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1、2023年信息传递管理制度案例(4篇) 书目 第1篇物业文件报批信息传递程序管理规定 第2篇顾问物业项目信息传递管理规定 第3篇物业公司程序文件信息传递管理程序 第4篇物业信息传递管理程序文件 物业文件报批信息传递程序管理规定 物业文件报批和信息传递程序管理规定 1、目的: 为规范文件报批和信息传递流程,削减管理失误,提高效率。 2、适用范围: *(顾问项目)管理处 3、职责: 信息资料员负责管理处的信息收集、汇总工作。 4、方法和过程限制: 4.1文件报批流程 4.1.1关于报批部门 4.1.1.1各种重要信息的报送部门、电脑选购的审批部门为上级领导审批。 4.1.1.2人事、行政类文件、员
2、工活动的报批部门为综合管理部; 4.1.1.3经营管理类文件的报批部门为管理处经理; 4.1.1.4财务管理类文件及各种收费标准的报批部门为财务部。 4.1.2报批程序 4.1.2.1由单一部门审批的文件,由报批部门干脆报相应审批部门审批; 4.1.2.2需由多个部门审批或业务部门不能确定由哪一部门审批的文件报经理审批,由经理综合协调负责转发相关部门(人员)和跟踪。 4.1.2.3报批文件只能运用单一收件人(可抄送相关人员)。 4.1.2.4发件人以收件人为跟踪对象,收件人负责文件的审批跟踪。 4.1.2.5文件须有签署人。 4.1.3各部门在执行过程中可将看法刚好反馈给经理。 4.2信息传递
3、管理制度 4.2.1各部门人员应保持开放心态,刚好、精确地将信息在内部发布或传递给相应部门。 4.2.2各部门主管是本部门信息工作的第一责任人,全权负责本部门的信息管理工作。 4.2.3各部门之间及部门内部以正常的信息传递方式传递真实、完整的信息,不得传播未经证明的加入个人主观臆测的信息,对以非正常方式传播对公司造成不良影响的信息者将追究其相应责任,严峻者将移交司法机关处理。 4.2.4员工应树立高度的保密意识,严格限制信息传递的范围,不得将受控的信息向无关人员泄露。 4.2.5各部门须在每月月末最终一天下班前(遇节假日向前顺延)将本部门月度工作安排表和月度工作完成状况表上交经理审核、顾问审批
4、及打印张贴;各部门须在每周五前将本部门的周信息报上交经理审核、顾问审批及打印张贴;如入伙、装修、各类公司定义的专项工作负责人需每天填报专项工作日报,并于每日下班前提交经理审核、顾问审批后交信息管理员收档;各部门应刚好将本部门各类管理信息、突发事务、顾客投诉、重要会议或活动信息,按规定要求发送给相关领导或总公司相关部门,其中重大、突发事务,在事发生后1小时内上报经理或有关领导,所实行措施应在三天之内上报。 4.2.6各部门人员向其他部门发送邮件或文件必需抄送本部门主管,否则将视为重大的违反公司规定处理。 4.2.7各部门对上网帐号及密码要严格管理,部门及职员的上网密码应每月更换一次,如本部门有人
5、员离职,应马上更换其在职期间所驾驭的全部密码,以确保信息平安。 4.2.8不得利用internet及e-mail信箱从事危害国家平安,泄露国家隐私等犯罪活动。 4.2.9不得利用互联网泄露公司机密,查阅、复制和传播非法言论、淫秽黄色信息,对违反此规定的行为,公司将做肃穆处理。 4.2.10操作时,应遵守internet国际惯例,不得向他人发送恶意的、挑衅的邮件,不得随意向不相识的企业或机构的信箱发送商业广告。 4.2.11不得利用internet从事私人工作,综合管理部将定期对各帐号运用状况进行监控、检查。 顾问物业项目信息传递管理规定 物业顾问项目信息传递管理规定 1.目的 为规范管理处信息
6、收集、分析及反馈流程,提高信息对管理处经营管理应用水平。 2.范围 *物业管理处 3.职责 3.1综合管理部:负责管理处信息管理工作的整体规划及指导、监督及信息流程的制定,全部管理处相关经营和管理信息的整合、收集、传递、跟踪及监督工作; 3.2部门主管:负责部门内业务信息的流转、管理和处理,依据职能指定专人对信息进行分析、反馈工作; 3.3全体员工:对个人涉及到的管理处相关信息均有收集、传递、反馈和按规定保密的义务,对信息在流程中出现任何问题,有权刚好反映或提出合理化建议。 4.方法及过程限制 4.1各部门应保持开放心态,刚好、精确地将信息传递给管理处相应部门和人员; 4.2各部门之间及部门内
7、部应以正常的信息传递方式传递真实、完整的信息,不得传播未经证明地加入个人主观臆测的信息,对以非正常方式传播信息对管理处造成不良影响的人员,管理处将追究其相应责任; 4.3管理处员工应树立高度的保密意识,严格限制信息传递的范围,不得将受控信息向无关人员泄露; 4.4综合管理部负责通过各种媒体收集、发布有关物业管理行业信息及管理处的内部管理信息,并有针对性地进行深化分析; 4.5综合管理部负责接收、转发与地产及其他外部往来的信息和文件,刚好传递给相关领导及责任部门(人),并负责有关工作的落实、反馈; 4.6管理处各部门负责收集来自客户的投诉、建议、需求等信息,负责本部门日常管理过程中的阅历、举措等
8、管理信息的搜集、报送; 4.7各部门各类管理信息、突发事务、顾客投诉、重要会议或活动信息,按规定要求刚好报送给管理处相关领导或职能部门; 4.8各部门对发生的重大、突发事务信息,在事发后半小时内上报综合管理部或经理,所实行措施及处理状况应在三天之内汇报; 4.9各部门须在每月30日前汇总本部门当月工作完成状况和下月工作安排,报管理处综合管理部。综合管理部须在每月30日前制定管理处下月工作安排; 4.10综合管理部负责对各部门反映的问题,及各部门须要管理处或其他部门协调解决的问题的处理状况进行跟踪,并将结果刚好反馈给相关领导及部门; 4.11各部门须在每年12月30日前汇总部门本年度工作完成状况
9、,制定下年度工作安排,报管理处综合管理部。综合管理部在每年1月20日前制定管理处年度工作安排。 物业公司程序文件信息传递管理程序 物业公司程序文件之信息传递管理程序 1.目的 规范公司信息传递流程,加强信息管理,充分发挥信息管理工作在企业经营管理中的作用。 2.范围 适用于公司范围内信息管理工作的全过程。 3.职责 3.1总经理办公室为公司信息管理工作的主管部门,负责公司全部相关信息的收集、整合、传递、跟踪及分析工作。 3.2各部门经理是本部门信息管理工作第一责任人,对本部门信息管理工作的有效性、刚好性、精确性负责。 3.3各部门指定专人担当信息员,负责本部门各项日常信息管理工作。 4.方法和
10、过程限制 4.1信息的收集 4.1.1 总经理办公室应充分利用互联网、媒体、政府机关、行业协会、*集团及集团内其它企业等渠道,建立并不断完善公司的信息收集系统。 4.1.2总经理办公室负责收集以下信息: a.物业管理和企业经营的相关法律、法规;政府、主管部门、行业协会的通知、通告、指令及信息等; b.房地产、物业管理行业的新闻、动态、信息等; c.公司内部的管理信息、突发事务、重要会议及活动信息等; d.新闻媒介对本公司、*地产、集团总部及集团内其它企业的报道; e.与经营管理相关的信息和资讯,如相关产品和服务信息、先进的管理阅历等; f.*集团总部、*地产公司及集团内其他公司的有关信息。 4
11、.1.3公司各部门负责收集以下信息: a.公司其他部门发送的各类工作信息; b.来自顾客的投诉、建议、需求等信息; c.其他部门的日常管理阅历和举措; d.与本部门相关的政府及行业信息; e.部门的管理信息、紧急事务、重要会议及活动等。 4.2公司内部信息的传递 4.2.1 每月2日和17日pm17:30前,各部门应将上一期的日常信息,填入业务(职能)部门信息半月报并上载到内部信息网(如遇休息日或节假日,报送时限顺延)。半月报的信息区间为每月1日至15日为上半月,每月16日至月底为下半月; 4.2.2 每月1日前制定本部门月工作安排,并将上月工作完成状况在月工作安排表中体现,上载到内部信息网相
12、应栏目; 4.2.3 部门级重要会议应在会议结束后3个工作日内完成会议纪要,通过邮件形式发送公司总经理办公室; 4.2.4每季度首月20日前完成上一季度管理报告,并在公司内部网页相应栏目内发布; 4.2.5公司及各职能部门现行制度所要求即时报送并处理的各类信息,如突发事务、重大投诉等,由各部门根据相关制度或体系文件要求的格式和时限以邮件形式主报归口部门并抄报总经理办公室; 4.2.6各部门发生突发事务除按上述要求处理外,还应在事发后1小时内知会总经理办公室和相关领导,报送形式不限。同时每隔3-5天将处理过程和结果反馈总经理办公室和相关领导,直至问题处理完毕; 4.2.7信息员若不能确定信息报送
13、部门,重要性较高的信息,工作时间发生的应在发生当日,非工作时间发生的应在事务发生后1个工作日内以信息快报的形式上报总经理办公室; 4.2.8各部门信息半月报和信息快报的内容原则上不应重复; 4.2.9向公司全体发送的信息,可在内部信息网的网上公告栏目发布,原则上此类信息不再用outlook形式发送,以提高工作效率; 4.2.10重要信息必需通过邮件形式按限定级别发送,不得通过信息网络发 4.2.11各部门应定期对本部门网页内容进行更新和维护,强化内部网的运用效率; 4.2.12职能部门在内部信息网发布的需下发到各部门的信息,应注明传送级别,由各部门信息员依据要求实行打印、张贴、传阅或会议等形式
14、传达到部门内相应级别,未附传送级别的信息视为要求传达到全体员工; 4.2.13各部门如需职能部门帮助完成某项工作,应同时将邮件抄送对方部门经理或业务主管,否则将视为无效信息。 4.3公司信息的传递 4.3.1总经理办公室每月3日和18日负责汇总公司半月工作信息,完成公司物业管理半月报的编辑和上载,报送集团物业管理部,抄报集团办公室、设计工程部和*地产公司; 4.3.2若公司发生重大事务,总经理办公室应在事务发生后两个工作日内编辑公司物业信息快报,报送集团物业管理部及地产公司。且在事务发生后刚好将处理状况报送集团相关领导和职能部门,并跟踪事务进展,直至问题妥当处理完毕; 4.3.3公司级会议由总经理办公室在会议结束后三个工作日内完成会议纪要,并传递至相关人员; 4.3.4除在固定时间向集团和地产公司报送固定栏目信息外,总经理办公室还应刚好将公司各类重要管理信息、重要人事变动、活动信息等
