公司报销管理制度

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1、XXXX有限公司报销管理制度依据xxxx有限公司管理制度，制定公司资金支出及费用报销管理制度。一、 目 的1.1 为进一步加强公司内部财务管理，增强费用管控力度，保证财务的严肃性、单据规范性 及合法性，结合公司实际情况制定本制度。二、适用范围2.1 本制度适用于各部门的资金支付及报销管理三、职责：3.1 各部门负责本部门费用的开支确认与单据初审；3.2 公司财务负责职责范围内各项费用的审核、管控、入账与核算。3.3 本制度规定的相关负责人按权限负责各项开支的审核与审批。三、单据报销时限4.1 各项开支的发生时限（以发票开具时间为准，差旅费以出差时间为准）在当月1 日之后 至 31 日之前的，需

2、在本月 31 日前走完签批流程传递到财务，否则不予报销；因提前结帐 未报销的费用在次月5 号前签批完毕转至财务。4.2 年度费用要在本年12月 31日前报销完毕。超过规定报销期限不予报销。四、发票规范（一）发票规范5.1.1 增值税专用发票：凡购货或支付劳务金额在 1000 元以上时，包括外购的配套件、材 料、低值易耗品、各种修理费、油料等，均应向对方索取增值税专用发票。特殊情况下， 普通发票价格明显低于专用票价格的（大于或等于 17%税差），可审批请示后入账。如应 取得增值税专用发票未取得的，其进项税额由经办人承担。5.1.2 普通发票：各项购进无增值税发票必须持普通发票报销。5.1.3 名

3、称规范：取得的发票各栏次填制应齐全，必须据实填写完整客户名称（例： “xxxx 有限公司”），填制日期、经济业务内容、数量、单位、单价和大小写金额、填制 人姓名、收款人姓名，并且要加盖填制单位的印章（财务专用章、发票专用章、带有收款 单位名称的现金收讫章）。如果一张发票填写不完的，必须有开票单位开出的清单。购买 的物品需办理入库手续的，必须有保管人员填制的送验单。所有的报销票据不得涂改、挖 补，否则视为无效。5.1.4 住宿费发票正面必须有出票日期、住宿费用项目、单价、总金额、出票人签名及出票 单位公章或发票专用章等，背面必须有入住人签名。5.1.5 公司规定允许不需办理入库管理的特殊采购项目

4、，报销发票 （发票或提货清单必须货 物名称、型号、单价项目）背面必须有经办人、验收人、部门负责人签字。5.1.6 电话费用必须凭通信部门开具的有效发票为报销凭证。5.1.7 收据：只允许是国家机关或行政事业单位开具的套印财政统一监制章的，在满足填写 要求的前提下可以报销。其他所有收据视同白条，不预报销。5.1.8 运输发票：必须是运输企业或税务局开具的“货物运输业增值税专用发票”，名称要完 整，各栏次应填制齐全，并注意要标明货物名称。5.1.9 车票：各种车票据的要求原则上应是正规车票，即通过微机开票，各类微机打印的飞 机、车、船票均须有日期、起止地址、发票专用章，票面金额清楚，界线正确（以划

5、界最明 显的大写金额为核报金额）。特殊情况下（中途上车等），填写完整手撕票也可予以报销。 车票背面应有经办人及部门负责人签名。5.1.10 餐费发票:就餐索要正规餐饮发票并加盖餐饮单位的印章（财务专用章、发票专用 章、带有收款单位名称的现金收讫章）。按每餐进行报销，单餐发票必须为盖有相同餐饮 单位章的发票，不允许出现单餐餐费发票为盖有不同餐饮单位章的发票，否则不予报销。（二）单据规范5.2.1 增值税发票、普通发票、电信发票、招待费发票：报销时各经办人、审核、审批人员 在发票上直接签字，财务人员审核后加盖“核销章”。5.2.2 定额发票：2 张（含）以上定额发票报销时可粘贴在“一般支出报销单”

6、 报销，经办 人、审核、审批人员在报销单上签字，财务人员审核后加盖 “核销章”；1 张定额发票报销 时，经办人、审核、审批人员直接在发票上签字，财务人员审核后加盖“核销章”。5.2.3 住宿费用发票、车票等差旅费发票：报销不受单据张数的限制，一律粘贴于 “差旅费 报销单”后，经办人、审核、审批人员直接在差旅费报销单上签字，财务人员审核后加盖 “核销章”进行报销。5.2.4 收据：只允许是国家机关或行政事业单位开具的套印财政统一监制章的，在满足填写 要求的前提下可以报销。其他所有收据视同白条，不预报销。5.2.5 报销单的填写要求费用报销单必须用蓝、黑水笔书写，各项要素必须填写齐全，严格 按文件

7、的审批流程进行审批。5.2.6 报销单据的粘贴要求报销单据必须用胶水粘贴附件，不得使订书针、大头钉、回形针 串别。不符合规定的，财务部门做退回处理。各种单据粘贴应当整齐、牢固，单据的粘贴 应保证财务人员方便复核报销金额和核实票据的真伪。5.2.7 报销单据的粘贴，应按规格大小加以区别，即大票小票分开，以粘贴左上角为基础， 从上边开始向下均匀分布粘贴各种票据，将发票金额和发票张数填写在指定位置。5.2.8 报销人在填制“一般支出报销单”、“差旅费报销单”等单据时，对报销单内的栏目要按 要求如实填写，对业务内容做简要说明；报销单后附单据张数要在报销单附件处标明。5.2.9 报销的各种票据和附件不得

8、用涂改液或其他方式进行涂改。5.2.10 采购物料发票的入账需在后面附有保管人员开具的与之内容相符的“入库单”。（三）签字规范5.3 费用性支出：5.3.1 使用“差旅费报销单” “一般支出报销单”报销的， 签字人员签在报销单相应的位置； 不使用“一般支出报销单”的，签字人员直接在发票签字。5.3.2 签字位置：采用 “差旅费报销单“一般支出报销单 ”，经办人、部门负责人、分管领 导、财务审核、审批人签字在“报销单“规定的位置（属差旅费的必须有综合管理员进行审 核签字），；直接在发票签字的，经办人、部门负责人、分管负责人应签在发票背面的左 下角，财务审核签在发票正面的右下角，审批人签在发票正面

9、的右上角。部门负责人、分 管负责人签字时应明确“属实”“不属实”字样。5.4 资本性支出、生产性支出：5.4.1 各级审核和审批人员直接在发票或收据上签字；采用预付款方式的，须在 “付款申请 单”上签字。5.4.2 签字位置：使用“付款申请单”的，按付款申请单要求的签字位置签字；直接在发票或 收据签字的，经办人、部门负责人、分管负责人应签在发票背面的左下角，财务审核签在 发票正面的右下角，审批人签在发票正面的右上角，部门负责人、分管负责人签字时应明 确“属实”“不属实”字样，审批人要明确“同意挂帐”“同意付款”字5.4.3 各类报销单据凡不符合本标准的，财务部有权拒绝报销。（四）报销规范5.5

10、.1 各部门人员在收到发票后严格核对名称金额数量，初审合格方可签批报销。5.5.2 收到发票后，并于 7 日内（以发票开具日为准）办理完审批流程报至公司财务部，否 则财务不得予以报销。5.5.3 金额超出 1000 元的招待费发票，需附明细方可报销；注发票经济内容不得含有“礼 品”“礼盒”字样。5.5.4 公司现金出纳兼任报销凭证复核，在报销前有义务对报销单据进行复核，对不符合报 销条件的有权拒绝报销。财务出纳报销完成后需在原始凭证上盖 “付讫”章。为减少现金的 频繁支出，财务通过银行转帐方式支付报销费用。5.5.5 费用要严格按照明细控制，跨部门、跨费用科目的要经审批后方可给予报销。（五）借

11、款规范5.6.1 各业务经办人因公办理业务需进行借款时，各借款人员在借款时必须本人到财务部， 在财务人员的监督下填写借款单并摁个人手印。如属代办借款的，由代办人员以个人名义 遵照上述程序办理借款手续。针对于个人借款,财务出纳尽量用银行卡支付。违反上述规定 者财务出纳不予借款。5.6.2 出差人员出差前预先借款的，需持填完完整的借款单，由部门负责人批准，总经理审 批后，财务主管审核后方可借款，原则上前次出差没有报销，本次出差不予借款。（六）预付款规范5.7.1 业务预付款分为四种：材料预付款、设备预付款、费用性支出、保证金预付款。其中 材料预付款和设备预付款申请时须填写公司统一格式的预付款申请单

12、，按资金支出审批流 程办理付款。费用性支出预付款申请时在填写统一格式的预付款申请单的同时，须填制个 人借条进行借款，在取得报销凭证时经签批手续齐全后财务给予销帐抽条。5.7.2 通过预付款项或购买物资没有取得对方收据的，财务部在处理帐务时，一律按经办人 个人借款处理，由经办人负责收回发票。（七）工资规范5.8 各部门的考勤由综合管理员负责管理,每月 5 号前编制。工资表由会计根据综合部提供 的考勤或相应闸口人提供的经营指标数据进行复核，每月28 号发放上月工资，节假日提前 发放。个人所得税的扣除要严格按照国家法律规定据实在工资表中进行相应的代扣代缴。 八、相关考核6.1 在费用审核过程中发现经

13、办人有弄虚作假行为，除限期改正外，考核经办人200元。6.2 弄虚作假在报销的审核各环节均未被发现，从而导致报销得逞的，一经发现，除索回报 销的违纪金额外，对应财务负责人、经办人及其所属部门负责人每人考核 200 元，给公司 造成损失的，赔偿全部损失。6.3 经办人与审核人共同作弊，报销得逞，一经发现，除索回违纪金额外，经办人和审核人 每人考核500 元。6.4 凡审核人员工作不认真，对明显错误未能发现或未按规定标准报销，一经发现，除索回 报销金额外，考核审核人 50 元/次，责任财务负责人 100 元/次，给公司造成损失的，报销 人和审核人员共同承担。6.5 报销人未按报销流程办理报销手续，财务拒绝报销。若因流程不全或无流程付款的，一 经查出，考核对应公司财务负责人和出纳各200 元/次。6.6 未按规定时效时间要求办理报销的，每次给予50 元的考核。6.7 未经批准,因跨部门、跨费用科目给予报销的，考核责任财务负责人300元/次。本制度自公布之日超执行XXXX 有限公司XXXX 年 X 月 X 日