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1、公司证照管理办法第一章 总则第一条 为加强公司证照管理，规范证照的申请、保管、 使用、登记、变更、备案等工作程序，切实防范风险，根据中 华人民共和国公司法、中华人民共和国公司登记管理条例 等法律法规和管理规章，特制定本办法。本办法适用于公司及 所属各单位的证照管理。第二条 证照是公司以及所属各单位依法合规经营的重要 法律依据文件，其所载内容是各单位依法合规经营的前提条件 之一，必须给予妥善安全管理，并维护其严肃性。第三条 公司及所属各单位的证照管理采用分级负责的 原则。公司证照采用归口管理、管办分离、管用分离的原则， 并对公司所属各单位证照管理实行统一指导。第四条 本办法所称证照包括但不限于企
2、业类、财务类、 统计类、产权（房屋和土地）类和社保类、其他类证照等。具 体证照名称见附件 1证照类型说明。第五条 公司企业规划部为牵头部门，会同各证照归口部 门对公司证照进行管理，并对所属各单位证照管理情况进行监 督、检查、指导，对发生问题的单位进行处理。第二章 证照的申（换）领第六条 公司企业类证照的申（换）领工作由公司企业规 划部负责办理，财务类证照的申（换）领工作由公司财务部负 责办理，统计类证照的申（换）领工作由公司预算考核部负责 办理，产权（房屋和土地）类证照的申（换）领工作由公司办 公室负责办理，社保类证照的申（换）领工作由公司人力资源 部负责办理。其他类证照的申（换）领工作由公司
3、相关证照管 理归口部门负责办理。第七条 公司所属各单位各类证照的申（换）领工作由各 单位承担相关管理职能的归口部门负责办理。第八条 公司所属单位若为新成立单位，在组织机构和人 员结构尚未建立的情况下，企业类证照的申领工作由公司企业 规划部负责办理，财务类证照的申领工作由公司财务部负责办 理，统计类证照的申领工作由公司预算考核部负责办理，产权 （房屋和土地）类证照的申领工作由公司办公室负责办理，社 保类证照的申领工作由公司人力资源部负责办理。第九条 公司所属各单位证照申办成功后，须及时向上级 证照管理归口部门报备。报备单位应填写证照报备表（见附件 2），并同报备的证照电子扫描件或复印件一并上报。
4、第三章 证照的变更、延期、维护第十条 公司企业类证照的变更、延期、维护工作由公司 企业规划部负责办理（但中国企业境外投资批准证书、对 外承包工程合格证书的变更、延期、维护工作由海外事业部 负责办理），财务类证照的变更、延期、维护工作由公司财务 部负责办理，统计类证照的变更、延期、维护工作由公司预算 考核部负责办理，产权（房屋和土地）类证照的变更、延期、 维护工作由公司办公室负责办理，社保类证照的变更、延期、 维护工作由公司人力资源部负责办理。其他类证照的变更、延 期、维护工作由公司相关证照管理归口部门负责办理。第十一条 公司所属各单位各类证照的变更、延期、维护 工作由各单位承担相关管理职能的归
5、口部门负责办理。第十二条 公司所属各单位证照变更、延期、维护工作完 成后，须及时向上级证照管理归口部门报备。报备单位应填写 证照报备表（见附件 2），并同报备的证照电子扫描件或复印 件一并上报。第四章 证照的日常管理第十三条 公司企业规划部负责公司企业类证照的登记、 备案、年报、保管、领取与移交、统计汇总等日常管理工作， 与颁发公司相应证照的部门和机构进行沟通联络，并指导所属 单位相应证照的申（换）领、变更、保管、登记、备案、年报 等工作。公司财务部负责财务类证照的登记、备案、年报、保管、 领取与移交、统计汇总等日常管理工作，与颁发公司相应证照 的部门和机构进行沟通联络，并指导所属单位相应证照
6、的申 （换）领、变更、保管、登记、备案、年报等工作。公司预算考核部负责统计类证照的登记、备案、年报、保 管、领取与移交、统计汇总等日常管理工作，与颁发公司相应 证照的部门和机构进行沟通联络，并指导所属单位相应证照的 申（换）领、变更、保管、登记、备案、年报等工作。公司办公室负责产权（房屋和土地）类证照的登记、备案、 年报、保管、领取与移交、统计汇总等日常管理工作，与颁发 公司相应证照的部门和机构进行沟通联络，并指导所属单位相 应证照的申（换）领、变更、保管、登记、备案、年报等工作。公司人力资源部负责社保类证照的登记、备案、年报、保 管、领取与移交、统计汇总等日常管理工作，与颁发公司相应 证照的
7、部门和机构进行沟通联络，并指导所属单位相应证照的 申（换）领、变更、保管、登记、备案、年报等工作。公司其他类证照管理归口部门负责相关类证照的登记、备 案、年报、保管、领取与移交、统计汇总等日常管理工作，与 颁发公司相应证照的部门和机构进行沟通联络，并指导所属单 位相应证照的申（换）领、变更、保管、登记、备案、年报等 工作。第十四条 公司所属各单位承担相关管理职能的各类证照 归口部门负责相关类证照的登记、备案、年报、保管、领取与 移交、统计汇总等日常管理工作，与颁发本单位相应证照的部 门和机构进行沟通联络。第十五条 公司及所属各单位各类证照管理部门应设有专 人负责证照的日常管理，确保证照的安全、
8、合法、有效及证照 上所载内容与实际保持一致，并建立证照清单和流转交接登记 簿，规范管理流程。第五章 证照的使用第十六条 为防范风险，公司证照原件（含正本、副本） 原则上不能对外提供或使用。因业务需要必须对外提供原件 时，必须严格履行借用审批手续，并确保妥善使用，按时归还。第十七条 公司各部门如因业务需要，须对外提供公司证 照原件、复印件、电子扫描件时，需由借用部门填写证照借 用申请表（附件 3），经借用部门负责人审批签字并加盖部 门印章，报相应证照管理归口部门审批后，方能办理借用手续。第十八条 公司所属各单位如因业务需要，必须对外提供 公司证照原件、复印件、电子扫描件时，需由所属单位借用部 门
9、填写证照借用申请单（附件3），经借用部门负责人审 批签字并加盖所属单位公章，报公司相应证照管理归口部门审 批后，方能办理借用手续。第十九条 公司证照原件、复印件、电子扫描件必须在规 定范围和借用期限内使用。证照原件使用完毕后，应立即归还 并办理相应归还手续。若未能按时归还，必须提交书面材料加 以说明。证照的电子扫描件使用完毕后应立即删除，不得擅自 留存、使用和外借。未经授权审批，任何部门、单位和个人不得使用、转借、 复印公司证照原件、复印件和电子扫描件。第二十条 证照管理责任人应确保证照借用、归还登记的 及时性和完整性，并及时追踪证照使用情况。证照借用部门、单位和个人应妥善使用和保管证照，应确
10、 保证照的安全性、完整性和整洁性。第二十一条 公司所属各单位如因业务需要，必须对外提 供本单位证照原件、复印件、电子扫描件时，应结合本单位实 际情况，履行属地管理职责，规范借用操作流程，明确证照管 理责任人和使用责任人。第六章 证照的补办第二十二条 借用部门、单位和个人将公司证照原件遗失 或损毁的，应于两日内呈书面报告（加盖部门/单位公章）至公 司证照管理归口部门，公司证照管理归口部门应及时进行相应 处理（登报挂失、声明作废等）和补办。公司企业类证照的补办工作由公司企业规划部负责办理， 财务类证照的补办工作由公司财务部负责办理，统计类证照的 补办工作由公司预算考核部负责办理，产权（房屋和土地）
11、类 证照的补办工作由公司办公室负责办理，社保类证照的补办工 作由公司人力资源部负责办理。其他类证照的补办工作由公司 相关证照管理归口部门负责办理。第二十三条 公司所属各单位证照原件若遗失或损毁时， 应及时向上级证照管理归口部门上报，并应按照单位有关规定 给予有关责任人处罚。公司所属各单位各类证照的补办工作由各单位承担相关 管理职能的各类证照归口部门负责办理。第七章 证照的注销和作废第二十四条 证照需注销或作废的，各证照管理归口部门 应及时办理。公司企业类证照的注销和作废工作由公司企业规 划部负责办理，财务类证照的注销和作废工作由公司财务部负 责办理，统计类证照的注销和作废工作由公司预算考核部负
12、责 办理，产权（房屋和土地）类证照的注销和作废工作由公司办 公室负责办理，社保类证照的注销和作废工作由公司人力资源 部负责办理。其他类证照的注销和作废工作由公司相关证照管 理归口部门负责办理。证照注销和作废工作完成后，公司相关证照管理归口部门 应及时对注销和作废工作进行备案和通报，并不得继续使用。 其他持有已注销证照复印件和电子扫描件的部门、单位和个人 应及时进行销毁或删除，不得继续使用。各单位销毁证照时须 在各单位相关证照管理归口部门和监察部门共同监督下进行。如因工作需要必须使用已注销或作废的证照原件、电子扫 描件和复印件的，应按第五章的相关规定办理手续。第二十五条 公司所属各单位各类证照的
13、注销和作废工作 由各单位承担相关管理职能的各类证照归口部门负责办理。公司所属各单位证照注销和作废工作完成后，须及时向上 级证照管理归口部门报备。报备单位应填写证照报备表（见附 件 2），并同相关备案文件一并上报。第八章 罚则第二十六条 对违反本办法规定的部门、单位和人员，公 司将视情况给相应处罚：一般违反的，公司将给予口头警告、 书面警告或通报批评；发生下列行为之一的，对相关部门、单 位给予2000至10000元的处罚，对相关人员给予 500元至1000 元的处罚，并由其负责承担补办证照等弥补损失的相关费用； 构成犯罪的，移交司法机关处理：（一）损毁证照的、损毁证照不报告或延迟报告的；（二）遗
14、失证照的、遗失证照不报告或延迟报告的；（三）出租、出借、转让证照的；（四）冒用、盗用、伪造、变造、涂改证照的；（五）因管理不善造成其他严重后果或恶劣影响的。 各单位应对违反本办法规定的部门、单位和人员制订相应的处罚规定。第九章 附则第二十七条 公司所属各单位应参照本办法，并结合本单 位证照管理实际情况，制定本单位的证照管理规定，明确证照 管理职责和操作规范。第二十八条 本办法由公司企业规划部负责制定和解释。第二十九条 本办法自印发之日起施行。附件：1.证照类型说明2.证照备案表3.证照借用申请单附件 1：证照类型说明一、企业类证照：营业执照正副本 组织机构代码证正副本 建筑业企业资质证书正副本
15、-施工类 建筑业企业资质证书正副本-设计类 建筑业企业安全生产许可证正副本 公司名称变更通知书公司章程中国企业境外投资批准证书对外承包工程合格证书二、财务类证照：税务证正副本开户许可证三、统计类证照：统计登记证正副本四、产权类证照：房产证土地证五、社保类证照：社保登记证六、其他类证照附件 2：证照备案表报备日期：1.备案类型：新办、变更、注销、作废等。2.证照名称：营业执照、组织机构代码证、税务证等。3报备材料：在相应的材料类型（扫描件/复印件）下面划“V”附件 3：证照借用申请单证照借用申请单证照名称借用事由借用日期预计归还日期申请人签字申请人联系方式申请部门部门负责人签字部门/单位印章证照管理 归口部门 审批意见部门负责人/主管人员签字：日期：注：借用人填写一部门负责人签字一部门/单位盖章一报证照管理归口部门审批
