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1、文书档案管理制度标准版本文书档案管理是企业规范化管理的重要内容，也是企业发展过程中的重要见证资料。文书档案的规范化管理是企业走向规范和成熟的重要条件，为进一步完善文书档案管理工作，结合本公司实际，制订本制度。一、收文制度1、凡公司收到的文件、函、电报均由收发人员统一签收、拆封、编号、登记（函、电报直接分送有关部门），及时送质管部主管领导签批后，分送有关领导阅批，部门阅办，并在文件传阅、处理单上签字。文件阅后及时收回归档，送各部门的文件，由各部门指定专人保管，阅后及时送还。2、公司领导及有关部门及时阅文，凡需收回的文件如数退回，不得积压、丢失。3、外出参加会议带回的公文应交文书登记，个人不得保存
2、任何文件。二、发文制度1、凡以公司名义发出的公文，拟稿人必须用规定文稿纸撰稿，由部门领导签字，统一送秘书核稿，经领导审核签发（属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发），由文书统一登记、统一印制。凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）交两份给文书统一收集管理。2、公司会签外单位文件，经相关部门和领导审核后会签。外单位会签公司的文稿，由相关部门起草，秘书核稿，公司领导签发后，再送有关部门会签。3、联合发文经公司领导及联合发文单位领导分别签批后由文书统一编号、印发。三、档案管理制度（一）归档范围1、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的
3、剪报、照片、录音、录像等。2、重要会议材料，包括会议_通知、报告、决议、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。3、公司在发展过程中获得的被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。4、公司经营管理活动中产生的各种文件材料（即内_文件），如规章制度、调研材料、机构调整、人事任免、部门管理职能性文件、部门岗位职责等。5、上级机关发来的与本公司有关_决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。6、公司在经营管理活动中产生的与上级领导部门间的往来文件（即外_文件），包括请示与上级机关的批复、报告、项目立项、重要函件。7、公司及各部门的年度工作计划、总结。8、本公司的各种统计
4、报表。9、信访工作材料。10、本公司与有关单位签订的合同、协议书，房屋买卖、租赁协议，资产登记等凭证性文件材料。11、本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。12、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。13、专业技术职称评审材料。（二）归档时间1、各部门应主动在每年元月底将上年度具有保存价值的文件资料移送文书档案室。任何部门或个人不能把具有保存价值的文件资料据为已有，或者拒绝归档。2、每年_月份之前，各部门向档案室移交已归档完毕的上一年度的部门文书档案，并办理移交手续。3、凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。4、基建、工程项目竣工验收后，三个月内归档。（三）归档要求1
5、、归档的文件资料不论采用手稿、印刷件、复印件、图片、软盘、录音带、录像带，都必须齐全、完整、系统、条理，保持有机联系。2、归档的书面文件资料手写文稿，不得用圆珠笔、复写笔、彩色笔书写，不得采用红墨水书写。出现上述情况，文书应及时要求有关部门或人员进行重抄或复制。（四）档案管理1、档案管理。依据档案、来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别，案卷排列并编制案卷目录。2、档案保管。公司设立专用文件库保存档案，定期检查存放档案室内的档案资料状况，对字迹模糊、变质、损坏、破碎的档案资料必须及时进行恢复、修补或复制。做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作。3、档案的鉴定。从档
6、案的内容、来源、时间、程序、名称鉴别、档案价值，确定各类档案的保管期限，编制成表。4、档案的销毁。文书档案保管期限分为永久、长期、短期三种，超过保管期限的文书档案经公司质管部及相关领导批准后，编制销毁清册，办理销毁手续，方能销毁。销毁要有二人以上监销，并在清册上签字。（五）档案利用1、凡需调阅档案，均须填写档案借阅单，并在“档案借阅登记簿”上登记，注明借阅档案的名称、密级、借阅方式、数量、期限及利用目的。2、档案利用方式有。提供档案原件、提供档案复印件、提供文献索引资料。3、借阅人员不准随意拆卷和任意抽、换卷内文件或剪贴涂改字句，不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经公司领导批准后才能
7、摘抄和复制。4、依据国家统计和有关法律法规，做好企业档案统计工作。文书档案管理制度标准版本（二）1、目的与适用范围本制度规定了文书档案的归档、整理、保管、鉴定、销毁等环节的管理原则们及其管理方法,本制度适用于公司文书档案的管理。2、工作内容2.1文书档案的归档2.l.l各部门承办完毕需要归档的文件材料,由办公室分类保管,第二年年初立卷移交归案。2.1.2各部门兼职档案员都必须严格执行归档制度,不得私自留存工作中形成的文件材料,工作调动不得私自带文件到其它单位。2.1.3凡需归档的文件材料必须做到字迹工整,严禁用圆珠笔、铅笔、纯蓝和红墨水书写。2.1.4移交归档的案卷应编写部己,由交接双方在移交
8、目录上签字。2.1.5归档的案卷必须符合下列要求：2.1.5.1案卷必须用统一的卷皮装订。2.1.5.2标题要文字概括、简洁、准确,而且标题不宜过长,一般不超过_个字,统一用黑笔写案卷。2.1.5.3根据保管期表规定,注明该卷的保管期限。2.1.5.4卷内文件要逐张编号,填写好卷内目录和备考表。2.2文书档案的整理和保管2.2.1本单位全部档案统一用一种分类文法,系统地加以分类整理、编号、立卷、登记入库保管,2.2.2要做到档案卷册存放条理、整齐,便于查找和检索。2.2.3档案要编号、分保管期限保存,并制订案卷目录。2.2.4为确保档案的安全,其档案库房和存储设备必须防火、防盗、防尘、防潮、防
9、光、防鼠、防虫的七防要求。2.2.5档案保管要按照永久、长期、短期分类保管,重要档案要加锁妥善保管。2.2.6档案管理人员对库房存档要进行定期检查清点,发现问题及时采取措施研究解决。2.3文书档案的签定和销毁2.3.1企业组织鉴定小组,负责对档案材料的鉴定工作。2.3.2档案材料鉴定工作的原则和方法,应对照上级和本单位的保管期限进行审查,根据案卷对本单位现实工作和长远工作的参考价值,确定保管期限。2.3.3对确实推动保管价值的档案,列出销毁清单,经有关领导审核。2.3.4销毁时必须多人以上监销。销毁人和监销人均应在销毁单上签字,销毁清单和有关领导的签署材料永久保存。2.4文书档案的统计利用2.4.1档案室要定期或不定期编制有关统计表、主要内容、时间、案卷段、鉴定、销毁、借阅、复制等。2.4.2档案人员要根据工作需要,编制各种检索工具,如案卷目录、索引等。2.4.3文书档案和借阅必须履行借阅手续,借阅人对借阅的档案注意爱护、保密,严禁私自涂改和销毁。2.4.4对带有保密性重要档案,要经广级领导审批,方可借阅,且只能在档案室借阅,不准持出,以防丢失,且不得擅自查阅与自己无关的部分。第5页共5页
