办公自动化软件应用

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1、第三章第三章办公自动化软件应用办公自动化软件应用v办办公公自自动动化化（OAOA，Office Office AutomationAutomation）于于2020世世纪纪7070年年代代兴兴起起，它它将将现现代代化化办办公公和和计计算算机机网网络络功功能能结结合合起起来来，成成为为一一种种新新型型的的办办公公方方式式，它它是是当当前前新新技技术术革革命命中中一一个个非非常常活活跃跃和和具具有有很很强强生生命命力力的的技技术术应应用用领领域，是信息化社会的产物。域，是信息化社会的产物。n办公自动化系统的办公自动化系统的构成应包括三个部分：构成应包括三个部分：办公自动化设备、办办公自动化设备、

2、办公自动化软件和办公公自动化软件和办公人员。人员。n美国微软公司开发美国微软公司开发的的Microsoft Office Microsoft Office XPXP是办公人员最常用是办公人员最常用的通用软件。的通用软件。3.1 3.1 文字处理软件文字处理软件Word XPWord XP学习目标学习目标n了解办公自动化的原理；了解办公自动化的原理；n理解电子表格、文字处理和多媒体演示软件的基本功理解电子表格、文字处理和多媒体演示软件的基本功能；能；n掌握掌握 Office XPOffice XP办公类软件基本操作方法：启动与退办公类软件基本操作方法：启动与退出、工作窗口的基本组成与操作、文件的

3、建立、打开与出、工作窗口的基本组成与操作、文件的建立、打开与保存、文本编辑区通用编辑方法。保存、文本编辑区通用编辑方法。n了解了解Word XPWord XP的各种视图的意义与应用；的各种视图的意义与应用；n掌握掌握Word XPWord XP文档的编辑、查找和替换，文档格式的设文档的编辑、查找和替换，文档格式的设置（包括字符格式、段落格式）和页面格式的设置（包置（包括字符格式、段落格式）和页面格式的设置（包括节的设置、分页、分栏和插入页眉和页脚），样式的括节的设置、分页、分栏和插入页眉和页脚），样式的使用；使用；n掌握掌握Word XPWord XP表格的创建与编辑，插入图片、文本框、表格的

4、创建与编辑，插入图片、文本框、艺术字和绘图及图文混排的方法。艺术字和绘图及图文混排的方法。n3.1.1 3.1.1 认识工作窗口认识工作窗口 n3.1.2 3.1.2 创建和编辑文档创建和编辑文档n3.1.3 3.1.3 设置文档格式设置文档格式n3.1.4 3.1.4 表格制作表格制作n3.1.5 3.1.5 图文混排图文混排3.1.1 3.1.1 认识工作窗口认识工作窗口Word XPWord XP的启动的启动n方法方法1 1：“开始开始”/ /“程序程序”/ / “Microsoft WordMicrosoft Word”；n方法方法2 2：双击桌面上：双击桌面上Word XPWord

5、XP的快捷的快捷方式图标；方式图标；n方法方法3 3：双击：双击Word Word 文档图标（以文档图标（以DocDoc为扩展名的文件），打开为扩展名的文件），打开Word Word XPXP，进入编辑该文档的，进入编辑该文档的Microsoft Microsoft WordWord界面。界面。退出退出Word XPWord XP的方法的方法n方法方法1 1：单击标题栏上的：单击标题栏上的“关闭关闭”按钮按钮n方法方法2 2：“文件文件”/ /“关闭关闭”n方法方法3 3：“文件文件”/ /“退出退出”n方法方法4 4：单击标题栏上控制按钮：单击标题栏上控制按钮 / / “关闭关闭”任务窗格任

6、务窗格标题栏标题栏菜单栏菜单栏格式工具栏格式工具栏常用工具栏常用工具栏状态栏状态栏标尺标尺绘图工具栏绘图工具栏视图方式按钮视图方式按钮垂直滚动条垂直滚动条水平滚动条水平滚动条n窗口的基本组成窗口的基本组成u标题栏，标题栏上有：控制按钮，文档标题，最标题栏，标题栏上有：控制按钮，文档标题，最小化、还原、关闭按钮；小化、还原、关闭按钮；u菜单栏，菜单栏上含有九个菜单项：文件（菜单栏，菜单栏上含有九个菜单项：文件（F F）、）、编辑（编辑（E E）、视图（）、视图（V V）、插入（）、插入（I I）、格式（）、格式（O O）、）、工具（工具（T T）、表格（）、表格（A A）、窗口（）、窗口（W W

7、）、帮助（）、帮助（H H）. .各各菜单项后面的字母称为快捷键，按菜单项后面的字母称为快捷键，按Alt +Alt +字母，即可字母，即可打开该字母所对应的菜单项的下拉菜单（例按打开该字母所对应的菜单项的下拉菜单（例按Alt Alt +F+F）。下拉菜单中的各命令后的字母称为热键，当）。下拉菜单中的各命令后的字母称为热键，当打开下拉菜单后，单击该字母，即可执行该命令，打开下拉菜单后，单击该字母，即可执行该命令，下拉菜单中的各命令后的下拉菜单中的各命令后的 Ctrl +Ctrl +字母称为快捷键，字母称为快捷键，在不打开下拉菜单时，直接按在不打开下拉菜单时，直接按Ctrl +Ctrl +字母，即

8、可执字母，即可执行相应的命令，（例按行相应的命令，（例按 Ctrl +OCtrl +O）u常用工具栏，常用工具栏，一般有一般有2323个按钮，用个按钮，用鼠标指向它，即可显示它的功能。主鼠标指向它，即可显示它的功能。主要用于快速执行命令。要用于快速执行命令。u格式工具栏，主要用于快速改变文档格式工具栏，主要用于快速改变文档的外观。如设置字体、字号等。的外观。如设置字体、字号等。u滚动条，滚动条有水平滚动条和垂直滚动条，滚动条有水平滚动条和垂直滚动条。水平滚动条最左边有四个按滚动条。水平滚动条最左边有四个按钮，分别为普通视图、钮，分别为普通视图、WebWeb版式视图、版式视图、页面视图、大纲视

9、图；垂直滚动条下页面视图、大纲视图；垂直滚动条下面有三个按钮，分别为前一页、选择面有三个按钮，分别为前一页、选择浏览对象、后一页。浏览对象、后一页。u文档编辑区，用于编辑文档。文档编辑区，用于编辑文档。u分割框，位于垂直滚动条上端肩分割框，位于垂直滚动条上端肩关之上，用于将文档编辑区分割关之上，用于将文档编辑区分割成两部分。成两部分。u状态栏，用于显示有关命令、工状态栏，用于显示有关命令、工具栏按钮等正在进行的操作状态具栏按钮等正在进行的操作状态信息和插入点位置的信息。信息和插入点位置的信息。u标尺，水平标尺用于指示文档的行宽标尺，水平标尺用于指示文档的行宽情况、对齐方式等。标尺上端，有一情况

10、、对齐方式等。标尺上端，有一个倒三角形按钮，叫首行缩进按钮；个倒三角形按钮，叫首行缩进按钮；下端的三角形叫悬挂缩进按钮；下端下端的三角形叫悬挂缩进按钮；下端的一个方形按钮，叫左缩进按钮；垂的一个方形按钮，叫左缩进按钮；垂直标尺位于工作区的左侧，用于调整直标尺位于工作区的左侧，用于调整页面的上下页边距、表格行高等。页面的上下页边距、表格行高等。u常用工具栏、格式工具栏的打开与关常用工具栏、格式工具栏的打开与关闭：闭：“视图视图”/ /“工具栏工具栏”/ / 按需要进按需要进行选择。行选择。3.1.2 3.1.2 创建和编辑文档创建和编辑文档n创建、打开、保存与关闭文档创建、打开、保存与关闭文档

11、u创建新文档创建新文档 u打开已经建立的文档打开已经建立的文档u选择当前文档选择当前文档u保存文档保存文档u关闭文档关闭文档n文档的建立、打开、保存与保护文档的建立、打开、保存与保护u1.1.新建文档新建文档方法方法1 1：“文件文件”/ / “新建新建”方法方法2 2：单击常用工具栏上的：单击常用工具栏上的“新新建建”按钮按钮u2.2.在在WordWord窗口中打开文档窗口中打开文档方法方法1 1：“文件文件” / / “打开打开” / / 在出现的在出现的“打开打开”的对话框中选的对话框中选定要打开的文档定要打开的文档, ,单击单击“打开打开”。方法方法2 2：单击常用工具栏上的：单击常用

12、工具栏上的“打开打开”按钮按钮 / / 在出现的在出现的“打开打开”的对话框中选定的对话框中选定“打开打开”。u3.3.保存文档保存文档在编辑一篇文档时，为了防止突然在编辑一篇文档时，为了防止突然断电或意外死机造成编辑内容的丢断电或意外死机造成编辑内容的丢失，可以每间隔一段时间对文档进失，可以每间隔一段时间对文档进行保存。整篇文档编辑完成后，也行保存。整篇文档编辑完成后，也要进行保存。要进行保存。方法方法1 1：“文件文件” / / “保存保存”方法方法2 2：单击常用工具栏上的：单击常用工具栏上的“保保存存”按钮按钮方法方法3 3：“文件文件” / / “另存为另存为”u4. 4. 自动保存

13、自动保存为了防止意外造成文档的丢失，为了防止意外造成文档的丢失，WordWord提供了让用户选择每隔一定提供了让用户选择每隔一定时间间隔自动保存文档的功能。时间间隔自动保存文档的功能。方法：方法：“工具工具” / / “选项选项” / / 在选项对话框中选在选项对话框中选“保存保存”标签标签 / / 单击单击“自动保存时间间隔自动保存时间间隔”复复选框，并在文本框中输入或选择选框，并在文本框中输入或选择时间（缺省为时间（缺省为1010分钟）分钟） / / “确定确定”u5.5.文档保护文档保护方法：方法：“工具工具” / / “选项选项” / / 在选项对话框中选在选项对话框中选“安全性安全性

14、”标标签签 / / 在在“打开权限密码打开权限密码”文本文本框中输入打开密码框中输入打开密码 / / “确定确定”/ / 再次输入密码再次输入密码 / / “确定确定”n6. 6. 设置文档为设置文档为“只读只读”属性属性方法：方法：“工具工具” / / “选项选项” / / 在选项对话框中选在选项对话框中选“安全性安全性”标标签签 / / 在在“建议以只读方式打开文建议以只读方式打开文档档”单选框单选框上打勾。上打勾。3.1.2 3.1.2 创建和编辑文档创建和编辑文档n输入文本输入文本u汉字输入汉字输入 u符号和特殊字符的输入符号和特殊字符的输入u切换插入与改写状态切换插入与改写状态u删

15、除字符操作删除字符操作u段落的拆分与合并段落的拆分与合并n插入点：插入点：在工作区中有一闪动的竖线在工作区中有一闪动的竖线“”称为插入点，输入的文字，称为插入点，输入的文字，会在插入点处出现，随着输入的会在插入点处出现，随着输入的进行，插入点会自动向后移动。进行，插入点会自动向后移动。如果要把插入点移到某处，只要如果要把插入点移到某处，只要将鼠标光标移到该处单击即可。将鼠标光标移到该处单击即可。n段落标记：段落标记：在插入点的后面，有一个小箭在插入点的后面，有一个小箭号，称为段落标记，用来表示号，称为段落标记，用来表示一个段落的结束。一个段落的结束。n段落标记的开启段落标记的开启 / / 关闭

16、关闭： “视图视图”/ / “显示段落标记显示段落标记”n“插入插入”与与“改写改写”状态：状态：u“插入插入”状态状态：是：是WordWord默认状态，这默认状态，这时状态栏上的时状态栏上的“改写改写”字样呈灰色，在字样呈灰色，在插入状态下，输入的文字显示在插入点插入状态下，输入的文字显示在插入点处，且原插入点后的文本顺序右移。处，且原插入点后的文本顺序右移。u“改写改写”状态状态：双击状态栏上呈灰色：双击状态栏上呈灰色的的“改写改写”字样，使它以黑体显示，即字样，使它以黑体显示，即为为“改写改写”状态，在这种状态下，新输状态，在这种状态下，新输入的文本覆盖插入点位置的文本。入的文本覆

17、盖插入点位置的文本。n中文输入状态的选择中文输入状态的选择中文中文Windows XPWindows XP提供了多种中文输入法：智能提供了多种中文输入法：智能ABCABC、微软拼音、全拼、郑码等。中文输入法选定以后，屏微软拼音、全拼、郑码等。中文输入法选定以后，屏幕上会出现一个中文输入法状态框。幕上会出现一个中文输入法状态框。输入法设置如下：输入法设置如下：中英文切换（中英文切换（Ctrl+Ctrl+空格）空格）中英文标点（中英文标点（Ctrl+.Ctrl+.）软键盘按钮软键盘按钮输入法切换（输入法切换（Ctrl+ShiftCtrl+Shift) ) 全全/ /半角切换（半角切换（

18、Shift+Shift+空格）空格）n输入法的选择输入法的选择：方法方法1 1：单击任务栏上输入法指示：单击任务栏上输入法指示器，由弹出的菜单中进行选择。器，由弹出的菜单中进行选择。方法方法2 2：CTRL + SHIFTCTRL + SHIFTn半角半角 / / 全角的切换：全角的切换：方法方法1 1：单击输入法状态显示栏：单击输入法状态显示栏中的半角中的半角 / / 全角按钮全角按钮方法方法2 2：SHIFT + SHIFT + 空格空格n键盘上找不到的字符、标点符号、键盘上找不到的字符、标点符号、数学序号以及特殊符号的输入法：数学序号以及特殊符号的输入法：u右击软键盘，从中进行选择。右

19、击软键盘，从中进行选择。u一些标点符号的输入：一些标点符号的输入：顿号顿号 “”省略号省略号 “SHIFT+SHIFT+”破折号破折号 “SHIFT+&SHIFT+&” “”n简单删除：简单删除：u删除插入点左边的一个字符或汉字，删除插入点左边的一个字符或汉字，按退格键按退格键“Back SpaceBack Space” 键键u删除插入点右边的一个字符或汉字，删除插入点右边的一个字符或汉字，按按“Delete Delete ” u删除插入点左边的一个单词删除插入点左边的一个单词，按，按“CTRL+ Back SpaceCTRL+ Back Space” 键键u删除插入点右边的一个单词，按删除

20、插入点右边的一个单词，按“CTRL+ DeleteCTRL+ Delete”键键n恢复删除的文字和图形：恢复删除的文字和图形：u在删除之后要立即恢复删除的在删除之后要立即恢复删除的文字和图形，只要单击文字和图形，只要单击“常用常用”工具栏上的工具栏上的“撤消撤消”按钮按钮n段落的拆分与合并：段落的拆分与合并：u段落的拆分：段落的拆分：如果要把一段分成两段，把插入点移如果要把一段分成两段，把插入点移到要拆分处，按回车键。到要拆分处，按回车键。u段落的合并：段落的合并：方法方法1 1：把插入点移到第二段的段首，：把插入点移到第二段的段首，然后按退格键。然后按退格键。方法方法2 2：把插入点移到第一

21、段的段末，：把插入点移到第一段的段末，然后按然后按DeleteDelete。n编辑文本编辑文本u选择文本选择文本文档区中使用鼠标文档区中使用鼠标选择栏中使用鼠标选择栏中使用鼠标选择矩形文本块选择矩形文本块 u删除文本删除文本 u移动与复制文本移动与复制文本使用鼠标拖放使用鼠标拖放使用剪贴板技术使用剪贴板技术 u撤消与恢复撤消与恢复撤消操作撤消操作恢复操作恢复操作u查找与替换查找与替换 n选定文本选定文本在编辑文本时。若要对某一区域的文本进行操在编辑文本时。若要对某一区域的文本进行操作，必须先选定该文本，选定的文本以黑底白作，必须先选定该文本，选定的文本以黑底白字显示。使用鼠标选定文本

22、有下列几种方法：字显示。使用鼠标选定文本有下列几种方法：u文档区选定文本文档区选定文本单词：双击这一单词单词：双击这一单词句子：按句子：按CTRL+CTRL+单击该句子中的任何位置单击该句子中的任何位置光标所在的段落：三击光标所在的段落：三击插入点开始到指定位置：单击插入点，按住插入点开始到指定位置：单击插入点，按住SHIFSHIF，单击要选定的的文档的结束点。，单击要选定的的文档的结束点。u选择栏中选定文本选择栏中选定文本工作区最左侧的一个狭长区域工作区最左侧的一个狭长区域为为选择栏。在其内鼠标指针变成反。在其内鼠标指针变成反向倾斜箭头。向倾斜箭头。光标所指向的行的选定方法：单光标所指向的

23、行的选定方法：单击击光标所指向的段落的选定方法：光标所指向的段落的选定方法：双击双击整个文档的选定方法：三击或整个文档的选定方法：三击或CTRL+CTRL+单击单击u选择矩形文本块（列方式选择）选择矩形文本块（列方式选择）方法方法1 1：ALT+ALT+鼠标从矩形块的左上鼠标从矩形块的左上角拖曳到右下角释放。角拖曳到右下角释放。方法方法2 2：CTRL+SHIFT+F8CTRL+SHIFT+F8，（1 1）然后鼠标从矩形块的左上角）然后鼠标从矩形块的左上角拖曳到右下角释放。拖曳到右下角释放。（2 2）或使用箭头键。）或使用箭头键。u使用键盘选定文本：使用键盘选定文本：右侧一个字符：右侧一个字符

24、： SHIST+SHIST+左侧一个字符左侧一个字符： SHIFT+SHIFT+单词结尾单词结尾： CTRL+SHIFT+CTRL+SHIFT+单词开头单词开头： CTRL+SHIFT+CTRL+SHIFT+插入点到行尾：插入点到行尾： SHIFT+ENDSHIFT+END插入点到行首插入点到行首： SHIFT+HOMESHIFT+HOME插入点到下一行：插入点到下一行： SHIFT+SHIFT+插入点到上一行：插入点到上一行： SHIFT+SHIFT+插入点到段尾：插入点到段尾： TRL+SHIFT+TRL+SHIFT+插入点到段首：插入点到段首： CTRL+SHIFT+CTRL+S

25、HIFT+插入点到文档开始处插入点到文档开始处 CTRL+SHIFT+HOMECTRL+SHIFT+HOME整篇文档：整篇文档： CTRL+ACTRL+Au取消选定：取消选定：方法方法1 1：使用鼠标，在文档窗口中：使用鼠标，在文档窗口中单击选定内容的外面；单击选定内容的外面；方法方法2 2：使用键盘，按任一箭头键：使用键盘，按任一箭头键如果使用如果使用F8F8键或键或CTRL+SHIFT+F8CTRL+SHIFT+F8选择选定方式，请按选择选定方式，请按ESCESC键。键。u对选定文本字体、字号的设置对选定文本字体、字号的设置方法方法1 1：选中要改变字体或字号的：选中要改变字体或字号的文本

26、，单击常用工具栏上的文本，单击常用工具栏上的“字体字体”下拉列表框和下拉列表框和“字号字号”列表框从列表框从中进行选择。中进行选择。方法方法2 2：格式：格式字体字体从中进行设从中进行设置置n删除、移动、复制选定的文本删除、移动、复制选定的文本u删除：删除：方法方法1 1、按退格键盘、按退格键盘BACKSPACEBACKSPACE方法方法2 2、选中、选中DELETEDELETE方法方法3 3、选中、选中剪切（剪切（CTRL+XCTRL+X）u复制：复制：方法方法1 1：选中：选中CTRL+CTRL+拖曳到目标处拖曳到目标处方法方法2 2：选中：选中复制复制插入点放到目插入点放到目标处标处粘贴

27、粘贴方法方法3 3：选中：选中CTRL+CCTRL+C插入点放到插入点放到目标处目标处CTRL+VCTRL+Vu移动：移动：方法方法1 1：选中：选中拖曳到目标处拖曳到目标处方法方法2 2：选中：选中剪切剪切插入点放插入点放到目标处到目标处粘贴粘贴方法方法3 3：选中：选中CTRL+XCTRL+X插入点插入点放到目标处放到目标处CTRL+VCTRL+Vn替换替换查找文本：步骤查找文本：步骤u1 1）“编辑编辑”“查找查找”。u2 2）在）在“查找内容查找内容”文本框内键入文本框内键入要搜索的文本。要搜索的文本。u3 3）单击）单击“查找下一个查找下一个”按钮。按钮。注释：按注释：按“ESCES

28、C”键可取消在进行的键可取消在进行的搜索。搜索。n设置查找选项：步骤设置查找选项：步骤u1 1）“编辑编辑”“查找查找”。u2 2）如果要根据某些条件进行查）如果要根据某些条件进行查找，单击找，单击“高级高级”。u3 3）在扩展的对话框中设置所需）在扩展的对话框中设置所需的选项。（例如，选中的选项。（例如，选中“区分大小区分大小写写”复选框，就会只查找那些大小复选框，就会只查找那些大小写与写与“查找内容查找内容”框内所键入的内框内所键入的内容相符的字符）容相符的字符）n查找特定格式：步骤查找特定格式：步骤u）“编辑编辑”“查找查找”。u）如果没有显示出）如果没有显示出“格式格式”按钮，单击按钮

29、，单击“高级高级”。u）要搜索指定格式的文本，在）要搜索指定格式的文本，在“查找内容查找内容“文本框内输入文本（如果只搜索指定的格式，文本框内输入文本（如果只搜索指定的格式，请删除请删除“查找内容查找内容“文本框内的文本）。文本框内的文本）。u）单击）单击“格式格式”按钮，然后选择所需的选按钮，然后选择所需的选项。（例如，项。（例如，“格式格式”选择选择“宋体宋体”、“黑黑体体”、“五号五号”“确定确定”“查找下一处查找下一处”）n查找段落标记、省略号等特殊字查找段落标记、省略号等特殊字符：步骤符：步骤u1 1）“编辑编辑”“查找查找”。u2 2）如果没有显示出）如果没有显示出“特殊字符特殊字

30、符”按钮，单击按钮，单击“高级高级”。u3 3）单击）单击“特殊字符特殊字符”按钮，然后按钮，然后选择所需的选项。（例如：选择所需的选项。（例如：“格式格式”选取选取“段落标记段落标记”“查找下查找下一处一处”）n替换文本：步骤替换文本：步骤u1 1）“编辑编辑”“替换替换”。u2 2）在）在“查找内容查找内容”文本框内键入文本框内键入要搜索的文本。要搜索的文本。u3 3）在）在“替换为替换为”文本框内键入要文本框内键入要替换的文本。（如果替换的文本不替换的文本。（如果替换的文本不同，则单击同，则单击“替换替换”）u4 4）单击）单击“替换替换”或或“全部替换全部替换”。（在（在“替换为替换为

31、”文本框内键入要替文本框内键入要替换的文本。）换的文本。）n设置替换选项：步骤设置替换选项：步骤u1 1）“编辑编辑”“替换替换”。u2 2）在）在“查找内容查找内容”文本框内键入要搜索的文本。文本框内键入要搜索的文本。u3 3）在）在“替换为替换为”文本框内键入要替换的文本文本框内键入要替换的文本u4 4）如果要根据某些条件进行替换，单击）如果要根据某些条件进行替换，单击“高级高级”。u5 5）在扩展的对话框中设置所需的选项。（例如，）在扩展的对话框中设置所需的选项。（例如，选中选中“区分大小写区分大小写”复选框，就会只替换那些大复选框，就会只替换那些大小写与小写与“查找内容查找内容”框内所

32、键入的内容相符的字框内所键入的内容相符的字符）。符）。u6 6）单击）单击“替换替换”或或“全部替换全部替换” n替换指定的格式：替换指定的格式：u1)1)“编辑编辑”“替换替换”。u2 2）在）在“查找内容查找内容”文本框内键入要搜文本框内键入要搜索的文本。索的文本。u3 3）在）在“替换为替换为”文本框内键入要替换文本框内键入要替换的文本。的文本。u4 4）如果没有显示出）如果没有显示出“格式格式”按钮，单按钮，单击击“高级高级”。u5 5）单击）单击“格式格式”按钮，然后选择所需按钮，然后选择所需的选项。的选项。u6 6）单击）单击“替换替换”或或“全部替换全部替换”。n光标的移动光标的

33、移动u行首行首 HOMEHOMEu行尾行尾 ENDENDu文档首文档首 CTRL+HOMECTRL+HOMEu文档尾文档尾 CTRL+ENDCTRL+ENDu返回到上一次编辑位置返回到上一次编辑位置 SHIFT+F5SHIFT+F5n定位到特定位置：步骤定位到特定位置：步骤u1 1）“编辑编辑”“定位定位”。u2 2）在）在“定位目标定位目标”框中选定要移框中选定要移动到的项目类型。（例如：指定的页、动到的项目类型。（例如：指定的页、批注、脚注、书签等）批注、脚注、书签等）u3 3）在输入框中输入项目名称或号）在输入框中输入项目名称或号码。码。u4 4）单击）单击“下一个下一个”或或“定位定位

34、”3.1.3 3.1.3 设置文档格式设置文档格式n字符格式设置字符格式设置 u使用使用“格式格式”菜单菜单 u使用格式工具栏使用格式工具栏 u使用使用“格式刷格式刷”n利用格式刷能把文本中设置好的字符利用格式刷能把文本中设置好的字符格式，重复用于其它文本处。格式，重复用于其它文本处。操作方法：选定已设置好字符格式的文操作方法：选定已设置好字符格式的文本；单击常用工具栏上的本；单击常用工具栏上的“格式刷格式刷”按按钮，使鼠标指针成为格式刷形状；将鼠钮，使鼠标指针成为格式刷形状；将鼠标移到其它文本处，按下鼠标左键拖到标移到其它文本处，按下鼠标左键拖到末尾；松开鼠标左键，该文本就被格式末尾；松开鼠

35、标左键，该文本就被格式化，鼠标也被还原。化，鼠标也被还原。l若要重复使用若要重复使用“格式刷格式刷”，可双击，可双击“格式刷格式刷”按钮。按钮。n段落格式设置段落格式设置 u段落标志段落标志 u使用使用“格式格式”菜单菜单 u使用格式工具栏使用格式工具栏 u使用样式使用样式 u使用标尺使用标尺 u为原有段落添加项目符号和编为原有段落添加项目符号和编号号 n格式菜单的使用格式菜单的使用u单击单击“格式格式”“段落段落”，弹出，弹出“段落段落”对话框进行设置。对话框进行设置。u单击单击“格式格式”“边框和底纹边框和底纹”，在弹出的对话框中进行设置；在该对在弹出的对话框中进行设置；在该对话框中可为段

36、落或整篇文章添加自定话框中可为段落或整篇文章添加自定义的边框，以增加显示效果。义的边框，以增加显示效果。u单击单击“格式格式”“分栏分栏”，可以为，可以为选定的文本进行分栏，可设定栏数，选定的文本进行分栏，可设定栏数，宽度和间距。宽度和间距。u单击单击“格式格式”“样式和格式样式和格式”，只，只需选取定一种样式，就可以设定一系需选取定一种样式，就可以设定一系列的格式。例如：使用列的格式。例如：使用“标题标题1 1”样式，样式，就可将所在段落设置为就可将所在段落设置为2 2号字体、加粗、号字体、加粗、多倍行距等效果。多倍行距等效果。n为一段文字创建目录的方法：为一段文字创建目录的方法：u选中一段

37、文字点选中一段文字点“格式格式”“样样式和格式式和格式”做标题，此时可见做标题，此时可见该段文字前多了一个黑点，表示该段文字前多了一个黑点，表示做标题成攻，这时把光标移在标做标题成攻，这时把光标移在标题上（不要选中标题），点题上（不要选中标题），点“插插入入”“索引和目录索引和目录”，点目录，点目录标签，点标签，点“确定确定”。n添加项目符号和编号添加项目符号和编号u选定要添加项目符号和编号的选定要添加项目符号和编号的段落，点段落，点“格式格式”“项目符号项目符号和编号和编号”，之后可以选取需要的，之后可以选取需要的项目符号、编号等。项目符号、编号等。n页面格式设置页面格式设置u节的设置节的设

38、置 u分页分页u页面设置页面设置u插入页眉和页脚插入页眉和页脚 u分栏分栏节的设置节的设置: :把光标移到要分节的位置上，点把光标移到要分节的位置上，点“插入插入”“分隔符分隔符”，可选择分页或分节符。，可选择分页或分节符。在分节符内有四种功能，分别为：在分节符内有四种功能，分别为：下一页：将新的一节放到下一页的顶端；下一页：将新的一节放到下一页的顶端；连续：在插入点处开始新的一节；连续：在插入点处开始新的一节；偶数页：使新的一节总是从下一个偶数页偶数页：使新的一节总是从下一个偶数页开始；开始；奇数页；使新的一节总是从下一个奇数页奇数页；使新的一节总是从下一个奇数页开始。开始。页面设置页面设置

39、:点点“文件文件”“页面设置页面设置”，可设，可设置纸张大小、页边距、版式、文档置纸张大小、页边距、版式、文档网格、横排竖排、页眉页脚等。网格、横排竖排、页眉页脚等。在版式中可选择奇偶页不同或首页在版式中可选择奇偶页不同或首页不同，还可以添加行号和设置边框不同，还可以添加行号和设置边框和底纹。和底纹。在文档网格中可指定每页多少行每在文档网格中可指定每页多少行每行多少个字等。行多少个字等。创建页眉和页脚：创建页眉和页脚：“视图视图” “页眉和页脚页眉和页脚”要创建要创建“奇偶页不同奇偶页不同”或或“首页不首页不同同”的的“页眉和页脚页眉和页脚”单击页眉和单击页眉和页脚工具栏上页脚工具栏上“页面设

40、置页面设置”按钮按钮选选“版式版式”标签标签进行设置。进行设置。不同节要创建不同的页眉和页脚，不同节要创建不同的页眉和页脚，单击页眉和页脚工具栏上单击页眉和页脚工具栏上“同前同前”或或“链接到链接到”按钮。按钮。要调整页眉或页脚的垂直位置，要调整页眉或页脚的垂直位置，单击页眉和页脚工具栏上单击页眉和页脚工具栏上“页面设页面设置置”按钮按钮选中选中“页边距页边距”标签标签在在“距边界距边界”的的“页眉页眉”文本框中文本框中键入所需的页面顶边到页眉顶部的键入所需的页面顶边到页眉顶部的距离，距离，“页脚页脚”文本框中键入所需文本框中键入所需的页面底边到页脚底部的距离。的页面底边到页脚底部的距离。

41、( (可以在页眉和页脚中创建水印可以在页眉和页脚中创建水印) )设置行号：“文件文件” “页面设置页面设置” ”版版式式” | | “行号行号” “添加行号添加行号”设置首字下沉：“格式格式”“首字下沉首字下沉”文本的横排和竖排：“格式格式” “文字方向文字方向”3.1.4 3.1.4 表格制作表格制作n创建表格创建表格 u利用菜单命令创建表格利用菜单命令创建表格u利用常用工具栏上的利用常用工具栏上的“插入表格插入表格”按钮创建表格按钮创建表格u使用使用“绘制表格绘制表格”工具快速创建复工具快速创建复杂的表格杂的表格n三种创建表格的方法三种创建表格的方法: :u方法一：点菜单栏上方法一：点菜单

42、栏上“表格表格”“插入插入”“表格表格”；u方法二：点常用工具栏上方法二：点常用工具栏上“插入插入表格表格”，选中所需的行数与列数；，选中所需的行数与列数；u方法三：点方法三：点“视图视图”“工具栏工具栏” “表格与边框表格与边框”，在弹出的对，在弹出的对话框中设置行数和列数或自动套用话框中设置行数和列数或自动套用格式等；可以利用其中格式等；可以利用其中“绘制表格绘制表格”按钮，人工绘制表格。按钮，人工绘制表格。u编辑表格编辑表格选定表格选定表格单元格、行或列的插入与删除单元格、行或列的插入与删除单元格的合并与拆分单元格的合并与拆分表格属性的修改表格属性的修改表格的合并与拆分表格的合并与拆分u

43、表格的格式化表格的格式化表格的对齐方式表格的对齐方式边框和底纹边框和底纹自动套用格式自动套用格式 n在表格中输入文本：在表格中输入文本：u每按一次每按一次TABTAB键，插入点移到同行的下键，插入点移到同行的下一个单元格。一个单元格。u若插入点在上一行的最后一个单元格，若插入点在上一行的最后一个单元格，按下按下TABTAB键，插入点将移到下一行的第一键，插入点将移到下一行的第一个单元格上。个单元格上。u若插入点在表格的最后一个单元格中，若插入点在表格的最后一个单元格中，按下按下TABTAB键，自动在表格的后面增加一行键，自动在表格的后面增加一行空白表格。空白表格。n选定表格：选定表格：u选择一

44、个单元格：将鼠标单击单元格左选择一个单元格：将鼠标单击单元格左侧边界，可以选定该单元格；侧边界，可以选定该单元格；u选择一行：将鼠标移到待选择行的左边选择一行：将鼠标移到待选择行的左边（表格之外），当鼠标变成向右上箭头时（表格之外），当鼠标变成向右上箭头时单击左键可选择该行；单击左键可选择该行；u选择一列：将鼠标移到待选择列的上端选择一列：将鼠标移到待选择列的上端线上，当鼠标变成向下箭头时单击左键可线上，当鼠标变成向下箭头时单击左键可选择该列；选择该列；当表格中已有被选择内容时，当表格中已有被选择内容时，按下按下ShiftShift键再按光标移动键盘，键再按光标移动键盘，可以选择相邻的单元格

45、、行或列。可以选择相邻的单元格、行或列。当然也可以用当然也可以用“表格表格”菜单菜单中的中的“选定行选定行”、“选定列选定列”、“选定表格选定表格”来进行操作。来进行操作。n单元格、行、列的插入、删除和合并拆分单元格、行、列的插入、删除和合并拆分u选定要插入的单元格或行列，点选定要插入的单元格或行列，点“表格表格”“插入插入” “单元格或行列单元格或行列”。选定的。选定的单元格数与要插入的单元格数相同。单元格数与要插入的单元格数相同。u删除：选定要删除的单元格或行列，点删除：选定要删除的单元格或行列，点“表表格格” “删除删除” “单元格或行列单元格或行列”。u合并与拆分的方法大致相同，选定

46、要合并或合并与拆分的方法大致相同，选定要合并或拆分的单元格，点拆分的单元格，点“表格表格” “合并单元格合并单元格”或或“拆分单元格拆分单元格”。n表格属性的修改表格属性的修改u单击单击“表格表格”“表格属性表格属性”，在弹出，在弹出的对话框中有四个标签，包括表格、行、的对话框中有四个标签，包括表格、行、列、单元格，可以对其属性进行设置。列、单元格，可以对其属性进行设置。u在表格的选项卡下，可以设置文字环绕在表格的选项卡下，可以设置文字环绕方式以及边框和底纹等；方式以及边框和底纹等；u在行和列的选项卡下可以精确设置行高在行和列的选项卡下可以精确设置行高和列宽和列宽u在单元格选项卡中可对单元格的

47、宽度和在单元格选项卡中可对单元格的宽度和内容的对齐方式进行设置。内容的对齐方式进行设置。n表格的合并与拆分表格的合并与拆分u合并表格：将两个表格放置于相邻处，合并表格：将两个表格放置于相邻处，表格间只有空行而没有文字时，按表格间只有空行而没有文字时，按DeleteDelete键删除表格间的空行即可合并表键删除表格间的空行即可合并表格。格。u拆分表格：将光标移至要拆分处，单拆分表格：将光标移至要拆分处，单击击“表格表格”“拆分表格拆分表格”，插入点被，插入点被分到下面的表格中。分到下面的表格中。n绘制表头斜线绘制表头斜线将插入点置于表头，点将插入点置于表头，点“表格表格”“绘制表头斜线绘制表头斜

48、线”，在，在“插入斜线表头插入斜线表头”的对话框中，的对话框中，选取表头样式、字体大小、行选取表头样式、字体大小、行列标题，点列标题，点“确定确定”。n表格的格式化表格的格式化u表格的对齐方式：选中要操作的表格的对齐方式：选中要操作的单元格，点右键，执行单元格，点右键，执行“单元格对单元格对齐方式齐方式”，选择相应的方式即可。，选择相应的方式即可。u边框和底纹：选中要设置边框的边框和底纹：选中要设置边框的单元格，点单元格，点“格式格式”下的下的“边框和边框和底纹底纹”，在打开的对话框中设置，在打开的对话框中设置n自动套用格式：自动套用格式：将光标放在要套用格式的表格中，点将光标放在要套用格式的

49、表格中，点“格式格式”下的下的“自动套用格式自动套用格式”，选取一，选取一种样式，点种样式，点“确定确定”。n将表格转换为文字（将文字转换为表将表格转换为文字（将文字转换为表格）：格）：选中表格（或文字），选中表格（或文字），“表格表格” “转换转换” ，选，选“将表格转换成文字将表格转换成文字”/ /“将文字转换为表格将文字转换为表格” 点点“制表符制表符”（或确认（或确认“列数列数” 并点中并点中“制表符制表符”），），| |“确定确定”。3.1.5 3.1.5 图文混排图文混排n在文档中插入图片在文档中插入图片u插入剪辑管理器中的剪贴画插入剪辑管理器中的剪贴画 u插入图片文件插入图片文件

50、u编辑图片编辑图片调整图片的大小调整图片的大小调整图片的位置调整图片的位置 u设置图片版式设置图片版式n在文档中绘图在文档中绘图u绘图工具栏绘图工具栏u创建图形创建图形u在图形中添加文字在图形中添加文字u图形的颜色、线条和三维效图形的颜色、线条和三维效果果 u图形的叠放次序图形的叠放次序u图形的组合图形的组合u图形的微移图形的微移n插入文本框插入文本框u插入文本框插入文本框u文本框的编辑文本框的编辑n插入艺术字插入艺术字 u插入艺术字插入艺术字u编辑艺术字编辑艺术字n插入图片插入图片u插入剪贴画：插入剪贴画：“插入插入”“图片图片”“剪贴画剪贴画”在在“类别类别”列表框中选择一个类别列表框中

51、选择一个类别选选中要插入的剪贴画中要插入的剪贴画“插入插入”。u插入图像文件：插入图像文件：“插入插入”“图片图片”“来自文件来自文件” 在在“查找范围查找范围”列表框中找到要插入列表框中找到要插入的图片文件的图片文件“插入插入”n插入文本框插入文本框WORDWORD的文本框，可以对图形、图片进行的文本框，可以对图形、图片进行文字说明。文字说明。u方法方法1 1：在：在“绘图绘图”工具栏上单击文工具栏上单击文本框图标（有横排和竖排两种）本框图标（有横排和竖排两种）拖动拖动光标光标“+ +”至合适位置处释放。至合适位置处释放。u方法方法2 2：“插入插入” “文本框文本框” 选选“横排横排”或

52、或“竖排竖排” 拖动光标拖动光标“+ +”至合适位置处释放。至合适位置处释放。p注释：要删除文本框：将光标在文本注释：要删除文本框：将光标在文本框线上单击框线上单击按按“DELETEDELETE”n插入艺术字体插入艺术字体u方法方法1 1：在：在“绘图绘图”工具栏上单击插入艺工具栏上单击插入艺术字图标术字图标在在“艺术字库艺术字库”对话框中双击对话框中双击要选的要选的“艺术字艺术字”式样式样在在“编辑艺术字编辑艺术字”对话框中输入艺术字内容对话框中输入艺术字内容然后选择然后选择“字体字体”、“字号字号” “确定确定”。u方法方法2 2：“插入插入”“图片图片”“艺术字艺术字” 在在“艺术字库艺

53、术字库”对话框中双击要选的对话框中双击要选的“艺术字艺术字”式样式样在在“编辑艺术字编辑艺术字”对话框对话框中输入艺术字内容中输入艺术字内容然后选择然后选择“字体字体”、“字号字号” “确定确定”。注释：注释：、插入艺术字后，、插入艺术字后，WORD WORD XPXP将自动打开将自动打开“艺术字艺术字”工具栏，工具栏，用它可以进一步编辑艺术字。用它可以进一步编辑艺术字。、要删除艺术字：选中该艺术、要删除艺术字：选中该艺术字字“DELETEDELETE”n绘制简单图形绘制简单图形u打开或关闭绘图工具栏：打开或关闭绘图工具栏：“视图视图” “工具栏工具栏” “绘图绘图”。u绘图工具栏一般位于绘图

54、工具栏一般位于WORDWORD工作窗口工作窗口底部底部u如何绘制图形：单击绘图工具栏上如何绘制图形：单击绘图工具栏上的某个图标，鼠标在编辑工作区上的某个图标，鼠标在编辑工作区上呈呈“+ +”字形时，按住鼠标左键拖曳，字形时，按住鼠标左键拖曳，释放即可绘出与图标相似的图形。释放即可绘出与图标相似的图形。注释：（注释：（1 1）SHIFT+SHIFT+拖曳，绘出标拖曳，绘出标准的准的“正正”的图形。（如选择椭的图形。（如选择椭圆图标，圆图标，SHIFT+SHIFT+拖曳，则绘制出拖曳，则绘制出圆）圆）（2 2）CTRL+CTRL+拖曳，绘制的图形中拖曳，绘制的图形中心固定。心固定。n编辑图文对象编

55、辑图文对象选中对象：选中对象：u1 1）选中一个对象：单击）选中一个对象：单击u2 2）选中多个不连续对象：）选中多个不连续对象：SHIFT+SHIFT+单单击击u3 3）选中多个连续对象：单击绘图工）选中多个连续对象：单击绘图工具栏上的具栏上的“选择对象选择对象”按钮（斜向箭头按钮（斜向箭头图标），在要选的范围内进行拖曳，把图标），在要选的范围内进行拖曳，把要选的对象包含在虚线框内。要选的对象包含在虚线框内。u改变对象的尺寸：将鼠标置于已改变对象的尺寸：将鼠标置于已选中图象的句柄上，当鼠标呈双选中图象的句柄上，当鼠标呈双箭头时，拖动鼠标直到需要的大箭头时，拖动鼠标直到需要的大小时释放。小时释

56、放。u选中对象的删除、移动、复制与选中对象的删除、移动、复制与文本的一样文本的一样u填充颜色：单击绘图工具栏上的填充颜色：单击绘图工具栏上的“填充色填充色”按钮可以设置对象的按钮可以设置对象的填充颜色。填充颜色。n组合对象：组合对象：要将一组对象组合在一起作为一个对象要将一组对象组合在一起作为一个对象处理，操作步骤：处理，操作步骤：u组合：组合：选取一组对象选取一组对象“绘图绘图”“组合组合”或：选中一组对象或：选中一组对象右击鼠标右击鼠标“绘图绘图”“组合组合”u取消组合：选中一组对象取消组合：选中一组对象右击鼠标右击鼠标“绘图绘图”“取消组合取消组合”或：选中一组对象或：选中一组对象“绘

57、图绘图”“取消取消组合组合”n图形图象的应用图形图象的应用u图形：指的是利用图形：指的是利用“绘图绘图”工工具在文档中绘制的各种图形；具在文档中绘制的各种图形；u图象：指的是图象：指的是“剪辑库剪辑库”中的中的剪贴画和文件中的图片。剪贴画和文件中的图片。n设置图片与文档的位置关系：设置图片与文档的位置关系：选中图片选中图片,|,|“格式格式” “图片图片” 选选“版式版式”标签标签在在“文字环绕文字环绕”方式中选择一设置。方式中选择一设置。u（1 1）默认的图片环绕方式为）默认的图片环绕方式为“嵌入型嵌入型”，在这种情况下不能在对话框中设置图片的对齐在这种情况下不能在对话框中设置图片的对齐方式

58、，只能使用格式工具栏的对齐按钮进行设方式，只能使用格式工具栏的对齐按钮进行设置。置。u（2 2）当要将图片嵌入到文字中，选择）当要将图片嵌入到文字中，选择“四四周型周型”或或“紧密型紧密型”u（3 3）当要将图片作为背景图片，选择）当要将图片作为背景图片，选择“衬衬于文字下方于文字下方”n嵌入对象嵌入对象嵌入对象：指的是将其他应用程序所指的是将其他应用程序所产生的对象放置在当前的应用程序中产生的对象放置在当前的应用程序中使用。使用。方法是：“插入插入” “对象对象” 在在“对象对象”对话框中选对话框中选“由文件创建由文件创建” 通过通过“浏览浏览”找到要嵌入的对象（例如找到要嵌入的对象（例如E

59、xcel XPExcel XP工作表）工作表）“确定确定”n说明：说明：由文件创建的对象有两种类型：由文件创建的对象有两种类型：u一种是从外部文件中将对象复制到文档中，一种是从外部文件中将对象复制到文档中，在这种情况下，当外部文件发生改变的时在这种情况下，当外部文件发生改变的时候不会影响文档中的对象。候不会影响文档中的对象。u另一方式是将创建的对象链接到外部文件另一方式是将创建的对象链接到外部文件上，使用这种方式，当外部文件发生改变上，使用这种方式，当外部文件发生改变的时候，文档中的对象也会发生相应的改的时候，文档中的对象也会发生相应的改变。如果需要文档中的对象与外部文件同变。如果需要文档中的

60、对象与外部文件同步，可以使用这种方式。要使用这种链接步，可以使用这种方式。要使用这种链接方式，只需在对话框中选中方式，只需在对话框中选中“链接到文件链接到文件”选项。选项。如果要将插入的对象显示为图标。只需如果要将插入的对象显示为图标。只需在对话框中选中在对话框中选中“显示为图标显示为图标”选项。选项。需要查看时，右击图标，激活它，就可需要查看时，右击图标，激活它，就可查看了。查看了。在在Word XPWord XP文档中，还可以嵌入其他对文档中，还可以嵌入其他对象来增强象来增强Word XPWord XP的功能。例如的功能。例如嵌入嵌入“数学公式数学公式”：“插入插入” “对对象象” “新建

61、新建” “MicrosoftMicrosoft公式公式”由此可以编辑任何的数学公式。由此可以编辑任何的数学公式。n文档的修订和审阅文档的修订和审阅u批注：批注是审阅文档时给文档：批注是审阅文档时给文档添加的注释或注解。添加的注释或注解。u插入批注：选定文本或对象：选定文本或对象“插入插入” “批注批注”。u文本或对象插入批注后，以某种文本或对象插入批注后，以某种颜色加强显示，鼠标落在该文本或颜色加强显示，鼠标落在该文本或对象上时，将显示批注内容。对象上时，将显示批注内容。u删除批注：右击加了批注的文本删除批注：右击加了批注的文本或对象或对象选选“删除批注删除批注”。u修订：修订：想让审阅者帮助

62、修改文档，则在想让审阅者帮助修改文档，则在审阅者开始审阅文档之前，先打审阅者开始审阅文档之前，先打开修定功能。开修定功能。打开修订功能：“工具工具” “修修订订” “突出显示修订突出显示修订”进行进行其他设置。其他设置。n保护文档：保护文档：给文档设置密码后，对文档进行有效的保护，给文档设置密码后，对文档进行有效的保护，以免文档遭他人恶意破坏。以免文档遭他人恶意破坏。操作：操作： “工具工具” “保护文档保护文档” 进行所需的进行所需的设置。设置。其中：选中保护其中：选中保护“修订修订”，将保护修订的内，将保护修订的内容；容；选中保护选中保护“批注批注”，将保护批注的内容；，将保护批注的内容；

63、选中保护选中保护“窗体窗体”，将保护整个文档的内容，将保护整个文档的内容，该窗体的内容只能阅读，不能修改、不能增该窗体的内容只能阅读，不能修改、不能增删等操作。删等操作。n文档打开权限密码的设置：文档打开权限密码的设置：“工具工具” “选项选项” 选选“保存保存”（或安全性）标签（或安全性）标签在在“打开权打开权限密码限密码”框中输入密码框中输入密码再输入一再输入一次密码次密码“确定确定” 。n文档的打印文档的打印常用工具栏上有一常用工具栏上有一“打印打印”图符，图符，这个这个“打印打印”图符将文档按顺序完图符将文档按顺序完整地逐页打印出来。整地逐页打印出来。如果只想打印文档的一部分或打印如果

64、只想打印文档的一部分或打印多份，必须进行如下操作：多份，必须进行如下操作：“文件文件” “打印打印” 打开打开“打打印印”对话框，进行所需的设置。对话框，进行所需的设置。其中：其中：n“页面范围页面范围”有有u“全部全部”：打印整篇文档。：打印整篇文档。u“当前页当前页”：打印正在浏览的那一：打印正在浏览的那一页。页。u“选定内容选定内容”：打印选中的内容。：打印选中的内容。u“页码范围页码范围”：在文本框中输入要：在文本框中输入要打印的页码。不连续的页码用逗号分打印的页码。不连续的页码用逗号分隔，如：隔，如：1 1，4 4，7 7，8 8，1515；连续的页；连续的页码，头尾页码间用减号相连

65、。码，头尾页码间用减号相连。n打印份数：打印份数：在在“份数份数”框中选择或输入要框中选择或输入要打印的份数，并选择打印的份数，并选择“逐份打逐份打印印”或不或不“逐份打印逐份打印”n双面打印：双面打印：要双面打印，选中要双面打印，选中“人工双面打人工双面打印印”，这样将先打印所有的奇数，这样将先打印所有的奇数页，然后再打印所有的偶数页。页，然后再打印所有的偶数页。并在开始打印偶数页时，提醒用并在开始打印偶数页时，提醒用户将刚打印过奇数页的纸张反过户将刚打印过奇数页的纸张反过来放入打印机，以便双面打印。来放入打印机，以便双面打印。n将文档打印到文件：将文档打印到文件：选中选中“打印到文件打印到

66、文件” | |“确定确定” ，将打开，将打开“打印到文件打印到文件”对对话框，在其中确定保存位置话框，在其中确定保存位置“确定确定”。打印文件的扩展名是：打印文件的扩展名是：.PRN.PRN。n打印文档的属性、批注：打印文档的属性、批注：单击单击“选项选项” 在打开的对话在打开的对话框中选中该复选框框中选中该复选框 “确定确定”n文档显示方式文档显示方式u普通视图：普通视图是普通视图是Word XPWord XP默认的视图模式，在普通视图中默认的视图模式，在普通视图中可以键入、编辑、设置文本格式。可以键入、编辑、设置文本格式。普通视图可以显示文本格式，但普通视图可以显示文本格式，但不显示页边距

67、、页眉和页脚、背不显示页边距、页眉和页脚、背景、图形对象，也不显示多栏方景、图形对象，也不显示多栏方式。式。uWeb版式视图：WebWeb版式视图中，版式视图中，可以创建能显示在屏幕上的可以创建能显示在屏幕上的WebWeb页或文档。在页或文档。在WebWeb版式视图中，版式视图中，可以看到背景和适应窗口而换行可以看到背景和适应窗口而换行显示的文本，且图形位置与在显示的文本，且图形位置与在WebWeb浏览器中的位置一致。浏览器中的位置一致。u页面视图：页面视图能显示文页面视图能显示文档的打印效果。（所见即所得）档的打印效果。（所见即所得）u大纲视图：大纲视图显示模式就象大纲视图显示模式就象写文章

68、的提纲一样，它将文档组织成写文章的提纲一样，它将文档组织成多层次标题、子标题和正文文本，以多层次标题、子标题和正文文本，以帮助用户组织文档。帮助用户组织文档。u全屏幕显示：执行执行“视图视图” “全全屏幕显示屏幕显示”命令，会隐藏标题栏、菜命令，会隐藏标题栏、菜单栏、工具栏、状态栏等，让文档占单栏、工具栏、状态栏等，让文档占据整个屏幕，并弹出一个快捷菜单，据整个屏幕，并弹出一个快捷菜单，单击单击“关闭全屏幕显示关闭全屏幕显示”可还原窗口。可还原窗口。n补充：补充：一、超级链接：一、超级链接：（一）在同一个文档中插入超级链接步骤：（一）在同一个文档中插入超级链接步骤：（1 1）首先，在文档需要

69、链接处建）首先，在文档需要链接处建立书签：选中要作为书签的文本立书签：选中要作为书签的文本“插入插入” “书签书签” 输入书签名输入书签名“添加添加” （2 2）将光标定位在文本中要插入）将光标定位在文本中要插入链接的地方，然后：链接的地方，然后： “插入插入” “超级超级链接链接” 选选“在文档中的位置在文档中的位置”标签标签选中标签名选中标签名“确定确定”（二）在不同的文档之间创建超级链接步骤：“插入插入” “超级链接超级链接” 选选“文件或文件或WebWeb页标签页标签” “文件文件” 选择作为链接内容的文件选择作为链接内容的文件“确定确定” “确定确定”（三）要从链接处返回到文档（三）

70、要从链接处返回到文档的原位置：的原位置：“视图视图” “工具工具” “WebWeb”（可打开（可打开“WebWeb”工工具栏）具栏）单击单击“WebWeb”工具栏上工具栏上“前往前往”按钮旁的下三角形按钮旁的下三角形选选“返回返回”（四）删除超级链接右击链接处右击链接处“超级链接超级链接” “取消超级链接取消超级链接” 选中代表超级选中代表超级链接的文字链接的文字按按“DELDEL” （五）删除书签：“插入插入” “书签书签” 选中要删选中要删除的书签出现在文档的当前页末尾，除的书签出现在文档的当前页末尾，由注释参考标记和与之对应的注释由注释参考标记和与之对应的注释文本组成。文本组成。“删除删

71、除” “确定确定”二、插入脚注、尾注：二、插入脚注、尾注：脚注：出现在文档的当前页末尾，：出现在文档的当前页末尾，由注释参考标记和与之对应的注由注释参考标记和与之对应的注释文本组成。释文本组成。尾注：出现在文档的末尾，由注：出现在文档的末尾，由注释参考标记和与之对应的注释文释参考标记和与之对应的注释文本组成。本组成。操作：将光标定位在要插入脚注或尾操作：将光标定位在要插入脚注或尾注后注后“插入插入” “引用引用”“脚脚注或尾注注或尾注” 选选“脚注脚注”或或“尾注尾注” 单击单击“选项选项”按钮按钮打开打开“注注释选项释选项”对话框，进行必要的设置。对话框，进行必要的设置。在脚注或尾注的注释在

72、脚注或尾注的注释单击文档任单击文档任何处。何处。( (在在OFFICEOFFICE的高级版本中的高级版本中, ,只需只需单击出现在页面末尾的注释符号单击出现在页面末尾的注释符号, ,输输入注释文本就行了入注释文本就行了, ,不必打开注释选不必打开注释选项对话框项对话框, ,因为没有注释按钮因为没有注释按钮删除脚注或尾注：选中脚注删除脚注或尾注：选中脚注或尾注的编号或尾注的编号按按“DelDel”查看注释内容：将光标移动查看注释内容：将光标移动到文档中的注释引用标记上，到文档中的注释引用标记上，注释文本将出现在标记之上。注释文本将出现在标记之上。三、插入题注：三、插入题注：在写文章的时候，常会遇

73、到对公式、在写文章的时候，常会遇到对公式、表格和图形编号问题。如果改变了其表格和图形编号问题。如果改变了其中的某一个公式或图表，后面的相关中的某一个公式或图表，后面的相关内容都要修改，一不小心就会忘了某内容都要修改，一不小心就会忘了某个编号。而个编号。而WordWord可以自动为公式、表可以自动为公式、表格和图形建立编号，如果删掉了其中格和图形建立编号，如果删掉了其中的某一个，的某一个，WordWord将自动修改后面的所将自动修改后面的所有编号。这个功能就是有编号。这个功能就是“题注题注”。具体步骤是：（1 1）选定要建立编号的图形、）选定要建立编号的图形、公式或表格。公式或表格。（2 2）

74、“插入插入” “引用引用”“题注题注” 出现出现“题注题注”对话对话框框根据所选的对象，选择不同的根据所选的对象，选择不同的“标签标签”。WordWord默认的标签有图表、默认的标签有图表、公式和表格公式和表格选择标签的选择标签的“位置位置” 单击单击“自动插入题注自动插入题注” 复选复选“Microsoft WordMicrosoft Word表格表格” “确定确定” “确定确定”说明：如果需要对其他的对象建立题注，如果需要对其他的对象建立题注，可以选择可以选择“新建标签新建标签” 在在“新新建标签建标签”对话框中输入新标签的名对话框中输入新标签的名称称“确定确定” “确定确定”如果要改变编

75、号，单击如果要改变编号，单击“编号编号” 在出现的在出现的“题注编号题注编号”对话框中对话框中设置不同的编号形式。设置不同的编号形式。 3.2 3.2 电子表格电子表格Excel XPExcel XP学习目标学习目标n理解理解Excel XPExcel XP工作簿、工作表、单元格、单元格区域、工作簿、工作表、单元格、单元格区域、名称的概念与意义；名称的概念与意义；n掌握电子表格的建立、编辑及格式化操作，公式、函数掌握电子表格的建立、编辑及格式化操作，公式、函数（包括（包括SUMSUM、AVERAGEAVERAGE、MAXMAX、COUNTCOUNT等常用函数）的使用等常用函数）的使用与操作，名

76、称的使用，相对引用、绝对引用和混合引用与操作，名称的使用，相对引用、绝对引用和混合引用的使用方法；的使用方法；n理解电子表格的数据清单，掌握使用记录单向数据清单理解电子表格的数据清单，掌握使用记录单向数据清单输入数据和编辑数据的方法，通过数据清单对数据进行输入数据和编辑数据的方法，通过数据清单对数据进行排序、筛选（包括自动筛选、自定义筛选、高级筛选等）排序、筛选（包括自动筛选、自定义筛选、高级筛选等）及分类汇总的操作；及分类汇总的操作；n理解理解Excel XPExcel XP数据透视表的意义；掌握使用数据透视表数据透视表的意义；掌握使用数据透视表对多字段进行分类汇总的操作方法；理解图表的使用

77、原对多字段进行分类汇总的操作方法；理解图表的使用原理、掌握图表的创建与编辑的操作方法。理、掌握图表的创建与编辑的操作方法。 3.2.1 Excel XP 3.2.1 Excel XP 工作窗口介绍工作窗口介绍 3.2.2 3.2.2 工作表和单元格工作表和单元格 3.2.3 3.2.3 输入数据和编辑电子表格输入数据和编辑电子表格 3.2.4 3.2.4 格式化工作表格式化工作表 3.2.5 3.2.5 计算数据计算数据 3.2.6 3.2.6 管理和分析数据管理和分析数据 3.2.7 3.2.7 使用图表分析数据使用图表分析数据 3.2.1 Excel XP 3.2.1 Excel XP 工

78、作窗口介绍工作窗口介绍n启动启动Excel XPExcel XP与启动与启动Word XPWord XP方法一样，启动方法一样，启动Excel XPExcel XP后，系统进入主窗口界面。该窗口主要由后，系统进入主窗口界面。该窗口主要由标题栏、菜单栏、常用工具栏、格式工具栏、编辑标题栏、菜单栏、常用工具栏、格式工具栏、编辑栏、工作表编辑区域、状态栏、任务窗格等组成。栏、工作表编辑区域、状态栏、任务窗格等组成。其中编辑栏和工作表编辑区是其中编辑栏和工作表编辑区是Excel XPExcel XP特有的。特有的。n编辑栏：是用来显示和编辑当前活动单元格中的编辑栏：是用来显示和编辑当前活动单元格中的数

79、据和公式。数据和公式。n工作表编辑区：是用来记录数据和文本信息的区工作表编辑区：是用来记录数据和文本信息的区域。表格区的上端横排的是单元格的列号，编号：域。表格区的上端横排的是单元格的列号，编号：A AZ Z、AAAAAZAZ、ABABBZBZ、IVIV，共，共256256列；左方是列；左方是行号，编号：行号，编号：1 1 6553665536。 n任务窗格任务窗格3.2.2 3.2.2 工作表和单元格工作表和单元格n工作簿工作簿在在ExcelExcel中，工作簿是处理和存储数据的文件，通常所中，工作簿是处理和存储数据的文件，通常所说的说的ExcelExcel文件指的就是工作簿文件（扩展名为文

80、件指的就是工作簿文件（扩展名为. .xlsxls）。）。 n工作表工作表工作表是在工作表是在ExcelExcel中用于存储和处理数据的主要文档，中用于存储和处理数据的主要文档，也称为电子表格。每个工作簿可以包含多张工作表，默也称为电子表格。每个工作簿可以包含多张工作表，默认为认为3 3张，每张工作表有张，每张工作表有256256列列6553665536行。行。工作表的主要操作有：工作表的添加、删除、更名、复工作表的主要操作有：工作表的添加、删除、更名、复制和移动等，可以通过工作表标签的快捷菜单实现。制和移动等，可以通过工作表标签的快捷菜单实现。 n单元格单元格每一张工作表都是由每一张工作表都

81、是由“2562566553665536”个单元格构成，每个单元格构成，每个单元格可以存储不同类型的数据，除了通常的文字、个单元格可以存储不同类型的数据，除了通常的文字、日期、数字外，还可以存储声音、图形等数据。单元格日期、数字外，还可以存储声音、图形等数据。单元格由它们所在的行和列位置来命名，例如由它们所在的行和列位置来命名，例如“A5A5” n工作表表签：工作表表签：工作簿窗口底部的工作表表签上显示工工作簿窗口底部的工作表表签上显示工作表的名称，如果要在工作表间进行切作表的名称，如果要在工作表间进行切换，只要单击相应的工作表表签。换，只要单击相应的工作表表签。n编辑栏：用于输入、编辑单元格或

82、图表编辑栏：用于输入、编辑单元格或图表中的数据及公式。编辑栏显示了活动单中的数据及公式。编辑栏显示了活动单元格中存储的常量或公式。元格中存储的常量或公式。显示 / 隐藏编辑栏：编辑栏：“视图视图”/ / “编辑栏编辑栏”n名称框：用于指示当前选定的单元格、名称框：用于指示当前选定的单元格、图表项或绘图对象。图表项或绘图对象。3.2.3 3.2.3 输入数据和编辑电子表格输入数据和编辑电子表格n输入数据：在工作表中输入数据之前必须先选择输入数据：在工作表中输入数据之前必须先选择单元格，然后再输入数据。输入的数据同时出现单元格，然后再输入数据。输入的数据同时出现在当前活动单元格和编辑栏中，当输入完

83、毕时应在当前活动单元格和编辑栏中，当输入完毕时应按回车键结束输入。按回车键结束输入。 n输入数值：作为数字使用的字符包括：输入数值：作为数字使用的字符包括：0909、+ +、- -、（）、（）、/ /、$ $、% % 。n输入文本：文本包括汉字、字母、数字字符、输入文本：文本包括汉字、字母、数字字符、空格及各种符号，是作为字符串处理的数据。空格及各种符号，是作为字符串处理的数据。 n输入日期和时间：输入日期和时间：ExcelExcel将日期和时间视为数将日期和时间视为数字处理，输入日期可使用字处理，输入日期可使用“- -”号或号或“/ /”分割，分割，输入时间使用半角冒号输入时间使用半角冒号“

85、，先设置外边框，后设置内边框。先设置外边框，后设置内边框。（5）为电子表格定义标题：选中绘制：选中绘制好的电子表格上方的单元格，单击常用好的电子表格上方的单元格，单击常用工具栏上的工具栏上的“合并并居中合并并居中”按钮，将其按钮，将其合并成一个单元格，在其中输入表格的合并成一个单元格，在其中输入表格的标题。标题。（6）在表格中输入行标题和列标题，然后将数据填入电子表格相应的单元中。（7）对表格中的各个单元格进行其他的格式设置：“格式格式” | | “单元格单元格” ，在弹出的，在弹出的“单元格格单元格格式式”对话框中进行单元格格式的对话框中进行单元格格式的设置。设置。 3.2.3 3.2.3

86、输入数据和编辑电子表格输入数据和编辑电子表格n自动填充自动填充为了使用户能够快速地实现数据的输入，为了使用户能够快速地实现数据的输入，ExcelExcel为为用户提供了自动填充的功能。如果输入的数据是用户提供了自动填充的功能。如果输入的数据是一组有规律的数据序列，用户可以通过拖动一组有规律的数据序列，用户可以通过拖动“填填充柄充柄”（选中单元格右下角的（选中单元格右下角的），快速地进行），快速地进行填充。填充。n数值型数据的填充数值型数据的填充n文本型数据的填充文本型数据的填充n日期型数据的填充日期型数据的填充 n若填充数据比较复杂，例如：等比数列、等差若填充数据比较复杂，例如：等比数列、

87、等差数列、按日（月、年或工作日）变化的日期时可数列、按日（月、年或工作日）变化的日期时可以通过执行菜单栏中的以通过执行菜单栏中的“编辑编辑”“填充填充”“序列序列”命令进行序列填充。命令进行序列填充。 n利用填充柄自动填充单元格内容利用填充柄自动填充单元格内容在相邻的一个或多个单元中输入同一在相邻的一个或多个单元中输入同一内容内容: :先在某单元格输入一内容，把先在某单元格输入一内容，把鼠标移到填充柄上后，待光标呈实心鼠标移到填充柄上后，待光标呈实心十字时，拖动填充柄向要填充的行或十字时，拖动填充柄向要填充的行或列方向移动，当虚线框覆盖了要填充列方向移动，当虚线框覆盖了要填充的行或列里的单元格

88、后，松开左键即的行或列里的单元格后，松开左键即可。可。n输入等差数列：输入等差数列：在相邻两单元格输入等差数列的前在相邻两单元格输入等差数列的前两项，把指针移到填充柄上后，拖两项，把指针移到填充柄上后，拖动填充柄向要填充的行或列方向移动填充柄向要填充的行或列方向移动，当虚线框覆盖了要填充的行或动，当虚线框覆盖了要填充的行或列里的单元格后，松开左键即可。列里的单元格后，松开左键即可。向右或向下拖动填充柄为递增，向向右或向下拖动填充柄为递增，向左或向右拖动填充柄为递减。左或向右拖动填充柄为递减。n输入固有序列：输入固有序列：Excel Excel 内部提供了一些序列，例如，星内部提供了一些序列，例

89、如，星期日、星期一、星期二、期日、星期一、星期二、星期六。星期六。可以一次就把某一序列输入到某些相邻可以一次就把某一序列输入到某些相邻单元格中。方法是：先在基本单元格输单元格中。方法是：先在基本单元格输入序列信息中的某个元素内容，例如星入序列信息中的某个元素内容，例如星期三，并激活该单元，把指针移到填充期三，并激活该单元，把指针移到填充柄上后，拖动填充柄向要填充的行或列柄上后，拖动填充柄向要填充的行或列方向移动，当虚线框覆盖了要填充的行方向移动，当虚线框覆盖了要填充的行或列里的单元格后，松开左键即可。或列里的单元格后，松开左键即可。n建立与输入自定义序列：建立与输入自定义序列：除了除了 Exc

90、el Excel 已提供的序列之外，用户已提供的序列之外，用户还可以创建自定义序列。方法是：还可以创建自定义序列。方法是：“工具工具” | |“选项选项”| |“自定义序列自定义序列”，在，在“输入序列输入序列”框中输入自定义序列，框中输入自定义序列，每一个项目占一行（用回车分开）。点每一个项目占一行（用回车分开）。点“添加添加”| |“确定确定”。在在“自定义序列自定义序列”列表框中有默认的列表框中有默认的1111个序列，这个序列，这1111个固定序列不能修改。个固定序列不能修改。n编辑电子表格编辑电子表格 u工作表中区域的选择工作表中区域的选择选定单个单元格选定单个单元格选定多个单元格选

91、定多个单元格选定行或列选定行或列选定整个工作表选定整个工作表u单元格数据的编辑和清除单元格数据的编辑和清除编辑单元格数据编辑单元格数据清除单元格数据清除单元格数据 u单元格数据的移动和复制单元格数据的移动和复制使用鼠标拖放使用鼠标拖放使用剪贴板技术使用剪贴板技术复制、移动、删除及合并单元格复制、移动、删除及合并单元格1、复制数据选择被复制的区域，点选择被复制的区域，点“复制复制”，选择目标位置，点选择目标位置，点“粘贴粘贴”。2、移动数据选择被复制的区域，点选择被复制的区域，点“剪切剪切”，选择目的位置，点选择目的位置，点“粘贴粘贴”。3 3、删除、合并单元格、删除、合并单元格n删除单

92、元格：选定要删除的单元删除单元格：选定要删除的单元格，点格，点“编辑编辑”| |“删除删除” 在在删除对话框中选择删除单元格后的删除对话框中选择删除单元格后的填充方向，点填充方向，点“确定确定”。n合并单元格：选定要合并的单元合并单元格：选定要合并的单元格的区域格的区域，点，点“格式格式” | | “单元单元格格”| |“对齐对齐”| |“合并单元格合并单元格”| |“确定确定”。插入复制数据（移动行标题位置）插入复制数据（移动行标题位置）在复制数据时，如果目标单元格区域在复制数据时，如果目标单元格区域中有数据，则所复制的数据会覆盖原中有数据，则所复制的数据会覆盖原有的数据。而有时，我们会需

93、要保留有的数据。而有时，我们会需要保留原有单元格中的数据，并插入新的数原有单元格中的数据，并插入新的数据，这时应使用据，这时应使用“插入复制插入复制”功能，功能，操作方法是：选择被复制的区域，点操作方法是：选择被复制的区域，点“复制复制 / / 剪切剪切”，右击目标位置，点，右击目标位置，点“插入复制单元格插入复制单元格” | |“活动单元格活动单元格右移右移” | |“确定确定”。u给单元格添加批注给单元格添加批注为包含特殊数据的单元格添加批注，是为包含特殊数据的单元格添加批注，是十分有用的注释方式。首先选中要添加批十分有用的注释方式。首先选中要添加批注的单元格，点击右键，在快捷菜单中选注

94、的单元格，点击右键，在快捷菜单中选择择“插入批注插入批注”命令，或执行菜单栏中的命令，或执行菜单栏中的“视图视图”“批注批注”命令，在所打开的命令，在所打开的“审阅审阅”工具栏中，单击工具栏中，单击“新批注新批注”按钮，按钮，出现一个输入批注的框，在批注框中输入出现一个输入批注的框，在批注框中输入批注信息即可。批注信息即可。 n重命名工作表重命名工作表右击工作表的默认名右击工作表的默认名( sheet1) ( sheet1) ，点点“重命名重命名” 这时工作表标这时工作表标签签 sheet1 sheet1 被选中，输入新名（如：被选中，输入新名（如：总调查数据表），按回车。总调查数据表），按回

95、车。n保护工作表：保护工作表：为了使自已创建的工作表不让他人随意为了使自已创建的工作表不让他人随意修改或删除，可以对工作簿中自已创建修改或删除，可以对工作簿中自已创建或使用的工作表进行保护。或使用的工作表进行保护。方法：点方法：点“工具工具” | |“保护保护” | |“保护保护工作表工作表”，在在“保护工作表保护工作表”对对话框中选择要保护的项目话框中选择要保护的项目，在，在“密码密码”框中输入密码，点框中输入密码，点“确定确定”，在在“确认密码确认密码”对话框中再次输入密码，对话框中再次输入密码，点点 “确定确定” 。3.2.4 3.2.4 格式化工作表格式化工作表n设置单元格格式设

96、置单元格格式设置单元格格式包括数字格式、对设置单元格格式包括数字格式、对齐方式、字体设置、边框设置、图案齐方式、字体设置、边框设置、图案等。等。 n设置标题为合并居中设置标题为合并居中n设置单元格格式设置单元格格式数字格式数字格式字体格式字体格式对齐格式对齐格式边框边框颜色和图案颜色和图案n调整行高和列宽调整行高和列宽当单元格中的数据内容超过列宽时，可以调整行当单元格中的数据内容超过列宽时，可以调整行高和列宽以便于数据的完整显示。高和列宽以便于数据的完整显示。u利用菜单命令利用菜单命令u利用鼠标拖动利用鼠标拖动n自动套用表格格式自动套用表格格式自动套用格式的操作方法是：先选取要格式化的

97、自动套用格式的操作方法是：先选取要格式化的区域，然后执行区域，然后执行“格式格式”“自动套用格式自动套用格式”菜菜单命令，在弹出的单命令，在弹出的“自动套用格式自动套用格式”对话框中，对话框中，选择所需要的格式，单击选择所需要的格式，单击“确定确定”按钮即可。按钮即可。 n使用格式刷使用格式刷 ExcelExcel与与WordWord一样也可使用格式刷进行格式复制。一样也可使用格式刷进行格式复制。 n调整行高和列宽调整行高和列宽u方法方法1 1：点击：点击“格式格式”| |“列列”| |“最适最适合的列宽合的列宽”；点击；点击“格式格式” | |“行行”| |“最适合的行高最适合的行高”。u方

98、法方法2 2：将鼠标指向要调整宽度的列的：将鼠标指向要调整宽度的列的左右分隔线处，或指向要调高度的行的上左右分隔线处，或指向要调高度的行的上下分隔线处，当鼠标指针变为双箭头时：下分隔线处，当鼠标指针变为双箭头时：按下鼠标右键，在弹出的快捷菜单中输入按下鼠标右键，在弹出的快捷菜单中输入列（或行）的宽度（高度）。列（或行）的宽度（高度）。按下鼠标左键，直接拖动可以手工按下鼠标左键，直接拖动可以手工调节该列（或行）的宽度（高度）。调节该列（或行）的宽度（高度）。u方法方法3 3：选定要调整宽度的列：选定要调整宽度的列，点点“格式格式” | | “列列”（或（或“行行”）| | “列宽列宽”（或（或

99、“行高行高”），），在在“列宽列宽”（或（或“行高行高”）对话框）对话框中输入所要的中输入所要的“列宽列宽”（或（或“行高行高”）的值，点）的值，点“确定确定”。n自动套用格式：自动套用格式：使用使用ExcelExcel中的，自动套用格式功能，可以快速中的，自动套用格式功能，可以快速生成一个规则的具有专业外观的表格，从而避免生成一个规则的具有专业外观的表格，从而避免繁琐的单元格格式设置的操作。繁琐的单元格格式设置的操作。操作方法：操作方法：“格式格式”| |“自动套用格式自动套用格式”，单击，单击需要套用的格式，点需要套用的格式，点“确定确定”。说明：如果有必。说明：如果有必要，单击要，单击

100、“自动套用格式自动套用格式”对话框中的对话框中的“选项选项”然后在然后在“应用格式种类应用格式种类”区中选择套用格式区中选择套用格式中是否包含这些选项。例如，如果套用了某个格中是否包含这些选项。例如，如果套用了某个格式，然后单击式，然后单击“边框边框”和和“字体字体”两个复选框中两个复选框中的复选符号，则在套用的格式中将不应用原工作的复选符号，则在套用的格式中将不应用原工作表格式中的边框和字体格式。表格式中的边框和字体格式。3.2.5 3.2.5 计算数据计算数据n输入公式输入公式 u公式是对单元格中数据进行计算的等式。通过公式公式是对单元格中数据进行计算的等式。通过公式可以对单元格中的数值进

101、行加、减、乘、除等简单运可以对单元格中的数值进行加、减、乘、除等简单运算，也可以使用公式对字符串进行比较、连接等运算，算，也可以使用公式对字符串进行比较、连接等运算，还可以通过公式进行统计、财务等复杂运算。还可以通过公式进行统计、财务等复杂运算。u公式的输入必须公式的输入必须以等号（以等号（= =）开头）开头，其后为常量、，其后为常量、函数、运算符、单元格引用和单元格区域等。函数、运算符、单元格引用和单元格区域等。u公式一般都可以直接输入，操作方法是：先选定单公式一般都可以直接输入，操作方法是：先选定单元格，输入元格，输入“= =”号，然后再输入公式，最后按回车号，然后再输入公式，最后按回车键

102、或用鼠标单击编辑栏中的键或用鼠标单击编辑栏中的“”按钮确认。按钮确认。 u修改公式的方法类似于单元格的数据编辑操作方法。修改公式的方法类似于单元格的数据编辑操作方法。n单元格的引用单元格的引用在公式中通常要引用单元格来代替单元格中的实际在公式中通常要引用单元格来代替单元格中的实际数值，引用单元格数据后，公式的运算值将随着被数值，引用单元格数据后，公式的运算值将随着被引用单元格数据的变化而变化。引用单元格数据的变化而变化。引用运算符引用运算符冒号冒号（：）（：）指引用由两对角的单元格围起来指引用由两对角的单元格围起来的单元格区域。如的单元格区域。如“A2A2：B5B5” ，求“=MIN(G2

103、:H6)”逗号逗号（，）（，）指逗号前后单元格同时引用。如指逗号前后单元格同时引用。如“A2A2，A4A4，”，求，求 “=SUM(G2,G5,G9)”空格空格指引用两个或两个以上单元格区域的重指引用两个或两个以上单元格区域的重叠部分。如叠部分。如“B3B3：C5 C3C5 C3：D5D5”，求求 “=MAX(G2:H6n单元格的引用单元格的引用引用类型引用类型相对引用相对引用：是指当公式在复制时，公式中的：是指当公式在复制时，公式中的引用单元格地址会随之改变。如在引用单元格地址会随之改变。如在C1C1单元格单元格中输入公式中输入公式“=A1+B2=A1+B2”。绝对引用绝对引用：是指被

104、引用的单元格与引用的单：是指被引用的单元格与引用的单元格的位置关系是绝对的，公式将不随位置元格的位置关系是绝对的，公式将不随位置的改变而变化。在的改变而变化。在Excel XPExcel XP中，是通过在行中，是通过在行号和列号前面都添加号和列号前面都添加“$ $”符号来实现的。符号来实现的。如公式如公式“=$A$1+$B$2=$A$1+$B$2”。混合引用混合引用：是一种介于相对引用和绝对引用：是一种介于相对引用和绝对引用之间的引用，如之间的引用，如$A1$A1或或A$1A$1。 n单元格的引用单元格的引用单元格地址的引用单元格地址的引用引用引用跨工作表跨工作表的单元格的单元格格式：格式：

105、= =工作表名！单元格地址工作表名！单元格地址注：若是当前工作表，可省略注：若是当前工作表，可省略“工作工作表名！表名！”。例：例：“=Sheet1=Sheet1！A1+ B2A1+ B2” 引用引用跨工作簿跨工作簿的单元格的单元格格式：格式：=工作簿名工作簿名工作表！单元格地工作表！单元格地址址注：若是当前工作簿，可省略注：若是当前工作簿，可省略“ 工作工作簿名簿名 ”。例：例：“=Book1Sheet1=Book1Sheet1！A1+Sheet2A1+Sheet2！B2B2”n名称的使用名称的使用使用单元格区域名称应该是先定义使用单元格区域名称应该是先定义名称，后使用。定义单

106、元格区域名名称，后使用。定义单元格区域名称时应以称时应以字母字母或或下划线下划线开头，后跟开头，后跟字母、数字、下划线或句点，不能字母、数字、下划线或句点，不能含有空格，长度不超过含有空格，长度不超过255255。命名单元格区域常用的方法命名单元格区域常用的方法使用菜单命令命名使用菜单命令命名使用使用“名称框名称框”命名命名 n名称的使用名称的使用为单元格定义名称步骤：为单元格定义名称步骤：“插入插入” | | “名称名称” | | “定义定义” ，输入单元格的名字，点输入单元格的名字，点“确定确定”。单击单击“定义名称定义名称”对话框上的按钮，隐对话框上的按钮，隐藏藏“定义名称定义名称”

107、对话框，再单击按钮恢对话框，再单击按钮恢复复“定义名称定义名称”对话框。对话框。定义了名称后，在另一工作表中可直接定义了名称后，在另一工作表中可直接使用这个名称进行运算。使用这个名称进行运算。n使用函数使用函数ExcelExcel函数是一种预设的内置公式，它是通过引用参函数是一种预设的内置公式，它是通过引用参数接收数据，并返回结果。与直接用公式进行计算相数接收数据，并返回结果。与直接用公式进行计算相比，使用函数进行计算的速度更快，更简洁。因此，比，使用函数进行计算的速度更快，更简洁。因此，应尽量使用函数。应尽量使用函数。在在ExcelExcel中函数有多种类型，主要有：财务函数、日中函数有多种

108、类型，主要有：财务函数、日期与时间函数、数学与三角函数、统计函数、查找与期与时间函数、数学与三角函数、统计函数、查找与引用函数、数据库函数、文本函数、逻辑函数等。引用函数、数据库函数、文本函数、逻辑函数等。使用函数的步骤使用函数的步骤选择要输入函数的单元格选择要输入函数的单元格执行菜单栏中的执行菜单栏中的“插入插入”“函数函数”命令，或使命令，或使用编辑栏。用编辑栏。从从“或选择类别或选择类别”框中选择函数类型框中选择函数类型在参数框中输入参数，参数可以是常量、单元格在参数框中输入参数，参数可以是常量、单元格或区域。或区域。输入完成函数所需的所有参数后，单击输入完成函数所需的所有参数后，单

109、击“确定确定”按钮。按钮。n数据分析中函数的应用掌握下列两个函数的应用：数据分析中函数的应用掌握下列两个函数的应用：uCORREL函数（求两组数的相关系数）。求两组数的相关系数）。语法：CORRELCORREL（Array1,Array2Array1,Array2）Arrary1Arrary1：第一组数值单元格区域。：第一组数值单元格区域。Arrary2Arrary2：第二组数值单元格区域。：第二组数值单元格区域。uFORECAST函数（根据给定的数据计算或预测未来值）根据给定的数据计算或预测未来值）。语法：FORECASTFORECAST（X X，Know_yKnow_ys s , , Kn

110、ow_xKnow_xs s）X X：需要进行预测的数据点。：需要进行预测的数据点。Known_yKnown_ys s：因变量数组或数据区域。：因变量数组或数据区域。Known_xKnown_xs s：自变量数组或数据区域。：自变量数组或数据区域。n快速计算快速计算有时候，我们在工作表中想要简单地计算有时候，我们在工作表中想要简单地计算一下某些单元格中数据的和、均值、最大一下某些单元格中数据的和、均值、最大值、最小值等，但不想把这些结果出现在值、最小值等，但不想把这些结果出现在工作表中，此时可以使用工作表中，此时可以使用ExcelExcel提供的提供的“快快速计算速计算”功能。步骤如下：选定要计

111、算的功能。步骤如下：选定要计算的单元格区域，右击单元格区域，右击ExcelExcel窗口的状态栏，然窗口的状态栏，然后在出现的快捷菜单中选后在出现的快捷菜单中选“最大值最大值”，则，则该区域的最大值显示在状态栏中。（状态该区域的最大值显示在状态栏中。（状态栏在表格的最下方和栏在表格的最下方和“开始开始”按钮之间。按钮之间。若没有，可以点若没有，可以点“视图视图”来打开来打开“状态栏状态栏”）n补充说明补充说明: :为了区分单元格中的数字是字符为了区分单元格中的数字是字符型数据，还是数值型数据。在输型数据，还是数值型数据。在输入数据时，字符型数据左侧要加入数据时，字符型数据左侧要加单引号。如：单

112、引号。如：101101。3.2.6 3.2.6 管理和分析数据管理和分析数据n数据清单数据清单在在Excel XPExcel XP中，通过数据清单对数据进行管理和组中，通过数据清单对数据进行管理和组织。数据清单类似于织。数据清单类似于二维表二维表，数据清单中的列相当，数据清单中的列相当于数据库中的字段，第一行为各字段的标题，以下于数据库中的字段，第一行为各字段的标题，以下的行相当于数据库中的记录。的行相当于数据库中的记录。u使用记录单输入数据使用记录单输入数据在向数据清单输入数据时，有两种方法：一是在向数据清单输入数据时，有两种方法：一是直接在工作表中输入数据；二是使用记录单向直接在工作表中输

113、入数据；二是使用记录单向数据清单输入数据。数据清单输入数据。 u使用记录单编辑数据使用记录单编辑数据使用记录单不仅可以很方便地向工作表的数据使用记录单不仅可以很方便地向工作表的数据清单输入数据，而且对数据清单中的数据进行清单输入数据，而且对数据清单中的数据进行编辑也非常方便。编辑也非常方便。n使用记录单输入数据使用记录单输入数据在向数据清单输入数据时，有两种方法：在向数据清单输入数据时，有两种方法：一是直接在工作表中输入数据；二是使一是直接在工作表中输入数据；二是使用记录单向数据清单输入数据。用记录单向数据清单输入数据。n 使用记录单编辑数据使用记录单编辑数据使用记录单不仅可以很方便地向工

114、作表使用记录单不仅可以很方便地向工作表的数据清单输入数的数据清单输入数据，据，而且对数而且对数据清单中的数据进行编辑也非常方便据清单中的数据进行编辑也非常方便根据表中的数据，建立数据清单记根据表中的数据，建立数据清单记录单的步骤：录单的步骤：选中包含数据清单所需数据的某一选中包含数据清单所需数据的某一单元格，点单元格，点“数据数据”| |“记录单记录单”，在弹出的对话框中点，在弹出的对话框中点“新建新建”，输入单元格内容，点输入单元格内容，点“新建新建”。即。即插入一条新记录。插入一条新记录。数据清单记录单对话框各按钮的说明：数据清单记录单对话框各按钮的说明：1 / 10 1 / 10 ：

115、表示该数据清单中共有：表示该数据清单中共有1010条记录，条记录，当前显示的是第当前显示的是第1 1条记录。条记录。“新建新建” ：可在数据清单中新增一条记录。：可在数据清单中新增一条记录。“删除删除” ：可删除当前显示的记录。：可删除当前显示的记录。“还原还原” ：当正在修改记录单中的当前记录：当正在修改记录单中的当前记录时，要放弃修改，可单击还原。时，要放弃修改，可单击还原。“上一条上一条” “下一条下一条”：用于在满足条件的：用于在满足条件的记录间上下切换。记录间上下切换。“条件条件”：输入满足条件的记录，将只显示满：输入满足条件的记录，将只显示满足条件的记录。如高等数学足条件的记录。如

116、高等数学8585，点，点“下一条下一条”，将显示满足条件的记录。，将显示满足条件的记录。n排序数据排序数据简单排序简单排序对于单列数据的简单排序，可以在选中所对于单列数据的简单排序，可以在选中所在列的任一单元格后，利用常用工具栏中在列的任一单元格后，利用常用工具栏中的的“升序升序”按钮和按钮和“降序降序”按钮，对工作按钮，对工作表数据进行简单排序。表数据进行简单排序。多条件排序多条件排序通过通过“排序排序”对话框，设定多级排序条件，对话框，设定多级排序条件，可对数据清单进行多条件排序。可对数据清单进行多条件排序。如果要按特殊顺序排序，可以单击如果要按特殊顺序排序，可以单击“排序排序”对对话

117、框中的话框中的“选项选项”按钮，进行自定义排序。按钮，进行自定义排序。如果要还原数据清单，可执行如果要还原数据清单，可执行“编辑编辑”“撤撤消排序消排序”菜单命令。菜单命令。 n按关键字排序：按关键字排序：选定要排序的单元格区域，选定要排序的单元格区域，| |“数数据据”| |“排序排序”；| |“扩展选定区域扩展选定区域” ，选择，选择“主关主关键字键字”，选择选择“递增递增 / / 递减递减”，选选“有标题有标题 / / 无标题无标题” ，点，点“确确定定” 。n自定义排序（按行排序）自定义排序（按行排序）选定要排序的单元格区域，点选定要排序的单元格区域，点“数据数据” | | “排序排

118、序” | | “选项选项”，在在“自定义排序次序自定义排序次序”下拉列表中进行下拉列表中进行选择要排序的选项，点选择要排序的选项，点“方向方向”，选，选“按行排序按行排序” ，| |“确定确定” ，回到回到“排序排序”对话框对话框，在，在“主关键字主关键字”列表框中选要排序的行号列表框中选要排序的行号，选，选“递增递增 / / 递减递减” ，| |“确定确定”。n筛选数据筛选数据筛选数据可以使用户快速地查找和处理表格中的筛选数据可以使用户快速地查找和处理表格中的数据，在执行了筛选功能后，可以在表格中只显数据，在执行了筛选功能后，可以在表格中只显示满足筛选条件的行，暂时隐藏其他不必显示的

119、示满足筛选条件的行，暂时隐藏其他不必显示的行。行。使用使用自动筛选自动筛选使用自定义筛选使用自定义筛选如果筛选条件不是筛选列下拉列表中的一个如果筛选条件不是筛选列下拉列表中的一个值，可以在下拉列表中选择值，可以在下拉列表中选择“自定义自定义”方式，方式，在打开的在打开的“自定义自动筛选方式自定义自动筛选方式”对话框中对话框中输入筛选条件。输入筛选条件。高级筛选高级筛选如果要对某个列或多个列应用较为复杂的筛如果要对某个列或多个列应用较为复杂的筛选条件，必须使用高级筛选方式。选条件，必须使用高级筛选方式。 n自动筛选自动筛选选中任一单元格，选中任一单元格，| |“数据数据” | | “筛选

120、筛选” | | “自动筛选自动筛选” 这时。在数据表中每个表头字段旁边出现这时。在数据表中每个表头字段旁边出现一个下拉箭头，单击字段旁边的下拉箭头，一个下拉箭头，单击字段旁边的下拉箭头，选一字段，系统开始筛选，在表格中只显示该选一字段，系统开始筛选，在表格中只显示该字段的数据。字段的数据。如果点字段旁边的下拉箭头，选如果点字段旁边的下拉箭头，选“自定义自定义”，出现出现“自定义自动筛选方式自定义自动筛选方式”对话框，在第一对话框，在第一个下拉列表中选个下拉列表中选“大于大于”，在右侧的框中输入，在右侧的框中输入 100 100 ，| |“确定确定”。此时表中筛选出来的数。此时表中筛选出来的数

121、据按照据按照“该字段值该字段值 100 100”的条件显示。的条件显示。n取消自动筛选取消自动筛选自动筛选完毕，可以使用下列的方自动筛选完毕，可以使用下列的方法取消自动筛选：法取消自动筛选：取消某一列的自动筛选：单击该字取消某一列的自动筛选：单击该字段旁边的下拉箭头，段旁边的下拉箭头，| |“全部全部”。取消自动筛选箭头：取消自动筛选箭头：| |“数据数据”| | “筛选筛选” | | “自动筛选自动筛选” 。n高级筛选高级筛选如果要对某个列或多个列应用较为复杂的筛选如果要对某个列或多个列应用较为复杂的筛选, ,必须便用高级筛选方式。必须便用高级筛选方式。首先在工作表的任意空白区域中输入筛选条

122、件，首先在工作表的任意空白区域中输入筛选条件，再单击再单击“数据数据”“筛选筛选”“高级筛选高级筛选”，打开打开“高级筛选高级筛选”对话框。对话框。在在“方式方式”中设置筛选结果存放的位置；在中设置筛选结果存放的位置；在“数据区域数据区域”中指定查询数据的区域，如整张表中指定查询数据的区域，如整张表格；在格；在“条件区域条件区域”中指定查询的条件区域；中指定查询的条件区域；在在“复制到复制到”中指定存放筛选结果的区域。最中指定存放筛选结果的区域。最后点后点“确定确定”。n对数据分类汇总对数据分类汇总数据的分类汇总是对数据清单进行数据分析的数据的分类汇总是对数据清单进行数据分析的一种重要方法，分

123、类汇总首先按指定的列分类，一种重要方法，分类汇总首先按指定的列分类，然后将相同类别的数据按汇总方式计算各汇总然后将相同类别的数据按汇总方式计算各汇总项的值。项的值。 u创建分类汇总创建分类汇总u显示分类汇总显示分类汇总u清除分类汇总清除分类汇总n数据透视表数据透视表u对于多字段的分类汇总，对于多字段的分类汇总，Excel XPExcel XP提供了数提供了数据透视表这一有力工具，很好地解决了这个问据透视表这一有力工具，很好地解决了这个问题。题。u数据透视表是一种交互式的分类汇总，用于数据透视表是一种交互式的分类汇总，用于从数据源中抽取需要的数据，按指定的要求进从数据源中抽取需要的数据，按指定的

124、要求进行汇总生成新的交互工作表。行汇总生成新的交互工作表。 n数据分类汇总数据分类汇总分类汇总是按照数据表中的一列字分类汇总是按照数据表中的一列字段进行分类，相同的值为一类，然段进行分类，相同的值为一类，然后对相同的类进行汇总操作，以便后对相同的类进行汇总操作，以便进行分析。进行分析。计算分类汇总数据时一般要先排序，计算分类汇总数据时一般要先排序，然后将排序关键字作为分类的字段。然后将排序关键字作为分类的字段。n在在“ 分类汇总分类汇总”对话框中选择：对话框中选择：“替换当前分类汇总替换当前分类汇总”复选框：将替换复选框：将替换原有的分类汇总。否则本次汇总插在原原有的分类汇总。否则本次汇总插在

125、原有分类汇总的下方。有分类汇总的下方。“每组数据分页每组数据分页” 复选框：分类汇总复选框：分类汇总的每一组数据都以一个工作表页显示。的每一组数据都以一个工作表页显示。“汇总数据显示数据下方汇总数据显示数据下方”复选框：复选框：则汇总结果在每类数据的下面显示，否则汇总结果在每类数据的下面显示，否则显示在上面。此选项只有选择第一个则显示在上面。此选项只有选择第一个复选框时才有效。复选框时才有效。最后点最后点“确定确定”。n具体步骤如下：具体步骤如下：选中要进行汇总的区域，然后按选中要进行汇总的区域，然后按列进行排序。列进行排序。| |“数据数据” | | “分分类汇总类汇总”，在出现的，在出现

126、的“分类汇总分类汇总”对话框中对话框中，从，从“分类字段分类字段”下下拉列表中选择字段名称，拉列表中选择字段名称，从从“汇总方式汇总方式” 下拉列表中选择下拉列表中选择“求求和和” 或其它，从或其它，从“选汇总项选汇总项” 列表中选列表中选“总计总计”复选框。复选框。n建立数据透视表的步骤如下：建立数据透视表的步骤如下：“数据数据” | |“数据透视表和图表报告团数据透视表和图表报告团” | |打开打开“数据透视表和数据透视图向导数据透视表和数据透视图向导”对话对话框，在数据类型源类型中选框，在数据类型源类型中选“Microsoft Microsoft Excel Excel 数据清单或数

127、据库数据清单或数据库”在创建的报表类在创建的报表类型中选型中选“数据透视表数据透视表” | | “下一步下一步”，单击，单击“压缩对话框压缩对话框”按钮按钮| | “下一步下一步”，选择建，选择建立数据透视表的数据区域立数据透视表的数据区域 | |单击单击“展开对话展开对话框框”按钮按钮 | |“下一步下一步”，选择建立的数据透，选择建立的数据透视表的显示位置（这里选视表的显示位置（这里选“新建工作表新建工作表”），），单击单击“布局布局”将右边字段按钮拖到左边的将右边字段按钮拖到左边的“数据（数据（D D）”区，点区，点“确定确定”| | “完成完成”。3.2.7 3.2.7 使用图表分析数

128、据使用图表分析数据n创建图表创建图表u创建图表有两种方法：一是利用图表向导；二是创建图表有两种方法：一是利用图表向导；二是利用利用“图表图表”工具栏。工具栏。u利用利用“图表图表”工具栏创建图表非常简单，但类型工具栏创建图表非常简单，但类型单一。单一。n编辑图表编辑图表u图表类型、源数据、图表选项及位置的更改图表类型、源数据、图表选项及位置的更改u数据系列的删除、添加和系列次序的调整数据系列的删除、添加和系列次序的调整数据系列的删除数据系列的删除数据系列的添加数据系列的添加系列次序的调整系列次序的调整 u图表的格式化图表的格式化具体方法是：先选定图表，双击图表区或按右具体方法是：先选定图表，双

129、击图表区或按右键，使用快捷菜单打开键，使用快捷菜单打开“图表区格式图表区格式”对话框。对话框。 n根据表中的数据，建立图表的步骤：根据表中的数据，建立图表的步骤：“插入插入” / / “图表图表” ，打开，打开“图表向导图表向导”对对话框话框 / / 选择图表类型选择图表类型/ / “下一步下一步” / / 单击单击“压缩对话框压缩对话框”按钮按钮 / / 选定作图所需的数据和选定作图所需的数据和标志区标志区/ / 单击单击“展开对话框展开对话框”按钮按钮 / / “下一下一步步” / / 给生成的图表设置图表选项（包括标给生成的图表设置图表选项（包括标题、坐标轴等）题、坐标轴等）/ / “下

130、一步下一步” / / 选择图表的选择图表的插入位置插入位置/ /“完成完成”。若在图表区右边文本无法水平与图表对应，右若在图表区右边文本无法水平与图表对应，右击文本处击文本处 / / 选坐标轴格式选坐标轴格式 / / 进行调整。进行调整。（先把刻度上调一些，然后又调整到（先把刻度上调一些，然后又调整到0 0）n图表类型、源数据、图表选项图表类型、源数据、图表选项及位置的更改及位置的更改选中图表，在空白处点右键，在选中图表，在空白处点右键，在打开的对话框中，更改图表类型、打开的对话框中，更改图表类型、源数据、图表选项及位置。源数据、图表选项及位置。n数据系列的删除数据系列的删除图表中的数据与它们

131、的工作表是相链接图表中的数据与它们的工作表是相链接的。如果要同时删除图表和工作表中的的。如果要同时删除图表和工作表中的数据序列，只要删除工作表中的数据序数据序列，只要删除工作表中的数据序列，图表中对应的数据序列也自动删除；列，图表中对应的数据序列也自动删除；如果仅删除图表中的数据序列，那么只如果仅删除图表中的数据序列，那么只要单击图表中所需删除的数据序列，按要单击图表中所需删除的数据序列，按“DeleteDelete”键即可。键即可。n数据系列的添加数据系列的添加u方法一：选定图表中系列在电子方法一：选定图表中系列在电子表格中的区域，移动鼠标至边界处，表格中的区域，移动鼠标至边界处，当鼠标变为

132、十字箭头时，将选定的当鼠标变为十字箭头时，将选定的数据区域拖至图表中即可。数据区域拖至图表中即可。u方法二：选定图表，点菜单栏的方法二：选定图表，点菜单栏的“图表图表”“添加数据添加数据”，选定要，选定要添加的数据区域，点添加的数据区域，点“确定确定”。n数据系列次序的调整数据系列次序的调整选中图表中任一数据系列，点选中图表中任一数据系列，点“格式格式”“数据系列数据系列”，在打开的，在打开的“数据数据系列格式系列格式”对话框中，单击对话框中，单击“系列次系列次序序”选项卡，在选项卡，在“系列次序系列次序”列表框列表框中，选中要改变次序的系列名称，点中，选中要改变次序的系列名称，点“上移上移”

133、或或“下移下移”，点，点“确定确定”完完成。成。n图表的格式化图表的格式化选定图表，双击图表区或点右键，打选定图表，双击图表区或点右键，打开开“图表区格式图表区格式”对话框。可以在对话框。可以在“图案图案”选项卡中设置边框线和格式和选项卡中设置边框线和格式和区哉的背景颜色；在区哉的背景颜色；在“字体字体”选项卡选项卡中设置图表区的字体、字号、颜色等。中设置图表区的字体、字号、颜色等。选中图表的标题区，按右键打开选中图表的标题区，按右键打开“图图表标题格式表标题格式”对话框，可以设置标题对话框，可以设置标题区的图案、字体、字号和颜色。区的图案、字体、字号和颜色。3.3 3.3 电子演示文稿软件电

134、子演示文稿软件PowerPoint XPPowerPoint XP学习目标学习目标了解了解PowerPoint XPPowerPoint XP各种视图的意义与应用；各种视图的意义与应用；掌握创建与编辑电子演示文稿的操作方法；掌握创建与编辑电子演示文稿的操作方法；掌握在幻灯片中插入多媒体对象（图片、艺术字、声音、掌握在幻灯片中插入多媒体对象（图片、艺术字、声音、影片、动画、表格和图表等）的操作方法；影片、动画、表格和图表等）的操作方法；理解幻灯片母版、设计模板的意义并掌握其应用方法；理解幻灯片母版、设计模板的意义并掌握其应用方法；掌握选用标准配色方案和创建自定义配色方案的操作方掌握选用标准配色方

135、案和创建自定义配色方案的操作方法、幻灯片背景设置；法、幻灯片背景设置；掌握超级链接的创建与编辑；掌握超级链接的创建与编辑；掌握幻灯片放映设置（包括自动播放，手动播放，自定掌握幻灯片放映设置（包括自动播放，手动播放，自定义放映）。义放映）。掌握掌握Office XPOffice XP集成应用方法（导出、导入、嵌入和链集成应用方法（导出、导入、嵌入和链接）。接）。 3.3.1 PowerPoint XP3.3.1 PowerPoint XP的工作窗口介的工作窗口介绍绍 3.3.2 3.3.2 创建和编辑电子演示文稿创建和编辑电子演示文稿 3.3.3 3.3.3 在幻灯片中插入多媒体对象在幻灯片中插

136、入多媒体对象 3.3.4 3.3.4 设置演示文稿的外观设置演示文稿的外观 3.3.5 3.3.5 在演示文稿中创建超级链接在演示文稿中创建超级链接3.3.6 3.3.6 幻灯片放映幻灯片放映 3.3.1 PowerPoint XP3.3.1 PowerPoint XP的工作窗口介绍的工作窗口介绍n启动启动PowerPoint XPPowerPoint XP后，系统进入后，系统进入PowerPoint XPPowerPoint XP的的主窗口界面。该窗口主要由标题栏、菜单栏、工具栏、主窗口界面。该窗口主要由标题栏、菜单栏、工具栏、工作区、视图按钮、状态栏、任务窗格等部分组成。工作区、视图按钮、

137、状态栏、任务窗格等部分组成。 u标题栏：在窗口的最顶部，显示的是应用软件标题栏：在窗口的最顶部，显示的是应用软件名和演示文稿名，默认的文稿名为名和演示文稿名，默认的文稿名为“演示文稿演示文稿1 1”u工作区：是工作区：是PowerPoint XPPowerPoint XP所独有的，它包括三所独有的，它包括三个部分，左边是大纲窗格，右边是幻灯片窗格，个部分，左边是大纲窗格，右边是幻灯片窗格，底部是底部是备注窗格备注窗格。 u视图按钮：在水平滚动条的左侧有三个按钮，视图按钮：在水平滚动条的左侧有三个按钮，分别是普通视图按钮、幻灯片浏览视图按钮和幻分别是普通视图按钮、幻灯片浏览视图按钮和幻灯片放映按

138、钮。灯片放映按钮。u任务窗格：位于窗口的最右方，是提供常用命任务窗格：位于窗口的最右方，是提供常用命令的窗口，这是以往版本不曾有的。令的窗口，这是以往版本不曾有的。幻灯片窗格幻灯片窗格备注窗格备注窗格任务窗格任务窗格视图按钮视图按钮大纲选项卡大纲选项卡幻灯片选项卡幻灯片选项卡3.3.2 3.3.2 创建和编辑电子演示文稿创建和编辑电子演示文稿n新建演示文稿新建演示文稿启动启动PowerPoint XPPowerPoint XP时，系统会自动时，系统会自动为空白演示文稿新建一张为空白演示文稿新建一张“标题标题”幻灯片。幻灯片。在在“新建演示文稿新建演示文稿”任务窗格中有任务窗格中有4 4种创建

139、演示文稿的方法。种创建演示文稿的方法。u建立建立“空演示文稿空演示文稿” u使用设计模板使用设计模板 u利用利用“内容提示向导内容提示向导” u根据现有演示文稿根据现有演示文稿 n制作演示文稿步骤：制作演示文稿步骤：点点“文件文件” | | “新建新建” 选选“空演示文稿空演示文稿”或或“根据设计模根据设计模板板”或或“根据内容提示向导根据内容提示向导”或或“根据现有演示文稿根据现有演示文稿”，选取，选取“新幻新幻灯片灯片”的版式，就可以编辑文稿内的版式，就可以编辑文稿内容。容。n编辑演示文稿编辑演示文稿uPowerPoint XPPowerPoint XP视图视图普通视图：是主要的编辑视图

140、，可用于撰写普通视图：是主要的编辑视图，可用于撰写或设计演示文稿。该视图有三个工作区域：或设计演示文稿。该视图有三个工作区域：左边是用来以幻灯片文本大纲显示的左边是用来以幻灯片文本大纲显示的“大纲大纲”选项卡和以幻灯片缩略图显示的选项卡和以幻灯片缩略图显示的“幻灯片幻灯片”选项卡；右边是幻灯片窗格，用来显示当选项卡；右边是幻灯片窗格，用来显示当前幻灯片的一个大视图；底部是前幻灯片的一个大视图；底部是备注窗格备注窗格。幻灯片浏览视图：在幻灯片浏览视图中，可幻灯片浏览视图：在幻灯片浏览视图中，可以清楚地看到整个演示文稿所有幻灯片的外以清楚地看到整个演示文稿所有幻灯片的外观、这些幻灯片是以缩略图显示

141、的。观、这些幻灯片是以缩略图显示的。幻灯片放映视图：在幻灯片放映视图中，用幻灯片放映视图：在幻灯片放映视图中，用户可以在屏幕上审阅演示文稿的演示效果。户可以在屏幕上审阅演示文稿的演示效果。n编辑演示文稿编辑演示文稿u编辑幻灯片中的文字编辑幻灯片中的文字文字内容的编辑文字内容的编辑文字格式的设置文字格式的设置 u编辑幻灯片编辑幻灯片选择幻灯片选择幻灯片插入新幻灯片插入新幻灯片删除幻灯片删除幻灯片移动和复制幻灯片移动和复制幻灯片 n输入演示文稿内容输入演示文稿内容u单击单击“标题标题”处，输入内容；处，输入内容；u单击单击“文本文本”处，输入内容；处，输入内容；u按按CTRL+CTRL+回车回

142、车切换到下一张幻灯切换到下一张幻灯片的输入。片的输入。n输入演示文稿内容也可以在大纲输入演示文稿内容也可以在大纲视图中进行。方法是：视图中进行。方法是：（1 1）输入标题后要到文本区输入）输入标题后要到文本区输入按按 CTRL +CTRL +回车；回车；（2 2）在文本区输入要换行按）在文本区输入要换行按 “回回车车” ；（3 3）一张幻灯片输入完，要切换）一张幻灯片输入完，要切换到下一张幻灯片按到下一张幻灯片按 CTRL+CTRL+回车回车n插入幻灯片：插入幻灯片：例：在第一张与第二张幻灯片之间例：在第一张与第二张幻灯片之间插入一张新幻灯片。插入一张新幻灯片。u方法方法1 1：在幻灯片窗格

144、那张幻灯片灯片（3 3）按下鼠标左键，拖动到要）按下鼠标左键，拖动到要放置的位置，放开鼠标左键。放置的位置，放开鼠标左键。按按 CTRL+Z CTRL+Z 取消本次操作。取消本次操作。n复制幻灯片，步骤：复制幻灯片，步骤：（1 1）切换到幻灯片浏览视图）切换到幻灯片浏览视图（2 2）单击选中要移动的那张幻）单击选中要移动的那张幻灯片灯片（3 3）按下）按下CTRL + CTRL + 鼠标左键拖动鼠标左键拖动到要复制的位置，放开鼠标左键。到要复制的位置，放开鼠标左键。n保存演示文稿保存演示文稿几种常用的演示文稿的保存类型：几种常用的演示文稿的保存类型：（1 1）演示文稿（）演示文稿（* *

145、 . . pptppt ）：使用该类型保存的演示文）：使用该类型保存的演示文稿，可以在其他装有稿，可以在其他装有PowerPoint PowerPoint 的计算机上打开并播放。的计算机上打开并播放。（2 2）网页（）网页（* * . . htmhtm ， * * .html .html ）：这种保存类型将）：这种保存类型将 PowerPoint PowerPoint 演示文稿输出为若干个演示文稿输出为若干个HTMLHTML文件，并同其他文件，并同其他的相关文件保存在指定的文件夹中，可以使用的相关文件保存在指定的文件夹中，可以使用IEIE浏览器浏览器来查看。这种保存类型一般用来向网上发布信息。

146、来查看。这种保存类型一般用来向网上发布信息。（3 3）演示文稿设计模板（）演示文稿设计模板（ * * . pot . pot ）：如果创建了一）：如果创建了一个非常有用的演示文稿，可以将其保存为设计模板。在个非常有用的演示文稿，可以将其保存为设计模板。在以后的工作中，可以直接使用该模板来创建其他演示文以后的工作中，可以直接使用该模板来创建其他演示文稿。稿。3.3.3 3.3.3 在幻灯片中插入多媒体对象在幻灯片中插入多媒体对象幻灯片图文并茂、有声有色，能使演示幻灯片图文并茂、有声有色，能使演示文稿美观、生动，更具说服力。对演示文稿美观、生动，更具说服力。对演示文稿的美化，插入多媒体对象是一项必

147、文稿的美化，插入多媒体对象是一项必不可少的基本功。不可少的基本功。n在在PowerPoint XPPowerPoint XP中可以插入两种类型中可以插入两种类型的多媒体对象的多媒体对象u一是一是PowerPoint XPPowerPoint XP剪辑管理器中剪辑管理器中提供的多媒体对象提供的多媒体对象u另一种是来自外部文件的多媒体对另一种是来自外部文件的多媒体对象。象。 n插入图片插入图片在在PowerPoint XPPowerPoint XP的幻灯片中图片的的幻灯片中图片的插入与编辑的操作方法与插入与编辑的操作方法与Word XPWord XP完完全相同。另外，全相同。另外，PowerPoi

148、nt XPPowerPoint XP还可还可以通过双击版式中的剪贴画图标，利以通过双击版式中的剪贴画图标，利用打开的用打开的“选择图片选择图片”对话框，插入对话框，插入剪辑管理器中的剪贴画。剪辑管理器中的剪贴画。 n插入艺术字插入艺术字在在PowerPoint XPPowerPoint XP的幻灯片中插入艺的幻灯片中插入艺术字的方法与术字的方法与Word XPWord XP完全相同。完全相同。n添加声音效果添加声音效果在在PowerPoint XPPowerPoint XP的幻灯片中，需要插的幻灯片中，需要插入声音时，只需打开入声音时，只需打开“插入插入”菜单，菜单，指向指向“影片和声音影片和

149、声音”命令，引出下一命令，引出下一级子菜单的有关声音的四个命令：级子菜单的有关声音的四个命令：“剪辑管理器中的声音剪辑管理器中的声音”、“文件中的文件中的声音声音”、“播放播放CDCD乐曲乐曲”和和“录制声录制声音音”。u插入剪辑管理器中的声音插入剪辑管理器中的声音u插入文件中的声音插入文件中的声音u插入插入CDCD乐曲乐曲u录制声音录制声音n插入影片插入影片如果要插入影片，可以打开如果要插入影片，可以打开“插入插入”菜单，菜单，指向指向“影片和声音影片和声音”命令，引出下一级子菜命令，引出下一级子菜单的有关影片的两个命令：单的有关影片的两个命令：“剪辑管理器中剪辑管理器中的影片的影片”和和

150、“文件中的影片文件中的影片”。u插入剪辑管理器中的影片插入剪辑管理器中的影片u插入文件中的影片插入文件中的影片n插入表格与图表插入表格与图表在在PowerPoint XPPowerPoint XP的幻灯片中表格的创建与编的幻灯片中表格的创建与编辑方法同辑方法同Word XPWord XP。n加入动画效果加入动画效果用户可以在幻灯片中为文本、图形、图示、用户可以在幻灯片中为文本、图形、图示、图表和其他对象创建动画效果，这样就可以图表和其他对象创建动画效果，这样就可以突出重点、控制信息流，并提高演示文稿的突出重点、控制信息流，并提高演示文稿的趣味性。趣味性。n方法步骤如下：方法步骤如下：u打开演

152、停止循环播放，直到停止”。u这样插入的声音文件仅在当前的幻灯片中有这样插入的声音文件仅在当前的幻灯片中有效。效。n幻灯片中使用表格幻灯片中使用表格使用使用 “插入插入” | | “表格表格” 可可以在幻灯片插入一个表格，其他有以在幻灯片插入一个表格，其他有关表格的处理、表格的格式化等相关表格的处理、表格的格式化等相关操作可以参照关操作可以参照 WordWord中的中的“表格表格设计设计”部分。部分。n在幻灯片中插入自选图形在幻灯片中插入自选图形打开演示文稿，切换到幻灯片上打开演示文稿，切换到幻灯片上| |“插入插入” | | “图片图片” | | “自选图自选图形形” | | 选选“星与旗帜星

154、外观设置演示文稿的外观n母版母版u母版又叫主控，是所有幻灯片的底版。它母版又叫主控，是所有幻灯片的底版。它是一张特殊的幻灯片，在其中可以建立演是一张特殊的幻灯片，在其中可以建立演示文稿中所有幻灯片的格式，也可以让所示文稿中所有幻灯片的格式，也可以让所有幻灯片都共有相同的文本和对象，以控有幻灯片都共有相同的文本和对象，以控制演示文稿的整体外观。制演示文稿的整体外观。 u在在PowerPointPowerPoint中有三种母版类型，分别是中有三种母版类型，分别是幻灯片母版、讲义母版及备注母版。幻灯片母版、讲义母版及备注母版。u幻灯片母版可以控制除了标题幻灯片以外幻灯片母版可以控制除了标题幻灯片以外

155、的所有幻灯片的格式。的所有幻灯片的格式。n创建一个母板：创建一个母板：u“视图视图” | | “母板母板” | | “幻灯幻灯片母板片母板” u母板控制演示窗口简介：母板控制演示窗口简介： u文稿中所有幻灯片上的字体风格、文稿中所有幻灯片上的字体风格、格式和文本位置、配色方案、背景格式和文本位置、配色方案、背景颜色和填充效果等内容颜色和填充效果等内容。也就是。也就是说，在幻灯片母板中进行的改变，说，在幻灯片母板中进行的改变，可以影响到整个演示文稿中的所有可以影响到整个演示文稿中的所有幻灯片。幻灯片。n配色方案配色方案演示文稿的配色方案由背景颜色、线条、文本的演示文稿的配色方案由背景颜色、线条

156、、文本的颜色等颜色等8 8种颜色经过搭配组成。配色方案可应用于种颜色经过搭配组成。配色方案可应用于演示文稿中的所有幻灯片或个别幻灯片。演示文稿中的所有幻灯片或个别幻灯片。 u选择标准配色方案选择标准配色方案u创建自定义配色方案创建自定义配色方案如果标准配色方案不能满足用户演示文稿的需要，如果标准配色方案不能满足用户演示文稿的需要，还可以创建自定义的配色方案。方法是：在还可以创建自定义的配色方案。方法是：在“幻幻灯片设计灯片设计”任务窗格中的任务窗格中的“应用配色方案应用配色方案”框下框下方单击方单击“编辑配色方案编辑配色方案”，在弹出的，在弹出的“编辑配色编辑配色方案方案”对话框中设置新的颜色

157、方案，然后单击对话框中设置新的颜色方案，然后单击“更改颜色更改颜色”按钮，出现按钮，出现“背景色背景色”对话框，在其对话框，在其中选择一种需要的标准颜色或自定义颜色，即可中选择一种需要的标准颜色或自定义颜色，即可改变配色方案中的颜色。改变配色方案中的颜色。改变配色方案中的颜色：改变配色方案中的颜色：打开演示文稿，打开演示文稿，| |“格式格式” | | “幻灯片设计幻灯片设计”| |“幻灯片配色方案幻灯片配色方案” ，选中一种方案，选中一种方案，| |“应用应用”。n设置幻灯片的背景设置幻灯片的背景为了给演示文稿增添个性化的效果，可以为为了给演示文稿增添个性化的效果，可以为幻灯片设置不同颜色

158、、图片、图案或纹理的幻灯片设置不同颜色、图片、图案或纹理的背景，也可以用图片作为幻灯片的背景。幻背景，也可以用图片作为幻灯片的背景。幻灯片背景设置，既可以应用于幻灯片母版，灯片背景设置，既可以应用于幻灯片母版，也适用于单张的普通幻灯片。也适用于单张的普通幻灯片。n设计模板设计模板 PowerPoint XPPowerPoint XP设计模板已经包含了特定的设计模板已经包含了特定的配色方案和各种预定义的格式。通过为演示配色方案和各种预定义的格式。通过为演示文稿应用设计模板，可以快捷地改变演示文文稿应用设计模板，可以快捷地改变演示文稿的风格。稿的风格。 u应用设计模板应用设计模板u创建设计模板创建

159、设计模板n改变背景：改变背景：背景颜色是幻灯片中所有其他颜色的背景颜色是幻灯片中所有其他颜色的基础，我们可以在基础，我们可以在“背景背景”对话框中对话框中单独改变背景的颜色。单独改变背景的颜色。操作步骤如下：打开演示文稿，打开演示文稿，“格式格式” | |“ 背景背景”，打开打开“背景填充背景填充”框下面的下拉列框下面的下拉列表框，并在颜色列表框中选择一颜色。表框，并在颜色列表框中选择一颜色。（如果列表框中的颜色不满意，可以（如果列表框中的颜色不满意，可以单击单击“其他颜色其他颜色”从中选择一种颜色。）从中选择一种颜色。） | | “全部应用全部应用”。 n改变背景的其他设置改变背景的其他设

160、置除了改变背景的颜色之外，还可以除了改变背景的颜色之外，还可以为背景选择一些填充效果。例如颜为背景选择一些填充效果。例如颜色的过渡、使用纹理、填充的图案色的过渡、使用纹理、填充的图案及背景图片等等。及背景图片等等。n操作步骤如下：操作步骤如下：打开演示文稿，打开演示文稿，| |“格式格式” | | “ 背景背景”，打开打开“背景填充背景填充”框下面的下拉列表框，选框下面的下拉列表框，选择择“填充效果填充效果”，在，在“填充效果填充效果”对话框中对话框中选择选择“过渡过渡” ，在，在“颜色颜色”选项组中选中选项组中选中“双色双色” ，在，在“颜色颜色1 1”下拉列表中选择下拉列表中选择“白白色色

161、” ，在，在“颜色颜色2 2”下拉列表中选择下拉列表中选择“红色红色” 。这代表应用在幻灯片中的颜色过渡应该。这代表应用在幻灯片中的颜色过渡应该是从白色过渡到红色，在是从白色过渡到红色，在“纹理式样纹理式样”选项选项组中，选中组中，选中“斜上斜上”，在，在“变形变形”选项组中选项组中选择一种过渡方式选择一种过渡方式 | | “确定确定”，回到，回到“背景背景”对话框对话框 | | “全部应用全部应用” 。n选用模板：选用模板：在在PowerPoint XPPowerPoint XP中，可以使用中，可以使用 “应用设计模板应用设计模板”改变演示文稿改变演示文稿的外观。的外观。演示：演示：“格式格

162、式”| |“幻灯片设计幻灯片设计”| |“应用设计模板应用设计模板”| | 选选“Ribbons.potRibbons.pot” | |“确定确定”3.3.5 3.3.5 在演示文稿中创建超级链接在演示文稿中创建超级链接PowerPoint XPPowerPoint XP提供了超链接技术，为幻灯片提供了超链接技术，为幻灯片的制作和演示锦上添花。通过超级链接可以建的制作和演示锦上添花。通过超级链接可以建立幻灯片之间、幻灯片与立幻灯片之间、幻灯片与WebWeb页或其他应用程页或其他应用程序之间的联系。设置幻灯片的背景序之间的联系。设置幻灯片的背景 n创建超级链接创建超级链接u使用使用“超链接超链接

163、”命令创建超级链接命令创建超级链接链接当前演示文稿链接当前演示文稿链接到其他文档或链接到其他文档或WebWeb页页 u通过添加动作按钮创建超级链接通过添加动作按钮创建超级链接 n编辑超级链接编辑超级链接将鼠标右击已建立超级链接的对象，在弹将鼠标右击已建立超级链接的对象，在弹出的快捷菜单上选择出的快捷菜单上选择“编辑超链接编辑超链接”命令。命令。 n加入超级链接加入超级链接超级链接：带有颜色和下划线的文本超级链接：带有颜色和下划线的文本或图片，如果单击它，就会跳转到某或图片，如果单击它，就会跳转到某个文件或文件夹中的位置，也可以跳个文件或文件夹中的位置，也可以跳转到转到WebWeb网或网或In

167、|“超级链接超级链接”| | 单击单击“取消超级链接取消超级链接”按按钮钮。3.3.6 3.3.6 幻灯片放映置幻灯片放映置n设置放映方式设置放映方式执行执行“幻灯片放映幻灯片放映”“设置设置放映方式放映方式”菜单命令，打开菜单命令，打开“设置放映方式设置放映方式”对话框。对话框。u放映类型和放映选项放映类型和放映选项u放映幻灯片放映幻灯片u换片方式换片方式u绘图笔颜色绘图笔颜色n幻灯片切换幻灯片切换幻灯片的切换可以增加幻灯片放映的活泼性和幻灯片的切换可以增加幻灯片放映的活泼性和趣味性。趣味性。操作方法如下：操作方法如下：在幻灯片浏览视图中，选中要添加切换效果的在幻灯片浏览视图中，选中要添加

168、切换效果的幻灯片，执行幻灯片，执行 “幻灯片放映幻灯片放映”“幻灯片切幻灯片切换换”菜单命令，进入菜单命令，进入“幻灯片切换幻灯片切换”任务窗格任务窗格; ;在该任务窗格中进行设置：选择幻灯片切换的在该任务窗格中进行设置：选择幻灯片切换的效果及切换速度；指定切换的声音；选择换片效果及切换速度；指定切换的声音；选择换片方式是单击鼠标换页，还是按间隔时间换页，方式是单击鼠标换页，还是按间隔时间换页，或者是二者兼而有之；或者是二者兼而有之；如果单击如果单击“应用于所有幻灯片应用于所有幻灯片”按钮，可以为按钮，可以为所有幻灯片设置切换效果，否则只设置当前幻所有幻灯片设置切换效果，否则只设置当前幻灯片

169、的切换效果。灯片的切换效果。n自定义放映自定义放映如果需要在不同场合放映几个相似的演示文稿，如果需要在不同场合放映几个相似的演示文稿，首先创建一个将用于所有场合的幻灯片演示文首先创建一个将用于所有场合的幻灯片演示文稿，然后进行自定义放映。稿，然后进行自定义放映。n启动幻灯片放映启动幻灯片放映通过上面的幻灯片放映设置之后，就可以在通过上面的幻灯片放映设置之后，就可以在PowerPoint XPPowerPoint XP中正式启动幻灯片放映，方法中正式启动幻灯片放映，方法有以下有以下4 4种：种：u单击水平滚动条上的单击水平滚动条上的“幻灯片放映幻灯片放映”按钮。按钮。 u执行执行 “幻灯片放映幻

170、灯片放映”“观看放映观看放映”菜单命菜单命令。令。 u执行执行 “视图视图”“幻灯片放映幻灯片放映”菜单命令。菜单命令。 u按按F5F5键。键。n电子演示文稿在幻灯片放映上有自动播电子演示文稿在幻灯片放映上有自动播放、手动播放和循环播放。放、手动播放和循环播放。u自动播放：这种方式主要是用于当演讲自动播放：这种方式主要是用于当演讲者不能出席演示文稿会议，需要自动放映者不能出席演示文稿会议，需要自动放映幻灯片的时候。使用幻灯片的时候。使用PowerPointPowerPoint中提供的中提供的“排练记时排练记时”功能，可以在预演的时候测功能，可以在预演的时候测定每张幻灯片与文字描述相配合时所需的

171、定每张幻灯片与文字描述相配合时所需的停留时间，系统会根据所测得的时间进行停留时间，系统会根据所测得的时间进行记录，为自动放映做好准备。记录，为自动放映做好准备。操作：操作：“幻灯片放映幻灯片放映” | | “排练时间排练时间”，这这时幻灯片开始播放，同时记时器系统开时幻灯片开始播放，同时记时器系统开始记时，在窗口中显示记时对话框。放始记时，在窗口中显示记时对话框。放映完所有的幻灯片，记时系统记录下各映完所有的幻灯片，记时系统记录下各张幻灯片的放映时间，并在今后播放该张幻灯片的放映时间，并在今后播放该组幻灯片时，以记录下的时间进行幻灯组幻灯片时，以记录下的时间进行幻灯片切换。单击窗口片切换。单

172、击窗口“记时对话框记时对话框”中的中的按钮，可以直接在记时对话框中设定每按钮，可以直接在记时对话框中设定每一张幻灯片的播放时间。一张幻灯片的播放时间。u手动播放：手动播放：这种方式是在播放演讲的过程中，这种方式是在播放演讲的过程中，演讲者根据实际需要单击鼠标或演讲者根据实际需要单击鼠标或按任意键来顺序播放幻灯片。按任意键来顺序播放幻灯片。循环播放：循环播放：| |“幻灯片放映幻灯片放映” | | “设置放映设置放映方式方式” ，在出现的对话框中选中，在出现的对话框中选中“循环放映，按循环放映，按ESCESC键终止键终止”，| |“确定确定”。选择切换效果和演示时间。步骤如下：选择切换效果和演示

173、时间。步骤如下：切换到某张幻灯片，切换到某张幻灯片，| |“幻灯片放映幻灯片放映” | | “幻灯片切换幻灯片切换”，在出现的对话框中，在出现的对话框中，在在“效果效果”下拉列表框中选择一种方式下拉列表框中选择一种方式（如（如“从下方抽出从下方抽出”）切换效果，在速）切换效果，在速度单选框中选择度单选框中选择“慢速慢速”，在，在“换页方换页方式式”区域中选择区域中选择“每隔每隔”复选框，并在复选框，并在下面的框中输入换页时间下面的框中输入换页时间1010秒，在秒，在“声声音音”下拉列表框中选择每当幻灯片切换下拉列表框中选择每当幻灯片切换时的声音效果（如时的声音效果（如“鼓掌鼓掌”），），| |

174、单击单击“全部应用全部应用”。插入组织结构图的步骤：插入组织结构图的步骤：（1 1）打开演示文稿）打开演示文稿（2 2）“插入插入” | | “新幻灯片新幻灯片” | | 选中选中“组织结构图组织结构图”| |“确定确定”| |双击双击“双击此处添双击此处添加组织结构图加组织结构图”（3 3）可以看到，最上方图框中的）可以看到，最上方图框中的“姓名姓名”被选中，假设我们输入被选中，假设我们输入“总经理总经理”| | 回车回车（4 4）这时光标移动到第一个框图的第二行，）这时光标移动到第一个框图的第二行，并选中该行的文本，继续等待我们输入信息。并选中该行的文本，继续等待我们输入信息。如果不想输入

175、信息，则按如果不想输入信息，则按DELDEL键，键，“职称职称”一行变为一行变为 “ ”，这表示如果在该，这表示如果在该行不输入内容，则不显示该行的信息。行不输入内容，则不显示该行的信息。5 5）单击下一级图框，假设分别输入：）单击下一级图框，假设分别输入：“销售经理销售经理”、“软件部经理软件部经理”、“书刊部经理书刊部经理”单击单击“组织结构图组织结构图”的工具栏上的的工具栏上的“部下部下” （或（或插入形状的下属），在某个二级图框下面单击，插入形状的下属），在某个二级图框下面单击，该图框又会引出一个第三级图框。该图框又会引出一个第三级图框。（6 6）输入完成后，）输入完成后，“文件文件”

176、 | | “关闭并返回演关闭并返回演示文稿示文稿”（7 7）在）在PowerPointPowerPoint的幻灯片中，单击幻灯片上的的幻灯片中，单击幻灯片上的“单击此处添加标题单击此处添加标题”位置，输入位置，输入“公司结构一公司结构一览表览表”。说明：在幻灯片视图中，双击插入的组织结构图。说明：在幻灯片视图中，双击插入的组织结构图。可激活可激活“MicrosoftMicrosoft组织结构图组织结构图”窗口，在打开的窗口，在打开的窗口中，可以使用上述的方法来修改已插入幻灯窗口中，可以使用上述的方法来修改已插入幻灯片中的组织结构图。片中的组织结构图。插入图表的步骤：插入图表的步骤：（1 1）打

177、开演示文稿）打开演示文稿（2 2）“插入插入” | | “新幻灯片新幻灯片” ，点，点“格式格式”下的下的“幻灯片版式幻灯片版式”，选取带，选取带有有“图表图表”的版式。的版式。（3 3）双击图表占位符，自动产生一个）双击图表占位符，自动产生一个固有的电子表格和图表。固有的电子表格和图表。（4 4）点）点“编辑编辑”下的下的“导入文件导入文件”，选取要导入图表的电子表格，点选取要导入图表的电子表格，点“打开打开”，就完成。，就完成。3.4 Office3.4 Office的集成应用的集成应用3.4.1 Office 3.4.1 Office 集成应用方法集成应用方法1.11.1导入或导出：所谓

178、的导出文件，就是以目导入或导出：所谓的导出文件，就是以目的程序的文件格式保存该文件。导入文件则是的程序的文件格式保存该文件。导入文件则是以源程序的文件格式保存该文件。以源程序的文件格式保存该文件。1.21.2嵌入：嵌入指的是将源文档中的对象复制嵌入：嵌入指的是将源文档中的对象复制到目的文档中。源文档中的信息变化了，目的到目的文档中。源文档中的信息变化了，目的文档中的信息不会更新。文档中的信息不会更新。1.31.3链接：是将源文档中的对象复制到目的文链接：是将源文档中的对象复制到目的文档中，并保持与源程序的直接连接。如果源文档中，并保持与源程序的直接连接。如果源文档中的信息变化了，目的文档中的信

179、息自动更档中的信息变化了，目的文档中的信息自动更新。链接的对象比嵌入的对象占用的空间少。新。链接的对象比嵌入的对象占用的空间少。3.4.2 Office3.4.2 Office集成应用实例集成应用实例1 1、将演示文稿的文字导出到文档中、将演示文稿的文字导出到文档中打开演示文稿，点打开演示文稿，点“文件文件”“发送发送” “Microsoft Office WordMicrosoft Office Word”，在弹出的对话框中选中在弹出的对话框中选中“只使用大纲只使用大纲”，点，点“确定确定”。这时。这时WordWord文档启动，文档启动，演示文稿中的文字变成演示文稿中的文字变成WordWor

180、d中的新文中的新文档。点档。点“文件文件”下的下的“另存为另存为”，就，就可以把从演示文稿中导出的文档保存可以把从演示文稿中导出的文档保存为为WordWord文档。文档。2 2、将工作表导入到文档中、将工作表导入到文档中打开打开WordWord文档。点文档。点“文件文件”下的下的“打开打开”，弹出，弹出“打开打开”对话框，在对话框，在对话框中选择要导入到文档中电子对话框中选择要导入到文档中电子表格，点表格，点“打开打开”。这时。这时ExcelExcel工工作表就被导入到作表就被导入到WordWord文档中，这张文档中，这张工作表就像用工作表就像用WordWord创建的表格一样。创建的表格一样。

181、3 3、在工作簿中嵌入文档文字、在工作簿中嵌入文档文字嵌入对象有两种方法：嵌入对象有两种方法：（1 1）使用）使用“插入插入”菜单上的菜单上的“对象对象”命令。命令。打一打一ExcelExcel工作簿，在工作表上单击某一单元工作簿，在工作表上单击某一单元格，点格，点“插入插入”下的下的“对象对象”，在弹出的对，在弹出的对话框中，点话框中，点“新建新建”标签，选中标签，选中“Microsoft Microsoft Word Word 文档文档”，点，点“确定确定”。这时会在工作表。这时会在工作表的单元格中出现一个的单元格中出现一个WordWord文本区，可直接键文本区，可直接键入文字。若嵌入的是

182、整篇文档，要在弹出的入文字。若嵌入的是整篇文档，要在弹出的“对象对象”对话框中，点对话框中，点“由文件创建由文件创建”标签标签标，点标，点“浏览浏览”找到对象后点找到对象后点“确定确定”。（2 2）使用）使用“编辑编辑”菜单上的菜单上的“选择性粘贴选择性粘贴”命命在在WordWord文档中选一段文字，单击文档中选一段文字，单击“编辑编辑”下的下的“复制复制”，再打开，再打开ExcelExcel工作簿，在工作表中工作簿，在工作表中单击某一单元格，点单击某一单元格，点“编辑编辑”下的下的“选择性粘选择性粘贴贴”，在弹出的对话框中，有个，在弹出的对话框中，有个“方式方式”框中框中选中选中“Micro

183、soft Word Microsoft Word 文档对象文档对象”，并选中，并选中选项按钮选项按钮“粘贴粘贴”，点，点“确定确定”。这样。这样WordWord文文档中的一段文字就被嵌入到这张工作表中。档中的一段文字就被嵌入到这张工作表中。4 4、将工作表图表链接到演示文稿中、将工作表图表链接到演示文稿中打开打开ExcelExcel工作簿，选中一张图表，点工作簿，选中一张图表，点“编辑编辑”下的下的“复制复制”，再打开，再打开PowerPointPowerPoint演示文稿，插入一张新幻演示文稿，插入一张新幻灯片，点灯片，点“编辑编辑”下的下的“选择性粘贴选择性粘贴”，在弹出的对话框中，选中，在弹出的对话框中，选中“粘贴粘贴链接链接”选项按钮，点选项按钮，点“确定确定”。这样。这样就把图表链接到幻灯片上。就把图表链接到幻灯片上。

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