第二章行政公文写作

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1、第二章 行政公文写作第一节 行政公文概述一、含义： 行政公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行 政和进行公务活动的基础。二、特点1、法定的作者2、法定的权威性3、体式的规范性4、办文的程序性三、作用（一）领导和指导作用（二）行为规范作用 （三 ） 宣传和教育作用（四）联系知照作用（五）依据和凭证作用四、种类 根据国家行政机关公文处理办法 ，可划分为十三种： 命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。命令（令） ：适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖 有关单位及人员。决定：适用于对重

2、要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机 关不适当的决定事项。公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属的机关的公文，传达要求下级机 关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请 审议事项。报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 请示：适用于向上级机关请求指示、批准。批复：适用于答复下级机关

3、的请示事项。 意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。 函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。公文的类型及分类方法 第二节 公文的体式一、公文的格式（一）眉首（二）主体（三）版记（一）眉首“红头文件” 红色间隔线以上部分内容，就是眉首（文头）部分。包括秘密等级和保密期限、紧急程度、 发文机关标识、发文字号、签发人等内容， “绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号（一般 简称“份号” ）。1 、发文机关标识 由发文机关全称或规范化简称 +文件 山东省人民政府文件 国务院文件 2 、发文字号 发文机关代字 +

4、年份+序号 如:鲁政发 20033 号 国发 2005 21号6 、签发人上报的公文 应当在首页注明签发人姓名。 签发人” 是指批准发出公文的机关领导人。（二）主体红色间隔线以下，主题词（不含）以上部分，为主体部分。1、标题 改错：1、关于 XXX 问题的请示报告2、关于摆设摊点的通知3、关于做好二OO五年表彰优秀工作者的通知4、教育部、财政部关于印发 XXX 的通知 要求：1、准确简要概括公文主要内容，符合语法规范；2、标题的排列居中，字数较多需要转行时，要注意排列美观；最好不要将一个结构紧密 完整的词或者词组拆开；3、除引用法规、文件等名称外，标题一般不用标点符号。教育部 财政部关于印发

5、XXX 的通知练习 人民银行某县支行打算上一套办公自动化设备向上级申请资金。中国人民银行某县支行关于购置办公自动化设备的请示中国人民银行某县支行关于申请购置办公自动化设备经费的请示2 、主送机关是公文的主要受理单位，它的位置在正文左上方顶格排列，因此有人叫“抬头 ”，名称后用冒号。有多个主送机关时，按重要性依次排列，每个机关间用顿号或者逗号隔开。上行文：只有一个主送机关平行文：一般都有，且可以多个下行文：针对性强的发批复、指示性通知应有主送机关，收文对象无法限定的则没有。4、附件 是指随公文一并发出的其他公文或材料， 附件与正文有同等效力。 常见的附件有两种形式： 一是正文只起批准、发布、印发

6、、转发、批转作用，其内容很短，公文的主要内容是附件。 二是只是补充说明正文某一方面内容的事件、图表、统计数字等。注： 如有序号用阿拉伯数码，如 附件： 1.XXXXXX 附件名称后不用标点符号 附件应与正文一起装订，并在左上角第一行顶格标识“附件 ”（和序号） ，序号和名称应前后一致。5、成文日期 是公文形成与生效的时间标识。 如何确定公文成文日期： 签发的公文以负责人签发的日期为准 联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准 会议通过的公文以会议通过的日期为准 需上级机关或立法机关批准的以批准日期为准 电报发出的公文以发出的日期为准 一般公文以印发日期为准6、印章 （1）单一机关制发的公文在落

7、款处不署发文机关名称，只标识成文时间。（ 2）联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7 字；主办机关印章在、八前。（3）当联合行文需加盖 3 个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可 用简称）排在发文时间和正文之间。用印示例：注意事项一是公文印章必须和正文同处一页不得采取标识此页无正文”的方法解决。二是不能出现空白印章；三是印章之间不能相交或相切，也不宜太远，相距不超过3mm。7、附注是指需要说明的其他事项。一般是对公文的发放范围、使用事项加以说明。如此件发至县团级”、此件可见报”注：请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话。（三）版记（文尾）1、主题词 ？主题词？

8、 3字用3号黑体字，全角冒号；词目用 3号小标宋体字，词目 之间空一字。2、抄送机关3、印发机关及印发时间 1、主题词主题词是应办公自动化产生，为规范文件检索，近年增加的文件版式内容。主题词是用规 范的词或词组来标引公文的主题内容。作用：供制作公文索引和电子计算机索引之用标识步骤：审读文稿 分析主题 标识方法：大小类别词 类属词查阅词表著录标引内容 形式 文种标识数量：主题词一般为 3至5个词。如：国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产的通知主题词为：经济管理企业破产通知如:国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知主题词：经济管理企业破产劳动就业 通知公民道德二、公

9、文的用纸和印装规格（一）公文用纸规格公文用纸一般采用国际标准A4型纸，即210 mm X 297 mm。（二）排印一律从左而右横排、横写。少数民族按其习惯书写和排印。横排的公文在左侧装订。每页22行，每行28个字公文各种规定规格全览一）相关要求： 文号：版头下空2行；反线：字号下 4mm;标题：反线下空2行（标准行：3号字+ 7/8 X 3号字）； 日期：右空 4 字。页码：版心下 一行，左右各置一一字线， 右（左）空 1 字。（二）各种字号 秘密等级和保密期限： 3 号黑体； 紧急程度： 3 号黑体；版头：不大于 “22mmX 15mm ”的红色宋体；发文字号： 3 号仿宋；签 发 人： “

10、签发人 ”三字用 3 号仿宋，签名用 3 号楷体； 公文标题： 2 号宋体；公文正文： 3 号仿宋（包括主送机关、附件名） ；主 题 词： “主题词 ”三字用 3 号黑体，词目用 3 号宋体； 页码： 4 号阿拉伯数码。第三节公文的写法公文写作的一般顺序： 领导布置任务、确定写作主题 选择恰当的文种 用合适的方式表现出来 语言的使用 强化四种意识 强化文种意识 强化结构意识 强化语言意识 强化差别意识一、文种的选择（一）依据国家行政机关公文处理办法对13 种文种的规定。（二）要看作者与主要受文者 （ 即主送机关 ） 的工作关系。（三）要看作者单位的级别和权限。命令 议案公告1、XX 干部利用公

11、款游山玩水，某市纪委拟发文批评。2、 为加强野生动物的管理，广东省政府拟定了广东省野生动物保护条例（草案）向省人大 常委会提议。3、为实施西部大开发战略，国务院拟发文告知成立国务院西部地区开发领导小组4、 XX 省政府办公厅据国务院统一着装管理委员会的要求，对本省统一着装工作进行清理整顿， 拟将情况汇报给上级。5、为确保办法的贯彻执行，国务院发文对一些问题提出见解和主张。6、某中学要求区教委拨款增建新校区。7、南京市农业局请求请求南京市农业银行增加贷款。9、武警部队在 98 年抗洪抢险中，坚决执行党中央、国务院的指示精神，全力以赴抗洪抢险， 国务院发文予于表彰。公告与通告的区别 请示与报告的区

12、别二、公文的结构 （一）结构模块 关于表彰袁汉辉同学和华师大附中等单位的决定 各市、县、自治县人民政府，省府直属单位：袁汉辉同学在第 34届国际数学奥林匹克竞赛中获得金牌，为广东省争了光。为表彰 袁汉辉同学及华师大附中等单位的突出成绩，为促进我省的数学奥林匹克竞赛活动，培养青少 年热爱科学、勇于进取的精神，省人民政府决定：一、给予袁汉辉同学颁发奖状和奖金一万元；二、给予华师大附中和中山市教委颁发奖状和奖金各五千元；三、给予省数学学会和广东省数学奥林匹克业余学校颁发奖状和奖金各五千元。 希望袁汉辉同学和受表彰的单位，戒骄戒躁，再接再厉，争取更大成绩。广东省人民政府一九九三年八月十五 日公文的结构

13、方式具有程式化的特点，形成了 “五个要素 三个部分 ”的结构模式。五个要素：依据 公文制作的原由、背景、政策、理论、法规等；目的 公文达到什么意图； 文种承启语 以文种为动词的过渡性语言； 事项 公文的具体内容，是公文的重点； 要求 提出希望、要求。三个部分：前言； 主体； 结尾。山东省人民政府关于授予王克明等 8 名同志荣誉称号的通报 各市人民政府，各县 （市、区 ）人民政府，省政府各部门、各直属机构，各大企业，各高等院校：2005 年，全省广大科技工作者深入贯彻落实党的十六大和十六届三中、四中、五中全会精 神，全面落实科学发展观，深入实施 “科教兴鲁 ”和 “人才强省 ”战略，不断加强重大

14、、关键、共 性技术的研究与开发，积极推进高新技术成果的产业化，取得了一系列重大成果，促进了我省 经济和社会的持续、快速发展。为调动和激发广大科技人员开展科技创新的积极性和创造性，充分发挥先进模范人物的示范带动作用， 省政府决定： 对获得国家科技奖励首位人员给予表彰， 授予山东大学教授王克明、 中国科学院海洋研究所研究员相建海、 山东轻工业学院教授陈嘉川、 中国兵器工业第五二研究所烟台分所研究员曹贺全、山东农业大学教授董树亭、中国水产科学 研究院黄海水产研究所研究员唐启升等 6 名同志 “山东省先进工作者 ”荣誉称号 ; 授予招金矿业 股份有限公司金翅岭金矿研究员杜勤业、青岛海尔洗衣机有限公司高

15、级工程师曹春华等 2 名同 志 “山东省劳动模范 ”荣誉称号。希望受表彰的同志谦虚谨慎，戒骄戒躁，再接再厉，不断取得新的更大的成绩。全省广大 科技工作者要以先进模范人物为榜样，紧密团结在以胡锦涛同志为总书记的党中央周围，高举 邓小平理论伟大旗帜，认真学习实践 “三个代表 ”重要思想，求真务实，团结协作，开拓创新， 不断提高全省的科技创新能力和水平，为建设创新型省份作出更大贡献。山东省人民政府 二OO六年五月日目前一些单位层层召开表彰大会，并借表彰会之机，巧立名目，滥发奖金实物，不仅浪费了国 家资财，增加了财政负担，而且败坏了社会风气，为了加强廉政建设，改变工作作风，节约财 经开支，各级国家机关采取不同措施加以纠正，XX市人民政府就曾发出过紧急通知，通知要 求各区、县原则上不再召开表彰大会。确需召开的必须报经市人民政府批准，凡经批准召开的 县、区和各系统范围的表彰大会，可发奖状或口头表扬，一律不得发奖金、实物、纪念品和锦 旗等。各级财务部门和财会人员必须实