《高绩效中层管理之怎样创造高效率的会议讲义》由会员分享，可在线阅读，更多相关《高绩效中层管理之怎样创造高效率的会议讲义（56页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、深圳市良药管理顾问有限公司SHENZHENGOODMEDICINEMANAGEMENTCONSULTINGCO.,LTDWhatyoucare,whatwefollow.深圳市良药管理顾问有限公司SHENZHENGOODMEDICINEMANAGEMENTCONSULTINGCO.,LTDWhatyoucare,whatwefollow.内内 容容 提提 要要 会议现状分析会议现状分析; ; 成功会议的准备工作成功会议的准备工作; ; 影响会议的个人因素影响会议的个人因素; ; 会议的领导艺术。会议的领导艺术。深圳市良药管理顾问有限公司SHENZHENGOODMEDICINEMANAGEMEN
2、TCONSULTINGCO.,LTDWhatyoucare,whatwefollow.第一单元第一单元 会议现状分析会议现状分析会议所呈现的趋势；会议所呈现的趋势；无效率会议的惊人开销无效率会议的惊人开销。 深圳市良药管理顾问有限公司SHENZHENGOODMEDICINEMANAGEMENTCONSULTINGCO.,LTDWhatyoucare,whatwefollow.一、会议所呈现的趋势一、会议所呈现的趋势 开会次数与时间增加；开会次数与时间增加； 跨部门之协调会议增加；跨部门之协调会议增加； 所有相关阶层的专业人所有相关阶层的专业人 士参与。士参与。 深圳市良药管理顾问有限公司SHE
3、NZHENGOODMEDICINEMANAGEMENTCONSULTINGCO.,LTDWhatyoucare,whatwefollow.二、无效率会议的惊人开销二、无效率会议的惊人开销一个好的会议设计与开会技巧，一个好的会议设计与开会技巧，事实上，可以节省一半的开会时间，事实上，可以节省一半的开会时间，决策过程也会变得较有效率。也就决策过程也会变得较有效率。也就是说，花在无效率会议上的每一分是说，花在无效率会议上的每一分钟，其实可以节省下来，多做一些钟，其实可以节省下来，多做一些真正攸关企业生产的事。而重新检真正攸关企业生产的事。而重新检讨改进不当的会议进行方式，所节讨改进不当的会议进行方式
4、，所节省下来的巨额开销，也可以提高企省下来的巨额开销，也可以提高企业竞争力。业竞争力。 深圳市良药管理顾问有限公司SHENZHENGOODMEDICINEMANAGEMENTCONSULTINGCO.,LTDWhatyoucare,whatwefollow.第二单元第二单元 成功会议的准备工作成功会议的准备工作 深圳市良药管理顾问有限公司SHENZHENGOODMEDICINEMANAGEMENTCONSULTINGCO.,LTDWhatyoucare,whatwefollow. 成功会议的准备工作之一成功会议的准备工作之一n 如何理清开会的目的与诉求；如何理清开会的目的与诉求；n 会议形式与
5、领导风格；会议形式与领导风格；n 如何遴选与会者；如何遴选与会者；n 会议规模；会议规模；n 会议地点。会议地点。深圳市良药管理顾问有限公司SHENZHENGOODMEDICINEMANAGEMENTCONSULTINGCO.,LTDWhatyoucare,whatwefollow.如何理清开会的目的与诉求开开会会的的目目的的与与诉诉求求，应应尽尽可可能能以以一一句句话话清清楚楚地地陈陈述述出出来来。清清楚楚的的程程度度至至少少要要包包括括：为何开会、谁来开、及工作何时该完毕。为何开会、谁来开、及工作何时该完毕。 深圳市良药管理顾问有限公司SHENZHENGOODMEDICINEMANAGEM
6、ENTCONSULTINGCO.,LTDWhatyoucare,whatwefollow.会议形式与领导风格n咨商式会议；咨商式会议；n决议提报式会议；决议提报式会议；n责任完全交付式会议责任完全交付式会议深圳市良药管理顾问有限公司SHENZHENGOODMEDICINEMANAGEMENTCONSULTINGCO.,LTDWhatyoucare,whatwefollow.开会形式与过程形式形式进行方式进行方式会议会议领导者领导者决策者决策者咨商要建议，其余免谈 主管主管决议提交式 决议提报主管复核 与会者主管责任完全交付式 员工自决 主管附议 与会者与会者深圳市良药管理顾问有限公司SHENZ
7、HENGOODMEDICINEMANAGEMENTCONSULTINGCO.,LTDWhatyoucare,whatwefollow.决定与会者资格时所应考虑的要项：决定与会者资格时所应考虑的要项： 跟讨论题目有直接关联的人 可提供无法从他处取得的资讯 发言具有代表性，能为其团体负责如何遴选与会者深圳市良药管理顾问有限公司SHENZHENGOODMEDICINEMANAGEMENTCONSULTINGCO.,LTDWhatyoucare,whatwefollow.会 议 规 模会议规模直接影响到互动的状会议规模直接影响到互动的状况。对于减少阶层间的隔阂，强调况。对于减少阶层间的隔阂，强调上级与
8、部属沟通畅通的公司，控制上级与部属沟通畅通的公司，控制会议规模（即与会人数）更显得格会议规模（即与会人数）更显得格外重要。外重要。深圳市良药管理顾问有限公司SHENZHENGOODMEDICINEMANAGEMENTCONSULTINGCO.,LTDWhatyoucare,whatwefollow.会会 议议 地地 点点会议地点应考虑的因素：会议地点应考虑的因素：找一个肯定不会受到打扰的地方找一个肯定不会受到打扰的地方；会前应确定电话已被移出会议室；会前应确定电话已被移出会议室；注意使与会者有足够舒适以集中注意使与会者有足够舒适以集中精力开会，精力开会，但不要让他们舒服得但不要让他们舒服得想瞌
9、睡想瞌睡；关注音响效果。关注音响效果。深圳市良药管理顾问有限公司SHENZHENGOODMEDICINEMANAGEMENTCONSULTINGCO.,LTDWhatyoucare,whatwefollow. 成功会议的准备工作之二成功会议的准备工作之二n会议时间会议时间n座位安排座位安排n传达开会通知传达开会通知n议程设计议程设计n会议记录会议记录n会议规范的制定会议规范的制定深圳市良药管理顾问有限公司SHENZHENGOODMEDICINEMANAGEMENTCONSULTINGCO.,LTDWhatyoucare,whatwefollow. 会会 议议 时时 间间根根据据行行为为学学家家
10、的的研研究究，同同样样目目的的的的会会议议在在不不同同时时段段召召开开，会会有有不不同同的的结结果果，所所以以“因因时时制宜制宜”来开会有其必要性。来开会有其必要性。深圳市良药管理顾问有限公司SHENZHENGOODMEDICINEMANAGEMENTCONSULTINGCO.,LTDWhatyoucare,whatwefollow.座座 位位 安安 排排与会者座位安排对会议的与会者座位安排对会议的成功有很大的影响。预先考虑座成功有很大的影响。预先考虑座位安排，如果必要，设一个座位位安排，如果必要，设一个座位安排方案，给会议创造一个良好安排方案，给会议创造一个良好的机会来达到目的。的机会来达到
11、目的。深圳市良药管理顾问有限公司SHENZHENGOODMEDICINEMANAGEMENTCONSULTINGCO.,LTDWhatyoucare,whatwefollow. 主席坐在团队主席坐在团队 成员之间成员之间 面对面就座深圳市良药管理顾问有限公司SHENZHENGOODMEDICINEMANAGEMENTCONSULTINGCO.,LTDWhatyoucare,whatwefollow.主席坐在长桌的项端主席坐在长桌的项端资历最浅者坐在离主席最远处资历最浅者坐在离主席最远处 显示等级显示等级深圳市良药管理顾问有限公司SHENZHENGOODMEDICINEMANAGEMENTCON
12、SULTINGCO.,LTDWhatyoucare,whatwefollow.主席可坐主席可坐在任何一在任何一个座位个座位 自由讨论深圳市良药管理顾问有限公司SHENZHENGOODMEDICINEMANAGEMENTCONSULTINGCO.,LTDWhatyoucare,whatwefollow.意见未定者可清意见未定者可清楚地看到和听到楚地看到和听到与会者全部观点与会者全部观点动议的支持者动议的支持者坐在其他支持坐在其他支持者的斜对面，者的斜对面，可以直接看到可以直接看到其他支持者其他支持者动议的反对者、被动议的反对者、被支持者的座位隔开支持者的座位隔开支持者在此位置有利支持者在此位置有
13、利于把情况传给意见未于把情况传给意见未定的出席者定的出席者主席与大部分与会者主席与大部分与会者尤其是意见未定者保尤其是意见未定者保持目光接触持目光接触反对者坐在反对者坐在主席旁边以主席旁边以“平衡平衡”会会议桌议桌意见未定者意见未定者看着主席寻看着主席寻求引导求引导反对者坐在主席对反对者坐在主席对面，在讨论中起很面，在讨论中起很大作用大作用支持者可以影支持者可以影响那些反对者响那些反对者分散对抗深圳市良药管理顾问有限公司SHENZHENGOODMEDICINEMANAGEMENTCONSULTINGCO.,LTDWhatyoucare,whatwefollow.传达开会通知传达开会通知开会通知
14、应包括请他与会开会通知应包括请他与会的理由、该准备哪些资料及会议的理由、该准备哪些资料及会议召集人所期望的会议目标。召集人所期望的会议目标。深圳市良药管理顾问有限公司SHENZHENGOODMEDICINEMANAGEMENTCONSULTINGCO.,LTDWhatyoucare,whatwefollow.议议 程程 设设 计计好好的的议议程程设设计计有有助助于于讨讨论论上上轨轨道道，避避免免讨讨论论离离题题，有有系系统统地地帮帮助助与与会会者者一一步步达到目标。步步达到目标。深圳市良药管理顾问有限公司SHENZHENGOODMEDICINEMANAGEMENTCONSULTINGCO.,L
15、TDWhatyoucare,whatwefollow.会会 议议 记记 录录与会者的重要发言及决议都应正确地记录与会者的重要发言及决议都应正确地记录下来，并在会后发给与会者。下来，并在会后发给与会者。深圳市良药管理顾问有限公司SHENZHENGOODMEDICINEMANAGEMENTCONSULTINGCO.,LTDWhatyoucare,whatwefollow.会议规范的制定会议规范的制定会议规范指的是大家达到会议规范指的是大家达到共识的会议守则，每次开会就共识的会议守则，每次开会就照此守则来进行。照此守则来进行。深圳市良药管理顾问有限公司SHENZHENGOODMEDICINEMANA
16、GEMENTCONSULTINGCO.,LTDWhatyoucare,whatwefollow.第三单元第三单元 影响会议的个人因素影响会议的个人因素常见的人格标签与刻板印象常见的人格标签与刻板印象个性与影响力个性与影响力性性别别与与影影响响力力如何在会议发挥影响力如何在会议发挥影响力深圳市良药管理顾问有限公司SHENZHENGOODMEDICINEMANAGEMENTCONSULTINGCO.,LTDWhatyoucare,whatwefollow.一、常见的人格标签一、常见的人格标签与刻板印象与刻板印象外貌与偏见；外貌与偏见； 年龄的刻板印象；年龄的刻板印象； 工作种类的刻板印象工作种类的
17、刻板印象。 深圳市良药管理顾问有限公司SHENZHENGOODMEDICINEMANAGEMENTCONSULTINGCO.,LTDWhatyoucare,whatwefollow.二、个性与影响力二、个性与影响力内向与外向性格；内向与外向性格；权威型人格；权威型人格；心机型人格。心机型人格。深圳市良药管理顾问有限公司SHENZHENGOODMEDICINEMANAGEMENTCONSULTINGCO.,LTDWhatyoucare,whatwefollow.三、性三、性 别别 与与 影影 响响 力力深圳市良药管理顾问有限公司SHENZHENGOODMEDICINEMANAGEMENTCONS
18、ULTINGCO.,LTDWhatyoucare,whatwefollow.四、如何在会议中四、如何在会议中发挥影响力发挥影响力发言、常发言、控制发言长度发言、常发言、控制发言长度;发言流利有权威感发言流利有权威感;发言有系统。发言有系统。深圳市良药管理顾问有限公司SHENZHENGOODMEDICINEMANAGEMENTCONSULTINGCO.,LTDWhatyoucare,whatwefollow.五、评估与会技巧五、评估与会技巧深圳市良药管理顾问有限公司SHENZHENGOODMEDICINEMANAGEMENTCONSULTINGCO.,LTDWhatyoucare,whatwef
19、ollow.第四单元第四单元会议的领导艺术会议的领导艺术深圳市良药管理顾问有限公司SHENZHENGOODMEDICINEMANAGEMENTCONSULTINGCO.,LTDWhatyoucare,whatwefollow.一、主席的八大职责一、主席的八大职责营造和谐气氛；营造和谐气氛； 确保议程进行；确保议程进行； 总结讨论内容；总结讨论内容； 引导发言者解释令人困惑的发言；引导发言者解释令人困惑的发言； 帮助与会者理清不假思索想法；帮助与会者理清不假思索想法； 尊尊重重少少数数人人的的意意见见，避避免免会会中中意意见见一一面面倒倒的的情况；情况； 减少与议题无关的争辩与讨论；减少与议题无
20、关的争辩与讨论； 保持中立态度。保持中立态度。深圳市良药管理顾问有限公司SHENZHENGOODMEDICINEMANAGEMENTCONSULTINGCO.,LTDWhatyoucare,whatwefollow.二、主席的开场白二、主席的开场白约有约有1/3的与会者抱着的与会者抱着“纯与会纯与会”的心态的心态出席而并不想在会中发挥影响力出席而并不想在会中发挥影响力；约有约有1/3的与会者不知开会的目的及主题；的与会者不知开会的目的及主题；约有约有1/3攸关决议质量的与会者会缺席；攸关决议质量的与会者会缺席；约有约有1/3的与会者觉得很难在会中发挥影响力的与会者觉得很难在会中发挥影响力。深圳
21、市良药管理顾问有限公司SHENZHENGOODMEDICINEMANAGEMENTCONSULTINGCO.,LTDWhatyoucare,whatwefollow.三、关键性的三种领导态度三、关键性的三种领导态度主主席席只只是是辅辅助助决决议议达达成成，而而非非决定决议应如何达成；决定决议应如何达成；多多让让员员工工参参与与决决策策过过程程，有有助助于提高向心力；于提高向心力；应鼓励而不是禁止异议。应鼓励而不是禁止异议。深圳市良药管理顾问有限公司SHENZHENGOODMEDICINEMANAGEMENTCONSULTINGCO.,LTDWhatyoucare,whatwefollow.四、
22、发言时间的分配四、发言时间的分配了解与会者互动情况最简单的方法，就了解与会者互动情况最简单的方法，就是观察成员所能分配到的发言时间。是观察成员所能分配到的发言时间。深圳市良药管理顾问有限公司SHENZHENGOODMEDICINEMANAGEMENTCONSULTINGCO.,LTDWhatyoucare,whatwefollow.理想中良好的理想中良好的6 6人发言时间分配表人发言时间分配表主席主席25%会议记录员会议记录员15%成员甲成员甲15%成员乙成员乙15%成员丙成员丙15%成员丁成员丁15%深圳市良药管理顾问有限公司SHENZHENGOODMEDICINEMANAGEMENTCON
23、SULTINGCO.,LTDWhatyoucare,whatwefollow.五、如何掌握议事进度五、如何掌握议事进度有声互动法；有声互动法；无声互动法。无声互动法。深圳市良药管理顾问有限公司SHENZHENGOODMEDICINEMANAGEMENTCONSULTINGCO.,LTDWhatyoucare,whatwefollow.六、如何化解意见冲突六、如何化解意见冲突面对意见冲突时所应持的态度：面对意见冲突时所应持的态度：意见冲突是自然且正常的；意见冲突是自然且正常的；避免对立；避免对立；阐明开会期望；阐明开会期望；就事论事，莫就人论事；就事论事，莫就人论事；转移话题或暂时休息；转移话题
24、或暂时休息；会前即预先排除冲突会前即预先排除冲突。深圳市良药管理顾问有限公司SHENZHENGOODMEDICINEMANAGEMENTCONSULTINGCO.,LTDWhatyoucare,whatwefollow.七、提高议事质量的重要方法七、提高议事质量的重要方法指定一人指定一人“扮黑脸扮黑脸”深圳市良药管理顾问有限公司SHENZHENGOODMEDICINEMANAGEMENTCONSULTINGCO.,LTDWhatyoucare,whatwefollow.“扮黑脸扮黑脸”的秘诀的秘诀深圳市良药管理顾问有限公司SHENZHENGOODMEDICINEMANAGEMENTCONSUL
25、TINGCO.,LTDWhatyoucare,whatwefollow.八、会议中如何达成决议八、会议中如何达成决议四种传统的决策方式四种传统的决策方式；标准议则；标准议则；如何达成无异议的结论。如何达成无异议的结论。深圳市良药管理顾问有限公司SHENZHENGOODMEDICINEMANAGEMENTCONSULTINGCO.,LTDWhatyoucare,whatwefollow.四种传统的决策方式四种传统的决策方式 权威式决议；权威式决议； “少数服从多数式少数服从多数式”； “强势少数强势少数”式；式； “无异议一致通过无异议一致通过”式式。深圳市良药管理顾问有限公司SHENZHENG
26、OODMEDICINEMANAGEMENTCONSULTINGCO.,LTDWhatyoucare,whatwefollow.标标 准准 议议 则则现现在在最最常常被被使使用用的的开开会会方方法法，1910年年由由德德威威（Dewey）博博士士所所拟拟定定的的，我我们们现现在在称称之之为为“标标准准议议则则”。这这个个方方法法从从与与会会者者的的心心理理层层面面出出发发，以以符符合合科科学学逻逻辑辑的的方方式式进进行行会会议议，通通过过五五个个步步骤骤达达成成决决议议，是是现现在在最最常常被被企企业业使用的开会方法。使用的开会方法。深圳市良药管理顾问有限公司SHENZHENGOODMEDICI
27、NEMANAGEMENTCONSULTINGCO.,LTDWhatyoucare,whatwefollow.标准议则五个步骤标准议则五个步骤1、理清及解释问题。、理清及解释问题。深圳市良药管理顾问有限公司SHENZHENGOODMEDICINEMANAGEMENTCONSULTINGCO.,LTDWhatyoucare,whatwefollow.标准议则五个步骤标准议则五个步骤2、分析问题。、分析问题。深圳市良药管理顾问有限公司SHENZHENGOODMEDICINEMANAGEMENTCONSULTINGCO.,LTDWhatyoucare,whatwefollow.标准议则五个步骤标准议则
28、五个步骤3、拟定评估各种相应对策的标准。、拟定评估各种相应对策的标准。深圳市良药管理顾问有限公司SHENZHENGOODMEDICINEMANAGEMENTCONSULTINGCO.,LTDWhatyoucare,whatwefollow.标准议则五个步骤标准议则五个步骤4、商议相应对策。、商议相应对策。深圳市良药管理顾问有限公司SHENZHENGOODMEDICINEMANAGEMENTCONSULTINGCO.,LTDWhatyoucare,whatwefollow.标准议则五个步骤标准议则五个步骤5、遴选最可行的对策、遴选最可行的对策。深圳市良药管理顾问有限公司SHENZHENGOODM
29、EDICINEMANAGEMENTCONSULTINGCO.,LTDWhatyoucare,whatwefollow.如何达成无异议的结论如何达成无异议的结论达成无异议结论可说是开达成无异议结论可说是开会的终极目标。一方面能展现企业会的终极目标。一方面能展现企业的向心力，一方面能达成高质量的的向心力，一方面能达成高质量的决议。然而，无论会议是否能达成决议。然而，无论会议是否能达成无异议的结论，都不宜把无异议当无异议的结论，都不宜把无异议当成开会的惟一目标。成开会的惟一目标。深圳市良药管理顾问有限公司SHENZHENGOODMEDICINEMANAGEMENTCONSULTINGCO.,LTDW
30、hatyoucare,whatwefollow.九、如何与何时结束会议九、如何与何时结束会议预留足够时间做结束语；预留足够时间做结束语；确定工作妥当分配；确定工作妥当分配；准时结束会议。准时结束会议。深圳市良药管理顾问有限公司SHENZHENGOODMEDICINEMANAGEMENTCONSULTINGCO.,LTDWhatyoucare,whatwefollow.十、议事效率的评估方法十、议事效率的评估方法深圳市良药管理顾问有限公司SHENZHENGOODMEDICINEMANAGEMENTCONSULTINGCO.,LTDWhatyoucare,whatwefollow.十一、后十一、后
31、 续续 工工 作作会会议议结结束束后后，主主席席的的职职责责并并未未终终止止，进进一一步步的的责责任任包括：包括：l l批准备忘录；批准备忘录；l l确保会议记录员追踪并监督经会议同意要采取的行动；确保会议记录员追踪并监督经会议同意要采取的行动；l l接受会议记录者递交的有关执行会议决定的进度报告，接受会议记录者递交的有关执行会议决定的进度报告，l l鼓励与会者预先提交下次会议上他们希望讨论的事项；鼓励与会者预先提交下次会议上他们希望讨论的事项；l l决决定定下下次次会会议议的的议议程程，包包括括上上次次会会议议讨讨论论中中遗遗漏漏或或未未全全面涉及的事项；面涉及的事项；l l会中工作分派。会
32、中工作分派。深圳市良药管理顾问有限公司SHENZHENGOODMEDICINEMANAGEMENTCONSULTINGCO.,LTDWhatyoucare,whatwefollow.十二、会十二、会 后后 跟跟 催催若是企业在开发新市场、推广新产品或与其若是企业在开发新市场、推广新产品或与其他企业进行合资、策略联盟时所进行的谈判或商务他企业进行合资、策略联盟时所进行的谈判或商务会议，会议之后的跟催运作对企业是否可以取得客会议，会议之后的跟催运作对企业是否可以取得客户订单、合作内容是否清楚明确及争议是否可以妥户订单、合作内容是否清楚明确及争议是否可以妥善解决，具有举足轻重的作用。善解决，具有举足
33、轻重的作用。深圳市良药管理顾问有限公司SHENZHENGOODMEDICINEMANAGEMENTCONSULTINGCO.,LTDWhatyoucare,whatwefollow.十三、主持能力测试十三、主持能力测试深圳市良药管理顾问有限公司SHENZHENGOODMEDICINEMANAGEMENTCONSULTINGCO.,LTDWhatyoucare,whatwefollow.敬请关注：良药管理培训良药管理培训良药管理培训深圳市良药管理顾问有限公司SHENZHENGOODMEDICINEMANAGEMENTCONSULTINGCO.,LTDWhatyoucare,whatwefollow.多谢各位多谢各位积极参与积极参与 !
