物料供应管理制度

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1、采购控制程序版本号A0页次文件编号/QP-07实施日期2013/2/20修改日期编制审核批准1. 目的依所采购的物料的分类进行供应商选择、评定和考核管理，对采购过程进行控制，确保所采 购的产品符合规定的要求。2. 适用范围适用于生产所需物料的采购。3职责3.1采购部：组织进行供应商调查、评定、选择，建立供应商档案、编制合格供应商名录， 并对供应商的供货业绩进行评估及执行采购作业。3.2仓库：物料点收、发放和保管。3.3核算员：以购物申请单向采购部提出低于最低库存的采购信息。3.4质检部：对物料进行检验，为采购部提供供应商交货品质资料。3.5研发（技术）部：负责对我公司生产的供应商原材料的技术标

2、准和法律法规符合性进行评 估。4.操作程序4.1采购物料分类：原料、包装材料。原料有：柠檬酸、6501、AES胺盐、K12胺盐、甘油、珠光片、防腐剂、香精、二甲基硅油、 白矿油、硬脂酸等。原料直接影响着产品的质量，质检部依原料检验标准进行检验，填写 原料检验报告；包装材料依包材检验标准检验，填写检验报告书。4.2供应商的管理4.2.1供应商调查：采购部对有生产能力的供应商发出供应商调查表，调查供应商的情况, 如有必要可到供应商处实地考察；收集供应商资料：包括但不限于公司营业执照、税务登记 证、生产许可证、第三方年度型式检验报告、该公司简介、产品介绍、体系认证证书、以及与 供应商平时交往情况等资

3、料，整理供应商档案。4.2.2供应商的评定4.2.2.1采购部制定如下的评定准则：a）原料须经：供应商调查一供应商提供原料小样测试合格一打小样测试合格一采购部考察供 应商供货价格、服务等f下评定结论f列入合格供应商。b）包装材料：供应商调查f供应商提供包材样板f检验合格f采购部考察供应商供货价格、 服务等f下评定结论f列入合格供应商。c）体系建立前已有业务往来的供应商经质检部出具连续两次检验合格报告f下评定结论f列 入合格供应商。d）采购人员组织对各供应商进行评定，填写供应商评定表，经评定合格的供应商将其列 入合格供应商名录。4.2.3供应商定期评估：4.2.3.1由质检部对主要供应商每次交货

4、进行检验，填写主要供应商品质及交货状况明细表 中的“品质状况”栏，采购部填写“交货状况”栏，每月对供应商品质和交货准时状况进行数 据统计，并综合历来的服务状况填写于供应商定期评估表。4.2.3.2采购部每年对供应商进行定期评估，制定如下评估准则：a）批检合格率得分二b）准时交货率得分二合格批次X 60进货批次准时批次X 20进货批次c）服务得分满分为20分，依配态度、服务好坏状况定得分。d）供应商被评分总分85分以上为优秀；总分7585分为良好，总分在6075分为合格，总分低 于60分取消合格供应商资格。4.2.3.3当同一种物料向同一供应商连续发出两次不合格品（项）处理单而质量未有明显改善

5、时，取消其合格供应商资格。4.3采购4.3.1采购过程：采购员根据购物申请单向供应商采购所需物料，并跟踪交货情况和付款情 况。4.3.2采购物料的验证a）质检部对进料进行检验和验证确认，详见检验和不合格品控制程序。b）采购物料如有品质问题，由质检部协助采购部填写不合格品（项）处理单反馈给供应 商，责令其分析原因、纠正和预防措施，详见纠正和预防措施控制程序。5. 相关文件5.1原料检验标准5.2包材检验标准5.3检验和不合格品控制程序5.4纠正和预防措施控制程序6. 质量记录6.1购物申请单6.2供应商调查表6.3供应商评定表6.4合格供应商名录6.5主要供应商品质及交货状况明细表6.6供应商定

6、期评估表6.7检验报告书6.8原料检验报告6.9不合格品（项）处理单文件状态:合规性评价管理程序版本号A0分发部门代码06文件编号/QP-15实施日期2016-01-04修改日期编制审核批准1.目的为了履行遵守法律法规和其他要求的承诺，检查和评价公司在生产、经营、管理活动中执行 和遵守适用的法律、法规的情况，并持续改进，特制定本制度。2. 适用范围本制度适用于公司对适用的法律法规和其他要求的合规性评价的管理。3. 编制依据3.1化妆品卫生监督条例3.2化妆品卫生规范2007版3.3已使用化妆品原料名称目录3.4化妆品标识管理规定3.5管理手册（A版）3.6化妆品新原料批准使用的公告3.7国家、

7、地方相关法律、法规4. 职责和权限4.1公司总经理是本制度的批准领导，负责监督本制度的实施。4.2研发部是本制度的主控部门，负责对我公司生产的原料、工艺、产品适用的法律法规和其他要求的 遵守、履行情况进行监督、检查，组织对原料、工艺、产品适用的法律法规和其他要求进行合规 性评价。4.3人事行政部是本制度的协管部门，负责组织进行环境、职业健康安全管理适用的法律法规和其他要求的 合规性评价，负责对适用的法律法规和其他要求的遵守、履行情况进行监督、检查。4.4生产部是本制度的具体实施单位，负责对我公司工程施工、设备、设施改造适用的法律法规和其他 要求进行合规性评价。5.管理要求5.1合规性评价的频次

8、和时机5.1.1法律法规和其他要求的合规性评价应定期进行，公司每年至少应进行一次适用的法 律法规和其他要求合规性评价，前后两次评价时间间隔不超过12个月。公司合规性评价一般安 排在内审和外部审核前进行。5.1.2生产部对设备、设施变更中适用的法律法规和其他要求应进行合规性评价，应按照 不同的施工阶段涉及的不同法律法规和其他要求情况安排评审。施工工期超过一年的，每年应至 少进行一次合规性评价，前后两次评价时间间隔不超过12个月。5.1.3当出现下列情况时，可增加合规性评价频次；a. 公司组织机构、产品范围、资源配置发生重大变化时；b. 发生重大质量、环境、安全事故或有关质量、环境投诉时；c. 法

9、律法规和其他要求发生重大变化时。5.2合规性评价的方法5.2.1合规性评价可独立进行，也可与其他评价活动一并进行。5.2.2合规性评价的方法包括：审核、现场巡视、直接观察、对目标绩效参数测试结果与 要求比对、会议座谈、讨论等。5.2.3合规性评价的重点：a. 产品生产工艺流程是否合规；b. 产品配方是否合规。5.3合规性评价的内容5.3.1行政许可的符合性。如安全生产责任制、安全生产许可制度、安全生产管理条例等 的执行情况。5.3.2配方和工艺流程的符合性。（如：配方是否带有违禁原料、限用原料是否在限用的 范围内、工艺流程是否合理等）5.3.3与地方法规、地方政府协议、作业技术政策、上级部门等

10、其他要求的符合性。5.4合规性评价的输入合规性评价的输入可包括:a. 审核的结果；b. 执法检查的结果；c. 对法律法规和其他要求的分析；d. 对事件和风险评价的文件和（或）记录的评审；e. 访谈的情况；f. 对设施、设备和作业场所的检查情况；g. 对项目或工作的评审；h. 对监视和测试结果的分析；i. 设施巡查和（或）直接观察；j. 废物的处理和危险化学品的管理情况；k. 顾客、附件居民的投诉等。5.5合规性评价5.5.1评价。5.5.2 进行评价。5.5.3环境管理合规性评价，由公司人事行政部组织相关职能部门和生产部有关人员进行 职业健康安全管理合规性评价，由人事行政部组织相关职能部门和生

11、产部有关人员 生产部进行合规性评价时，由工厂副厂长组织项目有关人员进行评价。5.5.4合规性评价的结果分为：符合和不符合两种。5.5.5合规性评价应保持有关的记录和证据。5.6合规性评价的输出5.6.1进行合规性评价后，研发部、人事行政部、生产部根据合规性评价的情况，编制 合规性评价报告。5.6.2合规性评价报告的内容包括：（1）合规性评审时间；（2）法律法规和其他要求的执行情况；（3）参加评价的人员；（4）合规性评价的内容；（5）合规性评价结论及意见。5.7评价结果的处理5.7.1当法律法规和其他要求合规性评价的结果为不符合时，应分析原因，制定和采取纠 正措施或预防措施，执行公司事件调查、不

12、符合管理制度和纠正措施和预防措施管理制 度。5.7.2合规性评价的结果应作为管理评审的输入。6. 记录合规性评价记录文件状态:物料采购管理制度版本号A0分发部门代码04文件编号04-M00-003-A0实施日期2013/2/20修改日期编制审核批准1目的规范物料采购供应管理制度，保证购入物料符合生产要求。2范围适用于公司采购的所有物料。3责任3.1采购部负责本制度的制订、修改。3.2采购员负责按本制度采购物料。3.3仓库员负责接收采购的物料。4内容4.1本公司所有生产用物料的采购由采购部统一办理，未经采购部统一安排采购的物料， 仓管员有权拒绝办理入库手续。4.2采购部根据仓库编制物料采购计划及

13、月度、季度采购计划，经公司领导批准后实施采 购。4.3如遇到计划外的急需物料，使用部门需提出书面申请，注明物资名称、规格、型号、 要求到货日期等内容。经公司领导批准后，由采购部及时组织采购。4.4采购员根据采购计划申请表的品种、规格、数量等要求，查询合格供应商档案，从“认可供方名单”中选择合适供应商，向其发“订购合同”及有关资料。“订购合同”应写明 供应商、物料名称、数量、规格/型号、要求到货日期等内容，发出前需经采购部部长或其授 权人批准。4.5采购员应做好采购物料的进度跟踪工作，如采购活动中出现任何障碍时，采购员应及 时向部长报告及通知有关部门。4.6对首次购入的关键性物料应进行测试，测试

14、合格后方可大量采购。对首次购入包装印 刷类物料需要打板确认，确认合格后方可大量采购。4.7为保证物料质量的稳定，应优先采购同一厂家同一批号的物料。4.8物料采购在保证质量前提下应严格控制价格，注重质量的同时应遵循货比三家的原 则，重要物料由采购部部长提出报价单，经领导批准后方可采购。4.9采购事项的变更，相关部门应以书面联络采购部。4.10物料进入公司后，库管员按采购计划申请表进行核对、入库。如发现品种、规格、 数量等与采购计划申请表不符时，可拒绝入库。4.11仓管员凭供方来料发货单及来料物料的品名、规格、数量等进行核对入库，及时填 写“来料通知单”及“来料进仓单”对各类物料的核对均应手续齐全，货物与单据应相符。4.12库管员对非经批准，擅自购买的物料，可拒绝入库。4.13凡需物料进库转帐时，财务部凭仓管员验收开据“来料通知单”及“来料进仓单” 方可转帐报销，否则不予办理。5记录5.1物料采购计划5.2物料采购月度计划5.3物料采购季度计划5.4追加计划采购申请表5.5认可供方名单5.6订购合同5.7来料通知单5.8来料进仓单文件状态:供应商档案管理制度版本号A0分发部门代码04文件编号04-M00-002-A0实施日期2013/2/20修改日期