间管理存在的现象时间管理存在的现象2. 个人时间管理的方法个人时间管理的方法3. 个人时间管理的工

11、具个人时间管理的工具时间就像海绵里的水，只要肯挤，总是会有的！ 鲁迅19内部资料内部资料 版权所有版权所有1 1、时间管理存在的现象、时间管理存在的现象很想干一件事，却没有时间干很想干一件事，却没有时间干工作太忙，身不由己工作太忙，身不由己一天下来，该做的重要事没做，反被琐事缠身一天下来，该做的重要事没做，反被琐事缠身每天都很烦乱，不开心每天都很烦乱，不开心工作的效率很高，但仍处于救火状态工作的效率很高，但仍处于救火状态能挣钱却无时间消费，成为只有干活没有生活能挣钱却无时间消费，成为只有干活没有生活的一群的一群工作没有程序与计划工作没有程序与计划 请对照一下，在你身上有没有发生这些事请对照一下

12、，在你身上有没有发生这些事20内部资料内部资料 版权所有版权所有2 2、个人时间管理的方法、个人时间管理的方法（1）个人时间规划）个人时间规划（2）个人）个人5S管理管理（3）学会拒绝与放弃）学会拒绝与放弃（4）学会学习）学会学习（5）改变心态）改变心态（6）改变习惯）改变习惯（7）排除干扰）排除干扰21内部资料内部资料 版权所有版权所有（1 1）个人时间规划）个人时间规划 根据个人的实际情况，做好书面的、可衡量的长期时间规划使命宣言使命宣言角角 色色目目 标标将长期时间规划层层分解，规划到每年、每月、每周、每天的工作与任务角角 色色目目 标标行行行行 事事事事 历历历历授授授授 权权权权计计

13、 划划这样可做好个人时间规划，实现人生价值的最大化22内部资料内部资料 版权所有版权所有（2 2）个人的）个人的5S5S管理管理节约时间节约时间保持桌面整洁保持桌面整洁按项目分类按项目分类把主要的任务放手边把主要的任务放手边电话伸手可及电话伸手可及记录你要做的事项记录你要做的事项清理掉可有可无的资料清理掉可有可无的资料 杂乱的办公环境将杂乱的办公环境将浪费我们许多时间浪费我们许多时间23内部资料内部资料 版权所有版权所有（3 3）学会拒绝与放弃）学会拒绝与放弃学会放弃既没有价值，又浪费时间的事。授权或分派出这些活动，节约自己的时间。不要事求完美。将它们汇总，集中时间处理。拿钱买时间学会说NO，

14、不要太好面子，一个不会说NO的人一生将会很痛苦 做正确的事比正确的做事更重要做正确的事比正确的做事更重要24内部资料内部资料 版权所有版权所有（4 4）学会学习）学会学习你如何读书？根据80/20原则，一本书最重要的部分是目录，其次是简介和推荐语，再找感兴趣的内容看熟能生巧，巧能生精书越读越薄温故而知新，触类旁通，学而时习之参加一些学术会议或沙龙组织，迅速接近某一学科的前沿，进而超越25内部资料内部资料 版权所有版权所有（5 5）改变心态）改变心态一张一弛，文武之道辛勤工作和享受人生统一工作赚钱和消费花钱统一个人利益和团队利益统一团队利益和社会利益统一26内部资料内部资料 版权所有版权所有（6

15、 6）改变习惯）改变习惯(1)(1)改变不好的习惯和中性的习惯，走出舒适区改变不好的习惯和中性的习惯，走出舒适区列出改变习惯的计划列出改变习惯的计划写出需要改变的习惯写出需要改变的习惯列出改变习惯的方式列出改变习惯的方式写出量化的结果写出量化的结果(2)(2)创造一个改变习惯的环境创造一个改变习惯的环境(3)(3)坚持坚持27内部资料内部资料 版权所有版权所有改变习惯的计划表改变习惯的计划表需要改需要改变的的习惯习惯存在的存在的问题改改变习惯的理由的理由改改变习惯的目的目标目目标的量化的量化说明：1、选出需要改变的三个习惯，列举出习惯存在的问题、改变的理由、改变的目标，并把要改变的目标量化；2

16、、此表适合于个人填写。28内部资料内部资料 版权所有版权所有（7 7）排除干扰）排除干扰来自上司的干扰来自上司的干扰对策：有自己的时间计划，让上司知道你的工作及目标对策：有自己的时间计划，让上司知道你的工作及目标 高一格，快一步高一格，快一步来自同事的干扰来自同事的干扰对策：和他人约定一定时间内不沟通，对策：和他人约定一定时间内不沟通，如财务系统的报销如财务系统的报销 由应变到制变由应变到制变来自下属的干扰来自下属的干扰对策：集中时间处理琐碎的事情对策：集中时间处理琐碎的事情 做事情分清楚轻重缓急做事情分清楚轻重缓急29内部资料内部资料 版权所有版权所有（7 7）排除干扰（续）排除干扰（续）

17、“己所不欲，勿施于人己所不欲，勿施于人” 我们我们既要珍惜自己的时间，又要尊重他人的时间既要珍惜自己的时间，又要尊重他人的时间，特别是，特别是领导干部。领导干部。浪费他人时间主要表现在：浪费他人时间主要表现在： 任意侵害和占用下属时间任意侵害和占用下属时间 会议时间地点的反复变动会议时间地点的反复变动 屁股太沉屁股太沉 因交代不明，反复修改稿件及会议通知因交代不明，反复修改稿件及会议通知 没有预约的突然到访没有预约的突然到访 把不紧急的事项当紧急事项让下属做把不紧急的事项当紧急事项让下属做 没有任何对策和答案的汇报没有任何对策和答案的汇报 反复修改报告直到开会前反复修改报告直到开会前 让一些无

18、关的人参加会议让一些无关的人参加会议30内部资料内部资料 版权所有版权所有3 3、个人时间管理的工具、个人时间管理的工具 notesnotes系统的应系统的应用用31内部资料内部资料 版权所有版权所有（1 1）利用）利用notesnotes系统，管理个人日、周、月的工作计划。系统，管理个人日、周、月的工作计划。 月工作计划在上月的最后一两天填写；月工作计划在上月的最后一两天填写；周工作计划在上周最后一天填写；周工作计划在上周最后一天填写；日工作计划在前一天下班前填写。日工作计划在前一天下班前填写。为提高组织整体时间利用效率，需将个人日历安排与有为提高组织整体时间利用效率，需将个人日历安排与有关

19、人员共享。关人员共享。32内部资料内部资料 版权所有版权所有月工作时间安排表月工作时间安排表33内部资料内部资料 版权所有版权所有周工作时间安排表周工作时间安排表34内部资料内部资料 版权所有版权所有日工作时间安排表日工作时间安排表35内部资料内部资料 版权所有版权所有（2 2）在）在notesnotes系系统中，填统中，填写个人待写个人待办事宜。办事宜。明确待办明确待办事宜的优事宜的优先级；先级；提前提醒。提前提醒。36内部资料内部资料 版权所有版权所有（3 3）善用不同颜色管理）善用不同颜色管理notesnotes邮件邮件 用不同颜色标注邮件，如蓝色表示重要领导邮用不同颜色标注邮件，如蓝色表示重要领导邮件，绿色表示朋友邮件，以便确定处理邮件的轻重缓件，绿色表示朋友邮件，以便确定处理邮件的轻重缓急，提高工作效率。急，提高工作效率。37内部资料内部资料 版权所有版权所有38