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1、PPT制作技巧 2 2前言PPTPPT因因其其直直观观方方便便，易易于于上上手手而而成成为为我我们们工工作作中中不不可可缺缺少少的的一一部部分分，会会议议、培培训训、交交流流、总总结结、汇汇报报都都用用得得上上。一一个个逻逻辑辑清清楚楚、制制作作精精美美的的PPTPPT不不仅仅吸吸引引观观众众的的注注意意力力，给给观观众众形形成成良良好好印印象象，从从而而达达到到直直观观、清清晰晰的的向向受受众众者者传传达达我我们们的的意意思思的的作作用用，同同时时也也是是对对受受众众者者的的尊尊重重。当当然然由由于于我我们们大大部部分分人人，包包括括我我自自己己在在内内，都都没没有有正正规规地地上上过过一一
2、堂堂PPTPPT方方面面的的课课，因因为为这这软软件件太太容容易易上上手手了了，摸摸索索几几下下就就可可以以做做了了，所所以以我我们们大大部部分分人人并并没没有有意意识识到到，只只要要我我们们思思路路打打开开了了，学学会会一一些些简简单单的的方方法法，并并不不需需要要有有太太多多专专业业知知识识，我我们们也也可可以以做做出出好好的的PPTPPT来来。你你会会发发现现，PPTPPT原原来来还还可可以以这这么么来来做做，PPTPPT要要做做得得好好看看，其其实也挺简单的。实也挺简单的。一个精美的PPT是少不了各种素材的支持的，为了方便大家，我事先收集和制作了一些模板、图表、项目符号以及一些其他的形
3、象化图形，以供大家平时使用。各位如果有兴趣，事后也可以将这些素材拆散进行研究，可以提高我们的PPT制作水平。这些素材都在“培训资料包内”。如如果果在在本本课课件件中中用用到到了了某某些些本本局局同同事事制制作作的的PPTPPT作作为为案案例例，请请别别介介意意，仅仅仅仅为为了了说说明明问问题题而而用用，并并无无他他意意。由由于于制制作作培培训训内内容容的的时时间间比比较较短短，水水平平和和经经验验有有限限，难难免免会会有有疏疏漏、错误和安排不当之处，还请各位领导、同事们多多包涵！漏、错误和安排不当之处，还请各位领导、同事们多多包涵！3 3目录第一章 我们的常见问题第二章第二章 PPT PPT制
4、作的要点制作的要点第三章第三章 软件操作的要点软件操作的要点4 4第一章 我们常见的问题5 5第一章 我们常见的问题(1/9)通通过过对对很很多多我我们们日日常常工工作作中中的的PPTPPT进进行行研研究究，我我总总结结了了一一些些出出现现频频率率很很高高的的问问题，我们先看下这些问题是不是在我们身上发生过。题，我们先看下这些问题是不是在我们身上发生过。不注意内容层级关系，乱用字体，字号，字颜色版面字颜色太多，与前后页配色方案不一至二级标题与正文之间字体字号完全一样6 6抛开背景不说，光字就太满太多，给人压抑的感觉正文字体选择不当，不方便浏览第一章 我们常见的问题(2/9)7 7滥用素材。模板
5、的选择五花八门，不注意可读性和视觉效果；符号化语言使用过滥且不注意美感，不注意整体效果，这两个PPT页面就没有注意到内容与图形之间的关系，图形表达的应当是因果关系和递进关系，内容却并不是这种关系。虽然我们提倡语言符号化，这是一种乱用素材的作法，不仅不能给PPT增彩，反而显得不够精细，也不形象。如果一个PPT中大量使用这种不恰当的素材，会让PPT显得相当凌乱。第一章 我们常见的问题(3/9)8 8最底下这个PPT完全不施粉黛，中间那个浓妆艳抹，上面这个明明是介绍某账单营销过程的，怎么也和奥运扯不上关系，却用着北京奥运会的主题模板。这些都是不可取的。PPT不可以没有修饰，但背景一般不建议用深色，非
6、常不利于浏览。会让版面显得不整洁。第一章 我们常见的问题(4/9)9 9不注意细节。这个问题比较突出，如文字、图片过大，过于靠边，不整齐；选取的图片太模糊，LOGO变形左边这个PPT上面还有一行“单击此处添加标题”，右边这个有两个邮政标识，下面这个还变形得历害。第一章 我们常见的问题(5/9)1010左边这个PPT选用的背景底图太模糊，右边这个LOGO太模糊，且还被标题压住了。第一章 我们常见的问题(6/9)1111这三个邮戳图摆放完全可以放成一排，这样放显得很乱，还超出了正常区域；右边这个图的标题加了重影，颜色也混乱，用了这些色块方框比不用效果要差，既没有起到强调作用，又没有美感，完全没理由
7、要做这个效果。这其实也是一种乱用素材的表现。第一章 我们常见的问题(7/9)1212这一组PPT看上去很精致，条理清楚，排版有序，模板精美，风格一致，是PPT里的上乘之作。当然，这组PPT并不是全用PowerPoint制作出来的，而是用设计画册的方法设计出来，然后整体做成图片。第一章 我们常见的问题(8/9)1313由由于于多多数数做做PPTPPT的的同同志志并并非非专专业业人人士士，平平时时也也比比较较忙忙，缺缺乏乏这这方方面面的的训训练练，也也缺缺少少重重视视，所所以以做做出出来来的的PPTPPT就就显显得得比比较较粗粗糙糙。这这样样的的PPTPPT不不管管是是用用来来商商谈谈、演演讲讲，
8、交交流流、汇汇报报，对对受受众众者者来来说说都都是是缺缺少少足足够够吸吸引引力力的的，这这样样我我们们的的目目的的就要打折扣。就要打折扣。如如果果这这个个问问题题引引起起了了大大家家的的重重视视，很很多多问问题题将将不不再再是是问问题题。下下一一环环节节我我们们来来谈下该如何解决这些问题。谈下该如何解决这些问题。第一章 我们常见的问题(9/9)1414第二章 PPT制作的要点1目标目标2表达表达3风格风格4动画动画这这一一章章我我们们主主要要从从理理论论层层面面来来谈谈谈谈如如何何制制作作一一个个精精致致的的PPTPPT，具具体体点点说说是是从从视视觉觉理理论论层层面面为为重重点点来来进进行行
9、。至至于于文文案案的的提提炼炼和和浓浓缩缩，由由于于具具体体情情况况的不确定，再一个我也不专业，就不在本章的重点讨论之列。的不确定，再一个我也不专业，就不在本章的重点讨论之列。1515第二章 PPT制作的要点(1/24)中心思想PPT应当有明确的主题思想，精炼的语言。传达中心思想应当遵循一定的规则。有的放矢有的放矢：具体的，而不是笼统的。贯穿整体贯穿整体：统领的，而不是局部的。掷地有声掷地有声：具有冲击力的，而不是平淡的。言之有据言之有据：以事实和科学分析为基础的，而不能靠凭空臆想。选择合适的切入点选择合适的切入点来表达中心思想。从问题入手？从解决方案入手？从理论入手？从成功案例/同行业其他成
10、功经验入手？目标目标1 1恰当的恰当的PPTPPT，为恰当的人，为恰当的人1616应用场合一个PPT只为一类人服务，针对不同的人群制作不同层次、风格的PPT。是用于公开演讲，还是用于交流或汇报工作？这将决定PPT的用语，结构和表达方式。我们所做的应当以受众者为中心。这个PPT从各方面来说都不太精致，拿到正式场合上用，感觉像是穿着背心拖鞋进了五星级酒店。这个看上去好多了，至少有一个精致上且符合主题的模板，文字的设置也很规范。看上去比较舒服。第二章 PPT制作的要点(2/24)1717PPT要有清晰、简明的逻辑整个叙述过程最好遵循并列、递进、因果等逻辑关系，可让受众跟着你的思路走，易于明白你的观点
11、。总体逻辑关系需要制作者自己通过提炼文案，设定叙述方式来把握。局部逻辑则还可以通过一些图形来实现。如右图。表达表达2 2逻辑清楚的逻辑清楚的PPTPPT更有说服力更有说服力文字+图形，这样的表达方式，会让人更直观，印象也深一些。第二章 PPT制作的要点(3/24)1818这是一个PPT里面的一个页面。图形将邮政营业网点的问题表达得很直观，局部逻辑清楚。作者还将“数量”按钮特意标红，意味着下面将在数量这个问题上详细讲述。事实上的确如此。可惜在后面讲其他五个问题时，这个图就再也没有出现过。这一种整体上的讲述方式逻辑不清，前后表达方式不一致。第二章 PPT制作的要点(4/24)1919一定要通过不同
12、层次“标题”的分层用不同层次的标题来表达，可使整个PPT逻辑清楚，但是层次不宜过多，最好不要超过3层纵深。仍以这个PPT为例，作者的标题与正文区别清楚，不同层次的标题，字号，颜色，字体都有较为明显的区别。显得条理清楚，这是我们做PPT的一个最重要的要求。可以不懂设置颜色，可以不会画图形，但一定要注意这个层级问题。把文字的层级关系做好了，PPT就不会难看到哪里去。这也是我们都可以做到的，只要我们重视了。 一一般般情情况况下下，正正文文不不要要轻轻易易使使用用书书法法字字体体，如如魏魏碑碑、行行楷楷、隶隶书书等等字字体体，也也不不要要使使用用笔笔画画较较粗粗的的字字体体，至至少少不不能能比比标标题
13、题粗粗。会会让让版版面面显显得得相相当当挤挤，不不干干净净的感觉。的感觉。第二章 PPT制作的要点(5/24)2020这是某天然气帐单的PPT。左边是原图，后面是修改后的图。抛开背景的因素，只看文字，不同层级的字用不同的字体字号，效果比原图要好。作者想让每个字都大，标题是重点，正文也是重点。结果只能是版面拥挤，没有重点。没有对比，就没有重点。原图修改后第二章 PPT制作的要点(6/24)2121这是某医保帐单的PPT。左边是原图正文使用的是隶书，属于书法字体，后面是修改后的图，用的是细黑体。大段文字，一般是不宜使用书法字体，书法字体无论是外型还是笔画相对于宋体，黑体等常用字体都不如后者易于浏览
14、。通常用来作为标题或文字不多时使用。字是给人看的，易于浏览是第一要求，其次才能追求美观。原图修改后第二章 PPT制作的要点(7/24)2222形象化的表达，让PPT更生动尽量将一些可以图形化的文字图形化，比如表格如果用图表能表达清楚的，尽量用图表，一些逻辑关系可以用图形来表达的做成图形，既让问题可以表达得更直观，又生动了版面，避免文字过多带来的视觉疲劳。这是一个讲述操作系统软件，应用软件的作用的PPT页面，单用语言讲还不行，插入一个自制图形后，就形象多了。将语言图形化，可让受众更直观的了解你的意思。第二章 PPT制作的要点(8/24)2323在适当的时候，插入相应的图片或图标，版面就生动了，也
15、直观了。在各位的资料包里，我为大家收集了几十个常见的精美图标，在以后做PPT时有必要的话可以用上。第二章第二章 PPT PPT制作的要点制作的要点(9/24)(9/24)2424上面这些图标非常漂亮，在适当时候插入到PPT中，可以起到画龙点睛的作用。这种图标我们称之为PNG图片，其后缀为png，是网页制作中很常见的一种图片格式，背景是透明的，不用担心旁边有白底会盖住其他内容。我为大家收集了一些常见的图标，存放在资料包内。注意：这个也是不可以乱用的，用多了会让版面花里胡哨，只能用来点睛。特别是比较正式的PPT，用多了这种色彩炫丽的图标会降低PPT的端重性。第二章 PPT制作的要点(10/24)2
16、525左边两张PPT里写满了字，其实所说的主要内容就是一个表格的内容，再根据图格生成一个图表，适当配以一些文字，放在一张PPT里就可以放得下。这个图表是标准版的，它是有美化空间的，请看下页。第二章 PPT制作的要点(11/24)2626在不改变模板情况下，将两个页面合二为一，版面立刻显得整洁多了，也比原来直观。图形化的威力是不是很强大。值得一说的是，这个图表和前一页的图表是一样的，只不过做了一些美化，效果又不一样了。第二章 PPT制作的要点(12/24)2727现在网络上有不少类似的PPT素材，在必要时可以用上。但千万注意这些素材是否与模板风格一致，是否真有必要用，是不是能正确表达自己的意图，
17、切不可因想用而使用。否则会犯前面我们所说的滥用素材的错误。还要注意配文字时字不能超出原字的范围。我已经为大家收集了很多这种素材，大家有兴趣的话可以拆散了看看别人是怎么做出来的。第二章 PPT制作的要点(13/24)2828少用带边的方框或有阴影的图框，少用带边的方框或有阴影的图框，而用色块代替而用色块代替少用使用椭圆框，而用直角椭圆框少用使用椭圆框，而用直角椭圆框取代取代1 12 23 34 41 12 23 34 4少用圆形数字标注，而用反白的方少用圆形数字标注，而用反白的方框框在幻灯片中，该在幻灯片中，该箭头可以根据位箭头可以根据位置不同，选择打置不同，选择打开开/ /关闭关闭 不要用左侧
18、类似的注释框，而要用不要用左侧类似的注释框，而要用右侧可灵活控制箭头右侧可灵活控制箭头把 文 字 写在 图 片 的旁 边 ， 这样很清楚文字和图片不要重叠文字和图片不要重叠不要在图片上加文字,这会让图不好看，字也不好看。关于自绘图形的几条建议（只要简单大方即可，尊重个人习惯）第二章 PPT制作的要点(14/24)2929风格风格3 3有风格的有风格的PPTPPT，让人记忆深刻，让人记忆深刻PPTPPT的的风风格格具具体体来来讲讲表表现现在在模模板板、字字体体、颜颜色色、排排版版形形式式等等方方面面，我我们们日日常常所所做做的的PPTPPT一一般般来来说说都都是是属属于于商商务务类类的的，应应当
19、当趋趋于于“保保守守”型型的的。保保守守并并不不表表示示死死板板，在在风风格格上上要要求求简简洁洁大大方方，耐耐看看易易懂懂，符符合合职职场场人人士士的阅读习惯。的阅读习惯。PPTPPT不是绘画，也不是创作，不需要太多的标新立异。不是绘画，也不是创作，不需要太多的标新立异。第二章 PPT制作的要点(15/24)3030从某种形式上说，模板就是风格我们这里说的模板是指PPT的封面页样式和内容页样式，通常是风格一致的两个页面，所用的元素，颜色基本相同。这这是是一一套套PPTPPT模模板板，分分为为封封面面（封封底底）页页和和内内容容页页两两个个部部分分，它它规规定定了了底底图图的的样样式式、企企业
20、业LOGOLOGO的的样样式式和和位位置置，标标题题的的位位置置，大大小小、字字号号，内内容容页页的标题，字体大小和样式，内容页的页脚等信息。的标题，字体大小和样式，内容页的页脚等信息。第二章 PPT制作的要点(16/24)3131模模板板不不管管是是什什么么风风格格，一一般般来来说说不不建建议议用用深深颜颜色色图图作作为为底底图图，很很不不好好配配色色；元元素素不不宜宜过过多多，内内容容页页的的底底图图不不能能影影响响到到文文字字的的排排版版，否否则则多多好好看看都都不不实实用用。对对于于PPTPPT中中每每个个页页面面都都有有的的内内容容，要要用用PPTPPT软软件件里里的的“母母版版”功
21、功能能，它它能能定定义义好好底底图图样样式式，标标题题、正正文文、页页脚脚区区的的样样式式，也也可可以以做做动动画画。免免去去一张张修改的麻烦。一张张修改的麻烦。模板修改请打开模板修改请打开PowerPointPowerPoint视图视图 菜单菜单母版母版幻灯片母版幻灯片母版 第二章 PPT制作的要点(17/24)3232注意颜色的搭配选好底图后，在设置母版时，就要考虑配色的问题。一般来说，整个PPT的主要颜色不宜超过4种色调（图片除外）。主要文字的颜色根据底图来选择，一般选择黑色、深颜色的红蓝绿紫之类的，再选一种颜色作为注释、强调用的颜色。不宜在一个版面中出现两种以上的文字颜色。版面的生动不
22、能靠文字颜色来调节，而应当靠非文字元素。其他方面的配色没有一个规定，一般来讲，如果模板颜色比较炫丽，文字，图表，各种素材等就用同一种色调，可以和模板形成对比。如果模板颜色单一，在图表的颜色选择上就以炫丽为主。设置好颜色后时不时运行着看一下，看看有颜色特别突兀的地方，在这些地方用色可以多尝试下。第二章 PPT制作的要点(18/24)3333尽客我们前面说过这个PPT的模板不错，但是这个页面出现了三种颜色，而且正文和标题颜色没有作规定。基本上是想到什么就用什么。这是不可取的，再次强调，版面的生动不能靠文字颜色来调节，而是靠文字以外的其他元素。这个PPT文字只有两种颜色，一种标题色，一种正文色，甚至
23、连模板图片都只有两种颜色，红和白。我们也不会觉得这版面沉闷，因为这版面右边中规中矩，左边有一个动感的LOGO，上面有一个图片，这样就形成了对比。第二章 PPT制作的要点(19/24)3434排版只有两个要求，一是整齐，二是留白。整齐是指版面上的元素按一定规律摆方，递进式，对称式，分散式等；留白是指不要把版面挤得太满了，要适当留空，所有内容应当和页面边缘有一定的距离，且上下左右尽量保持对称。这个PPT页面有两个大问题，一是字太满了，显得很挤，应当精减文字，或者拆分为两个页面。二是字右边参差不齐，很影响美观。我们可以用“对齐方式”里的“两端对齐”功能来将字对齐。第二章 PPT制作的要点(20/24
24、)3535这个PPT页面上的图形元素太宽了，大大超出了内容区域，看上去很不整齐。其实解决起来也很简单，将这表格缩小点，或将里面的字坚放就可以了。第二章 PPT制作的要点(21/24)3636这两个PPT页面上的图片摆放方式是值得提倡的，图片要按一点的规则来摆放，左边那个图与字的关系也处理得比较好，并且字也是整齐的，和图片的下部分也是平的。这样看上去就比较整齐。第二章 PPT制作的要点(22/24)3737动画动画4 4适当的动感，让适当的动感，让PPTPPT活起来活起来PPTPPT的的一一般般是是用用来来在在投投影影机机或或电电脑脑上上演演示示的的，在在PPTPPT里里加加入入适适当当的的动动
25、画画，可可以以让让PPTPPT活活起起来来，一一般般来来说说，商商务务型型的的PPTPPT尽尽量量少少用用动动画画效效果果，有有些些人人喜欢每一个元素都加上动画，这是没有必要的，动画多了眼花。喜欢每一个元素都加上动画，这是没有必要的，动画多了眼花。个个人人认认为为，商商务务型型PPTPPT可可以以在在需需要要强强调调某某元元素素时时使使用用动动画画，可可以以在在页页面面切切换换时时使使用用切切换换效效果果，或或在在章章节节页页面面开开始始时时使使用用切切换换效效果果起起到到分分割割提提醒醒的作用。的作用。由由于于本本节节的的特特殊殊性性，不不能能使使用用案案例例来来说说明明，请请大大家家注注意
26、意本本课课件件的的动动画画设设置。置。第二章 PPT制作的要点(23/24)3838做做PPTPPT是项综合工作，既需要文案，也需要设计，要把一个是项综合工作，既需要文案，也需要设计，要把一个PPTPPT做好还真做好还真是需要费些心思。我们不可能每个人都去学习设计，只要我们形成了一是需要费些心思。我们不可能每个人都去学习设计，只要我们形成了一些意识，打开了思路，掌握了一些我们很快能学会的方法，养成一个收些意识，打开了思路，掌握了一些我们很快能学会的方法，养成一个收集素材的习惯，那么我们做出来的集素材的习惯，那么我们做出来的PPTPPT就不会有多难看。就不会有多难看。本章主要目的就是让我们形成一
27、个意识，改变一些习惯，拓宽思路的。本章主要目的就是让我们形成一个意识，改变一些习惯，拓宽思路的。下一章我们将以现场演示的方式来讲解一下下一章我们将以现场演示的方式来讲解一下PPTPPT软件的操作。软件的操作。第二章 PPT制作的要点(24/24)3939第三章第三章 软件操作要点软件操作要点这这一一章章我我们们主主要要从从软软件件操操作作层层面面来来谈谈谈谈如如何何实实现现我我们们心心中中的的想想法法，由由于于PPTPPT软软件件操操作作较较简简单单，这这章章我我们们将将只只挑挑选选几几个个重重点点功功能能叙叙述述，且且主主要要以以现现场操作演示为主的方式来讲解场操作演示为主的方式来讲解 。1
28、母版母版2图形图形3动画的设置动画的设置第三章 软件操作要点(1/6)4040本节主要讲述如何设置母版，涉及到如何插入合适的图片作背景，设置标题、正文的字体字号、设置页脚以及配色方案等。母版母版1 1如何设置如何设置PPTPPT母版母版第三章 软件操作要点(2/6)4141图形图形2 2自定义图形的操作自定义图形的操作本节主要讲述如何制作需要的图形，主要涉及到自定义图形，组织结构图和其他图形。组织结构图示例自定义图形示例第三章 软件操作要点(3/6)4242程序链接示例超链接示例立体制作示例通过以上几个实例的操作，了解通过以上几个实例的操作，了解PowerPointPowerPoint的图形功
29、能。相对于其他设计的图形功能。相对于其他设计软件来说，这个软件的图形功能还是简单了点，不过如果用熟了，也能做软件来说，这个软件的图形功能还是简单了点，不过如果用熟了，也能做出惊艳的图形来。出惊艳的图形来。第三章 软件操作要点(4/6)4343动画动画3 3幻灯片的切换和自定义动画幻灯片的切换和自定义动画本节主要讲述插入多媒体文件、幻灯片的切换以及自定义动画功能。第三章 软件操作要点(5/6)4444自定义路径动画示例第三章 软件操作要点(6/6)4545软件终究只是战斗的兵器，同样的宝剑，不同的软件终究只是战斗的兵器，同样的宝剑，不同的人使用，可以有不同的招式。开阔的思维加上成人使用，可以有不同的招式。开阔的思维加上成熟的方法才是最重要的。熟的方法才是最重要的。胜利属于善于思考的人！胜利属于善于思考的人！
