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1、Excel函数应用之查询与引用函数（陆元婕2001年06月18日 09:52）编者语：Excel是办公室自动化中非常重要的一款软件，很多巨型国际企业都是依靠Excel进行数据管理。它不仅仅能够方便的处理表格和进行图形分析，其更强大的功能体现在对数据的自动处理和计算，然而很多缺少理工科背景或是对Excel强大数据处理功能不了解的人却难以进一步深入。编者以为，对Excel函数应用的不了解正是阻挡普通用户完全掌握Excel的拦路虎，然而目前这一部份内容的教学文章却又很少见，所以特别组织了这一个Excel函数应用系列，希望能够对Excel进阶者有所帮助。Excel函数应用系列，将每周更新，逐步系统的介
2、绍Excel各类函数及其应用，敬请关注！在介绍查询与引用函数之前，我们先来了解一下有关引用的知识。1、引用的作用在Excel中引用的作用在于标识工作表上的单元格或单元格区域，并指明公式中所使用的数据的位置。通过引用，可以在公式中使用工作表不同部分的数据，或者在多个公式中使用同一单元格的数值。还可以引用同一工作簿不同工作表的单元格、不同工作簿的单元格、甚至其它应用程序中的数据。2、引用的含义关于引用需要了解如下几种情况的含义：外部引用-不同工作簿中的单元格的引用称为外部引用。远程引用-引用其它程序中的数据称为远程引用。相对引用-在创建公式时，单元格或单元格区域的引用通常是相对于包含公式的单元格的
3、相对位置。绝对引用-如果在复制公式时不希望 Excel 调整引用，那么请使用绝对引用。即加入美元符号，如$C$1。3、引用的表示方法关于引用有两种表示的方法，即A1 和 R1C1 引用样式。（1）引用样式一（默认）-A1A1的引用样式是Excel的默认引用类型。这种类型引用字母标志列（从 A 到 IV ，共 256 列）和数字标志行（从 1 到 65536）。这些字母和数字被称为行和列标题。如果要引用单元格，请顺序输入列字母和行数字。例如，C25 引用了列 C 和行 25 交叉处的单元格。如果要引用单元格区域，请输入区域左上角单元格的引用、冒号（：）和区域右下角单元格的引用，如A20:C35。
4、（2）引用样式二-R1C1在 R1C1 引用样式中，Excel 使用R加行数字和C加列数字来指示单元格的位置。例如，单元格绝对引用 R1C1 与 A1 引用样式中的绝对引用 $A$1 等价。如果活动单元格是 A1，则单元格相对引用 R1C1 将引用下面一行和右边一列的单元格，或是 B2。在了解了引用的概念后，我们来看看Excel提供的查询与引用函数。查询与引用函数可以用来在数据清单或表格中查找特定数值，或者需要查找某一单元格的引用。Excel中一共提供了ADDRESS、AREAS、CHOOSE、COLUMN、COLUMNS、HLOOKUP、HYPERLINK、INDEX、INDIRECT、LO
5、OKUP、MATCH、OFFSET、ROW、ROWS、TRANSPOSE、VLOOKUP 16个查询与引用函数。下面，笔者将分组介绍一下这些函数的使用方法及简单应用。一、ADDRESS、COLUMN、ROW1、 ADDRESS用于按照给定的行号和列标，建立文本类型的单元格地址。其语法形式为：ADDRESS(row_num,column_num,abs_num,a1,sheet_text)Row_num指在单元格引用中使用的行号。Column_num指在单元格引用中使用的列标。Abs_num 指明返回的引用类型，1代表绝对引用，2代表绝对行号，相对列标，3代表相对行号，绝对列标，4为相对引用。A
6、1用以指明 A1 或 R1C1 引用样式的逻辑值。如果 A1 为 TRUE 或省略，函数 ADDRESS 返回 A1 样式的引用；如果 A1 为 FALSE，函数 ADDRESS 返回 R1C1 样式的引用。Sheet_text为一文本，指明作为外部引用的工作表的名称，如果省略 sheet_text，则不使用任何工作表名。简单说，即ADDRESS（行号，列标，引用类型，引用样式，工作表名称）比如，ADDRESS(4,5,1,FALSE,Book1Sheet1) 等于 Book1Sheet1!R4C5参见图1 图12、 COLUMN用于返回给定引用的列标。语法形式为：COLUMN(referen
7、ce)Reference为需要得到其列标的单元格或单元格区域。如果省略 reference，则假定为是对函数 COLUMN 所在单元格的引用。如果 reference 为一个单元格区域，并且函数 COLUMN 作为水平数组输入，则函数 COLUMN 将 reference 中的列标以水平数组的形式返回。但是Reference 不能引用多个区域。 3、 ROW用于返回给定引用的行号。语法形式为：ROW(reference)Reference为需要得到其行号的单元格或单元格区域。 如果省略 reference，则假定是对函数 ROW 所在单元格的引用。如果 reference 为一个单元格区域，并
8、且函数 ROW 作为垂直数组输入，则函数 ROW 将 reference 的行号以垂直数组的形式返回。但是Reference 不能对多个区域进行引用。二、AREAS、COLUMNS、INDEX、ROWS1、 AREAS用于返回引用中包含的区域个数。其中区域表示连续的单元格组或某个单元格。其语法形式为AREAS(reference)Reference为对某一单元格或单元格区域的引用，也可以引用多个区域。如果需要将几个引用指定为一个参数，则必须用括号括起来。2、 COLUMNS用于返回数组或引用的列数。其语法形式为COLUMNS(array)Array为需要得到其列数的数组、数组公式或对单元格区域
9、的引用。3、 ROWS用于返回引用或数组的行数。其语法形式为ROWS(array)Array为需要得到其行数的数组、数组公式或对单元格区域的引用。以上各函数示例见图2 图24、 INDEX用于返回表格或区域中的数值或对数值的引用。函数 INDEX() 有两种形式：数组和引用。数组形式通常返回数值或数值数组；引用形式通常返回引用。 （1）INDEX(array,row_num,column_num) 返回数组中指定单元格或单元格数组的数值。Array为单元格区域或数组常数。Row_num为数组中某行的行序号，函数从该行返回数值。Column_num为数组中某列的列序号，函数从该列返回数值。需注意
10、的是Row_num 和 column_num 必须指向 array 中的某一单元格，否则，函数 INDEX 返回错误值 #REF!。（2）INDEX(reference,row_num,column_num,area_num) 返回引用中指定单元格或单元格区域的引用。Reference为对一个或多个单元格区域的引用。 Row_num为引用中某行的行序号，函数从该行返回一个引用。Column_num为引用中某列的列序号，函数从该列返回一个引用。需注意的是Row_num、column_num 和 area_num 必须指向 reference 中的单元格；否则，函数 INDEX 返回错误值 #RE
11、F!。如果省略 row_num 和 column_num，函数 INDEX 返回由 area_num 所指定的区域。三、INDIRECT、OFFSET1、 INDIRECT用于返回由文字串指定的引用。当需要更改公式中单元格的引用，而不更改公式本身，使用函数 INDIRECT。其语法形式为：INDIRECT(ref_text,a1)其中Ref_text为对单元格的引用，此单元格可以包含 A1-样式的引用、R1C1-样式的引用、定义为引用的名称或对文字串单元格的引用。如果 ref_text 不是合法的单元格的引用，函数 INDIRECT 返回错误值 #REF!。A1为一逻辑值，指明包含在单元格 r
12、ef_text 中的引用的类型。如果 a1 为 TRUE 或省略，ref_text 被解释为 A1-样式的引用。如果 a1 为 FALSE，ref_text 被解释为 R1C1-样式的引用。需要注意的是：如果 ref_text 是对另一个工作簿的引用（外部引用），则那个工作簿必须被打开。如果源工作簿没有打开，函数 INDIRECT 返回错误值 #REF!。2、 OFFSET函数用于以指定的引用为参照系，通过给定偏移量得到新的引用。返回的引用可以是一个单元格或者单元格区域，并可以指定返回的行数或者列数。其基本语法形式为：OFFSET(reference, rows, cols, height,
13、width)。其中，reference变量作为偏移量参照系的引用区域(reference必须为对单元格或相连单元格区域的引用，否则，OFFSET函数返回错误值VALUE!)。rows变量表示相对于偏移量参照系的左上角单元格向上(向下)偏移的行数(例如rows使用2作为参数，表示目标引用区域的左上角单元格比reference低2行)，行数可为正数(代表在起始引用单元格的下方)或者负数(代表在起始引用单元格的上方)或者0(代表起始引用单元格)。cols表示相对于偏移量参照系的左上角单元格向左(向右)偏移的列数(例如cols使用4作为参数，表示目标引用区域的左上角单元格比reference右移4列)
14、，列数可为正数(代表在起始引用单元格的右边)或者负数(代表在起始引用单元格的左边)。如果行数或者列数偏移量超出工作表边缘，OFFSET函数将返回错误值REF！。height变量表示高度，即所要返回的引用区域的行数(height必须为正数)。width变量表示宽度，即所要返回的引用区域的列数(width必须为正数)。如果省略height或者width，则假设其高度或者宽度与reference相同。例如，公式OFFSET(A1,2,3,4,5)表示比单元格A1靠下2行并靠右3列的4行5列的区域(即D3:H7区域)。由此可见，OFFSET函数实际上并不移动任何单元格或者更改选定区域，它只是返回一个引
15、用。我们在用Excel录入表格数据时，常常会遇到某列数据的值只在几个固定值中选择一个的情况，比如：人的性别列只可能录入男或女，对学历列只可能录入高中、大专、本科、研究生之一等。遇到这类数据，如果我们手工录入，效率既低又容易出错，最好的解决办法是提供一个下拉列表框供我们选择其中的值。下面就通过一个编排教师的课表为例教大家如何实现，该Excel表格能在填表时选择教师姓名，并能在另一列表中选择他所负责的课程名称。 INDIRECT应用事例：一 创建数据源表 在sheet2表中输入教师姓名以及所负责的课程，把教师姓名横放在第2行。选中B2:F2，即教师姓名。然后在名称框为它输入一个名字“name”（图1），输入完成后一定要按回车，转到sheet1工作表。二 数据关联 为了在sheet1表引用name名称，在教师姓名列下拉框选（B3:B9）单元格，点击菜单栏中的“数据有效性”，在弹出的“数据有效性”对话框中选择“设置”选项卡，在“允许”选择框中选择“序列”，在来源输入框中输入“=name”（图2），点击“确定”后，在下拉列表中就可选
