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1、公文写作实训O案例内容某商贸集团总公司是省属的集化工,电子,服装,原材料,副食品等进出口贸易于一体的大型国有企业. 目前拥有分公司 15 家,总资产近 150 亿元,在职职工近 5 万人.在开发国内外两个市场中不断发展壮 大。商贸集团第五分公司主要经销副食品.几年来,随着城乡人民生活水平的不断提高,第五分公司的市场 前景越来越广阔,分公司的规模也不断扩大.1999年,第五分公司所属的一个副食品冷库,需要扩建.根 据有关人员反映,自 1996 年以来,由于市场经济的迅速发展,农村许多地方办起了养殖场,鱼塘等,有 的实行了联营,鲜肉,鲜蛋,鱼虾等副食品大量增加,极大地丰富了菜篮子.但原有冷库不能满
2、足需要. 他们想在分公司所在地的东望县再建一个冷库,面积为90X60打，这样，可储存鲜肉，鲜蛋，鱼虾等近 200吨,还想进口部分冷冻设备.请求总公司拨款800万元.若有可能,将于今年（1999年）破土动工,争 取明年下半年投入使用.第五分公司将选派一名有经验有能力的副经理分管此项工作。商贸集团总公司接到第五分公司的请示后，当即予以回复.希望分公司接此文后，即同当地有关部门协 商，在保障安全的前提下，选好建库地址，按期投入使用.所拨资金要专款专用，不得超支.作为扩建冷 库的专用资金，进口高级冷库设备不合适，需要的外汇太多，而且懂得外国冷冻设备安装和调试的技术 人员也不好找.要求拨 800 万元建
3、一个冷库，标准太高.因为国家资金有限，标准太高，也无太大必要， 所以，只拨给建筑款项500万元随着市场经济的发展和我国即将加入WTO,扩建冷库很有必要款不够, 可采用其它办法筹款，你们自行安排，但要符合国家政策。第五分公司接到总公司批复和建筑款后，当即派王副经理负责此项工作.第五分公司采取股份办法，自 筹资金 100 万元.王副经理组织一干人马，经过严格的招标后，确定由本省建筑工程公司第三建筑队负 责施工.工程于1999年3月破土动工，2000年7月10日竣工.然后，又用了近20天时间布置，安装，调 试设备，该冷库于2000年8月1日正式投入使用.该冷库建在东望县南郊，西邻火车站，东邻108国
4、道， 交通运输便利该冷库占地面积为80X50打，分上下两层，四个区域,分别储存肉类，蛋品，海鲜等，储 藏量可达 200 吨.分公司又自筹资金，购置了一套国产冷冻设备，冷冻效果很好，扩大了市场销售量.该 冷库投入使用3个月来，营业收入就比去年同期增长了20%，极大地鼓舞了干部和职工.职工纷纷表示， 要以更大的热情投入工作，为了公司的发展，不怕苦和累.第五分公司的经理非常高兴，于2000年11月， 写报告向总公司汇报了这些情况。O实训要求根据案例内容，以第五分公司的名义写一份主送给商贸集团总公司的请示。 根据案例内容，以商贸集团总公司的名义写一份给第五分公司的批复。 根据案例内容，写一份第五分公司
5、向总公司汇报建冷库情况及投入使用后情况的报告。 所有文件均在计算机上完成，并打印，装订成册.文档要求格式规范，内容正确，条理清晰，表意精确。O写作提示请示原因是请示的主体，为达到请示的目的，请示的原因必须要写清楚，以求得上级的理解和认同，写 原因，要抓住实质，切中要害.请示事项是请示的关键，请示事项要写具体，明确，语气要平实，恳切.请 示结尾应当使用恰当的请求语，如以上请示当否（妥否），请批准（批复，批示）等。批复开头应引叙来文;批复内容要针对请示而写，要明确，具体，有针对性;批复的观点要明确，切忌模 棱两可。报告篇幅较长，内容较多，写作时要善于抓住事物的本质，突出重点，要点，不要写成流水帐;
6、要注意合 理安排结构，层次;要注意报告与请示的区别。会务工作实训案例描述近年来，中国家电业迅猛发展。这不只表现在家电品种的增加，更主要是表现在中国家电业在全 球市场份额的扩大。比如，中国制造的彩电已占全球市场份额的29%，洗衣机占24%，电冰箱占16%， 空调占 30%，而照相机和电话机则超过 50%，微波炉的数字更是惊人，单是广东格兰仕一个厂生产的 微波炉就占全球市场份额的35%。最近，手机和电脑的生产量与销售量也直线上升。这一分充分说明 中国家电业在逐步发展壮大、走向成熟，中国家电业在基本上占据了国内市场的同时，迅速占领国际 市场。当然，形成这种局面的原因是多方面的，除了我们国家良好的经济
7、环境、优惠的经济政策外，企 业自身素质的提高也是重要因素，他们注重开发科技含量高的新产品，注重产品质量、售后服务等， 重视了现代经济管理体制作在企业发展中的作用。这不，国内一家着名的家电公司朝阳家电公司正在 召开有关会议，讨论关于近期召开全国各地客户咨询洽谈会的有关事宜。朝阳家电公司是一家改制后 的大型国有企业，公司资产雄厚，员工众多，着名科技人员和高层管理人员云集。公司在做好内部管 理工作的同时，也注意做好客户管理工作。最近几年，公司推出了一系列新产品，占领了国内50%以 上的家电市场，在国外也影响很大。最近，公司又在电脑、手机、电视等多个项目上研制生产出新型、 新款产品，准备在这次客户咨询
8、洽谈会上亮相，以此引起客户和消费者的关注。会上，营销部主任提 供了一份本公司客户名单，各种单位和个人有二三百个。公司决定给这些单位和个人发出邀请信，邀 请他们参加本公司关于新产品的大型客户咨询洽谈会。公司派主抓公关、销售的王副经理负责此项工 作，迅速成立会务筹备处，拟定会议方案，准备大会所用各种材料。会议定于2002 年 10月 10日在 北京国际会议中心召开，食宿也在北京国际会议中心，会期暂定5 天，其中第一天开幕式，第二天专 家讲座，第三天专家咨询，第四天专项合作项目洽谈，第五天组织客户游览长城。公司要求大会必须 圆满成功，以达到公司举行这次活动的目的。王副经理立即成立了大会筹备处，成员有
9、10 人。他们首先召集会务工作会议，明确将要召开的 咨询洽谈大会的主题，即宣传新产品，洽谈新业务。围绕主题，拟定大会筹备方案。确定参加会议的 正式人员 280 人，特邀有关领导和专家10 人，工作人员10人。确定了大会的议程和会议所需要的各 种材料，大会所需的经费预算，请有关领导和专家讲话的建议等。该方案报经公司领导审核、讨论、 修改、完善后，筹备处马上给各位成员明确分工。主要分工有：准备会议所需文件（包括起草会议通 知，公司总经理的开幕词，有关领导的讲话稿，有关新产品的情况资料，与会议有关的背景材料等）； 会务服务生活保障（包括发会议通知，接待，签发，分发文件和物品，安排住宿，布置会场等）；
10、宣 传报道（联系新闻媒体，通报会议情况，编写会议纪要等）；对外联络（包括联系旅游，预订返程车、 船、机票等）。经过精心准备，各方人员如期到会，新产品咨询洽谈会按时召开。但是，在与会人员报到时，负 责接待签到的小张发现，有十几个会员在报到单上注明“回族”或其他民族。小张及时把这一情况报 告给王副经理，王副经理马上通知有关人员安排不同民族风味的饭菜，使与会人员都非常满意。会议 按计划顺利进行，与会人员对该公司的新产品非常满意，专家的讲解时间、介绍更使与会人员大开眼 界。利用会议休息时间，公司还应与会人员的要求，组织参观了公司的生产车间等场地。会务筹备处 还安排了舞会等娱乐项目，最后一天的游长城更是
11、其乐融融，热闹非凡，大家像老朋友似的说笑着、 唱着登上长城，年轻人还进行了登长城比赛。公司王副经理在长城上即兴演说，把长城的历史同当今 中国经济的繁荣结合起来，使得客人们群情激昂，振奋不已。客人们都表示，对这种形式的会议很满 意，他们了解了生产公司的情况，了解了公司产品的特点。在经销这种产品时就会有的放矢地介绍产 品，这增加了他们销售的积极性。因此，这次会上，公司签订的订单是出人意外的多。在游长城回来 后，还有单位同公司签订合同。新产品咨询洽谈会结束了。公司送走了客人后，进行会后总结。总结会上，公司总经理认为，这 次会议开得很成功。会务筹备处的准备工作做得周密细致，会议的组织接待工作做得很好，
12、为公司赢 得良好的人气指数打下了基础。再加上新产品过硬的质量，专家精辟的讲解等，使得这次会议达到了 预期的目的，圆满成功。王副经理也讲了话，他主要指出这次大会上的一些疏漏之处，比如，在准备 期间，把一个常识性的问题给遗忘了，那就是少数民族人员的就餐问题。虽说是一个小问题，但处理 不好也会造成不好的影响。幸亏发现及时，及早解决，才没有影响客户的情绪，使大会能顺利进行。 在此特表扬小张工作细致，发现问题及时反映，尽早解决。另外，会议简报出得不够及时，没有把会 议上的情况及时通报给有关人员，尤其是最后签订合同的情况，这可能是会期结束，有些人员思想松 懈造成的，以后要吸取这方面的教训。总结会上还通报了
13、这次咨询洽谈会上的收获，80%的与会者都 同公司签订了合同，超出了预计的数量。这也为公司下一步的工作提出了更高的要求。尽管如此，公 司上下都很高兴。总经理决定，对大会筹备处的人员每人奖励一个月的奖金。最后，要求大会筹备处 尽快把与会这次大会有关的材料都整理出来。实训要求：请认真思考并组织讨论以下问题： 假如你是会议筹备处的一员，请你为新产品咨询洽谈会拟定会议方案。参加这次咨询洽谈会的人员来自全国各地，人员的文化程度、素质等因素各不相同。如果你是会议 的组织者，你会如何组织接待他们怎样使他们对会中服务感到满意 你是对该公司的这次会议满意吗你认为哪些地方可取，哪些地方不可取实训提示：此案例设置的主
14、要目的是让学生对会务工作有一个具体、清晰的认识，在阅读案例时可把会务工作 分为“会前准备”、“会间服务”、“会后工作”三部分来中以学习领会。从案例中暴露出的疏漏之处汲取教训，为以后从事实际工作打下基础。日常事务案例描述长春金成集团有限责任公司是生产“金成”牌防盗门的专业集团公司。金成防盗门是首个通过国 家公安部检测认定，并且在同行业中唯一一个通过IS09001国际质量体系谁的防盗门产品，荣获28 项国家专利以及诸多荣誉奖项，成为中国名牌。金成集团现已在全国范围内建立了统一的营销网络，产品遍布全国，并且在沈阳、北京、上海、 广州、济南、福州等地建立了分公司。在对外贸易中，金成防盗门已行销俄罗斯、
15、东南亚等国家和地 区，并向更广阔的国际市场进军。2000年底，金成集团斥资3亿元兴建的占地面积为万平方米的现 代化厂区已建成投产，年生产能力将达到200万樘。金成集团已成为亚洲较大的防盗门生产基础。集团不断开发创新，先后推出了复合门、欧化门、工程门、子母门、自动锁欧化门、中高等彩板 门、楼宇门、防火门、浮雕门等产品。“铸造至尊，诚实守信”是金成永恒的宗旨，“安全亿万人家”是金成永恒的追求。1998年，集团在上海星海大商场内，利用商场客流量多的优势，以店中店的形式，开了一家“金 成”防盗专卖店。随后又与一位私营业主保作，在上海的两条主要街道淮海路与南京路上开设了 两家分店。近几年来，随着上海城市
16、改造建设步伐的加快，房地产热又逐渐兴起，防盗门市场潜力凸现，可 竞争对手也随之而来，像“昌瑞”、“飞云”等先后进军上海市场，而且来势凶猛。金成为了在竞争中 脱颖而出，首先力求将广告做得有声有色，“金成进万家，万家欢乐多”，成功的广告语一时传遍大街 小巷。其次，在质量上狠下工夫，使“金成”防盗门的质量明显高于其他同类产品，又因其价格适中， 赢得了大多工薪阶层的赞叹。几年下来，“金成”上海专卖的销售额有了显着的突破。工程项目一直 以来也都做得不错，上海有很多“花园”、“新村”都是用“金成门”。主管希望各专卖店在原来的基 础上，能够更进一步提高售后服务水平，以巩固金成的品牌。专卖店共有50名员工，其中主管、秘书各一名，专卖分店店长两名，销售员、营业人员、技术 维修人员若干；设销售部、技术部、会计室等部门。所有员工的平均年龄在35岁左右，具备相应的 专业技术知识。这些人员大多有较丰富的业经验与良好的人际沟通能力，工作认真、仔细、珍惜岗位
