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1、2023年公司通讯管理制度(篇) 书目 s公司通讯管理规定 *公司通讯管理规定 第一条:为了提高公司的经营管理,节约成本费用,加强对公司各种通讯工具的管理,特制订本制度。 其次条:本制度所指各种通讯工具包括电话总机、电话分机、直线电话、传真机、移动电话以及为员工配备的电子邮箱等。 第三条:公司的各种通讯工具主要是作为便利与外界沟通、便利开展业务,公司不提倡员工利用公司的通讯工具进行私人用途。 第四条:电话总机的管理 电话总机由行政部的前台人员负责值守,全部外线电话均需由前台人员负责接转。前台人员的接听电话必需运用标准用语。标准用语如下: 接听外线电话时,应说“您好!迎海集团,请问您找哪位”;
2、当对方告知分机号码时,应说“请稍等!”; 假如分机占线时,应说“对不起,电话占线,请您稍后再打过来” 前台人员接听内线电话时,应说“您好,前台”。 第五条:电话分机的管理 公司依据员工工作须要和电话分机的资源状况,为每一位员工供应一部电话分机。 员工应电话分机铃响三声内接听,接听业务电话应简洁明白,接听电话时应运用统一礼貌用语“您好,(员工姓名)”。讲电话时声音不行太大,以免影响他人。 电话分机一般不开通长途直拨功能,总监级以下员工因为工作实际须要而开通长途直拨功能的,须提出书面报告,经部门经理初审、主管领导审核后,报公司总裁批准后方可开通。 对已开通长途直拨功能的电话分机,由员工个人负责长途
3、功能的运用管理。不得借予他人拨打长途电话,一经发觉,除由其个人赔偿所发生的长途话费外,还可视状况严峻,停止其电话分机长途直拨功能并按公司奖惩条例赐予相应的处分。 员工因临时工作须要打长途电话的,须填制长途电话申请单,经部门经理初审核,主管领导审批后,递交行政部经理签字后到前台挂拨,或由前台拨通后接入员工的分机上。 拨打长途电话时,必需运用ip特服号(如17909、17951),以节约费用。 禁止利用公司电话闲聊。员工在上班时间如拨打或接听私人电话,应长话短说,以免造成电话线路的繁忙,时间不得超过三分钟。 严禁员工利用公司电话(包括分机和直线电话)进行拨号上网、拨打声讯台或信息台查询非业务信息。
4、 未经公司或电话全部人的同意,拨打长途电话。一经发觉,除由其个人赔偿所发生的长途话费外,还可视状况严峻,赐予记过以上的处分,直至开除。 电话已开通长途直拨功能的员工一经离职,行政部应立刻通知前台将该员工的长途直拨功能关闭,同时做好登记。 第六条:直线电话的管理 总监级以上的高级管理人员以及总裁办主任、总裁助理,可以依据工作须要,申请配置一部直线电话,如须要开通国内长途功能的,应一并提出申请。 申请配备直线电话,一律报集团董事长批准。 第七条:传真的管理 公司传真机由前台负责管理,收发传真时应由前台人员负责操作。 前台人员发送传真完毕后,应检查是否有文件遗漏在传真机旁;传真接收完毕后,应马上将传
5、真文件交给收件人。 员工因为工作须要而发送传真的,应填制传真申请单,经部门经理对传真内容进行初步审核,并报主管领导审批。主管领导审批后应将传真申请单递交行政部经理签字,再由前台人员操作发送。 对发送保密性高的文件,可由前台人员进行指导,由员工个人亲自发送,并提前以电话方式通知收件人现场接收。对涉及公司重大机密的文件不宜运用传真机发送,以免泄密。 对传真收发业务频繁或者所收发的资料保密要求较高的部门或个人,可以申请配置专用的传真机。 员工不得利用公司传真机收发私人资料、文件。 第八条:移动电话的管理 公司不为员工购置移动电话,但对员工因办理公务所发生的移动电话费用(简称移动话费),按详细状况赐予
6、肯定金额的报销限额标准。 原则上,集团主任级及下属公司副经理级以下一般员工,不得申请报销移动话费,特别工作岗位或的确因为业务须要的除外。 公司对移动话费实行“员工提出报销申请、公司核定报销限额、限额内实报实销,超支部分员工自负”的管理方式,即:主任级以上的管理员工依据实际工作须要,向公司提出报销移动话费的书面申请,公司依据员工职务、岗位和业务的特点,以及公司的移动话费报销限额参考标准表,核定详细的报销限额。对在限额以内的移动话费,由公司据实报销;对超过报销限额的,公司只按限额标准进行报销,超支部分不再补发给员工,而由其个人担当。 核定移动话费报销限额的流程为: 主任级以上的管理员工可依据实际工
7、作须要,写出书面的报销申请,由部门经理出具审定看法后,报主管领导审批。在公司的限额参考标准内,主管领导可以干脆批准。对超出公司规定的限额参考标准的,还须要报公司总裁批准。 对经理级以上的管理员工,除需报主管领导批准外,一律报公司总裁审批。 总裁、副总裁的移动话费报销标准由董事长核 定。 移动话费报销限额参考标准如下: 外勤(100%) 复合勤(70%) 内勤 (40%) 说 明 总监、董事长助理 400元/月 280元/月 160元/月 1、外勤:是指常常外出办理公务的员工。 2、内勤:是指较少外出公务的员工。 3、复合勤:是指较多外出公务的的员工。 此标准仅供核定时参考。 副总监、总裁办主任
8、 350元/月 245元/月 140元/月 经理、总裁助理 300元/月 210元/月 120元/月 副经理 250元/月 175元/月 100元/月 主任 200元/月 140元/月 80元/月 对已核定报销限额的员工(包括一般员工和管理级员工),如确因业务须要但原报销限额偏低而申请重新核定的,应供应申请日前不少于三个月的移动话费发票和流水清单,并标明私人用途的部分话费,由部门经理和行政/人力资源部经理出具初审看法,并报公司主管领导审核后,报公司总裁审定。 行政/人力资源部可对员工每月的移动话费进行统计分析,对报销限额核定过高的,有权提出重新核定的建议。 凡由公司赐予限额报销移动话费的员工,
9、原则上须24小时开机(如不能24小时开机的,但须供应其他电话联系方式)。对享受限额报销但将移动电话置于关机状态,但又没有供应其他电话联络方式,致使公司联络不到的,一个月内出现三次以上(含三次),除取消当月移动话费的报销资特别,对因联系不上而延误工作,还将按公司有关制度进行惩罚。 员工在有固定电话的场合(办公室、家里),应运用固定电话通话。运用移动电话拨打长途电话时,必需应运用ip特服号码(如17951、17909等)。 运用储值卡(如神州行、如意通、南粤行等)的移动电话,不赐予移动话费报销。对运用实名入网并已核定报销限额的员工,不得随意更换移动电话号码,如确因须要而更换的,必需刚好通知公司行政
10、部门。 员工不得将实名入网的移动电话号码换成储值卡号码,否则公司有权取消其移动话费报销资格。 对员工因开通特性化服务而产生的费用(如语音留言、转秘书台、订阅短信、移动qq或其他费用等),公司一律不予报销。 新入职员工必需在入职满一个月后方可提出申请移动话费报销。报销移动话费的时间从其入职日的其次个月起计算话费报销,对其在自入职日的其次个月至正式批准日期间发生的移动话费,按日平均计算报销。 员工报销移动话费时,应遵守公司的费用报销管理规定。 第九条:电子邮箱的管理 公司将不断在推行办公无纸化、自动化,并为公司每一位员工配备专用的电子邮箱。 对常常与外部进行业务联络的员工,由公司向网络服务供应商申
11、请购买专用的外部邮箱。 对不常常与外部进行业务联络的员工,公司只为其配备内部邮箱。内部邮箱可以在公司局域网内发送内部邮件(指接收者邮件地址后缀为)和外部邮件(是指接收者邮件地址后缀不是),但只能接收内部邮件,而不能接受外部邮件。内部邮箱不得印在员工的名片上。 公司系统管理员须帮助员工在其个人办公电脑上安装邮件软件,设置好各种应用功能。员工应娴熟运用邮件软件的各种功能,员工每日上班后,须刚好打开邮件软件,刚好接收、阅读、回复电子邮件,并做好重要电子邮件的备份。 员工发送较为重要或紧急的电子邮件,发送后,还应实行其他方式知会收件人(如电话转告等)。 员工不得利用公司配备的电子邮件在互联网订阅各种邮
12、件,不得用于非业务用途。 第十条:本制度由集团总部行政管理中心制订、修改并负责说明。 第十一条:本管理制度仅适用于集团总部,集团各下属公司可依据本管理制度和公司的实际状况制订相应的通讯管理制度,并报集团总部行政管理中心备案。 第十二条:本规定自发文之日起生效,二三年元月份起先正式实施,试行期为一年。 房地产集团公司通讯工具管理方法 房地产集团有限公司通讯工具管理方法 第一章 总则 第一条 为加强*城房地产集团有限公司(以下简称公司)的通讯工具管理,使通讯工具的配置、运用和管理合理规范,进一步提高工作效率,特制定本方法。 其次条 综合管理部为通讯工具的归口管理部门。 第三条 本方法适用与公司本部
13、,控股项目公司、专业公司遵照执行,参股项目公司、专业公司参照执行。 其次章 通讯工具的种类和配置范围 第四条 通讯工具的种类: (一)固定电话 1、单位直线电话 2、单位分机电话 3、住宅电话 (二)传真机 (三)移动电话 第五条 通讯工具的配置范围 (一)单位直线电话:部门经理助理及以上人员;其他人员因工作须要配置的,须经总经理或其授权人批准; (二)单位分机电话:全体员工; (三)住宅电话:总经理及以上人员,其他人员因工作须要配置的,须经总经理或其授权人批准; (四)传真机:经批准的部门和机构 (五)移动电话:部门经理及以上人员,共他人员激励配置,但须经总经理或其授权人批准。 第三章 通讯
14、工具的配置程序和标准 第六条 通讯工具的配置程序 (一)单位直线电话: 1、由所需部门或机构提出申请,经综合管理部经理签署看法,分管副总经理审核后报总经理或其授权人批准,由综合管理部在3个工作日内到电信部门办理申请安装手续。 2、拆、移电话也须由所需部门或机构提出申请,经综合管理部经理批准,由综合管理部在3个工作日内到电信部门申请拆、移。 (二)单位分机电话 1、由所需部门提出申请,经综合管理部经理批准,当天安装完成。 2、拆、移电话也须由所需部门提出申请,经综合管理部经理批准,当天拆、移完成。 (三)住宅电话 总经理及以上人员或其他经批准的人员须要安装(拆、移)住宅电话,由综合管理部负责办理相关手续。 (四)传真机
