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1、书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。关于档案管理工作的建议 为了方便公司的档案材料统一、集中、有序保存，加强公司档案管理工作,有效地保护和利用档案，维护公司的合法权益,同时促进各部门的协调和各项工作的顺利开展，特提出如下建议： 一、档案管理机构及职责 1、档案工作由公司总裁统一领导,办公室负责接收、下发、整理、归档、汇总,由指定的办公室人员负责档案的保管和提供其利用的工作,并监督公司各部门及其员工对档案的使用过程。 2、办公室应逐步完善档案管理制度,确保档案安全和方便利用,并且及时纠正档案管理中的疏漏。 二、档案的保存 、保存地点：办公室档案柜 2、保存内容。包括过去和现在的公司各部门及员工从事业
2、务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有办存价值的各种文件、账册、凭证、报表、技术资料、协议合同、电脑盘片、音像制品、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 3、保存方法： 3.分类 3.2汇总 (1)办公室资料:根据文件的编号或日期汇编成册，分为两大部分:接收文件和下发文件（分别记录)，形式如下： 接收文件下发文件 日期：*年月日(编号：*)日期:*年*月*日（编号:*) 接收自：*下发至：* 主题:*主题：* 公司人事资料汇总形式如下: 姓名:*(个人基本资料）学历:*所属部门及职位:* 客户资料汇总形式如下： 国家：*客户名称:*主要业务:*联系人及方式：* 工厂资料汇总形
3、式如下： 类别：*工厂名称:*（地址)联系人及方式:* （2）技术性资料汇总形式如下: 日期：*年*月*日 产品名称(类别)：* 最终报价：*（工厂:*) （3)财务资料。根据时间(月、季度、年)汇总,在月末、季度末、年末收集、整理各种财务资料，按照编号登记入册。 (4)国际业务资料 以合同为线索整理，按照合同号登记成册,形式如下： 合同号日期客户名称业务内容其他单据是否齐全 * （）样品资料汇总形式如下： 外来客户样品公司生产样品 样品编码:*样品编码:* 样品描述：*样品描述：* （）成员公司资料汇总形式如下: 公司名称:*主要业务：* 联系人及方式:*相关资料包括：* 三、档案的借阅 因
4、公司需要借阅文档的,应填好档案查阅单,员工不得随意外带有关公司重要的文件材料,确因工作需要外带，需办理档案外借手续,经办公室核准后,方可带出,用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管,不得私自复制、调换、涂改、污损等,更不能随意乱放,以免遗失。 四、处理规定 公司各部门及员工有保护档案的义务，有下列行为之一,据情节轻重,给予50300元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任: 1.毁损、丢失、擅自销毁公司档案 2.擅自向外界提供、摘抄公司档案 3涂改、伪造公司档案 .未及时上报、归档或管理不善 .未按手续就借阅、外带者（档案管理者同罚) 注。监督责任部门为公司办公室,第一责任人为指定的档案管理员，第二责任人为办公室负责人。 以上建议不妥之处，恳请批评指正。 第 1 页 共 1 页
