“文件鉴定四要素”解析

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1、“文件鉴定四要素解析文件归档鉴定是每一个政府机关、企事业单位每年都要做的一项工作，而长期以来，我们并没有形成关于文件鉴定准确的、系统的和较为完好的概念与操作形式。笔者从二十多年的工作理论中总结出了“文件鉴定四要素，从理论和理论的双重角度，解析了文件鉴定的根本内涵，提供了具有推广价值的操作形式。一、文件鉴定四要素文件鉴定包括文件价值鉴定、文件法律标记鉴定、文件齐全完好鉴定和文件技术鉴定等四个要素。1、文件价值鉴定。国家档案局制订的关于文件归档范围和档案保管期限的规定，是为指导全国范围的文件鉴定工作制定的原那么性操作指南。详细的文件鉴定工作细那么只有结合本单位实际，充分考虑到本单位工作特点，进展适

2、当修订、调整和补充完善。档案保管的目的是维护本单位的历史相貌，满足本单位各项工作的查考需要。文件价值鉴定就应当本着“以我(本单位制成文件)为主、为我(即本单位)所需的原那么，一切围绕本单位日后查考需要保存档案。笔者在2022年对某公司机关档案的利用情况按文件来源进展了分类统计。在全部归档文件中，本单位制发文件(又称发文)占利用总数的76，其次是直属上级文件，其他文件的利用率不超过3。这就是文件价值鉴定“以我为主、为我所需原那么普遍适用的根据。文件价值鉴定还要强调全面性和前瞻性，从本单位实际工作需求出发，但凡今后有利用价值的文件都要归档。2、文件法律标记鉴定。档案法律效力是由归档文件法律标记自然

3、延伸下来的，它是档案的法定原始性凭据。文件法律标记鉴定包括两点：其一是鉴定文件有无法律标记，比方文件定稿是否已经签发，正本是否加盖公章，合同文本相关各方的签字和公章是否齐全；其二是鉴定上述文件法律标记是否完好、标准、明晰。详细包括文件法律标记是否使用永久性字迹材料标识，合同协议是否具有明晰的印信、指纹，并在法定(指定)位置上签署，文件签发、签署日期、签署意见等是否齐全，签署字体是否明晰、标准等等。3、文件齐全完好鉴定。文件齐全鉴定主要针对文件的归档范围，要求搜集不同渠道产生的各门类应归档文件以及不同版本、不同载体应归档文件。例如合同协议的正本、副本是否齐全，会议文件是否包括了会议通知、会议发言

4、稿以及会议通过的文件、议题等归档材料。同时，文件编号应当连续不连续，空号、重号应当注明。文件完好鉴定主要是针对某一份详细的文件，要求每一份归档的发文具备正本与定稿两种文本，正文与附件齐全，文件中间无缺页，办理的收文应贴附指导批示和部门办理意见的文件处理单等等。4、文件技术鉴定。文字反差是否良好，有无字迹模糊、字迹过于清淡而不易识别现象，归档文件纸张有无缺残、折皱，纸张克重是否符合要求，文件文面有无污渍、霉斑、孔洞，等等。同时，外文版文件必须注明中文标题和内容摘要。二、“文件鉴定四要素的综合意义1、为鉴定理论奠定基矗“文件鉴定四要素首次明确了完好的独立的文件鉴定概念，使之与档案价值鉴定互相区别开

5、来，维护了文件鉴定工作的相对独立性，由此为文件鉴定理论奠定了基矗文件鉴定只有包括了以上四个方面的要素，才可以构成一个工作标准，一个系统的工作方案，一个完好的工作流程。文件鉴定只有遵照以上四个要素先后操作，才能按部就班、有条不紊，进而保证文件鉴定工作的质量。2、为案卷质量把关。许多案卷质量存在着的问题是在归档鉴定时因为忽略而导致的。比方文件归档后因为缺少附件而影响使用，最为典型又时而发生的例子是发布规章制度、技术标准的文件时，只有主件而无附件(随文发布的规章制度或技术标准)，该类文件那么不具备实际上的利用价值。还有的是文件字迹模糊或大片污损，造成阅读障碍导致误读误解，最终导致企业的重大经济损失，

6、或者是企业合法权益受到损害。这些问题假设在文件鉴定时没有发现或加以纠正，等到产生重大不良影响或造成严重后果时将是无法挽回的。3、为档案法律效力把关。档案的生命在于其所具有的法律标记。没有法律标记或者法律标记不完好、不标准、不明晰，必然影响到档案的法律效力，有的甚至法律效力尽失而成为废纸。这就需要文件鉴定者本着对单位、对历史负责的态度开展鉴定工作，发现问题、及时纠正解决或妥善处理，为后人留下具有完好、标准、明晰法律标记的档案，以维护档案的法律权威性和法律效力。4、为精简室藏把关。有的文件鉴定人员因为前几年某一份文件未归档受到指导批评，便走向另一个极端逢文必档，导致文件价值鉴定只不过是走走过常这种不负责任的态度直接导致大量不应归档文件混入案卷之中，使得档案室藏迅速爆满，加大了档案的检索难度和管理费用。“文件鉴定四要素明确了单位文件的归档重点，便于合理控制文件归档范围，杜绝无价值文件混入档案之中，成为精简档案藏室的得力举措。