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1、-衡茶吉铁路有限责任公司档案管理办法衡茶吉铁路有限责任公司档案管理办法第一章第一章 总总则则第一条第一条为规范衡茶吉铁路工程建设档案管理工作,根据中华人民共和国档案法 、 中华人民共和国档案法实施办法以及铁道部、路局有关档案管理的要求，制订本办法.第二条第二条综合部为档案管理部门,负责公司档案的整理、立卷、归档工作，其他部门要负责本部门各类资料、合同等存档资料的收集整理。第三条第三条档案分类:文书档案、科技档案、设计资料档案、竣工资料档案、会议档案、设备仪器档案、人劳档案、招投标及合同档案、计划统计报表、财务报表等。第二章第二章 档案资料收集档案资料收集第四条第四条各部门要指定人员负责档案的收
2、集、保管、整理。各部门收集的内容为。一、综合部1股东会、董事会、监事会的会议纪要、决议，董事会的聘书；2.下发的各种文件、通知、简报、纪要；3.各种会议形成的会议纪要;4公司组织的重大活动通知、报告、讲话、总结、照片、影像资料等；5设计、施工、监理单位上报的文件;-6本部门负责的其他工作中形成的重要文件材料；7设备采购中接收的各种文件、资料.二、工程管理部1.设计单位交付的设计文件；2施工单位、设备安装单位编制的竣工文件;3.本部门负责的其他工作中形成的重要文件材料；4本部门与其他单位签订的各类协议、合同；其他应该收集归档的文件、资料.三、安全质量部1.监理单位报送的监理月报;2。本部门与各单
3、位签订的各类合同；3本部门负责的其他工作中形成的重要文件材料；4.其他应该收集归档的文件、资料。四、计划财务部1。工程招投标资料;2本部门与各单位签订的各类合同;3财务统计报表、年度财务预决算及其附件等;本部门负责的其他工作中形成的重要文件材料；5。其他应该收集归档的文件、资料.五、物资设备部.各类物资招标的全过程资料；本部门与各单位签订的各类协议、合同；3本部门负责的其他工作中形成的重要文件材料；5其他应该收集归档的文件、资料。-第三章第三章归档要求归档要求第五条第五条档案整理1公文起草部门应及时将公文原稿和有关材料送综合部管存，个人不得保存应归档的公文.2.综合部对收集来的零散的档案要进行
4、系统、科学地分类、组合、排列和编目,列清目录,立卷归档.3对不符合整理要求，不便于保管利用的案卷要进行加工.整理时要充分利用原有基础，按照文件之间的历史联系,分门别类，使整理出来的档案能够反映历史活动的真实面貌，便于保管利用.第六条第六条立卷、归档文件、资料及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求.正确反映公司的主要业务工作情况，有利于保管、查找和利用。3.立卷范围应按规定的范围归档， 并根据公文内容确定保管期限。4。应归档的公文要收集齐全，分类准确 ,组卷合理；卷内公文排列系统,编号清楚;案卷标题简明确切,语言通顺；装订要整齐、结实,卷皮字迹要工整。第四章第四章档案管理员要求档案管理员要求第七条
5、第七条公司要指定档案管理人员， 并严格执行专人专管制度。第八条第八条要有较高的政治素质和文化素质,要忠于职守，有强烈的责任心。-第九条第九条 要认真学习贯彻档案法和档案管理的有关规定,掌握专业知识,不断提高管理水平。第十条第十条要有保密意识，做到“三紧”（口紧、手紧、门窗紧）,“一严”(执行制度严）,在任何场所或对任何人，不得向外传播档案内容。第十一条第十一条不得私自摘抄和复印档案， 不得私自将档案带出公司.第十二条第十二条要按照档案保护“六防”（防火、防潮、防盗、防蛀、防尘、防光）的要求,做好档案保管。第十三条第十三条要做好档案的日常整理、鉴定、保管、统计和利用工作.第五章第五章 档案库管理
6、档案库管理第十四条第十四条要按照路局档案管理要求,建立独立的档案室，并配备和添置必要的设备设施,确保档案的安全防护和长期保存.第十五条第十五条档案库（柜)门窗要牢固，库房要加装防盗门.并配置符合要求的档案或档案密集架，以利于档案的妥善保管.第十六条第十六条遇节假日,必须在休假前进行安全检查，关好门窗,切断电源,库房门必须加贴封条。第十七条第十七条 库内档案要定期进行检查,发现问题应及时报告,以确保档案的绝对安全。第六章第六章档案借阅档案借阅-第十八条第十八条档案借阅严格履行批准登记手续,凡无正式阅档手续者,一律不得借阅。借阅人员要认真填写借阅登记簿,不得简化.第十九条第十九条借阅公司各类会议记
7、录，须经综合部部长同意，并指定专人查阅，其他人员一律不得查阅。第二十条第二十条借阅公司档案(会议记录除外),须填写申请单,并经部门负责人同意后，方可办理借阅手续.第二十一条第二十一条 非本公司人员（路内、外）借阅档案时 ,须出示单位介绍信,并经公司领导同意，方可借阅。第二十二条第二十二条借阅中央、国务院文件时,要严格掌握，除按上述规定执行外，文件不得复印、外借。如需摘抄也要按密级程度，由档案人员报请公司领导批准后方可,摘录件上档案部门要注明材料的出处，并加盖单位公章。第二十三条第二十三条 档案一般只在档案室内查阅,不得外借.如遇特殊情况必须外借时，须经公司领导批准并在借阅登记簿上签批,但调阅时
8、间最长不得超过半个月。第二十四条第二十四条 借阅人员应对档案的保密、安全、完整和整洁负责，不得转借、污损、涂改、丢失和泄密.第二十五条第二十五条 档案人员对阅后归还的档案,要细心查对， 确认无差错后，及时为其办理退档手续，并将案卷放回原处.如发生档案损坏、丢失和泄密时，档案人员应立即向主管领导汇报,查明原因，认真处理。第二十六条第二十六条工程建设所有档案资料原则上不得外借，如需调阅、复印,必须经公司领导批准.-第七章第七章 档案销毁档案销毁第二十七条第二十七条没有归档和存查价值的公文，经公司有关人员鉴别和分管领导批准,在立卷归档工作结束后销毁.一般公文，在收发文簿上加盖“销毁”戳或清册销毁，秘密及以上公文要填写销毁清单,并有两人监销，保证不丢失、不漏销。第二十八条第二十八条档案鉴定工作应根据档案的保存价值,从范围、时间、有用性等各方面全面地估计和预测，对已过保管期限的档案适时提出销毁建议，经综合部负责人审核同意，报公司领导批准后实施。5、到期档案销毁时，按规定编制销毁清册，并经主管领导审批后,指定专人(两人以上）护送，定点销毁，以防泄密。第八章第八章 其其他他第二十九条第二十九条本办法由综合部负责解释,自公布之日起实施。-
