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1、29第1章 Project入门第3章 设置资源第3章 设置资源本章内容：n 为执行项目的人员设置基本资源信息n 输入项目所用设备的基本资源信息n 输入项目所消耗材料的资源信息n 输入成本资源信息以进行财务跟踪n 为工作资源设置成本信息n 改变资源对于某项工作的可用性n 在备注中记录资源的额外信息资源包括完成项目中任务所需的人员和设备。Microsoft Office Project 2007关注资源的两个方面：可用性和成本。可用性决定了特定资源何时能用于任务以及它们可以完成多少工作；成本指的是需要为资源支付的金钱。另外，Project支持两种其他类型的特殊资源：材料和成本。本章中，将设置完成电
2、视广告所需的资源。用Project代替着重于任务的计划工具(如基于纸的管理器)的最大优势之一就是有效的资源管理。您不需要在Project中设置资源并将它们分配到任务，但是如果没有这些信息，在管理进度时效率可能会降低。在Project中设置资源会花费一些气力，但如果项目是由时间或成本限制控制(几乎所有复杂项目都由某一因素控制或由两者控制)，那么值得花些时间进行设置。重要提示 在使用本章的练习文件之前，需要先将它们安装到默认位置，参见前言获得安装提示。3.1 设置人员资源Project使用三种类型的资源：工时、材料和成本。工时资源是执行项目工作的人员和设备。本章将首先着重介绍工时资源，然后在后文介
3、绍材料和成本资源。表3.1列出了一些工时资源的示例。表3.1 工时资源示例工时资源示 例以名字区分的单个人员Jon Ganio，Jim Hance以职务或职能区分的单个人员导演、摄像师具有共同技能的一组人(将这种具有交换性的资源分配给任务时，不必关心分配的到底是哪个资源，只要此资源拥有需要的技能)电工、木工、临时演员设备摄像机、600W灯设备资源不需要是可随身携带的，一个固定的外景或一件机器都可视为设备。所有项目都需要人员资源，而有些项目只需要人员资源。Project可以帮助您在管理工时资源和监控财务成本方面做出更明智的决策。提示 此提示说明企业项目管理(Enterprise Project
4、Management，EPM)功能。结合使用Project Professional和Project Server可以提供稳定的企业级的资源管理功能，如基于技能的资源分配和集中的企业资源库。详情参见第部分。在下面的练习中，将为几个人员资源设置资源信息。确保已经启动Microsoft Office Project 2007。重要提示 如果使用的是Project Professional，可能需要一次性的设置，使用“计算机”账户并脱机工作。这样确保使用的本章练习文件不会影响Project Server数据，详情参见1.3节。打开DocumentsMicrosoft PressProject 200
5、7 SBSChapter 3 Simple Resources文件夹下的Wingtip Toys Commercial 3a。也可以通过下列方式访问本书的练习文件：单击“开始”|“所有程序”| Microsoft Press | Project 2007 SBS，然后选择想打开的文件所属章的文 件夹。(1)在“文件”菜单下，单击“另存为”，出现“另存为”对话框。(2)在“文件名”框中，输入Wingtip Toys Commercial 3，然后单击“保存”。(3)在“视图”菜单下，单击“资源工作表”。我们将使用“资源工作表”视图来帮助设置Wingtip Toys电视广告项目的初始资源列表。(4
6、)在“资源工作表”视图中，单击“资源名称”(Resource Name)列标题下的第一个单元格。(5)输入Jonathan Mollerup，然后按Enter键。Project创建一个新资源，如图3.1所示。(6)在“资源名称”列标题下的第一个空行输入下列名字，如图3.2所示：Jon GanioGarrett R. VargasJohn Rodman下面输入一个代表多个人员的资源。(7)在“资源名称”域中的最后一个资源下，输入Electrician，然后按Tab键。(8)在“类型”域中，确保选择的是“工时”，然后按几次Tab键，移到Max. Units(最大单位)域。“最大单位”域表示资源可用
7、于完成任务的最大工作能力。例如指定资源Jon Ganio的“最大单位”为100%，表示Jon可将100%的时间用于执行分配给他的任务。如果给Jon分配的任务多于他付出100%时间所能完成的(换言之，Jon变为“过度分配”)，Project会给出警告。图3.1 创建新资源图3.2 输入几个新名字(9)在Electrician的“最大单位”域中，输入或选择200%，然后按Enter键。提示 单击数字型域时，会出现上下箭头。可以单击箭头来显示想要的数字，或直接在域中输入数字。名为Electrician的资源不是代表单个人员，而是表示一类称为电工的具有交换性的人。因为资源Electrician的“最大
8、单位”设为200%，所以每天可以安排两个电工全职工作。在计划阶段，不知道这些电工究竟是谁并没有关系，可以继续进行一些总体规划。现在将更新Jon Ganio的“最大单位”域，以表示他只工作一半时间。(10)单击Jon Ganio的“最大单位”域，输入或选择50%，然后按Enter键。结果如图3.3所示。图3.3 更改Jon Ganio的“最大单位”域提示 可以根据需要为“最大单位”域输入小数或整数格式(.5，1，2)，而不是百分率格式(50%，100%，200%)。要使用小数或整数格式，在“工具”菜单下，单击“选项”，然后单击“日程”标签。在“工作分配单位显示为”框中，选择“十进 制数”。输入资
9、源名称的最好方式在Project中，工时资源名称可以代表特定的人(如Jon Ganio)或特定职务(摄像师或演员)。要使用您和将要查看项目计划信息的人最易明白的名称。问题的关键是谁将查看这些资源名称以及他们如何区分这些资源。您选择的资源名称出现在Project和任何由Project输出的信息中。例如，在默认的“甘特图”视图中，资源名称会出现在该资源所分配到的任务的任务条旁边。资源可以指已经在职的人员或是稍后才有人入职的岗位。如果所需的资源岗位没有全部到岗，可能没有真实的人名用来输入。这种情况下，在Project中设置资源时，可使用占位符名称或职务。3.2 设置设备资源在Project中，设置人
10、员和设备资源的方式是完全相同的，因为人员和设备都是工时资源。但是，必须注意在如何安排这两种工时资源时的重要区别。大多数人员资源的一个工作日不会长于12小时，但设备资源却可以连续工作。而且，人员资源在他们所执行的任务中是灵活应变的，而设备资源则更固定一些。例如，电影或视频项目的摄影指导在必要时也可变为摄像师，但摄像机却不能代替编辑室。不需要跟踪项目中使用的所有设备，但可能会在下列情况下设置设备资源。n 多个小组或人员同时需要一件设备完成不同任务时，设备可能被超量预定。n 需要计划和跟踪与设备有关的成本时。在下面的练习中，将在“资源信息”对话框中输入设备资源的信息。(1)在“资源工作表”视图中，单
11、击“资源名称”列中的下一个空单元格。(2)在“标准”工具栏上，单击“资源信息”按钮，出现“资源信息”对话框。提示 可以双击某个资源名称或“资源名称”列中空单元格来显示“资源信息”对话框。(3)如果没有显示“常规”选项卡，单击“常规”标签。在“常规”选项卡的上半部，可以看到“资源工作表”视图中显示的域。Project中信息类型很多，通常工作时至少会用到两种：表格和对话框。(4)“资源名称”域中，输入Mini-DV Camcorder。(5)在“类型”域中，单击“工时”。结果如图3.4所示。图3.4 利用“资源信息”对话框增加资源提示 “资源信息”对话框包含名为“详细信息”的按钮。如果有符合消息传
12、递应用程序编程接口(Messaging Application Programming Interface，MAPI)的电子邮件程序，并且此程序安装在Project所在的同一台机器上，那么可以单击“详细信息”按钮来查看所选资源的联络信息。兼容MAPI的程序包括Microsoft Office Outlook和Outlook Express。(6)单击“确定”，关闭“资源信息”对话框，返回“资源工作表”视图。此资源的“最大单位”域值为100%，接下来将修改此百分率。提示 也可双击“资源名称”列中的空单元格来使用“资源信息”对话框创建新资源。注意用此种方式创建新资源时，不能输入“最大单位”值。但在
13、创建资源后可以在对话框或“资源工作表”中编辑该值。(7)在Mini-DV Camcorder的“最大单位”域中，输入300%，或单击箭头直到显示300%，然后按Enter键。(8)(根据自己的偏好)直接在“资源工作表”中或在“资源信息”对话框中根据表3.2输入设备资源的信息。无论使用何种方式，要确保“类型”域中选择的是“工时”。结果如图3.5所示。表3.2 设备信息资源名称最大单位Camera Boom200%Editing Lab100%图3.5 输入设备资源3.3 设置材料资源材料资源是消耗性的，随着项目的进行会耗尽。在建筑项目中，材料资源可能包括钉子、木材和混凝土。对于玩具广告项目而言，
14、录像带是最值得关注的消耗性资源。在Project中使用材料资源主要是为了跟踪消耗率和相关的成本。尽管Project不是用于跟踪库存的完善系统，但它有助于更好地掌握材料资源的消耗速度。在下面的练习中，将输入一个材料资源的信息。(1)在“资源工作表”中，单击“资源名称”列中的下一个空单元格。(2)输入Video Tape，然后按Tab键。(3)在“类型”域中，单击下箭头，选择“材料”，然后按Tab键。(4)在“材料标签”域中，输入30-min. cassette，然后按Enter键。结果如图3.6 所示。图3.6 输入材料资源信息在整个项目中我们将使用时长30分钟的盒带作为跟踪录像带消耗量的度量
15、单位。注意不能为材料资源输入“最大单位”值。因为材料资源是消耗性的，不是工作的人或设备，所以不用“最大单位”值。3.4 设置成本资源在Project中使用的第三种也是最后一种类型的资源是成本资源。可以使用成本资源表示与项目中任务有关的财务成本。工时资源(如人员和设备)可以有相关的成本(每个工作分配的小时费率和固定成本)。成本资源的主要作用就是将特定类型的成本与一个或多个任务关联。成本资源的常见类型包括为了核算而要跟踪的项目支出的类别，如旅行、娱乐或培训。和材料资源一样，成本资源不工作，对任务的日程安排也没有影响。但是，在将成本资源分配给任务并指定每个任务的成本数额时，可以看到该类型成本资源的累计成本，例如项目中总的旅行成本。(1)在“资源工作表”中，单击“资源名称”列中的下一个空单元格。
