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1、管理制度 ) 公司供应事务处理制度制度名公司供应事务处理制度电子文件编码GLZD128页码5-1第壹条供应事务的方针1供应部门必须经常从经济和使用效果俩个方面出发，选择最合适的 物品。2.必须认真制订且审查采购计划，努力掌握采购技巧和技术；且且经常 能站于公司的全局立场上， 冷静思考和判断， 谋求最有利的采购机会。3和供应商协调好关系，努力提高自身的谈判地位，以最小的代价和 最佳的采购条件，达成每壹笔交易。4避免供应业务给整个公司整体事务运作带来不利影响，有效地安排 好物品的采购和供应工作。5加强成本意识，于不影响各部门事务工作正常开展的前提下，严格 控制物品的收发领用量，杜绝壹切浪费和不当消
2、耗，保管好物品，使 供应工作及时、准确。第二条供应事务的机构1供应事务分别由订购、验收入库和保管出库三个组承担，不同事务 不得由同壹个人兼管。2为了使供应工作专业化，使供应人员具有较高的商品知识、市场交 易知识以及和供应商打交道的技能，能够按物品品种，如印刷制品、 消耗品、杂品和器具等等，来划分各供应人员的职务工作。3主管科长乃至主管部长，有责任贯彻供应事务的方针，使供应机构 的工作能紧紧围绕方针展开。4为了经常地把握市场中合适且优良的物品，从各部科选拔合适的人选，组成“供应物品研究委员会”签发人责任人签名制度名公司供应事务处理制度电子文件编码GLZD128页码5-2第三条供应设置1订购、验收
3、和保管三个组必须分开设置，但又不能完全割裂开来； 分组设置以及有关布局要便于三个组彼此联络。2订购组的事务室，要布置于便于外来联系业务者进出的位置。有关 接待业务尽可能规范化和程序化， 包括应答、 交涉和接洽的语言均尽 可能规范化。3物品接受和检验或清点，尽可能设置于宽广的场所，且配置适当的 设备，以便进行充分的检验和核对。验收环节不充分，后患无穷，质 量不合格，或数量不足等等，均成为本企业的损失。4保管场所壹定要有遮掩和隔离，领用者或其他部门人员，不得或不 能随便进入物品保管场所和仓库。第四条购买计划1供应物品的采购，原则上有计划，按批量统壹进行。任何零星、分 散的、无计划的采购，均会加大采
4、购成本，且且不能确保获得最合适 的物品。2订购组应该经常地对主要中间商和生产企业，以及市场情况进行调 查研究，且把各种调研结果记录下来，汇编成册。且且，由壹线人员 每天记录物品市场的价格变动情况， 以及商品目录变动情况， 使本公 司的订购和交易谈判工作更富有计划性。3平时注意各种有利的交易条件，包括交货期、规格、支付条件、物 品退换、折扣、送货和交货条件、交易方式，以及有关订购和接货事签发人责任人签名制度名公司供应事务处理制度电子文件编码GLZD128页码5-31）填写“当地采购申请传票”（壹式三份），其中俩份交总公司供应科。于申请传票中如实写清当地的价格。（2）供应科据此进行测算，包括考虑批
5、量采购折扣、运输费和采购 或订购费等等，作出决策，于申请传票上作出批示，返回分事业 单位，指示其按供应科的决定行事。（3）返回分事业单位的“申请传票”，作为日后向总公司财务科结 算的凭证。第五条用品规格及采购基准1编制标准的物品目录及其分类，对器具、备品、账票、消耗品等主 要物品作出规定，以作为制订供应计划和供应事务的基准。标准目录尽可能具体、明确，例如账票，写明（ 1 ）名称，（ 2 ）格式，（3 ）纸张质地，（ 4）大小尺寸，（ 5）装订，（ 6）每册（本）页 数，（ 7）单价，（ 8）色彩等等。2确定采购或订购规格和样品，于采购或订购时参照选购，或者提供给供应商，按规格和样品供货，且作为
6、接货和验货的基准。3对特别重要的物品，必须从使用成本的角度审视，确定采购物品的规格及采购基准。4制订有关物品采购、供应以及改良物品的提案制度，改善物品供应事务。第六条供应事务的运行1供应事务的主管，应该经常检查部下于执行订购方针、计划以及处理事务过程中的情况，发现问题及时予以纠正签发人责任人签名制度名公司供应事务处理制度电子文件编码GLZD128页码5-43采购人员必须公正自律，从企业的利益出发，采购合适和价格合理的物品。4于采购上既要注意“货比三家”，利用竞争竞价，谋求低成本购买 上的好处；又要善于利用集中订购，以及长期订购的手段，提高交 易地位，谋求有利的采购条件。5有组织地对供应商进行调
7、查和选择，把握供应商的供货信誉、资信 以及物品质量。6于选择新供货伙伴时，必须进行实地调查，按事先设计的调查用表 进行填写，交给供应科长裁决。对壹些重要的供应商，于确定供货 关系前，双方的主管至少见面会谈壹次。7原则上必须以订购单的方式进行订购。订购单壹式三份，壹份用于 订购，壹份用于进货验收，壹份上报主管备案。8 供应科应该不断地改进工作，促进供应业务合理化。（1）设立订购台账，且依靠台账，对整个供应过程，包括申请、预 算、订购、收发领用等过程，进行系统管理。（2）编制订购日报，按日向主管、财务部门和保安部门作出方案。（3）编制若干种标准的契约书格式，以提高供货或采购契约缔结的 效率，避免签
8、约时的失误。（4）对样品按各种规格、型号和形状，进行分类整理，便于采购计 划的制订、预算的编制，以及订购和验收。（5）对交易伙伴前来参观，以及对本企业供应设施、机械和操作方法进行研究，应予以接待签发人责任人签名制度名公司供应事务处理制度电子文件编码GLZD128页码5-58）对采购价格情况进行统计分析，按类别编制报表，以示明供应商的价格情况，以及各供应商订购成本降低的意义。第七条物品的保管1对保管物品的仓库设施，包括货架、货柜进行更新改造，提高物品 存放领取的效率， 提高仓库面积利用效率， 且且对各种物品进行合理 分类，便于取存和有规则地码放。2保管物品的分类，原则上按下列标准进行：（1）印刷
9、物（按通用品、各部科用品，以及功能或性能进行细分）。（2）备品（按通用、特殊进行细分）。（3）低值易耗品（按使用频率细分，或按价格细分）。（4）其他 （按容量、重量、体积以及放置场所细分）。3仓库中货架、货柜等，均得挂上现有物品领用登记卡，对收发领用 量进行登记，且核算其余量，以防止丢失和被盗。4于物品仓库的事务室中，设置管理板，展示各物品申请需用量、库 存量及需要订购量。5保管物品组，必须经常清理仓库各货架和货柜，及时清理死货、无 用物品及废品，移入统壹存放这类物品的指定地点或场所。6保管物品组必须制作仓库物品放置平面图，且于货架货柜上贴上分 类和编号标签。分类和编号能够用不同颜色标出，或依物品类别用 不同色彩表示。7按所保管物品品种统计且编制“收发领用月报”，送报订购组，以签发人责任人签名
