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1、第一章第一章 商务秘书概述商务秘书概述 第1页，共32页。第一节第一节 商务秘书及商务秘书工作商务秘书及商务秘书工作商务秘书商务秘书部门商务秘书工作商务秘书职业状况第2页，共32页。商务秘书（一）（一）概念 商务秘书是在工商企业中从事文字处理、行政事务，为管理者提供商务性质辅助工作的人员，其承担着为领导和管理层决策服务的重要职责。第3页，共32页。商务秘书（二）（二）商务秘书的类别 初级商务秘书 1、影响力和辅助作用 中级商务秘书 高级商务秘书 公关型 参谋型 2、素质、能力、职责 秀才型 技能型 办事型第4页，共32页。商务秘书部门商务秘书部门（一）商务秘书部门职能1、处理文书2、管理信息3
2、、监督检查4、综合协调5、办理事务第5页，共32页。商务秘书工作（一）商务秘书工作（一）（一）商务秘书工作的特性 辅助性辅助地位、从属地位 政策性以身作则、不可监守自盗 综合性全面性、多样性、系统性 事务性细致周密、认真负责第6页，共32页。商务秘书工作（二）商务秘书工作（二）（二）商务秘书工作的主要内容1、日常事务性工作环境管理、办公用品管理、时间管理、流程管理、电话工作、接待环境管理、办公用品管理、时间管理、流程管理、电话工作、接待工作、文书信函工作、信息工作、保密工作、档案工作、信访工作工作、文书信函工作、信息工作、保密工作、档案工作、信访工作等。等。2、上司指派性工作辅助决策工作、协调
3、沟通工作、督促检查工作、会议工作、差辅助决策工作、协调沟通工作、督促检查工作、会议工作、差旅准备工作、操办事务、应对突发事件等。旅准备工作、操办事务、应对突发事件等。3、主动创造性工作主动创造性工作信息的开发与利用、有效沟通、公关工作、辅助决策的调查研究工作等信息的开发与利用、有效沟通、公关工作、辅助决策的调查研究工作等。第7页，共32页。商务秘书工作（三）商务秘书工作（三）（三）商务秘书工作要求1、高效2、务实3、保密第8页，共32页。商务秘书的职业状况商务秘书的职业状况（一）商务秘书面临的新挑战1、全球化的视角2、科技的飞速发展3、管理理念的变化4、人力资源的新要求5、企业文化的变迁（二）
4、商务秘书发展趋势1、智能化2、专业化3、复合化4、社会化5、女性化第9页，共32页。案例讨论与分析案例讨论与分析第10页，共32页。分分析析与与评评述述第11页，共32页。第二节第二节 商务秘书的工作环境商务秘书的工作环境商务秘书的外部工作环境商务秘书的内部工作环境环境适应与环境改变第12页，共32页。商务秘书的外部工作环境商务秘书的外部工作环境（一）商务秘书工作的社会大环境1 1、政治环境、政治环境2 2、经济环境、经济环境3 3、科技环境、科技环境4 4、文化环境、文化环境第13页，共32页。（二）商务秘书工作具体的外部环境General Manager总经理总经理Logistics物流部
5、物流部Production生产部生产部Export出口部出口部Purchase采购部采购部GM Office总经办总经办Finance财务部财务部HR人力资源部人力资源部Sale销售部销售部商务秘书的外部工作环境（二）商务秘书的外部工作环境（二）第14页，共32页。商务秘书的内部工作环境（一）商务秘书的办公室自然环境1、办公室环境的基本要求（1）布局力求方便合理（2）布置舒适整洁、协调统一（3）环境安全2、办公室的空间布局（1）开放式办公室（2）封闭式办公室（二）商务秘书工作的软环境第15页，共32页。环境适应与环境改变（一）要尽快学会适应环境1、善于观察，虚心求教2、善于总结经验教训3、切忌
6、说三道四（二）要学会在适应环境中逐步改变环境第16页，共32页。第三节第三节 商务秘书的职业形象与综合素质商务秘书的职业形象与综合素质职业形象设计综合素质要求第17页，共32页。商务秘书的职业形象设计（一）商务秘书的职业形象设计（一） “礼礼仪仪是是加加在在他他的的一一切切别别中中美美德德之之上上的的一一层层藻藻饰饰，使使它它们们对对他他具具有有效效用用，为为他他去去获获得得一一切切和和他他接接近近的的人人的的尊尊重重和和好好感感；没没有有良良好好的的礼礼仪仪，其其余余一一切切就就会会被被人人看看成成骄骄傲傲、自自负负、无用和愚蠢。无用和愚蠢。” 英国哲学家约翰洛克第18页，共32页。 商务秘
7、书的职业形象设计（二）商务秘书的职业形象设计（二）头发头发面部面部口腔口腔指甲指甲体味体味袜子袜子（一）仪容第19页，共32页。男士男士女士女士面部清洁面部清洁口红不要沾到牙齿上口红不要沾到牙齿上不留胡须不留胡须化妆恰到好处，不浓妆艳抹化妆恰到好处，不浓妆艳抹裤子拉链拉好裤子拉链拉好指甲油光洁不剥落，色泽大方指甲油光洁不剥落，色泽大方形形象象修修饰饰自自测测表表头发头发 耳朵耳朵 眼镜眼镜 牙齿牙齿 口气口气 指甲指甲 体味体味 不遮掩面孔，发型好；头发清洁，无头屑；不遮掩面孔，发型好；头发清洁，无头屑；修剪鼻毛和耳毛；修剪鼻毛和耳毛； 清洁；清洁； 合适，镜片干净；胸前不要挂眼镜；合适，镜片
8、干净；胸前不要挂眼镜； 光亮、洁白整齐；光亮、洁白整齐； 清新（无异味）；清新（无异味）； 干净；干净； 香水、须后水等用量适当香水、须后水等用量适当第20页，共32页。商务秘书的职业形象设计（三）商务秘书的职业形象设计（三）（二）仪表 标准职业装 1、女士着装 应酬着装 职业便装 标准职业装2、男士着装 应酬着装 职业便装 第21页，共32页。商务秘书的职业形象设计（四）商务秘书的职业形象设计（四）（三）举止谈吐1、规范的姿态（1）站立有精神、挺拔（2）坐相稳重、端正（3）行走步伐轻松敏捷2、规范的表情（1）微笑（2）目光3、规范的手势第22页，共32页。站姿：精神、挺拔站姿：精神、挺拔第2
9、3页，共32页。坐姿：稳重、端正坐姿：稳重、端正第24页，共32页。第25页，共32页。走姿：轻松、敏捷走姿：轻松、敏捷第26页，共32页。商务秘书的综合素质要求（一）商务秘书的综合素质要求（一）（一）商务秘书的职业道德1、爱岗敬业，忠于职守2、埋头苦干，任劳任怨3、谦虚谨慎，办事公道4、遵纪守法，廉洁奉公5、守时守信，严守机密6、实事求是，勇于创新第27页，共32页。商务秘书的综合素质要求（二）商务秘书的综合素质要求（二）（二）商务秘书的职业能力1、表达能力2、办事能力3、交际公关能力4、操作能力 第28页，共32页。案例讨论与分析案例讨论与分析第29页，共32页。分分析析与与评评述述第30页，共32页。本章要点框架商务秘书概述秘书工作秘书工作环境秘书形象与素质秘书秘书部门秘书工作外部环境内部环境职业形象 特点职责要求综合素质职业道德职业能力第31页，共32页。演讲完毕，谢谢观看！第32页，共32页。
