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1、档案管理系统及知识管理平台项目 21 七月 2024 *统一运营化、集成整合化、知识活水化报告目录一：知识管理项目背景及定位二：知识管理咨询梳理三：知识管理IT平台建设四：知识管理项目实施规划五：知识管理项目总结阐述第一部分：知识管理项目背景及定位第一部分：知识管理项目背景及定位Part One现状分析收档计划：明确度不够，难以督办应收任务；收档范围：大量存在各业务系统中或个人笔记本内，收集困难；流失风险：没有提交制度和提交有效途径；文档标准：收档没有形成统一标准模版；收档分类：现有分类跟不上业务的快速发展；存储：没有实现集中统一管控数量管控：无法实时监控各部门、各分子公司提交档案的状况；质量
2、管控：没有形成提交质量对比标准；文档分级：海量文档无法实现按照价值分级；权限控制：档案权限没有严格按分类体系搭建，存在漏洞；利用范围：查询、借阅线单一，利用范围窄；利用方式：传统的查阅、借阅、没有推送；利用效率：手工查询效率低；利用效果：文档无联动，缺乏利用场景。现状与问题现状与问题解决办法解决办法建立统一文档属性；建立统一文档分类标准；建立统一文档收集标准；建立统一的档案人员岗位职责和操作规范；建立各档案的收集计划和周期；建立集中式的文档存储系统；建立分级分权文档收集及质量管控平台；建立基于权限分级的安全监控平台；建立基于文档分级的价值分析平台；建立档案相关人员绩效管理支持体系；建立全员知识
3、库，智能搜索引擎；OA软件建立知识档案关联网络，实现知识协同；建立细分知识专题，活用知识场景；建立岗位的作业指导书。收管用日常工作平台现状分析?营销系统成本系统邮件系统预算系统流程管理会议系统沟通平台项目管理营销系统成本系统邮件系统预算系统流程管理会议系统沟通平台项目管理统一化的知识运营平台延续日常的工作习惯和平台，整合现有资源不断完善知识管理和运营体系项目建设推进目标定位第三阶段知识管理项目建设的三个阶段第二阶段第一阶段项目档案收管用-项目档案收集备案-项目档案查询利用公司知识收管用-公司各类知识收集-用户化的利用方式-集团-地区-项目三级分权监管集团知识管理体系-知识型企业文化-自助式的收
4、集应用深圳OA软件目标：“知识从业务工作中来，又服务于业务工作中去”，借助于IT系统平台让“知识”在工作过程中自然而然的产出和服务咨询梳理知识运营平台收管用面向标准作业流程的知识收管用平台作业程序标准库事前计划事前计划事中提醒事中提醒事后监控事后监控档案管理关键原则和评估点：按照企业业务的“作业程序的标准化管理”建设收管用体系具体请见总览知识收集收什么知识树项目线经营线支撑线知识属性专业属性管控属性管控权限知识标签谁来收项目计划会议工作计划收集任务怎么收收集模版项目线会议计划任务收集通道收集过程何时收计划时间长期任务收的质量判断方向判断环节监控比较纠正判断规则收管用体系介绍收总览知识管控三级监
5、控地区公司层面集团层面项目层面知识标签多维度管控计划维度项目维度组织维度岗位维度其他维度监控督办加工中心收集核实知识整理知识库档案中心项目案例实体库统计分析收管用体系介绍管总览知识应用知识门户高管知识门户用户知识门户档案管理员门户知识场景场景类型员工入、离职土地拓展公司注册档案收集会议&客户接待场景内容框架整体过程步骤目标标准化工具必须事项需阅读文档可参考文件常见问题制作模版&定制场景库场景分类场景权限规则库场景定制场景变更知会知识推送推送道渠知识门户推送应用系统推送场景知识推送推送规则人员关注规则应用系统推送收管用体系介绍用一维数据、多维应用、多维监控、多维推送支撑的逻辑三维模型第二部分：知
6、识管理咨询梳理第二部分：知识管理咨询梳理Part Two知识管理咨询梳理方法与步骤步骤一：知识梳理切入点步骤二：知识树梳理步骤三：知识属性梳理步骤五：知识应用梳理步骤四：知识权限及监管基于企业用户角度梳理知识管理要点，依此来设计构建平台建设模型知识梳理作业指引企业集团管理流程企业集团制度文件企业原始工作底稿日常业务处理形式知识树目录分类专业分类体系及员工习惯叫法目录级权限管控体系搭建知识专业属性知识管控属性知识属性与应用的关联关系目录级控制梳理文档级控制梳理档案管理人员监管控视图梳理知识查询方式方法知识场景梳理知识专题知识推送原则原则：始终围绕企业知识处理流向的收管用各个环节始终需要遵循的标准
7、，并全部贯穿“收、管、用”每个环节面向标准作业流程的知识收管用平台面向标准作业流程的知识收管用平台房地产业务流程知识梳理作业指引面向标准作业流程的知识收管用平台房地产业务流程知识梳理作业指引面向标准作业流程的知识收管用平台房地产业务流程知识梳理作业指引面向标准作业流程的知识收管用平台面向标准作业流程的知识收管用平台产品定位营销推广策略推广实施方案制定方案实施与总结选择前期策划单位编制销售指导书项目定位策划产品概念、方案设计选择销售代理、推广、制作、广告供应商提供策划方案确定营销主题和推广方案组织评审方案发布项目VI制定制定广告策略整理项目卖点营销推广方案实施与反馈半年、年度销售总结会分析编写总
8、结报告编写销售手册印刷销售资料销售策划建议案场包装确定销控方案准备销售合同审核备案示例营销策划管理流程面向标准作业流程的知识收管用平台营销策划知识树示例面向标准作业流程的知识收管用平台营销策划档案属性及权限示例面向标准作业流程的知识收管用平台营销策划知识属性关联应用示例逻辑属性逻辑属性管控属性管控属性按金额统计按时间统计按工时统计按伙伴统计按组织监控按计划监控按人员监控按周期监控时间属性时间属性专业属性专业属性计划属性计划属性对应场景对应场景收集标准收集标准梳理成果梳理成果第一阶段（至第一阶段（至2011.12.302011.12.30）档案目录树（约2000个目录）及查阅监控维度属性（共15
9、个关键点）档案收集标准-以工作任务节点来划分历史档案资料收录分析，约4000份效率、管控、规范等改进意见异构系统对接技术分析第二阶段（至第二阶段（至2012.3.302012.3.30）完整知识目录树及属性（约会增长到2500个目录）收集标准对应模板（约共会有5个基本的标准模板）集成对口标准（含后续可以建立标准化数据库的接口）知识场景（8个）知识门户（4个）知识管理支撑体系实体库对应管理体系第三部分：知识管理第三部分：知识管理ITIT平台建设平台建设Part Three关联信息化系统a.营销管理系统b.成本管理系统c.项目管理系统d.K/3财务e.经管运营门户系统（内含流程审批、会议管理、日程
10、管理、任务管理、战略运营）f.全面预算管理个人知识门户个人知识门户 中层知识门户中层知识门户 高层知识门户高层知识门户 档案经理档案经理/主管主管/专员知识门户专员知识门户员工层高层知识目录文档模板文档属性版本管理文档编码专题编著视图接口规则设定提醒设置组织模型岗位体系用户信息权限体系角色管理门户设置知识管理报表工具外部接口基础硬件网络环境 IE浏览器PDA客户端管用-知识门户知识门户收收集标准知识树收集规则人员管理督促评估管理标准管理面板视图展现风险监管知识搜索场景专题知识排名部门知识知识交互个性展现管理体系平台支撑运行环境用户角色访问入口企业集团知识运营平台框架图中层档案管理员系统平台框架
11、知识流转过程图-知识的流水化收1.根据指定的规则自动归集2.用户也可以人为判断是否需要预归档收集任务多维视角组织维度组织维度时间维度时间维度甲乙方维度甲乙方维度计划维度计划维度部门维度部门维度项目维度项目维度土地论证阶段任务一(5)任务二(5)项目策划阶段任务一(5)任务二(5)规划设计阶段任务一(5)任务二(5)工程施工阶段任务一(5)任务二(5)竣工验收阶段任务一(5)任务二(5)营销销售阶段任务一(5)任务二(5)水都投资发展部(5)市场营销部(5)设计管理部(5)设计管理部(5)工程管理部(5)*项目部(5)综合管理部(5)公司领导一月(5)二月(5)三月(5)四月(5)五月(5)六月
12、(5)七月(5)八月(5)九月(5)十月(5)十一月(5)十二月(5)集团总部(5)内循环(5)内循环(5)区域公司(5)外循环(5)外循环(5)合作乙方(5)收管用营销系统成本系统邮件系统预算系统流程管理会议系统沟通平台项目管理统一化的知识运营平台OA办公系统充分有效的整合现有工作习惯和信息化系统，建设统一化、集成化的知识运营平台建设成果建设建设成果成果第一阶段（至第一阶段（至2011.12.302011.12.30）历史档案录入：约4000份档案资料视图档案资料搜索档案查阅通用知识门户及与现有门户系统中流程、日程、会议的对接档案目录维护配置第二阶段（至第二阶段（至2012.3.302012
13、.3.30）历史档案录入：约8000份，共12000份知识属性深化（共2500个目录对应的15个维度属性的组合）收集计划收集模板库维护收集三级监控收集多维度查阅知识应用场景（8个）知识门户（4个）收集任务跟踪知识来源及推送对接实体库管理实体柜号管理第四部分：知识管理项目实施规划第四部分：知识管理项目实施规划Part Four项目一期组织团队组成企业知识管理项企业知识管理项目团队组成目团队组成泛普软件项目经泛普软件项目经理理咨询需求组咨询需求组高级顾问高级顾问咨询顾问咨询顾问实施顾问实施顾问原型设计组原型设计组UI设计师设计师技术开发组技术开发组技术架构师技术架构师开发工程师开发工程师企业项目经
14、理企业项目经理需求分析组需求分析组关键用户组关键用户组项目实施四大关键环节管理需求咨询管理需求咨询系统需求调研系统需求调研系统平台开发系统平台开发系统平台推广系统平台推广管理标准库梳理管理标准库梳理-标准化的作业程序库标准化的作业程序库知识树梳理知识树梳理知识表格梳理管理面板和报表梳理日常管理制度及体系梳理门户需求及界面设计档案中心需求及界面设计档案管理用户需求及界面设计档案管理监管需求及界面设计管理面板&视图需求及界面设计普通用户需求及界面设计其他使用需求及界面设计系统后台开发系统前台开发异构系统对接系统测试用户培训推广使用项目建设阶段安排第五部分：知识管理项目总结阐述第五部分：知识管理项目
15、总结阐述Part Five项目总体分析从最开始的“收”开始、到最终的“用”，解决两个最根本性的问题，为后续的隐形知识的转化打下扎实的基础能充分融合“日常办公、会议、计划任务、流程审批、信息推送”的经营门户中来，包括从用户的应用体验和技术的实现，都大大降低了用户的行为习惯和技术对接的难度，从而为以后全公司信息化的统一平台奠定基础包括有：建设基于“标准化作业程序库”的收集模板、建设统一的信息化门户和知识化平台、可以快速在门户平台设定知识推送预判、建设三级监控的体系和钻取、建立实用的场景知识推送、以及建立收管用多维角度的统计分析和报表亮点特色亮点特色也需作为重点也需作为重点其一是梳理工作：其中梳理中
16、最为重要的是能根据业务作业程序梳理完整的知识树及其相应的收集管理标准其二：关键还是要落地执行，所以前期需要把握好能够快速带给管理者和用户最为直接的应用体验价值总体包括有：知识树的梳理（这是原点）、知识门户和场景的建设项目重点项目重点之上有谈到的亮点中，其中是包括有能够自动化、智能化的推送问题，而这个也是本项目在实现最为困难之处，解决之道主要是依赖梳理的细化度要精准并可适配快速调整的应用环境其二是涉及到集成对接的相应技术之上，特别是与非同一IT供应商提供的系统上做对接，由于技术架构和可能存在的历史遗留原因会造成对接的难度，包括后续调整的难度其三：是基于非项目业务线的经营管理梳理工作相对比较困难，是因为经营管理相对比较柔性实施难点实施难点项目成功的关键两点：一是能真正切合到员工日常工作过程中；二是需要坚持、持续不断的推行下来，并识别最直接、最易用之处的推广点泛普软件期待与企业共同打造有效、高效、高质的知识运营平台！
