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1、26会议制度1 目的和范围: 会议是公司内部沟通的最有效方式之一，建立会议制度目的在于规范各种会议的组织筹备、信息收集、信息沟通、会议记录、会议纪要发放、会后跟踪落实等工作，以提高会议效率、形成顺畅的沟通渠道，从而有利于持续有效的制度化改进。其范围涵盖公司内的各种会议以及公司员工外出参加的会议。2 职责2.1 总总经理/副总经经理2.1.11主持经经理例会会、公司司专题会会议、管管理评审审会议、全全体员工工大会；2.1.22指定专专人追踪踪经理例例会事项项的落实实情况；2.1.3 经理例会后后,指定专专人整理理会议记记录,形成并并发放会会议纪要要；2.1.44参加相相关会议议。2.2 总经经理
2、室2.2.11总经理理秘书负负责经理理例会的的通知、召召集；总总经理室室有关人人员参加加经理例例会。2.2.22总经理理室通知知召开公公司员工工大会；2.2.33组织召召开公司司专题会会议；2.2.44负责组组织与质质量管理理体系有有关的会会议；2.2.55总经理理室副主主任负责责经理例例会和公公司专题题会议的的会议记记录、会会议纪要要发放、会会议布置置工作执执行情况况的追踪踪、落实实和反馈馈等工作作。 2.33 各部部门2.3.11经理例例会前向向总经理理室递交交本部门门工作周周记，部部门正职职经理和和项目部部正职经经理参加加经理例例会，布布置执行行会议安安排工作作；2.3.2 部门经理主主
3、持召开开本部门门周会，负负责周会会精神在在本部门门内部的的沟通；2.3.3 业务主管部部门负责责业务专专题会议议的召开开，并组组织相关关部门参参加；指指定专人人做会议议记录，发发放会议议纪要、追追踪落实实会议布布置工作作；2.3.4 部门经理、人人力资源源部经理理审定并并批准员员工外出出参加外外部会议议（高级级员工由由总经理理批准）；2.3.5 人力资源部部负责公公司员工工大会等等会议的的具体会会务安排排。3 工作流程 3.1 会会议类别别3.1.1 例会，包括括经理例例会、各各部室周周会、项项目部例例会、施施工监理理例会等等；3.1.2 专题会议，包包括公司司专题会会议和部部门业务务专题会会
4、议（针针对业务务专题由由业务主主管部门门牵头组组织有关关人员召召开，如如图纸会会审会议议、开标标评标会会议、合合同评审审会议等等）；3.1.3 与质量管理理体系有有关的会会议，包包括内外外审首末末次会议议，内、外外部审核核会议，管管理评审审会议等等；3.1.4 全体员工大大会，包包括各种种动员大大会、年年初计划划动员会会、年终终总结表表彰会等等；3.1.5 其他内部会会议；3.1.6 外部会议：指公司司员工外外出参加加的由政政府、行行业协会会和其他他组织机机构主办办的各种种会议。3.2 会议组织流流程3.2.11例会3.2.11.1经理理例会A经理例例会由总总经理/副总经经理主持持，总经经理秘
5、书书负责召召集，原原则上每每两周一一次。与与会人员员为各部部室正职职经理、总总经理室室有关人人员以及及总经理理指定的的其他员员工。原原则上每每三个月月召开一一次经理理例会扩扩大会议议，与会会人员范范围扩大大至公司司本部以以及各分分支机构构的所有有中、高高级职员员。B在例会会前，各各部室应应向总经经理室递递交部门门工作周周记一式式四份（分分发至总总经理、两两位副总总、记录录存档各各一份）。周周记包括括“本周工工作主要要情况”、“存在的的问题及及改进意意见”、“下周主主要工作作计划”三个栏栏目。总总经理室室指定专专人追踪踪上次经经理例会会事项的的落实情情况，并并整理成成“经理例例会落实实情况”一式
6、四四份（分分发范围围同部门门工作周周记）。C在经理理例会上上，由副副总经理理通报上上次例会会已落实实事项和和未落实实或正在在办理中中的事项项；总经经理主持持讨论各各部室周周记“存在的的问题及及改进意意见”栏目中中提出的的问题，并并确定改改进意见见；总经经理主持持讨论会会上提出出的其他他问题。D在经理理例会后后，由总总经理室室副主任任整理会会议记录录，形成成会议纪纪要。会会议纪要要送呈副副总经理理审阅后后，及时时发放至至各与会会者手中中。与会会者应向向本部门门员工传传达会议议精神，安安排落实实会议布布置工作作。会议议纪要必必须编号号，标明明“机密”字样，注注明会议议时间、地地点、参参加人员员、缺
7、席席人员。经经理例会会纪要共共分“上次例例会未完完事项”和“本周例例会事项项”两个栏栏目。总总经理室室保存经经理例会会纪要、各各部室周周记、“经理例例会落实实情况”，并按按年度整整理成册册，按规规定，每每两年向向公司图图书档案案室移交交一次。3.2.11.2 各部室室周会由各部室经经理负责责主持召召开，会会议内容容包括传传达经理理例会精精神、安安排执行行经理例例会上布布置的工工作、通通报本周周工作主主要情况况、讨论论存在的的问题及及改进意意见、安安排下周周主要工工作计划划等等。原原则上每每隔一至至二周一一次，与与会人员员为各部部室全体体员工。各各部室周周会应形形成书面面纪要或或以周记记的形式式
8、体现，以以适当的的形式（如如在部门门办公室室的看板板上张贴贴）在部部门内部部传递，并并在当周周经理例例会前送送呈总经经理室。3.2.11.3项目目部例会会和项目目部参与与的施工工监理例例会项目部例会会和项目目部参与与的施工工监理例例会的有有关制度度参见施施工管理理程序。3.2.22专题会会议3.2.22.1 公司专专题会议议总经理/副副总经理理根据公公司业务务运作的的需要确确定公司司专题会会议议题题、议程程时间、地地点、与与会人员员等，由由总经理理室根据据总经理理的意见见负责召召集有关关人员召召开专题题会议，并并负责会会议记录录、会议议纪要发发放（发发放范围围：每一一位与会会者）和和会议布布置
9、工作作的追踪踪落实等等。公司司专题会会议根据据具体情情况不定定期举行行。总经经理室保保存专题题会议纪纪要，并并按年度度整理成成册，定定期送公公司图书书档案室室存档。3.2.22.2业务务专题会会议由业务主管管部室负负责召集集，与会会者为各各有关部部室人员员。会议议应形成成书面纪纪要分发发至所有有与会部部门的主主管手中中，并由由专人对对会议布布置的工工作进行行追踪。业业务专题题会议根根据业务务开展情情况不定定期举行行，必要要时可针针对同一一专题举举行多次次会议，形形成系列列纪要。会会议纪要要的发放放和存档档同3.2.22.1的有有关规定定。3.2.33与质量量管理体体系有关关的会议议与质量管理理
10、体系有有关的会会议，包包括内外外审首末末次会议议、内外外部审核核会议、管管理评审审会议等等，其有有关规定定参见工工作改进进管理程程序。3.2.44全体员员工大会会员工大会由由总经理理/副总经经理主持持，总经经理室通通知召开开，并布布置有关关部室准准备会议议资料，人人力资源源部负责责具体会会务安排排。员工工大会不不形成会会议纪要要，但总总经理室室应保存存会议有有关材料料，并定定期整理理归档。3.2.55其他内内部会议议其他内部会会议的有有关制度度参照上上述适用用的条款款执行。3.2.66外部会会议公司员工外外出参加加由政府府、行业业协会和和其他组组织机构构主办的的各种会会议，必必须征得得部门主主
11、管同意意，如需需出差，必必须按照照人力力资源管管理办办理出差差申请手手续。员员工外出出开会期期间，必必须做好好会议记记录，返返回公司司后，必必须在一一周内整整理有关关资料，向向部门主主管或总总经理室室提交报报告，必必要时召召集有关关会议进进行传达达。 33.3 会会议纪要要及其他他会议文文件的归归档会议纪要及及其他会会议文件件归档参参照档档案管理理的有有关规定定执行。4 相关文件4.1施施工管理理程序4.2内内审程序序 4.3管管理评审审程序4.4工工作改进进管理程程序 4.5人人力资源源管理制制度5.相关表表单、记记录 工作周周记 各种会会议纪要要6. 附表表工作周记（见见文件件管理程程序）编制：日期：审核： 日期： 批准： 日期：
