2022年档案管理工作实施方案

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1、 欢迎阅读本文档，希望本文档能对您有所帮助!XX档案管理工作实施方案 第一篇：xxx档案管理工作实施方案xxx档案管理工作实施方案 为了确保本年度xx及xx办公室档案工作项目工作计划的顺利完成，建立及管理是各项工作的基础，为此特制定此方案。 一 建档工作： 1、时间： 预计在 月 日 月 日完成初步分类工作预计在 月 日 月 日完成装订编号装盒工作预计在 月 日 月 日完成档案目录录入工作预计在 月 日 月 日完成档案入室工作预计在每年的9月底以前完成上一年度整理工作。2质量要求： 内容齐全完整、真实准确、书写规范、基础内容无缺失。资料要做到真实、科学、完整，而且连续、可用。 3、档案设施：

2、档案室应配备相应的设施及设备，以便于档案员的管理和操作。 二、档案室的档案管理 1、为了提高档案的利用率、更新率，须由专人负责统一管理，并做好查阅档案的相关工作及相关手续（暨借阅凭条、登记、签字、保密等） 2、为做好档案的安全管理，必须由专人负责档案室的安全工作（暨防火、防电、防水、防霉、防盗等工作） 3、为做好档案的保密工作，必须由专人负责管理，闲杂人员禁止进入档案室，档案室的文件在没有经过相关领导的批准，禁止带出档案室、禁止复印和拍照。 4、为做好档案的统一管理，档案的接收必须在接收之前清查好档案的内容是否齐全完整、书写是否规范、基础内容是否缺失。 三、本实施方案在公布之日实施。 xxx档

3、案室 20xx年x月x日 第二篇：x-档案管理制度档案管理制度 第一章总则 第一条为加强对公司各类档案的收集、整理和归档工作，有效地保护和利用公司档案，为公司建设发展服务，结合公司实际情况，制定本制度。 第二条本制度适用于集团、各分子公司。 第三条集团各部门、各分子公司、员工均有提供档案、利用档案、保护档案的义务和责任。 第四条档案工作实行统一领导，集中管理，全面共享的原则。第五条工作变动或与本公司终止劳动关系前应把手中所有档案及有关资料全部移交给接管人，经部门负责人确认后方可办理离职手续。 第六条逐步完善档案制度，设置档案柜，配备必要的档案保护设施，确保公司档案安全和方便利用，采用科学手段，

4、逐步实现档案管理现代化，实现企业档案管理达标。 第二章档案的定义和分类 第七条档案的定义。是指公司各部门在从事经营、管理活动中所形成的对企业有保存价值的各种财务档案、人事档案、社保档案、培训档案、市场广告宣传档案以及计算机资料、图表、荣誉证书、声像、底片等不同形式、不同介质的历史记录。 第八条档案分类： （一）财务档案。是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映公司经济业务的重要资料和证据。 （二）人事档案。是人力资源部按照公司发展方针，在招聘录用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任命等工作中形成的有关员工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现以及工作变动等情况的文字材料、

5、薪酬管理等。 （三）社保档案：是人力资源部依照国家有关规定，对员工参 加社会保险过程中具有考察利用价值的各种文字、数据、图表等不同形式的历史记录。 （四）培训档案。包括学员档案、讲师档案、课程档案、教材资料、培训调查分析资料、课室/器材/工具管理、综合文件。 （五）市场广告宣传档案。报纸广告、印刷单页等宣传类档案。 （六）文书档案。包括各类文件、合同模版、会议纪要、报告、计划、总结等。 （七）科技档案。指引进的各类设备、软件、随机资料等。 （八）实物档案。指公司的各类证照、荣誉证书、奖章奖牌等。 （九）多媒体档案。指记录公司的照片，录音、录像等。 （十）合同档案。指公司与客户签约的各类合同和附

6、件。 第三章档案管理机构及其职责 第九条财务部、技术部相关档案由财务部、技术部自行集中管理、保管。其他档案由行政部办公室集中管理，并设立档案柜负责接收、收集、整理、保管全部档案并提供查询利用工作，行政部有权检查并监督各部门的档案管理工作。 第十条公司各部门所有档案由各部门负责人统一管理，非机密性文档应转发行政部同时建立备案。 第四章归档范围、程序、整理要求 第十一条目前公司档案归档的范围包括。财务档案、人事档案、社保档案、培训档案、市场广告宣传档案、文书档案、实物档案、电子档案（多媒体）、客户合同、客户信息备案等。 第十二条档案归档程序。各部门在整理档案时，以“份”为整理单位，包括收集分类排列

7、编号编目录入电子版装袋入柜，必须认真做好每个程序，并将基本内容填写与档案袋封面。 第十三条整理要求（管理标准）： （一）财务档案管理1.财务档案内容包括： 会计凭证类：原始凭证、记账凭证、其他会计凭证。会计账簿类：总账、明细账、日记账、辅助账簿等会计账簿。 财务报告类。月度、季度、年度财务报告；包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。 其他类。银行存款余额调节表、银行对账单、收费票据存根，其他应保存的会计核算专业资料、财务档案移交清册、财务档案保管清册、财务档案销毁清册。 2.会计档案形成部门应指派专人负责部门的全部会计档案的收集、整理和移交归档及装订工作。会计档案的装订要牢固、整齐

8、、美观、不得压字、掉页。装订前对其中破损的部门进行修补。会计账本及财务会计报告装订前要抽出空白页，并对有文字的页面编写页号。每一册会计档案的封面项目均应填写清楚，并在相应的位置加盖骑缝章。 （二）人事档案管理1.人事档案内容包括： 贴有1寸免冠照片且签字完全的入职申请表；身份证复印件1份；学历证书复印件1份； 鉴定完毕的劳动合同（鉴定后归档）；转正考核表1份（转正员工）；工资卡正反面复印件1份。 2.人事档案管理要求： 人力资源部人事专员整理档案时以部门职级序列表顺序分类建立员工档案，分类为：在职、调离、已离职。人力资源部为每个员工建立员工档案，按照以上人事档案包括的内容（15）的标准建立详细

9、的档案目录和资料。人事档案归档后，人力资源部只保存变更部分，并按季度将变更部分整理归档，入档案柜。 收集的归档资料，在归档前必须进行认真、细致的审查和鉴别，保证资料的完整性和真实性。 （三）社保档案管理： 1.社保档案包括。核定花名册、变更申请表、变更花名册、缴费通知单、税票、医疗本领取花名册等。 2.社保档案的接收要求： 人力资源部以公司为单位，按月整理、装订；按照时间顺序每年6月份上交上一年档案。 （四）培训档案管理： 1.培训档案内容包括。学员档案、讲师档案、课程档案、教材资料、培训调查分析资料。 2.培训档案管理要求： 公费培训所产生的影音（光盘）资料、图书资料、资格证书等实物性资料均

10、由培训部整理后统一归档。培训档案，由相关单位每季度按照内容分类、收集、整理、归档、成套上交。 （五）市场广告宣传档案管理： 1.市场广告宣传档案包括。报纸广告、印制单页、图像、图形、影像、声音、多媒体文件等宣传类档案。 2.市场广告宣传档案管理： 由市场部专人按照时间和活动顺序进行收集保管，并将该类电子文件整理后，交到信息科技部拷贝到光盘上备份，每月10日前列以清单和明细表、一起保管。 （六）文书档案管理： 1.文书档案包括各类文件、合同模版、会议纪要、表格、报告、计划、总结、请示等。 2.文书档案管理要求： 文件材料形成部门必须将归档文件收集齐全，并以份为单位，逐份整理归档。 凡归档文件材料

11、，无论是收文、发文或无字号文件，都应存原件。特殊情况需用复制件代替的，应由经办部门负责人签字确认，并在行政部留底。 重要传真件、电传件应进行复制，并将复印件归档，原件可以不归档。 每份文件在处理过程中形成的全部材料应组合在一起。如：报表所附带的名册、图册、书刊等应作为一件处理。每份文件应按照下列顺序排列：正本附件发文稿纸（或文件处理单）底稿附属材料等。 归档文件排列好以后，应依次在每张文件正面的右上角编写张号。文件在形成时已有页号的可不另外编号。如文书有编号，要按照文书分类和编号统一按顺序归档。 第四章档案、合同验收与保存 第十四条档案、合同验收： （一）归档的档案应当真实、准确、完整，签章齐

12、全等，签字人资格符合要求；归档的电子档案应当外观完好、整洁无损，记录项目与登记一致。 （二）归档档案、合同必须是原件。即遵循档案自然形成规律而生成的各种形式的原始记录。（复写件、复制件不属于档案原件） （三）公司发文的文书要统一使用a4规格的办公用纸，不得用笔在上面随意涂划修改。 （四）各部门档案都应按类别分开、按时间顺序整理、以整套为单位统一归档。 （五）归档文书、合同等必须图物相符，帐物相符，所列清单与内容一致。 （六）每年的第一季度（1至3月份）为办公室销毁过期档案的时间。 （七）每季度末（3月、6月、9月、12月）各部门对上一 季度的档案进行档案整理、装订、立卷。 （八）每季度初（1月

13、、4月、7月、10月）为各部门上交档案的时间。（除市场广告宣传档案外） 第十五条档案、合同保存： （一）每季度归档的合同要逐一进行编制录入档子档案系统，便于今后的综合查找、利用。 （二）档案室存放的档案做到有条有理、主次分明、存放科学。 （三）档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握使用规律。 （四）严格遵守档案安全保密制度，做好防护档案流失的工作。 （五）档案柜须做好防火、防潮、防蛀、防盗工作，保证档案完好无缺。为了更系统的管理公司的各类合同，并防止丢失或查无依据，要求各分公司合同管理人员认真做到。 第五章公司合同管理办法 第十六条合同打印 （一）必须严格执行合同编号，不得

14、跳号，各类合同要分类放置，并将打印使用了的合同编码做相应的标注。以2014年xx市合同编号为例，编号如下：xx推广合同：hstg1400001开始 x市免费网站建设合同：hsmj1400001开始 x市网站建设合同（收费）：hswz1400001开始 x市品牌起跑线：hspp1400001开始 x市企业之窗：hsqy1400001开始 （二）合同领取。领取需要填写附件一合同领取登记，必须将领取人和时间等相关信息填写完整，同时由部门经理签字。合同必须当日归还，不得拖延，合同管理者要及时做归还记录。 （三）合同归档：所有使用后归还的合同必须统一归档，方法：每一个签约单位（公司）都要入档案袋，都有唯一的编号，同一个公司的各类合同和续费提交单都放置于一