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1、集团印章使用管理办法第一章 总 则第一条、为了保证新兴控股集团（以下简称“集团”）印章刻制、保管以及使用的合法性、严肃性和安全性，依据集团规范运营、防范风险的管理规定，有效地维护集团利益，特制定本管理办法。第二条、本管理办法所指印章包括集团印章、法定代表人印章、合同专用章、财务专用章等具有法律效力的印章，以及集团内部各门印章及其他印章。第三条、本管理办法适用于集团公文、信函、授权委托书、证件、证书、财务报表、统计报表及对外签署的合同、协议及其他须用印章的文本等。第二章 印章的分类第四条、按照印章用途分类：（一）公章：公司向上级主管机构登记的公司印鉴及以公司名义使用的公司印章，如集团及各分、子公
2、司的公章（二）签字章：刻有公司法定代表人名字或职务的印章，如法定代表人私章、法定代表人手签章等（三）财务章：财务专用章、发票专用章等（四）合同章：集团及各分、子公司的合同专用章（五）部门章：集团及各分、子公司各部门的用章，如人事章、工程章第三章 印章的刻制第五条、印章刻制规定：（一）印章的刻制均须报集团相关领导审批。（二）印章刻制由集团办公室负责，经公安机关核准，到指定的单位刻制；印章的规格、样式由集团办公室按有关规定办理。（四）未经领导批准，任何单位和个人不得擅自刻制集团、各分子公司或部门印章。 第六条、印章刻制审批流程：（一）公章、签字章、财务章、合同章刻制流程： 1、分子公司公章、财务章
3、、合同章刻制审批流程：分子公司办公室负责人申请分子公司总经理分管业务副总裁集团办公室负责人总裁2、集团公章、签字章、财务章、合同章刻制审批流程：集团办公室申请集团办公室负责人总裁（二）部门章刻制流程：1、分子公司部门章刻制审批流程：分子公司用章部门负责人申请分子公司办公室负责人分子公司总经理分管业务副总裁2、集团部门章刻制审批流程：集团用章部门负责人申请集团办公室负责人总裁集团办公室负责人第四章 印章的启用第七条、新印章要做好戳记，并统一在集团及分、子公司办公室留样保存，以便备查。第八条、新印章启用前应由集团及分子公司办公室下发关于集团启用有关 章的通知（详见本管理办法附件一），注明启用日期、
4、发放单位和使用范围和启用印模。第五章 印章的保管第九条、印章授权管理和使用部门：（一）集团及各分、子公司印章，由集团总裁授权向相关部门核发或核销，印章授权发放给分、子公司或部门印章专管员时需填写印章留样备案表（详见本管理办法附件二）；（二）印章由总裁授权以下部门分别管理和使用：1、集团及各分、子公司公章、签字章、财务章、合同由集团办公室负责管理和使用；2、集团及各分、子公司工程章由集团授权给各分子公司分管业务副总裁；3、其他部门章由集团授权相应部门负责人管理和使用；第十条、印章专管员的职责集团、各子公司及分公司所有印章专管员应遵守本条以下规定：（一）印章专管员每天下班前应检查印章是否齐全，并将
5、印章锁进保险柜内，妥善保管，不得将印章存放在办公桌内；次日上班后，应首先检查所保管印章保险柜有无异样，若发现意外情况应立即报告。（二）印章专管员因事、病、休假等原因不在岗位时，印章授权人应指定他人代管印章，印章专管员要向代管人员交接工作，交代用印时的注意事项：1、专管人员正常上班后，代管人员应向专管人员交接工作，登记用印的起止日期，实行管印人员登记备案制，以明确责任，落实到人。2、交接工作时，应严格办理交接手续，填写印章交接单（详见本管理办法附件三），登记交接日期、管理印章类别。交接人员签字，印章授权人签字认可后备存。（三）印章专管员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印。未按批准权限用印或用
6、印审批手续不全的，印章专管员不予用印；经办人拒绝印章专管员审核文件内容或审批手续的，印章专管员可拒绝用印并报告领导处理。（四）印章专管员用印盖章位置要准确、恰当，印迹要端正清晰，印章的名称与用印件的落款要一致，不漏盖、不多盖。介绍信、便函、授权委托书要有存根，要在落款和骑缝处一并加盖印章。（五）印章专管员不得擅自用印，一经发现，严肃处理；若因擅自用印导致集团遭受经济损失时，由其承担全部赔偿责任并按集团人力资源管理的规定进行处罚。（六）印章专管员离职时，其管理的印章记录和档案须作为员工离职移交工作的一部分。印章专管员离职时，须办理分管印章的移交手续并填写印章专管人离职交接单（详见本办法附件四）后
7、方可办理离职手续。第六章 印章的使用第十一条、印章使用规定：（一）公章、签字章的使用：1、使用规定：（1）严禁在空白凭信、纸张上用印，严禁在手写文件上用印。（2）外文函件用印，必须附中文翻译。 （3）使用公章均需先填写印章使用审批表（详见本管理办法附件五），经授权审批后，方可用印。（4）原则上，禁止携带公章外出用印。确因工作需要携带公章外出用印，公章借用部门应事先填写印章使用审批表，经授权审批后由至少两人共同携带使用。 （5）携公章外出用印，印章管理员必须封装，贴上印章外借封条（详见本管理办法附件十四）后交给带章人。用印时，公章借用部门必须有两人同时在场当众拆封。用印完毕后应现场封装，贴上印章
8、外借封条（详见本管理办法附件十四）在场的两名用印人必须在封口处签名确认。归还公章时，印章管理员必须检查是否封装、签名，印章是否完好无损。借用印章超出申请归还的时间，则应注明延迟归还的原因. （6）印章管理员必须亲自用印，用印前必须查验同意用印的审批文件，审查用印文件的内容、格式，确认无误后方可用印；对不宜用印的应向签发的领导说明情况，不符合手续的要责成补办手续后方可用印。 （7）未经用印审批的文件，印章管理员有权拒绝用印。需要紧急用印的文件，必须由印章管理员和用印申请人两人同时在场电话请示具有审批权的领导，经领导口头同意后方可用印，但用印申请人必须在3个工作日内补办用印审批手续。（8）使用公章
9、均需由印章管理员登记公章使用日志（详见本管理办法附件六），每年1月份月底由印章管理员收集整理存档。2、审批流程：用印申请人申请部门负责人分、子公司总经理分管业务副总裁集团办公室负责人总裁（二）财务章的使用：1、使用规定：（1）财务章仅限财务凭证、财务报表、财务验资资料、财务审计资料、发票、支票、纳税资料及其他财务资料使用。（2）使用财务章均需先填写印章使用审批表（详见本管理办法附件五），经授权审批后，方可用印。（3）携财务章外出用印，印章管理员必须封装，贴上印章外借封条（详见本管理办法附件十四）后交给带章人。用印时，财务章借用部门必须有两人同时在场当众拆封。用印完毕后应现场封装，贴上印章外借封
10、条（详见本管理办法附件十四）在场的两名用印人必须在封口处签名确认。归还财务章时，印章管理员必须检查是否封装、签名，印章是否完好无损。（2）使用财务章均需由印章管理员登记财务章使用日志（详见本管理办法附件七），每年1月份月底由印章管理员收集整理存档。2、审批流程：用印申请人申请财务部负责人分、子公司总经理分管业务副总裁集团办公室负责人总裁（三）合同章：1、使用规定：（1）合同专用章仅限用于有关合同的签订，未经集团或分子公司授权人核准，不得在其他文件上使用。（2）业务经办人代表集团与对方签订合同的，需填写合同章专用审批表（详见本管理办法附件八)，经集团或分子公司授权人审查同意后方可用印。（3）合同
11、专用章管理人员对用印范围和用印手续须严格审查，可暂停为以下合同提供合同专用章。并及时向集团办公室反映问题，根据批复办理：未经编号的合同。（在集团或分子公司授权人签字、邮件或电话短信同意盖章的情况下，可先行盖章。但需在3个工作日内补齐编号，超期不补的当月报人事部直接纳入考核）；缺少合同评审文件的合同。（在集团或分子公司授权人签字、邮件或电话短信同意盖章的情况下，可先行盖章。但需在3个工作日内补齐合同评审内容，超期不补的当月报人事部直接纳入考核）； 付款条件不符合公司常规回款条件的合同； 合同内容有明显不利于公司的内容或漏洞，可能给公司带来潜在风险的；属于代签但缺少授权委托书的合同。（平级代签，在
12、集团或分子公司授权人签字、电话同意盖章的情况下，可先行盖章。但需在3个工作日内补齐授权委托证明材料，超期不补的当月报人事部直接纳入考核) （4） 凡合同用印，必须有合同审批表（详见本管理办法附件九）；已经签署完毕又需要修改的合同，必须经法务部重新审核备案后方可用印，作废合同要在新合同用印时交回印章专管员处销毁。（5）原则上，合同专用章不得携带外出使用。确因工作需要，必须带合同专用章到异地使用的，经授权审批后由至少两人共同携带使用。（6）携合同章外出用印，印章管理员必须封装，贴上印章外借封条（详见本管理办法附件十四）后交给带章人。用印时，合同章借用部门必须有两人同时在场当众拆封。用印完毕后应现场
13、封装，贴上印章外借封条（详见本管理办法附件十四）在场的两名用印人必须在封口处签名确认。归还合同章时，印章管理员必须检查是否封装、签名，印章是否完好无损。（7）使用合同章均需由印章管理员登记合同章使用日志（详见本管理办法附件十），每年1月份月底由印章管理员收集整理存档。2、审批流程：（1）合同金额小于等于两千元（2000）的合同章审批流程：用印申请人申请部门负责人分、子公司总经理分管业务副总裁法务主管集团办公室负责人（2）合同金额大于两千元（2000）的合同章审批流程：用印申请人申请部门负责人分、子公司总经理分管业务副总裁法务主管集团办公室负责人财务部负责人总裁（四）工程章：1、使用规定：（1）
14、工程章分类及适用范围：工程专用章：用于工程结算等及与其相关的主要依据；重要的工程报审表及验收文件；重要设计变更及图纸；零星工程等需要加盖印章的文件资料。工程签证专用章：可作为工程进度款项、工程结算等款项清算、支付依据；主要用于现场签证，及与工程量相关的文件图纸资料等。工程资料章：不能作为款项清算、支付依据；主要用于公司及本部门内部资料及不太重要的文件图纸资料，只用于城建归档要求的文件图纸资料等。 工程部印章只能在本部门的职责范围内使用。 项目章：仅限于作为工程技术内业资料来往函件使用，不得在此范围外的任何文件资料中加盖此项目章。（2）工程章使用规定： 以工程部名义发出的公文、公函，要有具体负责
15、人签名，方可使用工程印章。 工程部各类统计报表、申报表用印，须由授权审核签名，方可用印章。 不得在各类分包合同、购销合同、租赁合同、备案合同、担保合同、聘用合同、个人借款等各类合同文件及补充协议上加盖项目印章；也不得在此类合同类文件的见证方栏内加盖项目印章 。 不得在各项延误工期、工程量增减、费用索赔、结算报告、对账单等结算类文件上加盖项目印章 。 工程竣工（以质监站核验日为准）满半年，项目印章须交回集团，由集团办公室负责保管。 不得在空白纸张、手写文件上加盖工程章。 使用工程专用章、工程签证专用章、项目章均需先填写印章使用审批表（详见本管理办法附件五），经授权审批后，方可用印。 所有工程印章使用均需由印章管理员登记 公司工程部印章使用日志（详见本管理办法附件十一），每年1月份月底由印章管理员收集整理并移交集团办公室档案室存档。2、工程章的审批流程：（1）工程专用章、工程签证专用章、项目章审批流程：用印申请人申请工程部负责人
