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1、收集反馈信息的六条措施收集档案利用的反馈信息，是为了进一步做好档案利用工作， 让来源广泛的档案最大限度地为社会服务，为公众服务。安化县档 案局根据本县实际情况，制订了六条档案利用信息反馈措施，收到 了一定的效果。一、做好接待登记工作，详细询问查档者的姓名、单位、地址、 查档原因和要解决的问题。这虽为例行手续，却十分必要，它为档 案利用信息反馈提供了有据可查的条件。通过详细询问和登记，可 对档案利用后所产生的效果进行跟踪调查，了解社会对档案的需 求，从而有计划、有目的地进行档案信息的开发利用工作。 1994 年安化县档案馆接待利用者 856起，其中为解决土地、山林、房产 纠纷查找档案的485起，
2、为落实各种政策查找档案 243起。跟踪调 查结果，有 97%的利用者解决了问题。根据这一信息，1995 年局 馆重点编制了这两大类档案的检索工具和资料，为人们查阅档案提 供了方便，提高了档案利用效率。二、及时收集查档者利用档案解决的问题后产生的社会效益和 经济效益。接待员跟查档者接触是调查档案利用效果的一个有利条 件。1994 年，安化县档案馆通过查档人员了解到的档案利用后所 产生的社会经济效益信息 238 条，同时通过与查档者交谈，增进了 相互间的了解，改进了利用工作。三、对档案利用情况进行跟踪调查。档案员对于查档情况比较 清楚，而查档的效果如何却需要进行跟踪调查。社会的需求是档案 实现潜在
3、价值的前提。而对档案利用效益的跟踪调查则是进一步深 入了解档案在社会上产生的作用及社会对档案的需求，以实现档案 价值的必要步骤。1994 年 5 月，安化县政府办干部谌汉卿到档案 馆查找国家有关土地征用文件，以解决安化县柘溪镇和青山园乡的 山林和企业基地纠纷问题。几个月后，档案员问及谌汉卿查档案的 效果，他却是受人之托为人代查，情况不得而知。为了搞清档案在 处理这一问题中的作用，工作人员分别给柘溪镇和青山园乡两家政 府办公室写信询问山林纠纷的处理结果，不多久即得到回信：他们 根据档案材料已处理好了往来欠款 44613、84 元，土地权属 2075 亩及其它相关问题，两家已握手言和，建立了友好关
4、系。通过跟踪 调查安化县档案馆了解到许多档案利用效果实例，为进一步搞好档 案利用工作提供了依据。四、建立健全各单位档案利用汇报制度。采取每半年口头汇报 一次，年终作书面汇报的形式，及时掌握有关情况。接待员跟社会 接触有限，档案局工作人员也不可能经常到处打听档案利用情况， 要把查阅档案后获得的效益信息尽量多的收集起来，还必须充分发 挥全县各基层档案室和档案员的力量，建立起一套完善的汇报制度 和信息网络。通过他们既可收集档案利用效益信息，又可传播档案 服务项目，扩大馆藏档案的利用范围，提高馆藏档案的利用率。1994 年 2 月，安化县扶贫办同志来县档案馆查找有关安化县列为革命老 根据地的批复文件。
5、几个月后，从该同志向档案局的汇报中获知， 县扶贫办根据档案馆提供的档案及安化经济发展缓慢的客观事实， 为安化争得了从中央直拨的专项贴息扶贫贷款 1600 万元，以后每 年不少与 1000 万元，这大大改善了经济建设缺少资金的状况。通 过档案利用汇报制度，档案局获得档案利用效益信息达 426 条，为 局馆分析、研究档案开发利用工作起了很大的作用。五、把收集档案利用情况作为档案业务科室人员的一项任务， 并要求及时收集转告档案接待部门。档案业务指导人员经常深入基 层档案室进行档案业务指导，与基层档案员有着密切的联系，档案 局要求接待员将利用者利用档案的情况转告业务指导人员，要求他 们利用工作之便及时
6、搜集档案利用效果信息，以弥补接待人员与外 界接触少，收集利用信息难的不足。这样，不仅能收集到更多的档 案档案利用效果信息，也加强了馆内与馆外工作的联系，使业务指 导与档案馆接待利用工作达到了互补。在一年时间内，档案局业务 指导同志收集档案效果信息 204 条，其中不少是很有价值的信息。六、采取各种方式，广泛宣传档案利用所产生的社会效益和经 济效益，促进信息反馈工作。档案以前是单纯为政治服务和为机关 服务的，保密性很强，广大人民群众难以接触到档案，更不用说利 用档案了。档案法颁布后，我们大力开展档案宣传活动，依法 向社会开放档案，使档案进入寻常百姓家，成为人民群众维护自己 权益的武器。在档案宣传中，搞好馆藏档案宣传和档案利用效益宣 传十分必要，前者是告诉人们档案馆储存的档案信息，后者是用事 实告诉人们档案所起的作用。宣传档案利用效益又有利于档案利用 信息反馈，二者相辅相成，互相促进。安化县档案局采用报纸、广 播、电视等形式大规模开展档案档案宣传后，极大地增强了社会的 档案意识，使查档人员越来越多。木子乡金芫村村民谌怡开说：“我 与人家闹了几年房产纠纷，看了安化报上登载的档案作用大 一文后就寻到这里来了。”所以广泛宣传档案利用效益，对于搞好 档案利用是十分必要的。
